Archivistica Gestion de Documentos

Archivística José Ramón Cruz Mundet Archivística Gestión de documentos y administración de archivos Alianza Editorial Reservados todos los derechos. El contenido de esta obra está protegido por la Ley, que establece penas de prisión y/o multas, además de las correspondientes indemni- zaciones por daños y perjuicios, para quienes reprodujeren, plagiaren, distribuyeren o comunicaren públicamente, en todo o en parte, una obra literaria, artística o cientí- fica, o su transformación, interpretación o ejecución artística fijada en cualquier tipo de soporte o comunicada a través de cualquier medio, sin la preceptiva autorización. Edición electrónica, 2014 www.alianzaeditorial.es © José Ramón Cruz Mundet, 2012 © Alianza Editorial, S. A. Madrid, 2014 Juan Ignacio Luca de Tena, 15. 28027 Madrid ISBN: 978-84-206-8925-8 Edición en versión digital 2014 Índice Introducción...................................................................................................... 13   1.   historia de la archivística....................................................................... 17 1. El origen de los archivos, de la Archivística y su periodización................... 17 2. La Antigüedad............................................................................................... 21 3. La Edad Media.............................................................................................. 25 4. El Antiguo Régimen...................................................................................... 29 5. El periodo de desarrollo archivístico............................................................. 39  2.  Los conceptos de documento y de archivo............................................. 55 1. El documento................................................................................................. 55 1.1 Concepto.............................................................................................. 55 1.2 Caracteres............................................................................................. 57 1.3 Valores.................................................................................................. 59 1.4 Especificidades del documento electrónico......................................... 60 1.5 Los metadatos...................................................................................... 61 1.6 Requisitos para la gestión de documentos electrónicos....................... 64 1.7 ¿Documento electrónico o información electrónica?.......................... 65 1.8 Algunos malos usos de la voz «documento»....................................... 67 2. El archivo....................................................................................................... 68 2.1 Concepto.............................................................................................. 68 2.2 Funciones de los archivos.................................................................... 71 2.3 Etapas o subsistemas del archivo......................................................... 75 7 Índice  3.  La Archivística: una ciencia emergente.................................................. 77 1. El concepto de Archivística........................................................................... 77 2. Las divisiones de la Archivística................................................................... 83 2.1 Área específica..................................................................................... 85 2.2 Área aplicada o auxiliar....................................................................... 86 3. Los paradigmas.............................................................................................. 86 3.1 El principio de procedencia................................................................. 87 3.2 El ciclo de vida de los documentos...................................................... 89 3.3 El concepto de continuidad de los documentos................................... 92 4. El estudio de la Archivística y su consecuencia: el archivero....................... 96  4.  Las ciencias auxiliares de la Archivística............................................... 103 1. La paleografía................................................................................................ 103 2. La diplomática............................................................................................... 105 3. La cronología................................................................................................. 106 4. La historia...................................................................................................... 107 5. El derecho...................................................................................................... 108 6. Las tecnologías de la información y de las comunicaciones......................... 109 7. La lingüística................................................................................................. 110 8. La administración.......................................................................................... 111  5.  El archivo en sus primeras fases............................................................. 113 1. La organización del sistema de archivo: fase preliminar.............................. 113 1.1 La investigación preliminar.................................................................. 115 1.2 El análisis de la actividad..................................................................... 116 1.3 Identificación de las necesidades respecto de los documentos............ 117 1.4 Valoración de los sistemas existentes.................................................. 117 1.5 Identificación de las estrategias para satisfacer las necesidades de gestión de los documentos................................................................... 123 1.6 Diseño de un sistema de gestión de documentos................................. 123 1.7 Implementación de un sistema de gestión de documentos.................. 124 1.8 Revisión............................................................................................... 124 2. El archivo y la gestión de procesos............................................................... 125 3. El archivo de oficina: papel del archivero..................................................... 127 3.1 Ingreso y registro de los documentos................................................... 129 3.2 Herramientas de organización en los archivos de oficina.................... 129 4. El programa de prevención de riesgos........................................................... 136 5. El expediente administrativo......................................................................... 137 5.1 Partes del expediente............................................................................ 137 5.2 La tramitación...................................................................................... 139 5.3 Procedimientos prácticos..................................................................... 140  6.  El archivo intermedio............................................................................... 143 1. Orígenes y funciones del archivo intermedio................................................ 143 2. Construcción y equipamiento........................................................................ 145 8 Índice 3. Servicios........................................................................................................ 146 3.1 La instalación....................................................................................... 147 3.2 Clasificación........................................................................................ 147 3.3 Descripción.......................................................................................... 148 3.4 Información.......................................................................................... 148 3.5 Eliminación.......................................................................................... 149  7.  El archivo histórico y la función cultural de los archivos..................... 151 1. Los nuevos usuarios...................................................................................... 152 2. El marketing cultural de archivos.................................................................. 154 2.1 Los usuarios internos........................................................................... 154 2.2 Los usuarios externos........................................................................... 155 2.3 Reglas básicas de promoción............................................................... 155 2.4 Los servicios del archivo histórico....................................................... 156 3. El servicio a la investigación......................................................................... 157 4. Las exposiciones............................................................................................ 159 4.1 La elección del tema............................................................................ 160 4.2 Tipología.............................................................................................. 161 4.3 El montaje............................................................................................ 161 5. El servicio educativo..................................................................................... 165  8.  Los sistemas archivísticos........................................................................ 169 1. El Sistema Español de Archivos.................................................................... 169 1.1 El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado...... 172 1.2 Órganos................................................................................................ 175 1.3 Servicios............................................................................................... 175 1.4 Centros................................................................................................. 176 1.5 Los sistemas archivísticos de las comunidades autónomas................. 180 2. Los sistemas archivísticos de otros países..................................................... 185 2.1 Francia.................................................................................................. 185 2.2 Italia..................................................................................................... 186 2.3 Gran Bretaña........................................................................................ 187 2.4 Estados Unidos de Norteamérica......................................................... 189 3. El sistema archivístico de la Unión Europea................................................. 190 4. Organismos internacionales.......................................................................... 191 4.1 El Consejo Internacional de Archivos.................................................. 191 4.2 Archiveros Sin Fronteras...................................................................... 193  9.  El ingreso de los documentos.................................................................. 195 1. Los ingresos ordinarios: la transferencia de fondos...................................... 196 1.1 Transferencias directas en masa........................................................... 196 1.2 Transferencias directas continuas........................................................ 197 2. Planificación de las transferencias y operaciones previas............................. 197 3. La relación de entrega................................................................................... 199 4. Los ingresos extraordinarios......................................................................... 203 9 Índice 10. La clasificación......................................................................................... 207 1. Fundamentos teóricos: el principio de procedencia y el de respeto al orden original.......................................................................................................... 208 2. La aplicación de los principios teóricos........................................................ 212 3. La clasificación............................................................................................. 213 3.1 Criterios................................................................................................ 214 3.2 Sistemas............................................................................................... 215 3.3 La elección del sistema........................................................................ 216 4. El cuadro de clasificación............................................................................. 220 5. La clasificación de los documentos electrónicos.......................................... 225 6. Procesos y herramientas auxiliares............................................................... 227 6.1 La ordenación....................................................................................... 227 6.2 Lenguajes controlados e índices.......................................................... 229 6.3 La codificación.................................................................................... 230 11.  La descripción.......................................................................................... 231 1. Qué es la descripción..................................................................................... 231 2. La descripción archivística: modelos y normas............................................ 232 3. La Norma Internacional de Descripción Archivística: ISAD (G)................. 237 3.1 Área de identificación.......................................................................... 239 3.2 Área de contexto.................................................................................. 240 3.3 Área de contenido y estructura............................................................ 241 3.4 Área de condiciones de acceso y utilización........................................ 242 3.5 Área de documentación asociada......................................................... 243 3.6 Área de notas........................................................................................ 244 3.7 Área de control de la descripción......................................................... 244 4. ISAAR (CPF). Norma internacional sobre encabezamientos autorizados archivísticos para entidades, personas y familias......................................... 245 4.1 Área de identificación.......................................................................... 246 4.2 Área de descripción.............................................................................. 247 4.3 Área de relaciones................................................................................ 247 4.4 Área de control..................................................................................... 248 4.5 Relación de instituciones, personas o familias con documentos y otros recursos................................................................................................ 248 5. Normas para la descripción de funciones y de instituciones que custodian fondos........................................................................................................... 249 5.1 ISDF. Norma internacional para la descripción de funciones (International Standard for Describing Functions).............................. 249 5.2 ISDIAH. Norma internacional para describir instituciones que cus- todian fondos de archivo (International Standard for Describing Ins- titutions with Archival Holdings)......................................................... 250 6. Los instrumentos de descripción: tipos......................................................... 251 6.1 La guía................................................................................................. 252 6.2 El inventario......................................................................................... 252 6.3 El catálogo............................................................................................ 255 7. La descripción de los documentos electrónicos............................................ 260 10 Índice 7.1 Descripción Archivística Codificada / Definición de Tipo de Docu- mento (EAD/DTD).............................................................................. 261 7.2 EAC. Encoded Archival Context.......................................................... 262 8. La indización................................................................................................. 263 9. Los instrumentos de control.......................................................................... 266 12. El expurgo de los documentos: valoración, selección y eliminación.... 269 1. Antecedentes y configuración del expurgo................................................... 270 2. Principios que rigen el expurgo..................................................................... 274 2.1 Organicidad de los documentos........................................................... 274 2.2 Proceso anticipado............................................................................... 275 2.3 Inalienabilidad de los documentos públicos........................................ 275 2.4 El documentos no es un fin en sí mismo............................................. 275 2.5 Conservar para informar...................................................................... 276 2.6 La sustitución no es la solución........................................................... 276 3. La valoración................................................................................................. 276 3.1 Requisitos legales................................................................................. 277 3.2 Criterios................................................................................................ 278 4. La selección................................................................................................... 282 4.1 Criterios y etapas.................................................................................. 282 4.2 Métodos................................................................................................ 283 5. Práctica de la valoración y de la selección: el calendario de conservación... 287 6. Eliminación................................................................................................... 289 13. El acceso a la información y los archivos............................................... 291 1. Breve panorama internacional....................................................................... 291 2. El acceso a la información: derecho constitucional...................................... 294 3. La legislación española a la luz de la Constitución....................................... 295 3.1 La legislación estatal............................................................................ 295 3.2 La legislación autonómica................................................................... 307 4. Las instituciones europeas............................................................................. 308 14. El edificio y las instalaciones................................................................... 311 1. Factores que inciden en la elección del edificio............................................ 311 2. Características arquitectónicas...................................................................... 314 2.1 Dependencias....................................................................................... 315 3. Medidas ambientales y de seguridad............................................................. 322 3.1 Los factores climáticos: humedad, temperatura y luz solar................. 322 3.2 El polvo y la contaminación................................................................ 324 3.3 El fuego................................................................................................ 325 3.4 Los factores biológicos........................................................................ 325 3.5 La instalación eléctrica y de seguridad................................................ 326 Bibliografía........................................................................................................ 329 índice analítico y onomástico........................................................................... 351 11 Índice 12 Introducción Esta obra que tienes ante ti, amable lector, es en buena medida un trasunto del Manual de Archivística, cuya primera edición vio la luz en 1994. Si entonces ya era difícil condensar en unos cientos de páginas el cuerpo de conocimien- to de esta disciplina, ahora lo es con mucha más razón, ya que la Archivística se encuentra envuelta en un proceso de mejora constante en cuanto a sus co- nocimientos, y de expansión en cuanto a su área de acción se refiere. Tenien- do presentes estas limitaciones, se ha procurado una actualización proporcio- nada de los contenidos, aun más, contenida, porque el volumen de la producción científica y técnica, de los aspectos a tratar, nos han obligado a dejar fuera de estas páginas asuntos que, o bien ya hemos tratado en otras publicaciones, o constituyen materia de especialización que exigen, como ya poseen, sus monografías específicas. Transcurridos algo menos de veinte años, la cantidad y variedad de letra, impresa o digital, resultado de nuestra disciplina es poco menos que inabarcable e imposible de condensar, mucho menos de hacerlo contentado a todos. Al igual que entonces, ahora, lo que hace de la Archivística una ciencia, cada día más cerca de ser completa en sí misma, es la posesión de un cuerpo de conocimiento estable, de unos principios doctrinales, que se renuevan, matizan y mejoran, sin alterarse en su esencia. Y esto es lo que hemos pre- tendido recoger en este libro. En consecuencia, se trata de una obra concebi- da como base de conocimiento general, abierto a todo tipo de público intere- sado, aunque orientado a los alumnos universitarios, a quienes se pretende proporcionar una enseñanza básica y completa a un tiempo, así como una 13 Archivística plataforma desde la que lanzarse a un conocimiento más preciso a través de fuentes y bibliografía seleccionadas con rigor y ánimo de suscitar un mayor interés acerca de las diferentes materias que se tratan. En esta ocasión hemos querido dar una estructura algo distinta a los con- tenidos, organizándolos en torno a tres ejes: el marco contextual y concep- tual, el sistema archivístico, y las herramientas. El marco contextual lo com- pone la evolución de la Archivística en el tiempo, objeto del primer capítulo, desde los primeros estados y el origen de la escritura hasta las últimas co- rrientes de pensamiento. Se trata de un aspecto que sigue despertando un in- terés menor en la literatura profesional, más abundante en estudios locales, pero escasa en monografías, lo que no deja de resultar paradójico contando con tantos historiadores en nuestras filas. El segundo capítulo comienza des- de la base, el documento, y llega hasta la construcción social, el archivo, y se detiene en su conceptualización, con especial referencia a los cambios intro- ducidos en su naturaleza por las tecnologías de la información. A la caracte- rización de la Archivística como ciencia, bien que emergente, está dedicado el tercer capítulo, en el que se han aligerado pretéritas preocupaciones res- pecto a su hipotético encaje con las disciplinas que trabajan con materiales editados, en beneficio de una mayor atención a los paradigmas. Este primer eje se cierra con una breve descripción de las ciencias auxiliares, aspecto que ha cambiado poco en estos años. El sistema archivístico constituye el segundo eje, donde se fragmenta en una serie de capítulos concatenados el ciclo de vida de los documentos, a efectos expositivos y didácticos, que no están reñidos con la realidad. El pri- mero se centra en la gestión de los documentos mientras son necesarios para el sostenimiento de las actividades corrientes de las personas y de las organi- zaciones, donde se proporcionan orientaciones prácticas para empezar de cero. A continuación se dedica un capítulo a la fase intermedia de los docu- mentos, a las funciones y los servicios específicos del archivo; como se dedi- ca otro más a la fase de conservación permanente y a los servicios que presta un archivo histórico, comprendiendo así desde que se crean los documentos hasta que se conservan para siempre. El capítulo octavo, dedicado a los siste- mas archivísticos, cierra este segundo bloque con una visión panorámica del sistema español, así como los de los principales países de nuestro entorno. El tercer eje lo componen las herramientas, lo que podríamos denominar los procesos de tratamiento y archivo de los documentos. Con independencia de su soporte y su naturaleza, analógicos y digitales; todos ellos son objeto por igual de unos procesos de captura e ingreso, que es el contenido del no- veno capítulo. Asimismo, todos son clasificados, mediante sistemas de cate- gorización que los agrupa por ciertos criterios de afinidad, al tiempo que los individualiza, sin dejar de representar las relaciones que median entre todos los que produce una persona o una organización a lo largo de su actividad. El undécimo se ocupa de la descripción, uno de los aspectos del proceso técnico 14 Introducción en el que la normalización ha alcanzado mayor desarrollo, de ahí que se trate desde la perspectiva del conjunto de normas archivísticas que la regulan y permiten la recuperación de la información y el acceso a los documentos. El siguiente capítulo se centra en uno de los grandes caballos de batalla archi- vístico, consistente en dilucidar qué se conserva y durante cuánto tiempo de entre toda la producción documental; es decir, asegurar de un lado que los individuos y las organizaciones conservan cuanto es necesario para surtir sus necesidades presentes y futuras, y asegurar del otro que se destruye todo lo que es prescindible, garantizando la sostenibilidad del archivo, sin olvidar que, al fin y al cabo, se trata de configurar el patrimonio documental que legue- mos a las generaciones futuras. El capítulo decimotercero se ocupa de un as- pecto en cierto modo instrumental, aunque no de carácter técnico, como es el ejercicio del derecho de acceso a la información contenida en los documen- tos, que sustancia, así, una de las grandes razones por las que se crean y con- servan los documentos. Por último, las condiciones para la instalación, el uso y la conservación de los documentos —esto es, el archivo como continen- te— es el objeto del capítulo decimocuarto, que cierra el eje instrumental. La obra se acaba con una bibliografía que se pretende completa y actualiza- da en el momento de darla a la estampa, pero conscientes de que es una preten- sión imposible. Contrariamente a lo que suele ser habitual en los últimos tiem- pos, se ha prescindido de añadir la dirección web donde es posible encontrar versiones digitalizadas o simplemente accesibles de obras digitales, por la sen- cilla razón de que la vida media de dichas direcciones es tan efímera que pron- to se convierten en inservibles, de modo que el lector avisado se procurará las referencias de su interés a través de un buscador, que siempre le llevará a la sede actualizada donde recuperarlas. Asimismo, se ha querido ser muy escru- puloso en identificar a los autores y las fuentes originarias de los diferentes conceptos y aspectos tratados en estas páginas, y citarlos lógicamente para se- parar el trigo de la paja. Esto es imprescindible en la producción científica, y en una que se halla en proceso de formación, como es la nuestra, comporta el riesgo de que posteriormente otros no tan científicos, como aprovechados y perezosos, citen ocultando al intermediario; por no hablar de la jocosa satisfac- ción de ver repetida hasta la saciedad tal cual imprecisión de menor orden de- jada aquí y allá, desvelando con ello estudiosos impostados, aunque se dejen en reserva y secreto. Por último, es obligado excusarse si abundan las hechas en primera persona, quede tranquilo el lector, pues el pudor ha dirigido la plu- ma en estas suertes; como también lo es aprovechar las resmas emborronadas en un cuarto de siglo de intensa dedicación a esta materia. Para concluir sin caer en el tedio de una larga nómina de los muchos a quienes tanto debo, vaya por delante mi deuda y reconocimiento. José Ramón Cruz Mundet Universidad Carlos III de Madrid 15 Archivística 16 1.  Historia de la Archivística 1. El origen de los archivos, de la Archivística y su periodización La historia de la Archivística y de su objeto de atención (los fondos documen- tales y los archivos) se caracteriza por la limitada cantidad de monografías que la tratan. La bibliografía es, en tal sentido, más bien dispersa y se distribuye en una nebulosa literaria que trata sobre la historia de tal o cual fondo, en el mejor de los casos de alguna región y raramente de un país por completo (Evans, 1979). Así como en múltiples aspectos de esta disciplina las contribuciones y compilaciones han sido abundantes en las últimas décadas, en este tema no ha sido así, a pesar de lo cual se han ido incorporando obras notables de carácter general, como la de P. Delsalle (1998), revisiones historiográficas (Dahlin, 2001), sobre la Antigüedad (Sickinger, 1999; Brosius, 2003), la colectiva sobre España (Generelo y Moreno, 1998), sobre determinadas categorías de archivos como los municipales (Cerdá, 1998; García y Fernández, 1999), y un cada vez mejor conocimiento sobre la historia de los archivos de Oriente (Presedo, 1994; Yinian, 1998; Yang, 2001), por citar las de mayor relieve. Al establecer la cronología, nos encontramos con una clara dicotomía en- tre disciplina y objeto de atención. Pues si los archivos, como los documen- tos, tienen una existencia clara y de larga duración, la ciencia que los estudia, por el contrario, es de factura relativamente reciente y con un perfil peor de- finido en el tiempo. En cualquier caso, podemos atribuir a los primeros unos inicios que nos llevan hasta los orígenes de la escritura, mediado el cuarto 17 Archivística milenio (Escolar, 1988, 30 y ss.; Gaur, 1990, 69 y ss.); para situar a la Archi- vística, debemos acercarnos mucho más, hasta bien entrado el siglo xix (He- redia, 1987, 10; Lodolini, 1990, 108 y ss.). Así pues, nos encontramos con la necesidad de armonizar la periodiza- ción de los archivos y la de su ciencia, con notables distancias en el tiempo; mas, como señalaran tanto Casanova (1928) como Brenneke (1968) y Sandri (1968), se trata de dos cuestiones tan íntimamente ligadas que resultan difícil de separar. Los diferentes autores que han abordado la cuestión señalan el siglo xix como el periodo en el que la Archivística ve la luz; incluso bastantes lo aso- cian con la publicación en 1898 del Handeleiding voor het Ordenen en Bes- chrijven van Archiven (Manual para la clasificación y descripción de los ar- chivos), obra de los archiveros holandeses S. Muller, J. A. Feith y R. Fruin. Se trata del primer compendio de una serie de obras técnicas orientadas a la organización de los fondos documentales; sin embargo, establecer con certe- za los orígenes de esta ciencia tiene su dificultad, por cuanto comienza como una disciplina empírica para el arreglo de los archivos y, con el tiempo —aún hoy—, inicia una evolución hacia su perfeccionamiento y completitud (Arad, 1982, 182-186) para alcanzar los perfiles que la definan como ciencia. Como se verá mas adelante, la organización de los archivos ha pasado por una serie de vicisitudes históricas, que es posible agrupar en dos periodos: •  El periodo prearchivístico, durante el cual el tratamiento de los fondos documentales se ha caracterizado por la indefinición en sus presupues- tos e incluso por la sumisión a los principios de otras disciplinas. • El periodo de desarrollo archivístico, durante el cual tanto en la teoría como en el tratamiento de los fondos documentales, ha logrado unos ni- veles suficientes de autonomía como para poder hablar propiamente de Archivística. Partiendo de la base cronológica comúnmente aceptada, es posible afinar aún más en la estipulación de sus límites. Veamos. ¿Cuál es el aspecto que da naturaleza a una ciencia? Podemos convenir en que es el establecimiento de uno o más enunciados teóricos o principios generales, a partir de los cuales se pivote el desarrollo ulterior de su entramado teórico. ¿Y cuál es el princi- pio fundamental de la Archivística? Como coinciden en señalar cuantos han reflexionado en torno a este asunto (Schellenberg, 1965, 90; Association, 1970, 207-208; Lodolini, 1990, 165 y ss.), es el «principio de procedencia»; pues, como indicará Duchein (1985, 69), «justamente por su práctica el archi- vero se diferencia netamente del bibliotecario, de una parte, y del documen- talista, por la otra». El padre de esta teoría, imbuido por las corrientes estructuralistas de la época, fue el historiador francés Natalis de Wailly, quien en 1841, siendo a 18 1.  Historia de la Archivística la sazón jefe de la Sección Administrativa de los Archivos Departamentales, en el Ministerio del Interior, elaboró la circular de 24 de abril. En ella, se daba a la luz la noción de «fondo de archivo», por lo que se entendía la acción de (…) reunir los documentos por fondos, es decir, reunir todos los documentos que provienen de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo, y arreglar estos fondos con sujeción a un orden determinado. (…) Los documentos que apenas se relacionan con un establecimiento, un cuerpo o una familia, no deben mezclarse con el fondo de ese establecimiento, de ese cuerpo, de esa familia… Más adelante aclaraba el mismo autor, que (…) la clasificación general por fondos es la única verdaderamente apropiada para asegurar el pronto cumplimiento de un orden regular y uniforme. (…) Si en vez de este método, del cual puede decirse que se funda en la naturaleza de las cosas, se propone un orden teórico… los archivos caerán en un desorden difícil de remediar. En cualquier clasificación distinta a esta se corre el grave riesgo de no saber dónde se encuentra un documento. Duchein, 1985, 71 Con el tiempo, sin embargo, numerosos expertos han querido retrotraerse en busca de unos orígenes más remotos del principio de procedencia; mas, si bien no han hallado evidencia de su formulación, lo han deducido de una aplicación práctica. Con todo, resulta difícil aceptar una práctica, por afortu- nada que sea, si no transciende más allá de su ámbito cotidiano, en tanto no es enunciada, racionalizada, en forma de principio o principios generales, ar- gumentada en orden a demostrar su validez universal, tal y como sucede con el principio de procedencia. El primero fue R. H. Bautier (1961), quien consideró la orden dada en 1328 por el rey de Francia —a raíz de la separación del reino de Navarra de su corona—, para que se entregaran al nuevo monarca los documentos pro- cedentes de este reino, pero no aquellos que refiriéndose al navarro procedie- ran de otro territorio. Según V. Cortés (1986, 54), la reglamentación para el gobierno del Archivo de Simancas, dictada en 1588 por Felipe II, y dos si- glos más tarde —para Casanova (1928, 219)— la de 1790 para el Archivo de Indias, que prescribían la separación de los documentos en función del orga- nismo que los remitiera, son claros ejemplos de aplicación de dicho principio. Para J. Papritz (1983, III, 8 y ss.), también fue aplicado en 1791 por las autori- dades danesas, en las instrucciones para la organización de sus archivos. Estos y otros muchos ejemplos podrían aducirse en defensa de la aplica- ción remota del principio fundamental de la Archivística, si este hubiese sido enunciado en algún momento previo; pero no habiéndolo sido, se quedan en 19 Archivística el anecdotario de nuestra historia. Además de que su validez a efectos doctri- nales es cuestionable por varios conceptos: 1. Fueron aplicaciones puntuales en el tiempo y, sobre todo, en el espa- cio, por cuanto se pusieron en práctica con fondos de ámbitos territo- riales muy concretos y solo fue observado para la organización de fondos determinados, sin que ello supusiera su difusión o generaliza- ción. En otros casos, además, tuvo una existencia muy limitada, ya que dejó de respetarse con el tiempo. 2. En ningún momento dicha plasmación fue precedida de un proceso de teorización, de sistematización, que argumentara de acuerdo con los principios científicos su naturaleza y su necesidad. 3. Tampoco fueron seguidos por debate alguno en el seno de una comu- nidad archivística consciente de su existencia, en tanto no existía ni se identificaba como tal. 4. No fueron, en consecuencia, reconocidos como principios con enti- dad suficiente y capaces de lograr un efecto en cadena que, con el transcurrir del tiempo, produjera su aplicación universal de manera sucesiva y concatenada. Por consiguiente, cabe convenir en que la enunciación del principio de procedencia en 1841 por parte de N. de Wailly es el punto de arranque de la Archivística, el principio que le da carta de naturaleza, la individualiza, dife- renciándola de las demás ciencias con las que hasta entonces había manteni- do relaciones de subsidiariedad. Bien que tal principio estuvo más o menos implícito en determinadas aplicaciones, prácticas y puntuales, a partir de Wailly las diferencias resultan palmarias y vienen a reforzar su paternidad científica: 1. La ya mencionada circular de 24 de abril de 1841 y los textos que la siguieron constituyen un cuerpo doctrinal reconocido y suficiente para sostener el principio fundamental de la teoría archivística. 2. Su aplicación práctica se inició en un dominio territorial concreto, el de Francia, y en un tipo de fondos específico, los departamentales; mas, lejos de quedarse ahí, se extendió a otras categorías de fondos y generó, además, una reacción en cadena que fue expandiéndose de manera paulatina por todos los países. 3. La expansión geográfica o universalización de dicho principio se ha caracterizado por una continuidad cronológica que, al tiempo de dar- le consistencia, lo ha reforzado. 4. Inmediatamente a su formulación, surgió el debate en el seno de una comunidad archivística que, al mismo tiempo, tuvo ocasión de adqui- rir conciencia creciente de su existencia y de su naturaleza. 20 1.  Historia de la Archivística 5. El principio de procedencia ha representado el fundamento sobre el que se ha cimentado el ulterior y progresivo desarrollo de la teoría ar- chivística moderna, sirviendo de base para el entramado del eje cen- tral sobre el que gira toda ella: la clasificación de fondos. Así, cabe considerar un gran período denominado por lo general prearchi- vístico, en el que se diferencian tres subperíodos o tramos, contemplados clá- sicamente por los tratadistas en consonancia con la periodización tradicional de la historia y que R. H. Bautier (1968, 140) dividió del siguiente modo: 1. La época de los archivos de palacio: que se corresponde en términos generales con la Antigüedad. 2. La época de los cartularios (trésor de chartes): que abarca los siglos xii a xvi, es decir, la Edad Media. 3. La época de los archivos como arsenal de la autoridad: que se extien- de a lo largo del Antiguo Régimen, desde el xvi a comienzos del xix. Después vendría el período de desarrollo archivístico: que comprende desde los inicios del siglo xix hasta la actualidad. En consecuencia, una vez establecida la periodización y razonada la opción elegida, lo que procede es abordar la evolución histórica de la Archivística. 2.  La Antigüedad El objeto de la Archivística, los fondos documentales o, si se prefiere, los ar- chivos y sus documentos, es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Su límite superior vendría dado por los orígenes de la escritura, mediado el cuarto milenio a. C. Como señalara Leopoldo Sandri (1968, 105 y ss.), la historia de los archivos está estrechamente ligada a la historia de la escritura y, más precisamente, a la historia de la difusión del uso de la misma y, por tanto, del material escriptorio. Yendo más allá, nos atrevemos a afirmar que el propio origen de la escritura está vinculado a la necesidad de registrar información en un soporte estable, de modo que no quepa duda acerca de su exactitud; de ahí que surja como una manifestación de las primeras civilizaciones urbanas, en unas sociedades com- plejas que requieren un código crecientemente sofisticado para fijar los datos, la información, y evidenciarlos. Así, comienza en forma de muescas sobre dis- tintas superficies naturales (palos, madera…) para fijar unidades de cuenta, y de ahí evoluciona hacia formas de escritura variada en signos, símbolos e ideo- gramas que sirven para representar objetos, conceptos y relaciones; será a par- tir de aquí cuando la escritura trascienda de los documentos para convertirse en vehículo de transmisión y evocación de la creatividad humana. 21 Archivística Desde las monarquías surgidas en el Asia anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipcia y griega (Postner, 1972; Bautier, 1961; Favier, 1975), se tiene constancia de la existencia de archivos y, por consiguiente, de fondos documentales organizados. Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra, Nippur… han dejado prueba suficiente de su re- mota existencia: archivos reales, de los templos, e incluso bancarios, como el de la familia Murasu; sin embargo, y hasta las últimas décadas del siglo xx, el procedimiento arqueológico empleado (Bautier, 1961, 1120 y ss.; Garelli y Sauneron, 1974, 11-12, 47-62), más interesado en recuperar textos que en re- construir su organización, nos ha privado de un conocimiento fundamental desde el punto de vista archivístico: el de la sistematización de aquellos fon- dos. Cada vez son más las excepciones; así, conocemos el edificio de los ar- chivos reales de Ugarit (por citar alguno de los múltiples casos bien recons- truidos), compuesto por tres depósitos diferentes, según la documentación fuera de carácter diplomático, financiero o administrativo. El reparto de los documentos en las salas o depósitos de este archivo evidencia que los fondos eran escrupulosamente respetados y conservados según una clasificación rigu- rosa (Favier, 1975, 8). A pesar de esto, el conocimiento que poseemos desde el punto de vista archivístico es limitado. Es llamativo que los documentos conservados de estas primeras civiliza- ciones, las famosas tablillas de arcilla, en realidad no eran los destinados a la posteridad. Las tablillas de barro se empleaban sobre todo para la redacción de documentos de gestión, lo que hoy denominaríamos de carácter adminis- trativo, y los borradores de los más importantes; sin embargo, los solemnes, los destinados a la conservación permanente, las crónicas, las genealogías, se escribían sobre tela, de lino fundamentalmente, con tinta a base de negro de humo. Estos documentos se conservaban enrollados y dentro de protectores como vasijas, cofres de madera, en ocasiones maderas preciosas trabajadas con elegancia; sin embargo, estos soportes no han podido vencer el paso del tiempo y tan solo nos han legado vestigios fragmentarios. Por contra, las ta- blillas, una vez deshidratadas e inútiles para la escritura han soportado el transcurso de varios milenios (Cruz Mundet, 2009, 17). Durante miles de años, la escritura fue una suerte de arcano en manos de una minoría, de una elite que hizo de ese conocimiento especializado una ventaja frente a la comunidad, una ventaja que la vinculó al poder y le permi- tió, si no ejercerlo siempre, sí participar de su administración. De ahí que desde sus orígenes y durante toda la Antigüedad, al menos, la del archivero fuera una suerte de magistratura. Y así como tenemos constancia de la exis- tencia de archivos, también hay noticia de personajes encargados de los mis- mos, no en un sentido profesional, sino como una función inherente a distin- tos cargos. Así, en los archivos del reino de Ugarit (hititas), a comienzos del siglo xii a. C. se tiene constancia de un personaje llamado Urtenu, alto dig- natario del reino, posible intendente de la reina, que ejercía importantes fun- 22 1.  Historia de la Archivística ciones políticas administrativas, y habitaba la casa de los archivos. En el im- perio persa se cita a los hamarakara, a un tiempo archiveros y contables. En Egipto, la función archivística dependía del personaje más poderoso de la ad- ministración, el visir. Desde luego que se trató de una actividad consciente, sistemática y basada en un conocimiento y una concepción del orden especí- ficos, y que quien ejercía esta magistratura lo hacía desde la base de un co- nocimiento que podemos calificar de experto. En fin, una magistratura la del archivero a la que no le faltó su deidad, adorada por muchos pueblos de la Antigüedad: babilonios, caldeos, cartagi- neses, fenicios, filisteos y sidonios. De la estirpe de Baal, de Baal Zebul, Se- ñor de la Tierra y Jinete de las Nubes, el dios en cuestión era conocido como Baalberit y recibía el sobrenombre de El Archivero, descrito como deidad cé- lebre por su extraordinaria memoria y su destreza para resolver los casos más difíciles (Cruz Mundet, 2009, 15 y ss.). El dios archivero de los cananeos, famoso por su portentosa memoria, en- tronca después con el mnemon de la Grecia arcaica, custodio de la tradición oral y encarnado en la figura de un hombre que, como aún sucede en ciertas tribus africanas, recibe, guarda y transmite la memoria de la comunidad. De dios a hombre elegido o chamán. Más adelante, evolucionada la sociedad y durante el período clásico, de la memoria de lo dicho, de lo visto y de lo oído se pasará a la memoria imborrable del archeion, residencia de los magistra- dos que, entre otras, ejercen también la función de archiveros: se trata de los hieromnémones, unas veces, de los epistates o superintendentes, otras, si bien el trabajo archivístico lo desarrollaban esclavos públicos cualificados, ocupa- dos en los menesteres de la administración. A pesar de la importancia de esta civilización, como sucederá también con la romana, el conocimiento que poseemos procede de fuentes mayorita- riamente indirectas: los historiadores clásicos, las inscripciones epigráficas y los restos arqueológicos. El modo violento por el que fueron destruidas, tras su conquista, las instituciones clásicas ha impedido la conservación de impor- tantes fuentes de información (Bautier, 1961, 1123; Briceño, 1985). Sin em- bargo, sí sabemos de la importancia de la función archivística, de la existen- cia de un lugar donde se sustancia y cuyo nombre se perpetuará por siempre en tantas lenguas. Dicha precariedad, las pocas luces que iluminan el devenir archivístico del mundo clásico, no impide poner de relieve una serie de aspectos caracte- rísticos que, al deducirse de unas fuentes de información tan ralas, se mani- fiestan como cabezas emergentes de unos sistemas de organización archivís- tica, presumiblemente, a la altura de las civilizaciones que los desarrollaron (La memoire perdue, 1994; Fernández, 2003). Centrándonos en las civilizaciones griega y romana, y en aras de una ma- yor claridad expositiva, podemos resumir sus características en los siguientes aspectos: 23 Archivística 1. El archivo surge como una institución con entidad propia y es identi- ficado con toda claridad: el archeion griego —de cuya latinización, archivum, procede el término «archivo»— y el tabularium romano, cuyo régimen jurídico, como es propio de toda institución, fue esta- blecido por la legislación coetánea. 2. La importancia concedida a los archivos viene, asimismo, dada por la existencia de responsables de su custodia y de servidores específicos, de forma institucionalizada: los hieromnémones y epistates, los cen- sores y los prefectos, respectivamente. 3. Aun cuando este es un atributo aplicable a cualquier periodo de la historia, los archivos cobran ahora más que nunca una doble utilidad administrativa y jurídica. Las administraciones los conservan como fuente de información para su gobierno, y el Derecho —especialmen- te el romano— establece el valor probatorio del documento escrito. 4. En ambas civilizaciones se contempla el principio de autenticidad do- cumental y su consiguiente vigor legal. Así, en Atenas el archivo te- nía su sede en el Metroon, templo ciudadano por antonomasia, y todo documento custodiado en él, fuera público o privado, adquiría por ello valor de auténtico. El amparo de los dioses y la custodia de los magistrados conferían seguridad a los documentos. En Roma, la auten- ticidad y el valor legal de los documentos estaban garantizados por determinados procedimientos administrativos: el vidimus o certifica- ción a que eran sometidas las copias, como condición inexcusable para transferirles autenticidad. 5. Un nuevo concepto que, como casi todos los demás, acompañará en adelante al de archivo, es su carácter público. Si bien existían archi- vos privados —familiares, religiosos, económicos…—, es el públi- co, dependiente de las instituciones del Estado, el archivo por anto- nomasia. 6. «Los documentos eran creados y conservados por necesidades de go- bierno y de administración; la gestión del poder y la gestión de los documentos estaban estrechamente ligados» (Lodolini, 1990, 157). A pesar de las escasas evidencias que poseemos, es posible establecer dos diferencias, al menos, entre ambas civilizaciones: • Por la diversa concepción en el modelo de Estado —basado el griego en ciudades independientes, y en un imperio fuertemente centralizado, el romano— solo en este último es posible desvelar la existencia de un sistema de archivos públicos. En el periodo imperial varió notablemente el concepto de estos últimos y se incrementó su centralización, desde la división entre los scrinia stataria y los scrinia viatoria, hasta la reforma de Justiniano, que estableció la red de archivos en provincias. 24 1.  Historia de la Archivística • En Grecia, surge el concepto de publicidad como atributo propio de los archivos públicos, unido a la noción de democracia. Esta concepción del papel de los archivos será la base, que resurgirá muchos siglos más tarde, del derecho de todo ciudadano a acceder a los fondos públicos, a consultar y obtener copia de sus documentos. En Roma, por el contra- rio, el acceso estaba reservado a determinados funcionarios, en cuanto era un privilegio de pocos y la función de la documentación pública era exclusivamente la de ser un instrumento para el ejercicio del poder. Algo también les unía, desde el punto de vista conceptual, como lo hacía —por extensión— con toda la civilización antigua, y es que el archivo —como indica Briceño (1985, 36)— en esta época debería definirse como lugar sa- grado, y al amparo de esa sacralidad, los papeles tanto públicos como priva- dos obtenían custodia y seguridad. 3.  La Edad Media La caída del Imperio Romano supuso la decadencia progresiva e irremedia- ble del documento escrito. Como una mancha de aceite extendida por toda Europa, el derecho germánico se va superponiendo al romano (García de Cortázar, 1980, 20 y ss.), lo que desde el punto de vista documental tuvo re- percusiones palmarias. Mientras que este basaba el valor probatorio en el do- cumento escrito, ahora, merced al influjo germánico, se imponía el procedi- miento oral y la prueba testimonial. Otro factor que favoreció la menor producción escrita fue el descenso ge- neral del nivel cultural. La población había experimentado y aún se encontra- ba inmersa en un intenso proceso de ruralización, de modo que la dispersión en pequeños núcleos rurales tornaba tan imposible como inservible la ense- ñanza y el mantenimiento de la escritura. Por lo que respecta a la situación de los archivos en la Alta Edad Media, la información que poseemos es escasa, como lo era la entidad de los fondos documentales; sin embargo, cabe establecer una serie de características, al- guna de especial relevancia para el desarrollo futuro de la Archivística: • El aspecto más importante es, sin lugar a dudas, si no el nacimiento, sí la consolidación de una acusada indeterminación entre el mundo biblio- tecario y el archivístico, consagrado por la regla benedictina que a co- mienzos del siglo vi incluía ambos trabajos entre las actividades propias del monacato (Millares, 1988, 236 y ss.; Escolar, 1988, 211). Hasta tal punto llegará la similitud de técnicas, que la documentación de archivo adopta —también por criterios de utilidad y conservación— el formato códice, que será mantenido durante siglos. 25 Archivística • La cancillería pontificia puede ser considerada como la única institu- ción que conserva la tradición administrativa romana y, en consecuen- cia, revela unos usos archivísticos ya decaídos en el continente. Desde el siglo iv, si bien de forma irregular, se mantiene el registro de algunos documentos. El procedimiento clasificatorio consistía en agrupar, den- tro del registro de cada año, los documentos —no todos— según su na- turaleza canónica; así cabe distinguir: las provisiones de beneficios, las indulgencias, los privilegios litúrgicos… (Favier, 1975, 15). • La organización de los archivos reales apenas si ha dejado huella per- ceptible. El problema radica en que las cortes altomedievales eran itine- rantes, y sus fondos estaban sometidos a una dispersión frecuente. No obstante, se sabe que en el reino visigodo —siguiendo la tradición ro- mana— era el thesaurus, lugar destinado a la custodia del erario, el es- pacio donde se archivaban los documentos reales, los códigos y los tra- tados internacionales (Briceño, 1985, 37). Así pues, cabe decir que en el marco de una organización archivística endeble, los fondos de los rei- nos altomedievales eran directamente tributarios del sistema romano de las scrinia, con predominio de las viatoria sobre las stataria, cuya sola evidencia nos la proporciona el thesaurus visigodo (Dávila, 2010, 34 y ss.). Si la situación archivística altomedieval se encuentra bajo el signo de un cierto estancamiento, cuando no retroceso, respecto de los usos de la Anti- güedad, el siglo xii representa un hito en la evolución de los archivos y de los procedimientos empleados en su organización. La recuperación del derecho romano y del procedimiento administrativo inherente será la base sobre la que se articule la organización archivística de un mundo que, como el europeo, ha recuperado el acto documentado como fundamento de su organización jurídico-política (García de Cortázar, 1980, 448 y ss.). Como es propio del periodo en que nos hallamos —el prearchivístico—, no existe aún un corpus teórico; sin embargo, la praxis administrativa introdujo una serie de cambios en el orden archivístico, que cabe resumir en los siguientes aspectos: 1. Los documentos públicos experimentaron una evolución, bien señala- da por Bautier (1968, 145-146), bajo el signo de la simplificación di- plomática y del procedimiento administrativo. El incremento en el número de documentos corrientes, por comparación con el predomi- nio anterior de las escrituras solemnes, dio lugar a la aparición de ti- pos diplomáticos más simples. A medida que se especializaban por áreas de competencia, los servicios administrativos posibilitaron, además de la producción de un mayor volumen documental, la obser- vancia de técnicas (como el registro) caídas en desuso. 2. El registro de los documentos se adopta y generaliza en las cancille- rías de los principales reinos, primero de forma indiferenciada y, ya a 26 1.  Historia de la Archivística partir del siglo xii, se van distinguiendo las series documentales se- gún su naturaleza o su interés (Favier, 1975, 15-16). 3. El sistema de agrupación documental a base de cartularios se mantie- ne a lo largo de toda la Edad Media, donde los documentos solemnes y de valor permanente son conservados. También se utiliza para la re- copilación de la actas de los órganos colegiados de gobierno de las distintas instituciones (consejos, ayuntamientos, cofradías…), para las cuentas anuales y para los renacidos protocolos notariales, funda- mentalmente. 4. Aun cuando perdure el cartulario, la transformación de los métodos administrativos introdujo grandes cambios. Por lo que se refiere a la riqueza de la clasificación archivística, Bautier (1968, 146) diferen- cia tres sistemas: a) «Clasificación sistemática para las piezas sueltas de los cartula- rios (tratados, contratos matrimoniales, testamentos, bulas, adqui- siciones de tierras, etc.); es el sistema clásico de los trésor de chartes cuya clasificación es hecha a posteriori por los archiveros. b) Clasificación cronológica en las cancillerías, donde se llevaban, según el orden de expedición o de recepción de las unidades do- cumentales, los registros de transcripción, las minutas, los origi- nales recibidos. c) En las escribanías y en los tribunales se conservaban en legajos (junto a las series cronológicas de cuentas o de sentencias) las piezas referidas a un asunto judicial dado (procuraciones, infor- mes), así como las piezas justificativas de las cuentas, estando los paquetes puestos en grupo por orden cronológico en los co- fres o armarios». 5. La noción de archivos públicos continuaba ausente del panorama eu- ropeo. Aun los que siglos después se considerarán como tales estaban conceptuados como reales. 6. La desaparecida noción de archivos públicos fue sustituida por la de autenticidad (Favier, 1975, 17-18). La de un documento estaba en función de ciertas formalidades diplomáticas tales como la redacción, la autoridad de procedencia y el sello, en tanto representación física y notoria de la autoridad que lo había expedido. Por otra parte, la nece- sidad de autentificar los actos privados fue un elemento decisivo para la restauración de la institución notarial que, como depositaria de la fe pública, confiere autenticidad a sus documentos en el ámbito del derecho privado, procesal, administrativo y mercantil. 7. A medida que nos acercamos a los siglos postreros medievales, la creciente complejidad administrativa, el desarrollo urbano, el incre- 27 Archivística mento de las actividades económicas y sociales, van delineando un panorama archivístico más rico, también desde el punto de vista tipo- lógico. Aunque no se puede hablar todavía de sistemas archivísticos globales y coordinados, sí se detectan embriones en diversos niveles. Por lo que hace a los poderes centrales y a la especialización sec- torial de sus órganos administrativos, produjeron a lo largo de los si- glos xiv y xv la creación de fondos documentales diferenciados, al tiempo que los archivos de la Corona suponen la base para la crea- ción de los futuros archivos del Estado. Los entes locales, en plena expansión, configuran un segundo tipo de archivos, compuestos por una documentación propia y de volumen creciente (Cruz Mundet, 1991, 9-30). Los archivos eclesiásticos, tanto del clero regular como del secular, constituyen ya una de las redes más potentes y mejor estructuradas y coordinadas de fondos documentales. Por último, los privados, existentes pero mal conocidos, cerrarían el panorama tipológico medieval. El reforzamiento de los archivos tuvo su correspondencia con sus servido- res, que reaparecen con nitidez. En Inglaterra surge ya en el siglo xiii el Keeper of the Rolls of Chancery, el teniente de los documentos de la cancillería real, un circunloquio para designar al archivero, lo que demuestra la temprana rea­ parición de una función, de una actividad, de una realidad que por su impor- tancia requiere de un nombre que la designe. Algo parecido sucede en toda Europa. En 1284 se redacta un inventario y se da el primer reglamento para el archivo del reino de Nápoles, bajo la dinastía de los Anjou. En Francia, Fe- lipe el Hermoso nombra archivero del reino a Pierre d’Etampes, quien en 1318 comenzó a catalogar los documentos de las arcas y de los cartularios. En Inglaterra, William Stapleton redactó el primer inventario del Exchequer en 1323. En toda Europa se organizaron fondos de archivo existentes con propósitos administrativos. Por aquel tiempo (1318) se crea en España el Archivo Real de Barcelona, del que se encarga un oficial de la escribanía al que a veces se denomina en los escritos reales como tinent les claus del nostre archiu. Tinent, como tenente o teniente, es lo mismo que en inglés keeper, al que hemos hecho referencia unas líneas más arriba y denota delegación, designa a quien ha recibido por delegación y, por lo tanto, de forma personal, intransferible y revocable, una potestad personal del rey, cual es la posesión de su archivo. Y conviene subrayar el posesivo, pues es el conjunto de las escrituras que competen al monarca, sus posesiones, privilegios y derechos, no los de una entidad llamada reino, sino en tanto perteneciente a una dinastía que lo ha recibido y posee por la gracia divina. Por eso, el archivo por excelencia es el archivo real, y así seguirá siendo durante muchos siglos, aunque se le 28 1.  Historia de la Archivística añadan con el tiempo las escrituras del reino, y es al monarca a quien le compete designar directamente a su archivero y delegar en él su custodia bajo estrictos límites. En 1346 crea la figura del archivero y nombra como tal a Pere de Passeya, escribano al que exime de la obligación de seguir a la Corte en sus desplazamientos. El 6 de julio de 1346 le ordena permanecer en Barcelona, asistir diariamente al archivo, velar porque los documentos sean conservados en buenas condiciones. En tanto que oficial de la escri- banía dependía del protonotario y el rey promociona la figura del archivero al ponerlo directamente bajo la dependencia del vicecanciller y a la altura, por tanto, del protonotario, buscando dotarle de mayor autoridad para exi- gir la transferencia de los documentos al archivo. En este sentido, las orde- nanzas dan al archivero un papel activo, pues debe pedir, procurar y recibir los documentos. Será ese mismo rey, Pedro el Ceremonioso, quien en 1384 dé las ordenanzas para el funcionamiento del archivo (Conde y Delgado de Molina, 1998, 13-28). Por toda Europa sucede lo mismo. En 1346, la reina Juana I nombraba a Antonio de Noto archivaio del reino de Nápoles. Con algunas variaciones de nombre se designa una función y unas actividades inherentes, de las que se ocupa una figura que, si bien compagina esta con otras actividades —es no- tario, funcionario, clérigo, juez…—, lo cierto es que se ocupa de los archi- vos, cuyo valor exige que su régimen jurídico se explicite mediante regla- mentos desde una fecha tan temprana como finales del siglo xiii (Cruz Mundet, 2009, 25-27). 4.  El Antiguo Régimen Al escoger este concepto cronológico tan amplio —que abarca desde el si- glo  xvi hasta la Revolución francesa, y en el caso de otros muchos países hasta las primeras décadas del siglo xix—, somos conscientes de que se po- drían distinguir varios periodos, tales como los siglos xvi y xvii, por una par- te, y el siglo xviii, por la otra. Sin embargo, lo que nos mueve a optar por esta amplitud en el tiempo es la coherencia de naturaleza archivística que se le puede atribuir, en función de los siguientes factores: 1. A lo largo del Antiguo Régimen, surge, se desarrolla y desaparece un concepto nuevo: el de los archivos del Estado, que en el periodo si- guiente será sustituido por el de los archivos nacionales. 2. Los documentos, además de constituir esencialmente una fuente de poder, van cobrando de manera paulatina una utilidad para la historia, que se verá definitivamente consagrada con la desaparición de las instituciones del Antiguo Régimen y con la consiguiente apertura de sus fondos a la investigación. 29 Archivística La primera y gran nota radica en la creación de los archivos del Estado y la concentración en los mismos de los fondos documentales dispersos. España fue pionera en la organización de los archivos del Estado a comien- zos del siglo xvi, creando un modelo que se extenderá a otros países a lo largo de ese siglo y del siguiente. El proceso se inició a finales del siglo xv (1489), cuando los Reyes Católicos ordenaron la concentración de sus archivos en la Chancillería de Valladolid (Carini, 1885, 283), iniciativa que reproducirá Maximiliano de Aubsburgo al organizar en Insbruck los archivos del imperio (Casanova, 1928, 353). Ya en 1545 Carlos V ordenó transferir los fondos do- cumentales del reino castellano al castillo de Simancas, donde Felipe II fina- lizará la concentración definitiva de los archivos procedentes de todos los consejos, audiencias, chancillerías, tesorerías, secretarías… del Estado, tras haber encargado al arquitecto Juan de Herrera una rehabilitación integral del edificio para destinarlo a su función ex profeso de archivo. Proceso que será consagrado unos años más tarde (1588) con la aprobación del Reglamento para el Gobierno del Archivo de Simancas, primero de una larga sucesión de archivos de Estado (D’Addario, 1990, 5 y ss.; Bautier, 1968, 141 y ss.; Mati- lla, 1984, 11-29; Rodríguez, 1998, 29-42). El modelo archivístico simanquino tiene bastante influencia del estable- cido unos años antes en Portugal, país que había experimentado también con anterioridad la unidad dinástica y territorial, y con un buen desarrollo institucional y político desde fines del siglo xiv, y también archivístico. En Portugal se pusieron las bases de la Archivística de la Edad Moderna, que se materializaría en el modelo español, un proceso en el que adquiría un pro- tagonismo destacado Damián de Goes (1502-1574), que encarnó a la per- fección el prototipo humanístico. Hijo de nobles portugueses, nació en Lo- vaina, donde estudió, así como en Padua y Núremberg. Su experiencia en la Administración fue muy amplia: secretario de la factoría portuguesa de Brujas, después tesorero de la Cámara de Indias. Amigo de Erasmo de Rot- terdam, el rey de Portugal Juan III (1521-1557), cuñado de Carlos V, le en- vió a Europa central en misión diplomática, a Alemania, Polonia, Dinamar- ca, y después (1548) lo nombró guarda mayor de los archivos del reino portugués o archivero de la Torre do Tombo, denominación que recibe y aún conserva la sede de los archivos de este país; así como cronista del rei- no (1558). Durante 23 años de actividad archivística desarrolló el servicio de los archivos, ocupándose también de la entrada de los documentos re- cientes. Durante su vida, su formación, sus viajes, aprovechó todas las rela- ciones y las influencias entre las diferentes regiones de Europa; por eso, fruto de esa interacción entre territorios católicos y protestantes, la Archi- vística de la época es resultado de influencias cruzadas dentro de la Europa humanística. El 19 de mayo de 1561, Felipe II nombró dos archiveros para ocuparse del proyecto simanquino: Sanz, del Consejo Real, que falleció dos años después, 30 1.  Historia de la Archivística y Diego de Ayala, que durante cuarenta años clasificó los papeles y redactó los inventarios. Felipe II se inspiró en Portugal, que acaba de anexionarse, para su política archivística. Durante su estancia en Lisboa (1581-1583) visitó la Torre do Tombo, donde quedó admirado de la calidad de la conservación y el cuidado dado a los documentos. Así es como conoció a Cristóbal de Benavente, ar- chivero del reino, y a su regreso a España mantuvo correspondencia con él y le pidió que prodigara sus consejos a Diego de Ayala. En 1584-1585, Be- navente estuvo en Madrid y dio su opinión sobre «lo que convenía imitar en los archivos de Simancas». La actitud de Diego de Ayala fue muy reveladora: no hace falta, dijo, copiar la organización de los fondos, porque «los reinos de Castilla son diferentes de aquellos en las oficinas y en las divisiones de papeles y de negocios». Cuando Felipe II dictó las ordenanzas de Simancas (24 de agosto de 1588), primer reglamento de la archivística moderna, Diego de Ayala llevaba 27 años trabajando (Cruz Mundet, 2009, 27-30). A partir de esta acta de nacimiento, el modelo español se expandió a otros muchos territorios europeos: Francia inició un proceso similar en 1589 que no culminará hasta el gobierno de Richelieu, en Italia se crearon los de Flo- rencia, Siena y los Archivos Vaticanos (1610), a la vez que en Inglaterra se fundaba el State Paper Office (1619) con la finalidad inicial de recoger los archivos que los secretarios de Estado guardaban en sus residencias. A lo largo del siglo xvii se mejoraron los métodos de concentración archi- vística en grandes depósitos, al tiempo que se iban organizando los archivos administrativos. Pero será en el siglo xviii y, de manera especial, a partir de 1720, cuando asistamos a una nueva ola de concentración y reagrupamiento. En ese año se reorganizan en Turín los archivos del Estado de Saboya, y el zar Pedro el Grande de Rusia instituye dos archivos centrales para todo su te- rritorio, con una novedad decisiva: se establece la periodicidad de las transfe- rencias. En 1749, María Teresa concentra en el Haus-Hof-und Staatsarchiv de Viena todos los depósitos documentales dispersos por su imperio, conce- bido como un arsenal de armas jurídicas para estructurar un imperio territo- rialmente cuestionado y constitucionalmente endeble. Siguiendo la misma línea, en 1774 se erigió la Register House de Escocia, mientras que en Sevilla (1781) Carlos III ordenaba concentrar toda la docu- mentación relativa a los territorios de ultramar en el Archivo de Indias (Gon- zález García, 1995, 11-32; Romero, 1995, 33-52). La tercera ola de concentración, a caballo ya con la Edad Contemporánea, está representada por el proyecto napoleónico. El emperador de los franceses pretendió concentrar en París los archivos de los diversos países europeos ocupados, con la finalidad de «restar armas eventuales al adversario y utili- zarlas él mismo en apoyo de su política de propaganda» (Bautier, 1968,149; Favier, 1975, 34 y ss.). Pero el proyecto solo llegó a ejecutarse en parte y la mayor concentración documental de la historia, por volumen y diversidad de 31 Archivística procedencia, quedó truncada, por fortuna para los fondos que, a tenor de la metodología archivística del momento, hubieran sufrido un proceso de des- naturalización difícilmente restituible. Si asistimos a este salto impresionante en la concepción de los archivos, es, ni más ni menos, porque los gobernantes adquieren conciencia de su im- portancia para el gobierno y la administración. En las guerras, en los tratados de paz, los estados hacen verdaderos esfuerzos por evitar que los archivos corran la misma suerte que los territorios en el caso de los perdedores, y todo lo contrario en el de los vencedores (Lodolini, 1990, 291 y ss.). De aquí se desprende la segunda característica, la concepción de los ar- chivos como fuente de poder. Se detecta una conciencia clara de los docu- mentos como instrumento de información, preciso y necesario, para el ejerci- cio del poder interno y externo, para la afirmación, en definitiva, de los derechos del Estado; por contraposición a lo que será siglos más tarde el nor- te de las sociedades modernas y democráticas, el Estado de Derecho, apoya- do —entre otros aspectos— en la transparencia que el acceso a la informa- ción confiere al ejercicio del poder. Esta concepción del archivo como fuente de poder, se sustancia a través de tres conceptos (Bautier, 1968, 144; D’Addario, 1990, 8 y 9; Favier, 1975, 19 y ss.): 1. Los derechos del Estado sobre los documentos públicos llevarán a las monarquías a reclamar ante sus funcionarios el reintegro de los docu- mentos que, por causa del ejercicio de sus cargos, tuvieran en su po- der. En definitiva, se trata del ejercicio del derecho superior que posee el Estado sobre el conjunto de la documentación pública y el derecho que le asiste a reivindicarla. De la importancia y el valor que tienen los archivos para la monarquía española nos da idea el que Felipe II nombrara en 1558 a Juan Berzosa archivero de la embajada en Roma. Su afán no se detuvo en poner archiveros allí donde se sustanciaban los grandes temas de la monarquía, sino siempre que fuera útil para garantizarse la plena disponibilidad de los documentos, su custodia y remisión a la metrópoli con regularidad y siempre que conviniera a la salvaguarda de los derechos y preeminencias de la Corona; ade- más, añadió al nombramiento el incentivo económico. Hacia 1586, los secretarios de embajada recibían un salario de 300 ducados anua- les y el rey estableció otro tanto para los que además se ocuparan del archivo. 2. Esta visión de los archivos no fue privativa de los soberanos, sino de todo tipo de entidades, ya fueran públicas o privadas, lo que las llevó a tomar conciencia paralela de la importancia que tenía la organiza- ción de sus fondos documentales. Este es el momento en el cual mu- nicipios, diputaciones, parlamentos emprenden y observan con asi- duidad la estructuración de sus fondos. 32 1.  Historia de la Archivística 3. En tanto fuente de poder, se refuerza la concepción del archivo como territorio infranqueable y presidido por el principio de secreto e inco- municabilidad. Comenzando por el reglamento de Simancas y conti- nuando por los que lo siguieron, se instituye el principio del secreto, lo que es decir la prohibición de acceso y comunicación sin autoriza- ción real, aunque se tratara de altos dignatarios de la Administración. Por todo ello, los archiveros continuaban siendo personalidades y altos oficiales antes que especialistas, dada la importancia que el control de los documentos tenía. Como han señalado numerosos autores (Casanova, 1928, 378-386; Bren- necke, 1968, 69-77; Bautier, 1968, 139-149; Lodolini, 1990, 105-126), en paralelo con la utilidad reseñada, los archivos eran considerados como una fuente de justificación jurídica del poder, no por lo que hacía a su ejercicio, sino a la fundamentación de su existencia, de la legitimidad de su acción po- lítica, de sus orígenes; en resumen, de la legitimidad del sistema monárquico absolutista. Desde el siglo xv, y a lo largo de toda la Edad Moderna, cambia también la valoración del documento como fuente de conocimiento. Si la cronística medieval se había basado en las fuentes orales, narrativas, la historiografía da un giro considerable para pasar a interesarse por los documentos origi- nales y los archivos, para —mediante la crítica textual— revisar los presu- puestos de la historia. La nómina de autores es, al respecto, muy larga (D’Addario, 1990, 16-19). Empero, el desarrollo del método crítico requería dos premisas: el acceso a los archivos y su organización en función de la in- vestigación histórica (Favier, 1975, 26 y 27). La primera estuvo, aún durante siglos, reservada a una elite de eruditos bien relacionados con los círculos del poder y a su servicio; la segunda, por desgracia, se pondría en práctica al final del periodo, dando lugar a graves desarreglos en una parte de los fon- dos documentales europeos. El problema no fue tanto el poner los archivos al servicio de los usuarios, algo fundamental, sino el método por el que se optó. Influenciado por los usos bibliotecarios, se organizaron bastantes fondos solo con criterios sistemáticos, de materias, lo que llevó a su desintegración, a la desnaturalización de las agrupaciones documentales. A una confusión, en definitiva, que no satisfizo a sus presuntos beneficiarios, dada la radical subjetividad de un método bien concebido para las publicaciones pero ina­ plicable a los documentos; pues a medida que con el tiempo cambiaban los objetos de atención de los investigadores, las convenciones establecidas en su momento se tornaban en obstáculo para la consulta. La confluencia de tantos y tan variados intereses y expectativas suscitadas por los archivos tuvo un efecto enormemente positivo para el desarrollo de la Archivística, materializado en la creación paulatina de un cuerpo doctrinal en minoría de edad todavía, que habrá de redefinirse y perfilarse profunda- 33 Archivística mente con el tiempo, pero que presenta la virtud de tener una existencia sufi- cientemente documentada, como jamás se había conocido. No obstante, los aspectos más perdurables y firmes se produjeron no en el teórico, sino en el campo de la praxis archivística y, de manera muy destacable, en materia de descripción documental. Desde finales del siglo xvi, a lo largo del xvii y del xviii, surge una serie de tratadistas que hacen del documento y del archivo su centro de atención, desde perspectivas diferentes. En línea con la naciente erudición histórica se desarrolla la literatura paleográfica y diplomatista, volcada en la transcrip- ción de los documentos solemnes y en la averiguación de sus caracteres y au- tenticidad. La nómina sería muy larga: Paperbroquio, Beringio, Mabillon, Mayans, Mondéjar, Flores (Floriano, 1946; Millares, 1955; Gimeno y Trench, 1990, 459-472; Briceño, 1985, 35-36). Desde un punto de vista más propiamente archivístico, cabría citar otra larga lista; sin embargo, nos cen- traremos en unos cuantos autores: aquellos que realizan una aportación apre- ciable en cuanto a sus planteamientos teórico-prácticos. Es una época en la que se cuestiona la legitimidad del sistema feudal y de los derechos en los que se sostenía. Comunidades campesinas, herman- dades y ciudades empiezan a pleitear para socavar el poder de la nobleza; señores contra señores, reyes contra señores, y viceversa, contra la iglesia, entre órdenes religiosas, entre lugares, villas y ciudades por cuestiones de términos, de jurisdicción… en una melé judicial que sacudió a toda Europa y que en Alemania fue bautizada con la denominación de Bella diplomatica (las guerras de los diplomas). Mientras el continente se desangraba en los campos de batalla, los patrimonios se dilapidaban también en interminables pleitos judiciales, a los que se debía acudir pertrechados de pruebas docu- mentales que avalaran las pretensiones de cada cual. Por eso, este período de la historia se caracterizó por la dimensión que alcanza el archivo, enten- dido como arsenal de armas jurídicas al servicio de quien lo ostenta, y terri- torio secreto al exclusivo servicio de su propietario. Los documentos son objeto de especial atención y protección. Desde los reyes más poderosos a los más simples ayuntamientos se lanzan a la búsqueda del documento per- dido en algún traslado, en manos de particulares o de funcionarios, se aco- pian y concentran en grandes archivos férreamente guarnecidos en fortale- zas y se protegen con reglamentos minuciosos que determinan su uso y evitan su manipulación. Estas y otras medidas que se adoptarán de poco valieron para frenar lo in- evitable, pues si quien poseía pruebas las tenía a buen seguro, quien no te- niéndolas las necesitaba procuraba su fabricación por el medio que fuere. Los documentos se convierten como nunca en objeto de controversia: juris- consultos, feudistas, genealogistas… los procuran por cuestiones de derecho, privilegios, prerrogativas, pretensiones territoriales y de todo tipo. Y tal esta- do de cosas servirá como caldo de cultivo para que se vayan perfeccionando 34 1.  Historia de la Archivística los conocimientos y las técnicas para aclarar su autenticidad. En el siglo xvii, el padre jesuita y erudito Daniel van Papenbroeck emprendió una vasta obra de demostración de documentos falsos, con más voluntad y empeño que conocimientos, en la que puso de manifiesto la sospecha de falsedad sobre todos los documentos antiguos de los cartularios eclesiásticos y concluyó que los diplomas, cuanto más antiguos, eran más sospechosos. Poco después, el benedictino Jean Mabillon, tras seis años de estudios de las características de los documentos y de los errores del jesuita, que había atacado los privile- gios de la orden, publica De re diplomática (1681), considerada como la gran obra fundacional de esta doctrina y en la que establece unas bases seguras y fiables para el análisis. La obra tuvo desde el comienzo gran éxito y difusión en toda Europa y buena prueba de su aceptación general fue que el mismo Papenbroeck le felicitó efusivamente y se erigió en uno de sus principales valedores. Desde una perspectiva netamente archivística es posible encontrar tam- bién una relación interesante de autores y de obras. El primero fue Jacob von Rammingen, que publicó en 1571 Von der registratur und jren gebäwen und regimenten (Brennecke, 168, 70-71), obra en la que señaló a las tareas de ar- chivo un lugar relevante en la gestión administrativa, y propuso unos princi- pios de clasificación de los documentos en tres escalas, según se refirieran a cuestiones relacionadas con el dominio territorial, los asuntos internos y las relaciones exteriores, dentro de las cuales distinguía dos categorías: la rega- lia, si los documentos se referían a asuntos generales, y la personalia, para los referidos a intereses de entidades o personas. Se trata de una obra que sin duda influyó en el reglamento de Simancas, presumiblemente por vía portu- guesa, donde se distingue entre documentos generales y particulares. La mayoría de los autores que abordan la materia encaran el archivo des- de un punto de vista eminentemente jurídico, en cuanto a su naturaleza y su lugar en el orden administrativo, empleando un término actual. En 1632, Ba- ladassarre Bonifacio publica en Venecia su tratado De archivis liber singula- ris. A finales del siglo xvii aparece el Methoden archivorum seu eadem tex- tendi ac disponendi de Nicolo Giussani (1684, Milán), que, como su propio título indica, constituye un compendio o suerte de manual orientado a la reso- lución de los problemas derivados de la organización y de la descripción de fondos, en torno a los cuales establece tres categorías o agrupaciones docu- mentales: corpus, classes y seriem. Se trata de un método clasificatorio pen- sado para satisfacer las necesidades de los poseedores del archivo, en tanto los documentos se estructuran en razón de la actividad de la que son reflejo y en función de la naturaleza jurídica de los actos contenidos en ellos (D’Addario, 1990, 11). Estas categorías tiempo después se verían reflejadas en la clasifi- cación del Archivo General de Indias, en cuyas ordenanzas se distinguen co- lecciones, clases y series. Algo antes (1664), Ahasver Fritsch publicaba su Archivi et chancelarius. En su conjunto, estos tratados representan un avance 35 Archivística considerable en el desarrollo inicial de la Archivística, ya que se libera de la diplomática, en cuanto se crea un cuerpo de conocimiento que es de natura- leza archivística, relacionado con la organización, y que no es de naturaleza diplomatista, aunque serán aún por mucho tiempo disciplinas que corran de la mano el camino de su propia historia. Es una tratadística, en definitiva, que parece influir en la práctica archivística europea y que un estudio deta- llado, una historia continental de la disciplina, sin duda confirmaría. Otro de los aspectos en el que se hace más hincapié por parte de la litera- tura coetánea es la división entre documentos solemnes y corrientes, a efectos de conservación. Los primeros eran los documentos constitutivos de derechos, obligaciones, situaciones políticas, económicas y patrimoniales, al tiempo que los segundos derivaban de los actos cotidianos. Mientras que aquellos eran objeto de conservación perenne, de acuerdo con ciertas prevenciones y en instalaciones seguras como castillos, cámaras…, estos eran depositados en lugares de más fácil acceso y de acuerdo con unos criterios de conserva- ción poco estrictos. Tal planteamiento está en perfecta consonancia con el modelo de monarquía imperante en la época, siglos xvi y xvii, basado más en lo jurídico que en lo administrativo (Fernández Albaladejo, 1984, 158). De la evolución archivística experimentada en estos dos siglos, y a modo de recapitulación, es importante destacar algunos aspectos que serán, para el futuro, la condición de posibilidad para el nacimiento de la Archivística como tal. Consideremos que, por primera vez en la historia, se suscita un in- terés íntegro en torno al archivo, centrado en la naturaleza jurídica del mis- mo y de sus fondos, así como en la clasificación de estos, lo cual revela, a todas luces, que, a pesar de las limitaciones de los primeros tratados, se busca aportar respuestas concretas a problemas reales y sentidos, cual es la puesta en servicio de los fondos. Su abundancia y complejidad habían dejado por insuficientes los procedimientos observados hasta el momento y, al mismo tiempo, la gestión de documentos saltaba a la arena de los problemas plan- teados por la gestión de las administraciones. En el siglo xviii, continuando en la perspectiva teórica, el número de tra- tados archivísticos se enriquece notablemente (Casanova, 1928, 379-382): Le Moine, Battenay de Bonvouloir, Chevrières, Pütter…, trabajos que desvelan mejor preparación y experiencia por parte de los autores. Destacan dos obras por su estrecha relación con la archivística: por un lado, la del archivero de Estrasburgo Jacques Wencker Apparatus et instructus archivorum (1713); por el otro, y de manera destacada, la de Pierre Camile Le Moine, que en 1765 publicó su Diplomatique pratique ou traité de l’arrangement des archives et trésors des chartes… (Metz), obra que conoció amplia difusión sobre todo por su primera parte, centrada en la práctica archivística, donde hace hinca- pié en métodos de preservación de los documentos (aireado, desinsecta- ción…). Sin embargo, los principios de racionalidad y cientifismo propios de la Ilustración tuvieron un efecto menos positivo en el mundo archivístico, 36 1.  Historia de la Archivística y algunos de los nuevos archiveros adoptaron como método la clasificación sistemática o de materias. Ello suponía desgajar los fondos de su adscripción originaria, para reagruparlos según criterios sistemáticos, por la materia de que trataran los documentos, con lo cual los archivos se desnaturalizaban y pasaban a sufrir continuas clasificaciones y reclasificaciones, a medida que variaban los criterios subjetivos que los inspiraban. La primera experiencia se llevó a cabo en los archivos de Milán, exten- diéndose por toda Italia y otros países, de manera muy significativa a Fran- cia, donde la clasificación por materias de los Archivos Nacionales supuso la desestructuración y dispersión de importantes fondos de Antiguo Régimen. Camus y Daunon, sus primeros directores, establecieron cinco secciones cronológi- co-metódicas: la «legislativa» para los documentos de las asambleas revolucionarias, la «administrativa» para los documentos de los nuevos ministerios, la de «dominio público» para los títulos de propiedades del Estado, la «jurídica» para los documen- tos de los tribunales y la «histórica». Todos estos documentos fueron clasificados (o supuestamente clasificados) por lugares, por fechas, por reinados, etc., de un modo tal que, en muchos casos, era imposible establecer su origen, por razón de la mezcla y dispersión en que se hallaban. Duchein, 1985, 70-71 Este desafortunado sistema fue observado con pequeñas variaciones durante unas cuantas décadas, hasta que a mediados del siglo xix se enunció el prin- cipio del procedencia. No obstante, el siglo de las luces trajo «otros principios que habían de te- ner gran importancia en la formación de una doctrina archivística. Es así como los archiveros se arrogan el derecho de tomar iniciativas en materia de eliminación de documentos inútiles» (Bautier, 1968, 148), dando nacimiento oficial al expurgo. Ante la necesidad de eliminar documentos superfluos, la respuesta no reunió —en general— los requisitos mínimos de objetividad. Como sucediera con la clasificación, en los criterios empleados tuvieron mu- cho más peso los de tipo erudito historicista, lo que llevó a la destrucción de fuentes informativas de primer orden, pero que no casaban en los presupues- tos del momento. El otro gran principio fue el de la transferencia periódica de fondos de la oficina a los archivos, a fin de asegurar la correcta custodia y disponibilidad de los documentos ya tramitados. En esto el pionero fue Pedro el Grande, quien en 1720 decidió que los documentos de las oficinas rusas debían ser remitidos a los archivos cada tres años (Bautier, 1968, 70-71). Centrándonos ahora en el desarrollo práctico de los nuevos principios ar- chivísticos, es fuerza referirse previamente a un cambio fundamental experi- mentado en la praxis administrativa europea, a partir del cual el viejo conti- nente quedará dividido en dos grandes áreas, tanto desde el punto de vista de 37 Archivística la gestión administrativa, como de los procedimientos archivísticos. Este proceso queda perfectamente expuesto por Bautier (1968, 164 y ss.) y sus orígenes están ubicados mediado el siglo xvi: Las cancillerías dejaron en casi todas partes (la cancillería francesa en 1568) de lle- var un registro cronológico de los documentos; solo Inglaterra y la Santa Sede, por conservadurismo inveterado, mantuvieron la práctica hasta la época moderna. En nu- merosos servicios, los diferentes documentos relativos a un mismo asunto fueron clasificados juntos en expedientes. Fue en Alemania donde el sistema recibió su im- pulso decisivo con la difusión de la registratur: todo documento recibido o expedido por una administración en el manejo de un negocio era objeto de registro con remi- sión al expediente del asunto en el cual debía ser conservado. Todos los documentos, desde su recepción o su nacimiento, eran insertados en series metódicas y material- mente reunidos con los otros documentos concernientes al mismo asunto en un faszikel cosido, el cual era ordenado según un plan de clasificación preestablecido y propio de cada servicio: el aktenplan. Europa se divide desde entonces en dos zonas completamente distintas, en cuanto al tipo de administración y al sistema de conservación de los documentos. La Europa central, oriental y septentrional adopta entre los siglos xvi y xviii la registratur, que va a dar a sus archivos, hasta nuestros días, una estructura que los archiveros de otros países difícilmente pueden comprender. La Europa occidental y meridional, por el contrario, permanece en gran parte fiel al sistema medieval fundamentado en el orden cronológico. Las grandes series constituidas según la naturaleza de los do- cumentos, su objeto o su base geográfica, se dividen a su vez en subseries cronológi- cas; las cartas recibidas y las cartas expedidas eran conservadas generalmente sepa- radas y por orden de fechas. A partir de que los expedientes son establecidos, no se concibe ligazón sistemática entre ellos: no existe un plan de clasificación preestable- cido. El resultado, como señalara el mismo autor, crea dos mundos archivísticos yuxtapuestos: en los países de la registratur los archiveros van a estar funda- mentalmente al servicio de las oficinas y con una buena formación jurídica; mientras que, en los países latinos, serán principalmente historiadores o eru- ditos con preocupaciones de historiadores. La descripción fue, sin lugar a dudas, el aspecto más destacable de la la- bor archivística durante el Antiguo Régimen y, de manera muy especial, du- rante el siglo xviii. Aquí destacaron por la calidad de su análisis, por su exac- titud, por su concisión y por el volumen del trabajo realizado, los muchos archiveros que elaboraron completos inventarios que aún hoy día continúan siendo las únicas vías de acceso a las agrupaciones documentales en nume- rosos archivos. La caída del Antiguo Régimen como resultado de la Revolución francesa y de la oleada de procesos revolucionarios y constitucionales del siglo xix significó la aparición de una nueva categoría de fondos: los archivos históri- cos. Hasta estos momentos los documentos habían estado al servicio exclu­ 38 1.  Historia de la Archivística sivo del poder y accesibles para sus representantes. Cualquiera que fuera su fecha, todos eran capaces de ofrecer el mismo valor para la gestión, sobre todo desde el punto de vista jurídico y probatorio, ya que la legitimidad de las instituciones de las que emanaran los documentos había permanecido ­inalterada durante toda la historia, de modo que un documento medieval era fuente de derechos tan válido como uno reciente; en consecuencia, el valor para la historia era más tenue y, en todo caso, de acceso limitado a una mino- ría erudita trabajando por cuenta del poder. Esta legitimidad secular se quie- bra a partir de la Revolución y de la oleada de regímenes liberales, de modo que se establecen dos grandes momentos: todas las instituciones anteriores a la revolución burguesa son derogadas o profundamente transformadas, sus documentos declarados de nulo valor a efectos administrativos y legales, o interpretados a la luz de la nueva legalidad, y caen en la categoría novedosa de documentos para la historia; por el contrario, los emanados de las nuevas instituciones o validados por estas son los que cuentan a todos los efectos. Sí hubo, en cambio, tres aspectos decisivos en los que el modelo francés fue ampliamente reproducido: en primer lugar, la estructuración de los archi- vos en un sistema nacional; en segundo lugar, el cambio en el concepto de los mismos, que pasan de archivos del Estado a ser archivos de la Nación; en ter- cero, la supresión de las instituciones del Antiguo Régimen dejó desprovistos de su valor —en tanto armas jurídicas— a los documentos de las mismas, por lo que —carentes de utilidad administrativa— pasan a constituirse en archivos de carácter exclusivamente histórico y, en cuanto tales, de libre acceso (Bau- tier, 1968, 142-149; D’Addario, 1990, 23; Lodolini, 1990-2, 158). A partir de entonces y a lo largo de casi toda la primera mitad del siglo xix, se desarrolla un subperíodo de transición hacia los albores de la plenitud archivística, con una situación novedosa y que en adelante marcará la profe- sión archivera hasta nuestros días: la división entre archivos históricos y ar- chivos administrativos, entre fondos para la historia y la cultura, y fondos para la gestión. Siendo los primeros objeto preferido de atención por parte de los archiveros, su evolución profesional ha estado, hasta bien entrado el siglo xx, radicalmente marcada por el historicismo y lastrada por el influjo secular de la paleografía y la diplomática, que, al precisar documentación antigua, han llevado a la profesión, durante mucho tiempo, a vivir en desequilibrio con la necesidad que dio origen a los archivos y a sus servidores: la gestión administrativa. 5.  El periodo de desarrollo archivístico Los orígenes de este periodo se sitúan en determinadas necesidades de orden teórico-práctico, cuya respuesta ha ido posibilitando la configuración progre- siva de la Archivística como una disciplina con entidad creciente. Por lo que 39 Archivística hemos visto hasta ahora, las necesidades de partida fueron las siguientes (D’Addario, 1990, 26 y 27): 1. Hacía falta concentrar los fondos documentales de las instituciones des- aparecidas o, en cualquier caso, distribuirlos en archivos cuya única orien- tación futura había de ser el servicio para la investigación y la cultura. 2. Era preciso concebir un sistema global de organización de dichos fondos documentales —procedentes de numerosas instituciones con ámbitos competenciales diversos— que respetara su individualidad. En cuanto al primer problema, la solución vino de la mano del ejemplo francés revolucionario. La creación de los Archives Nationales fue amplia- mente emulada en otros países europeos: en 1831 se crean los de Bucarest, en 1835 los belgas, en 1866 el Histórico Nacional español (Bautier, 1961, 1123 y ss.). La tendencia consiste en la creación de grandes depósitos docu- mentales en los que concentrar los fondos procedentes de las instituciones centrales del Estado, y un sistema de archivos de menor entidad que recogie- ra los fondos de instituciones regionales, provinciales, así como el manteni- miento de antiguos archivos del Estado, integrados en dicho sistema, por ejemplo: el Archivo General de Simancas, el Archivo de la Corona de Ara- gón o el Archivo General de Indias. Conviene aclarar que estos nuevos archivos nacionales no fueron creados con la sola idea de recoger documentos oficiales; en algunos casos, ni siquie- ra fue tal el motivo. Así, la custodia de los fondos procedentes de las institu- ciones religiosas desamortizadas fue causa y base fundamental para la crea- ción del Archivo Histórico Nacional (Crespo, 1989). La diferencia principal respecto del modelo francés se evidencia en la fór- mula empleada para encarar el segundo problema apuntado más arriba. Si los archivos nacionales galos fueron estructurados de acuerdo con criterios eruditos, sistemáticos, de materia, la solución aportada en la mayoría de es- tos nuevos archivos estuvo presidida por el principio de identificar a los pro- ductores y adscribirles su fondo específico. La división entre archivos administrativos y archivos históricos se produ- ce a lo largo de un periodo más o menos prolongado de tiempo, que en algu- nos casos fue de pocos años, mientras que su consagración en otros llevó hasta el último cuarto del siglo xix. Es un proceso asociado a la ideología ro- mántico-nacionalista que tiene, entre otros, el objetivo de construir la historia nacional de los estados burgueses, y se caracteriza por la creación de una nueva categoría de archivos, los archivos históricos, en especial los naciona- les, y la formación de cuerpos especializados de la Administración, los archi- veros, imbuidos de los conocimientos históricos y paleográfico-diplomatis- tas necesarios para la puesta en valor de los fondos antiguos que habían de alimentar la elaboración de la historia. A tal fin, al abrigo del proceso de re- 40 1.  Historia de la Archivística novación historiográfica experimentado en el siglo xix, los archivos históri- cos son abiertos al público especializado principalmente y se constituyen en objeto favorito de los archiveros. En esta corriente se genera una verdadera fiebre de formación profesional sin precedentes: en 1821 se crea la Ecole de Chartes (Francia), en 1854 el Institut für Österreichische Geschichtsfuhrung (Austria), en 1856 la Escuela de Diplomática (España), en 1857 la Scuola di Paleografia e Diplomatica (Italia) (Lodolini, 1990, 248-276). Se da la paradoja de que la profesionalización del archivero arranca sepa- rándose de sus orígenes, es decir, que de ser un oficial centrado en organizar y mantener accesibles los fondos al servicio de la acción administrativa y del ejercicio del poder, pasa a ocuparse de unos fondos de valor histórico y puestos al servicio de la investigación. El personal de estos nuevos archivos públicos en Europa es pronto dominado por una raza naciente de historiadores basados en los documentos. El archivero se vio como parte de un proyecto contemporáneo de construcción nacional. Los pueblos de Europa fueron gradualmente cons- cientes de su individualidad nacional y comenzaron a utilizar la historia nacio- nal como fuente de ánimo en los tiempos de desastre nacional. El romanticis- mo empezó a glorificar sus pasados, sus obras de arte, sus literaturas y sus monumentos documentales. Publicando las fuentes documentales, haciéndolas accesibles para la historia del país y escribiendo su historia con los materiales recién descubiertos, se convirtió en un movimiento vigoroso y entusiasta en la historiografía. A tal punto alcanza la subordinación de los archiveros a las ne- cesidades de la investigación que para entrar a trabajar, para formar parte de los nacientes cuerpos de funcionarios (Torreblanca, 2009), las exigencias eran predominantemente las del investigador. Las escuelas donde se formaban tenían un diseño curricular basado en la historia, el latín y las técnicas historio- gráficas, y solo como complemento unas nociones y prácticas de archivo. La profesión surge como auxiliar de la historia, algo que por otra parte ni debe ex- trañar, ni llevarnos a obtener conclusiones erróneas. Al fin y al cabo es lo que demandaba la sociedad y las exigencias del poder, del cual seguía siendo un espejo. Si la tarea prioritaria era construir las historias nacionales, asimismo lo era formar y reclutar expertos en habilitar los veneros de la historia. Por otra parte, las instituciones surgidas del nuevo régimen apenas llevaban unas déca- das de actividad, y los fondos generados aún no eran percibidos como una pro- blemática organizativa a la que dedicar esfuerzos. De este modo se accede a un nuevo periodo de la Archivística (Cruz Mundet, 2009, 38-39). Entre 1830 y 1850, de arsenal tradicional del poder, los archivos se convierten en la- boratorios de la historia, con todas las consecuencias que ello comporta, de manera destacable el corte fundamental (y ciertamente desafortunado) entre los archivos his- tóricos y los administrativos. Bautier, 1968, 149 41 Archivística Al amparo de esta misma corriente, la elaboración de instrumentos de des- cripción experimenta, asimismo, una aceleración considerable. Se inventan fondos, se elaboran guías, catálogos, se publican colecciones de fuentes. Al respecto se distinguen dos orientaciones o escuelas de descripción (D’Addario, 1990, 28 y 29): la analítica, que hace de los documentos objeto de pormenorizadas consideraciones de orden paleográfico, diplomático, his- tórico; y la sintética, cuyo objetivo consiste en describir la mayor cantidad posible de documentos, sacrificando las precisiones en aras del acceso a grandes volúmenes documentales. En efecto, los avances experimentados por la Archivística durante la pri- mera mitad del siglo xix son considerables, pero desde su propia perspectiva no dejan de ser sino meras innovaciones clínicas, es decir, de orden práctico. El verdadero avance, que dio un sesgo novedoso, que estableció su propio ámbito diferenciándolo netamente de otros a los que había estado estrecha- mente vinculada, fue el principio de procedencia, que constituiría la base del ulterior desarrollo científico de la archivística. En su acepción simple, dicho principio (…) consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos (do- cumentos de cualquier naturaleza) provenientes de una administración, de un esta- blecimiento, o de una persona natural o moral determinados. Esto es lo que se deno- mina fondos de los archivos de esa administración, de ese establecimiento, o de esa persona. Duchein, 1985, 69 Este principio —como ya hemos visto— fue enunciado en 1841 por Natalis de Wally, jefe de la Sección Administrativa de los Archivos Departamentales en el Ministerio del Interior francés, inspirador de la circular de 24 de abril de 1841, firmada por el ministro Duchatel y considerada el acta de naci- miento de la noción de fondo de archivo y del principio de procedencia. El padre de esta teoría, imbuido por las corrientes estructuralistas de la época, daba a la luz la noción de fondo de archivo, por el que entendía (…) reunir los documentos por fondos, es decir, reunir todos los documentos que provienen de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo, y arreglar estos fondos con sujeción a un orden determinado… Los documentos que apenas se relacionan con un establecimiento, un cuerpo o una familia, no deben mezclarse con el fondo de ese establecimiento, de ese cuerpo, de esa familia… Más adelante aclaraba el mismo autor, que (…) la clasificación general por fondos es la única verdaderamente apropiada para asegurar el pronto cumplimiento de un orden regular y uniforme. (…) Si en vez de 42 1.  Historia de la Archivística este método, del cual puede decirse que se funda en la naturaleza de las cosas, se propone un orden teórico (…) los archivos caerán en un desorden difícil de remediar. En cualquier clasificación distinta a esta se corre el grave riesgo de no saber dónde se encuentra un documento. El principio de procedencia es admitido universalmente como la base de la Archivística teórica y práctica. Como indica Duchein (1985, 72): Se puede afirmar que, guardados ciertos matices, el principio de respeto de los fon- dos, o principio de procedencia, es admitido universalmente como la base de la Archi- vística teórica y práctica. Ciertamente, ha dado lugar a algunas críticas; pero gene- ralmente recaen sobre tal o cual de sus aplicaciones y no sobre el principio mismo. Con pleno derecho se puede esperar que nunca más será objeto de discusión funda- mental, porque constituye una adquisición definitiva de la Archivística. A partir del ejemplo francés, dicho principio se fue extendiendo por los di- versos países europeos, y será en uno de ellos, Prusia, donde quede comple- tado. H. von Seybel, director de los Archivos del Estado, partiendo de los planteamientos de su coetáneo M. Lehmann, en los reglamentos publicados en 1881, Regulative für die ordnungsarbeiten im geheimen Staatsarchiv, enunció un nuevo principio: el registraturprinzip. En esencia disponía que los documentos de cada fondo debían mantenerse en el orden que les hubiera dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo por asuntos o materias. Así nace el denominado principio de respeto al orden original de los documen- tos, que indica el necesario respeto que se ha dado en origen al orden de los documentos. Con este nuevo principio general se completaban los dos pilares básicos sobre los que descansarán la teoría y la praxis archivísticas. Mientras tanto, el principio de procedencia se fue extendiendo por Euro- pa: en 1875 fue consagrado en Italia por su legislación, entre 1881 y 1896 en Alemania, etc. En España, en una fecha tan temprana como 1860 la Instruc- ción y bases para el arreglo y clasificación de los archivos, elaborada por la Junta Superior Directiva de Archivos, muestra con claridad la influencia del modelo francés y explicita que «a pesar de la novedad» la clasificación debe hacerse de acuerdo con la procedencia (Martín-Pozuelo, 1996). Será, no obs- tante, en el manual de los archiveros holandeses S. Muller, J. A. Feith y R. Fruin (1898), Manual para la clasificación y descripción de los archivos, donde se consume la aceptación y explicación del principio de respeto de los fondos como axioma fundamental de la Archivística, y será el vehículo más decisivo para su difusión. Dicho manual fue rápidamente traducido a muchas lenguas, aunque no al castellano, y la difusión de su conocimiento tuvo un efecto aglutinante sin precedentes sobre la teoría y la práctica profesionales (Lodolini, 1990, 158). En España, ya lo hemos visto, la falta de una traducción no fue obstáculo para la temprana recepción del principio por parte de una comunidad profe- 43 Archivística sional que se posiciona entre defensores y detractores, con un punto de coin- cidencia: todos consideran a la Archivística como una disciplina científica. Hay dos autores muy representativos de ambas posturas. J. Güemes y Willa- me en su Organización del Archivo de la Corona aplicada a los archivos particulares (Madrid, 1876) es un buen representante de la vieja escuela, aunque muy influido por la práctica francesa posrevolucionaria. Considera que las materias son la base de la clasificación, por lo que establece cuatro grandes agrupaciones o secciones: administrativa, jurídica, histórica y de procedencias. La posición más avanzada la representa L. Rodríguez Miguel en su obra Manual del archivero, o sea, teoría y práctica de arreglo y clasifi- cación de los archivos de las diputaciones, beneficencia, gobiernos de pro- vincia, ayuntamientos y administraciones económicas (Toledo, 1877), una obra moderna de un autor avanzado, quien considera que la Archivística es «una parte importante de la ciencia administrativa», concibe la clasificación desde la base del principio de procedencia y, yendo más allá, establece que la clasificación debe ser conceptual sin necesidad de que la instalación de los fondos la reproduzca, pues la localización ha de hacerse mediante los instru- mentos de descripción. Además del manual holandés como vector de difusión, la aplicación prác- tica del principio de procedencia se inició en un dominio territorial concreto, el de Francia, y en un tipo de fondos concreto, los departamentales; mas, le- jos de quedarse ahí, se extendió a otras categorías de fondos y generó, ade- más, una reacción en cadena que fue expandiéndose de manera paulatina por todos los países. Una expansión geográfica o universalización que se carac- terizó por una continuidad cronológica que, además de darle consistencia, lo reforzó. A lo que cabe añadir que, inmediatamente a su formulación, surgió el debate en el seno de una comunidad archivística que, al mismo tiempo, tuvo ocasión de adquirir conciencia creciente de su existencia y de su natu­ raleza. En conclusión, el principio de procedencia y la noción de fondo han representado el fundamento sobre el que se ha cimentado el ulterior y pro- gresivo desarrollo de la teoría archivística moderna, sirviendo de base para el entramado del eje central sobre el que gira toda ella: la clasificación de fon- dos (Cruz Mundet, 2009, 41-42). El siglo xx en su primera mitad se ha caracterizado por la consolidación de los avances experimentados en la segunda mitad de la centuria preceden- te, así como por una producción profesional día a día más abundante; un pe- riodo con grandes y profundos cambios analizado por T. Cook (1997). Tras el manual holandés, Hilary Jenkinson, director del Public Record Office, pu- blica en 1922 su obra de referencia, A manual of archive administration, se- guida pocos años después (1928) por la de Eugenio Casanova, Archivística. En otro orden de cosas, durante esta etapa tan documentada como poco estu- diada, ya que los estudios de historia de los archivos —más que la historia de la Archivística— tienden a detenerse en el siglo xix, demostrando un con- 44 1.  Historia de la Archivística cepto bastante restrictivo, la Archivística europea se debate entre lo decimo- nónico y la modernidad. Por una parte, en los países desarrollados, aumenta la sensibilidad social para con los archivos. El nacimiento de lo que podría- mos denominar la historia científica con la École des Annales impulsó un proceso de ampliación del uso de los archivos por parte de los historiadores, tanto en el ámbito cronológico de su interés, que se acerca cada vez más a lo contemporáneo, como en las preferencias por series documentales hasta en- tonces soslayadas (las de tipo económico, demográfico, estadístico, so- cial…), y aun por la apertura de los archivos a un conjunto cada vez más am- plio de usuarios, ya no eruditos, sino historiadores de nuevo cuño, estudiantes… La profesión archivística, en cambio, continúa sin despegarse de su ads- cripción al mundo de lo histórico, los fondos administrativos siguen siendo vistos por la mayoría como algo ajeno; aunque se inicia un cierto movimien- to hacia las necesidades de las organizaciones. De todos modos, un análisis más detallado de la riqueza organizacional y, por ende, archivística, nos per- mite diferenciar varios ámbitos. Por un lado, están los estados, que por su di- mensión pueden y tienen cuerpos funcionariales especializados y centrados en los fondos históricos exclusivamente; por otro lado, están las organizacio- nes de menor nivel, los ayuntamientos sobre todo en el ámbito público, que no presentan el mismo perfil y cuyos primeros especialistas deben ocuparse tanto de los fondos históricos como de la producción administrativa de unas organizaciones que están también inmersas en una profunda modernización y son responsables de la prestación de servicios directos a la población, cada vez más y más variados, y requieren una agilidad administrativa superior a la de las estructuras burocráticas estatales. Una vez más, las necesidades de la Administración constituirán el factor que obligue a la profesión a replantearse sus presupuestos y le decida a ocu- par un espacio vacío, un vacuum archivístico que demandaba respuestas pre- cisas. El creciente grado de actuación de las administraciones, los nuevos procedimientos de producción y reproducción de documentos, el ritmo ace- lerado de las sociedades industriales, entre otros aspectos, plantean un pro- blema, existente desde siempre, pero ahora más acuciante que nunca: la ge- neración de ingentes masas documentales cuya conservación íntegra resulta imposible. Y, sobre todo, un dilema fundamental, esa fuente de información es absolutamente necesaria para el buen funcionamiento de las administra- ciones, quienes no precisan historiadores, sino técnicos capaces de poner or- den en el caos y de hacer útil la documentación para la gestión diaria. Tales preocupaciones eran patrimonio común de todas las naciones, pero de manera muy pronunciada de los países más desarrollados y, sobre todo, de la superpotencia emergente: los Estados Unidos, donde a comienzos de los años treinta se va configurando su sistema archivístico nacional, con la crea- ción en 1934 de los National Archives (Ricks, 1985, 179-189). Desde princi- 45 Archivística pios de siglo, las sociedades industriales, y de manera señalada la potencia emergente, venían experimentando un fuerte ritmo de crecimiento en todos los órdenes, que se corresponde con un modelo de sociedad cada vez más complejo y que descansa en un volumen creciente de actividades que deben ser documentadas, al tiempo que se van perfeccionando los medios de pro- ducción y de reproducción de los documentos. Como quiera que la infor­ mación contenida en ellos y las pruebas de que eran soporte constituían ele- mentos críticos para el desarrollo de organizaciones cada vez más complejas, competitivas, necesitadas de datos para la planificación, de informaciones para la competitividad, de pruebas para los litigios…, todo ello hizo que la organización de los documentos resultara crucial, pero no solo en su concep- ción clásica y vinculada a la custodia, sino para la etapa en la que resultan necesarios para la actividad de las organizaciones, para tenerlos disponibles para la toma de decisiones. La influencia de las teorías de la organización, que desde los tiempos de Taylor, Weber y otros fundadores del management, venían aplicándose en casi todas las esferas de la actividad humana, también se hizo sentir en la Archivística, estableciendo un espacio propio, el de la ad- ministración o gestión de los documentos. De este modo, la gestión cientí­ fica tiene su equivalente en la gestión archivística: el control sistemático de los documentos y de la información (Cruz Mundet, 2006, 17 y ss.). Dicho espacio se concibió como un conjunto de técnicas y de procedi- mientos orientados a resolver la organización de los documentos mientras son necesarios para la conducción de las actividades y de los asuntos propios de las empresas y de las administraciones, concluyendo su actividad una vez que son seleccionados para su conservación perpetua. Este espacio, denomi- nado records management, se ocupará en adelante de aportar algunas solu- ciones que fueran más allá de la actividad tradicional de la Archivística, como era intervenir en la producción misma de los documentos, o en la fase de di- seño de las políticas de simplificación y racionalización del papeleo; sin em- bargo, su cuerpo de conocimiento y su actividad resultan de naturaleza esen- cialmente archivística, ya que las herramientas sobre las que pivota: cuadro de clasificación, calendario de conservación, instrumentos de descripción, la remisión, el archivo intermedio, por citar las principales, son aportaciones originaria y netamente archivísticas. En paralelo, la gestión de los fondos históricos quedaba englobada en otro ámbito de actividad denominado archives administration, cuya finalidad era el trabajo con los documentos seleccionados para su conservación, con fines histórico-culturales y de investigación. Mientras esta parte es encomendada a los archiveros (archivists), la anterior quedaba compartida con una nueva profesión: los gestores de documentos (records managers). Los orígenes de esta son cuanto menos curiosos. En 1914, Irene Warren, bibliotecaria de la Universidad de Chicago, reunió un grupo de personas interesadas en el ma- nejo de los documentos y creó la Warren Filing Association (Asociación 46 1.  Historia de la Archivística Warren de Archivado); esta se asoció con la Warren School of Filing, que fundó también para la formación de empleados de archivo y supervisores. En 1927, la asociación cambió su nombre por el de Chicago Filing Association, y después por el de Records Management Association of Chicago. A partir de 1954 organizó las Conferencias Anuales de Archivado del Medio Oeste y en aquel año se decidió constituir la American Records Managers Associa- tion, que en 1974 comenzó a dar calificaciones profesionales con el Certifi- cado de Gestión de Documentos. Así se creó una nueva profesión en el sec- tor empresarial, desvinculado de los archivos nacionales tradicionales (Higgs, 1997, 136-144). La evolución de los países europeos lleva a situaciones muy similares a las de los Estados Unidos y otros, en cuanto al crecimiento y al desarrollo de sociedades y de organizaciones complejas, con idénticas necesidades. El peso de la historia se va reduciendo paulatinamente, a medida que las instituciones del nuevo régimen se han transformado y han acumulado suficientes volú- menes de documentos. Las prioridades van en la misma dirección en cuanto a organización de lo que se produce y control de lo que se conserva, mas la solución no viene por la vía de la creación de un nuevo cuerpo especializado, sino de la reacción, podríamos decir que por iniciativa propia, de los archive- ros. De esta forma, el modelo europeo se ha caracterizado por la paulatina ocupación de nuevas áreas de actividad. Partiendo de las bases histórico-cul- turales en las que se movía la archivística, ha ido avanzando hacia el punto de origen de los documentos, hasta ocupar íntegramente cuanto afecta a su existencia. Este proceso ha producido transformaciones radicales en el orden técnico y procedimental, en el cuerpo teórico y de conocimiento, en la ubica- ción de los archivos en el orden organizacional, y en la formación y en la na- turaleza de la profesión archivera. Los archiveros se han profesionalizado en un pasado reciente. La histo- ria de este proceso tiene su importancia, pero tiene un recorrido cronológico limitado. El primer y principal síntoma de profesionalización es el fenómeno de asociacionismo, que aparece por vez primera en Europa con la creación de la Asociación de Archiveros de Holanda en 1891; unos años más tarde se crearía la Association des Archivistes Français (1904), y, al otro lado del Atlántico, la Society of American Archivists (1936), que solo dos años des- pués inicia la publicación ininterrumpida de su prestigiosa revista The Ame- rican Archivist (1938). Una profesionalización tardía, pero que desde sus ini- cios ejercerá un poderoso influjo en el desarrollo cientí­f ico. Precisamente en una de sus primeras reuniones (1940), el archivero P. C. Brooks introdujo el concepto del ciclo de vida de los documentos y con ello uno de los paradig- mas de la archivística contemporánea, de enorme influencia hasta nuestros días. La Segunda Guerra Mundial marcó un punto de inflexión para el despe- gue de la Archivística, gracias a una serie de razones, entre las que cabe des- 47 Archivística tacar, por una parte, el enorme esfuerzo logístico que representó la guerra, que tuvo su correlato en un esfuerzo archivístico por parte de las potencias vencedoras, para las que la eficacia bélica tenía un sustrato de eficiencia ad- ministrativa. Concluido el conflicto, los documentos eran, además, soporte de derechos por parte de los acreedores económicos, de los militares y de sus familias. Por otra parte, la necesidad de investigar y difundir el conocimiento de lo crímenes nazis contra la humanidad, llevó a declarar el libre acceso a los archivos del III Reich y, en consecuencia, a reconocer el interés que tie- nen los documentos contemporáneos para la investigación. Asimismo, la ex- pansión de la democracia como modelo de organización social conlleva la observancia del principio de transparencia en el quehacer de las administra- ciones públicas. Para posibilitar el control público y para informar a los ciu- dadanos, el Estado democrático se ve impulsado a abrir sus archivos no solo a la historia, sino a la ciudadanía y a sus representantes. Por estas razones, la Archivística, los profesionales, los centros, y la percepción social que de ellos existe, comienzan a variar considerablemente. El proceso de profesionalización se acelera con la creación de asociaciones de archiveros en muchos otros países. La literatura profesional se dispara y evoluciona al ritmo de las nuevas necesidades. Surgen nuevos manuales, unos de alcance nacional como el de Adolf Brenneke: Archivkunde. Ein Beitrag zur Theorie und Geschichte des eiropaischen Archivwesen (1953); otros se erigen en vehículos de difusión de la nueva archivística, en especial la obra de Theo- dor Roosvelt Schellenberg: Modern archives (1958). Este último autor es la referencia en cuanto a modernización de la disciplina se refiere. Tuvo la habi- lidad de empaparse de las tradiciones archivísticas europeas en cuestiones cla- ves como la clasificación, la descripción y el expurgo; las analizó y las siste- matizó en un cuerpo de conocimiento que suscitó rápidamente el acuerdo en cuanto a su aceptación como tal. En nuestra área lingüística tiene especial re- percusión la obra de Aurelio Tanodi: Manual de archivología hispanoameri- cana (1961), que representa una compilación modernizadora. Más adelante, y con fuerte influencia en España, vendrá el manual colectivo de los archiveros franceses, Manuel d’Archivistique, 1970; y el de Elio Lodolini, Archivistica. Principi e problemi, que será incluso traducido al castellano, y sobre todo el tratado de Antonia Heredia Herrera, Archivística general. Teoría y práctica (1986), que constituye el primer manual moderno y sistematizador de la disci- plina, con el que nos hemos formado y perfeccionado varias hornadas de ar- chiveros. La producción profesional encuentra un nuevo vehículo de expre- sión, el de las publicaciones periódicas que, por su propia naturaleza, ponen de relieve el ritmo que va adquiriendo el desarrollo archivístico, al punto de precisar un vehículo de expresión más rápido y renovable que el de las mono- grafías. Así, va surgiendo un gran número de revistas prestigiosas. El mundo archivístico desborda definitivamente el ámbito decimonónico de lo nacional y trasciende a lo global, con la creación de organismos internacio- 48 1.  Historia de la Archivística nales específicos, así como de principios y técnicas normalizados. Es fuerza, en este punto, hablar del Consejo Internacional de Archivos, por ser la piedra de to- que, en cuanto a organización e impulso se refiere, en todo lo relacionado con la Archivística. En 1946 se concibió la idea de crear una organización internacio- nal de los archivos, impulsada por los profesionales estadounidenses. Dos años más tarde, bajo los auspicios de la UNESCO, se fundó un Consejo Internacional de Archivos provisional hasta su definitiva constitución en 1950, fecha en la que se celebró el I Congreso Internacional de Archivos (París) (Evans, 1982, 168- 186; Mata, 1984, 32-42). Este organismo nace ante la necesidad de prestar apo- yo y cooperación activa a las organizaciones especializadas no gubernamentales y a los expertos. Posteriormente se constituyó como una organización no guber- namental independiente de la UNESCO, manteniendo su actividad a través de los congresos internacionales, las conferencias de la Table Ronde des Archives (Mesa Redonda de los Archivos), las conferencias europeas, y realizando un es- fuerzo notable en el ámbito de la normalización y las tecnologías. La automati- zación de las técnicas archivísticas y de la descripción en especial ha sido el motor de arrastre para que la normalización pase de ser una aspiración a conver- tirse en una realidad. Ya en los años setenta, A. Arad y L. Bell elaboraron un es- tudio para el Comité de Automatización del Consejo en el que se establecían los niveles, los elementos y las reglas para elaborar un formato de descripción, que ayudara a los archiveros a la hora de aplicar la automatización y les guiara cuan- do tuvieran que trabajar con sistemas automatizados e intercambiar datos. Des- de 1989, el Consejo Internacional de Archivos emprendió un conjunto de inicia- tivas encaminadas a establecer la normativa para la descripción archivística. En diciembre de dicho año se celebró en París la primera reunión de expertos para elaborar un plan de acción a largo plazo, y en 1992, con motivo del XII Congre- so Internacional de Archivos, se presentó el proyecto ISAD (G): Norma Interna- cional General de Descripción Archivística, cuya primera versión se aprobó en 1993. Tras un periodo de prueba de cinco años, en 1999 se adoptó la versión de- finitiva, la cual fue publicada como segunda edición, presentada y aprobada en el marco del XIV Congreso Internacional de Archivos (2000). En 1993, cuando los trabajos de elaboración de ISAD (G) estaban avanza- dos, se estableció un subgrupo dentro de la Comisión ad hoc de Normas de Descripción, con el encargo de redactar un documento de trabajo sobre los puntos de acceso en la descripción archivística, aprobado dos años después como la Norma ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los Encabeza- mientos Autorizados Archivísticos relativos a Entidades, Personas y Fami- lias. A esta seguirán después otras como ISDF (Norma Internacional para la Descripción de Funciones, 2007) o ISDIAH (Norma Internacional para la Descripción de Instituciones que custodian Fondos de Archivo, 2008). La evolución profesional en el último medio siglo se ha caracterizado por la investigación (Couture y Ducharme, 2005), el debate, la discusión y la controversia, además del acuerdo sobre las cuestiones de base. Estas discu- 49 Archivística siones han permitido el avance de esta disciplina y la consolidación de la identidad profesional. La primera se originó a mediados de siglo, cuando se suscitó un debate interno en torno al acercamiento de los archiveros a las ad- ministraciones para resolver sus necesidades, lo cual conllevaba cierta trans- formación del perfil profesional. La polémica se centró en torno a dos postu- ras: la que podríamos denominar conservadora, encabezada por el británico Hilary Jenkinson, para quien la función del archivero era la de conservador de documentos, ajena a la solución de problemas prácticos de orden adminis- trativo tales como la valoración, la selección y la eliminación, que no consi- deraba función propia del conservador de archivos. La que podríamos deno- minar innovadora, encabezada por el norteamericano Theodor Roosvelt Schellenberg, basa sus principios en la idea del records management. Entre las funciones del archivero se encuentra la de organizar los documentos ad- ministrativos, lo que incluye su selección y eliminación. La postura del primero no fue conservadora en sentido peyorativo, sino que representa una tradición archivística inglesa, en particular, y europea, en general, con una administración más o menos estable y, en cualquier caso, ininterrumpida desde la Edad Media, que ha dado lugar a importantes fondos documentales, objeto de atención clásico y favorito de los archiveros europeos. El segundo representaba las necesidades y las peculiaridades de una adminis- tración moderna, sin el peso de la tradición, como era la norteamericana. Se planteaba la necesidad de dar respuesta a unos fondos documentales cualita- tivamente diferentes a los europeos, no solo por su antigüedad, sino también por los distintos usos administrativos. Las posturas llegaron a ser aún más irreconciliables, cuando algunos participantes de las 11.ª y 12.ª conferencias de la Table Ronde des Archives contrapusieron la gestión de documentos y la administración de archivos. A las anteriores se añadieron las voces de los re- cords managers y de los archiveros norteamericanos, si bien es cierto que hubo opiniones más equilibradas que abogaron, desde el principio, por la co- munidad científica y por la asunción de dos vertientes de un mismo cuerpo profesional. Tras décadas de debate y de controversia, en el XII Congreso Internacio- nal de Archivos, celebrado en Quebec en 1992, Carole Couture y Christine Pétillat presentaron el enfoque de la Archivística integrada (Archivistique intègre), que insiste en la necesidad de abarcar el tratamiento de los docu- mentos desde sus orígenes en el proceso administrativo hasta su conservación definitiva, lo que implica aglutinar el ciclo de vida, base del records manage- ment; el análisis de las necesidades de las administraciones, el establecimiento de un calendario de conservación, el diseño racional de los documentos, la protección de los documentos esenciales, la organización y el tratamiento de los documentos, y su eliminación o transferencia a los archivos definitivos para su conservación perpetua (Couture y Pétillat, 1992, 6-23). La confluen- cia no presupone ni puede plantearse en términos de victoria del uno sobre el 50 1.  Historia de la Archivística otro; al contrario, debe interpretarse como el feliz resultado de una evolución natural, impulsada por las necesidades reales de la sociedad. Ni siquiera el principio de procedencia se libró de la controversia por par- te de algunos archiveros norteamericanos y australianos tales como P. J. Scott, F. Boles, D. Bearman y R. Lytle (1985 y 1986) y C. Smith (1986 y 1987), entre otros, quienes consideran que la aplicación del principio de pro- cedencia plantea serias dificultades, debido a que las administraciones actua- les no son monojerárquicas sino polijerárquicas, y es muy complicado deli- mitar los fondos; problema agudizado, para ellos, porque las oficinas creadoras no conservan siempre su documentación. M. Duchein intervino aclarando la interpretación de dicho principio con el magisterio característi- co en un artículo de gran repercusión: «Le respect des fonds en archivisti- que» (1977) (Duchein, 1985, 69-92). Influido en parte por esta falta de encaje en la Archivística australiana, en parte por las críticas al modelo del ciclo de vida de los documentos, y sobre todo por los retos planteados por la gestión de los documentos electrónicos, surge un nuevo paradigma en la comunidad archivera australiana enunciado por Frank Upward en 1996 y 1997. Se trata del concepto de la continuidad de los documentos (records continuum concept), que en esencia viene a decir que no existen etapas separadas en la vida de los documentos, como enfatiza el ciclo de vida, sino que es una continuidad y, en consecuencia, la gestión de los documentos debe ser contemplada como un proceso continuado. Este modelo se considera el paradigma del enfoque «poscustodio», enun- ciado por F. Gerald Ham en 1981 en su artículo titulado «Archival Strategies for the Post-Custodial Era», donde establecía el final del papel custodio de los archivos, para ocupar un espacio de mayor calado e integral. El modelo se ha expandido rápidamente a escala global, aunque no han faltado las críti- cas al denominado por tantos nuevo paradigma, la más rotunda de las cuales fue realizada por Verne Harris en su ponencia en el xiv Congreso Interna- cional de Archivos, celebrado en Sevilla en el año 2000. Para Harris se trata de un fenómeno de la globalización, llegando a tipificarlo como la Coca-Cola o el McDonalds del discurso archivístico, que excluye otras posibilidades que las probatorias en el origen de los documentos, deja fuera otras formas de documentar como la oralidad, omnipresente en algunas culturas periféricas (Harris, 2001, 29-43). Al hilo de esta cuestión en los últimos años se está produciendo más que un debate, un pulso entre posmodernos y positivistas. La tesis central de los primeros sostiene que el archivo no es neutral, no puede escapar de la subje- tividad, como tampoco lo puede hacer el trabajo del archivero, frente a la tra- dicional concepción positivista basada en la existencia de leyes universales, inmutables, que harían objetivo el archivo y el trabajo del archivero. La teoría posmoderna considera que la función central del archivero debe ser la de mediador e intérprete, como un importante formador de memoria 51 Archivística documentada del pasado que se legará al futuro. El archivero es un actor, no un guardián, un transformador no un custodio…; debe ser consciente de construir la memoria archivística basada en la observación de las diferencias más que en monolitismos, de múltiples narraciones más que de una corriente central, de las perspectivas personales y locales más que de las oficiales y corporativas. Y por encima de todo debe asumir que no hay una respuesta, la adecuada, y aceptar en consecuencia la responsabilidad de ser consciente- mente responsable de documentar su práctica con amplia transparencia… El archivero debe explicar por escrito por qué toma tales opciones, qué criterios utiliza, en qué conceptos de valor o significado se basa, qué metodología emplea, y qué valores personales refleja (Cox, 2005). Asimismo, para la teoría archivística posmoderna, el archivo, en palabras de Verne Harris, (…) no es un apacible retiro para profesionales, eruditos y artesanos. Es un crisol de experiencia humana. Un campo de batalla para el sentido y el significado. Una babel de historias. Un lugar y un espacio para juegos de poder complejos y siempre move- dizos. Aquí no puedes conservar tus manos limpias. Aquí las verdaderas nociones de la profesión, de la erudición y del oficio deben ser reimaginadas. La teoría archivística posmoderna no hace, sin embargo, concesiones a la es- peculación; los pensadores sobre los archivos deben tener los pies en el suelo archivístico. Existe un saludable escepticismo en la profesión archivera ante el exceso de teoría, especialmente cuando, por un lado, la teoría toma a veces la apariencia de fórmula impositiva de oscuros conceptos que delatan un es- caso conocimiento de las realidades profesionales o diferencias de espacio y de tiempo, y por otro lado, aparece estropeada a veces por una jerga añadida, un autoindulgente cenagal de subjetividad y de ofuscación. El binomio teo- ría-práctica no debe entenderse como una bipolaridad, sino como una inte- racción entre elementos que se fertilizan mutuamente. En las últimas décadas las tecnologías de la información han impulsado la profesión archivera con una fuerza sin precedentes en su dilatada historia. Su efecto se ha dejado notar en múltiples aspectos, por cuanto ha permitido que la normalización dejara de ser una aspiración casi imposible de alcanzar para constituirse en seña de identidad; incluso han llegado a facilitar la publica- ción de una norma como la ISO 15489 para la gestión de documentos (2001), las ISO 30.200 Management Systems for Records (2011 y 2012) y la elaboración de modelos normalizados de requisitos para la gestión de los do- cumentos electrónicos como Moreq (2004, 2008 y 2010) para el ámbito de la Unión Europea o el DOD 5015.02 Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard para los Estados Unidos de Nortea- mérica. Por otra parte, lejos de sustituir la función del archivero ha empujado al alza la demanda laboral de este profesional, cuya necesidad es más sentida 52 1.  Historia de la Archivística por las organizaciones desde las demandas que la gestión de los documentos electrónicos plantean, más estrictas que los convencionales en papel respecto de los requisitos archivísticos. Las características y los requisitos de los do- cumentos electrónicos han permitido elaborar nuevos principios doctrinales y actualizar el cuerpo de conocimiento científico. Como consecuencia y con- clusión final, el archivero ha alcanzado un grado de profesionalización sin precedentes desde múltiples puntos de vista: solo en España han surgido en los últimos años más de quince asociaciones profesionales, reflejo de la di- námica y del profundo grado identitario (Alberch y Canela, 2009, 507-534); la nómina de autores, de obras y de medios de publicación son de tal magni- tud que exigirían un estudio monográfico (López Gómez, 2007). Con estas breves pinceladas hemos querido delinear, a grandes rasgos, la historia de la Archivística, un mundo de referencias en constante evolución. Pegada siempre al terreno de la realidad palpable, instrumento al servicio de la eficacia administrativa, de la sociedad y de la cultura, la Archivística ha elaborado paulatinamente sus principios, presupuestos y cuerpo doctrinal, que la definen y caracterizan. 53 Archivística 54 2.  Los conceptos de documento y de archivo 1.  El documento Antes de comenzar con este concepto conviene aclarar que el orden en la ex- posición de las nociones de documento y archivo representa aquel en el que se han producido las realidades que designan: en el inicio fueron los docu- mentos, empleando una expresión de resonancias un tanto bíblicas, y estos formaron los archivos; después ambos fueron objeto de su tratado, la Archi- vística, a la que dedicaremos el próximo capítulo. 1.1 Concepto Etimológicamente procede del latín documentum, derivado del verbo docere: enseñar, instruir; mas como quiera que este es un significado poco preciso, ha evolucionado hacia el significado de prueba y se halla ampliamente utili- zado en el vocabulario jurídico (Le Goff, 1989, 106). Según el Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Interna- cional de Archivos (1988), se entiende por documento: «la combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta». Los elementos que lo caracterizan son: • El soporte que le confiere corporeidad física, y puede ser desde una ta- blilla de barro hasta un disco óptico. 55 Archivística • La información, es decir, la noticia que transmite. • El registro, o sea, la fijación de la información en el soporte, ya sea me- diante tinta, impulsos electromagnéticos… Esta definición engloba al documento en sentido general, pero al que nos referimos posee ciertos elementos diferenciadores (Schellenberg, 1965, 66 y ss., 122-143): • El carácter seriado: los documentos se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series (correspondencia, actas…). • La génesis: se producen dentro de un proceso natural de actividad, sur- gen como producto y reflejo de las tareas de su productor, no son algo ajeno a él. • La exclusividad: la información que contiene uno rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad, es exclusiva. • La interrelación: como principio general, las piezas aisladas (documen- tos sueltos) no tienen sentido o tienen muy poco; su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto y por las relaciones establecidas entre sí. Además de las aducidas por Schellenberg desde una perspectiva organi- cista, el documento posee otras características definitorias y diferenciadoras (ISO 15489-1:2001, 7): • Autenticidad: un documento auténtico es aquel que puede probar que: a)  es lo que pretende ser, b)  ha sido creado o enviado por la persona que se presume, y c)  ha sido creado o enviado en el tiempo presumido. • Fiabilidad: sus contenidos pueden ser creídos como una representación exacta y completa de las transacciones, actividades o hechos de los cua- les dan fe y seguridad, así durante su desarrollo, como en transacciones o acciones futuras. Sus contenidos son fidedignos. • Integridad: está completo e inalterado. • Manejabilidad: es accesible, puede ser localizado, recuperado, presenta- do e interpretado. De este modo, avanzando en el concepto, podemos admitir con el Comité de Documentos Electrónicos del CIA en su guía (Committee on Electronic Records, 1997, 22): Un documento es información registrada producida o recibida en la iniciación, desarrollo o finalización de una actividad institucional o individual y que consta 56 2.  Los conceptos de documento y de archivo de contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar prueba de la ac- tividad. Las dos definiciones manejadas hasta aquí, en torno a las cuales hay consen- so y aceptación, dejan fuera un aspecto a nuestro entender relevante, sobre todo en el ámbito de los documentos electrónicos, que muchas veces solo existen como entidades diferenciadas por medio de la presentación; de ahí que propongamos, en línea con nuestro Diccionario de Archivística, un con- cepto de documento más completo: Entidad de información de carácter único, producida o recibida en la iniciación, desarrollo o finalización de una actividad; cuyo contenido estructurado y contex- tualizado se presenta como evidencia y soporte de las acciones, decisiones y fun- ciones propias de las organizaciones y de las personas físicas y jurídicas. Los com- ponentes de un documento son contenido (el mensaje), estructura (el uso de encabezamientos y otros dispositivos para identificar y etiquetar partes del docu- mento), contexto (el entorno y la red de relaciones en los que el documento ha sido creado y utilizado), presentación (consiste en la combinación de los contenidos, de la estructura y, en el caso de los documentos electrónicos, también del software de presentación utilizado). Cruz Mundet, 2011b, 146 1.2 Caracteres En relación con los elementos de esta definición que hemos denominado componentes, a mediados del siglo xx Theodore Roosevelt Schellenberg (1961, 17-39) sistematizó los dos primeros bajo la denominación de caracte- res de los documentos, tanto los relativos a su estructura (caracteres exter- nos) como a su contenido (caracteres internos). Caracteres externos Caracteres internos Clase Entidad productora Tipo Orígenes funcionales Formato Fecha y lugar de producción Cantidad Contenido sustantivo Forma 57 Archivística 1.2.1  Caracteres externos La clase: está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información; así, tenemos documentos: • Textuales: transmiten la información mediante texto escrito, sea manus- crito, mecanografiado o impreso. Son el producto por excelencia de las administraciones y los más abundantes en los archivos. • Iconográficos: emplean la imagen, signos no textuales, colores… para representar la información: mapas, planos, dibujos, fotografías, diaposi- tivas, transparencias, microformas… • Sonoros: permiten grabar y reproducir cualquier sonido, casi siempre palabras en el caso de los archivos: discos, cintas magnéticas, discos compactos… • Audiovisuales: combinan la imagen en movimiento y el sonido, aunque los primeros ejemplos carecían de este último aspecto: filmes, cintas de vídeo, videodiscos… • Electrónicos o informáticos: son los generados en el entorno de los ordenadores: fichas perforadas, cintas magnéticas, disquetes, CD-ROM… El tipo: es una característica que va más allá de lo meramente físico o ex- terno, por cuanto revela tanto el contenido como su estructuración en el do- cumento, y deriva de la acción representada. El formato: está en función de la forma de reunirse los documentos y del soporte; así, por ejemplo, en el caso del papel hablamos de legajos, volúme- nes…, DIN A3, A4, etc.; si se trata de un disquete, podrá ser de 5¼ o de 3½ pulgadas, etc. La cantidad: se refiere al número de unidades (volúmenes, legajos, docu- mentos…) y al espacio que ocupan los documentos (metros lineales). La forma: más conocida con el término diplomático de tradición docu- mental, consiste en la ingenuidad, es decir, la condición de original o copia y sus distintas variantes: simple, certificada… 1.2.2  Caracteres internos La entidad productora: es decir, el autor del documento, que puede ser una persona física o moral, pública o privada. Los orígenes funcionales: las razones por las que se ha producido un do- cumento, tomando en consideración, y por este orden, la función, la activi- dad y el trámite por los que ha sido realizado. La fecha y el lugar de producción: también denominado datación crónica y tópica del documento, que lo sitúa en el tiempo y en el espacio. 58 2.  Los conceptos de documento y de archivo El contenido sustantivo: el asunto o tema de que trata, o sea, los fines u objetivos perseguidos con su redacción. 1.3 Valores Hay un último aspecto de la definición en relación con el objetivo, el por- qué del documento, tradicionalmente conocido como valor o valores del mismo. El valor es un concepto intrínseco al documento, aunque se suele referir en plural por las diversas connotaciones que adquiere (Brothman, 2002, 311-342). Los valores del documento dependen del fin por el cual ha sido creado, lo que se denomina valor primario, y, además, de la utilidad que se pueda deducir con posterioridad, conocido como valor secundario. Todo documento posee un valor primario desde su nacimiento, en cuanto tiene por objetivo principal plasmar la gestión de una actividad determina- da, el desarrollo de una función que se manifiesta fehacientemente por me- dio de la redacción escrita: es el valor administrativo. Mas este valor inicial va perdiendo vitalidad con el tiempo desde el punto de vista de la gestión administrativa. Sin embargo, comporta un valor paralelo, el valor legal, jurí- dico o probatorio, cuyo plazo de prescripción varía desde unos pocos años en unos documentos, hasta lo imprescriptible en otros. Todo documento, aunque no contenga un hecho de naturaleza jurídica, puede tener un valor legal. Cumplido ya un periodo vital, el documento cobra un nuevo valor, acrecentado con el tiempo: el de servir como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural; es el valor secundario, también denomi- nado histórico o permanente. Algunos autores (Cox, 1992, 49; Roberge, 1983, 23-27) consideran que pueden detectarse otros muchos valores; así, por ejemplo, dentro del valor primario podría establecerse el valor financiero o fiscal, pero cree- mos que es un valor puramente administrativo, en tanto que las financieras son funciones de naturaleza administrativa. Por su parte, el Diccionario de terminología archivística del CIA reconoce, además, el valor informativo y el intrínseco. Define al primero como aquel que poseen «los documentos utilizados con fines de referencia o investigación, independientemente de su valor como testimonio para la historia de la institución productora», lo cual no dejaría de ser un valor también histórico por cuanto ilustra aspectos diferentes a los de su productor. El intrínseco por su parte, «depende de fac- tores tales como su contenido, las circunstancias de su producción, la pre- sencia o no de firmas, de sellos»; en definitiva, se trata de un valor derivado de la solemnidad del documento o de su rareza, lo que no deja de ser admi- nistrativo. 59 Archivística 1.4  Especificidades del documento electrónico Podemos convenir en que hasta aquí hemos caracterizado suficientemente el concepto de documento; sin embargo, la presencia de nuevas realidades, el entorno de las tecnologías de la información y de las comunicaciones han dado lugar a nuevos documentos agrupados bajo la adjetivación de electróni- cos en todos los idiomas, con algunas variantes como: documentos informá­ ticos, digitales y virtuales, las más comunes y aceptadas como no preferentes. Podríamos definirlo, por referencia al documento sin adjetivar, como: El documento generado, gestionado, conservado y transmitido por medios electróni- cos, informáticos o telemáticos, siempre que incorporen datos firmados electrónica- mente. Cruz Mundet, 2011b, 148 También podemos invocar la autoridad normativa que lo define como: Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y trata- miento diferenciado. Ley 56/2007 El documento electrónico posee diferencias con el documento analógico, que, no por evidentes, dejan de ser reseñables (Committee on Electronic Re- cords, 1997, 23-25): • Registro y uso de símbolos: mientras que el contenido de un documento tradicional está recogido en un medio y a través de símbolos que lo hacen directamente accesible para el ser humano, el documento electrónico está recogido en un medio y a través de símbolos que deben ser decodifica- dos para hacerlo accesible. Por ello, el medio (hardware) y los símbolos (software) son condiciones de posibilidad del documento electrónico. • Conexión entre contenido y medio: mientras que el contenido de un docu- mento tradicional es inseparable del medio (soporte) que lo recoge, el de un documento electrónico puede ser separado del medio original y trans- ferido a otro u otros soportes. Ello aumenta las posibilidades de corrup- ción y es un factor crítico para asegurar la autenticidad y la fiabilidad. • Características de la estructura física y lógica: mientras que la estructu- ra es una parte integral y aparente del documento tradicional, y uno de los principales criterios para valorar su autenticidad; la del documento electrónico no es tan aparente, sino que depende del hardware y del soft- ware, hasta el punto de cambiar cuando se pasa de un medio a otro, por 60 2.  Los conceptos de documento y de archivo lo que no puede tener el mismo valor que en el tradicional. La estructura lógica, por otra parte, lo identifica y representa los elementos de su es- tructura interna, la que le ha dado su creador. Para considerarlo completo y auténtico, el documento debe conservar esta estructura originaria. • Metadatos: se definen como datos sobre los datos y hacen que el docu- mento pueda ser utilizado y comprendido. El documento electrónico ca- rece de los elementos que en uno tradicional permiten establecer su con- texto funcional y administrativo. Esa función la cumplen los metadatos, que describen cómo se ha registrado la información, cuándo y por quién, cómo está estructurada, cuándo se ha utilizado, la vinculación con otros documentos, su descripción para poder recuperarlo, el formato de con- servación y cuantos aspectos resulten relevantes para su gestión. • Identificación: esta no puede hacerse por los medios tradicionales, sino a través de los metadatos. • Conservación: no depende solo de las condiciones de almacenamiento, sino de la rápida obsolescencia de los sistemas. 1.5  Los metadatos Comenzaremos por explicar qué son los metadatos. Podemos definirlos con la ISO 15489 como los «datos que describen el contexto, el contenido y la estruc- tura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo». De este modo, su función consiste en permitirnos conocer quién, cuándo, cómo, con qué finali- dad… ha creado un documento electrónico, cuál es su contenido, cómo está organizado y cuál es su estructura diplomática, y el uso que se ha hecho de él. En el caso de los documentos electrónicos, el concepto engloba todos los tipos de información necesaria para que el documento sea inteligible y utilizable (por ejem- plo la documentación del sistema exigida en el caso de migración de documentos a nuevas plataformas, o de su transferencia a un archivo, etc.). Los metadatos pue- den servir para diferentes propósitos, como la recuperación, la disponibilidad, la autenticidad, la fiabilidad, el mantenimiento, la conservación y la valoración. Los metadatos establecen la relación entre un documento y su contexto funcional y ad- ministrativo. Por tanto, los documentos electrónicos dependen en buena medida, no solo de que el contexto administrativo esté bien documentado, sino de metada- tos que describan cómo se registra la información. Desde el punto de vista de una organización que produce y gestiona documentos, podrían considerarse dos cate- gorías de metadatos: aquellos que proporcionan información contextual sobre las actividades; y aquellos que reflejan la gestión del documento después de su incor- poración y almacenamiento en el sistema de archivo. Cada una de estas categorías exige elementos de metadatos distintos. Cruz Mundet, 2011b, 244-245 61 Archivística A título de ejemplo reproducimos una parte del esquema de metadatos de documento del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) (http://adminis- tracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documento-e/metadatos/metadatos- DocumentoEni.xsd, consultado el 09/04/2012). Aunque es solo un fragmento podemos ver los elementos que componen el esquema, la versión, el lenguaje de marcado y su extensión, que cumple los criterios del consorcio W3C, la di- rección web, la lengua, el nombre de los elementos y en fin cuanto define las características del documento electrónico según se ha establecido en el ENI. <?xml version=”1.0” encoding=”utf-8” ?> - <xsd:schema xmlns:xsd=”http://www.w3.org/2001/XMLSchema” xmlns:enidocmeta=”http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/do- cumento-e/metadatos” targetNamespace=”http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/do- cumento-e/metadatos” elementFormDefault=”qualified” attributeFormDefault=”unqualified”> - <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang=”es”>XSD METADATOS DOCUMENTO ENI (v1.0) </ xsd: documentation> </xsd:annotation> <xsd:element name=”metadatos” type=”enidocmeta:TipoMetadatos” /> - <xsd:complexType name=”TipoMetadatos”> - <xsd:sequence>   <xsd:element name=”VersionNTI” type=”xsd:anyURI” />   <xsd:element name=”Identificador” type=”xsd:string” />   <xsd:element name=”Organo” type=”xsd:string” minOccurs=”1” maxOccurs=”un- bounded” />   <xsd:element name=”FechaCaptura” type=”xsd:dateTime” />   <xsd:element name=”OrigenCiudadanoAdministracion” type=”xsd: boolean” /> - <xsd:element name=”EstadoElaboracion” type=”enidocmeta:TipoEstadoElaboracion”> - <xsd:annotation>   <xsd:documentation xml:lang=”es”>- EE01 - Original. - EE02 - Copia electrónica auténtica con cambio de formato. - EE03 - Copia electrónica auténtica de docu- mento papel. - EE04 - Copia electrónica parcial auténtica. - EE99 - Otros.</ xsd:documentation> Existe una norma específica para metadatos asociados a la gestión de do- cumentos, la ISO 23081 (Hofman, 2005, 83-90), que tiene tres partes: • UNE-ISO 23081-1:2008. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Norma de metadatos para la gestión de docu- mentos. Parte 1: principios. • UNE-ISO 23081-2:2011. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Norma de metadatos para la gestión de docu- mentos. Parte 2: elementos de implementación y conceptuales. 62 2.  Los conceptos de documento y de archivo • ISO/TR 23081-3:2011. Information and documentation. Managing me- tadata for records. Part 3: self-assessment method. Hay otras normas de metadatos como la conocida por el nombre de Du- blin Core (UNE-ISO 15836:2011) y que es un esquema de propósito general, y muchas otras de carácter sectorial. La 23081 sienta los principios para el establecimiento de metadatos vin- culados a la gestión de documentos: cómo hacerlo y cómo evaluar el resulta- do. De acuerdo con ella, y siguiendo la guía elaborada para su seguimiento (ISO/TC46/SC11, 2011), se distinguen dos conceptos que no se deben con- fundir y son resultado escalonado del desarrollo de esta o de cualquier nor- ma de metadatos: el esquema de metadatos y el perfil de explicación. 1.5.1  Esquema de metadatos Plan lógico que muestra las relaciones entre los distintos elementos del conjunto de metadatos, normalmente mediante el establecimiento de reglas para su uso y gestión y específicamente relacionados con la semántica, la sintaxis y la obligatoriedad de los valores. UNE-ISO 23081-1:2008 Un esquema de metadatos contiene orientaciones generales de uso, conjun- tos generales de elementos y esquemas generales de codificación, se redac- tan para su uso en una o más organizaciones o sectores de actividad. Se crea cuando la organización tiene competencias en materia de gestión de docu- mentos o archivos, o si es líder o coordinador de un sector, o cuando no exis- te un esquema que pueda ser aplicado. Antes de nada es importante identifi- car los esquemas existentes y contactar con sus creadores. En caso de que deba crearse uno nuevo hay que establecer primero su estructura, después re- gistrarlo, identificar los elementos útiles de otros esquemas y establecer los nuevos. 1.5.2  Perfil de aplicación Un perfil de aplicación define el uso de los elementos de metadatos incluidos en un conjunto de elementos. Mientras que un conjunto de elementos establece conceptos, expresados por los propios elementos de metadatos, y se enfoca sobre la semántica o los significados de aquellos elementos, un perfil de aplicación va más lejos y añade las reglas de la organización y las directrices para el uso de los elementos. Identifica las obligaciones y limitaciones del documento, y proporciona comentarios y ejem- plos para ayudar a la compresión de los elementos. Los perfiles de aplicación pue- 63 Archivística den incluir elementos integrados en uno o más conjuntos de elementos permitiendo de este modo a una aplicación determinada cumplir sus requisitos funcionales. UNE-ISO 23081-1:2008 Un perfil de aplicación se emplea cuando la organización depende de otra que ya posee un esquema. En tal caso se estudia el esquema o los esquemas existentes, y se determina el alcance del perfil (sobre qué procesos u objetos se aplicará, el uso que se hará de los metadatos, en qué sistemas se usarán y a qué grupo u organismo se aplicarán); después se registra. Además, hay que identificar los cambios y mejoras necesarios, qué elementos son obligatorios, cuáles son recomendables, opcionales… y minimizar el uso de la entrada de texto libre. Los metadatos constituyen una información instrumental e independiente del contenido de los documentos; por ello, pueden y suelen estar fuera de ellos. Una vez creado el conjunto de metadatos para un documento determi- nado, son aquellos los que permiten crearlo, en tanto invocan y reúnen infor- maciones, datos y ficheros que suelen estar dispersos en diferentes reposito- rios y bases de datos, para constituir el documento, que de otro modo no existiría (Delgado y Barbadillo, 2009, 33-86). A partir de las normas, en los esquemas nacionales se tiende a minimizar el número de metadatos obligatorios para reducir la proliferación de esquemas y fomentar así la interoperabilidad. Un buen ejemplo de cómo se materializan las políticas para toda la Administración de un país nos las ofrece el desarro- llo del Esquema Nacional de Interoperabilidad, al que ya nos hemos referido, como parte del desarrollo de un modelo de Administración electrónica (http:// administracionelectronica.gob.es/?_nfpb=true&_pageLabel=PAE_PG_CTT_ General&langPae=es&iniciativa=eni, consultado el 10/04/2012). 1.6  Requisitos para la gestión de documentos electrónicos Además de las normas, de los esquemas de metadatos y de los perfiles de aplicación, la gestión de los documentos electrónicos necesita de más niveles de normalización, no solo por lo que hace a los productores de documentos, sino también a los que elaboran los sistemas informáticos que contienen las aplicaciones donde se generan, se utilizan y se conservan los documentos. Han recibido el nombre genérico de requisitos o modelos de requisitos, de entre los que tres se han acreditado como estándares: • DOD5015, Design Criteria Standard for Electronic Records Manage- ment Software Applications, que en origen fue una aplicación del De- partamento de Defensa, que se ha extendido como referente global (http://www.dtic.mil/dtic/, consultado el 10/04/2012). 64 2.  Los conceptos de documento y de archivo • Moreq, Modular Requirements for Records Systems, es una especifica- ción muy práctica que no prejuzga un sistema específico, sino que su- braya los elementos esenciales que debe tener un sistema para garanti- zar que gestiona adecuadamente los documentos, su accesibilidad en todo momento, que son conservados mientras son necesarios, y elimi- nados cuando se haya establecido. Su nombre, Modular Requirements (antes era Model Requirements [Modelo de requisitos]), hace referencia a su carácter escalable, a la modularidad que permite ampliar una apli- cación. Las versiones han sido Moreq (2001), Moreq2 (2008) y la vi- gente de 2011 es Moreq 2010 (http://moreq2010.eu/, consultado el 10/04/2012). • ISO 16175, Principles and functional requirements for records in elec- tronic offices environments, es resultado de un proyecto desarrollado por el Consejo Internacional de Archivos con la Australasian Digital Record- keeping Initiative y adoptado por ISO como norma. Tiene tres partes: 1.  Overview and statement of principles. 2. Guidelines and functional requirements for digital records manage- ment systems. 3. Guidelines and functional requirements for records in business sys- tems. Se trata de un conjunto de directrices y requisitos funcionales realizados con la intención de armonizar los productos de software para la elaboración y gestión de documentos que ya cumplen con otras especificaciones (nacio- nales o de otro tipo de jurisdicción) y asegurarse de que cumplen con la nor- ma ISO 15489 para la gestión de documentos. 1.7  ¿Documento electrónico o información electrónica? A la vista de los cambios introducidos por los entornos tecnológicos, el con- cepto de documento quedaría incompleto si no lo tratáramos desde su nega- ción en cierto sentido, aunque suene raro. Podemos convenir en que en su versión electrónica el documento, tal cual nos lo representamos como enti- dad física diferenciada, muchas veces no llega a crearse, a individualizarse, y lo que gestionamos son distintas informaciones de cuya integración se puede producir documentos. A este aspecto queremos referirnos, por cuanto existe un tipo de información que es objeto de tratamiento exclusivo de la Archivís- tica. Recordar que estamos inmersos en un mundo cambiante es un lugar común. El cambio se caracteriza por su rapidez, cada vez más por su naturaleza impre- visible, afecta a todos —individuos y organizaciones— y a todas las activida- 65 Archivística des. Como no podía ser menos, la Archivística y los archivos, que venían mo- viéndose en un mundo de referencias estable y de larga duración, que tenían en el papel su representación paradigmática, se encuentran en la misma encrucija- da en la que han desembocado la humanidad y sus actividades por el empuje de las tecnologías de la información y de las comunicaciones. Este proceso, que ha sido bautizado como el cambio de paradigma, ha dado lugar rápidamente a la aparición de corrientes de opinión y personajes que bien podemos agrupar bajo el epígrafe de derrotistas y aprovechados, que han anunciado la desaparición de la Archivística en un totum revolutum, o vaticinado su brutal transformación de Dr. Jekyll en Mr. Hyde. Se argu- menta que las tradicionales barreras que separaban las bibliotecas y los ar- chivos se habrían derrumbado en beneficio de nuevas realidades que han cambiado de denominación al rápido ritmo de las modas, partiendo de la base de que las tecnologías procesan información, con independencia de su naturaleza, origen, ubicación, utilidad y características. La información es el espacio común, en efecto, pero es un espacio común genérico, al menos por dos causas. En primer lugar, la información es la casa común también de los informáticos y de los periodistas, cuando menos, y aunque manejen el mismo sustento, nadie los confunde, ni mucho menos as- pira a integrarlos en una sola profesión y disciplina. En segundo lugar, la in- formación con la que trabajamos los archiveros es diferente por su naturale- za. Los paradigmas tradicionales que han delimitado y distinguido nuestro ámbito —la procedencia, los valores, y los caracteres diferenciadores de los documentos, estos últimos sistematizados por Schellenberg— han puesto el acento en la materialidad y en el contexto de los documentos, lo que ha lle- vado a poner en duda su validez en la sociedad de la información. Esta incer- tidumbre se desvanece, en cambio, si analizamos los rasgos característicos y exclusivos de la información objeto de la Archivística, mediante un paradig- ma nuevo que emana de la propia naturaleza del binomio documento-infor- mación. En mi opinión, lo que distingue a la información con la que trabaja- mos los archiveros es que siempre cumple con estas tres condiciones simultáneas, las cuales constituyen características definitorias: 1. Es una información interna, producida por personas (físicas o jurídi- cas) en el desarrollo de sus actividades, de forma necesaria e inevita- ble. 2. Es una información previsible, por cuanto es fruto de procesos esta- blecidos, sean los procedimientos administrativos (caso de las admi- nistraciones públicas), sean los procesos de negocio (caso de las or- ganizaciones privadas), sea la gestión de las actividades propias de las personas físicas en las que no interviene la voluntad creativa. 3. Es una información reglada, en su creación, uso y conservación. La creación de todos estos documentos está recogida y regulada por nor- 66 2.  Los conceptos de documento y de archivo mas legales y/o de procedimiento interno. Su utilización (tramitación, acceso, información, obtención de copias) también está sancionada por normas legales de carácter público —incluidas las de defensa de la privacidad— y/o por normativa interna de las organizaciones pri- vadas. Su conservación, entendida en términos de eliminación o con- servación, asimismo está regulada por normas. Los documentos y la información propios de otras disciplinas vecinas no cumplen estas tres condiciones. Son resultado de actividades voluntarias y creativas o científicas, no son previsibles porque no están prestablecidos, y su regulación es variable y rara vez va más allá de la defensa de la propiedad intelectual e industrial o de la protección del patrimonio bibliográfico. 1.8  Algunos malos usos de la voz «documento» Antes de concluir con este concepto conviene detenerse en una variante que cada vez se usa más, y que, además de errónea, supone una absurda adjetiva- ción de un sustantivo que no la requiere, al menos en nuestro caso; nos refe- rimos a la expresión «documento de archivo». Se trata de una expresión que ha pasado de emplearse como variante discursiva del sustantivo documento, cuando este se emplea con abundancia, a constituirse en una tipología más. Se trata de un fenómeno de los primeros años de este siglo, que se ha introdu- cido como resultado de la mala calidad de las traducciones de determinadas normas y referentes del inglés, en especial de la primera versión de Moreq y de la norma ISO 15489. En ambos casos se ha traducido la voz document por «documento» y la voz record por «documento de archivo», frente a otra opción igualmente errónea que se había adoptado en otros textos que lo tradu- cían por «registro», como por ejemplo en las normas de la familia ISO 9000 de gestión de la calidad. Tanto una como otra son opciones erróneas y la pri- mera ha dado lugar al engendro que nos ocupa, cuando la voz record tiene la acepción de documento. Hasta este momento, la voz documento se ha em- pleado, y se emplea, por referencia a los susceptibles de poseer valor proba- torio y así lo demuestran todas las ediciones del Diccionario de la Real Aca- demia Española desde 1791. Por lo tanto, cuando se habla de documento, el hablante se refiere al que hemos definido en este capítulo, y si se quiere refe- rir a algún otro tipo, deberá adjetivarlo: documento sonoro, para referirse a un disco, documento editado, para una publicación, y así sucesivamente. En con- clusión, la expresión documento de archivo es incorrecta y aun equívoca para referirse al documento, pues en todo caso denotaría una característica, el en- contrarse depositado en un archivo, lo que no altera su sustancia. Técnica- mente se trataría de un pleonasmo, esto es, la demasía o redundancia viciosa de palabras. 67 Archivística 2.  El archivo 2.1 Concepto Etimológicamente es voz que procede del latín archivum y este a su vez del griego ajrcei`on (arkheion), residencia de los magistrados. Su concepto ha ido evolucionando con el avance de la propia Archivística y en cada momento ha recibido nuevas acepciones y matices (Heredia, 2007). Recogiendo un poco las diferentes escuelas y enfoques, veamos algunas definiciones al respecto, no sin antes recordar que aún existe una tendencia excesiva, entre quienes tienen una idea cabal de lo que es un archivo, a considerar como tal a depósi- tos de documentos arrumbados, desorganizados, cuando en puridad no se les debería dar esa consideración. Desgraciadamente son muchos, y aún más quienes lo asocian a nociones peyorativas como suciedad, desorden, sótanos, amontonamiento, almacén… Por lo que a su conceptualización se refiere, podemos anticipar que cuan- tos autores se han dedicado a reflexionar sobre ello han dado sus propias de- finiciones, bien que, en general, resultan concomitantes. Así pues, de las numerosas definiciones existentes, veamos algunas para proceder a desmenuzarlas posteriormente: H. Jenkinson (1947) (Ellis y Walne, 1980,1947, 237): Los archivos son documentos acumulados por un proceso natural en el curso de la tramitación de los asuntos de cualquier tipo, público o privado, en cualquier fecha, y conservados después para su consulta, bajo la custodia de las personas responsables de los asuntos en cuestión o por sus sucesores. T. R. Schellenberg (1958): Son aquellos documentos de cualquier institución pública o privada que hayan sido valorados para su preservación permanente con fines de investigación o para refe- rencia y que han sido seleccionados para guardarse en una institución archivística. E. Lodolini (1970, 355): El conjunto de documentos se forman en el ámbito de una persona física o jurídica (o un conjunto de oficinas o de órganos de esta última) —o aun, añadamos, de una asociación de hecho— en el curso del desarrollo de su actividad y, por tanto, ligados por un vínculo necesario; los cuales, una vez perdido el interés para el desarrollo de la actividad misma, han sido seleccionados para la conservación permanente como bienes culturales. 68 2.  Los conceptos de documento y de archivo En la Ley del patrimonio histórico español (1985): Los archivos son los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la informa- ción y la gestión administrativa. Asimismo, se entienden también por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fi- nes anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos. El Diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos (1988, 22) lo define con tres acepciones: 1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte mate- rial, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conser- vados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya trasmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivís- tico. 2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos. 3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos. Para A. Heredia (1987): Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel or- den, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia. Posteriormente, en su sugerente Lenguaje y vocabulario archivísticos (2011, 46) ofrece entre otras dos acepciones, la una sistémica y la otra institucional: Institución o sistema responsable de las funciones integradas en la gestión de docu- mentos y en la administración de archivos de una organización. Institución responsable de la custodia y servicio de los documentos de conservación permanente de una institución, de un territorio o de una circunscripción administrativa. Salta a la vista que, en lo esencial, las siete definiciones consideradas son coincidentes. Desde Jenkinson en adelante, todos los autores confluyen en una serie de aspectos constitutivos del concepto de archivo, por lo menos en su primera acepción, es decir, en tanto fondo documental. Schellenberg nos proporciona una visión que, a primera vista, podría resultar parcial o reduci- da, pero que no es tal, sino fruto de la idiosincrasia archivística norteameri- cana, extendida a otros países, que diferencia records management (gestión 69 Archivística de documentos) y archives administration (administración de archivos). Esta es la razón por la cual el eminente archivero norteamericano se refería única- mente a la documentación histórica. Desde nuestra perspectiva, el concepto quedaría establecido como: Sistema corporativo de gestión que contribuye de manera efectiva mediante una me- todología propia a la definición de los procesos de producción administrativa, garan- tizando la correcta creación de los documentos, su tratamiento, conservación, acceso y comunicación. Cruz Mundet, 2011b, 78 Ahora bien, es innegable que la voz «archivo» posee la acepción según la cual lo entendemos como lugar o espacio; dicho de otro modo, como centro donde se ubica el depósito permanente o transitorio de documentos y ele- mentos vinculados a los mismos. Sin embargo, el concepto enunciado tiene un alcance mayor, por cuanto el archivo es primero y antes de nada un siste- ma corporativo de gestión, en tanto es una división o unidad logística corpo- rativa que posee y lleva a cabo una encomienda de gestión, la relativa a los documentos, una gestión que desarrolla a través de la metodología archivísti- ca, o gestión de los documentos, para intervenir en múltiples aspectos, que configuran su ámbito funcional. Por un lado, contribuye a la definición de los procesos, incorporando en ellos y en el diseño de los propios documentos los requisitos archivísticos; por otro, se ocupa directamente del tratamiento de los documentos, aplicando los procesos archivísticos para su gestión. Asimis- mo, garantiza su conservación durante el tiempo que sea necesario, lo que implica también decidir al respecto la continuidad o la eliminación de los mismos; hacerlo de forma que sean accesibles y se pueda disponer de ellos siempre que sean necesarios; y, por fin, comunicarlos tanto mediante instru- mentos de descripción como de políticas de difusión. Tales son, resumidas, las funciones que configuran la propia naturaleza y el concepto del archivo. También entendemos por archivo el órgano o unidad responsable de la coordinación de dicho sistema, esto es, el archivo como nivel organizacional. Y aun desde una óptica mecanicista entendemos por tal la acción y efecto de archivar. Por último, nos quedaría la acepción que tradicionalmente lo equi- para al concepto de fondo, lo que solo resulta adecuado cuando el archivo posee un único fondo; en caso contrario, es una equiparación incorrecta. In- cluso en la tradición norteamericana y en la de algunos países de habla ingle- sa, el concepto de archivo (archive) se circunscribe a los documentos selec- cionados por su valor permanente, equiparable al de archivo histórico. Tomando la definición en su acepción más escueta, analicemos las carac- terísticas que constituyen el concepto de archivo, y aparecen recogidas por los autores estudiados: 70 2.  Los conceptos de documento y de archivo • ¿Qué compone el archivo? Todos coinciden, obviamente, en los docu- mentos. Se trata de un conjunto de documentos, sin importar su fecha, su forma o su soporte material. Desde el punto de vista de sus caracte- res externos, cualquier documento puede formar parte del archivo. • ¿Quién crea, produce o genera un archivo? Cualquier persona física o jurídica, o sea, un individuo, una familia, un organismo público o priva- do, o una parte de estos últimos. • ¿Cómo se forma un archivo? Mediante el ejercicio de la actividad pro- pia de esa entidad, que da lugar a la tramitación de asuntos diversos, cuya plasmación se materializa en forma de documentos. Por consi- guiente, se produce en el transcurso de un proceso natural, el propio de cada cual. Así, una administración pública, una fábrica de máquina-he- rramienta, un individuo, producen y reciben documentos. En ningún caso es esta su función primordial; sin embargo, se desprenden de su ejercicio, del desempeño de sus actividades. Por ejemplo, todos produ- cen documentos contables, de propiedad, correspondencia, etc., además de otros tipos que les son específicos. • ¿Para qué se producen los documentos? No por capricho, sino para cu- brir diversas necesidades: en primer lugar, para la gestión administrativa que, en el caso de los organismos públicos, incluye la información a los ciudadanos; después, por el interés que puede ofrecer como fuente de información, para la investigación y para la difusión cultural. • Pero no es suficiente con que sean documentos producidos por cual- quier entidad en el desarrollo de su actividad, para obtener información; además, debe ser conservada —bien por sus creadores, bien por sus su- cesores— de forma organizada, respetando el orden según el cual fue- ron creados, manteniéndolos ligados por un vínculo necesario; en defi- nitiva, deben ser conjuntos orgánicos. Para que se pueda hablar de archivo, los documentos han de estar organizados y su información debe ser recuperable para su uso. En conclusión, el concepto de archivo tiene diversas acepciones: lugar, sistema, órgano, actividad y agrupación documental. 2.2  Funciones de los archivos En opinión de A. Tanodi (1960), las funciones de los archivos son reunir, conservar, ordenar, describir y utilizar los documentos, lo que años más tarde V. Cortés (1979) resumirá en tres: recoger, conservar y servir los documen- tos. Se trata de unos objetivos generales y muy encuadrados en una valora- ción de los archivos centrados en el tratamiento de los documentos históricos o, en todo caso, recibidos, heredados. Desde una perspectiva integral, con- 71 Archivística temporánea, los archivos tienen encomendadas una serie de funciones que arrancan incluso antes de la propia existencia de los documentos, en el mo- mento de su diseño, funciones que con el transcurso del tiempo se han ido ampliando y entremezclando con otros agentes dentro de las organizaciones, de modo que es difícil establecer un cuadro inamovible y, en ocasiones, dis- tinguir las exclusivas de las compartidas con otras áreas. En primer lugar, la función archivística posee, en nuestra opinión, una se- rie de rasgos caracterizadores: • Anticipada: ha pasado de ser terminal a ser una función anticipada, de modo que la gestión de los documentos se sitúa en el punto inicial, en el momento en que son diseñados para recoger la información y las activi- dades de acuerdo con las necesidades que deben resolver. • Cooperativa: frente a la tradicional visión solitaria, erudita, del trabajo archivístico, la tarea del archivero se ha convertido en cooperativa. La gestión de los documentos se basa en la intervención a diferentes nive- les de todos los integrantes de las organizaciones y, además, determina- das funciones como el diseño, la valoración y la selección o el acceso, por citar los principales, solo son posibles desde la colaboración inter- disciplinar. • Custodia: una función que se ha visto reforzada por la naturaleza de los documentos electrónicos. Frente a la permanencia centenaria del papel y de las tintas, la vida media de los soportes magnéticos y ópticos se mide por décadas, mientras que el software apenas permanece unos po- cos años. La rápida obsolescencia de los soportes y de los medios de re- gistro hace que la custodia activa de los documentos sea una de las fun- ciones críticas. • Gerencial: en tanto que la gestión de los archivos requiere el desarrollo de funciones de mando más importantes que nunca como la planifica- ción, la administración de recursos y de personas, la coordinación de grupos y de tareas, entre otras. A partir de aquí es posible encadenar una serie de funciones principales que tienen encomendadas los archivos, sin pretender establecer una enume- ración exhaustiva:   1. La primera y que engloba a todas las demás es la gestión del ciclo de vida integral de los documentos, que comprende desde su crea- ción hasta su conservación definitiva.   2. La participación en la gestión de procesos, donde se diseñan los do- cumentos y los procedimientos, para asegurar que se introducen los requisitos archivísticos que posibiliten su gestión, conservación y acceso a lo largo del tiempo. 72 2.  Los conceptos de documento y de archivo   3. La organización de los documentos mientras son necesarios para el funcionamiento y la gestión de las organizaciones, y después aque- llos que hayan sido seleccionados para su conservación permanente; lo que incluye la transmisión y transferencia entre procesos y usua- rios, así como la instalación de los mismos en entornos seguros que garanticen su preservación.   4. La elaboración de planes de prevención y recuperación de emergen- cias y desastres, que evalúen los riesgos que se deriven de la ausen- cia de documentos que testimonian las actividades realizadas para que no se vean comprometidas la gestión y la memoria de las orga- nizaciones, los derechos de los ciudadanos y de terceros.   5. La descripción y clasificación de los documentos desde el momento de su creación, de modo que estén organizados y sean recuperables en cualquier momento.   6. La prestación de los servicios de consulta y copia de los documen- tos a las organizaciones que los crean, a los interesados en los pro- cesos y a los ciudadanos.   7. La conservación de los documentos valorados y seleccionados como constitutivos del patrimonio histórico.   8. La garantía de la eliminación adecuada de los documentos que ca- rezcan de valor para el futuro.   9. El desarrollo de políticas de difusión, educación y edición de dicho patrimonio. 10. El asesoramiento a las organizaciones y a los ciudadanos en materia archivística. Todo ello está orientado a lograr la utilización efectiva y exhaustiva del archivo como recurso básico de información, al servicio de: • La Administración, entidad o persona generadora del archivo, para pro- porcionarle cuantos documentos, datos y referencias sean necesarios para su normal desenvolvimiento, mayor rapidez y eficacia de gestión. • Los ciudadanos, de manera muy especial en los archivos públicos, para ofrecerles las informaciones que soliciten relativas a sí mismos, a la ges- tión de la entidad…, garantía de transparencia administrativa imprescin- dible en todo Estado de derecho. Tiene tal importancia el derecho de acceso por parte de los ciudadanos a los archivos y registros públicos, que la Constitución lo eleva al rango más alto en su artículo 105 b; de este modo, bien sea individualmente bien por medio de organizaciones, se ofrece un instrumento para contrarrestar, en cierta forma, el creciente poder de la Administración sobre los administrados. Es decir, uno de los cimientos más sólidos del inmenso poder que el aparato administra- tivo posee reside en la información, emanada de la cantidad de docu- 73 Archivística mentos y datos que maneja. Por consiguiente, la única defensa que le queda al individuo para contrarrestar la tendencia al oscurantismo admi- nistrativo, reside precisamente en la posibilidad de inquirir, a través de los documentos, cuantos asuntos sean de su interés, y ello solamente es posible por medio de un correcto servicio de archivo. • La investigación y la difusión cultural. Este último aspecto tiene especial relieve en cuanto se trata de poner a disposición de los ciudadanos los tes- timonios del pasado, no solo pasivamente, sino por medio de una extensa labor cultural que nos brinda la historia y cuanto con ella se relaciona: publicaciones, visitas, exposiciones, conferencias… Sin olvidar su misión en el sector especializado de la investigación histórica profesional, los archivos tienden a convertirse en verdaderos divertimentos culturales. El objetivo último de todas nuestras actividades en tanto archiveros, debe ser hacer útiles para su uso los documentos a nuestro cargo. Roper, 1992, 111 De todo lo anterior se desprende que la de los archivos es una función trans- versal que implica por completo a la organización donde se inserta y afecta a sus procesos; por ello, la ubicación del mismo en el esquema organizativo es un asunto primordial. En tal sentido, tanto de la experiencia de los sistemas archivísticos más avanzados, como de lo señalado en las normas internacio- nales (ISO 15489:2001, 5; ISO 30.300:2011, 12), se deduce que la posición del archivo en las organizaciones, desde el punto de vista estructural, debe responder a la necesidad de desarrollar las funciones que tiene encomenda- das. Como quiera que estas comprenden desde la responsabilidad y la coope- ración de determinadas áreas del funcionamiento, de la operativa de las orga- nizaciones, hasta la responsabilidad y la gestión de determinadas áreas del patrimonio histórico, debe encuadrarse en el área funcional que comprenda en su ámbito competencial un abanico tan amplio de posibilidades. Al res- pecto, las soluciones aportadas por las organizaciones de todo tipo en el pa- norama internacional son variadas, en función del grado de desarrollo de las políticas archivísticas y de la propia consideración que estas tienen para el desarrollo de sus actividades; pero dentro de esa diversidad se distinguen dos posiciones preponderantes, la de las organizaciones que consideran la fun- ción archivística como un componente estratégico y la ubican dentro de las áreas de dirección, con capacidad para una actuación transversal, y la de las organizaciones que la asocian a la guarda y custodia patrimoniales. Ambas son las posiciones en las que se debaten las organizaciones también en nues- tro país, con una corriente que va del segundo modelo como predominante tradicional, hacia el primero como modelo responsable y de futuro. 74 2.  Los conceptos de documento y de archivo 2.3  Etapas o subsistemas del archivo Con ser una realidad completa en sí misma, por su amplitud y complejidad, existe la convención aceptada de diferenciar distintas etapas, también deno- minadas fases, que en realidad son subsistemas o componentes de un sistema global: el del archivo, si bien es una diferenciación que funciona mejor en el ámbito de los documentos analógicos que en el de los electrónicos; además de que tiene el peligro de difuminar la conciencia de un solo sistema. Por otra parte, se trata de una convención vinculada a la realidad, que reconoce tres etapas relacionadas entre sí, que no estancas: 2.3.1  El archivo o subsistema de gestión Los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso fre- cuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabili- dad y manejo directo de las unidades administrativas, de ahí que este sea más conocido como archivo de oficina. Tradicionalmente se consideraba que los documentos debían permanecer en esta fase durante cinco años una vez finalizada su tramitación; sin embargo, y a la luz de la experiencia, este plazo resulta excesivamente amplio, por varias razones. La informa- ción útil para la gestión prescribe cada vez en plazos más cortos, de modo que pasado un año, en un noventa por ciento de los casos, los documentos y expedientes conclusos no son empleados; por otra parte, las administra- ciones producen en cinco años muchos más documentos de los que razona- blemente pueden alojar en sus oficinas, así como en las plataformas infor- máticas de gestión. 2.3.2  El archivo o subsistema intermedio Tan pronto como los documentos dejan de ser utilizados con frecuencia, de acuerdo con los plazos y procedimientos establecidos por el archivero, las oficinas los remiten al archivo intermedio. Esta es la etapa de concentración de los documentos cuyo uso para la gestión es hipotético, pero no seguro y se caracteriza por garantizar la instalación masiva de documentos a bajo cos- te. Las tramitaciones están conclusas, pero un recurso o el regreso sobre un asunto determinado puede hacerlas tornar a la fase anterior. A partir de esta fase, y en adelante, los documentos están bajo la responsabilidad y manejo directo del archivero. 75 Archivística 2.3.3  El archivo o subsistema histórico A partir de este momento, seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integri- dad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histórico de las naciones y, por ende, de la humanidad. Aun dando por buena esta distinción, es necesario, a la vista de las fun- ciones encomendadas al archivo, establecer una etapa inicial que no es de naturaleza exclusivamente archivística, sino que se integra en lo que se cono- ce como gestión de procesos, una etapa en la que el archivo, junto con otras áreas funcionales de la organización participa en el diseño y mantenimiento de los documentos y de los sistemas en los que estos se desenvuelven. En este proceso de decisión acerca de los documentos que se crean para soportar las actividades, la información que contienen, la forma y estructura que se les da y las tecnologías aplicables, el archivo tiene reservadas una serie de actuaciones, y al menos le corresponde determinar los metadatos que deben crearse con cada documento y expediente, y a lo largo de los procesos rela- cionados con el mismo, y cómo se gestionarán y vincularán dichos metada- tos a lo largo del tiempo. Asimismo, determinará los requisitos de recupera- ción, uso, instalación, transferencia y conservación de los documentos, y participará en la planificación de los sistemas y las tecnologías de la infor- mación por cuanto hace a las funcionalidades archivísticas. 76 3.  La Archivística: una ciencia emergente 1.  El concepto de Archivística Enunciar un concepto de nuestra disciplina es algo que no plantea mayores problemas; muchos son los autores que lo han hecho antes de estas líneas y serán muchos los que lo harán en el futuro. Otra cosa es la teorización de la misma, un tema que ha preocupado poco en el medio profesional hasta tiem- pos recientes y que no tiene visos de alcanzar un gran espacio. Las publica- ciones y el desvelo de los archiveros se han dirigido tradicionalmente a la re- solución de problemas técnicos de orden práctico; como ha sucedido en tantos otros campos del conocimiento, la técnica ha nacido antes que su sis- tematización como ciencia. Según señalara M. Duchein (1989,10): En nuestros países de vieja cultura europea, donde los archivos han existido desde hace muchos siglos, y donde hay una tradición archivística sólida, tal vez la inquietud no es todavía muy evidente. Pero en países como los Estados Unidos o Canadá, donde la tradición cultural y administrativa de los archivos es mucho más reciente, se puede decir que el debate sobre el papel de la profesión archivística y sobre su porvenir, ocu- pa en este momento el primer lugar de las preocupaciones de los archiveros. Tres décadas después de formulada esta afirmación, la preocupación se ha expandido también por otros territorios, entre los que se encuentra el Viejo Continente. Como ya señalara J. W. Roberts por aquellos tiempos (Roberts, 1987, 67): 77 Archivística Los archiveros están demandando, más que nunca, mayor reconocimiento para su profesionalidad. Un aspecto de esta campaña es la creciente preocupación por la teo- ría archivística. Se trata, en efecto, de un interés reciente por identificar un cuerpo teórico, un conjunto de leyes y principios que rijan el mundo archivístico. Hemos de conceder, sin embargo, que sus orígenes pueden retrotraerse más atrás en el tiempo. Como se ha apuntado en el capítulo anterior, el principio de proce- dencia constituye la base del trabajo científico de los archiveros; por lo tanto, podemos situar su nacimiento en la segunda mitad del siglo xix. En su acepción más elemental y etimológica podemos decir que la Archi- vística es la ciencia de los archivos, y que como tal ciencia está integrada por un conjunto de conocimientos y de métodos para el tratamiento de los docu- mentos y de los archivos, bien que en cuanto tal ciencia es posterior al objeto de su atención; es decir, mientras que los archivos existen desde varios mile- nios antes de nuestra era, su ciencia es muy posterior en el tiempo, pues no es posible considerarla ni en un estado embrionario antes de avanzado el si- glo xix, un tiempo que se acerca más a nuestros días si de lo que se trata es de su factura como ámbito de estudio y conocimiento por parte de la comu- nidad profesional. Como quiera que la Archivística es una «ciencia en formación», según la definiera A. Arad (1982, 182-186), y, como tal, reciente aún, los diversos au- tores no la han enfocado tanto en un sentido teorizante, cuanto en sus aspec- tos técnicos, lo cual les ha llevado a definirla preferiblemente desde su obje- to: los archivos. Precisamente el peso de la tradición ha incidido de manera poderosa en los autores europeos que, desde los orígenes hasta nuestros días, se han centrado en la doctrina, jurisprudencia y funciones del archivo; pero de una manera muy endeble y casi marginal en el objeto que ahora nos pro- ponemos abordar (Lodolini, 1990, 108-1329). Como hemos podido comprobar en el primer capítulo, la Archivística tie- ne un pasado, lo que hemos denominado periodo prearchivístico, caracteriza- do por la existencia de procedimientos prácticos apenas sistematizados, que evolucionaron a remolque de la praxis administrativa; junto con un desarro- llo bajo el influjo de la paleografía, la diplomática y la historia. Solo a partir de mediado el siglo xix, fruto de la observación y de la experiencia, se va es- tableciendo una serie de principios generales en orden a sistematizar los pro- cedimientos prácticos: una teoría aún endeble, pero al fin y al cabo teoría, que inspire el quehacer archivístico. Según el Diccionario de terminología archivística elaborado por el Con- sejo Internacional de Archivos (CIA), se define como «el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos», entendiendo por archivos tanto los documentos, como su entorno, es decir, su organización en edificios e instalaciones ad 78 3.  La Archivística: una ciencia emergente hoc. De esta definición se deduce que la Archivística posee dos campos de actuación, el de la teoría y el de la práctica, que se alimentan mutuamente; pues, si los enunciados teóricos tienen un sustento empírico, con su aplica- ción los procedimientos cambian y con ello el universo estudiado, reinicián- dose el ciclo de este modo. El ámbito de cada campo quedaría así: • La teoría archivística: que comprende su propia historia, su objeto o ámbito de actuación y su metodología, para la consecución de sus fines. • La práctica archivística: compuesta por las técnicas y procedimientos empleados para la conservación activa de los documentos y para la di- fusión de la información. Es preciso señalar que si los procedimientos, la praxis, son el aspecto más desarrollado y en realidad el más necesario, por cuanto se orientan a ofrecer respuestas concretas a problemas reales y sentidos, la teoría, por su reciente factura y por la inercia técnica, aún está poco desarrollada. Si es posible y necesario un corpus teórico más complejo, el estudio, la observación y la ex- perimentación lo desarrollarán con el tiempo. De momento los principios que lo componen son pocos y sencillos, pero, eso sí, claros y universalmente válidos. En este sentido no debemos caer en el complejo de inferioridad, ni mucho menos. Como señalara F. J. Stielow (1991,17), «las teorías más impor- tantes son con frecuencia las más obvias. En efecto, la búsqueda de lo obvio domina la investigación actual en inteligencia artificial y en lingüística». Es lo que se denomina verdades autoevidentes. El objeto es, ya lo hemos visto, el binomio documentos/archivos. Su fina- lidad es «almacenar información y hacerla recuperable para su uso» (Arad, 1982, 183). El método lo constituyen las normas que rigen la práctica archi- vística. El metodológico es posiblemente el aspecto en el que más se ha avanzado en los últimos treinta años, de la mano de la normalización impulsada por el influjo de las tecnologías de la información y de la comunicación. Un proceso normalizador que comenzó en el ámbito descriptivo con la norma ISAD (G) para la descripción ha pasado al propiamente tecnológico (Moreq, DOD 5015) y se ha ido extendiendo con las normas ISO a la gestión de los documentos (ISO15489) y a su encaje en las organizaciones (ISO30300), y todo apunta a que se continuará en este sentido. La normalización metodológica ha podido con las diferentes tradiciones y usos administrativos y archivísticos, tan mag- nificados durante tanto tiempo. Tradición y localismo son términos antité­ ticos con el de ciencia. La diversa consideración del status de la Archivística viene de muy atrás; ya E. Casanova (1928, 24) la consideraba como «la ciencia de los archivos». En opinión de G. Batelli (Tanodi, 1960, 10-11), la Archivística es una disci- plina de 79 Archivística (…) carácter eminentemente práctico; que trata de resolver los problemas con solu- ciones de ese mismo tipo, en base a la experiencia de los archiveros; no se trata de problemas científicos. La archivología estudia los archivos con el fin de precisar su esencia e historia; la sistematización de los archivos es su primordial preocupación con sus tres problemas elementales: ordenar, conservar y administrar. Este concepto corresponde a una disciplina, no a una ciencia. Para W. Leesch (1956, cit. por Tanodi, 1960, 10-11), la categoría científica le viene dada por el método. En cuanto a este, el archivístico «se independizó y constituyó en disciplina debido a la obra de los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin, que la separaron de la bibliotecología y museología», fundamentándola en el principio de procedencia, que, en su opinión, mejoró A. Brenneke introduciendo la clasificación de los fondos de acuerdo con la estructura orgánica de la entidad. T. R. Schellenberg (1958, 42) consideraba que es (…) la ciencia que trata de los archivos, de su conservación, administración, clasifi- cación, ordenación, interpretación, etc.; de las colecciones de documentos que en los archivos se conservan como fuente para su conocimiento ulterior y servicio público. El propio A. Tanodi (1960, 3-12) la conceptuó como «una disciplina joven y moderna, en pleno desarrollo y formación de conceptos generalmente vale- deros o reconocidos y prácticas experimentadas». Aún más, dijo «que se tra- ta de una disciplina auxiliar o funcional de la Administración y de la historia, que se refiere a la creación, historia, organización y funciones de los archi- vos, y sus fundamentos legales o jurídicos». Considerando que «es una disci- plina técnica y no una ciencia, en el estricto sentido de la palabra, porque le faltan algunos elementos propios de toda ciencia». R. Bahmer (1968, 518) y, con él, J. Ducharme y J. Y. Rousseau (1980, 21) estiman que la Archivística es una «disciplina intelectual», que comprende el estudio de todas las actividades relacionadas con la creación, la selección, el tratamiento y la explotación de los documentos, sea cual sea su edad y su na- turaleza. En opinión de M. Briceño (1985, 39), «es la ciencia que se contrae al es- tudio del origen, formación, organización, razón jurídica, ordenamiento legal y funcionamiento de los archivos»; por cuanto sus principios «son universa- les y existe en su contenido una perfecta conexión sistemática». De ella «emanan leyes que declaran, regulan y limitan la estructuración y funciona- miento de los archivos, desde los más simples repositorios hasta los más al- tos establecimientos documentales». Para E. Lodolini (1982, 186; 1990, 158), a raíz de la enunciación del prin- cipio de procedencia, «la Archivística constituye una ciencia completa en sí, con principios universalmente válidos y una literatura científica considerable en diferentes lenguas». 80 3.  La Archivística: una ciencia emergente A. Arad (1982, 182) considera que se trata de una ciencia, pero en forma- ción y todavía «fuertemente influenciada por la historia, la ideología y las circunstancias de las comunidades a las que sirve». El Diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos (1988, 20) se sitúa en la misma línea. La voz francesa archivistique queda conceptuada como: «Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de las funciones archivísticas»; y la inglesa archives administra- tion: «El estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y pro- blemas concernientes a las funciones de los archivos». Según A. Heredia (1987, 11; 2011, 44-45): Es la ciencia de los archivos, no de los documentos aunque en última instancia estos sean el producto integrante de aquellos. Como tal se ocupará de la creación, historia, organización y servicio de los mismos a la Administración y a la historia, en definiti- va a la sociedad. Es, en resumen, «la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su utiliza- ción». En el vocabulario francés de archivos del AFNOR (1986, 21) queda reco- gida como la «ciencia y técnicas relativas a la organización, la legislación y la reglamentación, el tratamiento y la gestión de los archivos». Según su dic- cionario (1991, 37), es (…) la ciencia que estudia los principios y procedimientos metódicos empleados en la conservación de los documentos de archivo, permitiendo asegurar la presentación de los derechos, de los intereses, del buen hacer y de la memoria de las personas mo- rales y físicas. F. J. Stielow (1991, 25) considera que, en tanto ciencia, «es una metadiscipli- na en la que el archivero actúa como intermediario entre el material y el usuario final». Para tratar de concluir, contrastaremos las dos argumentaciones más desa- rrolladas: la de Aurelio Tanodi y la de Arie Arad. En opinión del primero (Tanodi, 1960, 13 y 14), a la Archivística le co- rresponde la categoría de disciplina —que por otra parte no define— «como una rama auxiliar de otras ciencias o disciplinas». Para él, toda ciencia debe cumplir tres requisitos: 1. Tener un campo específico de investigación, un objeto. 2. Tal objeto debe ser investigado con un fin determinado: procurar el conocimiento por causas, o establecer leyes universales, o investigar una verdad. 3. Para lograr su fin, toda ciencia debe tener un método propio. 81 Archivística Según este autor cumple dos requisitos fundamentales, a saber: tiene un campo de acción, los fondos —que denomina archivalia— y los archivos, y tiene su método, (…) pero le falta la parte científica, en el sentido estricto de ciencia; posee, a pesar de esto, el fin de saber, de conocer profunda y sistemáticamente todo lo relacionado con la archivalia y los archivos, de una manera cognoscitiva y práctica; esta circuns- tancia le da la categoría de disciplina, muy cercana a la ciencia, y si se usa este tér- mino, no se comete, opinamos, un error de forma. Para A. Arad, la argumentación sería la opuesta, es decir, la Archivística tiene un objeto: los archivos; y tiene un fin: «almacenar información y hacerla re- cuperable para su uso». El problema primordial, en su opinión, es su escaso bagaje teórico y, en definitiva, su método: Desafortunadamente, la Archivística no puede ser contemplada todavía como una ciencia establecida. Sustancialmente, no hay modelos generales, proyectos y muy poca investigación científica. Sintomáticamente, la literatura profesional es sobre todo descriptiva, y la suma de los trabajos comparativos y analíticos en Archivística es insignificante. Es una situación lamentable, pero su reconocimiento y admisión es el primer peldaño para su reforma. Arad, 1982, 183 Ponderando ambos puntos de vista, es forzoso señalar que la consideración que hace Tanodi de la Archivística «como rama auxiliar de otras ciencias o disciplinas» es un argumento equivocado y una visión reduccionista. La Archivística tiene un objeto, un fin y un método propios; en consecuencia, se define por sí misma y no por referencia a terceros. Algo bien distinto es que desde otras ciencias se recurra a ella como auxiliar, al igual que ella misma verifica el mismo comportamiento con lo que considera sus auxiliares; pero esto es pura y simplemente resultado de la interdisciplinariedad característica de todas las ciencias. Mas no podemos olvidar que Tanodi publicó su parecer en 1960, y desde entonces hasta hoy las cosas han evolucionado mucho en esta materia. Bien que vista no en términos de dependencia, sino de interac- ción, también puede ser considerada una ciencia interdisciplinaria (Pagarolas y Planas, 2009, 93 y ss.). El problema principal, como señala Arad, es el escaso bagaje teórico científico, en definitiva, de un método bien perfilado, elaborado en sus úl- timos detalles. Mas, por otra parte, no existe ciencia acabada, pues le es in- herente el concepto de evolución, de movimiento, de progreso. Como ya hemos señalado, la Archivística posee una metodología en fase muy avan- zada de normalización. 82 3.  La Archivística: una ciencia emergente En definitiva, podemos conceptuar la Archivística como una (…) ciencia emergente cuyo objeto son los documentos y los archivos, cuya finali- dad es almacenar información y hacerla recuperable para su uso, y cuyo método se articula en torno a las normas archivísticas. Cruz Mundet, 2011, 77 Es ciencia por cuanto posee un objeto, los archivos en su doble considera- ción: los fondos documentales y su entorno; posee, además, un método, compuesto por un conjunto de principios teóricos y procedimientos prácti- cos, cuya evolución constante la perfilan con mayor nitidez día a día. Y tiene un fin: hacer recuperable para su uso la información contenida en los docu- mentos y los documentos mismos. 2.  Las divisiones de la Archivística Una vez identificado el objeto de nuestra atención, resulta del mayor interés co- nocer las partes en que se divide, cómo se estructura su área de conocimiento; otro aspecto en el que aún no se ha alcanzado el grado de madurez científica como para haber logrado una convención aceptada por todos; antes al contra- rio, cada autor establece sus propias divisiones y, como hemos visto hasta aho- ra, en el fondo todos hablan de lo mismo pero lo bautizan de distinta manera. Hasta la década de los ochenta del siglo xx, E. Casanova (1928), Ch. Samarán y el manual de los archiveros holandeses, Tanodi, (1960, 26), A. Matilla (1960, 22), A. Tanodi (1960, 27 y ss.), y otros autores establecen unas divisiones de la Archivística que no han soportado el paso del tiempo. Compendiando a los distintos tratadistas, las divisiones serían: 1. La archiveconomía o archivintendencia, que comprendería: la cons- trucción e instalación, la conservación y restauración de documentos. 2. La archivística o archivonomía, compuesta por: la clasificación, la ordenación y la descripción. 3. Los servicios y la naturaleza jurídica del archivo: servicio a los usua- rios y aspectos legales de los documentos. 4. La historia de los archivos y de la Archivística. Entre las pocas excepciones, dentro de este panorama, hay que citar a W. Leesch (1956, 22 y ss.), quien en 1956 establecía las siguientes divisiones: 1. Teoría de archivos: objeto, fin y método de la Archivística. 2. Historia de los archivos. 83 Archivística 3. Derecho de los archivos. 4. Técnica. 5. Administración o práctica de los archivos. Será, sin embargo, M. Cook (1982) quien, a comienzos de los años ochenta, diferencie dos ámbitos: 1. El ámbito específico de la Archivística, que comprende: la gestión de documentos, la administración de archivos, las ciencias de la inter- pretación y la historia administrativa. 2. El ámbito común con las demás ciencias de la documentación: repro- grafía, exposición, conservación, almacenamiento, recuperación y di- fusión de la información, bibliografía y fuentes de información, estu- dio de usuarios, legislación, seguridad, diseño arquitectónico y control del medio ambiente, diseño y automatización de sistemas, ciencias de la gestión y metodología de la investigación. Unos años después, A. Heredia (1987, 23 y 24) difundía esta dualidad, de- nominando a cada una del siguiente modo: 1. Archivística general: aquella cuyos conocimientos ayudarán a ejercer el quehacer profesional de cualquier archivero en cualquier archivo de una forma directa. 2. Archivística técnica: está integrada por los conocimientos proceden- tes de otras disciplinas y técnicas que inciden en los archivos y en los documentos para su conservación y reproducción y que solo exi- girán del archivero un acercamiento más o menos profundo de las mismas para poder entrar en diálogo con los profesionales que las practican. La autora añadía que si la Archivística general «representa la actuación especializada del archivero», la técnica representa un espacio compartido con otros profesionales: «incluye conocimientos y materias comunes a otras ciencias de la información». J. W. Roberts (1987, 67), más que establecer divisiones dentro de la Archi- vística, sugirió la existencia de dos corrientes, una teórica y otra clínica: 1. Archivística clínica: una tendencia que es archivística pero no es teó- rica, y se ocupa de la práctica, del cómo hacer, de la realidad del tra- bajo archivístico. Esto implica codificar el control seguido en cada uno de los documentos existentes y esforzarse seriamente por desa- rrollar métodos más eficaces; esta es la responsabilidad de los archi- veros clínicos. 84 3.  La Archivística: una ciencia emergente 2. Teoría pero no archivística: la otra es teórica pero no archivística, y está relacionada con la historiografía. Requiere un conocimiento del contexto y del valor histórico de los documentos, y es un espacio no de los archiveros en cuanto archiveros sino de los archiveros como historiadores, o al menos como estudiosos de la his­toria. Las divisiones que acabamos de exponer no pueden ser consideradas como tales en su mayoría, ya que no son reflejo de unas ramas establecidas e identificadas de una ciencia, con campos concretos de actuación suficiente- mente diferenciados los unos de los otros, y desarrollados por profesionales especializados al uso. En el empeño por articular la Archivística, muchos de estos autores con- funden los procesos del trabajo profesional con divisiones de la misma. En otros casos se les atribuye una responsabilidad difícil de afirmar, por cuanto están extraídas de manuales y programas de estudios, con lo cual se comete el error de considerar como divisiones de la Archivística meros apartados es- tablecidos con fines pedagógicos y al efecto de lograr una mejor compren- sión y claridad expositiva. En nuestra opinión (Cruz Mundet, 2011, 17 y 18), la ciencia Archivística se compone de un conglomerado de conocimientos teóricos y de procedimientos prácticos que, a efectos expositivos, podemos dividir en dos grandes áreas: 2.1  Área específica Está compuesta por conocimientos elaborados fundamentalmente como re- sultado de su evolución y, sobre todo, extraídos de su práctica y fijados en forma de normas y de buenas prácticas de general aceptación, donde pode- mos diferenciar algunos ámbitos de conocimiento, al menos: 1. La teoría archivística: integrada por la historia, los conceptos y para- digmas archivísticos. 2. La producción e interpretación de los documentos: compuesta por el conocimiento de la tipología de fondos y de documentos, públicos y privados, su caracterización, generación e interpretación. En este últi- mo aspecto, la interpretación, intervienen parcialmente las ciencias y técnicas historiográficas aplicables a determinadas categorías de do- cumentos históricos. 3. La gestión de los documentos: entendida como el conjunto de nor- mas, técnicas y conocimientos aplicados al tratamiento de los docu- mentos desde su diseño hasta su conservación permanente. Podemos afirmar que bajo este rubro se agrupa el núcleo de nuestra ciencia, con aspectos tales como la clasificación, la ordenación la instalación, 85 Archivística la descripción, la transferencia, la identificación, la valoración, la se- lección y la eliminación, sin ánimo exhaustivo. 2.2  Área aplicada o auxiliar Está integrada por conocimientos de otras ciencias que intervienen en la acti- vidad de la nuestra, o que ofrecen elementos que la Archivística instrumenta- liza en beneficio de su propio desarrollo. Como integrantes del área aplicada o auxiliar tenemos: 1. La administración: en la acepción tradicional de manejo que se con- serva en el español de América y ha desaparecido del peninsular en referencia al management de la lengua inglesa. Se trata de la aplica- ción de los paradigmas y de las técnicas de la administración general a los archivos, entendidos como unidades logísticas de las organiza- ciones con medios (humanos y materiales) y actividades (prestación de servicios) que deben gestionarse con la profesionalidad de cual- quier otra unidad, desde cualquier área funcional de una organización hasta un hospital, por poner algún ejemplo. 2. El derecho: que constituye la base del entorno legal en el que los do- cumentos y los archivos desarrollan su actividad. 3. Las tecnologías de la información y de las comunicaciones: condi- ción de posibilidad para el desarrollo de las actividades individuales y organizacionales, son el entorno para la gestión y cada vez más aquel en el que los documentos se crean, se utilizan y se conservan. 4. La historia: con la que la Archivística tiene una relación indisoluble, por cuanto los individuos y las organizaciones desarrollan sus activi- dades en una secuencia temporal; al mismo tiempo, los documentos, como resultado de ese devenir, constituyen la base para la elabora- ción de la historia. 5. La lingüística: como ciencia de la lengua, que configura el contenido de los documentos y que se emplea para representar su contenido, tanto en la descripción, como en la clasificación, las ontologías, la in- dización… 3.  Los paradigmas Antes de fijar cuántos y cuáles son los paradigmas archivísticos, es necesario asentar qué se entiende por la palabra «paradigma». El Diccionario de la Real Academia lo define en su segunda acepción (RAE, 2012) como la «teoría cuyo núcleo central se acepta sin cuestionar y que suministra la base y mode- 86 3.  La Archivística: una ciencia emergente lo para resolver problemas y avanzar en el conocimiento…». Por lo tanto, un paradigma no es una teoría, cualquier teoría, sino solamente aquella que cumple la condición de constituirse en modelo para resolver problemas y ha- cer avanzar el conocimiento, lo cual nos despeja el camino, al tiempo que re- duce el número de los candidatos. De acuerdo con ello, en este epígrafe va- mos a centrarnos solo en los que consideramos paradigmas archivísticos, no en las diferentes teorías que han surgido, tema al que ya hemos prestado atención en el primer capítulo. En el poco más de siglo y medio de desarrollo científico que llevamos, han sido muy pocas las teorías que cumplen con las condiciones. Pocas, aun- que acertadas y universalmente aceptadas. Podemos convenir en al menos tres paradigmas de la Archivística, comenzando por el principio de proce- dencia, continuando con el ciclo de vida de los documentos, y acabando en el modelo de la continuidad de los documentos, tres teorías que han buscado, y lo han conseguido, explicar el mundo de referencias de su momento y han permanecido válidas en el tiempo; tres paradigmas, asimismo, que han apor- tado coherencia y solidez a nuestro campo del saber y de actividad. 3.1 El principio de procedencia El respect des fonds, en su acepción original, estudiado por Michel Duchein (1985) en un trabajo de interesantísima lectura, es un paradigma que ya ha sido desarrollado en el capítulo primero y para evitar en lo posible reiteracio- nes, nos remitimos a lo ya señalado. El padre de esta teoría, imbuido por las corrientes estructuralistas de la época, fue el historiador francés Natalis de Wailly, quien en 1841, siendo a la sazón jefe de la Sección Administrativa de los Archivos Departamentales, en el Ministerio del Interior, elaboró la circu- lar de 24 de abril. En ella se daba a la luz la noción de «fondo de archivo», entendiendo por tal: Reunir los documentos por fondos, es decir, reunir todos los documentos que provie- nen de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo, y arreglar estos fondos con sujeción a un orden determinado. (…) Los documentos que apenas se relacionan con un establecimiento, un cuerpo o una familia, no deben mezclarse con el fondo de ese establecimiento, de ese cuerpo, de esa familia… Desjardins, 1890, 33-35; Duchein, 1985, 71 Más adelante aclaraba el mismo autor, que (…) la clasificación general por fondos es la única verdaderamente apropiada para asegurar el pronto cumplimiento de un orden regular y uniforme. (…) Si en vez de este método, del cual puede decirse que se funda en la naturaleza de las cosas, se 87 Archivística propone un orden teórico (…) los archivos caerán en un desorden difícil de remediar. En cualquier clasificación distinta a esta se corre el grave riesgo de no saber dónde se encuentra un documento. Por consiguiente, cabe convenir en que la enunciación del principio de pro- cedencia en 1841 por parte de N. de Wailly es el punto de arranque de la Archivística, el principio que le da carta de naturaleza y la individualiza. Su aplicación práctica se inició en un dominio territorial concreto, el de Francia, y en un tipo de fondos concreto, los departamentales; mas, lejos de quedarse ahí, se extendió a otras categorías de fondos y generó, además, una reacción en cadena que fue expandiéndose de manera paulatina por todos los países. La expansión geográfica o universalización de dicho principio se caracterizó por una continuidad cronológica que, a la vez que le daba consistencia, lo reforzó. E inmediatamente a su formulación, surgió el debate en el seno de una comunidad archivística que, al mismo tiempo, tuvo ocasión de adquirir conciencia creciente de su existencia y de su naturaleza. El principio de procedencia ha representado el fundamento sobre el que se ha cimentado el ulterior y progresivo desarrollo de la teoría archivística moderna, sirviendo de base para el entramado del eje central sobre el que gira toda ella: la clasificación de fondos. De la aplicación de este principio se derivan tres premisas que, si bien no son absolutamente nuevas, a partir de ahora irán indisolublemente conecta- das con la noción de fondo: 1. Todo fondo es producto natural de la actividad de una entidad, perso- na física o moral; en consecuencia, resulta imprescindible identificar al productor, su naturaleza, estructura y área de actividad. 2. La concepción de un fondo no viene dada por el uso jurídico-admi- nistrativo o histórico-cultural de sus documentos, sino por su estruc- tura interna, la cual viene dada por la propia del ente que lo ha produ- cido y por la forma en que dichos documentos han sido generados a lo largo del tiempo, en el desarrollo de las funciones propias de aquel. 3. En consecuencia, la estructuración de un fondo de acuerdo con el principio de procedencia exige el conocimiento de los procedimien- tos administrativos del productor (algo que había estado siempre im- plícito en el trabajo archivístico, exceptuando el periodo que po- dríamos denominar sistemático), así como de su propia evolución histórica. El avance fue considerable pero no bastante. Este principio resultaba insuficiente porque más adelante proponía la posibilidad de clasificar los ­documentos por asuntos o materias dentro de cada fondo a partir de cierto 88 3.  La Archivística: una ciencia emergente nivel, con lo cual no quedaba plenamente satisfecho el objetivo final: arre- glar los archivos de acuerdo con criterios objetivos. Con todo, el principio de procedencia se expandió rápidamente a otros países y será en uno de ellos, Prusia, donde quede completado. H. von Seybel, director de los Archivos del Estado, partiendo de los planteamientos de su coetáneo M. Lehmann, en los reglamentos publicados en 1881, Regulative für die Ordnungsarbeiten im geheimen Staatsarchiv, enunció un nuevo principio: el registraturprinzip. En esencia disponía que los documentos de cada fondo debían mantenerse en el orden que les hubiera dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo por asuntos o materias. Así nace el denominado principio de respeto al orden original o principio del orden original, que indica el necesario respeto al orden que se ha dado en origen a los documentos. Con este nuevo principio general se completaban los dos pilares básicos sobre los que descansará la teoría y la praxis archivísticas. A partir del ejemplo francés, el principio de procedencia se fue extendien- do por los diversos países europeos: en 1875 fue consagrado en Italia por su legislación, entre 1881 y 1896 en Alemania, etc. En España, en una fecha tan temprana como 1860 la «Instrucción y bases para el arreglo y clasificación de los archivos», elaborada por la Junta Superior Directiva de Archivos, muestra con claridad la influencia del modelo francés y explicita que «a pesar de la novedad» la clasificación debe hacerse de acuerdo con la procedencia. Será, no obstante, en el manual de los archiveros holandeses S. Muller, J. A. Feith y R. Fruin (1898), Manual para la clasificación y descripción de los archivos, donde se consuma la aceptación y explicación del principio de procedencia o de respeto de los fondos como axioma fundamental de la Archivística, y será el vehículo más decisivo para su difusión. Dicho manual fue rápidamente tra- ducido a muchas lenguas, aunque no al castellano, y la difusión de su conoci- miento tuvo un efecto aglutinante sin precedentes sobre la teoría y la práctica profesionales, una expansión e implantación no exenta de interpretaciones, disputas y dificultades, como analizó Horsman (2002). 3.2 El ciclo de vida de los documentos El records lifecycle, en su acepción original, surgió en los Estados Unidos de Norteamérica como resultado del proceso de configuración del sistema ar- chivístico federal, cuyo primer hito fue la creación de los National Archives en 1934. Su finalidad era, de un lado, recoger los fondos históricos de las administraciones federales, así como aquellos otros de interés nacional que pudieran rescatarse de manos de particulares; del otro lado, se trataba de po- ner en pie un sistema novedoso que resolviese las necesidades documentales de la Administración Federal para el desarrollo de sus actividades. Esta venía experimentando un fuerte ritmo de crecimiento en todos los órdenes, con un 89 Archivística volumen creciente de actividades que debían ser documentadas, al tiempo que se iban perfeccionando los medios de producción y de reproducción de los documentos, como quiera que la información contenida en ellos y las pruebas de que eran soporte constituían elementos críticos para el desarrollo de organizaciones cada vez más complejas, competitivas, necesitadas de da- tos para la planificación, de informaciones para la competitividad, de prue- bas para los litigios… Todo esto hizo que la organización de los documentos resultara crucial, pero no solo en su concepción clásica y vinculada a la cus- todia, sino para la etapa en la que resulta necesario para la actividad de las organizaciones tenerlos disponibles para la toma de decisiones. La influencia de las teorías de la organización, que desde los tiempos de Taylor, Weber y otros fundadores del management, venían aplicándose en casi todas las esfe- ras de la actividad humana, también se hizo sentir en la Archivística, estable- ciendo un espacio propio, el de la gestión de los documentos. De este modo, la gestión científica tiene su equivalente en la gestión archivística: el control sistemático de los documentos y de la información. Esta gestión se concibió como un conjunto de técnicas y de procedimien- tos orientados a resolver la organización de los documentos mientras son ne- cesarios para la conducción de las actividades y de los asuntos propios de las organizaciones, concluyendo su actividad una vez que son seleccionados para su conservación perpetua o para su eliminación. Esta actividad fue de- nominada records management, y se ocuparía en adelante de aportar algunas soluciones que fueran más allá de la actividad tradicional de la Archivística, como era intervenir en la producción misma de los documentos, o en la fase de diseño de las políticas de simplificación y racionalización del papeleo; sin embargo, su cuerpo de conocimiento y su actividad resultan de naturaleza esencialmente archivística, ya que las herramientas sobre las que pivota (cua- dro de clasificación, calendario de conservación, instrumentos de descrip- ción, la remisión, el archivo intermedio, por citar las principales) son apor­ taciones originaria y netamente archivísticas (Cruz Mundet, 2006, 17 y ss.). El teorema al que hacemos referencia fue enunciado por el archivero Phi- lip Coolidge Brooks en 1940, cuando presentó en la reunión de la Society of American Archivists la ponencia titulada What records shall we preserve? (¿Qué documentos debemos conservar?). En ella introdujo el concepto del records life cycle, argumentando el interés legítimo de los archiveros en la creación y gestión de los documentos. Así se creaba uno de los paradigmas de la Archivística contemporánea, de enorme influencia hasta nuestros días, que en esencia viene a señalar que el documento tiene una vida similar a la de un organismo biológico, el cual nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo). Este concepto lo desarrolló en la práctica Solon J. Buck, el segundo archi- vero de los EE UU, quien introdujo el sistema de gestión de documentos en el Gobierno durante la Segunda Guerra Mundial, incluyendo el calendario de 90 3.  La Archivística: una ciencia emergente selección y conservación, la autorización continua para la eliminación, archi- vos intermedios a bajo coste… Y todo ello fue formalizado en la Ley de Do- cumentos Federales de 1950 (Federal Records Act), por cuyo mandato se es- tableció un programa de gestión de documentos en toda la Administración federal (Cruz Mundet, 2009, 45-46). Sin embargo, la mayor difusión de esta teoría se dio a partir de la década de los ochenta del siglo xx, de la mano de Ira A. Penn en un famoso artículo (Penn, 1983, 5-8) y poco después en su divulgado manual de gestión de do- cumentos (Penn, 1989). Estas fases también fueron denominadas como acti- va, semiactiva e inactiva (current, semicurrent, non current), aunque resultan inaceptables tanto en su denominación como en su concepto, ya que presu- ponen una visión de la función de los documentos limitada a un rol mera- mente transaccional. El documento, en efecto, atraviesa por distintas fases: desde que se elabora y durante un periodo habitualmente corto es objeto de un uso intensivo para la resolución de los asuntos, de las actividades, que re- coge y testimonia; con el paso del tiempo cada vez se utiliza menos, pierde su valor originario y es eliminado, o bien adquiere un nuevo valor de futuro, que puede añadirse al inicial sin sustituirlo, y se decide su conservación per- manente. Esto quiere decir que los documentos pueden pasar de la actividad a la desaparición, pero que conservándose no quedan inactivos, lo que cam- bia es la perspectiva desde la que se les da utilidad. Este principio tiene su correlato, en el caso europeo, en el de las fases del archivo (de gestión, intermedio e histórico), que, con sus variantes, viene a señalar que en función de la edad de los documentos y de su utilidad atravie- san diversas etapas que señalan las fases del archivo. El ciclo de vida de los documentos se convirtió en la base conceptual del records management o gestión de documentos, que en la definición de Artel Ricks (1979, 29-36) (…) se extiende al ciclo de vida completo de los documentos, desde su producción hasta su eliminación final o su envío al archivo para su conservación permanente. El objeto está dirigido a asegurar una documentación adecuada, evitar lo no esencial, simplificar los sistemas de creación y uso del papeleo, mejorar la forma de organizar y recuperar los documentos, proporcionar el cuidado adecuado y el depósito a bajo coste de los documentos en los archivos intermedios, y asegurar el expurgo adecua- do de los documentos que no se necesitan desde hace tiempo en la gestión de los asuntos del momento. Prácticamente desde que fuera enunciado y, sobre todo, a partir de finales del siglo xx, este principio fue criticado fundamentalmente por tres motivos. En primer lugar porque los documentos no mueren, sino que pasan a ser con- servados con otra utilidad diferente a la que les dio origen, de carácter histó- rico-cultural, en esencia, aunque también pueda ser probatoria. En segundo 91 Archivística lugar, la división en tres edades resulta estricta a todas luces, ya que no con- templa que todo documento puede regresar a la fase inicial de actividad, tan- to desde la intermedia como desde la histórica, como consecuencia de un proceso de revisión, de un proceso judicial o de cualquier otra actividad que reclame su presencia. Y ya en los últimos años se añadió una tercera crítica, la de estar demasiado enfocado en los documentos como entidades físicas y en las tareas operacionales, aspectos que resultan irrelevantes desde la pers- pectiva de los documentos electrónicos. Con todo, se trata de un paradigma que una vez enmendado continúa siendo válido para la representación de la vida y la actividad de los do­ cumentos. Decimos enmendado en cuanto que está comúnmente aceptado que incorporando la fase histórica, la conservación permanente de los do­ cumentos puede servir para representar la existencia de estos. Precisamente esta enmienda ha venido a soportar el nuevo concepto de nuestra ciencia, la denominada Archivística integrada (del francés Archivistique intègre), en­ foque propuesto en el XII Congreso Internacional de Archivos de 1992, por Carole Couture y Christine Pétillat, que insistieron en la necesidad de abarcar el tratamiento de los documentos desde sus orígenes en el proceso administrativo hasta su conservación definitiva, lo que implica aglutinar el ciclo de vida, base del records management: el análisis de las necesidades de las administraciones, el establecimiento de un calendario de conserva- ción, el diseño racional de los documentos, la protección de los documentos esenciales, la organización y el tratamiento de los documentos, y su elimi- nación o transferencia a los archivos históricos para su conservación defini- tiva. 3.3 El concepto de continuidad de los documentos Este concepto, records continuum concept, en su acepción original, surge en la comunidad archivera australiana y fue enunciado por Frank Upward en 1996 y 1997 (1996, 268-285; 1997, 10-35). En esencia viene a decir que no existen etapas separadas en la vida de los documentos, como enfatiza el ciclo de vida, sino que es una continuidad y, en consecuencia, la gestión de los do- cumentos debe ser contemplada como un proceso continuado. Más allá de la clásica concepción de los documentos en papel, como entes físicos, este modelo está considerado como el paradigma del enfoque «poscustodio», enunciado por F. Gerald Ham en 1981 en su artículo titulado Archival Strategies for the Post-Custodial Era. En resumen viene a señalar que el papel terminal o custodio de los archivos ha tocado a su fin, para ser sustituido por otro más amplio y activo que se correspondería con la visión que más adelante se conocería como Archivística integrada. La recepción de este modelo en el mundo ha sido rápida, prácticamente simultánea en el an- 92 3.  La Archivística: una ciencia emergente glosajón, además de por la obvia comunidad lingüística, por la presencia de autores como D. Bearman (1997), L. Duranti (2001), M. Hedstrom (2002) o T. Cook (1997), de influencia destacada en el pensamiento archivístico y centrados en el impacto tecnológico sobre nuestra profesión. La penetración en Iberoamérica, asimismo, ha sido casi simultánea, en tanto se tiene conoci- miento de los principios y prácticas australianos desde el momento en que los autores citados comenzaron a tratarlos. Lo mismo pueda decirse en el caso concreto de España (López Gómez, 2007, 245-287). Sin embargo, la difusión en las publicaciones en castellano ha sido algo más tardía y, en parte, desafortunada, por el empeño de algunos pretendidos propagandistas en presentar este mundo de referencias como confirmación de una fantasía personal: la derrota de la Archivística. Justa- mente lo contrario de la intencionalidad que lo ha guiado y del efecto obteni- do, como han señalado T. Cook o S. Mckemmish, para quienes el modelo de la continuidad de los documentos es inclusivo y tiene la capacidad de pro- porcionar un marco unificador en el que se pueden reconciliar las divisiones potencialmente peligrosas en la comunidad de archiveros y de gestores de documentos (Cook, 2001, 3-24; Mckemmish, 2001, 333-259). El concepto está «construido en torno a cuatro ejes: identitario, probato- rio, transaccional y archivístico. Los ejes comprenden temas principales en archivística, y cada eje presenta cuatro coordenadas que pueden ser unidas dimensionalmente» como recoge la representación de la figura 3.1. El modelo es continuo y está construido en la doble dimensión de espacio y de tiempo, por lo que no se distinguen las partes aquí separadas a efectos explicativos, sino que sus elementos pasan de unas a otras. El modelo está compuesto por la combinación de cuatro ejes en cuatro dimensiones: • El eje archivístico se ocupa de los vehículos de almacenamiento de la información registrada sobre actividades humanas. Sus coordenadas son las del documento, la serie, el fondo y el archivo. • El eje probatorio consiste en el rastro de las acciones, la prueba que el documento puede proporcionar y su papel en la memoria corporativa y colectiva. • El eje transaccional presenta como coordenadas el acto, las actividades, las funciones y los propósitos. Este eje refleja y enfatiza los documentos como registro de actividades realizadas en la conducción de los asuntos, y en la forma en que esas actividades crean vínculos entre los documen- tos. Refleja, básicamente, funciones de las organizaciones, y la forma en que se descomponen de acuerdo con subcategorías de actividad, o se desarrollan a partir de los propios actos. • El eje identitario representa al actor, la unidad de trabajo a la que el actor está asociado (puede ser el actor solo), la organización a la que la unidad está asociada (que también puede ser el actor o la unidad) y la 93 Archivística Figura 3.1  Modelo de continuidad de documentos manera de institucionalizar la identidad de esos elementos a través de un reconocimiento social más amplio. Este es el eje de la procedencia estructural y de las autoridades y responsabilidades con las que los archi- vos son hechos y usados. Explica dos grandes temas de la Archivística: la noción de que un archivo debe estar unido al creador de los docu- mentos y la de que los documentos reflejan las autoridades y las responsabilidades que sustentan un acto. Dicho en otras palabras, los ejes representan respectivamente los concep- tos de organización archivística, valor probatorio, función y procedencia. • Primera dimensión. Crear los documentos como reflejo de un acto del cual forman parte. • Segunda dimensión. Capturar los documentos como prueba, vinculan- do las transacciones, actos, decisiones o comunicaciones que documen- tan, y su contexto social o de actividad inmediato; en forma de expe- dientes y de series documentales, habría que añadir para aclararlo. • Tercera dimensión. Organizar los documentos en el contexto del archivo. 94 3.  La Archivística: una ciencia emergente • Cuarta dimensión. Pluralizar los documentos como memoria y hacer- los accesibles. Es decir, sobre la base de los cuatro ejes los documentos se crean, se reúnen, se organizan y se hacen accesibles. La teoría del continuum se basa, en palabras de su autor, en la teoría de la estructuración de Anthony Giddens (1984), en el enfoque deconstruccionista del filósofo Jacques Derrida (1996) y en el posmodernismo de Jean François Lyotard (1987), y el poscustodio es el marco referencial de un proceso de transición archivístico de amplio alcance. Esta transición implica abandonar la larga tradición en la que la continuidad era una cuestión de control secuencial. Los procesos de gestión de documentos electrónicos necesitan incorporar la continuidad en la esencia de los sistemas de gestión de docu- mentos y en la vida de los documentos en dichos sistemas. Para ello se sirve de la teoría de la estructuración de Giddens que trata de los procesos, e indica la necesidad de una constante revaluación y ajuste de los patrones que ordenan nuestras actividades. Usada en combinación con el pensamiento de la continuidad, la metateoría de Giddens (…) nos ayuda a comprender las complejidades de los archivos virtuales y a trazar nuestras vías para establecer rutinas adecuadas para el control de la gestión y captura de los documentos, de la memoria organizacional y colectiva. Se trata de un modelo inclusivo que puede proporcionar el marco unificador para la archivística y la gestión de documentos, por cuanto va más allá de las dicotomías y de los dualismos de los modelos basados en el ciclo de vida. La oposición, que se da en estos, entre el documento como prueba y el docu- mento como memoria desaparece. En la perspectiva de la continuidad, (…) la capacidad de los documentos para funcionar como instrumentos de gober- nanza y responsabilidad, formar memoria, identidad y proporcionar fuentes de infor- mación de valor añadido está estrechamente relacionada con sus cualidades probato- rias —su transaccionalidad y contextualidad. En esta perspectiva, los documentos no pueden ser categorizados como prueba o como memoria. Son ambas cosas. Es su na- turaleza probatoria la que los distingue de otras formas de información documental, y les permite jugar su particular papel en la formación de la memoria y de la identidad. McKemmish, 2001, 352 Transaccionalidad es un concepto que se define como la capacidad o condi- ción humana de documentar todas sus actividades, cualquiera que sea su nivel; la contextualidad define los contextos en los que se producen los documentos, su complejidad y naturaleza, y es una suerte de sustituto de los conceptos de 95 Archivística procedencia y fondo, tan esquivos a la realidad administrativa de esos países. Se podría afirmar con toda tranquilidad que este enunciado viene a ser algo así como la búsqueda del principio de procedencia perdido, lo que no le resta un ápice de validez, como tampoco puede ser reducido a este aspecto. 4. El estudio de la Archivística y su consecuencia: el archivero Concluiremos este capítulo con algunas nociones sobre la formación y la pro- fesión del archivero, una cuestión que preocupa vivamente en el mundo profe- sional en general, y en el español en particular, por la ausencia de un esque- ma educativo equiparable al de la mayoría de las disciplinas. En los últimos años se ha producido una abundante bibliografía enfocada en estas cuestio- nes (Fernández Ramos, 2008, 9-89), derivada de la necesidad de asentar y delimitar la especificidad y la formación de los archiveros. Al igual que los químicos se forman en el estudio de la química, los físicos en el de la física, y así sucesivamente —por supuesto que estudian otras materias complemen­ tarias, pero desde el núcleo de sus respectivas disciplinas—, en el caso de la Archivística y en España concretamente esto no se produce del mismo modo; solo hay dos o tres universidades que la enseñan mediante estudios específi- cos (Mauri y Perpinyá, 2008). En el esquema oficial de estudios forma parte del grado en Información y Documentación, como antes lo fue de la diplo- matura en Biblioteconomía y Documentación, y de la licenciatura en Docu- mentación, títulos estos dos últimos hoy extinguidos. Asimismo está presente como complemento formativo en algunos planes de estudio de Historia. El objeto de estas páginas no es dilucidar el tema de las necesidades y la respuesta obtenida en materia de formación, ni tan siquiera volveremos sobre un tema del pasado, como es la diferencia entre la Archivística y la Bibliote- conomía (que comprende el documentalismo); tan solo aclararemos desde un punto de vista conceptual la diferencia entre ambas a efectos didácticos en el contexto de la formación universitaria donde aún se entremezclan. Las dife- rencias son diversas y están determinadas por la naturaleza, es decir el ori- gen, de los materiales que emplea cada una de ellas, por los presupuestos teóricos, por los procedimientos de trabajo, así como por las características de las instituciones que constituyen el objeto de su atención. La diferencia no siempre viene dada por el aspecto externo de los mate- riales con que ambas trabajan, del pergamino al soporte digital, sino que re- side en la contraposición entre las nociones de fondo de archivo y colección. • El fondo, concepto específico de la Archivística, es el conjunto de do- cumentos producidos y recibidos por una persona física o jurídica en el transcurso de sus actividades. 96 3.  La Archivística: una ciencia emergente • La colección, objeto de la Biblioteconomía, es el resultado de reunir do- cumentos creados como fruto del saber y destinados a su difusión. La función primordial de las bibliotecas y de los centros de documenta- ción es poner medios de información a la disposición de los usuarios. Tam- bién lo es de los archivos, con una diferencia fundamental: los documentos, tienen valor de prueba, además de que según hemos visto son resultado de actividades internas, previsibles y regladas; mientras que las publicaciones y los demás materiales con los que trabajan los primeros son resultado de la li- bre creatividad humana. Asentada la diferenciación entre ambas disciplinas, pasemos a los rasgos caracterizadores de la formación de los archiveros. En un estudio compara- tivo realizado sobre la Unión Europea en el contexto internacional (Cruz Mundet, 2005, 1-17) tuvimos ocasión de constatar que también en esta ma- teria se ha alcanzado un elevado grado de normalización, por cuanto existe un modelo generalizado, expandido y predominante en el que los estudios se dan en el nivel de posgrado mediante títulos de máster o equivalente. Dichos estudios están desvinculados de sus equivalentes respectivos a los de bibliotecas, constituyendo planteamientos autónomos, y enmarcados en la Archivística como área de conocimiento y como estructura organizativa independiente. La procedencia de los alumnos está abierta a cualquier titu- lación, aunque mayoritariamente procedan de los estudios de Historia. Re- sulta característica también la contención en el número de centros en los que se imparten estudios universitarios de Archivística. Mientras que en cualquier otro campo de conocimiento es habitual la multiplicidad de la oferta, en este caso no es así. Este comportamiento general se debe a una serie de causas, entre las que cabe destacar que la formación en Archivísti- ca reviste el carácter de especialización en la más amplia acepción del térmi- no y que, además, debido al fuerte respaldo que recibe de las organizaciones profesionales, procura acompasarse con la demanda del mercado de trabajo. En cuanto a la denominación de los estudios quedan bajo la de Archivística o Archivística y Gestión de Documentos. Por último, la observación de los programas pone de relieve un equilibrio adecuado entre la teoría y la prác- tica de las enseñanzas. Todo ello es resultado de un consenso acerca de lo que debe ser la forma- ción del archivero, que cuenta con una serie de requisitos asimismo de gene- ral aceptación y que podemos condensar en los siguientes: 1. Debe ser una formación business oriented: en la que resulta funda- mental conocer los procesos de las organizaciones productoras de documentos y archivos, administraciones públicas y empresas fun­da­ mentalmente, lo que sería competencia de la teoría, historia y funcio- namiento de las organizaciones. 97 Archivística 2. Ha de centrarse también en las tecnologías de la información, que constituyen cada vez más la condición de posibilidad de dichos pro- cesos, además de ser el medio en el que se crean, utilizan y conser- van un volumen creciente de documentos; sin olvidar la función que cumplen en tanto herramientas que favorecen el desempeño de las funciones archivísticas. 3. Debe analizar el régimen legal de los documentos y de los archivos en todo el ciclo vital. 4. Por supuesto, tiene que comprender toda la doctrina archivística: sus fundamentos, la producción e interpretación de los documentos, la gestión de los documentos, la administración de los archivos, la con- servación y la instalación. 5. Debe garantizar un buen nivel de conocimiento empírico, mediante el adecuado equilibrio docente entre la teoría y la práctica, así como a través de estancias de prácticas en archivos. 6. También ha de medir la madurez del alumno en el punto final de su formación, mediante la reflexión personalizada en torno a algún as- pecto concreto de sus estudios, materializado en la elaboración de un proyecto de fin de carrera. En consecuencia, la estructuración de la formación universitaria estaría integrada por áreas específicas, de carácter netamente archivístico, y áreas aplicadas o auxiliares, de cuya aplicación se sirve la archivística para lograr sus fines. A este respecto, la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros elaboró un estudio sobre las competencias, la formación y el mercado de tra- bajo de los profesionales publicado bajo el título de «Propuesta de directrices para el título: máster en Archivística y gestión de documentos», que conclu- ye con una estructura general de estudios (Coordinadora, 2008, 205-243) que ofrecemos esquemáticamente en el cuadro 3.1. Las necesidades formativas de los archiveros pasan indefectiblemente por la creación de unos estudios universitarios específicos que permitan cubrir las exigencias curriculares que le son propias, con independencia de que en la for- mación de bibliotecarios y documentalistas se siga proporcionando una ligera pátina en la materia a modo de complemento. Esta formación debe adecuarse a las necesidades de la sociedad y a las demandas del mercado laboral que se vienen produciendo con una intensidad y riqueza de perfiles inauditos (Cruz Mundet, Duplá, 1999, 7-13; Forde, 2003, 133-139; Menne-Haritz, 2003, 123- 129), y, como consecuencia, al perfil profesional, aspecto que ha sido objeto de algunas reuniones internacionales entre las que destaca la VII European Conference on Archives de 2006 (European Conference, 2006), un perfil que primero creímos era el de archivero, al que más adelante se añadió como cuasi sinónimo el de gestor de documentos, y que un estudio, al que nos referimos a continuación, ha desvelado que no responde a la realidad existente. 98 3.  La Archivística: una ciencia emergente Cuadro 3.1 Estructura general de estudios del Máster en Archivística y gestión de documentos Materia Contenido Fundamentos de Archivística Historia de los archivos y de la Archivística. Principios y conceptos fundamentales. Ré­ gimen jurídico de los documentos y de los archivos Producción e interpretación de documentos Tipologías de fondos y de documentos públi- cos y privados. Paleografía y diplomática. Latín documental Gestión de los documentos y de los archivos Sistemas de gestión de documentos. Normalización de documentos. Identificación, clasificación, ordenación descripción, recupe- ración y evaluación. Acceso a los documentos Administración de centros de archivos. Técnicas de dirección y gestión. Técnicas y Conservación e instalación políticas de difusión y servicio a los usuarios. Instalación y equipamientos. Prevención, con- servación y restauración Tecnologías de la información Tecnologías de la información y archivos. Sistemas informáticos. Gestión de documen- tos electrónicos Teoría, historia y funcionamiento de las Historia de las instituciones medievales, organizaciones modernas y contemporáneas. Teoría y siste- mas de organización. Derecho general. Dere­ cho administrativo Practicum Prácticas en archivos de la Administración pública y en la empresa privada Proyecto Proyecto teórico-práctico de fin de máster El Servicio Público de Empleo del Principado de Asturias, a través del Ob- servatorio de Empleo, entre cuyos objetivos está estudiar y conocer los cam- bios que se producen en el mercado laboral, elaboró en 2011 el primer estudio no realizado por archiveros, sino por un experto en métodos de investigación y diagnóstico, basado en un amplio estudio de campo, publicado con el título de «Perfil competencial Archivero/Administrador de documentos». En este sugerente estudio pone de relieve que «la identificación de com- petencias para el ejercicio de la profesión ha posibilitado la identificación de 99 Archivística áreas funcionales no consideradas inicialmente» (Fernández-Raigoso, 2011, 127), tal y como se recogen en el cuadro 3.2. Cuadro 3.2 Relación de áreas funcionales en las actividades de archivística Áreas funcionales Clasificación Consulta Incorporación Coordinación Descripción Difusión Gestión de la calidad Gestión electrónica Identificación Incorporación Préstamo Incorporación Seguridad Selección Incorporación Transferencia Incorporación Valoración Otro gran hallazgo del estudio es que (…) el perfil genérico no responde a la realidad existente de forma operativa, lo que hace necesario proceder a la diferenciación de más de un perfil específico… El per- fil profesional no se corresponde con la categoría de contratación y eso se evidencia en dos elementos fundamentales: el análisis de las tareas y competencias identifica- das en el desempeño del puesto de trabajo y, complementariamente, la identificación de dos niveles formativos específicos de carácter académico: los estudios de grado y los de posgrado o máster. Fernández-Raigoso, 2011, 59-60 El estudio lleva a la identificación de dos perfiles básicos en la organización y desarrollo de funciones: • Gestor de archivos y documentos. • Administrador de archivos y documentos. Las diferencias entre ambos perfiles vienen claramente establecidas por el nivel de competencia exigible para el desempeño de sus funciones, aprecián- dose diferencias cuantitativas y cualitativas en todas las áreas funcionales. 100 3.  La Archivística: una ciencia emergente En el caso del gestor de archivos y documentos priman las áreas funcionales de transferencia, préstamo, consulta, identificación, valoración, descripción y gestión de la calidad, mientras que en el perfil de administrador de archivos y documentos lo hacen las áreas de selección, clasificación, transferencia, identificación, valoración, seguridad y descripción. (…) Es de resaltar la importancia operativa del área funcio- nal de coordinación, sobremanera en el perfil del administrador de archivos y docu- mentos. Fernández-Raigoso, 2011, 127 y ss. 101 Archivística 102 4.  Las ciencias auxiliares de la Archivística La Archivística constituye en sí misma un conjunto de conocimientos y de métodos específicos y originales para el logro de sus fines, es decir, que no han sido tomados de otras ciencias o disciplinas; en cambio, y como le suce- de a cualquiera de estas, necesita recurrir a otras ramas del conocimiento hu- mano, sin las cuales no podría alcanzar plenamente sus objetivos: las ciencias auxiliares. Decir auxiliar no significa relación de sumisión o consideración de inferioridad, sino que se recurre a ellas de modo parcial y como ayuda para la consecución de unos fines determinados. Así como la medicina recu- rre a la biología, a la química y a la física, entre otras, como auxiliares, la Ar- chivística hace lo propio con otras ciencias y disciplinas. 1.  La paleografía Los documentos, base de nuestro trabajo, hasta la invención de la imprenta e incluso después, han sido redactados a mano en su mayor parte. A lo largo del tiempo se han venido empleando tipos de letras diferentes a las actuales; desde las escrituras prerromanas hasta la humanística, se han sucedido dife- rentes ciclos, como la escritura visigótica, la carolina, la gótica, con sus mo- delos (redonda, cursiva, procesal…) y variantes geográficas. El tratamiento adecuado de los documentos históricos nos obliga a adquirir los conocimien- tos necesarios para poder interpretar las diferentes grafías, en orden a la co- 103 Archivística rrecta comprensión de los documentos. Este es el motivo por el cual se recu- rre a la paleografía. Término procedente del griego paleos («antiguo») y grafía («escritura»), es el tratado de las escrituras antiguas trazadas sobre soportes materiales suaves (papel, papiro, pergamino), mientras que las trazadas sobre materias escrip- torias duras (mármol, bronce, etc.) pertenecen a la epigrafía. El primero que empleó el término fue el benedictino francés B. Montfaucon en su Paleogra- phia graeca (1708). Últimamente se entiende en un sentido más amplio, abordando, además de los signos gráficos, todos los elementos que intervie- nen en la escritura: soportes, instrumentos, procedimientos de ejecución… Los objetivos de la paleografía pueden resumirse en tres aspectos, según Marín y Ruiz (1991, 21-22): 1. Leer y descifrar los signos gráficos (letras, palabras, frases, signos comple- mentarios) de los correspondientes monumentos escritos, hasta llegar el pa- leógrafo lector a saber lo que aquellos significan en su sentido más elemen- tal y simple. 2. Hacer examen sistemático de las escrituras y de los monumentos escritos para tratar de situarlos en el tiempo y en el espacio, a fin de sacar de ellos materiales seguros en orden a la elaboración y construcción crítica de la his- toria. A la paleografía le tocará decidir sobre la época en que aquel conjunto de ca- racteres estuvo en uso, sobre el lugar y área de extensión correspondiente a aquel género de letra, sobre los centros y personas que lo utilizaron, sobre el fin a que se destinaba la pieza escrita, sobre su tradición a través de los posi- bles poseedores, con la huella que dejaron en la misma. 3. Analizar la naturaleza de los signos gráficos, no tanto en orden a aprovechar los elementos que dicho análisis suministre para el trabajo historiográfico en ge- neral, sino, primero y antes que nada, para conocer el desarrollo intrínseco de la propia escritura, es decir, su origen, su evolución, sus cambios y variantes. El archivero necesita de la paleografía para realizar determinadas tareas de su trabajo con fondos antiguos, aunque no precisa especializarse en esta mate- ria. Su conocimiento es necesario para leer y comprender los manuscritos anteriores al siglo xvii, momento a partir del cual la escritura humanística o actual está extendida, para poder analizarlos y describirlos. También es útil para situar en el tiempo e, incluso, en el espacio, aquellos manuscritos que, por deterioro o cualquier otra causa, no ofrezcan información acerca de su data- ción y localización geográfica. En fin, resulta necesaria si en alguna ocasión el archivero debe evaluar una adquisición de documentos, de modo que sepa dis- cernir su autenticidad y, sobre todo, su valor informativo, algo que se produce con poca frecuencia, pero que, cuando sucede, hay muchas posibilidades de en- contrarse con ofertas sobrevaloradas cuando no descaradamente falsas. Aun- que para dirimir este último aspecto le será de mayor utilidad la diplomática. 104 4.  Las ciencias auxiliares de la Archivística 2.  La diplomática Los documentos poseen una estructura formal, una lógica según la cual se dispone su contenido, que está en relación con su categoría. Si tomamos el texto de una ley, un contrato de compraventa y una factura, observaremos que su apariencia es distinta, la información se dispone de acuerdo con crite- rios diferentes; su propia redacción, las personas que intervienen, nos dan una idea del procedimiento seguido en la elaboración de cada uno de ellos. Si, posteriormente, comparamos cada uno de estos tipos documentales con otros de la misma naturaleza, comprobaremos que en esencia son similares, es decir, han sido elaborados de acuerdo con unos criterios idénticos, de modo que en cada caso hablamos de leyes, contratos y facturas. Para poder diferenciar los tipos documentales, su denominación, categoría, etc., la diplo- mática nos proporciona los criterios necesarios. Diploma viene del griego y quiere decir «doblado o plegado en dos par- tes», haciendo con ello referencia a los documentos que se cerraban mediante doblez para proteger su contenido, cuando era personal o reservado (Marín y Ruiz, 1991, 22). Fueron los primeros humanistas italianos quienes empezaron a aplicar el término a piezas documentales procedentes de la más alta autoridad civil o eclesiástica y, luego, a cualquier documento revestido en sus formas internas y externas de especiales solemnidades. Se puede definir la diplomática como el tratado del documento que lo analiza críticamente en todo su conjunto, pero especialmente en su forma, génesis, evolución, tradición y conservación, disponiendo dicho análisis en orden a averiguar su autenticidad, saber si es verdadero o falso, si lo es en todo o en parte, y establecer su valor como fuente histórica. El recurso a la paleografía y a la diplomática es muy anterior a su recono- cimiento como campo del saber humano; la lectura de documentos escritos con grafías ya abandonadas y la crítica de aquellos con sospechas de false- dad exigían el recurso a unas habilidades que se desarrollaron de forma prác- tica antes de ser sistematizadas. El primer paso importante lo dio Lorenzo Valla, humanista florentino, quien en 1440 y por encargo de Alfonso el Mag- nánimo, demostró en su tratado De falso credito et eminentia Constantini do- natione declamatio la falsedad del documento según el cual el emperador Constantino había donado al papa el Estado Vaticano. Más adelante, en 1675, Papembroeck publica un tratado en el que intenta demostrar las sospe- chas de falsedad que gravitaban sobre muchos de los documentos más anti- guos, sobre todo los altomedievales. En 1683, J. Mabillon en su De re diplo- matica…, contestando al anterior, dedica varios capítulos a las escrituras. El objeto de la diplomática lo constituyen todos los documentos, desde los más antiguos a los actuales, y no solo los de origen medieval aunque hayan sido el objeto predilecto de sus estudiosos. La diplomática tiene en 105 Archivística cuenta tanto y más que el fondo, la forma del documento, no solo material y externa (soporte y tintas), sino sobre todo interna: estructura del documento —protocolo, texto y escatocolo—, fórmulas empleadas en su redacción, la génesis y las fases por las que ha pasado el documento. Por fin, tiene como objetivo distinguir entre documentos auténticos y fal- sos, no desde el punto de vista histórico, sino documental, aunque su campo de acción se limita al de la historia, por cuanto la falsedad documental con- temporánea es objeto de la documentoscopia, una rama forense de la policía científica. Los conocimientos de diplomática sirven al archivero para: • Conocer la tradición documental: si se trata de un original o de una co- pia, y en este caso cuál es su clase (simple, certificada…). • Evaluar la autenticidad, analizando los elementos formales a fin de sa- ber si un documento es verdadero o falso y en qué grado. A veces nos encontramos con documentos cuyo contenido es rigurosamente verídico desde el punto de vista histórico, pero que son diplomáticamente falsos. • Conocer la tipología diplomática, que está en función del número y de la disposición de los elementos formales. Aunque en este punto nos en- contramos con un escollo considerable, pues apenas existen estudios de tipología, salvo para las cancillerías pontificia y reales de la Edad Me- dia, dada la preferencia de los diplomatistas por este período. 3.  La cronología El cómputo del tiempo ha sido diferente en determinados momentos de la historia y en las distintas civilizaciones. La cronología o cronografía nos da las pautas para poder traducir cualquier tipo de datación al cómputo actual, a fin de situar los documentos correctamente en el tiempo. Del griego cronos («tiempo») y logos («tratado»), es la disciplina que per- mite conocer la medida del tiempo (Capelli, 1983). Pero hay que distinguir la cronología matemática o astronómica y la técnica. Es esta última, la cro- nología técnica, el objeto de atención de la Archivística, puesto que permite situar los acontecimientos en el desarrollo de la historia de la humanidad. Resulta especialmente útil para los documentos históricos. Así, los sumerios, egipcios, griegos, romanos…, tenían cómputos diferentes del tiempo entre sí y respecto del nuestro. En los países musulmanes se emplea el calendario lu- nar, que comienza en el año de la Hégira (632 d. C.), el año tiene doce lunas y cada siglo noventa y siete años solares. Centrándonos en el mundo occidental europeo, habrá que esperar a que en 1582 el papa Gregorio XIII aprobara el nuevo calendario que normalizará, a partir de entonces, la medida del tiempo en todo el orbe cristiano, si bien 106 4.  Las ciencias auxiliares de la Archivística hasta los años 1917/1927 los países ortodoxos de la Europa oriental no lo adoptaron. Antes de dicho año (1582), se habían empleado diversos sistemas de datación. Veamos los principales: • La era cristiana, sistema inventado por Dionisio el Exiguo, monje del siglo vi, se caracteriza porque comenzaba con el nacimiento de Cristo y su uso se generalizó a partir del año 1.000 aproximadamente. Había distintos estilos de comenzar el año: el de la Circuncisión (1 de enero), el de la Natividad (25 de diciembre), el de la Encarnación o de la Anunciación (25 de marzo), etc. • La era hispana, empleado en nuestro país, se inicia en el año 38 a. C. (conquista de la Hispania por parte de los romanos), aparece en el siglo iv y desaparece entre los siglos xii y xiv, según los diferentes reinos. • Los doce meses del año, de origen romano (calendario juliano), se em- plearon con los mismos nombres y número de días que en la actualidad; también se usó, aunque muy poco, el cómputo de días por calendas, no- nas e idus, asimismo de origen romano. En los siglos xiii y xiv apareció una nueva fórmula, la de los días andados (los primeros quince días de cada mes) y los días por andar (los quince últimos de cada mes). • Los días de la semana son igualmente de origen romano, salvo el sába- do que es de raigambre hebrea. En la alta Edad Media fueron sustitui- dos por las ferias, la primera de las cuales era el domingo, el lunes era la segunda feria, y así sucesivamente. Durante el medievo también era frecuente indicar la fiesta litúrgica en la datación de los documentos. Con posterioridad al gregoriano, merece la pena mencionar el calendario republicano francés. Establecido por la Convención para borrar toda huella religiosa, emplea un nuevo cómputo que comienza el 22 de septiembre de 1792, fecha en que se declaró la República (año I). El año constaba de doce meses cuyos nombres procedían del clima y de las labores agrícolas (vendi- miaire, brumaire, frimaire, nivôse, pluviôse, ventôse, germinal, floreal, prai- rial, messidor, thermidor, fructidor). Cada mes tenía treinta días, el día diez horas de cien minutos y el minuto cien segundos. Dejó de utilizarse a partir de 1806. La cronología es útil sobre todo para los documentos históricos, especial- mente medievales. Existen fórmulas, tablas, calendarios perpetuos, etc., para reducir los cómputos al actual. 4.  La historia Como podrá inferirse de lo dicho hasta ahora, puesto que los documentos se producen a lo largo de la existencia de la humanidad, la Archivística recurre 107 Archivística a la historia para comprender el contexto en el que los documentos han sido creados y, de manera muy especial, al devenir de la institución que ha produ- cido cada fondo de archivo. Memoria de la evolución de la humanidad, abordable desde numerosas perspectivas, resulta tan inherente al hombre y a su conocimiento que todas las ciencias y disciplinas la incluyen entre sus presupuestos programáticos; así, existe una historia de la ciencia, de la tecnología, del derecho, de la me- dicina… Del mismo modo, la Archivística recurre a ella para elaborar su propia historia, aunque no sea esta la única ni la más importante de las pers- pectivas desde las que la aborda. La relación entre ambas es muy estrecha y biunívoca. Por un lado, los documentos son la fuente básica de investigación e información para la his- toria. Por el otro, los documentos son fruto de la actividad de las personas, físicas o morales (empresas, instituciones…) que los han producido a lo largo del tiempo. En tal sentido es necesario conocer la evolución de la sociedad en general, y la de esas personas en particular. Así, la organización de un archivo exige el conocimiento profundo de la historia de su productor para: 1. Comprender la forma y el orden en que se han producido los docu- mentos. 2. Conocer su estructura orgánica, las funciones y actividades desarro- lladas. 3. Poder comprender el significado de los documentos y de las agrupa- ciones documentales —especialmente cuando están desorganizados— para dotarlos de un organigrama objetivo y estable en el tiempo. 5.  El derecho La producción de los documentos se materializa en el curso de procesos que están regulados por normas, de acuerdo con el marco legal de cada sociedad en cada momento de la historia; de ahí que el derecho sea una pieza auxiliar clave para conocer el corpus legal que rige los procesos y las actividades que se plasman, al fin, en forma de documentos. La importancia que tiene para la Archivística viene dada por la propia na- turaleza de los documentos: tanto los públicos como los privados proceden o son reflejo de actividades sujetas a la ley. Sin necesidad de ser experto juris- ta, el archivero debe conocer, con mayor o menor profundidad, determinados campos del derecho: 1. La legislación básica del Estado que rige el funcionamiento de la so- ciedad, en nuestro caso: la Constitución y el estatuto de autonomía de la Comunidad respectiva. 108 4.  Las ciencias auxiliares de la Archivística 2. La legislación rectora del sector al que se adscriba la entidad a cuyo servicio se encuentra el archivo. Por ejemplo, en el caso de un ayun- tamiento: la Ley Reguladora de Bases de Régimen Local, el Regla- mento de Organización y Funcionamiento de las Corporaciones Lo- cales, la Ley de Régimen Local de la Comunidad Autónoma, así como los decretos y reglamentos que desarrollen la legislación básica. 3. La legislación de ámbito archivístico: la Ley del Patrimonio Histórico Español, la ley de la Comunidad Autónoma, al igual que su ley de ar- chivos, la legislación sobre tratamiento y protección de datos, secre- tos oficiales, derecho de acceso a la información, etc., sin olvidar el reglamento del propio servicio. 4. La legislación sobre el procedimiento administrativo: Ley de Régi- men Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y los decretos de su desarrollo, la de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos y su desarro- llo, entre otras. 6. Las tecnologías de la información y de las comunicaciones Podemos definirlas como el conjunto de medios informáticos (físicos y lógicos) que sirven para la captura, almacenamiento, tratamiento y difusión informatizada de la información, así como las telecomunicaciones; lo que en el argot popular se resume con el término «informática». Desde sus inicios en los años cuarenta, el desarrollo de estas nuevas tecnologías ha sido vertiginoso y ha alcanzado a todos los sectores de actividad, hasta el punto de hacerse imprescindibles en las socie- dades desarrolladas. También lo son para la función archivística y desde un doble punto de vista: como herramientas aplicadas al desarrollo de sus actividades, y como entorno donde se producen y gestionan los documentos. Desde la primera perspectiva, las tecnologías ofrecen sistemas para auto- matizar los procesos técnicos del archivo: descripción, clasificación, acceso y difusión, gestión de espacios, control de préstamos…, por lo general aplica- dos a fondos documentales en papel. Son muchos los productos existentes en el mercado y para una amplia gama de situaciones. Desde el segundo punto de vista, son entornos en los que individuos y or- ganizaciones desarrollan sus actividades, de modo que en ellos se crean, uti- lizan y conservan documentos electrónicos, en un volumen creciente y pre- dominante. De este modo, la gestión de los documentos electrónicos es una función archivística. Además, las exigencias de normalización que demandan las tecnologías han hecho avanzar a nuestra disciplina, tanto en cuanto a la normalización, como en cuanto a la expansión de su campo de acción. 109 Archivística 7.  La lingüística Además de la gramática histórica aplicada a los textos, la lingüística en con- junción con otros saberes nos ofrece un abanico de nuevas posibilidades, con gran proyección de futuro, para mejorar el trabajo archivístico, derivadas de las denominadas industrias de la lengua. Ciencia que estudia la lengua humana, ha sido empleada tradicionalmente como auxiliar para el trabajo con textos históricos, utilizando los conoci- mientos de la gramática histórica para su estudio crítico, para su datación en casos dudosos, etc. Sin embargo, se señala muy pocas veces que el archivero, y otros profesionales de la información, tanto en el análisis de los documen- tos como en algunos productos para su mejor gestión, trabajan con la lengua y necesitan el auxilio de la ciencia que la estudia. Como indica la profesora C. Díez Carrera (1994, 26), la lingüística «sirve de fuente para llevar a cabo las labores lingüísticas que se dan dentro de las tareas técnicas propias de los centros de información —indización y resúmenes». La falta de formación en este campo es causa de frecuentes ambigüedades e inexactitudes en las labo- res ya reseñadas. Además, señala, su conocimiento sirve para evaluar otros productos lingüísticos: sistemas de traducción automática, sistemas termino- lógicos, de indización…, herramientas muy importantes para los profesiona- les de la documentación, en tanto que contribuyen a una mejor explotación y a una mayor rentabilidad de la información. Dichos productos son fruto de las industrias de la lengua. Estas «proceden de la conjunción de dos saberes: la lingüística y la informática, asistidas por otras ciencias como la ingeniería, la psicología, la lógica, la documentación… Surgen, por tanto, del procesamiento automático de la lengua natural». La mayoría de sus resultados son aplicables a nuestros centros; veamos los principales: • Todas las investigaciones que conllevan el procesamiento de la lengua natural (analizadores morfológicos, sintácticos y semánticos) para la comunicación oral con las máquinas. • Los bancos terminológicos, para el acceso a la terminología actualizada en cualquier lengua, de la que se nutren los sistemas de indización y los de traducción. • Los sistemas de indización, ya sea mediante palabras clave, términos controlados (listas de autoridades y tesauros) o lengua natural. • Los sistemas de traducción automática, para acceder a documentos es- critos en cualquier idioma. • Los correctores ortográficos y de estilo, presentes con mayor o menor precisión en muchos programas para el tratamiento de textos. Estos productos, que en un futuro próximo tendrán una aplicación más di- recta en nuestros centros, son útiles tanto para los usuarios como para el ar- 110 4.  Las ciencias auxiliares de la Archivística chivero, quien deberá poseer los conocimientos básicos de su sustento lin- güístico, para poder evaluar su rentabilidad, en función de su precisión, y utilizarlos en su trabajo. 8.  La administración También conocido por su voz inglesa management que supone la aplicación a los archivos de las técnicas directivas de estrategia y planificación, así como las de gestión económica, de personal, de recursos…, dando lugar a la administración de archivos. En tanto unidades logísticas integradas en las organizaciones, el archivero debe alinear sus recursos y sus actividades con la estrategia corporativa, los cuales debe planificar en primer lugar, poner en funcionamiento con criterios de eficiencia y eficacia, así como evaluar en relación con su funcionamiento, y cuyos planes ha de revisar. La de administrar es (…) una función que comprende tanto el proceso como el resultado de las activida- des administrativas (en el sentido de dirección) orientadas a actuar sobre los activos logísticos, financieros y humanos para lograr los fines establecidos por una o más unidades informativas. Una función dividida en subfunciones, representadas por los teóricos de la departamentalización con el acrónimo PODSCORB (Planning, Orga- nizaing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, Budgeting); es decir: planifi- cación, organización, gestión del personal, coordinación, comunicación y gestión presupuestaria. Díez Carrera, 2002, 135 y ss. Para adquirir estas habilidades gerenciales, se recurre al campo de conoci- miento que las estudia, la administración, y a sus herramientas, en especial la estadística. 111 Archivística 112 5.  El archivo en sus primeras fases Sea cual sea el paradigma del que nos sirvamos, ya sea el del ciclo de vida, ya sea el del modelo de la continuidad, siempre hay un principio, un momen- to en el que poner en marcha el sistema de archivo, y tal es el objeto del pre- sente capítulo, que viene a condensar lo que hemos conocido como gestión de los documentos, aspecto que hemos tratado con amplitud en su correspon- diente monografía (Cruz Mundet, 2006). A efectos pedagógicos y expositi- vos, la teoría de las etapas o fases del archivo es la que mejor se acomoda, aunque establezca divisiones que cada vez están más difuminadas; de acuer- do con ella nos situamos en la fase preliminar y en la de archivo de gestión o de oficina. 1.  La organización del sistema de archivo: fase preliminar En toda entidad, pública o privada, se pueden dar dos supuestos: que exista un sistema de archivo implantado y en funcionamiento, en cuyo caso la tarea del archivero consiste en mantenerlo mejorándolo; o que no haya nada de esto y deba diseñarse desde la base. En el segundo supuesto, salvo que se tra- te de una organización de nuevo cuño, lo habitual es que se herede la desor- ganización y los problemas a ella inherentes. Las oficinas suelen estar literal- mente atiborradas de documentos, lo que deriva en problemas de seguridad para estos, ya que en la lucha por el espacio su destrucción incontrolada es el destino casi seguro que les aguarda. En el menos malo de los casos están 113 Archivística arrumbados en sótanos, buhardillas, huecos y demás lugares desaconseja- bles. La responsabilidad sobre el archivo no está clara y la gestión de los do- cumentos es voluntarista y dispersa, con tantos métodos como personas ha- yan manejando documentos como parte de sus tareas. La del archivo, o, si se prefiere, la gestión de los documentos y del archi- vo, es una función estratégica de las organizaciones y, como tal, a los órga- nos directivos les corresponde definirla y acotarla. Por ello, antes de nada, la organización debe adoptar al más alto nivel una serie de decisiones impres- cindibles para el éxito de la empresa, que recogen las normas ISO (UNE-ISO 30301), y que básicamente consisten en: • Establecer y adoptar una política en materia de gestión de documentos. • Difundirla en toda la organización y obligar a su cumplimiento en todos los niveles. • Asignar los recursos necesarios. • Designar un responsable dentro del equipo de dirección. A pesar de todo ello no es suficiente, y las reticencias a vencer por nuestra parte son numerosas y de diversa naturaleza. Cualquiera que sea el nivel con- siderado, desde la dirección al simple oficinista, el sentimiento patrimonial sobre los documentos está muy extendido. No importa tanto cuál pueda ser su estado de abandono y desorganización, cuanto tenerlos controlados y al abrigo de los demás. Por otra parte, como la información es poder, existe una tendencia generalizada a confundir la retención de los soportes con la pose- sión de la información, cuando en la mayoría de los casos esta ya ha prescri- to y, no habiéndolo hecho, es de difícil localización. Asimismo, la falta de comunicación en el organismo, fruto de una mala gestión documental, es otro factor que ayuda a explicar este tipo de actitudes (Dumont, 1984, 72-74). Para vencer las reticencias de algunas personas ante lo que consideran como pérdida de sus documentos, hay que ganar su confianza haciéndoles ver que: • Conservan la plena disponibilidad sobre sus documentos, a los que po- drán acceder con mayor rapidez y seguridad siempre que lo precisen. • Nada concerniente a estos (transferencias, eliminaciones…) se hará sin su conocimiento y, en el caso necesario, sin tomar en consideración su parecer. • La operación es también cosa suya y el éxito depende de su colaboración. • El esfuerzo se verá ampliamente compensado con un acceso más fácil, rápido y seguro a la información y a los documentos. • El desalojo regular de los documentos que ya no son necesarios para la realización de sus tareas mejorará las condiciones de trabajo: más espa- cio, menos responsabilidad, mejor manejo de un volumen menor de do- cumentos… 114 5.  El archivo en sus primeras fases A partir de aquí, la pauta nos la proporciona la norma ISO 15489, que es- tablece una serie de etapas (UNE-ISO 15489-1:2001; UNE-ISO/TR 15489- 2:2001) que a continuación vamos a sistematizar. 1.1  La investigación preliminar Consiste en identificar y documentar el papel y el propósito de la organiza- ción, su estructura, su entorno legal, reglamentario, de actividad y político, así como los puntos fuertes y los puntos débiles asociados con la gestión de los documentos. Esta investigación preliminar será determinante en las futuras decisiones sobre el sistema y en especial en cuanto a la recopilación de in- formación para elaborar el cuadro de clasificación, y para las políticas de conservación. Esta etapa se caracteriza por la recogida de información sobre el organis- mo interesado para: 1. Identificarlo: si se trata de una entidad pública o de una organización privada, y precisar sus límites. 2. Conocer su estructura organizativa: las unidades que lo constituyen, las diversas escalas (centrales y descentralizadas), las ramificaciones eventuales, filiales…, así como la naturaleza de las relaciones inter- nas, tanto orgánico-jerárquicas como de gestión. 3. Conocer las finalidades u objetivos de la entidad, los cometidos y com- petencias de cada uno de los diferentes niveles o escalas que la integran. Las fuentes de información son los documentos fundacionales, los organi- gramas de estructuración, los estudios de organización y distribución de los recursos humanos, entre otros. En este sentido, las instancias responsables deben ser claras y proporcionar todas las precisiones necesarias para saber cuál es el ámbito sobre el que debemos actuar, cuáles son sus propósitos, cómo está organizado, cuáles son sus recursos humanos, qué tareas tiene en- comendadas, cómo se relacionan entre sí… Además de los documentos, otra gran fuente de información consiste en mantener entrevistas con personas que por su posición y experiencia conoz- can bien la realidad y la evolución de la entidad, así como en realizar encues- tas al personal que desarrolla las tareas administrativas. Sirven para validar la información y las conclusiones obtenidas de los documentos, pero tam- bién y sobre todo para obtener nuevos conocimientos acerca del funciona- miento efectivo, de la cultura de la organización, de los circuitos de informa- ción y de relaciones no descritos, de la comunicación informal y de la visión que los propios miembros tienen de la entidad en la que trabajan. 115 Archivística 1.2  El análisis de la actividad Se centra en estudiar las funciones, las actividades, los procesos y los trá­ mites. Su propósito es desarrollar un modelo conceptual de lo que hace la organización y de cómo lo hace, señalando la relación que media entre los documentos y las actividades. Por ello, resultará decisivo para las decisiones futuras sobre creación, captura, control, almacenamiento, eliminación y acce- so de los documentos. El resultado final es un conocimiento preciso de las re- laciones que median entre las actividades de una organización y los documen- tos, producto y prueba que son de esas actividades. Este análisis se basa en dos grandes apartados: el análisis de la entidad como estructura organizativa y el análisis funcional de la misma. • La estructura organizativa es (…) el conjunto de elementos a través de los cuales la organización adquiere forma y puede realizar sus objetivos, que no son otros que permitir el desarro- llo de los planes y el control de su ejecución… En esencia, se trata de una red de actividades y relaciones que ha de hacer posible la dinámica de la organiza- ción. La estructura organizativa es el esquema formal de relaciones, comunica- ciones, procesos de decisión, procedimientos y sistemas dentro de un conjunto de personas, unidades, factores materiales y funciones con vistas a la consecu- ción de los objetivos. Poch, 1992, 62 Junto con la estructura se analiza el entorno en el que la organización viene desarrollando sus actividades, los recursos y la estrategia, tanto en el presente como a lo largo de su historia. • El análisis funcional tiene por finalidad conocer qué hace la organiza- ción y cómo lo hace, establecer un modelo conceptual que sirva de base para la clasificación, señalando la relación que media entre los docu- mentos y las actividades. El objeto de análisis, las funciones, (…) son un conjunto de actividades afines y coordinadas necesarias para alcan- zar los objetivos de la organización y que se realizan de una manera sistemática y reiterada, esto es que hay una permanencia en el tiempo. Es decir, el conjunto de cosas que ha de hacer siempre la organización para generar sus productos o prestar sus servicios. C. Ramió, 1998, 104 116 5.  El archivo en sus primeras fases Si los objetivos cambian, las funciones también se redefinen. Si bien es frecuente la identificación del órgano con la función que ejerce, en rea- lidad es un concepto abstracto del todo independiente de los órganos, por cuanto una función subsiste aunque no exista un órgano que la de- sarrolle, y es frecuente que cuando existe sean varios los que se ocupen de ello. 1.3  Identificación de las necesidades respecto de los documentos En esta fase se trata de identificar las razones por las que una organización necesita o está obligada a crear, recibir y conservar documentos como resul- tado de sus actividades, y documentarlo de una forma estructurada y fácil de mantener. Estos requisitos se identifican mediante un análisis sistemático de las necesidades funcionales, de las obligaciones legales y reglamentarias, de las más amplias responsabilidades ante la comunidad. Una adecuada y completa identificación de dichos aspectos solo se obtie- ne como resultado del análisis de procesos, que comentaremos más adelante. En esta etapa preliminar necesitamos avanzar lo máximo posible en la obten- ción de esta información, pero a sabiendas de que será incompleta. Por ello, no puede plantearse llevarlo a cabo en este momento, sino de una forma pro- visional de identificación de series elaborada con la información que nos proporcionen los miembros de la organización, por medio de un cuestionario específico. Esta fase conviene hacerla coincidir con la siguiente, por la estrecha rela- ción que ambas tienen, y por eso vamos a tratar la soluciones al mismo tiempo. 1.4  Valoración de los sistemas existentes Se trata de estudiar los sistemas de uso y archivo de los documentos, para va- lorar su adecuación, rediseño o sustitución por otros nuevos. Lo habitual es que se dé una de estas dos situaciones: que exista un sistema de archivo im- plantado y en funcionamiento, en cuyo caso se trata de analizar sus puntos fuertes, sus puntos débiles, y readaptarlo a las necesidades de la entidad y a las oportunidades y amenazas de futuro; o que no haya nada hecho y deba di- señarse desde cero, lo que es habitual todavía. En resumen, se trata de hacer una primera aproximación a la realidad do- cumental para saber si ha habido previamente alguna actuación archivística y, en caso positivo, analizarla. Sobre todo en las organizaciones de cierto vo- lumen es muy frecuente encontrarse con la existencia de distintas soluciones, muchas veces con herramientas informáticas específicas, sin coordinación y 117 Archivística unos niveles de explotación bajos. Hay que establecer si se conoce aproxima- damente el volumen global de documentos, su tasa de crecimiento anual y, en fin, cuantas cuestiones se consideren necesarias. Todas las unidades administrativas serán la base para la recogida de in- formación, cuyo número y localización conoceremos por los datos de la etapa anterior. Las oficinas se caracterizan por tener unas atribuciones deli- mitadas, se encargan de realizar tareas específicas y especializadas, lo que da lugar a la producción de documentos en serie. Por ello, si de su ejercicio se desprenden los documentos y estos son reflejo de sus atribuciones, es muy importante conocerlas para delimitar las series. Así, necesitamos obte- ner una completa relación de las actividades que desarrolla cada una de ellas, cuáles son exclusivas y cuáles compartidas, especificando en estas con quiénes las comparten y las tareas que son de su responsabilidad. Para cada serie documental, recogeremos los siguientes datos (cuestionario 1): • Denominación de la serie. • Unidad productora. • Objeto de la gestión. • Años que abarca. • Tipo de soporte. • Volumen de la serie. CUESTIONARIO 1 118 5.  El archivo en sus primeras fases El siguiente paso consiste en recabar información detallada sobre las se- ries documentales emanadas de las distintas atribuciones adjudicadas a cada una de las oficinas (cuestionario 2). Al respecto los principales datos que nos interesan son:   1. Identificación de la unidad administrativa.   2. Atribución o grupo de atribuciones.   3. Denominación de las series documentales o grupos de expedientes.   4. Cantidad expresada en metros lineales y/o número de expedientes.   5. Fechas extremas que abarca el conjunto.   6. Documentos que la integran.   7. Soporte (papel, digital o mixto).   8. Ordenación de los documentos.   9. Legislación que afecta a la serie. 10. Procedimiento administrativo. 11. Ubicación de la serie a lo largo de la tramitación. 12. Series antecedentes o relacionadas. 13. Documentos recapitulativos. 14. Documentos duplicados. 15. Clasificación adjudicada, en caso de existir. 16. Plazo en el cual pierden su utilidad administrativa. 17. Destino dado a los expedientes una vez perdida esa utilidad. En el caso de una Administración pública es bastante más fácil obtener esta información, mediante la aportación de un expediente tipo, representati- vo de la serie, y la legislación que afecta al procedimiento en cuestión. En otro caso, nos deberemos conformar con que se nos informe sobre los puntos centrales que afectan al uso de los documentos, tales como:   1. Periodo de utilidad administrativa.   2. Si están afectados por la legislación sobre protección de datos de ca- rácter personal o alguna otra que limite el acceso.   3. Si los expedientes, totalmente o en parte, poseen valor probatorio más allá del periodo de utilidad administrativa.   4. Si de su eliminación pueden derivarse perjuicios para la organiza- ción o para terceros, y si son de tipo operativo (pérdida de datos) o corporativos (pérdida de pruebas). Si esto es importante, no es suficiente; hace falta conocer, además de todo lo visto hasta aquí, cuestiones de orden físico relativas a la ubicación, al vo- lumen y a la organización de los documentos. Para ello, necesitamos hacer- nos con un juego de planos de las instalaciones de la entidad, y así saber cómo están compartimentados los espacios, mejor si además se conoce el 119 Archivística CUESTIONARIO 2 uso principal; con ellos señalaremos los lugares donde se ubican los docu- mentos y podremos evaluar la adecuación de los locales a esta utilidad. Asi- mismo, mediante otro cuestionario específico (cuestionario 3) solicitaremos información sobre: • Los archivos de cada unidad organizativa. • Los archivos situados fuera de los despachos (pasillos, cuartos…). • Los archivos en locales compartidos con otras unidades. En los tres casos preguntaremos sobre: • Su localización exacta. • Si cuenta con un responsable y su identificación. 120 5.  El archivo en sus primeras fases • Su estado físico de conservación y orden. • Volumen de documentos, expresado en metros lineales preferentemen- te, según soportes. • Medios de instalación: archivadores, estanterías, muebles portaplanos u otros. • Si existe algún tipo de descripción y su naturaleza (por ejemplo, en los lomos de las cajas, en ficheros u otros). En su defecto, cuáles son las estrategias de búsqueda y recuperación de los documentos. • Si existe algún sistema de clasificación y su naturaleza. • Si se eliminan documentos y cuáles son los criterios observados. • Qué se hace con los documentos cuando ya no son necesarios para la gestión. CUESTIONARIO 3 En el caso de los documentos electrónicos, la localización física será susti- tuida por la ubicación en los sistemas informáticos, donde es necesario saber si están centralizados en un servidor, si están distribuidos o si se encuentran en 121 Archivística unidades de almacenamiento en los puestos de trabajo. Aquí, la recopilación de la información debe adaptarse al modelo tecnológico de la organización. Por último, el archivero necesita conocer las necesidades que tienen las unidades administrativas en materia documental e informativa, a fin de dise- ñar las respuestas. Al respecto, cada una de ellas contestará a un cuestionario que recoja los siguientes aspectos (cuestionario 4): • Las necesidades informativas de sus diferentes productos documentales, de manera jerarquizada según su importancia y frecuencia de uso, ex- presando qué necesitan conocer en cada caso. • Procedimientos utilizados para la consulta de sus documentos. • Medios técnicos y humanos empleados. • En caso de haber contestado a los dos apartados anteriores, necesidades que no resultan satisfechas. CUESTIONARIO 4 Sin lugar a dudas nos costará conseguir que todas las oficinas contesten adecuadamente a nuestro cuestionario y muchas veces tendremos que acudir personalmente para completar la información cuando no para arrancársela li- teralmente; sin embargo, debemos considerar, y hacérselo ver así, que se trata de un esfuerzo a realizar una sola vez y que de la cantidad y de la calidad de la información que nos proporcionen dependen los beneficios futuros. 122 5.  El archivo en sus primeras fases 1.5 Identificación de las estrategias para satisfacer las necesidades de gestión de los documentos Aquí, el objetivo es saber cómo dar respuesta a las demandas de la organiza- ción y para ello deben tenerse en consideración: su naturaleza, el tipo de acti- vidades, la forma de llevarlas a cabo, las tecnologías que las soportan, la cul- tura corporativa y los condicionantes externos. Una vez recopilada toda la información, procede analizarla exhaustiva- mente mediante una serie de pasos: 1. Revisión de las encuestas y entrevistas para detectar cualquier tipo de laguna, incongruencia o contradicción que deba ser corregida vol- viendo a las fuentes originales. 2. Sistematización de la información obtenida y tratamiento de los datos cuantitativos con las técnicas estadísticas adecuadas para su óptima explotación, interpretación y exposición de forma clara, profesional y comprensible. 3. Análisis individualizado de cada uno de los aspectos objeto de la in- vestigación, a saber: a) Naturaleza, fines e historia de la entidad. b) Cultura organizativa y visión que de la misma tiene su personal. c) Descripción de la estructura organizativa y de las actividades que desarrolla globalmente y cada una de sus partes. d) Un cuadro de funciones, actividades y procesos. e) Un catálogo provisional de series documentales. f) Un mapa del volumen y distribución de los documentos. g) Un calendario de conservación provisional. h) Un informe que inventaríe y analice los sistemas existentes. i) Un análisis de las necesidades expresadas por las unidades. 1.6  Diseño de un sistema de gestión de documentos En esta etapa se deben convertir los análisis, estrategias y tácticas de las fases anteriores en un plan o anteproyecto de sistema de gestión de documentos, el cual puede partir de los sistemas existentes, plantearse su reforma o construirse sobre bases nuevas. El proyecto en realidad es el compendio de varios planes a distintos niveles: un plan estratégico a largo plazo que diseñe el escenario total que se quiere alcanzar, y una serie de planes sectoriales que diseñen las dife- rentes fases del mismo: herramientas del sistema, actuación sobre los sistemas heredados y los documentos producidos hasta el momento, y proyectos piloto. Un diseño que en sus aspectos más netamente archivísticos deberá contemplar: 123 Archivística 1. Elaborar un cuadro de clasificación general para los fondos de la entidad, basado en las funciones de la misma y en las atribuciones desarrolladas. Asimismo, proporcionar a cada unidad administrativa la parte referida a sus fondos para que en adelante la clasificación sea armónica desde el origen y normalizada en toda la organiza- ción. 2. Diseñar los circuitos de movimiento de los documentos, organizando la transferencia de fondos al archivo, regular y ordenadamente, aun- que al principio deberá organizarse la transferencia masiva de todo lo que se ha ido acumulando en las oficinas y en otros espacios. 3. Establecer el volumen documental existente y estimar los incremen- tos periódicos, a fin de conocer las necesidades de espacio en el ar- chivo, previendo lugar suficiente para acoger el crecimiento de los próximos veinte años. 4. Elaborar el estudio donde se especifiquen las necesidades en materia de locales e instalaciones para el archivo. 5. Diseñar los procedimientos de uso y archivo de los documentos. 6. Recomendar la designación de un administrativo por cada departa- mento, área…, que añada a sus tareas las de servir de nexo con el sis- tema archivístico. 7. Formar al personal en los procedimientos de uso y archivo de los do- cumentos. 1.7  Implementación de un sistema de gestión de documentos Se trata de llevarlo a cabo de acuerdo con lo planificado, haciendo que los distintos componentes funcionen al unísono, así como de integrarlo con los sistemas de gestión corporativa. La planificación se materializa sobre un organismo en funcionamiento, dinámico, cambiante, por lo que los compo- nentes del sistema archivístico deben integrarse con y adaptarse al ritmo de los sistemas de gestión corporativos. Se trata de un sistema de gestión de documentos y archivo cuya efectividad será sometida a seguimiento y eva- luación, y que permita corregir las disfunciones y anticipar los cambios, objeto de la última fase. 1.8 Revisión Se dabe medir la efectividad del sistema, evaluar su implantación y las defi- ciencias y establecer un sistema de seguimiento. 124 5.  El archivo en sus primeras fases 2.  El archivo y la gestión de procesos Existe una etapa previa a la propia producción administrativa en la que el ar- chivo, junto con otras áreas funcionales de la organización, participa en el di- seño y mantenimiento de los documentos y de los sistemas en los que estos se desenvuelven. Es un trabajo en el cual se decide qué documentos se crean para soportar las actividades, la información que contienen, la forma y es- tructura que se les da y las tecnologías aplicables. Aquí, el archivo tiene re- servadas una serie de actuaciones; al menos establecerá los metadatos archi- vísticos que deben crearse con cada documento y expediente, durante los procesos en los que se utilicen y después de que concluyan: clasificación, acceso, uso, instalación, transferencia y conservación. Se trata, en definitiva, de participar para que los documentos puedan ser gestionados desde un pun- to de vista archivístico desde su producción hasta su destino final, para lo cual al archivo le cabe también participar en la planificación de los sistemas y las tecnologías de la información por cuanto hace a las funcionalidades archivísticas. Las organizaciones están invirtiendo grandes sumas con el objetivo de la automatización integral de sus actividades, lo que se denomina administra- ción electrónica, gobierno electrónico… Este proceso tiene dos componentes básicos: uno lo forman la TIC y el otro los procesos, esto es, lo que hacen las organizaciones para generar sus productos y servicios. Como quiera que las tecnologías necesitan normalización para optimizar su funcionamiento, los procedimientos tienen que ser normalizados, como deben serlo los docu- mentos que los sustentan. El punto donde confluyen ambos componentes es lo que se conoce como gestión de procesos o BPM (Business Process Mana- gement), espacio en el que el archivo tiene, asimismo, su papel, porque la Ar- chivística y la gestión de procesos comparten algunos aspectos: • La identificación de procesos coincide con lo que conocemos como identificación de series, y ambas se basan en la búsqueda, localización y análisis de documentos completos de cada serie/proceso. • Los documentos son la materialización de cada uno de los pasos de un proceso e interesa analizarlos para tipificarlos, identificarlos, describir- los y valorar su adecuación al trámite o acción que recogen. • La organización es, por último, coincidente en cuanto a la utilidad que presenta el cuadro de clasificación, el calendario de conservación y la descripción, al menos, que para el BPM son el catálogo de procesos, el catálogo de documentos y su durabilidad. ¿Qué le cabe al archivo en todo esto? Ya hemos dicho que la Archivística es una función concurrente, como lo son los principios que inspiran la ges- tión de procesos, basada en la participación de equipos interdisciplinares 125 Archivística que identifican, analizan y rediseñan procesos y documentos. En la mayo- ría de las organizaciones no existe un ámbito especializado que se ocupe exclusivamente de ello; tiende a repartirse entre departamentos como orga- nización, calidad, o tecnologías, por ser las principales áreas implicadas. Sin embargo, en tanto decisión estratégica, la gestión de procesos es una función de alta dirección cuya delegación no es fácil al no existir un área especializada; pero también es una función estrechamente relacionada con el ámbito archivístico a través de la gestión de los documentos. En este sentido, el archivo puede desempeñar un valioso papel como espacio de cooperación experimentado; la filosofía y la práctica archivística así lo demuestran. Baste citar las comisiones de selección y eliminación (a las que nos referiremos más adelante). Además de concurrente, posee un conocimiento experto en lo que se refiere a la identificación de los procesos (identificación de series y clasificación) y en cuanto toca a los documentos y a su tratamiento. En este sentido, el archivo puede ser un punto de encuentro o dinamizador de las actividades que caen dentro de lo que en terminología de la calidad se conoce como control de los documentos, algo sobre lo que hemos investiga- do hace algunos años (Cruz Mundet, Mikelarena, 2006, 179 y ss.) y que comprende: • La reingeniería de procesos: mediante el uso de técnicas de análisis y diseño de los procesos y de los documentos en los que se materializan. Sobre la base de identificar los procesos clave, se trata de hacerlos tan claros y eficaces como sea posible, para mejorar aspectos críticos como el coste, la calidad, el servicio y la rapidez. • El diseño normalizado de documentos: adecuados a las actividades y a las informaciones que deben recoger. • El catálogo de procesos que, identificando todos los procedimientos administrativos o los procesos existentes, tras su análisis, racionaliza- ción y simplificación, dé lugar al establecimiento del catálogo que reco- ja y describa los procesos normalizados y vigentes, con los tipos docu- mentales asociados a cada fase de los mismos. • El catálogo de documentos: que permita identificar y conocer todos los tipos documentales existentes, su estado (activos/caducados, vacíos, so- lapamientos…) y los que se crean como resultado del rediseño de otros anteriores o de la necesidad de plasmar nuevos trámites. • El control del flujo documental: para gestionar, distribuir y registrar los documentos de la organización. Todo esto cae dentro de lo que se conoce como gestión de documentos, un ámbito que desborda el objeto de estas páginas, y al que ya nos hemos re- ferido anteriormente. 126 5.  El archivo en sus primeras fases 3.  El archivo de oficina: papel del archivero En la primera edición del Manual de Archivística de 1994 comenzábamos con estas palabras: El escaso grado de organización existente en los archivos de oficina es causa diaria de lentitud en la acción administrativa y origina no pocos problemas, así internos como externos. Los usos administrativos del pasado, el tan recurrido vuelva usted mañana, y la menor complejidad de las tareas encomendadas, hicieron posible el manejo de un número de expedientes más o menos abarcable y un concepto de la di- ligencia en el actuar de flexibilidad notable. Ahora, la actuación de las administra- ciones —públicas o privadas— es tan complicada que su personal se siente incapaz de afrontar con sus solas fuerzas la gestión documental, tanto por falta de recursos como por desconocimiento de las técnicas adecuadas. Los tempos moderatos ya no son posibles, la sociedad exige rapidez y eficacia en la gestión y, en el ámbito de la cosa pública, le asisten las leyes, como lo prueba la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (1992). Casi dos décadas después algunas cosas han cambiado, acabamos de ver- lo, y otras no tanto, entre ellas las relacionadas con nuestro objeto de aten- ción. El personal administrativo emplea una parte muy importante de su tiempo de trabajo en la gestión de los documentos, en torno al 20%, lo que represen- ta unos costes elevadísimos a todas luces. Parece claro que la correcta ges- tión de los documentos en esta primera fase, al igual que en las sucesivas, se revela como una tarea fundamental para la buena marcha de los asuntos de cada entidad, sea pública o privada, y es una herramienta de primer orden para reducir costes y evitar pérdidas informativas (Duplá, 1997). Lo contra- rio es motivo de retraso en la resolución de los asuntos, ocasiona perjuicios a la propia organización y a terceros, especialmente grave en el caso de las Ad- ministraciones públicas, y se traduce —además— en términos económicos. El tiempo de trabajo, salarios, motivación… malgastados en búsquedas de información difíciles, si no imposibles, se traduce en los mismos términos. Las decisiones sustentadas en una información incompleta, defectuosa, aca- rrean consecuencias negativas cuya lectura es la misma que en los casos ante- riores. Así, queda clara la necesidad de organizar correctamente los docu- mentos de las oficinas, más teniendo en cuenta que, por una parte, están integradas en el sistema de archivo, y la gestión de los documentos comienza en esta fase; pero por la otra, es responsabilidad de las propias unidades ad- ministrativas, de modo que ¿cómo puede intervenir el archivero? La gestión de los documentos en esta etapa es compleja, pero ello no es culpa de los demás o al menos no exclusiva de quienes los tramitan, sino de la excesiva información existente y de su diversidad (tipológica, temática, de los soportes, de los medios para su tratamiento…). El archivero es un medio 127 Archivística para un fin, es decir, debe organizar los documentos y la información y ha- cerlos recuperables para su uso por parte de terceros. Nuestra capacidad de intervención directa en esta fase de gestión, mientras los documentos son ob- jeto de uso frecuente por parte de las oficinas y los asuntos que reflejan se encuentran en tramitación, se verá limitada por una serie de aspectos que po- demos resumir en dos: 1. La experiencia nos demuestra que las necesidades de las oficinas desbordan la capacidad de los recursos disponibles por parte del ar- chivo. 2. Asimismo, la producción documental crece a un ritmo vertiginoso. Considerando que la ratio archivero/personal administrativo es de 1 a 150/200 como mínimo, nos podemos hacer una idea de la envergadura del trabajo. Dicho de otro modo, la base de partida es obtener la máxima renta- bilidad con recursos limitados, si no insuficientes. No hay lugar para la duda: es materialmente imposible organizar y aten- der todos los archivos de oficina; además, son responsabilidad del personal administrativo. Mas como quiera que se siente desbordado por la creciente complejidad y por el volumen de documentos que genera, el archivero debe acudir en su ayuda: 1. En primer lugar, los archivos de oficina son subsistemas integrados en un sistema global, el del archivo, por lo cual deben gestionarse con la vista puesta en el futuro para optimizar los recursos. 2. El personal administrativo tiene cubierta su carga de trabajo y necesi- ta soluciones que se lo faciliten y cuya rentabilidad sea perceptible. La gestión de los documentos deberá ser para él un instrumento útil. 3. En última instancia, la finalidad de los documentos en esta fase es la de estar al servicio de la toma de decisiones. La rapidez y la calidad de las decisiones dependen de la cantidad y de la calidad de la infor- mación, así como de su disponibilidad; es decir, de la forma en que los documentos hayan sido organizados y de las posibilidades de ac- ceso cuantas veces resulte necesario (Mazikana, 1990). 4. Por todo ello, el archivero debe diseñar un sistema de organización y de explotación adecuado a cada caso, basado en una serie de herra- mientas corporativas iguales para todos y durante toda la vida de los documentos (cuadro de clasificación, descripción, transferencia, ca- lendario de conservación…). 5. Asimismo, deberá instruir al personal en los conocimientos básicos que le permitan mantener los sistemas en el tiempo, con la ayuda y la supervisión del archivero. 128 5.  El archivo en sus primeras fases El objetivo es un tratamiento adecuado desde sus orígenes para normali- zar y agilizar el trabajo administrativo, y para que los documentos estén or- ganizados y disponibles desde el principio, y que ese tratamiento sea útil y se mantenga a lo largo del tiempo. 3.1  Ingreso y registro de los documentos Una parte de los documentos no son producidos en la organización, sino que proceden del exterior, de los ciudadanos, de otras organizaciones, clientes y proveedores… que también es preciso controlar y organizar; para ello, el subsistema de gestión comprende el registro de entrada y salida de documen- tos, una unidad presente en todas las Administraciones públicas y en la ma- yoría de las entidades privadas, con un funcionamiento bastante parecido: identificar cada documento y sus remitentes, encaminarlo a la unidad com- petente para tramitarlo, y dejar constancia de su recepción con los efectos le- gales pertinentes. El ingreso reviste diversas formas: los documentos pueden hacerlo en pa- pel u otro soporte físico y siguen así su curso, o pueden ser digitalizados —guardando ciertas formalidades— para ser tramitados electrónicamente, o pueden hacerlo en formato digital a través de un registro telemático sin inter- vención humana para su encaminamiento automático al sistema y a la unidad de gestión adecuados. Estas situaciones están resueltas desde el punto de vis- ta técnico, y en caso del sector público también desde el legal a través de una serie de desarrollos normativos que se materializan en las Normas Técnicas de Interoperabilidad (2011). Lo más relevante desde nuestro punto de vista es que en este momento se provea a los documentos de una serie de elemen- tos que aportan el valor añadido archivístico (clasificación, descripción, se- lección…) y que lo acompañarán en el futuro. 3.2  Herramientas de organización en los archivos de oficina No se debe olvidar que la organización de los documentos comienza en las oficinas, en el estadio mismo de su producción, y que la distinción entre archivos corrientes y archivos definitivos o históricos, establecida para la comodidad de su tratamiento, es, de hecho, artificial: son los mismos documentos o, al menos, una parte de entre ellos, utilizados hoy día por los servicios, quienes están llamados a convertirse en definitivos o históricos en cuanto adquieren cierta antigüedad. Guerin-Brot, 1989, 24 Tienen la consideración de archivo de oficina todos los documentos exis- tentes en las unidades administrativas que integran las estructuras organi- 129 Archivística zativas. La conservación y custodia de los mismos será responsabilidad del jefe de la unidad orgánica de la que formen parte, quien podrá nombrar un encargado que asuma las funciones de gestión de los documentos que le sean propias. Son funciones de los archivos de oficina: 1. Conservar los documentos generados por la actividad de la propia unidad mientras dure la tramitación de los asuntos a los que hacen re- ferencia, y durante un período —por término medio— no inferior a un año ni superior a dos desde la resolución de los mismos. 2. Cumplimentar los procedimientos de clasificación, ordenación, des- cripción, control, instalación, expurgo y transferencia, de acuerdo con lo que se establezca por parte del archivo en los procedimientos de uso y archivo de los documentos, que suelen estar recogidos en un manual de gestión de documentos. 3. Estar al servicio de los documentos a los usuarios autorizados que los demanden. Los archivos de gestión o de oficina son la base del sistema de archivo. Los documentos, localizados en las oficinas productoras y bajo la custodia de sus responsables, están organizados en series de acuerdo con los procesos de producción de los mismos, y mientras mantienen una utilidad administra- tiva e informativa frecuente. Hay que retener los siguientes aspectos: • Los archivos de oficina son subsistemas del sistema archivístico de la entidad, en el cual se integran y actúan coordinadamente, de modo que no es posible admitir actuaciones ni espacios incontrolados. • El archivo de oficina es una función importante que requiere capacita- ción, esfuerzo y la presencia de un responsable por cada unidad orgáni- ca. • Dado el carácter instrumental y utilitarista de este archivo, tan pronto como los documentos no son necesarios para la gestión diaria de los asuntos, y su consulta se reduce en el tiempo, deben ser remitidos al ar- chivo intermedio, o a la plataforma correspondiente en el caso de los electrónicos, para su adecuado tratamiento y custodia; allí continuarán a disposición plena de las unidades gestoras. Este plazo de tiempo está estipulado entre uno y dos años a partir de la conclusión del procedi- miento. Al archivero le corresponde proporcionarles las herramientas para el uso y archivo de los documentos, que serán las mismas para todos y formarán 130 5.  El archivo en sus primeras fases parte de las herramientas corporativas de gestión de documentos y archivo, adaptadas en algunos casos en función de la idiosincrasia del trabajo de cada unidad. Estas herramientas, que vamos a describir sucintamente, porque las desarrollaremos en los próximos capítulos, se exponen aquí como elementos independientes, aunque estarán integradas a su vez en una herramienta infor- mática que facilite su manejo. En todo caso, la utilización de estas herra- mientas estará basada en: • Un manual de gestión de documentos: donde se describan pormenoriza- damente, entre otras cuestiones, las herramientas y su uso. • La formación de los usuarios: mediante cursos de formación —entre otros— para el adecuado manejo de las herramientas orientados al per- sonal administrativo. • La asistencia continuada por parte de los archiveros, para la resolución de incidencias. Las herramientas contempladas a continuación se entienden como inte- grantes o partes de las establecidas como corporativas para toda la organiza- ción. 3.2.1  El cuadro de clasificación de los documentos Permite organizar y tratar los documentos de todas las unidades administrati- vas, técnicas y de gestión de cualquier entidad, a partir de unos mismos crite- rios y mediante unos mismos métodos. El cuadro de clasificación se aplica a todos los documentos y descansa sobre las funciones de gestión de las activi- dades administrativas tanto generales como específicas desarrolladas por las unidades productoras de la entidad. Cada oficina estará dotada de un cuadro de clasificación, integrado en el general, en el que estarán recogidas todas las series documentales generadas en el desarrollo de sus actividades y los tipos de documentos producidos como consecuencia de su ejercicio. Para ello, el archivo proporcionará a cada oficina su cuadro de clasificación, que, a su vez, es una parte del cuadro de clasificación general de la entidad; de este modo, la clasificación dada en origen a los documentos será armónica con la que reciban en las etapas pos- teriores, evitándose la duplicidad de tareas e inconexiones al consultar los fondos de las oficinas en las fases posteriores del archivo. En el cuadro de clasificación tiene cabida toda la producción documental de cada unidad y su adscripción a una serie u otra no deberá plantear proble- mas. Gracias a él, el departamento correspondiente posee una herramienta muy potente y versátil para la organización de sus documentos y para la re- cuperación de la información (cuadro 5.1). Por una parte, la clasificación de 131 Archivística los expedientes de acuerdo con su dígito y nombre de serie correspondiente sirve para organizar, para agrupar conceptualmente los documentos; por otra, sirve para localizarlos por un criterio inequívoco, derivado de la naturaleza de las actividades soportadas. Cuadro 5.1 Ejemplo de la parte de un cuadro de clasificación de una oficina de personal 2.5.1. PLANTILLA DE PERSONAL — Correspondencia — Expedientes de contratación — Expedientes personales — Expedientes de selección de personal — Nóminas, retribuciones y reclamaciones salariales — Plantillas 2.5.2. DISCIPLINA Y CONTROL — Expedientes disciplinarios — Instrumentos de control de acceso — Partes de alteraciones (permisos, bajas, vacaciones…) 2.5.3. CLASES PASIVAS, MUTUALIDADES Y SEGURIDAD SOCIAL — Certificaciones — Expedientes de asistencia — Libros de matrícula — Libros de visitas — Partes de cotización 2.5.4. RELACIONES LABORALES — Convenios — Expedientes de elecciones sindicales 3.2.2  Los procedimientos de ordenación de los documentos La ordenación es una tarea material consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fe- cha, las letras del alfabeto, los números… La ordenación se aplica sobre diver- sos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las se- ries, etc. De este modo, cuando tomamos un conjunto de cartas y las distribuimos en función de los apellidos y el nombre de las personas a las que van dirigidas, lo que estamos haciendo es ordenar esas cartas alfabéticamente. Los elementos susceptibles de ordenación son diversos, como los procedi- mientos a emplear, aunque lo habitual es que incluso la ordenación venga condicionada o de algún modo prestablecida por el procedimiento adminis- trativo. Así, en la mayoría de los casos, los documentos se ordenan en el seno 132 5.  El archivo en sus primeras fases de los expedientes siguiendo la tramitación, que, por lo general, coincide con su secuencia cronológica. 3.3.3  Los instrumentos de descripción El objeto de la descripción es hacer eficazmente accesibles los documentos. Los procedimientos de descripción resultan útiles al sistema archivístico en general y a cada unidad administrativa en particular. Las oficinas suelen guardar sus documentos y expedientes en cajas archivadoras que, a lo sumo, llevan en su lomo una tira de papel que indica el contenido de las mismas mediante términos más o menos significativos; así, aparecen tantas palabras o líneas como expedientes hay en cada caja. Este sistema plantea dificultades porque cada búsqueda requiere leerse una cantidad considerable de descrip- tores (nombres, frases…), con la consiguiente pérdida de tiempo; además, basta con devolver algunos expedientes —cosa frecuente— a la caja equivo- cada, para que a partir de ahí cualquier búsqueda sea un quebradero de cabe- za, con el consiguiente despilfarro de trabajo/tiempo. El sistema establecerá un plan de descripción adaptado a las característi- cas de los documentos y a las necesidades de los usuarios, sobre la base de un formato común de descripción, a partir del cual, y en función de los docu- mentos a describir y de las necesidades informativas, se ofrecerán distintas máscaras de entrada de datos, bases de datos o utilidades asociadas, en las que el usuario se encontrará operativos exclusivamente los campos que deba rellenar. Con pocos elementos, con unos cuantos puntos de acceso bien elegidos se pueden satisfacer las posibles demandas; los más habituales son: 1. Fechas límite (del expediente): año de inicio y año de finalización. 2. Alcance y contenido: entrada descriptiva breve, precisa y concisa, que sirve para conocer el contenido de cada expediente y ayuda a elegir, ante la presencia de varias opciones, cuál es la de nuestro interés. 3. Clasificación. 4. Código de referencia o signatura de archivo, que contiene, entre otros datos, el número de la caja y el del expediente dentro de cada caja. Veamos algún ejemplo. Para describir el expediente de un señor llamado Javier Irazu García, secretario general, procederemos así: 1975-2009 2.5.1— Expedientes personales. Javier Irazu García, secretario general. 133 Archivística De este modo podemos conocer de entre todos los expedientes personales cuál es el que necesitamos y, además, su localización en el archivo, pues no tenemos más que acudir a la caja número 15 y buscar dentro de ella el tercer expediente. La devolución del original a su lugar es tan sencilla y mecánica que la posibilidad de error es prácticamente nula. En el ejemplo que acabamos de ver los posibles términos de búsqueda se reducen a uno, el nombre del interesado; en otras muchas ocasiones nos ve- remos en la necesidad de describir expedientes más complicados, a los que se puede acceder por varios conceptos. ¿Cómo actuar en estos casos? La so- lución es bien simple, veámoslo con el expediente de un procedimiento con- tencioso-administrativo. 2002-2009 2.4— Expedientes de causas judiciales. Recurso contencioso-administrativo interpuesto por Construcciones Eraiki, S. A., contra la liquidación efectuada en la obra del depósito regulador de aguas, ubicado en el monte San Marcos, cota 20. En efecto, para recuperar este expediente, se nos pueden plantear varias pre- guntas, tales como el nombre del recurrente, el motivo del recurso e, incluso, otros aspectos. En este caso podemos acceder por el nombre del actor —Construccio- nes Eraiki, S. A.—, por el concepto del recurso —liquidación de obra del depósi- to— y por el objeto en cuestión —depósito San Marcos y/o depósito cota 20—. 3.3.4  Los instrumentos de control En esta fase del ciclo de vida, los documentos están orientados a su utilización por parte de los usuarios internos, principalmente la propia unidad administrativa que los genera, aunque también otras dependencias de la misma entidad. Asimis- mo, cabe la consulta por parte de los órganos tutelares, inspectores, de las perso- nas físicas o jurídicas interesadas en un procedimiento, así como de los ciudada- nos en virtud del derecho de acceso a la información. Para que tanto la consulta como el préstamo se hagan en condiciones de seguridad para los materiales, se elaboran los instrumentos de control sobre el uso y servicio de los documentos. 3.3.5  El calendario de conservación El resultado final de los trabajos de valoración y selección es el calendario de conservación, instrumento en el que se identifican las series documenta- les siguiendo el cuadro de clasificación, y se especifica el destino concedido 134 5.  El archivo en sus primeras fases a cada serie, cuáles serán conservadas íntegramente, cuáles seleccionadas, en qué plazos de tiempo, cuál ha de ser el tipo de selección aplicable y la di- mensión o porcentaje retenido. Cada unidad orgánica poseerá su calendario de conservación con instruc- ciones precisas acerca del destino de las series documentales y de los proce- dimientos de eliminación que deban aplicarse en cada caso. Las unidades de origen eliminan directamente las copias, documentos de apoyo informativo y, de acuerdo con las disposiciones contenidas en el calendario de conserva- ción, aquellos documentos originales de vida efímera cuyo valor administra- tivo ha prescrito y cuya conservación ha sido definida como no permanente. 3.3.6  Los procedimientos de instalación de los documentos La instalación consiste en la ubicación física de los documentos en las estan- terías mediante unidades de instalación, en condiciones que aseguren su con- servación, localización y acceso seguro. Los procedimientos de instalación de los documentos se referirán a: • Las condiciones de los locales: se describen las condiciones y controles ambientales y de seguridad que deban seguirse. • El mobiliario para la instalación de los documentos: estanterías, mue- bles portaplanos, armarios para documentos audiovisuales. • Las cajas de archivo: se describen su tipología, dimensiones y otras ca- racterísticas en función del tamaño de los documentos y de su naturale- za (informáticos, fotográficos, audiovisuales). • La signatura: se describe el modo de identificar los documentos, expe- dientes y cajas mediante números de orden correlativos para su locali- zación en las instalaciones. 3.3.7  Los procedimientos de transferencia de documentos Continuando el ciclo de vida de los documentos, llega un momento en el que estos no son necesarios para la gestión administrativa corriente y en las ofici- nas ocupan un espacio que es necesario liberar para ser ocupado por los de nueva creación. La transferencia o remisión de fondos es el conjunto de procedimientos mediante el cual se trasvasan los documentos de una etapa a otra, observan- do unas reglas y unos plazos de obligatorio cumplimiento. Esta operación, esencial para el tratamiento archivístico, será planificada por el Archivo y descrita en todos sus componentes: operaciones previas, ordenación y des- cripción de los documentos, relación de entrega y sistemas de envío. 135 Archivística 4.  El programa de prevención de riesgos Se trata de un programa integral para todo el sistema archivístico y que tiene un planteamiento adecuado a cada fase (Cruz Mundet, 2006, 250-252). Todo sistema archivístico necesita contar con un programa que identifique las fuentes y las situaciones potenciales de riesgo, que puedan provocar una si- tuación de emergencia o un desastre, para todas las fases del sistema. Por emergencia se entiende una situación negativa producida de forma repentina e inesperada y que exige una acción inesperada. Generalmente, las emergen- cias son de corta duración, por ejemplo un fallo eléctrico o una caída en el fluido, la interrupción de las comunicaciones en red. En cambio, un desastre es un suceso inesperado que produce destrozos de amplio espectro y cuyos efectos adversos son de larga duración, por ejemplo un incendio o una inun- dación. Dada la posibilidad de que se produzca una situación de emergencia o un desastre, las organizaciones deben estar preparadas para que en tales casos sus actividades esenciales no se vean paralizadas. En consecuencia, deben identificar sus funciones críticas y los documentos necesarios para desarro- llarlas. Asimismo, es importante identificar los documentos que contienen los derechos legales y financieros, tanto de la organización como de las per- sonas directamente afectadas por las acciones de la organización. Por fin, ne- cesitarán desarrollar un plan para responder a las emergencias o a los desas- tres. Las tecnologías de la información han introducido nuevos motivos de riesgo, ya que cada vez desempeñan un papel más importante en la gestión de las organizaciones, y la información electrónica puede ser alterada o bo- rrada con mayor facilidad que la información soportada en otros medios. Estas herramientas, como las pautas para la actuación en las unidades de gestión, se aplican a los documentos con independencia de su soporte, analó- gico o digital, bien que estos presentan otras características que requieren in- corporarlas en las políticas de gestión de los documentos (Cruz Mundet, 2006), así como en el diseño e implementación de las soluciones tecnológi- cas, aspectos ambos que desbordan el alcance de esta obra. No obstante, existe un modelo de referencia para el archivo electrónico (Consultative, 2002), conocido por sus siglas OAIS o modelo de referencia OAIS (Open Ar- chival Information System), que machaconamente se reduce a uno de los as- pectos que aborda, la conservación a largo plazo de documentos electróni- cos; pero solo se trata de uno de sus aspectos. En realidad es un modelo de referencia para el diseño de sistemas de archivo electrónico creado por un consorcio de agencias aeroespaciales, ante la necesidad de establecer un mo- delo que les permitiera archivar su información electrónica y preservarla a largo plazo. A partir de aquí se convirtió en norma ISO conservando su nom- bre original (ISO 14721: 2003). 136 5.  El archivo en sus primeras fases 5.  El expediente administrativo Concluiremos este capítulo dedicando algo de atención a la pieza fundamen- tal de la tramitación en las oficinas públicas administrativas y que, como va- mos a ver, el modelo de administración electrónica mantiene incólume, que ha sido objeto de un exhaustivo estudio por parte de R. Rivero (2008), a cuya obra nos remitimos para ampliar conocimientos. Su etimología procede del verbo latino expedire, infinitivo que forma el participio presente expediens, expedientis: el que resuelve, de ahí que el expediente esté encaminado a re- solver un determinado asunto o materia. Piedra angular de la actuación ad- ministrativa, está definido por el derecho administrativo como «el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y funda- mentos a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla». Los expedientes se forman (…) mediante agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, de- cretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, y sus hojas úti- les serán rubricadas y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitación. RD 2568/86, art. 164 La definición contiene los rasgos caracterizadores, que la ley centrada en la administración electrónica conserva cuando al definir el expediente electró- nico mantiene el foliado como uno de los elementos clave: El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice elec- trónico firmado por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recu- peración siempre que sea preciso. Ley 11/2007, art. 32 5.1  Partes del expediente Los componentes estructurales del expediente son: 5.1.1  Los documentos Se producen e insertan de manera sucesiva, como eslabones de una cadena, en el transcurso de la tramitación y están unidos por una relación de causa- efecto, de ahí que deban estar ordenados de acuerdo con ese ritmo. Los do- cumentos son el soporte de: 137 Archivística 1. La información: que sirve como referencia y antecedente para funda- mentar la resolución. 2. La resolución administrativa: objetivo final, es la determinación fija y decisiva adoptada respecto del asunto planteado en el expediente. 3. La ejecución: en su caso, las actuaciones encaminadas a cumplir los efectos de la resolución adoptada. Podemos diferenciar los documentos de un expediente en función de su tradición y de su contenido. • Por su tradición (Sierra, 1979): 1. Los documentos originales: en principio no han sido elaborados en la oficina, sino recibidos del exterior o de otra oficina, aunque no siempre. 2. Los documentos no originales: suelen corresponder a la oficina tra- mitadora y se conservan a efectos de referencia, ya que los origina- les se formalizan —por lo general— para su envío al exterior. 3. Los documentos marginales: tales como diligencias, notas, docu- mentos de ayuda a la tramitación… • Por su contenido (Conde, 1992): 1. Los documentos esenciales: informes, dictámenes, resoluciones… que recogen la información más cualificada del procedimiento admi- nistrativo. 2. Los documentos de enlace: oficios de remisión, notas internas… cuya finalidad es servir de nexo y dejar constancia de los trámites realizados. 5.1.2  La carpetilla o guarda exterior Contiene y agrupa los documentos. Además, puede soportar informaciones tales como: nombre de la oficina que lo ha tramitado, fecha de iniciación y de finalización, resumen del asunto, número de documentos, dígitos del cuadro de clasificación con la denominación de la serie, y signatura de instalación. 5.1.3  El extracto o resumen Sintetiza el contenido, el asunto de referencia, elaborado por la oficina que lo ha tramitado. 138 5.  El archivo en sus primeras fases 5.1.4  La relación de contenido Es una breve descripción de cada documento, con su fecha y número de or- den. Sirve para conocer fácilmente la tramitación seguida y localizar los do- cumentos sustanciales. En el caso del expediente electrónico (NTI Expediente electrónico) está compuesto por: • Los documentos electrónicos. • El índice electrónico. • La firma. • Los metadatos. 5.2  La tramitación Aun cuando los expedientes son distintos entre sí por diversos conceptos —por los asuntos que tratan, por las atribuciones de que son reflejo, etc.—, en el caso de las administraciones públicas todos siguen un procedimiento regula- do por las leyes en sus aspectos básicos: el procedimiento administrativo co- mún. En esencia consta de las siguientes fases: 5.2.1  Fase de iniciación Los procedimientos pueden iniciarse de oficio o a solicitud de persona inte- resada: • De oficio: se inician por necesidades internas de la Administración, me- diante acuerdo del órgano competente, por petición razonada de otros órganos o por denuncia. • Por solicitud de persona interesada: cuando la acción es emprendida desde fuera, a instancia de parte, mediante solicitud razonada. 5.2.2  Fase de instrucción del procedimiento Se impulsa de oficio en todos sus trámites. Los interesados, en cualquier mo- mento del procedimiento anterior al trámite de audiencia, además de los he- chos relevantes solicitados por la Administración, pueden aducir alegaciones y aportar documentos u otros elementos de juicio —por cualquier medio de prueba admisible en derecho—, que serán tenidos en cuenta por el órgano competente al redactar la correspondiente propuesta de resolución. 139 Archivística Instruidos los procedimientos, e inmediatamente antes de redactar la pro- puesta de resolución, se da audiencia a los interesados para que puedan ale- gar y presentar los documentos y justificaciones que estimen pertinentes. Hecho lo cual, el órgano al que corresponda resolver puede acordar un pe­ riodo de información pública, cuando la naturaleza del procedimiento lo re- quiera. En todo momento, los interesados pueden alegar defectos de tramitación, lo que podrá dar lugar a la exigencia de responsabilidad disciplinaria, si hu- biere razones para ello. 5.2.3  Fase de finalización Cuatro son los medios de poner fin al procedimiento: • Resolución: mediante decisión motivada, expresando, además, los re- cursos que contra la misma procedan, órgano ante el cual hayan de pre- sentarse y plazo para interponerlos. • Desistimiento: todo interesado puede desistir de su solicitud. • Renuncia: todo interesado puede renunciar a sus derechos cuando no esté prohibido por el ordenamiento jurídico. • Caducidad: en los procedimientos iniciados a solicitud de persona inte- resada, transcurridos tres meses de su paralización por causa imputable a la parte solicitante. 5.2.4  Fase de ejecución La ejecución de los actos es inmediata y cuenta con plazos para su cumpli- miento. 5.3  Procedimientos prácticos Se trata de una serie de pautas que siguen siendo válidas para los expedientes tramitados en papel o que terminan recurriendo a ese soporte para su valida- ción. Para que el expediente obtenga carta de naturaleza, deberá ser ordena- do en su interior siguiendo el cursus de las diligencias que se han seguido durante su tramitación; es decir, figurará en primer lugar el documento que le ha dado origen (bien sea una instancia, cuando se inicia a solicitud de par- te, bien la orden de iniciación, si se tramita de oficio), y posteriormente se irán añadiendo los documentos según el orden en el que se vayan producien- do (casi siempre cronológico). La observancia de esta regla es imprescindi- 140 5.  El archivo en sus primeras fases ble para que las actuaciones contenidas en el expediente tengan una disposi- ción lógica, la consulta del mismo sea ágil y el resultado óptimo. Manteniendo el sistema tradicional, consistente en disponer los documentos de abajo hacia arriba, en el orden contrario al de su producción, se desvirtúa la característica esencial del expediente en aras de un ahorro de tiempo/tra- bajo cuando menos dudoso. Para facilitar la consulta de los expedientes y evitar su desordenación, o en caso contrario reintegrarlo con rapidez, conviene que el personal encarga- do de la tramitación numere los documentos y, llegando al terreno de lo utó- pico, elabore una relación de contenido a medida que aquella se produce. Este procedimiento, tan simple y rápido como beneficioso para todos, con- siste en describir cada documento en el acto de su inserción; las carpetillas o guardas de expediente van provistas de unos casilleros o pautas en los que basta con indicar el número de orden de cada documento, su fecha y una bre- ve descripción de una línea. En cualquier caso, no es mucho exigir que se li- mite —siquiera— a los documentos esenciales. Este procedimiento apenas si llevará unos minutos al oficinista al tiempo que producirá efectos muy posi- tivos en diversos órdenes: • La localización de un documento se resuelve con la búsqueda del mis- mo a través de la relación de contenido, de modo que no es necesario revolver todos los papeles, sino ir a tiro hecho mediante el número de orden. • A efectos administrativos sirve como guía para conocer el punto de la tramitación en que se encuentra cada asunto. • En caso de utilización negligente, devolverlo a su orden original se con- vierte en tarea simple y mecánica. Además de lo antedicho, conviene tener en cuenta algunas precauciones (Ministére de l’Economie, 1982, 37-38): 1. Tener buen cuidado en no dejar documentos sueltos; todo documento debe formar parte inmediatamente de un expediente. De no hacerlo así desde el mismo instante de su redacción o de su recepción, será cada vez más difícil hacerlo con acierto. 2. Evitar la multiplicidad y dispersión de los expedientes, resultado en general de un desorden en el trabajo, que lleva a abrir nuevos expe- dientes sin tomar la precaución de comprobar si ya existen. 3. No extraer documentos originales de los expedientes en tramitación a solicitud de terceros; en tal caso se fotocopiarán y devolverán inme- diatamente a su lugar. 4. No extraer documentos originales de expedientes conclusos para constituir nuevos expedientes; emplear, asimismo, fotocopias. 141 Archivística 5. Conservar los documentos en orden dentro de los expedientes. Si contienen subexpedientes, estos se conservan en carpetillas (una hoja de DIN A3 doblada por la mitad, por ejemplo), identificados por me- dio de un título y sus documentos, asimismo, ordenados cronológica- mente. 6. Grapar cada oficio con su respuesta, la grapa es menos dañina que los clips, pues ofrece menos superficie a la oxidación. 7. Agrupar el documento principal con los que lo acompañan, dando al conjunto la fecha del principal. 8. Cada expediente debe ser identificado, haciendo constar en la parte exterior de la carpetilla un título o entrada descriptiva, las fechas ex- tremas (de iniciación y conclusión) y un número de orden o signatu- ra. 9. Si por algún motivo se extrajera un documento de su expediente, ade- más de apuntarlo en el libro de control de préstamos, dejaremos constancia del hecho colocando una ficha de color llamativo, hacien- do constar el nombre de la persona a quien le ha sido proporcionado, la fecha del préstamo y las indicaciones que permitan identificar tal documento: descripción y fecha. De este modo concluimos el capítulo dedicado a un tema fundamental en el proceso de construcción y administración de un sistema de archivo, como es la gestión de los documentos y los primeros años de vida de los mismos. 142 6.  El archivo intermedio Desde que los documentos pierden su utilidad administrativa inmediata hasta que son conservados definitivamente, pasan por una edad denominada inter- media en la que son objeto de tratamientos diversos. En primer lugar son transferidos desde las oficinas de los organismos productores al archivo in- termedio, donde permanecen hasta los treinta años, tiempo durante el cual la mayoría son sometidos a los procedimientos de selección de acuerdo con el calendario de conservación, es decir unos alcanzan la categoría de históricos y de conservación permanente, y la mayoría van a ser destruidos. Ambos, transferencia y expurgo, son los aspectos más relevantes de la edad interme- dia, que trataremos en sus respectivos capítulos. 1.  Orígenes y funciones del archivo intermedio El archivo intermedio es el más reciente, por lo que a su factura se refiere, y está estrechamente unido a la creciente actividad de las administraciones (Wyffels, 1972). Tradicionalmente estas habían enviado sus documentos a los archivos generales, del reino… para su conservación perpetua; mas des- de finales del siglo xix y, sobre todo, a lo largo del xx la generación de una masa creciente de papeleo ha forzado la búsqueda de una solución. Ante la imposibilidad de conservarlo todo y ante la incapacidad de los organismos productores para guardar in situ los documentos que ya no usan con fre- cuencia, la solución ha sido la creación de los archivos intermedios, encar- 143 Archivística gados de recibir toda la producción documental y de seleccionar la parte a conservar. Aunque existen algunos precedentes poco claros y de corta duración (Lo- dolini,1990, 32-34), los archivos intermedios aparecen por primera vez en los Estados Unidos durante la Segunda Guerra Mundial —denominados re- cords centers— a causa del enorme crecimiento de los documentos produci- dos por las administraciones federales (Ricks, 1979, 29-36). En adelante, su desarrollo continuará hasta completar un total de dieciséis centros repartidos por el territorio de EE UU. Casi simultáneamente se adoptaron medidas si- milares en Canadá (1945) y poco más tarde se extendieron al continente eu- ropeo, donde la pionera fue Gran Bretaña, que en 1950 inaugura el limbo de Hayes —dependiente del Public Record Office— como archivo intermedio de los ministerios y servicios centrales del Estado; en 1965, la República Fe- deral de Alemania instauró el primer Zwischenarchiv cerca de Bonn; en 1969 se creaba en España el Archivo General de la Administración (Dávila, 2010, 92 y ss.), y en Francia, la Cité des Archives Contemporaines en Fontai- neblau (Duboscq, 1974, 15-24). La situación de los archivos intermedios ha evolucionado bastante en Es- paña durante los últimos años, al abrigo del Estado de las autonomías y del celo por preservar sus respectivos patrimonios documentales. El primer ante- cedente que se conoce es el Archivo General Central creado en 1858 y ubica- do en Alcalá de Henares (Dávila, 2010, 88 y ss.), para aligerar a los ministe- rios del colapso producido por los fondos documentales que ya no utilizaban, pero su incendio en el verano de 1939 supuso la destrucción de importantes fondos referidos a los siglos xviii y xix. En la fecha ya señalada se creaba el Archivo General de la Administración (http://www.mcu.es/archivos/MC/ AGA/index.html, consultado el 27/03/2012) que entraría en funcionamiento a partir de 1972. En 1970 se creó el Depósito Regional de Cervera (Lérida) como intermedio para el área catalana y asociado al Archivo de la Corona de Aragón (Guía de los archivos estatales españoles, 1984, 47-48). Con la en- trada en vigor de las autonomías, casi todas han creado y consagrado en su legislación los archivos intermedios de sus respectivas administraciones. También algunos municipios de gran entidad han actuado en el mismo senti- do, como es el caso de Barcelona (http://w110.bcn.cat/portal/site/ArxiuCon- temporani, consultado el 27/03/2012), cuyo Arxiu Municipal Contemporani viene actuando como depósito intermedio desde 1987. Los objetivos del archivo intermedio son los siguientes (Duboscq, 1974, 24): 1. Liberar a las administraciones de los documentos que ya no son ne- cesarios para su trabajo diario, a fin de mejorar el funcionamiento de sus sistemas documentales (Mazikana, 1990, 17). 2. Evitar el colapso de los archivos históricos con documentos que toda- vía no son de libre acceso para el público, una parte considerable de 144 6.  El archivo intermedio los cuales está destinada a ser destruida transcurridos ciertos plazos de tiempo. 3. Asegurar la selección de los documentos que van a ser conservados y los que van a ser eliminados. 4. Garantizar a las administraciones de origen la plena disponibilidad de sus documentos, es decir, el acceso a los mismos cuando sea necesa- rio. 5. Realizar dichas funciones a bajo coste mediante el aprovechamiento intensivo del espacio, ubicado en suelos e instalaciones más baratos que los de las oficinas (Office, 1982, 107). Según algunos estudios representa un ahorro del 50% frente a los costes de conservación en las sedes de las administraciones, al tiempo que se recuperan para otras actividades espacios y equipamientos costosos (Couture y Rousseau, 1982, 137 y 151-158). Sin embargo, la saturación de los archivos históricos de la mayoría de los países ha hecho que los intermedios no puedan remitir los fondos de tal catego- ría a sus destinatarios, de modo que han terminado por convertirse parcialmente en archivos históricos. Esto es lo que viene sucediendo en los Estados Unidos desde 1969, donde los intermedios se han convertido a su vez en regional bran- ches (ramas regionales) del histórico nacional; otro tanto ocurre en Francia des- de finales de los años setenta y en España, entre otros muchos países. De los cinco objetivos descritos, el primero atañe a la transferencia de fondos, que trataremos más adelante; el segundo y tercero caen de lleno en el expurgo (valoración, selección y eliminación) y serán objeto de otro tema; así pues, nos centraremos solamente en los dos últimos. 2.  Construcción y equipamiento La construcción y el equipamiento de este tipo de archivos difiere poco res- pecto de los demás en lo esencial, y como ya existe un capítulo dedicado a los edificios e instalaciones, nos limitaremos a señalar los elementos diferencia- dores de los intermedios (Duboscq, 1974, 26-35 y 63-73; Off-Site, 1989, 15). Al planificar la construcción de un archivo, debemos considerar una serie de aspectos: la ubicación geográfica, la concepción de los diferentes espa- cios según su uso, los materiales de construcción, el equipamiento mobiliario y los controles ambientales y de seguridad, por citar los más importantes. Si la característica diferenciadora de este tipo de centros es el alojamiento de grandes masas de documentos a bajo coste, algunos de los aspectos conside- rados, como la ubicación y el equipamiento, incidirán positivamente en los costes; otros, en cambio, son irrenunciables y comunes para todo tipo de ar- chivo. 145 Archivística La ubicación geográfica es el factor que influye de forma más poderosa en la economía de medios. Las sedes de las organizaciones se sitúan, por lo gene- ral, y sobre todo en el caso de las administraciones públicas, en el centro de las ciudades, donde el suelo es más caro; sin embargo, las compensaciones renta- bilizan el precio: están más cerca del grueso de los usuarios, facilitan (al menos en teoría) el acceso de sus empleados, que reducen sus desplazamientos, se en- cuentran mejor interconectados y próximos a todo tipo de servicios que se con- centran en el mismo área… En cambio, nada de esto es prioritario en la con- cepción de un archivo intermedio; al contrario, lo que necesita es amplios espacios a precios reducidos, por lo cual la periferia de las grandes ciudades es la mejor localización y la más empleada. Lo principal es que el suelo, factor fundamental en los costes, sea barato y pueda adquirirse en cantidad suficiente como para satisfacer las necesidades de espacio presentes y futuras; asimismo, debe estar situado próximo a una vía de comunicación principal por carretera que permita conectar con la sede central de la entidad en plazos de tiempo ra- zonables, y proporcione un acceso similar a los empleados del servicio, así como alejado de fuentes de contaminación y peligro potencial (industrias…). El eje central sobre el que debe girar el diseño arquitectónico son los de- pósitos, donde se puedan almacenar los documentos con densidad. Deben ser espacios diáfanos, o sea, carentes de columnas, pilastras…, o donde estas es- tén reducidas a su mínima expresión, y permitir la instalación de las estante- rías en altura, todo ello con la finalidad de aprovechar al máximo cada metro cuadrado. También se ha de facilitar el acceso seguro de las remesas, me- diante un muelle de acceso a cubierto de las inclemencias del tiempo. Conta- rá con salas amplias para la clasificación y manipulación de los documentos, así como con otros componentes comunes a todo tipo de archivo (sala de consulta, oficinas, etc.). La construcción debe cumplir determinados requisitos generales de soli- dez, resistencia a las cargas, incombustibilidad, etc., que veremos en su capí- tulo correspondiente. La diferencia no está en la calidad de los materiales, sino en la austeridad que permite un tipo de servicio no concebido en esencia para el público. Tanto el equipamiento como las medidas ambientales y de seguridad son las mismas que en los demás centros. La solidez e inocuidad de las estante- rías, el control de la humedad, la temperatura, el polvo, los insectos, los roe- dores, el fuego, los robos, son aspectos irrenunciables en un archivo. 3. Servicios En el punto anterior hemos esbozado las condiciones que posibilitan la con- servación de los documentos a bajo coste; ahora nos proponemos abordar los servicios que presta el archivo intermedio. Salvedad hecha de las transferen- 146 6.  El archivo intermedio cias y del expurgo, estos son: la instalación de los fondos, su clasificación, descripción e información. 3.1  La instalación Los grandes centros suelen reservar depósitos o sectores completos para ins- talar los fondos en función de su procedencia, algo tan legítimo como co- rrecto; sin embargo, dentro de cada depósito no se puede aplicar este criterio, ya que la reserva para futuros ingresos representaría un despilfarro de espa- cio. Las unidades (cajas, legajos, libros…) pueden instalarse y signaturarse de tres formas distintas: • Secuencial: siguiendo la numeración continua de las unidades de insta- lación desde el uno en adelante, por el orden de ingreso. • Cronológica: de acuerdo con el año de ingreso y un número correlativo asociado (por ejemplo: 1994/21.379 significa que esa caja hace el nú- mero 21.379 de las ingresadas en 1994). • Dirección: señalando la ubicación de la unidad en el archivo, de modo que se otorga un número por cada uno de los siguientes elementos: de- pósito, sección, bloque, estantería y posición. Así, el 1-4-3-3-7 signifi- cará que la caja se encuentra en el primer depósito; dentro de este, en el cuarto grupo o cuerpo de estanterías, en el tercer bloque de dicho cuer- po, en la estantería tercera, ocupando la séptima posición. Como regla general, la mejor signatura es la más sencilla y la que menos posibilidades de error ofrece: la secuencial, lo que no impide tener un plano de los depósitos en el que se señalen los números comprendidos en cada blo- que de estanterías, y hacer lo propio en los mismos depósitos. 3.2 Clasificación Esta operación debe realizarse de acuerdo con el cuadro de clasificación ela- borado para cada entidad. Si el sistema de archivo funciona adecuadamente, las oficinas remitirán sus documentos debidamente clasificados, en cuyo caso nos limitaremos a revisarlo por si hubiera un error. De marchar bien el sistema, la clasificación otorgada en origen se mantendrá durante toda la vida de los documentos. 147 Archivística 3.3 Descripción En principio, las relaciones de entrega serán el instrumento de descripción por excelencia en el archivo intermedio, una vez comprobadas con los envíos y corregidas. Por norma, la gran masa de documentos a tratar y la segura destrucción de la mayoría a medio plazo, no aconsejan ir mucho más allá, aunque existen excepciones. En el supuesto de un sistema que funcione a la perfección, las oficinas nos enviarán sus fichas, vaciados de bases de datos, y otros instrumentos que nos permitirán mejorar la descripción de los fon- dos. Como esto es posible pero poco probable, deberemos establecer alguna estrategia al respecto, basada en describir mejor las series documentales que presenten mayor frecuencia de consulta y las que prometan un futuro uso por los valores que comportan. En cualquier caso y dado el gran volumen de in- formación a manejar, la automatización de estos procesos se impone. 3.4 Información Los pasos anteriores están fundamentalmente encaminados a ofrecer infor- mación a los usuarios, a facilitar su consulta de la manera más rápida y satis- factoria posible. En este sentido hay que prever la más amplia gama de posi- bilidades: consulta en sala, préstamo a los organismos productores, reproducción compulsada de documentos (fotocopia y digitalización), con- sulta telefónica (verbal y vía fax) y mediante conexión en red (correo elec- trónico y/o programa de gestión electrónica del archivo). Teniendo en cuenta que el archivo intermedio es un mero depositante que se responsabiliza de la gestión pero no de la titularidad de los fondos, que si- guen perteneciendo a los organismos productores, en principio solamente es- tos tienen acceso a los mismos. Cualquier consulta documental por parte de terceros, bien sea otro organismo o un ciudadano, deberá realizarse mediante autorización escrita del remitente, a fin de garantizar la confidencialidad de sus documentos, hasta tanto haya pasado el tiempo de restricción señalado en el calendario de conservación. No obstante, como quiera que debido a la sa- turación de los sistemas, buena parte de los fondos ha alcanzado la etapa de conservación permanente por su interés para la investigación, en este supues- to la comunicación al público debe regirse por el principio de libre acceso a los documentos de carácter histórico; sería ridículo que la consulta de docu- mentación fiscal del siglo xviii o la relativa a las finanzas del Estado durante la Segunda Guerra Carlista, por poner algún ejemplo, tuviera que hacerse previa autorización escrita del Ministerio de Hacienda, simplemente porque no hay un archivo histórico al que enviarla y se ubica en uno intermedio. 148 6.  El archivo intermedio 3.5 Eliminación Siguiendo los calendarios de conservación, es frecuente que la selección de los documentos para su eliminación se produzca en la denominada edad in- termedia, que coincide con la custodia de los documentos por parte de estos archivos. Lo que le cabe hacer es llevar a efecto en todos sus extremos las in- dicaciones de la resolución de expurgo, contratar los servicios de elimina- ción en caso necesario, controlar su ejecución y, si se trata de un archivo pú- blico, levantar acta que certifique el modo en que se ha llevado a efecto, aspectos estos que serán objeto del capítulo doce. El último paso que cabe al archivo intermedio, una vez expurgados los fondos, es remitirlos al archivo histórico correspondiente al transcurrir trein- ta años —por término medio— de haber finalizado su tramitación. Tan pron- to como son destinados a la conservación perpetua, las administraciones de origen pierden todo derecho sobre ellos y pasan a la autoridad exclusiva del archivo (Duboscq, 1974, 53). Como los documentos tienen que ser objeto de ciertos tratamientos antes de su puesta a disposición de los usuarios (recep- ción, instalación…), conviene enviarlos al archivo histórico con unos meses de antelación. 149 Archivística 150 7.  El archivo histórico y la función cultural de los archivos Durante la mayor parte de su historia, los archivos han tenido una sola finali- dad, ser fuentes de información al servicio de sus detentadores. Una vez per- dida su utilidad inmediata, aquella para la cual habían sido creados, los docu- mentos eran conservados y transferidos de unas generaciones a otras, pero no para su uso por parte del público, sino como referencias básicas para mante- ner y recrear la memoria del pasado de acuerdo con las estrategias de quienes los poseían. Será el siglo xix, como hemos tenido ocasión de ver en el primer capítulo, el escenario de la apertura o liberalización de los vestigios del pasa- do, dando lugar a la categoría de los archivos históricos. Los primeros en acercarse hasta ellos fueron los eruditos: historiadores, paleógrafos, genealo- gistas, anticuarios… a los que con el transcurso del tiempo se fueron uniendo investigadores preferiblemente universitarios y, ya bien entrada la segunda mitad del siglo xx, escolares, aficionados y un sinfín de nuevos usuarios que encuentran en ello una forma de desarrollar sus inquietudes intelectuales, de ocio culto, en definitiva, de realización personal. Como señalara F. Hildeshei- mer, «más allá de su misión tradicional en el sector especializado de la inves- tigación histórica profesional, los archivos tienden a convertirse en verdade- ros divertimentos culturales» (Hildesheimer, 1984, 22). Este cambio en la conceptualización de los archivos que se ha producido en las últimas décadas va indisolublemente unido al principio de la difusión y acceso a la cultura por parte de los ciudadanos, que constituye una de las señas de identidad de las sociedades más desarrolladas; así lo recoge el apar- 151 Archivística tado primero del artículo 44 de la Constitución: «Los poderes públicos pro- moverán y tutelarán el acceso a la cultura, a la que todos tienen derecho», principio que también está recogido en los estatutos de autonomía. Como consecuencia de este nuevo estado de cosas, los archiveros se ven envueltos en un nuevo reto profesional, consistente en adoptar todas las me- didas necesarias para satisfacer las necesidades de los usuarios externos, así como para captar a sectores de población poco interesados en estos servicios e incluso desconocedores de su existencia. En el terreno de la práctica son cada vez más los centros que desarrollan políticas de popularización: servi- cios educativos, exposiciones, publicaciones… (Serchs y Suquet, 2009, 465- 506), en fin todo cuanto constituye lo que ha dado en denominarse función cultural de los archivos, convertidos en empresas de servicios para los ciuda- danos (un buen resumen de esta evolución se encuentra en Alberch, 2011, 473 y ss.). 1.  Los nuevos usuarios En los años cincuenta se inició tímidamente el cambio de tendencia en cuan- to a la tipología de los usuarios se refiere, una evolución que en las últimas décadas se ha confirmado de forma inequívoca. Los investigadores profesio- nales han ido cediendo protagonismo a otras clientelas externas que podría- mos agrupar en dos bloques: los aficionados y los estudiantes. El término aficionado no tiene ninguna carga negativa, sino que es simple expresión de su naturaleza; se trata de personas con una formación variable, pero que en ningún caso es la propia de los historiadores. Generalmente pro- ceden del sector terciario, ya en activo ya jubilados, y sus preferencias se centran en la genealogía (Duff, 2003, 79-95) y la historia local como temas de investigación (Gautier-Desvaux, 1983, 11-21). Surgidos al amparo de la cultura de masas y del tiempo libre, presentan un perfil diferente al que esta- ban acostumbrados los archiveros: 1. Sus demandas son, por regla general, muy específicas y entran en co- lisión con el modus operandi tradicional de los centros. Habituados a ir a tiro hecho, desean encontrar datos concretos de carácter familiar o local sin enfrascarse en búsquedas prolongadas, lo que provoca cierta frustración al comprobar que los instrumentos de descripción no satis- facen sus expectativas y que los documentos, de origen administrati- vo, en muchas ocasiones no recogen los datos que esperan encontrar. 2. La frecuente incompatibilidad de horarios les mueve a reclamar que los servicios estén abiertos durante más tiempo. 3. El desconocimiento de las técnicas de investigación sitúa a los archi- veros ante el dilema de prodigarles ciertas atenciones, para lo que ha- 152 7.  El archivo histórico y la función cultural de los archivos bitualmente no poseen medios, o dejarlos a su suerte y que sean la paciencia y el interés los que seleccionen la clientela, solución poco recomendable. 4. La creciente familiaridad con las tecnologías, mejor implantadas en otros servicios y que utilizan con similar frecuencia, lleva a los usua- rios a cierto grado de insatisfacción con los servicios que se les presta. 5. La experiencia nos demuestra que las demandas informativas de ca- rácter administrativo, relacionadas con necesidades inmediatas de los ciudadanos, constituyen el grueso de las consultas, y que estos espe- ran rapidez y concreción en las respuestas. El acercamiento de los estudiantes a los archivos es consecuencia de los enfoques pedagógicos que, en las últimas décadas, propugnan una enseñanza más experimental y el conocimiento del entorno inmediato como base para el aprendizaje de lo general. Estos planteamientos han llevado a un recurso creciente a los archivos como fuente de información por parte del público es- colar en dos sentidos: • El uso personal o en grupo para obtener datos elementales de carácter demográfico, económico, social e histórico. • El acceso mediatizado en forma de visitas concertadas, servicio educa- tivo…, donde son los centros y el profesorado quienes toman la iniciati- va y median entre el archivo y los usuarios finales. En resumen, y tal como se señaló en la Conferencia Internacional de la Mesa Redonda de los Archivos celebrada en Oslo en 1981 (Actes, 1982), el cambio no ha sido solamente cualitativo, sino también cuantitativo, gracias a: la liberalización de acceso a los documentos contemporáneos, las mejoras técnicas y de capacidad de los archivos, la multiplicación y la mejora de los instrumentos de descripción. A los que hay que añadir el aumento del tiempo de ocio, la moda por la genealogía y la historia local, el surgimiento de nuevos temas de investigación abordados por un público más curioso que nunca por su pasado, y los efectos de los esfuerzos de po- pularización y de publicidad de los propios archiveros. Ermisse, 1993, 368 La situación así creada obliga a los archiveros a modificar en parte sus pre- supuestos y a realizar un esfuerzo adicional para responder adecuadamente a las necesidades de este nuevo público, así como a emplear las fórmulas necesarias que, supliendo la formación requerida para trabajar con los docu- mentos, permitan su disfrute a la mayoría de los ciudadanos, ya que los ar- 153 Archivística chivos constituyen —no lo olvidemos— parte del patrimonio cultural de la humanidad. Los beneficios derivados no son despreciables y pueden resumirse en dos aspectos fundamentales (Ermisse, 1993, 368): • La afluencia de este público ha llevado a los archiveros a encontrar nue- vas formas de comunicación. • Gracias a la presión de la demanda, combinada con la de los archiveros, la actitud de los poderes públicos respecto de los archivos ha mejorado sensiblemente, así como sus dotaciones y equipamientos. 2. El marketing cultural de archivos La finalidad de toda operación de marketing archivístico (Tarrés, 2006) con- siste en proyectar una buena imagen del servicio, tanto a quienes lo utilizan como a quienes lo desconocen, suscitando su interés (Wislted y Nolte, 1991, 79-82; Dearstyne, 1993, 197-206). Hay que cambiar la percepción negativa que la sociedad ha poseído tradicionalmente, para lo cual deberemos identi- ficar a los destinatarios, conocer sus gustos, sus necesidades y suscitar otras nuevas (Hallam, 2003, 35-53). Al plantearnos la forma de dirigirnos al público, de conocer sus necesida- des, interpretarlas e, incluso, crearlas un tanto artificialmente, podemos sen- tir la tentación de creernos muy diferentes a los demás: los museos, por ejemplo, cuyas obras pueden ser objeto de mera contemplación estética, o las bibliotecas, que poseen productos finales de información. Los documentos no son, por lo general, estéticamente atractivos y, además, son fuentes de in- formación primarias, pero tan poco son tan originales ni están tan aislados por cuanto a su uso se refiere. Así como para un museo no es lo mismo diri- girse a un investigador que al público en general, o para una biblioteca a los usuarios infantiles, juveniles, universitarios, ancianos…, para el archivo tam- poco es lo mismo servir a una entidad, a los investigadores científicos, a los aficionados, a los escolares… Es necesario establecer categorías de usuarios, reales y potenciales, y dirigirse a ellos de manera diferenciada. En este senti- do podemos establecer dos grandes grupos: los usuarios internos y los exter- nos (Pires de Lima y Sousa, 2011, 288-310). 2.1  Los usuarios internos Se entiende por tales los miembros de la entidad que posee el archivo, sea una administración pública, una empresa, etc. La forma de crear una imagen positiva depende de los servicios que prestemos para satisfacer sus necesida- 154 7.  El archivo histórico y la función cultural de los archivos des, que se resumen en una: recuperar la información de forma precisa y en un tiempo razonable. La forma de lograrlo es el objeto central de este libro. En todo caso, el uso de documentos históricos es limitado por su parte y rara vez, salvo en el caso de historias institucionales, está desvinculado de la ges- tión, aunque sea excepcional, de asuntos remotos. 2.2  Los usuarios externos Son los ciudadanos, entre los cuales podemos distinguir diferentes grupos: • Los investigadores científicos: público habitual desde hace muchos años y con capacidad suficiente para moverse entre la información, ne- cesitan unas instalaciones adecuadas e instrumentos de descripción cla- ros y precisos para realizar sus búsquedas. • Los productores y los agentes culturales: son la incorporación más reciente, se trata de profesionales de las industrias culturales que buscan determina- dos documentos para elaborar productos finales con un valor añadido (edi- ciones, exposiciones, documentales, ambientación cinematográfica…). • Los aficionados: requieren mayor atención para orientarse en los fondos y, muchas veces, para precisar los objetos de su interés. Tanto en este caso como en el anterior, la mejor ayuda que se les puede proporcionar son sistemas de recuperación de la información —como los índices— que les permitan acceder a los datos concretos. • Los estudiantes: de enseñanza primaria, secundaria y superior, entran en contacto en diferentes grados con las fuentes de la historia. Los ser- vicios educativos, de los que hablaremos más adelante, son el procedi- miento que mejores resultados está dando, por cuanto les permite re- crear y representar la historia, aunque sean pasajes fragmentarios, de forma palpable; por otra parte sirven para suscitar el interés de quienes son potenciales usuarios como investigadores o aficionados del futuro. • Los ciudadanos en general, en su doble vertiente: la relacional Adminis- tración-administrados y la cultural, posean o no inquietudes al respecto. En cuanto a la primera, se cumple facilitando el acceso a los documen- tos de acuerdo con la legislación vigente. La segunda se centrará en suscitar el interés del público mediante procedimientos llamativos y de consumo general: exposiciones y publicaciones, principalmente. 2.3  Reglas básicas de promoción No todos los archivos disponen de los medios necesarios para organizar cam- pañas de marketing completas; sin embargo, ello no impide que utilicen me- 155 Archivística dios de promoción más modestos pero también efectivos, donde las TIC per- miten suplir la escasez de medios y alcanzar unos niveles de visibilidad de otro modo inconcebibles (Alberch y Boadas, 1991, 70-76; Dearstyne, 1993, 206-214; Nolte, 1991, 82-87; Alberch, 2001): 1. El folleto publicitario: con información general sobre el archivo, sus fondos y servicios. Debe ser breve, de fácil lectura, libre de jerga pro- fesional, ilustrado, e irá dirigido al mayor número posible de lectores. Puede obtenerse el mismo resultado mediante una publicación web, ya sea un texto plano en HTML (típica pagina web), una publicación en PDF, o una interactiva con animación en formato flash. 2. El boletín informativo: es una publicación periódica que recoge noti- cias sobre las actividades del archivo, destaca lo más importante so- bre los fondos de nuevo ingreso, temas de investigación, etc. Debe ofrecer una imagen atractiva al tiempo que carente de ostentación, e irá dirigido a los especialistas, así como al público interesado, por lo que ha de poseer un estilo claro, resuelto y sin tecnicismos. Puede ha- cerse también por medios electrónicos, como el anterior, en la web corporativa. 3. El uso de los medios de comunicación: siempre que se produzca al- gún acontecimiento relevante entre las actividades del archivo tales como conferencias, mesas redondas, jornadas… Asimismo, cabe la posibilidad de publicar artículos divulgativos y noticias relacionados con fechas memorables y aspectos llamativos de la historia que pue- dan despertar el interés del gran público. 4. Las visitas concertadas y guiadas: también sirven para acercar los ar- chivos a los ciudadanos y darles a conocer los servicios que prestan, sus fondos… que en un paso más adelante consiste en introducirlos en los circuitos del turismo cultural (Iturrate, 2000, 77-105). 5. El toque personal del archivero: tiene una incidencia fundamental en la imagen que se proyecta. Las relaciones con los usuarios y la aper- tura hacia el exterior en forma de colaboración con asociaciones cul- turales, científicas, y con publicaciones, ofreciendo las instalaciones para la presentación de libros, la colaboración con las oficinas de tu- rismo, la convocatoria de premios de investigación…, son bazas a ju- gar para difundir el archivo. 2.4  Los servicios del archivo histórico El archivo histórico está orientado a la difusión y a un público tan amplio como variado en sus perspectivas e intereses, por lo que resulta difícil deli- mitar los servicios que le cabe prestar, así como la orientación, aspectos que 156 7.  El archivo histórico y la función cultural de los archivos dependen de la naturaleza de la organización y de los fondos y de su varie- dad tipológica, en tanto no es lo mismo un archivo con el fondo de su organi- zación, que uno con fondos añadidos de distinta naturaleza, como puedan ser fotográficos, de empresas, particulares, nobiliarios…, que pueden incluir ar- tefactos museísticos como cámaras, proyectores, maquinaria, maquetas, mo- delos… También influye el entorno en el que opera; así, un archivo munici- pal tiene una capacidad de penetración en el ámbito local del que carecen otros con un radio de acción mayor. El público al que se orienta, los medios disponibles y un amplio etcétera de factores influyen en los servicios en sen- tido tanto limitativo como positivo, donde las TIC han introducido un cambio radical y puesto el énfasis en la capacidad personal del archivero, en tanto mitigan la tradicional rémora que suponía la ubicación geográfica y la acce- sibilidad, la disposición de medios económicos y el rango de la organización, entre otros. De lo dicho se desprende que no es posible pretender una relación cerrada de servicios; ni tan siquiera pueden considerarse unos u otros como algo ce- rrado en sí mismos, sino que se pueden combinar para dar lugar a otros nue- vos. Entre los que podemos considerar servicios clásicos o habituales están la investigación, las exposiciones y el servicio educativo. 3.  El servicio a la investigación Es el servicio por antonomasia del archivo histórico y continúa siendo uno de sus pilares básicos, en tanto fuente primaria para la elaboración de la his- toria (Duchein, 1998b, 131-142; Favier, 2000, 191-197; López Rodríguez, 1999, 45-52), una historia no solamente científica o académica, sino también genealógica, familiar, local, biográfica y, cada vez más, auxiliar de las deno- minadas industrias culturales. Un abanico tan amplio de enfoques va acom- pañado de una amplia gama de usuarios o clientes, y de intencionalidades, aspecto que no puede ser ignorado al plantear un servicio de investigación (La investigación y las fuentes…, 1996). La disponibilidad de instalaciones adecuadas es un elemento común a to- dos ellos y tendremos ocasión de detallarlas al tratar del edificio del archivo. A partir de aquí, lo que el investigador necesita es información sobre los do- cumentos, que los fondos estén descritos de forma que pueda averiguar las opciones que existen y elegir aquellas que satisfagan su demanda y necesida- des de información. Para ello, necesita que los fondos estén adecuadamente descritos, y aquí el adverbio no es baladí: la adecuación consiste en que todo el fondo, o cada uno de los que haya, esté descrito con un nivel de concre- ción que permita al usuario adquirir la certeza razonable de que la unidad de descripción contiene o no la información que busca. Lo ideal es que cada pieza documental simple esté descrita, pero al menos hay que ofrecer una 157 Archivística descripción al nivel de pieza documental compuesta (un expediente, un con- junto limitado de documentos relacionados…); no es admisible una descrip- ción unitaria por caja o legajo, que obliga al investigador a sumirse en bús- quedas prolongadas y muchas veces infructuosas. Es importante que la descripción esté accesible al investigador sin necesi- dad de trasladarse al archivo, algo que las tecnologías hacen posible sin gran- des exigencias, ya que basta con un sitio web para publicar y dar acceso en línea a los instrumentos de información. Es un mínimo que debe acompañar- se de la información práctica necesaria para el uso de los fondos, tales como la localización y datos de identificación del archivo, alternativas de transpor- te, horarios, servicios y condiciones para la consulta; en fin, todo cuanto sea imprescindible para que el usuario esté en condiciones de saber si el archivo resulta de su interés y, en tal caso, qué puede ofrecerle y en qué condiciones (López Gómez, 1999, 19-76). Algo más complicado es satisfacer las expectativas de todas las categorías de usuarios, ya que mientras lo dicho es suficiente para un investigador pro- fesional o para uno avezado, muchos se decepcionarán al comprobar que no encuentran el tema o la materia, la persona, la localidad… que andan bus- cando. Es obvio que la investigación en archivos históricos tiene ciertos lími- tes de partida, que derivan de la naturaleza misma de los documentos y de los fondos, así como del momento histórico en que ha tenido lugar su pro- ducción; esto es, la información hay que recabarla con un método lógico de- ductivo, habitualmente no se manifiesta en los documentos tal cual se nece- sita, y exige capacitación para leer las distintas grafías en que fueron redactados. Para vencer estas limitaciones, se necesita ofrecer determinadas herra- mientas auxiliares a los instrumentos de descripción habituales, como son los índices de personas, lugares y materias, cuya elaboración es enormemente más fácil con el adecuado apoyo tecnológico. Por otra parte, hay que ofrecer formación en materia de historia, de paleografía y de metodología de la inves- tigación, y hacerlo de forma escalada —desde un nivel básico para quienes lo ignoran todo al respecto, hasta uno avanzado— y orientada hacia los temas de mayor interés de nuestros usuarios. Esto último puede revestir múltiples for- mas y todas ellas exigen medios que rara vez están al alcance de la mayoría de los archivos, aunque en esto las TIC permiten una vez más vencer las ba- rreras económicas por varias vías, desde el enlace a recursos web disponibles en los portales de los grandes sistemas archivísticos, hasta la constitución de un consorcio de centros para unir medios y lograr los fines deseados. Además de datos, de información, el investigador necesita muchas veces la reproducción de los documentos, para su procesado posterior (transcrip- ción, análisis, inserción literal, publicación…), lo que requiere un servicio de reprografía. También la tecnología ofrece más soluciones; junto con la omni- presente fotocopia y el microfilm, ya tan poco habitual, la digitalización re- 158 7.  El archivo histórico y la función cultural de los archivos sulta un medio de satisfacer esta demanda de un modo fácilmente accesible, versátil y respetuoso con el medio ambiente. Asimismo, cada vez es más ha- bitual el uso de cámaras fotográficas digitales y otros dispositivos móviles que las incorporan (teléfonos y tabletas sobre todo), aportados por el propio usuario, que realiza por sí mismo la captura de las imágenes deseadas, lo que agiliza la prestación del servicio y reduce los costes, aunque también los in- gresos. En todo caso es una buena solución siempre que se establezca un protocolo para la manipulación correcta de los documentos. La reprografía digital como resultado de una política de reproducción de los fondos de un archivo, para su puesta a disposición de los usuarios, es un recurso crecientemente utilizado, tanto con fines de preservación, como con miras a lograr la ubicuidad de los documentos. Uniendo la descripción de los documentos con su imagen digitalizada y su publicación web, hacemos posi- ble que los usuarios hagan todas o parte de sus consultas sin necesidad de desplazarse hasta el archivo, pudiendo obtener a un tiempo la reproducción de los documentos. De esta forma, es posible atender a un volumen mayor de usuarios, sin límite de tiempo, y con la posibilidad de obtener ingresos me- diante el cobro por visualización y descarga, algo que depende de la política de difusión de cada centro y, sobre todo, de la existencia de una masa crítica de clientes dispuestos a pagar por estos servicios. Esto es algo habitual en los países más desarrollados (Reino Unido, por ejemplo) y es muy razonable, pues se consumen servicios de valor añadido que requieren ingresos para su sostenimiento, ayudan a controlar el uso desconsiderado de los medios, entre los que se encuentra también la piratería informática, y revalorizan la percep- ción que de los archivos tiene la sociedad. Por el lado del usuario, además del servicio como tal, paga por ahorros de tiempo, desplazamiento, estancia, reprografía, disponibilidad… que por sí solos compensan el desembolso. En todo caso dependerá de las políticas del archivo, de la existencia de una masa crítica de usuarios dispuestos a consumir este tipo de productos y de la cultu- ra de consumo predominante. 4.  Las exposiciones Las exposiciones de documentos históricos están dirigidas a todo tipo de pú- blico y su efecto más positivo consiste en atraer a esa gran parte de la pobla- ción que, de otro modo, no se acercaría al archivo. A pesar de las posibilida- des que ofrecen, no es un recurso muy habitual y en España son pocas las experiencias llevadas a cabo, sobre todo en comparación con los países de nuestro entorno. Como señala W. Jaroschka (Alberch y Boadas, 1991, 56), uno de los mo- tivos que probablemente frenan estas iniciativas radica en que 159 Archivística (…) el profano compara a menudo las exposiciones archivísticas con las organizadas por los museos, lo que engendra el riesgo de que para resistir esta comparación se expongan siempre las mismas piezas susceptibles de producir un efecto visual, las cuales, por otra parte, no son demasiado numerosas en los archivos. Esto no afecta únicamente a la conservación material de los documentos, sino que provoca una dis- torsión de la imagen verdaderamente representativa del patrimonio archivístico. Nuestra tarea consiste en presentar una categoría particular de fondos sin complejo de inferioridad. Por otra parte, existen limitaciones materiales, como la falta de instalaciones y de recursos para afrontar los gastos que conllevan, pues realizarlas sin los medios necesarios para que resulten atractivas puede producir el efecto con- trario al perseguido: el alejamiento del público. Lo primero que se necesita es una cabeza visible, normalmente el archive- ro, que conciba la idea, la proyecte, transmita entusiasmo y confianza, y bus- que patrocinadores que la financien en la medida de lo posible. Este último factor dependerá de la idea, de la capacidad de trabajo y de los contactos, pues una exposición es una buena ventana al exterior. 4.1  La elección del tema Un aspecto fundamental para alcanzar el éxito es la adecuada elección del tema con oportunidad y actualidad, que en realidad son aspectos cuasi sinó- nimos. Por oportunidad entendemos la capacidad del archivero para entrever las cuestiones que puedan motivar a los ciudadanos a visitar la exposición, y actualidad no significa necesariamente inmediatez en el tiempo, sino aprove- char cuantos aspectos del pasado sean objeto de conmemoración; en resu- men: estar con los tiempos y adaptarse a las tendencias de la sociedad. Los temas que cumplan tales premisas pueden ser muy abundantes, ya estén rela- cionados con la historia ya con la contemporaneidad. Veamos algunas posibi- lidades: nuestro pasado es tan rico en acontecimientos y procesos memora- bles que a cada paso podemos extraer un tema (guerras, epidemias, revoluciones, personajes…); dependerá del buen hacer del archivero el apro- vechar la fuerza de la ola originada por su tratamiento en los medios de co- municación, así como abordar los aspectos más llamativos de lo acontecido. Otro planteamiento puede ser la elección de temas imperecederos que des- pierten la memoria de los visitantes, como pueden ser la vida cotidiana en una ciudad, provincia, región…, y en una época determinada, el mundo del trabajo, la emigración, la educación, y cuantos temas nos permitan combinar documentos con objetos atractivos, fotografías que evoquen paisajes desapa- recidos o grupos con los que se puedan identificar parte de los visitantes. Tampoco se deben descartar los temas de actualidad; así, el plan urbanístico 160 7.  El archivo histórico y la función cultural de los archivos de una ciudad puede dar lugar a una exposición sobre arquitectura y urbanis- mo, el sindicalismo, los partidos políticos… Algunas actividades del archivo pueden suscitar temas de interés. El ingreso de fondos relevantes (donacio- nes de personalidades, colecciones de fotografías, películas…), la presenta- ción de una publicación, son ocasiones aprovechables. Está claro que los temas y las ocasiones no nos van a faltar nunca, pero también que no es suficiente si no se cuenta con los medios necesarios para hacerla atractiva o, teniéndolos, si se organiza ignorando una serie de princi- pios que esbozaremos a continuación. 4.2 Tipología De acuerdo con las disponibilidades materiales y los objetivos, tenemos los siguientes tipos de exposiciones: • Permanentes: pueden estar ubicadas en una sala reservada al efecto, compartir instalaciones multiusos (sala de conferencias, etc.), el vestí- bulo o cualquier otro lugar de paso obligado. Son aquellas que utiliza el archivo como carta de presentación y su carácter permanente no signifi- ca imperecederas, ya que los documentos no pueden estar expuestos in- definidamente sin deteriorarse, ni el público puede encontrarse de con- tinuo con las mismas imágenes. • Temporales: están dedicadas a temas monográficos que revistan interés para la sociedad, de acuerdo con los criterios señalados anteriormente. • Itinerantes: son una modalidad de las anteriores, caracterizadas por el desplazamiento a otros puntos geográficos para acercarse a un público que de otra forma no se habría trasladado al archivo y lograr una difu- sión más amplia. En estos casos, sobre todo si los locales de acogida no ofrecen garantías bastantes, es habitual sustituir los originales por re- producciones facsimilares. • Virtuales: cada vez más frecuentes y abundantes, se basan en el uso de las tecnologías que facilitan el acceso a un público potencialmente ili- mitado, la combinación con recursos interactivos (como juegos, anima- ciones…), el enlace con otros recursos del propio archivo o de otros lu- gares, así como su disponibilidad permanente por no tener fecha de cierre. 4.3  El montaje Hay una serie de principios de general aceptación que es necesario observar, tales como el acondicionamiento, la elección de los materiales, su disposi- 161 Archivística ción… para garantizar el buen desarrollo de la exposición y la integridad de los documentos (Viñas, 1999). Exponer un documento implica decidir si su estado físico permite sacar- lo del medio ambiente en el que se conserva, por lo que deberemos exami- nar cuidadosamente la solidez del soporte y de las tintas. Si no reúne las condiciones que garanticen su integridad, procederemos a su restauración previa o a descartar su exhibición. Asimismo, estudiaremos el tiempo de exposición, que no puede ser indefinido. Se estima que un plazo superior a los tres meses implica serios riesgos para todo tipo de soportes y de escri- turas. La elección de los documentos no es tarea fácil porque exige combinar el atractivo estético con el contenido informativo, para lo cual es necesario con- siderar los siguientes aspectos: 1. El estado físico de conservación, ya comentado. 2. El valor informativo o contenido —es decir, la capacidad de evoca- ción y la relación que tengan los documentos respecto del tema de la exposición— debe primar sobre el soporte como regla general. 3. La calidad visual; esto es, el atractivo, la legibilidad y la singularidad de los documentos. 4. El equilibrio entre texto y valor iconográfico; es decir, que los documen- tos elegidos procuren ofrecer valor documental e impacto visual al uní- sono. El objetivo es hacer la exposición atractiva e interesante partiendo de una premisa irrefutable: la capacidad de atención de los visitantes, siendo varia- ble, en la mayoría de los casos es limitada. En este sentido, dada la habitual austeridad que presentan los documentos escritos, no pueden ser los únicos materiales y conviene no excederse en su número para evitar el aburrimiento y la desazón del público. Para evitarlo, emplearemos los siguientes recursos: 1. Utilizar documentos iconográficos tales como mapas, planos, fotogra- fía, carteles, facturas con membretes ilustrados, y otros tipos docu- mentales que podemos encontrar en los archivos o solicitarlos en prés- tamo a otras instituciones. La combinación de un 70% de estos tipos con un 30% textual está aceptada como la solución más equilibrada. 2. Emplear artificios para romper la monotonía, como pueden ser las fotografías aumentadas de fragmentos que contengan firmas de per- sonajes, una caligrafía llamativa… 3. Intercalar todo tipo de objetos directamente relacionados con el tema, efectos personales, utensilios, armas, maquinaria, y cuanto sirva para crear sensación de originalidad, dinamismo y atraer la atención del visitante. 162 7.  El archivo histórico y la función cultural de los archivos 4. Realizar montajes audiovisuales e interactivos: vídeos realizados ex profeso, sucesiones ágiles de diapositivas acompañadas de voz y ban- da sonora, recursos multimedia, hipermedia…, son complementos prácticamente imprescindibles. En el capítulo dedicado al edificio tendremos ocasión de conocer las con- diciones que deben reunir los locales dedicados al efecto, así como las nece- sarias para la adecuada conservación de los documentos, que deberemos te- ner muy presentes, ya que el montaje de una exposición debe atenerse estrictamente a ellas para asegurar la conservación adecuada de los docu- mentos. El equipamiento de muebles expositores se compone sobre todo de vitri- nas horizontales, situadas a una altura de 90 cm del suelo para facilitar la ob- servación de su contenido. Sus dimensiones habituales son 120 × 60 × 25 cm (largo, ancho y profundidad, respectivamente), están fabricadas en madera tratada con productos ignífugos e insecticidas, tienen una parte superior transparente (superficie de vidrio irrompible y filtrante de los rayos ultravio- letas o material similar) y disponen de cerradura. Otra variante son las vitri- nas murales o verticales con estanterías para soportar objetos. Asimismo, se pueden emplear paneles suspendidos de dimensiones variables para docu- mentos grandes, ampliaciones fotográficas, etc., que también deben asegurar la integridad de su contenido. La iluminación es otro aspecto importante, ya que exige conjugar la visi- bilidad y una atmósfera agradable con la seguridad documental. Como prin- cipio, la luz natural deberá ser tamizada y no afectará directamente a los ob- jetos. Siempre es preferible una iluminación artificial indirecta que no sobrepase los 80 lux en la superficie de los documentos. Asimismo, es des- aconsejable que las vitrinas y expositores dispongan de iluminación interior, porque eleva la temperatura e implica riesgos derivados de posibles fallos en la instalación eléctrica. La aceptación y el éxito dependen en gran medida de la forma en que se presenten y distribuyan los materiales, del ritmo y del buen gusto. Lo más apropiado es recurrir a un experto en la materia (diseñador con experiencia en exposiciones), pero en caso de no disponer de los medios para ello la re- gla que nos guíe será el equilibrio entre el orden intelectual y el visual. El primero permite comprender la exposición y justificar el lugar que cada ob- jeto ocupa en su sucesión, el ritmo que ayuda a mantener la atención del vi- sitante. El visual permite establecer la armonía y evita la ruptura de formas, el amontonamiento o la mezcolanza de objetos inconexos, salvo que me- diante la ruptura ocasional se quiera atraer la mirada o subrayar algún as- pecto. Cada objeto debe ir acompañado por una leyenda clara que lo explique y presente, así como por su número de orden. Los documentos que presenten 163 Archivística dificultades de lectura y de comprensión irán acompañados de su transcrip- ción y/o traducción, completa o parcial, según su interés y extensión. Las diferentes partes de la exposición se señalizarán mediante rótulos destacados y de contenido significativo, acompañados por leyendas de gran formato que expliquen el contexto. No obstante, es recomendable ofrecer vi- sitas guiadas tantas veces como sea posible. Las características de una exposición recomiendan elaborar tres publicacio- nes diferentes con sus finalidades respectivas: el cartel, el folleto y el catálogo. • El cartel tiene por finalidad informar sobre la exposición: título, lugar y fechas de celebración, organizadores y promotores. El atractivo que le confiera su diseño será el mejor reclamo para la población y, en tanto objeto de colección, su venta proporcionará ingresos que sirvan para su- fragar en parte los gastos del montaje. • El folleto sirve al visitante proporcionándole una sinopsis del conteni- do, la relación de los objetos expuestos y otras informaciones que faci- liten su itinerario y comprensión. • El catálogo se caracteriza por su cuidado diseño, la profusión de ilustra- ciones y la de inclusión de textos divulgativos de alta calidad. Su elabo- ración ha de ser exquisita, velando por la calidad de las ilustraciones, por coordinar los autores y armonizar los textos y, lo que es muy impor- tante, que tanto la composición como la impresión garanticen el nivel. Evidentemente se trata de una obra costosa, mas, como quiera que una vez finalizada la exposición no volverá a repetirse, es el medio más efectivo para que el público interesado conserve su recuerdo; además, los ingresos pueden llegar a financiarlo. Hay otros medios, como los audiovisuales y todo tipo de objetos de mer- chandising (comercialización) de amplio consumo, en los que no vamos a detenernos. Es muy normal que nos veamos obligados a solicitar en préstamo documen- tos y otros materiales a otros archivos, instituciones, empresas, familias…, para lo cual se observan determinadas formalidades legales que garantizan su integridad. Aparte, todo celo en su manejo es poco, y la profesionalidad que demostremos en tal sentido ante terceros es fundamental para generar un clima de confianza, que, andado el tiempo, puede traducirse en donaciones o depósi- tos de sus fondos. También puede darse el caso contrario y que prestemos temporalmente al- gún documento para su exhibición o para su reproducción. En ambos casos se observarán los siguientes principios: 1. Las solicitudes, por escrito, se dirigirán al archivo e identificarán los documentos solicitados así como al peticionario. 164 7.  El archivo histórico y la función cultural de los archivos 2. Antes de su entrega se realizará una copia de seguridad que puede correr a cuenta del solicitante. 3. Este deberá suscribir una póliza de seguro y depositará una fianza que será reintegrada tras la devolución de los documentos en el mis- mo ser y estado en que fueron prestados. 4. El periodo de préstamo se especificará con claridad —salida y devo- lución—, y las fechas se ajustarán al mínimo imprescindible. 5. Las condiciones de seguridad en que vaya a realizarse el transporte, manipulación y exposición de los documentos se especificarán con claridad, corriendo el solicitante con los gastos. 6. Se redactará un documento de préstamo, cuyas cláusulas reflejen los principios citados anteriormente y cuantos otros sean necesarios. Cuando no sea posible cumplir estos requisitos, los originales serán susti- tuidos por reproducciones. En los casos de préstamo al extranjero, la opera- ción deberá ser autorizada por la Administración competente en cumplimien- to de la legislación de protección del patrimonio histórico. 5.  El servicio educativo Las concepciones pedagógicas desarrolladas desde mediados del siglo xx, que propugnan como ideal una enseñanza que potencie la observación y la experi- mentación del alumno, así como el enorme desarrollo vivido por la historia, han sido las condiciones de posibilidad para la creación de servicios educati- vos en los archivos (Cook, 1985, 381-394; Iturrate, 1996, 25-46). Su desarrollo e implantación ha sido desigual. Francia fue el país pionero, co- menzando sus primeras experiencias en los años cincuenta, y ahora posee la red de servicios pedagógicos más sólidamente implantada. Asimismo, cabe destacar los casos de Gran Bretaña, Irlanda y los países de la Europa Oriental. En todos ellos, la acción educativa se basa en programas de alcance estatal. Contrariamen- te, en otros, como Alemania, Italia, España…, se han producido experiencias muy interesantes, pero con frecuencia aisladas (Alberch, 2011, 473-475). Los objetivos perseguidos con los planes dirigidos hacia los escolares son: 1. Acercarles a las fuentes primarias como medio de mejorar su com- prensión de la historia, la geografía y las ciencias sociales. 2. Potenciar su capacidad de análisis y su sentido crítico a través del manejo de diferentes fuentes documentales que reflejen un mismo episodio de manera diversa. 3. Favorecer, por medio de los documentos, su respeto hacia el patrimo- nio histórico y una comprensión mejor fundamentada del pasado y del presente. 165 Archivística Los alumnos del último tramo de la enseñanza primaria así como los de la secundaria constituyen el grueso de la clientela en un servicio educativo, aunque hay otros segmentos de la población a los que puede dirigirse como son los estudiantes universitarios y los ciudadanos en general. La puesta en marcha de un servicio educativo exige movilizar unos me- dios humanos y materiales de cierta consideración que no se pueden suplir con voluntad, por lo cual no está al alcance de la mayoría de los archivos. En el orden material, es necesario disponer de un local distinto al de los investigadores, aunque no tiene por qué ser necesariamente exclusivo; se puede recurrir a la fórmula de la sala polivalente. El mobiliario lo componen mesas y sillas fundamentalmente, así como medios audiovisuales, una piza- rra y paneles. En cuanto al personal, hace falta un responsable del servicio adscrito a la plantilla del centro, lo cual solo es factible en los grandes archivos; en la mayoría de los casos es el propio archivero quien asume estas funcio- nes: proporciona los materiales y las instalaciones, presenta los docu- mentos y, en colaboración con el profesor, lleva a cabo las actividades planificadas. Las actividades se conciben para grupos variables de alumnos y en sesio- nes de hora y media como máximo, tienen una finalidad instrumental de apoyo, pero en ningún caso deben pretender asumir la función educativa de la escuela. Se organizan eligiendo un tema inspirado en el programa escolar, lo que permite al profesor un tratamiento más a fondo antes de la visita y un mejor aprovechamiento para los alumnos. Obviamente, la elección de los do- cumentos estará determinada por el contenido del tema, su valor y contenido pedagógico, su atractivo y variada tipología. Los documentos pueden presentarse de dos maneras: exposición y mani- pulación. En el primer caso, los alumnos se limitan a observarlos en vitrinas y paneles, lo cual es la mejor garantía de conservación, pero es un procedi- miento menos atractivo. El segundo les permite manejar los materiales, lo que posee un fuerte atractivo y potencia el interés del discente; además, la in- tegridad puede resolverse protegiéndolos con bolsas de plástico —nunca plastificarlos— y permitiendo la manipulación de aquellos que posean esca- so valor (fragmentos, duplicados, etc.), así como recurriendo a los facsími- les, que permiten un trabajo más cómodo y evitan el agrupamiento en torno a los ejemplares únicos. Partiendo de las explicaciones oportunas del responsable de la sesión, bien individualmente bien en grupos reducidos, los alumnos proceden a ana- lizar los documentos, a contrastarlos con los conocimientos adquiridos y, por último, se abre una fase de exposición a la clase y posterior debate sobre los aspectos que hayan llamado la atención de cada cual. Finalmente es el profe- sor quien recapitula la sesión poniendo el acento en los aspectos más rele- vantes. 166 7.  El archivo histórico y la función cultural de los archivos Cuando el archivo no disponga de medios o los alumnos no puedan des- plazarse, y aun no sucediendo ni lo uno ni lo otro, existen otras posibilidades para desarrollar actividades pedagógicas. Muy brevemente son: • Las maletas pedagógicas, así denominadas en Francia, o cajas de ense- ñanza con archivos, en Gran Bretaña. Consisten en un conjunto de fac- símiles convenientemente transcritos y/o traducidos, acompañados de fotografías, diapositivas, dibujos…, que ilustran un tema del programa de estudios. El archivo los ofrece a los centros escolares, para posterior- mente rotarlos en préstamo entre los interesados. • Las exposiciones itinerantes, de acuerdo con lo ya visto, resultan más costosas que la solución anterior. • Las experiencias lúdicas, dirigidas sobre todo a los más jóvenes, tales como: juegos de pistas, rompecabezas, maquetas, recortables… También en este aspecto las TIC se han erigido en una potente herramien- ta pedagógica y, con los medios adecuados, permiten la elaboración de com- pletísimos materiales con una extensión, variedad e interactividad práctica- mente sin límites, de lo que los National Archives del Reino Unido (http:// www.nationalarchives.gov.uk/education; consultado el 28/03/2012) y los de EE UU (http://www.archives.gov/education; consultado el 28/03/2012) ofre- cen los mejores ejemplos. Las posibilidades de acción cultural desde los archivos no acaban aquí; se pueden organizar talleres de historia dirigidos a los ciudadanos, colaborar con los grupos de historia local, organizar actividades prácticas para los estu- diantes universitarios y, en fin, cuantos surjan de la interacción archivos-so- ciedad. 167 Archivística 168 8.  Los sistemas archivísticos Al abordar este tema topamos con un exceso de posibilidades para estudiar, tantas como sistemas archivísticos, así como con diversos enfoques, por lo que hemos optado por un tratamiento que nos permita alcanzar un conoci- miento general sobre cómo son los sistemas archivísticos en España y en el resto del mundo. Quien esté interesado en buscar más u otros distintos, entre los múltiples recursos que Internet ofrece, el más veterano es el de la Univer- sidad de Idaho, que, con no estar actualizado al día, sigue siendo desde su publicación en 1995 el más persistente y completo directorio global de archi- vos (http://www.uiweb.uidaho.edu/special-collections/Other.Repositories. html, consultado el 29/03/2012). El planteamiento que realizamos en el pre- sente capítulo consiste en analizar cuatro ámbitos, fundamentales a nuestro entender: el sistema español de archivos, los sistemas nacionales de algunos países relevantes de nuestro entorno, los de la Unión Europea y los organis- mos internacionales. Como complemento al tema se recomienda estudiar los rasgos generales y componentes que debe tener la normativa archivística (Cruz Mundet, 2006, 267-282, Mendoza, 2011, 389-428 y Llansó, 2011, 429-472), aspecto que desborda el objetivo de este libro. 1.  El Sistema Español de Archivos Es fruto y reflejo de la organización política y social del país y se conforma a la luz de la Constitución de 1978, es decir, está presidido por el reparto de 169 Archivística competencias entre el Estado y las comunidades autónomas (Fernández Ra- mos, 2001, 9-33). El artículo 149.1.28.a establece las competencias exclusivas del Estado por lo que se refiere a: Defensa del patrimonio cultural, artístico y monumental contra la exportación y la expoliación; museos, bibliotecas y archivos de titularidad estatal, sin perjuicio de su gestión por parte de las comunidades autónomas. Por su parte, el artículo 148.1.15.a declara las materias sobre las que las comunidades autónomas pueden asumir competencias: Los museos, bibliotecas y conservatorios de música de interés para la Comunidad Autónoma. Si bien no se hace referencia explícita en el texto, todas las comunidades han incluido los archivos en sus respectivos estatutos. De este modo se perfi- lan las bases constitucionales del sistema archivístico español, bajo el princi- pio del reparto competencial entre el Estado y las autonomías. El primero ejerce su competencia exclusiva sobre los componentes del sistema archivís- tico estatal, es decir los archivos y organismos archivísticos dependientes de la Administración central, mientras que las segundas ejercen competencias exclusivas sobre los archivos y organismos propios, así como la ejecución de la legislación estatal que no se reserve el primero. Fruto del reparto competencial, existe una legislación estatal de general aplicación, la Ley del Patrimonio Histórico Español (1985) y los decretos posteriores de desarrollo; por otra parte, está la legislación autonómica, que comenzó con la Ley de Archivos de Andalucía (1984) y continúa hoy en día. En este capítulo no vamos a realizar un análisis exhaustivo de la le- gislación archivística española, porque su desarrollo ha sido, salvo en el ámbito estatal, de una envergadura notable, por lo que nos limitaremos a abordar los aspectos que perfilan los diferentes sistemas archivísticos exis- tentes. La Ley de Patrimonio Histórico Español estableció en su artículo 66 la constitución del Sistema Español de Archivos, como lo hacía para los de bi- bliotecas y museos, y solo veinticinco años después de vencido el plazo dado para ello, ha sido configurado en el Real Decreto 1708/2011, de 18 de no- viembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Or- ganismos Públicos y su régimen de acceso. Dicho sistema se planta en el es- píritu de reparto competencial de nuestra Constitución y, en consecuencia, se configura sobre la base de relaciones de cooperación voluntaria y de la co- municación entre administraciones. 170 8.  Los sistemas archivísticos El capítulo II (arts. 3 a 5) regula el Sistema, coordinado por el Ministerio de Cultura, y compuesto por los sistemas archivísticos de (art. 3.2): a) La Administración General del Estado y sus organismos públicos. b) Comunidades autónomas y la Administración local. c) Entidades públicas y privadas que se incorporen. La incorporación de los miembros contenidos en las letras a) y b) se pro- ducirá en todo caso de manera voluntaria o como resultado de convenios o acuerdos. Se trata de un sistema basado en la cooperación y la voluntad de las partes, y con un objetivo desiderativo a la par que impreciso (art. 3.3): Cada Administración, de acuerdo con sus competencias, promoverá un desarrollo equilibrado, coherente e innovador del conjunto de archivos y sistemas existentes en España y fomentará la igualdad de todos los ciudadanos en el acceso a un servicio público de calidad. El órgano específico para ello es el Consejo de Cooperación Archivística (art. 5), que sustituye a la Junta Superior de Archivos; está coordinado por el Ministerio de Cultura y se compone de representantes de los tres niveles ad- ministrativos, más uno del Consejo de Universidades, quedando fuera la re- presentación de otras entidades públicas y privadas que puedan incorporarse, así como de las asociaciones de archiveros. Sus funciones son de promoción, impulso e información en materias como la integración de archivos privados, la normalización, las tecnologías, la cooperación internacional y la forma- ción. Además, se reserva para la Administración General del Estado promo- ver e impulsar la cooperación archivística (art. 4) mediante planes, conve- nios, patronatos para los archivos históricos de carácter nacional y la presencia en el ámbito internacional. Como coordinador del sistema (art. 3.4), el Ministerio de Cultura asegura la «difusión del patrimonio documental y su defensa frente a la expoliación», para lo cual se reserva una serie de actividades, que ya viene ejerciendo, como elaborar el Censo-Guía de Archivos, la difusión bibliográfica especia- lizada, la difusión, la digitalización, la cooperación internacional y, como elemento novedoso, la investigación en materia archivística, reconociendo a archivos y archiveros como centros de investigación e investigadores que pueden concurrir a las convocatorias competitivas de proyectos. Como resultado, el sistema archivístico español está aún insuficientemen- te perfilado, por varias razones: 1. La Constitución trató los archivos desde bases histórico-culturales, con un enfoque decimonónico, que los estatutos de autonomía man- tuvieron en el mejor de los casos, anclándolos al ámbito identitario. 171 Archivística Una perspectiva que aún pesa en la consideración que se tienen en el orden administrativo y organizacional del sector público. 2. El desarrollo normativo es muy desigual entre el Estado y las autono- mías: el primero aún no ha desarrollado una Ley de Archivos, como tienen todos los países de nuestro entorno, aun los lejanos, y su único referente es la Ley del Patrimonio Histórico Español (1985); las se- gundas han desarrollado sus respectivas leyes de archivos, casi sin excepción, algunas en segunda generación y por lo general desde una perspectiva más evolucionada que la estatal respecto del papel de los archivos en la sociedad. El resultado es un esquema legal desequili- brado y poco preciso. 3. La gestión de algunos archivos de titularidad estatal, otro de los cam- bios introducidos por el reparto competencial, está finalizada, en tan- to han sido transferidos todos los de ámbito territorial provincial y autonómico. 4. En las comunidades autónomas se vislumbran varios modelos en cuanto al enfoque de sus respectivos sistemas se refiere. Nos encontramos ante un sistema archivístico bien perfilado, aunque los resultados dejen mucho que desear en algunos ámbitos, y el del Estado, por su dimensión y el liderazgo que se le presume, es el más abiertamente defi- ciente. 1.1 El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado (http://www.mcu.es/archivos, consultado el 29/03/2012) Está adscrito al ministerio al que correspondan las competencias en materia cultural, se rige por la Ley del Patrimonio Histórico Español (Ley16/1985 de 25 de junio) y hasta el 1 de enero de 2012 lo ha hecho por el Reglamento de Archivos del Estado (Decreto de 22 de noviembre de 1901). Ciento diez años después del citado reglamento, veinticinco de haber vencido el plazo de un año que la Ley de Patrimonio Histórico Español daba para haber aprobado el reglamento de los Archivos Estatales, este tiene por fin su plasmación formal en el ya citado Real Decreto 1708/2011. Lo primero que pone de relieve este texto es lo inadecuado de la ubicación de los archivos en el ámbito competen- cial de cultura, pues para la aprobación de esta norma ha hecho falta un cuar- to de siglo y la intervención tutelar de dos ministerios, el de Presidencia y el de Política Territorial y Administración Pública, sobre un texto propuesto con- juntamente por el primero y por el de Cultura. En refuerzo de esta tesis viene el propio texto normativo, que establece la Comisión de Archivos como órga- no coordinador de la política archivística de la Administración General del Estado, que reside en el Ministerio de la Presidencia (art. 13). Una oportuni- 172 8.  Los sistemas archivísticos dad perdida para haber creado un órgano directivo competente en materia de administración de archivos y documentos; mas, lejos de ello, el modelo esta- blecido es el de un sistema bicéfalo, que ya se ha mostrado poco operativo a tenor de los tiempos empleados en su configuración reglamentaria. El reglamento invocado por la Ley de Patrimonio Histórico Español al que hemos hecho anteriormente referencia y relativo a los archivos del Esta- do se encuentra básicamente en el capítulo III, aunque también podría consi- derarse en tal sentido el IV, dedicado al acceso a los archivos, circunscrito al ámbito de la Administración General del Estado. El III está dividido en cua- tro secciones que marcan los objetivos: integrantes y funcionamiento del sis- tema (sección 1.ª), tratamiento archivístico (sección 2.ª), disposiciones espe- cíficas sobre archivos históricos y patrimonio documental (sección 3.ª) y documentos electrónicos y preservación digital (sección 4.ª). El Sistema está compuesto por los archivos de los ministerios, sea cual sea su consideración (centros, servicios o sistemas), y de sus organismos pú- blicos, y lo coordina la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado (arts. 6 y 7). Siguiendo su idiosincrasia, que no el ciclo de vida de los documentos como pretende el texto, lo categoriza en cuatro etapas: los archivos de gestión o de oficina, los centrales de los ministerios y organis- mos, el intermedio (Archivo General de la Administración) y los históricos (entre los que el Nacional se mantiene como el histórico de la Administra- ción General del Estado), confiriendo a cada uno las competencias habitua- les en dichas categorías (arts. 8 a 12). Como ya se ha señalado la Comisión de Archivos que coordina este siste- ma no reside en el departamento que posee las competencias en materia de archivos, sino en el de la Presidencia, cuyo subsecretario la preside, acompa- ñado por el de Cultura como vicepresidente y, en calidad de vocales, los di- rectores generales que ostenten la competencia de archivos y administración electrónica, además del director del Archivo General de la Administración, un representante de cada ministerio y hasta cuatro vocales más a elegir por el presidente. Las funciones que tiene encomendadas constituyen un nuevo in- dicador de la naturaleza del modelo, que imita para la Administración Gene- ral del Estado el principio desiderativo de cooperación que inspira al Sistema Español de Archivos, ya que no es un órgano de dirección competente en la materia, sino uno de concertación cuyos acuerdos no comprometen a las par- tes ni son tampoco de obligatorio cumplimiento. El texto no deja lugar a du- das cuando señala que «elaborará las instrucciones, recomendaciones, ma- nuales y criterios para garantizar el cumplimiento de la normativa en materia de archivos e impulsar la gestión coordinada de los mismos» (art. 13.3). En el mismo sentido le encomienda establecer «instrucciones y criterios para homogeneizar, normalizar y armonizar las tareas archivísticas que se realicen en las distintas etapas del ciclo documental y en los diferentes archivos de su competencia…». 173 Archivística Si este carácter coral no fuera suficiente, además adscribe a dicha comi- sión la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, como órgano consultivo superior, aunque según su reglamento está adscrita al departamento de Cultura, y se entiende que la vinculación es igualmente de orden pura y exclusivamente consultivo y de cooperación. En la óptica centrífuga reconoce y mantiene el Sistema Archivístico de la Defensa que se rige por su propia normativa (disposición adicional cuarta) y prevé la crea- ción de otro equivalente en Exteriores (disposición adicional quinta). La sección segunda (arts. 14 y 15) bajo el título de tratamiento archivísti- co establece las funciones de los archivos «con carácter general», desaprove- chando la ocasión de un texto reglamentario para haberlas precisado con el detalle adecuado. Y la cuarta (arts. 20 a 22) sobre los documentos electróni- cos y la preservación digital recuerda la obligatoriedad de los preceptos que la ley 11/2007 y los requisitos que sus normas de desarrollo establecen res- pecto de los documentos y expedientes electrónicos, pero no aporta siquiera un enfoque sistematizador. La sección tercera, relativa a los archivos históricos y al patrimonio do- cumental (arts. 16 a 19), se centra en la materia competencial del Ministe- rio de Cultura y describe las actuaciones vigentes de dicho departamento. En este sentido, lo novedoso es que la sección de Nobleza del Archivo His- tórico Nacional se convierte en Archivo de la Nobleza (disposición adicio- nal tercera). Los archivos del poder legislativo (Congreso y Senado), los del poder ju- dicial (Audiencia Nacional, Tribunal Supremo, etc.), así como los de la Ad- ministración institucional (Tribunal de Cuentas, Consejo de Estado…), que- dan fuera del Sistema por no formar parte de la Administración General del Estado y ser órganos independientes de ella. Por lo que respecta a la política del departamento ministerial competen- te en materia de cultura, la suele encomendar invariablemente a una direc- ción general miscelánea, bien junto con las bellas artes y la protección del patrimonio, bien junto con el libro y las bibliotecas, quien la desarrolla a través de la Subdirección General de los Archivos Estatales en el ámbito de su competencia, que actualmente se reduce a los archivos históricos nacio- nales y al Archivo General de la Administración. Dicha subdirección es la responsable de elaborar, dirigir y coordinar todas las actuaciones encami- nadas a la custodia, conservación y difusión del patrimonio documental es- pañol (edificios e instalaciones, proyectos de reproducción y restauración, normalización e informatización de los archivos, y asistencia técnica y re- cuperación de archivos, etc.). Sus funciones son la dirección, supervisión y asesoramiento técnico de los archivos estatales, la coordinación archivísti- ca y la cooperación con las comunidades autónomas, la conservación del patrimonio documental, la formación profesional y la cooperación archi- vística internacional. 174 8.  Los sistemas archivísticos El sistema está compuesto por una serie de órganos, centros y servicios dependientes de la mencionada dirección, contando con el concurso de otros órganos de más amplia competencia. 1.2 Órganos • Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (Real Decreto 1401/2007) Le corresponde el estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la cali- ficación y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, así como su integración en los archivos y el régi- men de acceso, valoración, selección y expurgo. • Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA) (Orden Ministerial CUL/1524/2007) Es un grupo de trabajo permanente integrado por expertos, con el encargo de desarrollar normas técnicas en la materia, así como de asesorar al Ministerio. 1.3 Servicios • Centro de Información Documental de Archivos (CIDA) Entró en funcionamiento en 1979 y tiene como misión fundamental el ha- cer accesible la información documental y bibliográfica archivística a todas las esferas interesadas en ella, con una triple finalidad: 1. Garantizar la protección del patrimonio documental de la nación. 2. Facilitar el acceso a la documentación con fines de investigación. 3. Hacer accesible a los profesionales de los archivos la bibliografía es- pecializada. Para la consecución de sus fines, desarrolla una serie de programas cuyos resultados están accesibles en línea: 1. De información documental, basado en la elaboración y difusión de los instrumentos que faciliten el conocimiento y localización del pa- trimonio documental de la nación, así como la comunicación entre los investigadores. Los principales logros en este terreno consisten en una serie de bases de datos automatizadas de amplio alcance (Censo- Guía de Archivos de España e Iberoamérica y las guías de fuentes). 175 Archivística 2. De información bibliográfica, basada en la biblioteca especializada en archivística que recoge miles de monografías y cerca de cuatro- cientas revistas relativas a la Archivística y a las ciencias relaciona- das. Su base de datos ha sido integrada con las de las bibliotecas de los archivos estatales, incrementando el número de referencias. Además, presta servicios de información y asesoramiento en cuestiones de fuentes y bibliografía. • Servicio de Reproducción de Documentos de Archivos Estatales Sigue la política de organismos anteriores encargados de la microfilma- ción, a lo que se ha añadido la digitalización. Tiene por finalidad la repro- ducción de los fondos documentales y bibliográficos, para: 1. Aportar mayor seguridad en la conservación. 2. Completar series y fondos repartidos entre diversos archivos. 3. Hacer ampliamente asequible al investigador y al estudioso el caudal informativo de estas fuentes culturales. 1.4 Centros Archivos nacionales Archivo General de Simancas Carlos I dispuso entre 1540 y 1544 que se llevara a Simancas la documenta- ción real custodiada en Medina y, cinco años más tarde (1549), fundó defini- tivamente el Archivo General del Reino en el castillo de Simancas. Felipe II mandó construir en dicho castillo, quince años después, un edifi- cio para guardar los fondos documentales de la Corona y Real Patrimonio. Sin embargo, será en 1588 cuando adquiera carta de naturaleza mediante la Instrucción para el Archivo Real de Simancas, en la cual se ordena la transfe- rencia periódica de los documentos producidos por los órganos de gobierno, procedimiento que se mantuvo hasta mediados del siglo xix. Hoy, el Archivo General de Simancas está compuesto por 28 secciones, con un total de 712 series. Las secciones responden a otras tantas institucio- nes cuya procedencia son los consejos, las secretarías y, sobre todo, fondos de naturaleza hacendística, que comprenden 13 secciones. Archivo Histórico Nacional Fue creado en 1866 para dar cabida a los archivos de las órdenes e institucio- nes eclesiásticas suprimidas a raíz de la desamortización de Mendizábal. 176 8.  Los sistemas archivísticos Con el tiempo se fueron agregando otros fondos de procedencia heterogénea, desde la Administración del Estado y otras instituciones, hasta archivos pri- vados y colecciones. Ejerce las funciones de archivo histórico de la Administración general del Estado y sus funciones son (Real Decreto 1708/2011, art. 12.2): a) Conservar los documentos con valor histórico que le son transferidos desde el Archivo General de la Administración. b) Aplicar programas de reproducción de documentos en soportes alternativos para garantizar la conservación de los documentos originales y fomentar su difusión. c) Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conser- vación a largo plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como procedimientos de emulación, migración y conversión de for- matos. d) Completar las descripciones elaboradas por el Archivo General de la Admi- nistración sobre las agrupaciones documentales recibidas, especialmente de las unidades documentales, conforme a las normas internacionales y nacio- nales de descripción archivística. e) Impulsar programas de difusión y gestión cultural del patrimonio documen- tal custodiado. Archivo de la Corona de Aragón Creado en 1180, recoge los fondos de la monarquía aragonesa, importante no solo para la historia de esta corona, sino también para amplias zonas de Fran- cia y de casi toda Italia durante la Edad Media. A este núcleo originario se han añadido otros fondos, como el de la Audiencia Territorial de Barcelona, fondos notariales, el Archivo del Real Patrimonio… Tiene como anejo el Ar- chivo Intermedio de la Administración del área catalana situado en Cervera. Archivo General de Indias Fue fundado en 1785, con la idea de reunir en un solo depósito todos los do- cumentos de los organismos centrales de gobierno de las posesiones de ultra- mar. Esta concentración perseguía ventajas para el desarrollo de la burocra- cia gubernamental y disponer, por otra parte, de la necesaria información para escribir una historia de la obra de España en las Indias, como réplica a las acusaciones de abusos coloniales. Sus casi cuarenta mil legajos distribuidos en trece secciones abarcan des- de 1492 hasta 1892, y comprenden toda América del Sur (excepto Brasil), la Central, México y el sur de los Estados Unidos (California, Texas, Nuevo México, Luisiana, Florida…), además de las Filipinas y algunas otras pose- siones del Pacífico. 177 Archivística Archivo General de la Administración En 1858 se crea el Archivo General Central, situado en el palacio arzobispal de Alcalá de Henares, al que durante ochenta años remitieron sus documen- tos los ministerios y otros órganos administrativos, pero que en el verano de 1939 y como secuela de la Guerra Civil fue destruido por un incendio. Habrá que esperar hasta 1969 para que se cree el Archivo General de la Ad- ministración Civil, concebido como depósito intermedio. A él envían remesas regulares de documentos los ministerios y demás organismos de la Administra- ción General del Estado. Son sus funciones (Real Decreto 1708/2011, art. 11): 1. Conservar los documentos que son transferidos desde los Archivos Centra- les de los Ministerios. 2. Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la eliminación de documentos, garantizando su efectiva destrucción, tramitando los precepti- vos expedientes de eliminación, conforme lo dispuesto en la legislación vi- gente. 3. Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Califi- cadora de Documentos Administrativos relativas a la conservación permanente, y al acceso, en su caso, de agrupaciones documentales. 4. Identificar y llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de ele- var a la Comisión Calificadora departamental o Grupo de Trabajo propues- tas de eliminación, o en su caso, de conservación permanente de documen- tos, en aplicación del procedimiento establecido por la normativa vigente para las agrupaciones documentales acumuladas que no hayan recibido pre- viamente tratamiento archivístico. 5. Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conserva- ción a medio plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como procedimientos de emulación, migración y conversión de formatos. 6. Completar las descripciones elaboradas por el Archivo Central de las agru- paciones documentales recibidas, especialmente en lo relativo a los niveles superiores de descripción o macrodescripción, conforme a las normas inter- nacionales y nacionales de descripción archivística. 7. Llevar a cabo las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al Archivo histórico, acompañadas de los correspondientes instrumentos de descripción elaborados. Centro Documental de la Memoria Histórica Está compuesto por fondos recopilados por los Servicios Documentales de Presi- dencia del Gobierno, como fuente de información sobre los partidos políticos y organizaciones sindicales, y al servicio del Tribunal Especial para la Represión de la Masonería y el Comunismo. Contiene, además, archivos de organizaciones políticas, sindicales, culturales y religiosas (protestantes), expedientes personales de encausados, fondos del Ejército y otras instituciones republicanas… 178 8.  Los sistemas archivísticos Archivo de la Nobleza Custodia más de 125 fondos nobiliarios que han sido incorporados a través de dis- tintas figuras jurídicas como la compra, la donación y el comodato, principalmen- te. Ha constituido una sección específica del Histórico Nacional hasta su creación mediante la disposición adicional tercera del Real Decreto 1708/2011. Archivos regionales Archivo del Reino de Valencia Creado por Felipe V para concentrar los fondos de las distintas instituciones forales, no se hizo efectivo hasta 1810, en que comenzaron a llegar algunos fondos (Archivo Real, Real Audiencia…), fondos que cesaron en 1959 con el ingreso de los registros de la Contaduría de Hipotecas. Su gestión está trans- ferida a la Comunidad Valenciana. Archivo del Reino de Galicia Está formado por los fondos de la Real Audiencia instituida en 1480 por los Reyes Católicos para la administración judicial de Galicia. En la actualidad se han unido a los fondos de carácter judicial, el Archivo Provincial de La Coruña. Su gestión, como la de los históricos provinciales de la Comunidad, está transferida a la Xunta de Galicia. Archivo del Reino de Mallorca Lo componen los fondos documentales de las instituciones del viejo reino balear desde el siglo xiii: notariales, contadurías de hipotecas, servicios peri- féricos, así como algunos fondos particulares. Su gestión ha sido tranferida a la Comunidad Balear. Archivos de las Chancillerías La Real Chancillería de Valladolid y la Real Chancillería de Granada eran una suerte de audiencias territoriales que entendían en grado de apelación en asuntos judiciales de todo tipo, así como en la expedición de las ejecutorias de hidalguía. Son fondos judiciales que comienzan en el siglo xv y finalizan en 1834. En el caso de Granada, su gestión ha sido transferida a la Junta de Andalucía. Archivos históricos provinciales Existen en prácticamente todas las provincias, recogen los fondos notariales de las mismas, las contadurías de hipotecas y los documentos de los servi- 179 Archivística cios periféricos de la Administración periférica estatal. La gestión de todos ellos ha sido transferida a las respectivas comunidades autónomas. 1.5  Los sistemas archivísticos de las comunidades autónomas Las comunidades autónomas han diseñado sus respectivos sistemas archivís- ticos con grados de concreción muy desiguales: la abrumadora mayoría me- diante leyes de archivos, algunas con las de patrimonio histórico a imitación del Estado. Se trata de sistemas consolidados, algunos incluso van por su se- gunda ley específica, como es el caso de Andalucía y de Cataluña, y si bien es posible aglutinarlos por sus rasgos comunes, cosa que vamos a ensayar se- guidamente, invitamos al lector interesado en alguno concreto a que visite sus respectivas páginas web para profundizar en su conocimiento; por nues- tra parte nos limitaremos a exponer los aspectos centrales y más estables de dichos sistemas y remitirnos a las leyes originarias de los mismos sin ir más allá en sus posteriores desarrollos normativos. Todos ellos presentan una serie de elementos comunes: 1. La mayoría depende orgánicamente de la consejería que asume las competencias en materia de cultura, otro grupo lo hace de consejerías con competencias transversales (Presidencia, Hacienda, Administracio- nes Públicas…) y otro sigue el camino trazado por la de Madrid (1993), que no prejuzga una concreta, sino que deja expedito el camino para el cambio de dependencia orgánica sin necesidad de cambiar la norma por ello. En cualquiera de los casos se les reconoce la gestión de documentos como ámbito competencial específico. En esto se detecta una diferencia notable en función del momento en que cada ley ha sido aprobada, reflejo de la evolución que los archivos han experimentado en su valoración social durante las últimas décadas. De este modo, las leyes más tempranas enfatizan la misión patrimonial y, a veces, identi- taria de los archivos, mientras que las más recientes centran su aten- ción, además y sobre todo, en el papel de los archivos al servicio de la eficacia y de la eficiencia de las administraciones y les encomiendan el ciclo de vida integral de los documentos como ámbito competencial. 2. La regulación se ha concretado con un desarrollo normativo desigual, aunque al menos ha alcanzado al reglamentario, para delinear la es- tructura y el funcionamiento de sus respectivos sistemas. 3. Los sistemas están integrados por órganos y centros. Entre los prime- ros se diferencian tres tipos: • Los directivos: encargados de coordinar y diseñar las respectivas políticas sectoriales. 180 8.  Los sistemas archivísticos • Los consultivos: concebidos como organismos de asistencia y asesoramiento. • Los servicios: que desarrollan aspectos concretos de las políticas archivísticas tales como, restauración, reprografía, etc. 4. En cuanto a los centros, están integrados por archivos y redes de ar- chivos desde dos perspectivas: • Los archivos públicos: cuya enumeración varía según el ámbito competencial de cada comunidad. En todos los casos se crea un archivo general de nueva planta con amplias funciones. • Los archivos de interés público: de propiedad privada pero que por contar con determinadas subvenciones y otros beneficios, quedan integrados en el sistema respectivo. 5. Resulta común a algunas leyes el deseo, expresado explícita o implí- citamente, de acceder a la gestión de archivos estatales de ámbito supracomunitario, como es el caso especialmente del Archivo de la Corona de Aragón, y también de los de Simancas, Chancillería de Valladolid y Centro Documental de la Memoria Histórica, de modo que para armonizar los diferentes intereses se va dotando a estos centros de patronatos donde todos ellos tengan ocasión de concurrir y ser atendidos. 6. Todas las comunidades, al igual que los Archivos Estatales, hacen un uso intensivo de los recursos tecnológicos para la difusión. 7. Todas las leyes contemplan el acceso de los ciudadanos a los docu- mentos públicos, así como el fomento y difusión de sus respectivos patrimonios documentales. A continuación enunciaremos los diversos sistemas existentes a comien- zos de 2012 por riguroso orden alfabético. ANDALUCÍA (http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos/Portada, consultado el 29/03/2012) Esta Comunidad fue la primera en aprobar una ley de archivos en 1984 (Ley 3/1984) y junto con Cataluña va por su segunda generación con la de 2011 (Ley 7/2011). La competencia en materia de documentos, archi- vos y patrimonio documental pertenece al Consejo de Gobierno, quien delega su dirección en una consejería, la de Cultura en el momento de redactar estas páginas, con amplias competencias en materia de gestión de los documentos y patrimonio, como cabecera del sistema de archivos de Andalucía. 181 Archivística La Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos es un órgano ejecutivo competente en materia de selección y eliminación de docu- mentos, así como del régimen de acceso a los mismos. Como órgano consultivo se crea la Comisión del Sistema Archivístico de Andalucía. ARAGÓN (http://www.aragon.es/archivos, consultado el 29/03/2012) Se rige por la Ley 6/1986 y es la consejería competente en materia de cultura quien ejerce las competencias y dirige el sistema, con un órgano específico, la Comisión Asesora de Archivos, de carácter consultivo. CANTABRIA (http://www.arcca-cantabria.org/patrimonio, consultado el 29/03/2012) Se rige por la Ley 3/2002, que no prejuzga su adscripción necesaria a Cultu- ra, sino que, al estilo de la de Madrid, deja la puerta abierta, y establece la Comisión de Patrimonio Documental de Cantabria como órgano consultivo. CASTILLA Y LEÓN (http://www.archivoscastillayleon.jcyl.es/, consultado el 29/03/2012) Está adscrito a la Consejería de Cultura y se rige por la Ley 6/1991, en la que se crea el Consejo de Archivos de Castilla y León como órgano consultivo y asesor de la Administración autonómica, en materia de archivos y patrimonio documental. CASTILLA-LA MANCHA (http://ccta.jccm.es/dglab/Cliente?id_aplic=13&seccion=Archivos&cp=4_1, consul- tado el 29/03/2012) La Ley 19/2002 no encomienda la competencia a un órgano señalado, de he- cho es un sistema bicéfalo entre las consejerías de Administraciones Públicas y Cultura. Tiene como órganos consultivos el Consejo de Archivos, la Comi- sión Calificadora de Documentos y la Comisión de Acceso a los Documentos. CATALUÑA (http://cultura.gencat.net/arxius, consultado el 29/03/2012) La Ley 10/2001 sustituye a la primera de 1985, ya enmendada en 1989, que mantiene en la Consejería de Cultura la ejecución competencial y establece como órganos asesores el Consejo Nacional de Archivos y la Comisión Na- cional de Acceso, Evaluación y Selección Documental. 182 8.  Los sistemas archivísticos CEUTA (http://www.ceuta.es/archivo/, consultado el 29/03/2012) El sistema archivístico de la Ciudad Autónoma se rige por el Reglamento de 2004, que asigna a la Consejería de Cultura las competencias en la materia y establece como órgano consultivo la Comisión de Evaluación y Selección Documental. COMUNIDAD VALENCIANA (http://dglab.cult.gva.es/Archivos/index_e.htm, consultado el 29/03/2012) La dirección del sistema se encomienda a la consejería competente en mate- ria de cultura y se crean el Consejo Asesor de Archivos y la Junta Calificado- ra de Documentos Administrativos como órganos consultivos, a los que se añade con igual consideración el órgano de la Generalitat competente en ma- teria de nuevas tecnologías. EXTREMADURA (http://archivosextremadura.gobex.es/, consultado el 29/03/2012) La Consejería de Cultura es el órgano competente y crea el Consejo Asesor del Patrimonio Documental y de los Archivos, así como la Comisión General de Valoración, Selección y Eliminación de Documentos, a título de órganos asesores. GALICIA (http://www.arquivosdegalicia.org/web/, consultado el 29/03/2012) Se rige por una ley de Patrimonio Cultural que encomienda a la Consejería de Cultura la competencia en la materia, y el órgano asesor es la Comisión Técnica de Archivos. ISLAS BALEARES (http://www.caib.es/govern/sac/fitxa.do?lang=es&codi=86170&coduo=991648, con- sultado el 29/03/2012) Lo encomienda a la consejería competente en materia de cultura; como órga- nos asesores están la Junta Interinsular de Archivos y la Comisión Técnica Interinsular de Archivos. CANARIAS (http://www.gobiernodecanarias.org/cpj/temas/gestion_archivos/index.html, consul- tado el 29/03/2012) 183 Archivística La competencia recae en la Consejería de Presidencia, aunque la ley no esta- blece ninguna en particular. El Consejo Regional de Archivos, al servicio del Gobierno autónomo, y los Consejos Insulares de Archivos, para los cabildos, son los órganos asesores. LA RIOJA (No consta dirección web) Está adscrito a la Consejería de Administraciones públicas y fue la primera Comunidad en sacar los archivos del ámbito cultural. El Consejo de Archivos de la Rioja es su órgano asesor. MADRID (http://www.madrid.org/cs/Satellite?c=CM_InfPractica_FA&cid=1142613837319&i dTema=1142598542569&language=es&pagename=ComunidadMadrid%2FEstructu ra&perfil=1273044216036&pid=1273078188154, consultado el 29/03/2012) La dirección y la coordinación del sistema no están explícitamente encomen- dadas a una consejería, lo que evita una adscripción definitiva a la que ejerza las competencias de cultura; por el contrario opta por una fórmula más flexi- ble, cual es la del reglamento que lo estructure y desarrolle. Fue la primera en optar por esta vía, que algunas otras han seguido. Se establece el Consejo de Archivos como órgano consultivo y asesor. MELILLA (http://www.melilla.es/melillaPortal/fdes_d4_v2.jsp?contenido=2913&tipo=6&nivel =1400&language=es&codMenu=162&codMenuPN=3, consultado el 29/03/2012) El Archivo Histórico fue fundado en 1969 e integrado en el Central de Meli- lla que, creado en 1987 por la Ciudad Autónoma, depende de la Consejería de Cultura. NAVARRA (http://www.navarra.es/home_es/Temas/Turismo+ocio+y+cultura/Archivos, consul- tado el 29/03/2012) Encomienda la dirección del sistema a la consejería que resulte competente, sin vincularlo necesariamente a la de Cultura, aun siendo la que lo ejerce. Como órganos asesores están el Consejo de Cultura de Navarra y la Comi- sión de Evaluación Documental. PAÍS VASCO (http://www.kultura.ejgv.euskadi.net/r46-3835/es/, consultado el 29/03/2012) 184 8.  Los sistemas archivísticos Es un sistema bicéfalo, por cuanto el Sistema de Archivos de la Administra- ción General de la Comunidad Autónoma depende de la Consejería de Ha- cienda, mientras que el del Sistema Nacional de Archivos de Euskadi lo hace de la de Cultura. En el momento de redactarse estas líneas se encuentra en fase de trámite el proyecto de ley específica de archivos. PRINCIPADO DE ASTURIAS (http://www.archivosdeasturias.info, consultado el 29/03/2012) Es un sistema al estilo del anterior, en el que el sistema de la Administración está integrado en la Consejería de Economía y Administración Pública, mientras que la de Cultura ostenta la competencia en materia de archivos his- tóricos. REGIÓN DE MURCIA (http://www.carm.es/web/pagina?IDCONTENIDO=846&IDTIPO=140&RASTRO= c820$m, consultado el 29/03/2012) Dependiente de la Consejería de Cultura, la asesoría es competencia del Consejo Asesor Regional de Archivos, Bibliotecas y Museos. 2.  Los sistemas archivísticos de otros países En este punto nos hemos visto en la necesidad de seleccionar unos cuantos sis- temas de entre todos los existentes en el mundo. El resultado se ha centrado en cuatro: dos representativos de un modelo equiparable al español (Francia e Ita- lia), arraigado, en el sustrato histórico y cultural, y dos representativos del mo- delo más avanzado, que vincula los archivos con el funcionamiento de las or- ganizaciones, sin olvidarse de las funciones tradicionales (Estados Unidos de América y Gran Bretaña). Podíamos haber elegido muchos más de uno y otro tipo, haber empleado otros criterios de selección, pero creemos que este corto elenco es suficientemente representativo del tema central que nos ocupa. 2.1 Francia (http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/, consultado el 29/03/2012) Su organización se remonta a la época revolucionaria con la creación de los Archives Nationales y, poco más tarde, de los departamentales; actual- mente está regulado por el Livre II du code du Patrimoine, promulgado en 2004 y modificado por la Loi des archives de 2008. Los archivos de los ministerios de Defensa y de Asuntos Exteriores son autónomos y quedan fuera del sistema. 185 Archivística Como consecuencia de la Ley de 2008 y de su desarrollo normativo, la or- ganización ha cambiado sensiblemente. El órgano encargado de la dirección se denomina Service Interministériel des Archives de France, integrado en el Ministerio de Cultura, y se ocupa de la política archivística, la dirección de los Archives Nationales, así como de prestar asistencia a los departamentos ministeriales —excepto los dos señalados— mediante el Service des Missions des Archives, que consiste básicamente en colocar a un técnico superior del Service Interministériel al frente de los archivos de cada uno, con la finalidad de mantener un nivel de coordinación y homologación técnica. Archives Nationales Fueron creados en 1790 con el fin de reunir los archivos de los grandes orga- nismos suprimidos del Antiguo Régimen y, posteriormente, de conservar los fondos procedentes de los órganos centrales del Estado. Bajo la dirección del Service Interministériel consta de los siguientes centros: París, Fontaineblau (archivo intermedio) y Pierrefitte-sur-Seine; los Archives Nationales d’Outre-Mer (Aix-en-Provence), con los fondos de las antiguas colonias, y los Archives Nationales du Monde du Travail (Roubaix), con fondos econó- micos, de empresas y de sindicatos. Los demás archivos son competencia de las colectividades territoriales (re- giones, departamentos, municipios…), que los gestionan con autonomía; en- tre los más significativos están los Archives Départamentales, creados en 1796, que dependen de la autoridad de los presidentes de los consejos depar- tamentales respectivos, donde, además, los municipios inferiores a dos mil habitantes están obligados a depositar sus fondos históricos, salvo excepcio- nes. 2.2 Italia (http://www.archivi.beniculturali.it/, consultado el 29/03/2012) El sistema archivístico italiano se rige por el Codice da eseguirsi sui beni ar- chivistici y bajo la Direzione Generale per gli Archivi, perteneciente al Mi- nisterio de Cultura, ejerce las competencias sobre: 1. Conservación: organización, descripción, valoración y disfrute públi- co de los documentos del Estado y de los estados preunitarios (ante- riores a 1870). 2. Vigilancia de la producción, organización y conservación de los do- cumentos de todas las administraciones estatales, centrales y periféri- cas, para su selección y transferencia a los archivos históricos. 3. Vigilancia sobre los archivos no estatales públicos y privados. 186 8.  Los sistemas archivísticos 4. Tutela sobre la documentación estatal y de los entes públicos ejercida por terceros. 5. Investigación científica y enseñanza en materia archivística. Quedan fuera de su jurisdicción los archivos del Senado, de la Cámara de los Diputados, del Ministerio de Asuntos Exteriores y del Estado Mayor militar. El Archivio Centrale dello Stato, integrado aunque con cierta autonomía respecto de la Dirección General, conserva los fondos producidos por los ór- ganos centrales del Estado italiano, así como los archivos de personalidades políticas relevantes. También se encarga de vigilar la adecuada gestión de los archivos de oficina e intermedios de los ministerios y de los demás órganos centrales del Estado. El Istituto Centrale per gli Archivi es un organismo de estudio e investiga- ción aplicada al ámbito archivístico. Los Archivi di Stato Presentes en las capitales de provincia, son autónomos y suman cerca de cien; comprenden: los archivos de los estados italianos preunitarios, los de los órganos periféricos estatales, los de las corporaciones religiosas suprimi- das, los notariales, algunos archivos privados y de entes públicos. Las Soprintendenze Archivistichi Son los servicios regionales a través de los cuales la Administración ejerce la función de vigilar los archivos públicos (conservación, organización, acce- so…) y privados (identificación, control de las ventas, declaración de docu- mentos de alto interés histórico…) de notable interés histórico, excluidos los Archivi di Stato. 2.3  Gran Bretaña (http://www.nationalarchives.gov.uk/, consultado el 29/03/2012) National Archives Es el departamento del Gobierno y una agencia ejecutiva del Ministerio de Justicia fruto de la unión entre 2003 y 2006 de: 1. El Public Record Office o Archivo Nacional para Inglaterra, Gales y el Reino Unido, creado en 1838. 2. La Royal Commission of Historical Manuscripts, creada en 1869 para localizar e identificar documentos privados de interés históri- co. 187 Archivística 3. La Office of Public Sector Information, creada en 2005 para poten- ciar la reutilización de la información producida y recogida por las organizaciones del sector público. 4. Her Majesty’s Stationery Office, creada en 1786 para ocuparse de las publicaciones oficiales (legislación, boletines, actas del parlamento, papeles gubernamentales…) y el copyright de la Corona, que abarca toda obra producida por los oficiales y servidores de la Corona en el ejercicio de sus deberes. Sus funciones son múltiples y se centran en ayudar a los organismos pú- blicos a gestionar sus documentos y a recibir los de conservación permanen- te con más de treinta años por término medio, para lo que cuentan con una potente organización y servicio de gestión de documentos. También se ocupa de la función de archivo histórico, con un completo servicio educativo, de in- vestigación y difusión. La Freedom of Information Act (2000) ha sido el motor de cambio experi- mentado por los archivos nacionales al encomendarle un amplio papel en la gestión del conocimiento y de la información del sector público. National Archives of Scotland (http://www.nas.gov.uk/, consultado el 29/03/2012) Es un equivalente al anterior, creado en 2011; conserva los documentos del antiguo reino hasta su unión con Inglaterra en 1707, y los documentos gu- bernamentales posteriores relacionados con Escocia. Asimismo, ejerce labo- res de supervisión sobre todos los demás archivos del país. Public Record Office of Nothern Ireland (http://www.proni.gov.uk/, consultado el 29/03/2012) Conserva los fondos estatales relacionados con la región, al igual que los ge- nerados en ella, incluidos los de los condados. County record offices Fruto de la división administrativa británica en condados, contienen los do- cumentos administrativos de los mismos desde el siglo xvi, junto con los do- cumentos legales, y archivos privados familiares, de empresas, de sindicatos, iglesias, hospitales y escuelas que hayan sido depositados voluntariamente. 188 8.  Los sistemas archivísticos 2.4  Estados Unidos de Norteamérica (http://www.archives.gov, consultado el 29/03/2012) La National Archives and Records Administration es una agencia indepen- diente encuadrada en el Gobierno federal, que ejerce amplias competencias en materia archivística bajo la dirección del Archivist of the United States (Archivero de los Estados Unidos), cargo designado por el presidente de la nación. Regulado por el título 44 del Código de los Estados Unidos, se ocupa de proporcionar guía y asistencia a los funcionarios federales en la organiza- ción de los documentos, determinar su conservación o eliminación, instalar- los y describirlos para que estén recuperables. Su misión consiste en asegurar al ciudadano, a los empleados públicos, al presidente, al Congreso y a los tri- bunales acceso a los documentos producidos y recibidos por el Gobierno fe- deral que condensan los derechos de los ciudadanos, las actividades de los funcionarios federales y la experiencia nacional. A través del Federal Register conserva y publica las leyes federales, los documentos presidenciales, los anuncios y las normas administrativas, y las descripciones de las organizaciones federales, de sus programas y activida- des. También administra los procesos del Colegio Electoral y de la Enmienda Constitucional. Custodia los documentos históricos de las tres ramas del Gobierno federal (legislativa, ejecutiva y judicial). Gestiona dieciséis archivos intermedios (records centers) distribuidos por todo el país y tiene tres programas: el programa de archivos intermedios presta a las administraciones federales servicios de custodia, organización, selección, asesoramiento… mediante un sistema de pago de cuotas; el pro- grama de archivos regionales, que ofrece libre acceso de los ciudadanos a los documentos históricos de estos centros; y el programa de gestión de docu- mentos, que asegura un adecuado tratamiento de los documentos de las ad- ministraciones, asesora en la materia y ofrece servicios de intervención di- recta a través de la oficina central y de sus delegaciones. Asimismo, es responsable de la red nacional de archivos presidenciales (presidential libraries) desde el 31.º presidente, Herbert Hoover. A pesar del nombre no son bibliotecas al uso, sino centros que conservan los documentos y las piezas de museo de cada mandatario. Es la última instancia administrativa que resuelve en materia de acceso de acuerdo con la Ley de Libertad de Información (Freedom of Information Act). Encuadra la Oficina de Vigilancia de Seguridad de la Información (Infor- mation Security Oversight Office), que es responsable ante el presidente de las políticas de vigilancia sobre el sistema de clasificación segura de la infor- mación del Gobierno y del Programa Nacional de Seguridad Industrial, y ac- túa bajo la guía del National Security Council, interviniendo en cuestiones vitales como la desclasificación de documentos. 189 Archivística También integra a la Comisión Histórica Nacional de Publicaciones y Do- cumentos (National Historical Publications and Records Commission), que se ocupa de apoyar proyectos, publicaciones, así como de los programas de becas y de formación. 3.  El sistema archivístico de la Unión Europea (http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/index_en.htm, consultado el 29/03/2012) El sistema archivístico está determinado por la organización, el funciona- miento y el conjunto de actividades de las tres comunidades que le dieron origen: CECA (Comunidad Europea del Carbón y del Acero), creada en 1952, CEE (Comunidad Económica Europea) y EURATOM (Comunidad Europea de la Energía Atómica), instituidas en 1957, unidas todas ellas des- de 1967 bajo la Comisión de la Comunidad Europea. El sistema lo componen los archivos de la Comisión, del Consejo de Mi- nistros, del Parlamento Europeo, del Tribunal de Justicia y del Tribunal de Cuentas. Dependiente de la DG IX (Dirección General de Personal y Administra- ción), en 1981 el sistema fue denominado Archivos Generales (históricos y administrativos), pero desde 1984 se desgajan ambas ramas, quedando los administrativos en las respectivas sedes de Bruselas y Luxemburgo, mientras los históricos son concentrados en Florencia. Cada dirección general o departamento equivalente de la Comisión posee su propio archivo administrativo y personal técnico para la gestión de los do- cumentos, regido por el Document management in the European Commis- sion. Collected decisions and implementing rules de 2010, y se coordina me- diante un denominado Grupo Interdepartamental dependiente del secretario general, cuyas decisiones deben contar con el visto bueno del director gene- ral de Personal y Administración. Los documentos seleccionados para su conservación permanente se transfieren a los Archivos Históricos de la Comisión (http://ec.europa.eu/ historical_archives/index_en.htm, consultado el 29/03/2012), que funcio- nan como archivos intermedios, donde se procede a su valoración, selec- ción, expurgo y descripción. Transcurridos treinta años, salvo que se trate de materia clasificada, los documentos alcanzan la categoría de históricos y de libre consulta, y son enviados a la sede de los Archivos Históricos de la Unión Europea (http://www.eui.eu/Research/HistoricalArchivesOfEU/ Index.aspx, consultado el 29/03/2012 ), que se encuentra en Florencia en el Instituto Universitario Europeo. Los fondos existentes se estructuran en tres grandes grupos: instituciones comunitarias centrales, depósitos y co- lecciones. 190 8.  Los sistemas archivísticos DLM Forum (Document Lifecycle Management) (http://www.dlmforum.eu, consultado el 29/03/2012) Es una iniciativa creada por la Comisión Europea en 1997 con el apoyo de los estados miembros para fomentar la cooperación en materia de gestión de documentos electrónicos, de hecho las siglas originalmente respondían al acrónimo francés de Données Lisibles par Machine. A partir de 2002 se con- virtió en una entidad independiente, que incorpora también miembros del mundo empresarial, usuarios, asociaciones…, hasta convertirse en un influ- yente grupo que elabora normas y directrices en materia de archivo y gestión de información electrónica, entre las que Moreq (Model Requirements for the Management of Electronic Records), lanzada en 2001, Moreq2 (2008) y Moreq2010 (2011) son las más conocidas, por haberse convertido en uno de los grandes estándares internacionales. Dos veces al año se celebran reuniones del DLM-Forum y cada tres tiene lugar una conferencia, auspiciadas por el país que ostente la presidencia rota- toria de la UE. 4.  Organismos internacionales 4.1  El Consejo Internacional de Archivos (CIA) (http://www.ica.org, consultado el 29/03/2012 ) Los orígenes de la cooperación archivística internacional se remontan a 1910, cuando se celebró el I Congreso Internacional de Archiveros y Biblio- tecarios, en el marco de la Exposición Universal de Bruselas (Franz, 1984, 3-28). Aunque se produjeron diversas iniciativas posteriores, no hubo nada relevante hasta el término de la Segunda Guerra Mundial. En 1946 se conci- bió la idea de crear una organización internacional de los archivos, impulsa- da por los profesionales estadounidenses. Dos años más tarde, bajo los auspi- cios de la Unesco y de su política de fomento de organizaciones no gubernamentales, se fundó un Consejo Internacional de Archivos provisional hasta su definitiva constitución en 1950, fecha en la que se celebró el I Con- greso Internacional de Archivos (París). Este organismo (Evans, 1982, 168- 186; Mata, 1984, 32-42; Wallot, 1993, 7-11) nace ante la necesidad de pres- tar apoyo y cooperación activa a las organizaciones especializadas no gubernamentales y a los expertos. En su primera época, la Unesco, a través del CIA, centró sus esfuerzos en tres direcciones: • Una amplia campaña de microfilmación de fondos documentales en La- tinoamérica, Asia y África. 191 Archivística • Un proyecto para la preparación y publicación de guías de fuentes para la historia de las naciones. • Un conjunto de publicaciones profesionales, tales como la revista Ar- chivum, un manual sobre archivística en las regiones tropicales, otro so- bre construcciones de archivos… En 1967, la Unesco crea el Departamento de Documentación, Bibliotecas y Archivos (DBA), para coordinar la formulación y la ejecución de un pro- grama permanente y de bases amplias. Los esfuerzos se concentraron en la planificación a escala regional del de- sarrollo de los archivos, la investigación y la asistencia; particularmente en materia de formación y orientación técnica, y en la protección de los archivos que integran el patrimonio de la humanidad. El CIA, mientras tanto, continúa con la publicación de estudios técnicos y manuales, entre otras actividades. Paralelamente se crea el programa de desarrollo de sistemas nacionales de información (NATIS), que antes de salir a la luz fue absorbido por UNISIST, programa intergubernamental para el desarrollo compatible de sistemas y servicios de información científica y tecnológica, con el objeto de facilitar su interconexión y mejorar la transferencia de información. En 1977, la mayoría de las funciones y actividades del DBA se combina- ron con las del programa UNISIST para formar la División del Programa General de Información (PGI). El CIA continuaba con sus actividades preparando, entre otros trabajos, una guía de los archivos de los organismos de la ONU, así como un glosario internacional plurilingüe. Dentro del PGI se vio la necesidad de fomentar y desarrollar los servicios de archivo, como factores positivos para la conservación y difusión del patri- monio cultural y de la identidad nacional y, sobre todo, como instrumento de la eficacia administrativa. De ese modo se creó, en 1979, un programa de ba- ses amplias y a largo plazo para fomentar el desarrollo de sistemas y servi- cios modernos de gestión de archivos y documentos denominado RAMP (Programa para la Gestión de Documentos y Archivos). Los objetivos del RAMP fueron: 1. Fomentar y contribuir a la toma de conciencia y comprensión totales del valor y utilidad de los documentos y archivos como recursos de información básica, particularmente en lo que se refiriera a la plani- ficación y desarrollo, y conjuntamente con otros servicios de infor- mación. 2. Ayudar a los estados miembros que lo solicitaran a organizar y desa- rrollar los sistemas y servicios de gestión de documentos y los archi- vos necesarios para aprovechar total y eficazmente esos recursos de información básica. 192 8.  Los sistemas archivísticos El RAMP fue un componente del programa global del PGI, en el que se destacaba la necesidad de enfocar el desarrollo de los archivos con un criterio más dinámico y más orientado hacia el usuario que en el pasado, incidiendo en la necesidad apremiante de que los gobiernos pudieran tener un acceso más fá- cil a la información contenida en sus documentos y archivos, de manera que fueran útiles en la planificación y en el desarrollo social y económico. El Consejo Internacional de Archivos es una organización neutra y no gu- bernamental, que realiza su propio programa a través de un conjunto de orga- nismos que configuran su estructura y la dotan de una especial riqueza en su actividad. A pesar de su carácter gubernamental, sus miembros con plenos derechos son las direcciones nacionales de archivos y las asociaciones profe- sionales de archiveros, aunque también lo integran instituciones archivísticas y miembros individuales. Su sede está en París, en el centro histórico de los Archives Nationales. Cada cuatro años celebra un congreso internacional y anualmente, salvo que coincida con el año del congreso, la Conferencia Internacional de la Mesa Redonda de los Archivos. Además de los órganos de dirección se organiza en ramas regionales, que agrupan a los países de diferentes regiones del mundo, y en secciones mono- gráficas. La labor del Consejo ha tenido un importante impacto en el ámbito de la normalización internacional desde que publicara en 1992 el borrador de la norma ISAD (G) (Norma internacional para la descripción archivística, ge- neral), la ISAAR (CPF) (Norma internacional para encabezamientos autori- zados de instituciones, personas y familias), la ISDF (Norma internacional para la descripción de funciones), la ISDIAH (Norma internacional para la descripción de instituciones que custodian fondos de archivo), hasta los Prin- cipios y requisitos funcionales para los documentos en entornos electrónicos (Principles and functional requirements for records in electronic office envi- ronments), que ha sido convertida en la norma ISO 16175. 4.2 Archiveros Sin Fronteras (http://www.arxivers.org/es/index.php, consultado el 29/03/2012) Es una organización sin ánimo de lucro creada en 1998 por un grupo de ar- chiveros españoles, fundamentalmente catalanes, con experiencia en la cooperación internacional, con el compromiso de actuar en países sin re- cursos con un patrimonio archivístico en peligro de pérdida, países afecta- dos por catástrofes naturales y los que se encuentren en transición desde regímenes dictatoriales, donde la salvaguarda de los documentos resulte fundamental para la defensa de la democracia y la protección de los dere- chos humanos. A partir de la matriz española se van creando sucesivamen- 193 Archivística te organizaciones en países sobre todo de Europa y América, en especial ibe- roamericanos. Su compromiso fundamental está en potenciar el valor de los documentos y de los archivos en la salvaguarda de los derechos humanos, de la eficacia de las organizaciones y de la memoria del mundo. 194 9.  El ingreso de los documentos De acuerdo con lo visto hasta aquí los documentos ingresan en el transcurso de las actividades por dos vías: procedentes del exterior o de dentro de la pro- pia organización. Se incorporan así a los procesos y forman parte del sistema de gestión de documentos y archivo. Además, y según hemos anticipado tam- bién, los documentos pasan por distintos períodos en su ciclo de vida en fun- ción de su utilidad principal, lo que implica el ingreso en el subsistema inter- medio o en el histórico. Por último, los documentos también ingresan del exterior de una forma no habitual y regular, como las anteriores, sino de for- ma extraordinaria. La primera de ellas está vinculada a la actividad adminis- trativa regular de las organizaciones, las otras dos son neta y exclusivamente archivísticas, también conocidas como ingresos ordinarios y extraordinarios. • Ordinarios: se efectúan mediante transferencia, en plazo de tiempo determinado, de forma ordenada y con periodicidad. También podría- mos haberlos denominado internos, por cuanto se producen en el seno de un sistema de archivo sin interferencias exteriores. Es el tipo de in- greso por antonomasia. Bajo este mismo epígrafe se acoge el ingreso de los documentos en el transcurso de los procesos, la primera catego- ría a la que nos hemos referido, ya que la mera formalización de un documento y/o su captura o incorporación a un expediente es un in- greso aunque no implique transferencia stricto sensu hasta más ade- lante. 195 Archivística • Extraordinarios: se producen —como su propio nombre indica— de forma ocasional, sin plazo determinado ni periodicidad alguna; al con- trario, dependen de numerosas contingencias. Mientras los primeros se dan de manera continua, rítmica, en la vida de un archivo, los segundos pueden o no hacer acto de presencia en alguna oca- sión. 1.  Los ingresos ordinarios: la transferencia de fondos La transferencia o remisión de fondos es el conjunto de procedimientos me- diante los cuales los documentos son remitidos de una etapa a otra del archi- vo, siguiendo el ciclo de vida de los documentos. Así, en un sistema archivís- tico básico, las oficinas envían sus fondos al archivo general; en un sistema extenso (estatal, autonómico…), las oficinas transfieren los documentos a sus respectivos archivos administrativos, desde estos al intermedio y de aquí al histórico. En resumen, consiste en trasvasar los fondos de una etapa a otra de acuerdo con la edad de los documentos, pero no de cualquier manera, sino observando unas reglas y unos plazos de obligatorio cumplimiento. Esta ope- ración, esencial para el tratamiento archivístico y ampliamente observada en la actualidad, ha encontrado —y aún soporta a veces— serias resistencias por parte del personal administrativo, empeñado en remitir los papeles cuan- do amenazan con devorar su espacio de trabajo. Solo entonces, y además de forma desordenada, se preocupan por despacharlos. El resultado en estos ca- sos es nefasto para todos. El archivero se encuentra abrumado por una masa de papel que en su momento fueron expedientes, y debe malgastar su tiempo y escasos recursos de personal en reconstruir las series, ordenar los expe- dientes… mientras las oficinas desconocen a ciencia cierta qué es lo que se ha enviado y las búsquedas conllevarán grandes pérdidas de tiempo, por no saber si determinado expediente obra en su poder o ha sido enviado al archivo. Además de la transferencia a secas, sin adjetivos, cuyo procedimiento abordaremos a lo largo de este capítulo, existen otras modalidades que des- cribiremos brevemente por su menor frecuencia e importancia (Association, 1970, 127 y ss.; Durand-Evrard y Durand, 1985, 72-74). 1.1  Transferencias directas en masa A veces, sobre todo durante los primeros años de organización del sistema, aparecen fondos y otras agrupaciones documentales olvidados en pabellones, bodegas, cajas de escalera…, de los cuales nadie se responsabiliza o, hacién- dolo, alegan diversos motivos para no efectuar su transferencia en orden. No 196 9.  El ingreso de los documentos es momento de discutir, sino de rescatarlos con rapidez y ponerlos a buen re- caudo en el archivo. Previo acuerdo con el responsable administrativo, el procedimiento consistirá en agrupar los documentos en cajas o legajos, con cuidado de no desgajar expedientes ni romper el orden natural en caso de ser perceptible, numerarlos y realizar una relación somera de los mismos por du- plicado y firmada por ambas partes; uno de cuyos ejemplares quedará en po- der de los servicios administrativos como prueba de la transferencia. Acto se- guido serán enviados al archivo para su tratamiento adecuado. Este sistema es admisible cuando la urgencia por salvar los documentos de la destrucción o del olvido sea prioritaria a cualquier otra consideración; sin embargo, no se aceptará como procedimiento habitual de transferencia por hechos consumados. En el supuesto que hemos visto en el capítulo dedicado al archivo en sus primeras fases, este se encontrará con una serie de remisiones masivas, la primera que haga cada servicio, compuestas por los documentos acumulados antes de ponerse en marcha el sistema, pero no se aceptará un proceder como el descrito; el archivero deberá poner especial empeño en que se realicen de acuerdo con las normas reguladoras de las transferencias. 1.2  Transferencias directas continuas En estos supuestos, los documentos, los expedientes, son enviados al archivo a medida que se producen, según finaliza su tramitación. Se dan, o al menos solo son tolerables, en los casos de entidades pequeñas con poco espacio y personal, donde hace falta que una persona se haga responsable de todos los documentos —generalmente no es un archivero profesional— y garantice su integridad y servicio. Es una especie de goteo de documentos acompañados, en el mejor de los casos, por una nota de envío con cuya reunión se redacta una relación anual de transferencias. Se trate de documentos en papel o de documentos electrónicos, la necesi- dad de la transferencia es invariable. En ambos casos se traspasan entre fases de archivo e implican un traslado físico, ya que no es un copiado, se produ- cen como resultado de la valoración de series, en función de la cual se esta- blecen los tiempos de permanencia en cada fase, y se realizan en plazos se- ñalados en el calendario de transferencias. 2. Planificación de las transferencias y operaciones previas Los principios generales que han de regir el planteamiento de toda transfe- rencia son los siguientes (Association, 1970, 128): 197 Archivística 1. Los procedimientos deben ser simples, exigiendo un mínimo de dili- gencias sin menoscabo del rigor. 2. Deben asegurar una instalación y recuperación sencilla de los docu- mentos. 3. Deben permitir la redacción posterior de instrumentos de descrip- ción. 4. Han de respetar y evidenciar su procedencia. Por otra parte, la planificación de las transferencias ha de responder a una pregunta evidente, ¿cuándo se deben enviar los documentos? La respuesta obvia es que cuando lo indique el calendario de transferencias elaborado en función del proceso de valoración; sin embargo, en ausencia de este y como elementos de juicio para valorar la cuestión, varios son los criterios que se han de tomar en consideración: 1. La finalización de la tramitación. Como principio general solo se transfieren expedientes conclusos, es decir, cuya tramitación haya fi- nalizado, pues lo contrario supondría dejación de responsabilidad por parte de los gestores y su indebida asunción por el archivo. 2. La frecuencia de uso. Es el método más seguro y consiste en valorar la frecuencia con que los servicios administrativos consultan sus do- cumentos, utilizando para ello el sistema empleado en cada caso para controlar su movimiento en términos de consultas, préstamos… (Ma- zikana, 1990, 16). Realmente el plazo de cinco años establecido por la teoría archivística debe ser considerado como tope máximo, pues las investigaciones desvelan que un año después de finalizada su tra- mitación, el 90% de la información no es utilizada, se considera pres- crita, y alcanza el 99% transcurridos cinco años. En consecuencia, es más realista admitir plazos de conservación en las oficinas de un año o inferiores en caso necesario (Albada, 1991, 49). 3. Las dimensiones del sistema. Cuando el archivo que ha de recibir las remesas se encuentra en el mismo edificio o razonablemente cerca de la entidad a la que sirve, de modo que en cualquier supuesto se pueda proporcionar con rapidez la documentación solicitada, es recomenda- ble adoptar plazos ajustados. Sin embargo, cuando se trate de un ser- vicio de grandes dimensiones (estatal, nacional…) con menos posibi- lidades de ofrecer respuestas rápidas, conviene mantener plazos de tiempo amplios antes de aceptar los documentos. En cualquier caso, una vez adoptados los plazos de acuerdo con la valora- ción y con los responsables de cada unidad, se procederá a redactar un calenda- rio de transferencias que señale su número y frecuencia anual (fechas) para cada unidad administrativa, el cual se revisará periódicamente para adaptarlo a 198 9.  El ingreso de los documentos las necesidades cambiantes. Esta planificación es necesaria para no colapsar el archivo a cada paso, y para que las tareas que le corresponden (comprobación, clasificación, descripción, etc.) puedan ser realizadas sin interferencias. Antes de remitir los documentos, los responsables de cada departamento deberán acometer una serie de operaciones muy simples, al paso que benefi- ciosas. En primer lugar, procederán a destruir los documentos inútiles, que hinchan sin necesidad muchos expedientes, tales como las fotocopias de ori- ginales conservados, las anotaciones inservibles (notas con direcciones, apuntes…), los borradores reemplazados por sus redacciones definitivas, las fotocopias de boletines, leyes, etc., que hayan sido empleados con fines in- formativos durante la tramitación; en fin, todo cuanto no constituye parte del expediente tal y como se define desde el punto de vista legal. En segundo lugar se deberá comprobar que los documentos estén en orden dentro de los expedientes, y estos además completos, pues no se pueden enviar por entregas como si de un coleccionable se tratara. Solo se deben remitir ex- pedientes conclusos y completos. En realidad, ambas son tareas que deberían haber sido realizadas ante de archivar los expedientes en la etapa de gestión. En tercer lugar, los productores de los documentos deberán remitirlos convenientemente acondicionados en cajas de archivo normalizadas, a las que se dará un número correlativo, y adjuntando los instrumentos de descrip- ción relativos a la misma. Asimismo, los gastos que puedan derivarse de la remisión correrán a cargo de las administraciones, como principales benefi- ciarias del proceso (Duboscq, 1974, 44). Estos criterios son igualmente válidos para los documentos electrónicos, salvo que el traspaso y su preparación se efectúen de manera y con medios diferentes. Consiste en mover ficheros, expedientes, fracciones de serie o cualquier otra agrupación documental electrónica, junto con los metadatos necesarios, a otro sistema. 3.  La relación de entrega La experiencia nos enseña cuán difícil es conseguir que las oficinas remitan al archivo sus documentos ordenados, en cajas numeradas y con una relación de entrega u hoja de remisión bien cumplimentada. Para ellas, el archivado es una pesada carga que no sirve para nada, y la transferencia no es sino el simple traslado de papeles de un local a otro. A pesar de todo, el archivero debe desempeñar un papel importante ante los responsables administrativos, hacerles ver que este es el mejor momento para transformar los papeles en un útil de información, y la mejor garantía para todos sobre el buen funcio- namiento del circuito documental. La relación de entrega es un documento normalizado, impreso, que acom- paña a cada remisión y proporciona los siguientes datos básicos: 199 Archivística • Nombre del servicio remitente. • Signatura del remitente: número de caja y de expediente. • Breve descripción de los expedientes. • Fechas extremas. • Accesibilidad. • Plazo de conservación. • Código del cuadro de clasificación. • Signatura de archivo. Por otro lado, se distribuyen en la hoja —que irá por triplicado— como consta en la figura 9.1. La redacción de estas hojas se hará del siguiente modo: 1. Donde dice servicio remitente, escribirá cada uno el nombre de acuerdo con la designación recibida en el organigrama oficial. 2. La fecha de remisión será aquella en la cual se haya hecho efectiva la transferencia. 3. El número de orden que figura a la izquierda será el de la caja y el del expediente dentro de este, separados por un guión (13-2). 4. La descripción de cada expediente o de la caja, también conocida como unidad de instalación, salvo que sus características e importan- cia así lo requieran, se expresará mediante una frase corta o una rela- ción concatenada de descriptores; por ejemplo: «Fulano de Tal, guar- dia municipal», si es simple de expresar, o si es más complejo, mediante descriptores, «obras colector - margen izquierda - sección 5.ª - n.º 1-77». 5. Las fechas extremas indicarán los años de inicio y conclusión del ex- pediente; basta con indicar las decenas y unidades, separadas por guión (09-11). Una vez consignados estos datos, el jefe del servicio firmará la hoja u hojas de remisión, que habrán de acompañar a los documentos reseñados. Llegado a su destino, el archivero se encargará de cotejar o verificar el contenido con la hoja de remisión, a fin de comprobar que los datos expresados corresponden a los documentos, de los que se hace responsable a partir de ese momento. Veri- ficado esto, procederá a rellenar la parte reservada de la hoja (figura 9.1): 6. El plazo de conservación, así como decidir si los documentos son eli- minables por completo, en parte, o deben ser conservados, será ano- tado por el archivero, de acuerdo con la planificación realizada y con el calendario de conservación. 7. Código del cuadro de clasificación que corresponda a la serie apro- piada a cada expediente o a cada unidad de instalación. 200 9.  El ingreso de los documentos Figura 9.1  Modelo de hoja de remisión de fondos 8. Signatura definitiva del archivo, es decir, el número de caja o legajo y el del expediente. 201 Archivística 9. En el casillero del margen superior se pondrá el año de transferencia y el número secuencial de esta, que figurará así en el registro. Finalmente firmará la hoja, dando a entender su acuerdo o visto bueno a todo lo expresado. Una de las copias se devolverá al departamento remitente, y con las otras dos procederá a establecer: • Un registro general de ingresos, por vía ordinaria se entiende, con el original, siguiendo su orden cronológico. • Con la otra copia, un registro por secciones administrativas o servicios. En cualquier caso no se debe admitir, bajo ningún concepto, una transfe- rencia desorganizada de documentos entremezclados, ni una hoja mal cum- plimentada, en la que los datos declarados no se correspondan con la confi- guración del envío. La mejor forma de conseguir un estricto cumplimiento de este proceso será consagrándolo legalmente mediante su inclusión en el reglamento del servicio, el cual, una vez aprobado por la autoridad compe- tente, alcanzará garantías plenas. La transferencia puede apoyarse también en un fichero informático que se transmita al tiempo del envío de los documentos, de modo que, integrado en el sistema de gestión de documentos y archivo, pueda su información incor- porarse automáticamente en las herramientas adecuadas (control, descrip- ción…). En el caso de los documentos electrónicos, la transferencia está asociada a una acción previa e inseparable, la captura, consistente en el interface téc- nico entre el sistema de gestión de documentos y archivo y las aplicaciones corporativas de trabajo para tomar, importar y archivar los documentos elec- trónicos, que, junto con una serie de reglas y procedimientos, asegura que los documentos son adecuados y completos, se incluyen los metadatos requeri- dos y se fijan y mantienen los vínculos con otros documentos dentro de la agrupación a la que pertenecen. Esto implica la incorporación de los documentos al sistema de archivo electrónico, lo que incluye el registro, la clasificación, la adición de metada- tos y el almacenamiento (Lacombe, 2011, 273-286). El paradigma de la buena remisión, al menos en su planteamiento, es la planificada por el NARA para la Administración federal en los Estados Uni- dos. El procedimiento para la remisión de fondos desde los organismos fede- rales a los archivos intermedios está escrupulosamente normalizado hasta en sus mínimos detalles, incluyendo modelos oficiales de cajas archivadoras en función de los tipos documentales, a su vez normalizados, la forma de emba- larlas, numerarlas, etc. (Office, 1982, 123-128), afirmaciones, en lo que le atañe, igualmente válidas para los documentos electrónicos (http://www.ar- chives.gov/frc/, consultado el 30/03/2012). 202 9.  El ingreso de los documentos Como ya se ha indicado al comienzo de este apartado, la hoja de remisión de fondos es garantía del circuito documental, y la razón resulta evidente. Cuando las transferencias se realizan sin orden ni concierto, dependiendo del arbitrio de cada oficina y sin ninguna garantía formal, los inconvenientes que se derivan son varios: los documentos llegan desordenados, mal descritos, in- completos y sin conocimiento cierto del material enviado, a resultas de lo cual el archivero debe perder el tiempo en ordenarlos, reclamar los documen- tos ausentes, y no hay más prueba que su palabra sobre la cantidad y la natu- raleza de los documentos. Sin embargo, respetando un procedimiento tan simple como este, la documentación permanece ordenada, suficientemente descrita y completa; además, tanto el remitente como el receptor poseen un instrumento valiosísimo para conocer con exactitud la ubicación de los fon- dos y la responsabilidad de su custodia. De este modo, cuando soliciten do- cumentos al archivo, los departamentos podrán efectuar sus preguntas con acierto y concreción, ya que las hojas de entrega les facilitarán la búsqueda; por otra parte, en caso de existir algún problema, al estar firmadas y acepta- do su tenor por ambas partes, estas hojas servirán para demostrar el envío o no de determinados documentos al archivo. A veces ocurre que se reclaman ante este expedientes que jamás han sido remitidos, o que por mala gestión no están localizados —lo cual también puede suceder—; las hojas de remi- sión de fondos serán, llegado el caso, árbitros imparciales. En definitiva, la relación de entrega tiene una triple utilidad: • Probatoria: en cuanto a la responsabilidad de los fondos. En la etapa in- termedia, las administraciones productoras continúan siendo los titula- res de los documentos; el archivo se encarga de su gestión. • De gestión: de los fondos documentales y su puesta en servicio. • De información: por cuanto durante mucho tiempo será el único instru- mento de descripción disponible; de ahí la importancia de que los datos sean claros y precisos. Cabe señalar, por último, que las oficinas —reacias en principio a seguir estos pasos— percibirán inmediatamente que el archivo no es un devorador de documentos, sino el organismo que los conserva en unas condiciones de accesibilidad de otro modo impensables. 4.  Los ingresos extraordinarios Son ingresos que se producen sin plazo determinado y sin periodicidad algu- na; antes al contrario, dependen de numerosas contingencias. Cabe distinguir los siguientes tipos: 203 Archivística 1. Donación (Association, 1970, 147). Consiste en la entrega o dona- ción pura y simple sin mediación de compra o intercambio de bienes. Es el más tradicional y no plantea problemas particulares. No hace falta ninguna formalidad jurídica especial para recibirlo, salvo la re- dacción de un acta de entrega. Procede de particulares, archivos fami- liares o de instituciones privadas; este concepto —como el siguien- te— no cabe en el caso de las entidades públicas, pues las leyes prescriben la inalienabilidad del patrimonio documental público. Es uno de los medios de ingreso extraordinario más frecuentes y fomen- tado por la legislación, que prevé este medio como forma de pago de la deuda tributaria —especialmente en el caso del impuesto de trans- misiones sobre las herencias— y como medio de desgravación fiscal (por ejemplo la Ley del Patrimonio Histórico Español, art. 70.2, y la Ley del Patrimonio Cultural Vasco, art. 105). 2. Legado. Se diferencia de la modalidad anterior en que se realiza por manda testamentaria a ejecutar por los herederos. En lo demás es similar. 3. Compra. Es un procedimiento poco frecuente en los archivos por fal- ta de medios económicos. Además, las ventas se realizan general- mente en el mercado libre, a veces con una procedencia poco clara, a manos de anticuarios y libreros de lance que sobrestiman su valor material. Por otra parte, resulta difícil establecer el valor material de los documentos, el cual varía mucho si se realiza sobre un fondo o sobre piezas sueltas, siendo más ventajosa la primera fórmula que la segunda, por resultar más cara. La Ley de Patrimonio Histórico Español, en el artículo 38 del título IV (Sobre la protección de los bienes muebles e inmuebles), señala que quien tratare de enajenar un bien que haya sido declarado de in- terés cultural, que tenga incoado expediente para su declaración o esté incluido en el inventario general, deberá notificarlo al órgano de la Comunidad autónoma correspondiente encargado de la protección del patrimonio histórico español y al Ministerio de Cultura, indican- do el precio y las condiciones en que se proponga realizar la enaje- nación. La Comunidad autónoma competente podrá ejercer los dere- chos de tanteo y retracto, aunque el ejercicio de tales derechos por parte de la Administración del Estado tendrá carácter preferente siempre que se trate de adquirir bienes muebles para un museo, ar- chivo o biblioteca de titularidad estatal. En lo que se refiere a los bienes en manos de instituciones eclesiásticas, no podrán transmitir- se por título oneroso o gratuito, ni cederse a particulares ni a entida- des mercantiles. Dichos bienes solo podrán ser enajenados o cedidos al Estado, a entidades de derecho público o a otras instituciones eclesiásticas. Aspecto que también está recogido en la legislación autonómica. 204 9.  El ingreso de los documentos 4. Reintegración. Consiste en devolver al archivo los documentos que han estado en poder de otras personas, organismos e incluso nacio- nes, como es el caso de los documentos arrebatados como resultado de una guerra, por ejemplo los archivos enviados a París durante el periodo napoleónico, o los incautados durante la Segunda Guerra Mundial. 5. Comodato o depósito. Como su propio nombre indica, es el depósito de una documentación por un periodo de tiempo indefinido o deter- minado, según los casos. No implica transferencia de propiedad algu- na y los documentos no se convierten en propiedad del receptor. Sus propietarios pueden reivindicar y obtener su posesión siempre, a me- nos que una cláusula especial en el contrato de depósito prevea ex- presamente que será transformado en donación ipso facto al término de un plazo dado. En estos casos es obligatorio redactar un documen- to que especifique la naturaleza, plazos y condicionamientos del de- pósito. Se trata de una fórmula empleada tanto con archivos privados como con fondos públicos, caso este último contemplado por la legislación archivística para garantizar la custodia de archivos por parte de admi- nistraciones de rango superior, cuando sus propietarios no pueden asegurarla o descuidan sus obligaciones al respecto. 205 Archivística 206 10.  La clasificación La clasificación responde a una necesidad doble: proporcionar una estruc- tura lógica al fondo documental, de modo que represente la naturaleza de la organización que lo produce, y facilitar la localización conceptual1 de los documentos. En cuanto al primer aspecto, todo fondo es el resultado de la acción administrativa de un ente que a lo largo de su historia desempeña una serie de funciones, para lo cual se dota de una estructura administrati- va, variables ambas en el tiempo. Clasificar el fondo de un archivo consiste en dotarlo de una estructura que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos son creados y lo han sido en el pasado. Pero, además, aten- diendo a la función primordial, nos referimos a la informativa, debe facili- tar la localización de los documentos, proporcionando con su estructura or- ganizativa la información suficiente para orientar las búsquedas con acierto, con exclusividad, sin ambigüedades de ningún género; es decir, to- das y cada una de las unidades archivísticas, todas y cada una de las series que lo integran, tienen asignada una ubicación conceptual posible y no otra, de manera que la interrogación al esquema organizativo de un fondo documental siempre encontrará respuesta cabal, siguiendo un camino lógi- co dentro del mismo y solo uno, sin dar lugar a la ambigüedad ni a la disyuntiva. 1   Empleamos este adjetivo para diferenciarla de la localización física que de los documentos se hace en el depósito. La conceptual permite conocer los términos bajo los cuales están agrupa- dos los documentos, pero sin acceder físicamente a ellos. 207 Archivística La clasificación es un proceso archivístico cuya finalidad es estructurar los documentos de una entidad, y para ello identifica los tipos documentales, evidencia las relaciones que existen entre ellos y los organiza en una estruc- tura lógica, llamada cuadro de clasificación, que refleja dichas relaciones je- rárquicamente. El cuadro de clasificación es la obra maestra del archivero y constituye la pieza clave de la gestión de los documentos, que está presente y condiciona otras herramientas fundamentales como la descripción, el calen- dario de conservación y el control sobre el acceso, entre otras. Hay un término en español caído ya en desuso, arreglo, que servía para de- signar la clasificación y las tareas auxiliares de la misma (ordenación, codifi- cación, instalación…), y que ha sido sustituido por el de organización, que tiene un sentido más amplio. En otros idiomas (Walne, 1988, 23) se mantiene: arrangement (inglés), classement (francés) y ordinamento (italiano). 1. Fundamentos teóricos: el principio de procedencia y el de respeto al orden original Como hemos visto al tratar la historia de la archivística, la organización de los fondos documentales evolucionó durante siglos sin criterios de general aplicación. A finales del xviii y bajo la influencia de las corrientes sistemati- zadoras —eran los tiempos en que Linneo había elaborado la clasificación botánica; Cuvier, la zoológica, etc. (Duchein, 1985, 69-92)—, muchos fon- dos comenzaron a ser clasificados de acuerdo con criterios ideológicos o te- máticos, tales como el sistema de Daunon y Camus para los Archivos Nacio- nales franceses. La puesta en práctica de tales sistemas llevó a sumir algunos fondos en la confusión y la subjetividad, mezclando unos documentos con otros en virtud de su adscripción a temas, lugares, fechas…, criterios muy variables y de dudosa utilidad. Cuando la situación de la práctica era más desalentadora, el archivero e historiador francés Natalis de Wally —ya lo hemos visto con algún detalle— enunciaba la noción de fondo de archivo y el principio de procedencia o res- pect des fonds, el primer fundamento teórico de la archivística, que después sería completado por el principio del orden original de Seybel. Ambos prin- cipios se expandieron rápidamente, y la comunidad archivística internacional los fue aplicando en todos los sistemas modernos, proceso no exento de difi- cultades, derivadas de la naturaleza misma de los procedimientos administra- tivos, del concepto de fondo y de la metodología. El principio de respeto al orden original fue concebido en y para países regidos por el procedimiento de la registratur (Duchein, 1985, 83 y ss.), esto es, los de tradición anglosajona, cuyas administraciones clasifican todos los documentos desde su origen (creación o recepción). En cambio, como otros muchos, los países de tradición latina poseen un procedimiento administrati- 208 10.  La clasificación vo que no contempla la clasificación, ni siquiera prescribe un orden mínimo para disponer los documentos. Por ello, es especialmente dificultosa su apli- cación sobre fondos acumulados. El respeto a la procedencia no ofrece pro- blemas especiales o irresolubles, incluso en las administraciones latinas se puede reconstruir la organización y las funciones de cada entidad. El principio de procedencia tampoco se ha librado de la controversia. El primero de sus detractores fue el archivero australiano P. J. Scott (1966, 493- 503), quien planteó la contradicción existente entre la esencia del principio y la presencia de documentos procedentes de organismos diferentes en un fon- do. Asimismo, la reproducción de la clasificación en las estanterías del depó- sito era un atraso, por cuanto cada incorporación de nuevos documentos exi- gía remover todo o parte del fondo en el archivo. Tales contradicciones son fruto de la concepción sui generis de fondo derivada de la práctica norteame- ricana. En sus archivos, así como en los de los países que observan sus mis- mas prácticas, el fondo o record group no se establece de acuerdo con el principio de procedencia stricto sensu, sino considerando otros factores como la fluidez de las administraciones modernas, el tamaño del fondo de modo que sea manejable, y la reproducción física de la clasificación en la instalación de los documentos. El concepto europeo de fondo lo enunció Jenkinson (Stapleton, 1983/1984, 78-79) como […] los documentos resultantes de la actividad de una administración con una es- tructura orgánica completa en sí misma, con capacidad de actuar independientemen- te, sin ninguna autoridad añadida o externa, en todos los aspectos de su competencia. El concepto norteamericano (Pinkett, 1981, 219) fue definido por los Archi- vos Nacionales como […] la unidad archivística mayor… establecida algo arbitrariamente de acuerdo con el principio de procedencia y el deseo de conseguir una unidad de tamaño e índole convenientes para los trabajos de organización, descripción y publicación de los ins- trumentos de información. El concepto europeo de fondo y el norteamericano de record group son sus- tancialmente distintos: el primero está excesivamente influido por el peso de la historia en función de la cual fue definido, de modo que no resulta muy difícil identificar los organismos del pasado y sus estructuras jerárquicas; el segundo lo está por la preponderancia de los documentos contemporáneos de unas administraciones modernas, fluidas y polijerárquicas, que no siempre son fáciles de delimitar. Diferencias conceptuales aparte, es una temeridad limitar el fondo a un tamaño manejable, pues, además de subjetivo, constriñe la existencia del mismo a un hecho ajeno a su naturaleza. Asimismo, es un error pretender re- 209 Archivística producir la clasificación del fondo en su ubicación física en los depósitos del archivo. En un intento por adaptar este concepto a las exigencias de la realidad do- cumental, con independencia de su cronología y de su territorialidad, M. Du- chein (1985, 76 y 77) estableció los siguientes criterios para identificarlo: 1. Para producir un fondo de archivo, en el sentido que la archivística da a este término (es decir, conjunto infrangible de documentos), un or- ganismo público o privado debe poseer un nombre y una existencia jurídica propios, establecidos por un acto de ley, decreto, ordenanza, etc., preciso y fechado. 2. Debe poseer atribuciones precisas estables, definidas por un texto le- gal o reglamentario. 3. Su posición dentro de la jerarquía administrativa debe estar definida con precisión por el acto que le dio origen; sobre todo, su subordina- ción a otro organismo de nivel más elevado debe estar claramente es- tablecida. 4. Debe tener un jefe responsable con poder de decisión en su nivel je- rárquico. Dicho de otro modo, debe poder tratar los asuntos de su competencia sin que, para decidirlos, tenga que someterse automáti- camente a una autoridad superior. (Es claro que esto no quiere decir que deba gozar de poder de decisión para todos los asuntos; muchos de ellos importantes, tendrá que someterlos a decisión en escalas su- periores de la jerarquía administrativa. Pero para producir un fondo de archivo de su propiedad, el organismo deberá gozar de poder de decisión, al menos para ciertos asuntos). 5. En cuanto sea posible, la organización interna debe ser conocida y señalada en un organigrama. La aplicación de estos principios da lugar a las siguientes consecuencias: • Las divisiones o secciones internas de un organismo no reúnen las con- diciones requeridas para la producción de un fondo de archivo. • En cambio, cualquier organismo que posea una existencia jurídica y un nivel de competencia propio puede producir un fondo de archivo, pese a que esté subordinado a otro de nivel más alto. • Los órganos locales dependientes de un organismo central producen fondos de archivo que les son propios. • Finalmente, se hace inevitable introducir en archivística una noción nueva: la de jerarquía de fondos, correspondiente a la jerarquía de los organismos productores, lo cual implica subordinación de ciertos fon- dos con relación a otros. 210 10.  La clasificación El debate no está cerrado y han continuado apareciendo críticas al princi- pio de procedencia por parte de algunos archiveros, en especial norteameri- canos y australianos, tales como F. Boles (1982, 26-32), D. Bearman, R. Lyt- le y C. Smith, entre otros. Bearman y Lytle (1985/1986, 14-27) y Krawczyk (2001, 97-119) consideraron que la aplicación del principio de procedencia plantea serias dificultades, debido a que las administraciones actuales no son monojerárquicas sino polijerárquicas, y es muy complicado delimitar los fondos; problema agudizado porque las oficinas creadoras no conservan siempre su documentación. C. Smith (1986, 154-168; 1987, 20-28) propuso mantener la procedencia solo en los niveles más bajos: unidad archivística y serie, donde considera que los resultados son irrefutables. Asimismo, aboga- ba por abandonar la costumbre de reproducir la clasificación en la instala- ción de los documentos en el depósito, y la reconstrucción del orden origi- nal. Concluía planteando sustituir ambos principios por otros dos: • El mantenimiento físico de lo que denominó orden activo final en los niveles de serie y unidad archivística, esto es, respetar su origen y for- ma de disposición original. • Documentar todas las relaciones, a través del tiempo, de los organis- mos, las series y las unidades archivísticas. Se trata en general de críticas que parten de maximizar el efecto de los cambios organizacionales, de la fusión y división de administraciones, de los repartos de competencias, del concepto mismo de qué constituye un fondo, o del concepto de serie, confundido a veces con la producción administrativa de una organización, lo que sería un fondo y no una serie. Una vez más, M. Duchein (1998, 90-91) nos da la clave al diferenciar dos conceptos comple- mentarios de fondo, el clásico y el virtual. El concepto clásico de fondo, en- tendido como agrupación cerrada de documentos perteneciente a una entidad desaparecida, histórica, comparte la característica de ser una realidad mate- rial e intelectual, de modo que los documentos hasta pueden reproducir el cuadro de clasificación en su instalación. En el concepto virtual esta duali- dad no tiene lugar, porque las oficinas producen documentos en formatos, medios y soportes distintos, que ni siquiera se conservan físicamente unidos en sus agrupaciones básicas, los expedientes, como sucede con los documen- tos electrónicos y los documentos en papel de un mismo procedimiento; sin embargo, poseen la misma clasificación. Además, los organismos remiten los fondos por periodos, habitualmente anuales, lo que supone la existencia de cortes cronológicos, de modo que las agrupaciones desde la serie al fondo se instalan en porciones, en el mejor de los casos. Sin embargo, sean cuales sean los avatares que haya experimentado un fondo, aunque haya sido des- membrado, es posible reconstruir su unidad a través de la clasificación. 211 Archivística 2.  La aplicación de los principios teóricos En general, como señalara Elio Lodolini (1990, 134) refiriéndose a la orga- nización de los fondos históricos cerrados, la reconstrucción del orden origi- nario respetando el principio de procedencia […] tiene carácter objetivo; cualquiera que sea el archivero que lo aplique a un de- terminado archivo o fondo, el resultado es el mismo. Si se desordenase un fondo diez o cien veces y se lo entregara para su organización a diez o cien archiveros dis- tintos, el resultado final debería ser siempre idéntico. Podemos equiparar este méto- do de organización de los archivos con el método galileano para las ciencias exactas, según el cual un experimento, cuantas veces sea repetido en las mismas condiciones y con el mismo método, debe dar siempre el mismo resultado. La filosofía de estos principios programáticos dimana de la necesaria re- flexión de cada organismo que lo crea en su archivo. Por ello, Lodolini (1990, 142) indica que […] los documentos deben ser devueltos al orden originario, aquel que tuvieron cuando fueron creados; por consiguiente, no solo según el fondo de procedencia, sino dispuestos en el seno de cada serie siguiendo el orden que tuvieron cuando fue- ron producidos, y que refleja el modo de ser y de funcionar de la institución que los ha creado, sobre la base de las competencias, de la organización, de la estructura, de los procedimientos de la institución misma, en cada momento, en el transcurso de su actividad y según los cambios que en su modo de ser y de funcionar haya habido du- rante la vida de la institución. Este es el significado de la afirmación según la cual el archivo refleja la institución que lo ha creado. Toda organización o entidad tiene unos fines u objetivos que le dan origen y, para lograrlos, se dota de una estructura organizativa con funciones precisas. La marcha de esa estructura en el desempeño de sus funciones produce, en- tre otras, una actividad administrativa de la que se derivan los documentos, cuya organización debe reflejar ese proceso en el cual han sido creados (fi- gura 10.1). El despliegue de estas tareas implica, obviamente, el conocimiento de la entidad, de su organización y estructura, de los métodos de funcionamien- to, de los procedimientos, de las variaciones en el tiempo de cada uno de estos elementos, de cada ente u organismo productor de documentos y, en consecuencia, del sistema adoptado en cada uno de ellos para organizar sus documentos. Para lograr un nivel adecuado de inteligencia no existen sino dos vías, además, complementarias: la historia de la entidad, su realidad actual (qué hace, cómo lo hace, cómo está organizada…) y, sobre todo, la propia y paulatina organización de los documentos, el estudio empírico de las series. 212 10.  La clasificación Figura 10.1  Proceso de creación de documentos A fin de cuentas, los elementos constitutivos de un archivo son dos: el conjunto de documentos y el conjunto de relaciones que median entre ellos. En opinión de Duchein: El documento de archivo, a diferencia del objeto de colección o del dossier de docu- mentación constituido por piezas heterogéneas de diversas procedencias, no tiene, pues, razón de ser, sino en la medida en que pertenece a un conjunto. El sitio de un documento está en el seno de un proceso funcional, del cual es un elemento, por mí- nimo que sea. En un comienzo, nunca se lo concibe como un elemento aislado. Siempre posee un carácter utilitario que solo se hace claro cuando ha conservado el puesto que le corresponde dentro del conjunto de los demás documentos que lo acompañan. Duchein, 1985, 72 El respeto a la procedencia es, en definitiva, un método que proporciona una base segura tanto para el trabajo de clasificación como para la descripción de los fondos; todo lo obrado al margen del mismo es arbitrario, carente de ri- gor, subjetivo y, por consiguiente, antiarchivístico. 3.  La clasificación Etimológicamente clasificar procede del latín classis facere, «hacer clases» (DRAE), pero desde la perspectiva archivística posee un sentido matizado. Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo 213 Archivística mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original. Según esta definición, los agregados documentales nos vienen dados por los propios creadores, las personas, las oficinas y divisiones administrativas que tramitan los documentos en el desempeño de sus funciones; en tal sentido, la clasifi- cación está implícita en su origen. Siendo esto cierto, no es suficiente, ya que los entes evolucionan con el tiempo en sus estructuras, niveles compe- tenciales y procedimientos, de modo que el archivero necesita establecer un sistema de clasificación válido para todos los documentos de un fondo, sean cuales sean las estructuras, las funciones y los procedimientos de la entidad que los ha creado. 3.1 Criterios Según T. R. Schellenberg (1958, 83-86), tres son los elementos que podemos considerar en la clasificación de los documentos: las acciones a que estos se refieren, la estructura orgánica de la dependencia que los produce, y los asuntos o materias sobre los que versan. 3.1.1  Las acciones Toda organización o entidad es creada con unos fines, para lograr los cuales se dota de unas atribuciones o competencias suficientes. Por ejemplo, un gru- po de personas que desea competir en el mercado de los robots constituye una empresa a tal fin. Para funcionar, se dota de una serie de competencias: la gestión de los recursos humanos y materiales, la investigación y el desarrollo, la venta de sus productos, entre otras. Cada una de estas competencias se des- compone en distintas atribuciones, así la gestión de los recursos humanos im- plicará: la contratación, el control de su actividad, las relaciones laborales, etc. Este conjunto de aspectos, que Schellenberg denomina acciones, es uno de los elementos que puede ser tenido en cuenta al clasificar los documentos. 3.1.2  La estructura orgánica Cualquier entidad necesita, asimismo, una organización para conseguir sus fines, es decir, una estructura organizativa que le permita un funcionamiento idóneo. En el ejemplo anterior, la empresa se estructurará en niveles jerárqui- cos especializados: consejo de administración, dirección general, departa- mentos, oficinas, etc. Esta estructura organizativa es otro de los criterios a considerar en la clasificación. 214 10.  La clasificación 3.1.3  Los asuntos o materias Este es un elemento que no deriva directamente de la entidad, sino de la per- cepción que se tenga de la misma, esto es, de los asuntos o materias que cada cual crea observar tanto en sus actividades como en su organización. En nuestro ejemplo, los asuntos pueden ser, entre otros: autómatas programa- bles, edificios, laboratorio, retribuciones, químicos, ingenieros, etc. 3.2 Sistemas De acuerdo con estos elementos, Schellenberg (1958, 86-92) establece tres tipos de clasificación: funcional, orgánica y por materias. 3.2.1  La clasificación funcional Como su propio nombre indica, las funciones de la entidad que genera o ha generado el fondo de archivo son los elementos tomados en consideración para clasificar los documentos. Siguiendo este criterio, en primer lugar agru- paremos los documentos de acuerdo con las actividades de las que son resul- tado. En el caso planteado, por ejemplo, agruparemos todos los expedientes que recogen los convenios laborales de la empresa, para constituir la serie de «expedientes de convenios». La característica común a todos ellos es que son producto de una misma actividad, la de establecer el marco de relaciones la- borales entre la empresa y sus empleados. Una vez agrupados todos los do- cumentos en series, estas deben ser reunidas bajo clases más amplias que re- cojan todas las actividades emparentadas por ser fruto de una misma función. En nuestro ejemplo, la serie mencionada junto con las de «contrata- ción, expedientes personales, nóminas…» se engloba bajo la función de ges- tión del personal. Por fin, las funciones se agrupan a su vez en las clases más amplias, derivadas de las líneas de acción de la entidad. La función de perso- nal junto con las de asesoría jurídica, patrimonio…, pertenecen a la acción administrativa. En el desarrollo de un cuadro de clasificación, las funciones deberán tomarse en consideración al establecer clases, series o agrupaciones do- cumentales, de acuerdo con un esquema piramidal o jerarquizado de las mismas. Podrán establecerse las clases o clasificaciones principales o más amplias sobre la base de las acciones; las secundarias, sobre la base de las funciones, y las clases elementales o series documentales deberán comprender los expedientes y otras agrupaciones de documentos resulta- do de cada actividad. 215 Archivística 3.2.2  La clasificación orgánica En este sistema las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad, reproduciendo sus servi- cios, secciones, unidades… Decimos las series, porque en este caso también los expedientes se agrupan según la actividad de la que son resultado. Solo a partir de este nivel es posible establecer una clasificación orgánica, la cual se realizará jerárquicamente desde las unidades administrativas básicas hasta las divisiones más amplias. En el ejemplo anterior, las series documentales se cla- sificarán de acuerdo con la o las diferentes oficinas de personal, a su vez en- globadas por la sección de recursos humanos, que, al mismo tiempo, depende- rá de la dirección de administración, subordinada a la dirección general. 3.2.3  Clasificación por materias Este tipo de clasificación es resultado del análisis del contenido de los docu- mentos, esto es, de los asuntos o materias sobre los que versan. Retomando los ejemplos anteriores, los convenios podrían ser clasificados por títulos como: «condiciones de trabajo» o «relaciones laborales». 3.3  La elección del sistema La elección del sistema de clasificación más apropiado de entre los tres que hemos expuesto depende de varios aspectos o exigencias del trabajo archivís- tico: • Debe ser un sistema lo más estable posible, de modo que la clasifica- ción dada al fondo perdure en el tiempo. • Debe ser objetivo, es decir, que la clasificación no dependa tanto de la per- cepción que el archivero pueda tener cuanto de aspectos inequívocos. • Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos, del proceso administrativo del cual son resultado. Aplicando estos aspectos, el sistema de materias quedará descartado por carecer de estabilidad, ya que la subjetividad es mayor por cuanto el conteni- do puede ser percibido de forma diferente por los distintos archiveros; ade- más, es independiente del proceso que da lugar a los documentos. El sistema orgánico es objetivo, ya que la estructura organizativa de una entidad es ajena al archivero y está determinada por los fines que persigue, en cuyo sentido le viene dada. Por otra parte, las series son establecidas de acuerdo con el proceso administrativo del cual resultan. Sin embargo, como 216 10.  La clasificación quiera que las estructuras organizativas varían con el tiempo en virtud de múltiples contingencias, no cumple la exigencia de estabilidad. La clasificación funcional se sustenta en la naturaleza de los documentos, de acuerdo con la cual define las series. Asimismo, es objetiva como lo es el criterio empleado, por cuanto las actividades, las funciones y las acciones derivan de los fines inherentes a la entidad y el único problema que plantean es su correcta identificación, pero en todo caso ahí están, al margen de quien las analice. Es, por tanto, objetivo y, además, cumple la otra condición: es es- table. Las funciones varían de magnitud a lo largo de la historia de una enti- dad. En nuestro ejemplo, la función de personal no es la misma en los ini- cios, con un puñado de empleados, que más adelante si se convierte en una gran empresa, pero en general las funciones permanecen. También puede ocurrir que una o más funciones desaparezcan o surjan otras nuevas: en el primer caso darán lugar a series cerradas que a partir de una fecha dada deja- rán de crecer, y, en el segundo caso, a nuevas series que incorporaremos a la clasificación. Por tanto, el problema de la supresión, de la creación y de la ampliación de competencias es desde el punto de vista archivístico, como di- jera Duchein (1985, 79), un falso problema […] porque cuando a un organismo se le priva de una atribución (sin que sea transfe- rida a otro) simplemente se suspende el crecimiento del fondo al dejar de recibir los documentos correspondientes a la atribución derogada, sin que por ello se modifique la naturaleza del fondo. Lo mismo acontece cuando se crea una nueva competencia en un organismo. El capítulo más peliagudo consiste en la transferencia de funciones que im- plique también transferencia de documentos. En el caso de nuestra empresa se daría si se fundasen otras, a partir de la matriz, que desarrollasen parte de sus funciones, con traspaso de medios humanos y materiales, documentos entre ellos; que fuese absorbida o cualquier otra contingencia. La casuística posible ha sido analizada y resuelta en todas sus manifestaciones (Duchein, 1985, 77 y ss.). Uno de los problemas que plantea este sistema, quizá el que requiere más agudeza, radica en la perfecta diferenciación entre los órganos y las funcio- nes. En los ejemplos aducidos hemos hablado de la función de personal y del departamento de personal, podíamos haber hecho lo mismo con la función de asesoría jurídica y el departamento de tal nombre, con la función de direc- ción y dicho departamento, etc. Algunas veces la función y el órgano se de- nominan de la misma forma; cuando así sea, no tiene sentido alterar el nom- bre. La diferencia estriba en que mientras una permanece el otro suele sufrir alteraciones. Por ejemplo, una asesoría jurídica puede ser eliminada del orga- nigrama y contratada como servicio en el exterior, pero la función permane- cerá, así como los documentos generados mediante su ejercicio. 217 Archivística Este sistema, no siendo perfecto, ofrece riesgos mínimos de confusión, de interferencias, de ambigüedad; además, asegura mucho mejor el respeto de los fondos en su continuidad que el sistema basado en las estructuras admi- nistrativas. Prueba de su aceptación general y de su asunción por parte de la ciencia archivística es que la norma ISO 15489 lo considera paradigma de la clasificación y no da lugar a ningún otro tipo. Clasificación es el proceso de identificar la categoría o categorías de actividades y los documentos que ellas generan y de agruparlos, si tienen que ver, en expedientes para facilitar su descripción, control, vínculos y determinación del estatus de conser- vación y acceso. ISO/TR 15489-2(2001), 16 La misma establece que «la clasificación produce una representación de las funciones, actividades y transacciones de una organización» [ISO/TR 15489- 2(2001), 8]. La clasificación funcional actúa como una potente herramienta para ayudar en el de- sarrollo de las actividades y en varios de los procesos implicados en la gestión de los documentos incluyendo: 1. proporcionar vínculos entre documentos simples que se acumulan para pro- porcionar memoria continuada de la actividad, 2. asegurar que los documentos son nombrados de una forma consistente en el tiempo, 3. ayudar en la recuperación de todos los documentos relativos a una función o actividad particular, 4. determinar seguridad en la protección y acceso apropiado a los documentos por categorías, 5. asignar permisos de usuario para acceder a, o actuar sobre, grupos particula- res de documentos, 6. distribuir responsabilidades para la gestión de determinadas categorías de documentos, 7. distribuir documentos para trabajar con ellos, y 8. determinar periodos de retención y acciones de selección adecuados para los documentos. ISO 15489-1(2001), 13 Las ventajas que la norma atribuye a la clasificación son de tal magnitud como para justificar que se la califique de potente herramienta, y merecen abundar un tanto en ellas (Cruz Mundet, 2006, 192-194): 1. Vincular: es la gran nota característica de la clasificación, ya que se basa en —y reproduce— las relaciones que median entre los docu- mentos y su agrupación desde la base (la pieza simple) al nivel más 218 10.  La clasificación amplio de agrupación (el fondo). Los documentos se relacionan entre sí por ser resultado de una misma actividad, que los agrupa en expe- dientes, estableciéndose entre ellos un vínculo de causa-efecto, cuyo mejor ejemplo es un expediente resultante de un procedimiento ad- ministrativo, o un vínculo derivado de la actividad sostenida en un periodo de tiempo, como puedan serlo las facturas, la corresponden- cia…, de un año. Estas primeras agrupaciones se relacionan entre sí porque las actividades de las que derivan se mantienen en el tiempo y dan lugar a las series documentales, de ahí su nombre, por el carácter seriado, continuado, de las actividades que producen los tipos docu- mentales. A su vez, las series se relacionan entre sí por su pertenen- cia a una función específica, que se materializa en una o, lo más ha- bitual, en varias series documentales. Las funciones, al mismo tiempo, se vinculan entre sí en razón de la competencia, por ser re- sultado de una misma atribución. Y, en fin, las atribuciones se rela- cionan entre sí por la pertenencia a una entidad y a su fondo. 2. Denominar: es la capacidad que tiene la clasificación para identificar los documentos en razón de su tipología, y de hacerlo de forma con- sistente; de modo que la identificación dada a los documentos de una serie a través de la denominación de su tipología es estable, exclusiva, pues no hay dos tipos documentales iguales, y por tanto inequívoca. 3. Recuperar todos los documentos relativos a una actividad, a una fun- ción, es atributo de la clasificación, que al agruparlos por tal concep- to en series garantiza la recuperación de todos y cada uno de los do- cumentos con exhaustividad. Por encima de cualquier criterio o herramienta de descripción, por sofisticado que sea, la denominación de las series, constituye el encabezamiento de autoridad más fiable para asegurarse la recuperación de los documentos. 4. Asegurar a los documentos la protección, el acceso y el uso adecua- do, pues su agrupación por categorías es ideal para establecer nive- les de acceso y asignar permisos de usuario diferentes para consul- tar, diligenciar, validar, firmar…, los documentos de acuerdo con su categoría. Es, en esencia, una herramienta fundamental del control documental. 5. Conservar los documentos durante los periodos de retención estable- cidos en los procesos de valoración y selección, pues la herramienta que los contiene, el calendario de conservación, es ni más ni menos que un trasunto del cuadro de clasificación, como no podía ser de otra forma, pues tales acciones se realizan sobre las series. Queda fuera de duda el carácter de la clasificación como eje sobre el que se articula la función archivística, ya que responde a múltiples necesidades: proporcionar una estructura lógica al fondo, facilitar la recuperación exhaus- 219 Archivística tiva de la información, proporcionar seguridad en el uso de los documentos y guiar su conservación. 4.  El cuadro de clasificación M. Roberge (1990, 14) lo definió como «una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que gene- ran la creación o la recepción de documentos. Se trata, en suma, de un sistema que organiza intelectualmente la información y que permite situar los documen- tos en sus relaciones los unos con los otros para constituir eso que se llama gene- ralmente series. El sistema de clasificación es un modelador de información, irreemplazable por un índice, por más sofisticado que sea. Elaborado a partir de las funciones de la organización, el sistema de clasificación tiene igualmente como ventaja el normalizar la denominación de las series. El requisito previo in- dispensable para la elaboración de un sistema de clasificación es, pues, un per- fecto conocimiento de las funciones del organismo que genera los documentos». La norma ISO sobre gestión de documentos lo define en los siguientes términos: Los cuadros de clasificación2 reflejan la actividad de la organización de la cual derivan y normalmente están basados en un análisis de las actividades de la organización. ISO 15489-1(2001), 14 De esta definición se desprende que el cuadro de clasificación supone una estructuración jerárquica y lógica de los fondos, los divide en grupos eviden- ciados por ser reflejo de una acción, función o actividad. Cada grupo posee identidad propia y se relaciona jerárquicamente con los demás, sin dar lugar a la ambigüedad; es decir, la adscripción de los documentos por su origen a un grupo, excluye toda posibilidad de pertenencia a otro. Además, es un ins- trumento inestimable para la localización conceptual de las series documen- tales, pues orienta las búsquedas según criterios persistentes y objetivos. El cuadro de clasificación no debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base especulativa, sino a posteriori (Schellenberg, 1965, 93). Partiendo del conocimiento previo de la historia, la organización y los procedimientos de la entidad, esto es, del contexto que le permita analizar el conjunto de do- cumentos como un todo, el archivero podrá posteriormente identificar y esta- 2   Utiliza la expresión clasification systems, que quizá recoja la tradición anglosajona; pero en cualquier caso es una voz de origen bibliotecario que carece de literal en la terminología archivística de otras lenguas, la española entre ellas, donde se emplea la expresión «cuadro de clasificación». Además, la norma solo habla de un sistema posible basado en el criterio fun- cional, lo que abunda en lo anotado. 220 10.  La clasificación blecer las series (Schellenberg, 1965, 86-89), así como las demás agrupacio- nes documentales. El cuadro es resultado de un trabajo empírico y simultáneo con otras tareas: la ordenación y la descripción, que veremos más adelante. Solo es posible establecerlo tras haber manejado, analizado, toda la documentación del fondo. Si esta es, en esencia, la metodología de trabajo, la presentación del cua- dro es inversa; es decir, irá de lo general a lo concreto (Garon, 1992, 119), fi- gurando primero las grandes agrupaciones y dentro de cada una las siguien- tes, por su jerarquía. Es muy importante que los niveles sucesivos de subdivisión en un sistema de clasifi- cación sean consistentes. De este modo, si la división principal es por funciones, to- dos los encabezados o títulos en ese nivel deberán ser por funciones; si la división secundaria es por actividades, todos los encabezados en ese nivel serán por activida- des. Todos los títulos o encabezados… deben ser escogidos muy cuidadosamente, pues tendrán que reflejar las funciones, actividades o transacciones a que se refieren. Schellenber, 1965, 94 Asimismo, como principio general, en los fondos poco voluminosos de orga- nizaciones pequeñas no hay que descender a subdivisiones excesivas, sino agrupar los documentos en otras más amplias. En 1964, el archivero norteamericano O. W. Holmes (1984, 162-180) esta- bleció cinco niveles diferentes de clasificación: archivo, fondo y subfondos, serie, expediente y documento3, acordes con la práctica seguida en su país. Los niveles que estructuran un cuadro de clasificación han sido establecidos en la norma ISAD (G), donde se especifican los siguientes al menos (figura 10.2): fondo, subfondo, serie, subserie, unidad documental compuesta y unidad docu- mental simple [ISAD (G), 2000]. En esta división, el subfondo es equivalente a la sección o división primera del fondo, establecida en virtud de las funciones; la serie es la agrupación de expedientes y piezas simples producidos de manera continuada como resultado de una misma actividad. El concepto de subserie carece de correlato, no ya con alguna tradición, sino con los usos administrati- vos públicos y privados que dan lugar a la producción de los documentos y de sus agrupaciones, y aunque a veces se identifiquen subexpedientes facticios, ello no significa que constituyan necesariamente niveles de clasificación. Es- tos subexpedientes son pura y simplemente documentos agrupados, que res- ponden a determinadas fases de un procedimiento o pasos de un proceso, y se establecen, por lo general, debido a necesidades prácticas de agrupación e indi- vidualización, de ahí el nombre de facticios; podemos citar los ejemplos de las solicitudes y los exámenes en un expediente de selección de personal, las ofer- 3   Depository, record group and subgroups, series, filing unit, document. 221 Archivística tas en un proceso de contratación, entre otros. Otra cosa sería el caso de los procedimientos concurrentes, en los que distintas instancias, departamentos o funciones entienden en la cuestión sustanciada y dan lugar a la diferenciación entre expediente principal y expedientes secundarios. Veamos un ejemplo de cómo se representan los distintos niveles en el cuadro de clasificación de un Ayuntamiento: Ayuntamiento (fondo)   Gobierno (subfondo)    Expediente de normas municipales (serie)     Reglamento del servicio de archivo (unidad documental) Figura 10.2 Modelo de los niveles de organización de un fondo en ISAD (G) 222 10.  La clasificación Una vez más la norma ISO aclara los factores de los que depende el grado de desarrollo de un cuadro [ISO/TR 15489-2(2001), 16]. En el proceso de clasificación, el número de niveles de clasificación y de puntos de acceso (al nivel de transacción o por encima) depende de los si- guientes factores: 1. Las responsabilidades de la organización. 2. La naturaleza de su actividad. 3. El tamaño de la organización. 4. La valoración de riesgos sobre el carácter crítico de la velocidad y exactitud en el control y la recuperación de los documentos. 5. La tecnología desplegada. Los principios que inspiran un cuadro de clasificación son delimitación, unicidad, estabilidad y simplificación. • Delimitación: el objeto del cuadro es el fondo, esto es, los documentos de cualquier tipo y época generados, conservados o reunidos en el ejer- cicio de sus funciones por una entidad, sea una persona física o jurídica. Delimitado así el fondo, quedan fuera cualesquier otros de procedencia ajena, aunque compartan instalaciones y personal las entidades que los han creado, o hayan sido encomendados a la entidad de referencia (do- naciones, legados, depósitos…); cada uno de estos tendrá su propio cuadro de clasificación ad hoc y diferenciado. • Unicidad: como quiera que los límites temporales, la edad de los docu- mentos, no es característica definitoria del archivo ni rompe la unidad del fondo, el cuadro se concibe para clasificar todos los documentos con independencia de su cronología, desde los más antiguos a los más recientes. • Estabilidad: a fin de conferirle la máxima estabilidad, el cuadro debe basarse en las funciones de la entidad, cuya perduración en el tiempo permite lograr una clasificación más segura y estable. • Simplificación: la simplicidad del cuadro es un imperativo de su univer- salidad y de su flexibilidad. Para adoptarlo en todos los supuestos posi- bles, se desarrollarán las divisiones justas y precisas, aquellas cuya pre- sencia sea fundamental e ineludible para clasificar el fondo, sin descender a subdivisiones excesivas. Al desarrollar un cuadro de clasificación, el archivero debe asegurar que se tienen en cuenta los siguientes aspectos [ISO/TR 15489-2(2001), 10]: 1. La terminología deriva de las funciones y de las actividades, no de los nom- bres de las unidades organizativas. 223 Archivística 2. Es específico para cada organización y proporciona una manera consistente y normalizada de comunicar, a través de las unidades organizativas que comparten la misma información para funciones interrelacionadas. 3. Es jerárquico, yendo del concepto más general al más específico, esto es, de la función de más alto nivel a la transacción específica, por ejemplo, Finan- zas-Auditoría-Externa. 4. Consiste en términos no ambiguos que reflejan el uso organizacional. 5. Consiste en grupos y subgrupos suficientes para incluir todas las funciones y actividades documentadas. 6. Consiste en agrupaciones discretas. 7. Se establece consultando a los productores de los documentos. 8. Se mantiene reflejando los cambios en las necesidades de la actividad y ase- gurando que su actualización refleja los cambios en las funciones y en las actividades de la organización. En efecto, se trata de una serie de recomendaciones deducidas de la práctica archivística, que ya hemos señalado, por cuanto la elaboración del cuadro debe partir, entre otros principios, de la consulta a los productores de los do- cumentos, debe ser específico para la organización, y la terminología, sin ambigüedad, derivará de las funciones, no de los órganos, pero tampoco de las materias, con las que a veces se confunden las primeras. Las agrupacio- nes son las estrictamente necesarias organizadas jerárquicamente de las más generales a las específicas, y su mantenimiento debe hacerse sobre la base de su actualización. El proceso de clasificación funcional, entendido como su aplicación, como el proceso de atribuir una clasificación a los documentos, consiste en los siguientes pasos [ISO/TR 15489-2(2001), 16]: 1. Identificar la transacción o actividad reflejada en los documentos. 2. Localizar la transacción o actividad en el cuadro de clasificación de la orga- nización. 3. Examinar las clases de nivel superior con las que la transacción o actividad está vinculada, para asegurarse de que la identificación de la clasificación es apropiada. 4. Contrastar la clasificación funcional con el organigrama de la organización, para asegurarse de que es apropiada a la unidad administrativa a la que per- tenece el documento. 5. Ubicar la clasificación dada al documento en el nivel apropiado a los requi- sitos de la organización. Se trata ni más ni menos que de la descripción concisa de cómo debe inter- pretarse y utilizarse un cuadro de clasificación, a lo que faltaría añadir algo, quizá obvio, pero no por ello menos importante, y es que la clasifica- ción se aplica en todas las fases del ciclo de vida de los documentos. Como hemos señalado en la introducción, se puede aplicar sobre documentos ya 224 10.  La clasificación elaborados, sobre procesos concluidos y archivados, pero por encima de todo se aplica en el momento de crear el documento que da inicio a un pro- ceso, como se hará sobre los demás, o en el acto mismo de ingreso en la or- ganización, procedente del exterior. Para que surta todos los efectos y ven- tajas contemplados, es necesario que se aplique en las oficinas y por parte de los gestores, basándose en un cuadro de clasificación único, del cual solo deberán ocuparse de una parte y no más, siempre con la formación adecua- da en su manejo y bajo la supervisión de los archiveros (Cruz Mundet, 2006, 201). Desde un enfoque funcional, y a modo de recapitulación, podemos definir el cuadro de clasificación como […] la estructura jerárquica y lógica que organiza los documentos, los agrupa en se- ries de acuerdo con su origen y por ser reflejo de una acción, función o actividad. Cada grupo posee identidad propia y se relaciona con los demás sin ambigüedad, de modo que la adscripción de los documentos a un grupo excluye toda posibilidad de pertenencia a otro. Cruz Mundet, 2011b, 130 5.  La clasificación de los documentos electrónicos Unas pocas líneas deberían bastarnos para dejar claro que los criterios y principios de clasificación son los mismos para todos los documentos, con independencia de su materialidad, porque son resultado de las mismas activi- dades. Lo que les confiere una u otra clasificación es su pertenencia a una serie documental, resultado de un mismo proceso, de modo que un cuadro de clasificación construido siguiendo la metodología al uso es válido para docu- mentos en papel y electrónicos. A partir de este principio general no puede negarse la existencia de dife- rencias que afectan sobre todo al valor y a la necesidad de la clasificación. Los documentos en papel relacionados entre sí por pertenecer a un mismo expediente, están agrupados físicamente por la carpeta que los contiene, po- seen elementos significativos y a la vista, como la fecha, la unidad producto- ra, su propio contenido sustantivo, que permiten su reagrupación y su reor- denación en caso necesario, como es el de documentos fuera de su contexto o el de expedientes desordenados. En este sentido, los documentos electróni- cos son más sensibles, de modo que su pervivencia está condicionada a una gestión escrupulosa que comience por diseñar y cumplimentar los metadatos necesarios que los vinculen entre sí, y lo haga en su secuencia, y los agrupe a todos bajo la categoría correspondiente desde el expediente hasta el fondo. Podemos decir que la diferencia sustancial está en que mientras los docu- 225 Archivística mentos en papel pueden ser mantenidos con unos niveles de gestión bajos, cual es el caso de tantas organizaciones, los documentos electrónicos no, em- pezando porque ni siquiera se almacenan como entidades físicas recupera- bles, sino que se ubican fragmentados, y que no es posible restablecer la rela- ción que media entre ellos si no se ha hecho previamente. Aunque los programas acostumbran a visualizar elementos tomados del universo de pa- pel (iconos de documentos, carpetas, archivadores…), esto es pura iconogra- fía sin relación directa con el modo de almacenamiento. En sentido inverso, en cambio, los documentos electrónicos presentan la ventaja de que jamás se desordenarían, ni se desgajarían, como resultado de un uso negligente, cosa que no se da en los de papel, porque los metadatos mantienen indisoluble- mente unidas todas las piezas simples y en el orden en que se producen den- tro del proceso (Cruz Mundet, 2006, 203-204). Por otro lado, como indican Herrero y Díaz (2011, 145-146): Hasta ahora habíamos convenido en que el objeto sobre el que ejecutábamos la clasi- ficación era plural: documentos, fondos documentales, series, etc., es decir un objeto físico, y un conjunto de objetos de carácter intelectual, que son las agrupaciones de documentos. Sin embargo, en la actualidad, el objeto sobre el que se ejecuta la clasi- ficación va a cambiar sustancialmente. Por una parte, asistimos a una desmateriali- zación del propio documento, lo que obliga a que la clasificación sea considerada como el conjunto de actividades que permiten determinar, para cada proceso admi- nistrativo identificado por la organización, los metadatos de control y organización, que le corresponderán a los documentos que genere, de acuerdo con el sistema de clasificación institucional que se haya formalizado. Esto supone que lo que realmen- te se categoriza son los procesos administrativos, con el fin de tener anticipadamen- te, identificados y clasificados los documentos que se generan dentro del universo institucional, lo que originará como consecuencia la configuración paulatina y con- trolada de lo que venimos identificando conceptualmente como fondo documental. Se clasificarán, pues, los procesos administrativos, y los documentos que se generen por la ejecución de dichos procesos administrativos se generarán ya clasificados, de tal manera que la ejecución de la acción de transferencia dentro del SGED4 tendrá como resultado que los documentos, de forma automática, se capturarán en la posi- ción prevista dentro de la estructura del sistema institucional de clasificación de do- cumentos que cada organización establezca. Asimismo, conviene insistir en que la capacidad de recuperación que presen- tan y predican los paquetes informáticos, en modo alguno reduce el valor ni la necesidad de clasificar los documentos, tampoco los electrónicos. Una cosa es poder recuperar a nivel de pieza simple, cosa difícil, si no imposible, con los de papel, y otra la vinculación, la agrupación y la contextualización de la clasificación. Además de que, desde el punto de vista de la recuperación, la 4   Sistema de Gestión Electrónica de Documentos. 226 10.  La clasificación clasificación desempeña el papel de encabezamiento de autoridad, permite delimitar el ámbito de búsqueda en un conjunto amplio de posibilidades (fon- do), y es el único que asegura la pertinencia de lo recuperado. Por ejemplo, el nombre de una empresa licitadora de una obra pública nos puede servir para recuperar todos los documentos en los que esta figure, que puede ser como li- citadora de contratos (servicios, mantenimiento, aprovisionamiento…), como parte en conflictos legales (reclamaciones, procesos judiciales), como contri- buyente (tasas, impuestos), por citar solo algunas posibilidades; la denomina- ción de la serie en la que se sustancia la licitación de obras públicas nos ga- rantiza que recuperaremos el expediente electrónico correspondiente. La clasificación alcanza un valor máximo, si cabe, en la gestión de los documentos en sistemas híbridos, cual es el caso de la inmensa mayoría de nuestros contemporáneos, donde conviven no solo documentos en papel y electrónicos, sino que determinadas actividades se registran sobre ambos medios. Aquí, la clasificación uniforme de los documentos permitirá tener virtualmente unidos unos y otros con independencia de su almacenamiento físico. 6.  Procesos y herramientas auxiliares 6.1  La ordenación La clasificación se complementa con la disposición de los distintos elementos. Es una tarea material consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números… La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las series, etc. Los documentos se ordenan en el seno de los expedientes siguiendo la ló- gica de su tramitación que, por lo general, coincide con su secuencia crono- lógica. Los expedientes, a su vez, se ordenan dentro de las series de acuerdo con la misma lógica. Por su parte, las series y las demás agrupaciones docu- mentales (subsección y sección, al menos) se ordenan teniendo en cuenta su jerarquía, comenzando por las principales y terminando con las accesorias; aunque no siempre es posible establecerla objetivamente. Los métodos de ordenación dependen del criterio establecido: pueden ser las letras del abecedario (alfabético), las fechas de los documentos (cronoló- gico), la secuencia de los números (numérico), la combinación de varios de ellos (por ejemplo el alfanumérico). Apenas si nos vamos a ocupar de este aspecto, pues dado su carácter mecánico no requiere casi explicaciones. Vea- mos, a continuación, los principales métodos empleados. De entre estos métodos no es posible establecer, ni tampoco necesario, cuál de ellos es el mejor; al decidir el tipo de ordenación que se ha de aplicar 227 Archivística en cada momento, se elegirá aquel que mejor se adapte al objeto de la orde- nación. 6.1.1  Método cronológico La fecha de los documentos es el criterio ordenador empleado por este méto- do, siguiendo los tres componentes de la misma de mayor a menor: el año, el mes y el día. Comenzando por el año más remoto, los elementos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año por meses y dentro de estos por días. Si desconociéramos el día, el elemento se colocará al final del mes, si es este la incógnita se situará al final del año, y desconociendo este último se ubicará al final de la década o del siglo correspondiente. Es el método más difundido, especialmente para ordenar los documentos dentro de los ex- pedientes, por cuanto en principio el cronológico coincide casi siempre con el orden lógico de la tramitación administrativa. 6.1.2  Método alfabético Utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación, y su posición en la palabra o frase sobre la que se basa. Así, cuando se consideran nombres de persona (método onomástico), se ordenan poniendo el primer apellido, se- guido del segundo y el nombre propio. Es el idóneo, por ejemplo, para series de expedientes personales. Si se consideran los nombres de lugar (método geográfico o toponímico), se ordenan según su jerarquía espacial comenzando por las agrupaciones ma- yores y terminando por las menores; así en una serie de obras se comenzará por el barrio/distrito, calle/avenida/plaza, número de finca, planta y se finali- za con la vivienda. Si no es factible discernir tal jerarquía, cual es el caso de las explotaciones forestales, rurales…, se sigue el orden alfabético de los to- pónimos. Otro método bastante empleado es la ordenación por materias y no supo- ne necesariamente una relación sistemática de las mismas, sino que puede ser simplemente la sucesión alfabética según la experiencia vaya probando su utilidad. 6.1.3  Método numérico Establece la ordenación de los documentos siguiendo la serie de los guaris- mos desde el uno en adelante, o agrupaciones de estos por bloques; es el em- pleado, por ejemplo, para los documentos contables. 228 10.  La clasificación 6.1.4  Método alfanumérico Consiste en la combinación de letras y números para componer los códigos de ordenación. 6.2  Lenguajes controlados e índices5 La función de los lenguajes controlados, conocidos como listas de materias y tesauros, es complementar la clasificación con una herramienta descriptiva, pero que en ningún modo la sustituye. Tengamos claro que la clasificación no responde a una necesidad de describir y localizar los documentos, sino de estructurarlos jerárquica y lógicamente, según acabamos de ver y repite la propia norma ISO; de este modo, la función de los lenguajes controlados, que se elaboran tras estudiar la temática de los fondos, así como el nivel y las peticiones de los usuarios, es recuperar los documentos de un dominio deter- minado, pero no clasificarlos. De acuerdo con la definición normativa: Los cuadros de clasificación y los índices pueden ser ayudados por lenguajes contro- lados, que se ajustan a la complejidad de los documentos de una organización. Los lenguajes controlados deberían explicar las definiciones o el uso específico de los términos por parte de la organización. ISO 15489-1(2001), 14 Queda claro, por lo tanto, que es una herramienta complementaria, para aclarar el uso idiosincrásico de algunos términos y explicar las relaciones de equivalencia, sinonimia, variantes…, que pueda haber entre términos de uso en la organización y la denominación de las series. El informe técnico lo aclara cuando los sitúa en la categoría de herramientas específicas adi- cionales para la gestión de los documentos, citando exactamente: el tesau- ro, el glosario de términos y otros lenguajes controlados [ISO/TR 15489- 2(2001), 8]. Citemos, a modo de ejemplo, algunos desarrollos en este sentido, como es el caso de Australia, cuyas administraciones públicas están obligadas a desa- rrollar un cuadro de clasificación. Para ayudarlas, los Archivos Nacionales han elaborado diversas herramientas: Overview of Classification Tools for Records Management, Developing a Functions Thesaurus y el tesauro gene- ral Keyword AAA: A Thesaurus of General Terms. Este tesauro relaciona to- das las formas, autorizadas y no autorizadas, de los términos que describen las funciones, las actividades y los temas, derivados de un cuadro de clasifi-   Tomado de Cruz Mundet (2006), 206-207. 5 229 Archivística cación (http://www.naa.gov.au/records-management/publications/index.aspx, consultado el 05/04/2012). Otro tanto cabe decir de los índices, para los que la propia norma reserva la categoría de «ampliar la capacidad de recuperación de los documentos» [ISO/TR 15489-2(2001], 16), y se remite a la ISO 5963 que se ocupa de la materia; como de los códigos de localización. 6.3  La codificación El cuadro de clasificación se complementa con la codificación, esto es, la asignación de letras, números o una combinación de ambos a los distintos ni- veles de clasificación, precediendo a la denominación de la serie. Su estruc- tura puede ser jerárquica o secuencial, de modo que los componentes del có- digo reproduzcan, según la posición que ocupan, una escala jerárquica, la estructura del cuadro de clasificación, o sean solamente secuenciales. El ob- jetivo del código es identificar mediante una notación el nivel de clasifica- ción de la serie, facilitar su diferenciación y evidenciar la jerarquía, además de que, cuando se aplique el cuadro, los códigos sustituyan a la denomina- ción del nivel de clasificación. «Los códigos nos deben proporcionar por sí solos información sobre los documentos y su posición jerárquica en la es- tructura del cuadro» (Herrero; Díaz, 2011, 157). En este sentido podemos re- conocer los siguientes tipos de codificación: • Alfabética: usa la letras del abecedario en su secuencia natural para de- finir los distintos niveles de clasificación. • Numérica: se sirve de los números naturales en su secuencia natural, agrupados de algún modo significativo o agrupados por bloques. Según el criterio empleado, distinguimos: códigos numéricos consecutivos y códigos numéricos significativos, que son los más utilizados porque re- producen la estructura jerárquica del cuadro de clasificación • Alfanumérica: constituye una combinación de las dos anteriores, siendo el código alfanumérico significativo el más utilizado, porque adjudica una letra a los niveles más altos de clasificación y los combina en ade- lante con los números. 230 11.  La descripción 1.  Qué es la descripción La descripción de los documentos constituye la parte culminante del trabajo archivístico y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de los propios documentos: informar. Si estos son clasificados, ordenados…, en de- finitiva, utilizados y conservados, es porque contienen información; si exis- ten los archivos y sus profesionales, no es por la mera complacencia de guar- dar objetos por valiosos que sean, sino por la necesidad de obtener información precisa en distintos momentos y para múltiples finalidades. Es una tarea primordial del quehacer archivístico y una consecuencia ineludible de la organización de los fondos, encaminada a poner los documentos en ser- vicio, es decir, hacer de ellos un útil disponible para la entidad que los pro- duce y también para la sociedad. A tal fin, se establecen una serie de vehícu- los, los instrumentos de descripción o de información, que median entre los consultantes y el acervo documental, previendo a diferentes niveles las inte- rrogaciones susceptibles de ser planteadas, y respondiendo a su finalidad central: la información. En definitiva, el objeto de la labor descriptiva es el hacer accesibles eficazmente los fondos documentales. Como señalara M. Duchein (1992, 20), no obstante su importancia, ha sido una asignatura pendiente de la Archivística durante mucho tiempo, y ello por varios conceptos: de un lado, los manuales clásicos de autores con- sagrados como E. Casanova, H. Jenkinson, E. Lodolini… le prestaron poca atención; del otro, la denominación y la tipología de los instrumentos de des- 231 Archivística cripción son múltiples y ambiguas, por lo cual ha sido considerada como el pariente pobre en algunos países. Afortunadamente, desde los últimos años del siglo xx se vienen haciendo aportaciones muy destacables, en el sentido de alcanzar un conjunto de normas internacionales para la descripción archi- vística, de lo que nos ocuparemos a lo largo de este capítulo. Precisamente una de ellas, la primera y más relevante, define la descrip- ción de un modo canónico: Elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y re- gistro de la información, que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos, así como su contexto y el sistema que los ha producido. Consejo, 2000, 16 De acuerdo con este concepto el objeto es la unidad de descripción, es decir, un documento o un conjunto de documentos, sobre la cual se recogen datos e información, se estudian y se estructuran de modo que produzcan una repre- sentación precisa del contenido y del contexto de esa unidad de descripción, de forma que pueda ser individualizada respecto de cualquier otra, identifi- cada, localizada y utilizada. La descripción es una herramienta que se aplica en todas las etapas del ci- clo de vida de los documentos, desde que se inician con la gestión adminis- trativa en adelante, de manera que la descripción realizada al comienzo pue- da ser utilizada y transferida con los documentos en las siguientes etapas, añadiendo, modificando, mejorando cuanto sea necesario una vez que la conservación permanente justifique la inversión en ello. Dependiendo de los medios, de la finalidad y de las necesidades de los usuarios estableceremos unos u otros instrumentos de descripción, cuya tipología elemental veremos más adelante. 2.  La descripción archivística: modelos y normas Hasta finales del siglo pasado, la descripción archivística se ha caracterizado por un cierto consenso en torno a la teoría, los objetivos y los principios de la descripción, pero ninguno a la hora de establecer unos criterios de general aceptación sobre este proceso técnico, como ya lo había en la clasificación, por ejemplo, y mucho menos sobre los tipos de instrumentos y su elabora- ción. Una falta de acuerdo que incluso se daba dentro de bastantes países. Esta ambigüedad y falta de normalización produjo efectos negativos en di- versos órdenes, de los que aún se resiente la función archivística, entre los cuales la deficiente información proporcionada a los usuarios y la imposibi- 232 11.  La descripción lidad de acceder a sistemas de información archivísticos de escala siquiera nacional son algunos de los más importantes. Los motivos fueron varios, como señaló M. Guercio (1994,200-209): • La menor sensibilidad mostrada tradicionalmente por los archiveros ante la necesidad de normalizar sus actividades. Siendo cierto, creemos que sería más correcto hablar del fatalismo con que se ha abordado la cuestión tantas veces. • La naturaleza de los usuarios tradicionalmente predominantes, un sector restringido y altamente especializado, sustituidos por un público hetero- géneo y familiarizado con las posibilidades que ofrecen las tecnologías de la información. • La influencia de los modelos administrativos, distintos en el tiempo y en cada país. En realidad, los obstáculos ni eran tantos ni eran, ni mucho menos, insupe- rables, como ha demostrado el avance normalizador. El principal escollo, de tipo ético, consistía y aún consiste en vencer determinadas actitudes conser- vadoras mantenidas a cualquier precio. Por otra parte, con la equívoca cos- tumbre de equipararse a las bibliotecas, se enfatizaba en la contraposición de la universalidad del libro y de la edición en general, frente a la territorialidad del documento. En efecto, los libros, los artículos de revista, las patentes…, son iguales en todo el mundo y solo varía la lengua en la que se expresan; los documentos son únicos, resultado de actividades y procesos diferentes, regu- lados por normas legales distintas…; sin embargo, por otra parte, presentan elementos comunes, que aparecen en todos los casos y son considerados en todas partes, precisamente los que son objeto de la descripción. Asimismo, hay un factor omnipresente que proporcionó el impulso más decisivo, por encima de otras consideraciones, los requisitos de normaliza- ción de las tecnologías de la información. Se estaban produciendo cada vez más documentos electrónicos y, sobre todo, la necesidad de hacer un uso jui- cioso y rentable de las tecnologías en los archivos exigía adaptar sus proce- sos al nuevo contexto. Por todo ello, se alcanzó la certeza de que la normalización era posible y necesaria por razones de coste, cooperación, comprensión y comunica- ción (Haworth, 1994, 187-199). Las normas descriptivas eran y son un canon de comunicación entre creadores de documentos, gestores de in- formación y usuarios, cuyo desarrollo facilitaría la comprensión de los instrumentos, la naturaleza de los documentos y su contenido; asimismo, los beneficios económicos derivados de la normalización en otros ámbi- tos de la actividad humana favorecerían el desarrollo archivístico y, por último, la cooperación entre archiveros, así como una mejor comunica- ción con la sociedad. 233 Archivística De acuerdo con lo dicho hasta ahora veamos panorámicamente los mode- los desarrollados en algunos países con categoría de normas nacionales o de modelos al menos, así como los avances realizados por el Consejo Interna- cional de Archivos (CIA). La automatización de las técnicas archivísticas y de la descripción en es- pecial ha sido el motor de arrastre para que la normalización pase de ser una aspiración a convertirse en una realidad. Ya en los años setenta, A. Arad y L. Bell (1977/1978, 35-42) elaboraron un estudio para el Comité de Automati- zación del CIA en el que se establecían los niveles, los elementos y las reglas para «elaborar un formato de descripción que ayudara a los archiveros a la hora de aplicar la automatización y les guiara cuando tuvieran que trabajar con sistemas automatizados e intercambiar datos». En el ámbito nacional el grado de normalización y los métodos emplea- dos variaban mucho de unos países a otros (Kitching, 1991, 29), aunque hubo tres que habrían de influir notablemente en las futuras normas: los Es- tados Unidos, Canadá y el Reino Unido. La norma empleada por los archiveros norteamericanos seguía la obra de S. Hensen (1989) conocida como APPM2 y que esencialmente es una adaptación de las Anglo-American Cataloguing Rules, 2.ª edición (AACR2). Los canadien- ses se regían por las Rules of Archival Description (RAD) (1993), una versión modificada de las AACR2. En Gran Bretaña, partiendo del Archival Description Project, inicialmente fundado por la Society of Archivists junto con la British Library y desarrollado posteriormente por la Universidad de Liverpool, se ela- boró en 1986 el Manual of Archival Description (MAD), mejorado en la segun- da versión de 1989 (MAD2), cuya autoría fue de M. Cook y M. Procter (1989a y 1989b), y cuya finalidad era proporcionar una norma para la elaboración de instrumentos de descripción. Entre las normas canadiense y norteamericana de una parte y la británica de la otra, había una diferencia fundamental. Esta última tenía la intención de convertirse en norma para la descripción archivística; las otras dos se limitaban a regular el formato para adaptarlo al de las bases de datos bibliográficas, especialmente al MARC (Cook, 1991, 97; 1992, 153). Estos tres precedentes nacionales influyeron de forma determinante en las futuras normas internacionales de descripción. Del británico tomaron el con- cepto de descripción multinivel. La influencia más decisiva de los otros dos modelos fue el concepto de encabezamientos autorizados, así como la deno- minación de algunos elementos. El sistema multinivel consiste en describir las agrupaciones documentales (fondo, serie…) como un conjunto que proporciona, por un lado, informa- ción general (macrodescripción) y, por otro, sobre los componentes de las agrupaciones (cajas, legajos, libros, expedientes, documentos) uno tras otro (microdescripción); en cualquier caso, ambos niveles se pueden simultanear, estableciendo las relaciones existentes entre los componentes y las agrupa- ciones documentales a las que pertenecen. 234 11.  La descripción Los encabezamientos autorizados consisten en normalizar todas aque- llas palabras que pueden constituir puntos de acceso a la información, ya sean nombres de persona, organismos, funciones, localización, materias, acrónimos, etc. Ambos sistemas americanos recogen este aspecto con deta- lle y consideran al unísono que la procedencia constituye el encabezamien- to principal y punto de acceso primario. Aparte de los diversos sistemas de indización de contenido que traeremos a colación más adelante, los enca- bezamientos normalizados son el primer nivel de control sobre el lenguaje de la descripción, necesario para que esta sea uniforme, consecuente y se explique por sí misma, para comprender el contexto de los documentos y para facilitar la recuperación y el intercambio de información. Normaliza- ción que se aplica, por ejemplo, a la procedencia de los documentos, donde la denominación de la entidad originadora puede variar con el tiempo, in- cluso pasar de una a otra. El control de autoridades permite normalizar el nombre de acuerdo con una sola forma y mantener el resto mediante refe- rencias, lo que permite a usuarios y archiveros un grado de comunicación elevado. En el ámbito internacional también se realizaron avances decisivos. Fruto de la preocupación manifestada por la comunidad archivística y del mandato del Programa General de Información (PGI) para extender el desarrollo nor- mativo al Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP), el CIA viene desarrollando desde 1989 diversas iniciativas encaminadas a establecer la normativa para la descripción archivística (Normas, 1991, 11-12). En di- ciembre de dicho año se celebró en París la primera reunión de expertos para elaborar un plan de acción a largo plazo. El segundo encuentro fue en octu- bre de 1990 en Hör-Grenzhause (Alemania), donde se elaboró un borrador de declaración de principios y se acordó redactar una norma general, así como invitar a organismos no gubernamentales como la Asociación Interna- cional de Archivos Sonoros (IASA) y la Federación Internacional de los Ar- chivos del Film (FIAF) a participar en su futuro desarrollo. En enero de 1992, durante la reunión celebrada en Madrid, se adoptó el texto de la «De- claración de principios sobre la descripción archivística» (Consejo, 1992) que más tarde sería aprobado por el XII Congreso Internacional de Archivos. Asimismo, se redactó el «Proyecto ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística», que el citado congreso animó a desarrollar, y cuya versión definitiva se aprobó a comienzos de 1993 (Estocolmo) y fue publicada en la revista Janus (Consejo, 1994, 7-46), y que establecía un pe- riodo de cinco años para contrastar su validez. Transcurrido este tiempo y to- mando en consideración las diferentes aportaciones recibidas para mejorar el resultado final, el Comité de Normas de Descripción, en una reunión cele- brada en septiembre de 1999 en Estocolmo, adoptó la versión definitiva, la cual fue publicada como segunda edición, presentada y aprobada en el marco del XIV Congreso Internacional de Archivos celebrado en Sevilla en sep- 235 Archivística tiembre del 2000, mediante la edición en diversos idiomas realizada por la Subdirección de los Archivos Estatales del Ministerio de Educación y Cultu- ra español (Consejo, 2000). La Declaración de principios, fundamento teórico para la elaboración de la norma, le atribuía los siguientes propósitos, que han sido mantenidos (Consejo, 1992, 9): 1. Asegurar la creación de descripciones consecuentes, apropiadas y que se ex- pliquen por sí mismas. 2. Facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre el material archivístico. 3. Permitir el intercambio de datos de encabezamientos autorizados. 4. Hacer posible la integración de descripciones de diferentes depósitos en un sistema unificado de información. Las premisas de carácter teórico pueden ser resumidas en los siguientes pun- tos: 1. De acuerdo con el principio de procedencia, la descripción se dispo- ne y exhibe de lo general a lo particular. 2. Aun cuando es necesaria en todos los niveles del ciclo de vida, estos principios han sido concebidos para documentos seleccionados y or- ganizados, es decir, de conservación permanente. 3. La unidad de descripción más amplia es el fondo, cuyas partes cons- tituyen niveles subsecuentes. 4. Se establece un modelo jerárquico de los niveles de organización del fondo y las partes que lo constituyen, los cuales son a su vez niveles de descripción, tal y como hemos visto en la figura respectiva del ca- pítulo anterior. Cuando los trabajos de elaboración de ISAD (G) estaban avanzados, en 1993 se estableció un subgrupo dentro de la Comisión ad hoc de Normas de Descripción, con el encargo de redactar un documento de trabajo sobre los puntos de acceso en la descripción archivística. Convencido de la importan- cia del control de forma y contenido de los puntos de acceso, elaboró un an- teproyecto de norma para el control de autoridades, basado en las investiga- ciones precedentes realizadas en Canadá y en Estados Unidos, así como en los trabajos que la IFLA venía desarrollando desde los años setenta y ochen- ta. El anteproyecto fue revisado (1994) y expuesto a la comunidad profesio- nal (1995), tras lo cual se aprobó la primera versión, que unos años después fue mejorada en la segunda (Consejo, 2004). Siguiendo en la estela, se han aprobado otras dos normas complementarias: un relativa a la descripción de funciones (Consejo, 2007) y otra para la descrip- ción de instituciones que custodian fondos de archivo (Consejo, 2008). 236 11.  La descripción Estas normas internacionales, que vamos a analizar seguidamente, necesi- tan para su adecuada aplicación el complemento de normas nacionales que resuelvan la casuística producida por su interpretación, mediante reglas que establezcan desde el uso de acrónimos hasta los signos convencionales, por dar algún ejemplo. En este sentido, y hasta tanto no estén desarrolladas di- chas normas nacionales, las internacionales se pueden aplicar con total nor- malidad, como vamos a tener ocasión de comprobar, aunque siendo cons- cientes de que la diferente interpretación de las mismas puede dar lugar a variaciones sensibles entre unos centros y otros. Hubo un primer avance con la propuesta elaborada por los archiveros castellano-leoneses, que, además, constituyó una buena base para la elaboración de una futura norma nacional consensuada (Bonal, Generelo y Travesi, 2000). Posteriormente se aprobó una transposición para la comunidad catalana (Bernal et al, 2007), como se ha creado otra para Galicia (Grupo, 2010), la específica de autoridades de Aragón (Grupo, 2008); al fin se creó en 2007 la Comisión de Normas de Descripción Archivística (CNEDA), que, con un mandato más ambicioso, va dando sus frutos en este sentido (http://www.mcu.es/archivos/MC/CNEDA/ Presentacion.html, consultado el 06/04/2012). 3. La Norma Internacional de Descripción Archivística: ISAD (G) Inspirada en los precedentes más inmediatos: APPM2, MAD2 y RAD, como veremos más adelante, se han establecido veintiséis elementos que pueden ser combinados para constituir la descripción de una unidad archivística, agrupados en siete áreas de información: 1. Área de identificación: donde se incluye información esencial para identificar la unidad de descripción. 2. Área de contexto: donde se incluye información sobre el origen y la custodia de la unidad de descripción. 3. Área de contenido y estructura: donde se incluye información acerca de la organización y materias de la unidad de descripción. 4. Área de acceso y utilización: donde se incluye información acerca de la disponibilidad de la unidad de descripción. 5. Área de documentación asociada: donde se incluye información acerca de los documentos que tienen una importante relación con la unidad de descripción. 6. Área de notas: donde se incluye información específica y aquella que no puede ser incluida en otras áreas. 7. Área de control de la descripción: donde se incluye información rela- tiva al proceso de elaboración de la descripción. 237 Archivística De los veintiséis elementos solo una parte aparece y es esencial en toda descripción: • Código de referencia (signatura). • Título. • Productor. • Fechas. • Extensión de la unidad de descripción. • Nivel de descripción. Los puntos de acceso a la información se basan en los elementos de la descripción, y su valor se incrementa con el control de los encabezamientos. La ISAD (G) está planteada como un sistema de descripción multinivel que abarca el fondo y sus partes, de acuerdo con la jerarquía de las agrupa- ciones documentales y se rige por las siguientes reglas: 1. Descripción de lo general a lo específico. OBJETIVO: proporcionar información sobre el contexto y la estruc- tura jerárquica del fondo y de sus partes. REGLA: en el primer nivel de descripción se debe dar información sobre el fondo como un todo. En el próximo y siguientes niveles se ha de dar información sobre las partes que se describen. Las descrip- ciones resultantes se presentarán en una relación jerárquica de parte- todo que va del nivel más amplio (fondo) al más específico. 2. Información relativa al nivel de descripción. OBJETIVO: describir de forma precisa el contexto y contenido de la unidad de descripción. REGLA: se proporcionará solo la información que sea adecuada al nivel que se está describiendo. Por ejemplo, no debe proporcionarse información detallada del contenido de un expediente si la unidad de descripción es un fondo, ni una historia administrativa de un departa- mento entero si el productor de la unidad de descripción es una divi- sión o rama del mismo. 3. Interconexión de las descripciones. OBJETIVO: dejar clara la posición de la unidad de descripción en la jerarquía. REGLA: se relacionará cada descripción con la unidad de descrip- ción inmediatamente superior, en su caso, y se identificará el nivel de descripción. 4. No repetición de la información. OBJETIVO: evitar redundancias. 238 11.  La descripción REGLA: la información común a todas las partes se incluirá en el nivel más alto que sea adecuado. No se repetirá en un nivel más bajo de descripción la información que se haya dado ya en un nivel más alto. Como se ha dicho, Los elementos de la descripción son veintiséis, aunque solo seis de ellos son imprescindibles; la presencia del resto dependerá de los objetivos perseguidos. Agrupados por áreas son los siguientes: 3.1  Área de identificación 3.1.1  Código de referencia (signatura) Sirve para localizar los documentos en su ubicación. Debe incluir el código de país de acuerdo con la norma ISO 3166, seguido del código del archivo de acuerdo con la norma nacional, más la signatura local. Por ejemplo, la de un documento de los Archivos Nacionales de Canadá sería: CA NAC ANC - C2358, donde CA es el código de país, NABC ABNC el del archivo y C2358 la signatura de depósito. Parece claro que, salvo esta última, las informacio- nes anteriores son necesarias en el caso de conectar el archivo a alguna red de intercambio de información, pero no para su uso interno. 3.1.2 Título Ha de identificar la unidad de descripción transcribiendo su nombre si lo tie- ne o asignándole uno si no lo tiene; en este caso deberá ser breve e incluir: el nombre del productor, un término que indique el tipo documental y una frase que refleje la función, actividad, asunto, localización o tema. Ejemplos: Archivo del Ministerio del Interior (fondo)   Política Interior (sección)    Asociaciones (subsección)     Autorización de asociaciones (serie)      Asociación Nacional de Archiveros (expediente) 3.1.3 Fechas Se expresan como una fecha simple o como un periodo cronológico con in- dicación de las fechas extremas, según los casos. También se pueden señalar las fechas predominantes y las lagunas significativas. Ejemplos: 239 Archivística 1960 mayo 30 1991 1952 - 1979 1898 - 1932 (predominante 1911 - 1929) 1789 - 1823 (laguna 1793 - 1812) 3.1.4  Nivel de descripción Indica el nivel de la unidad. Ejemplo: expediente, serie, etc. 3.1.5 Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, volumen o tamaño) Debe especificarse el volumen de las unidades en cifras arábigas y la deno- minación específica del soporte documental. Ejemplos: 2 bobinas de película 128 fotografías 30 m 3.2  Área de contexto 3.2.1  Nombre del productor Sirve para identificar, siempre que no aparezca en el título, el productor o productores de la unidad de descripción. 3.2.2  Historia institucional/reseña biográfica Proporciona una historia o detalles biográficos sobre el productor de la uni- dad de descripción para situar los documentos en su contexto y hacer que sean mejor entendidos, anotando concisamente cualquier información signi- ficativa. Ejemplo: La Caja General de Reparaciones, creada por decreto de 23 de septiembre de 1936, fue un organismo dependiente del Ministerio de Hacienda cuya finalidad era auxiliar sobre todo a la población civil por los daños deriva- dos de la insurrección militar. Finalizada la guerra, se crea en 1940 la Co- misión Liquidadora de la Caja General de Reparaciones con el objetivo de devolver a sus propietarios los bienes incautados. Sus actividades finali- 240 11.  La descripción zan en septiembre de 1941, entregando al Juzgado Gubernativo de Madrid los objetos no reclamados. 3.2.3  Historia archivística Proporciona información sobre los cambios de propiedad y custodia de la unidad de descripción que sean significativos, si bien no deben incluirse los casos en los que la unidad se reciba directamente del productor, para lo cual está el próximo elemento. Ejemplo: Los documentos de la Comisión Ejecutiva del PSOE y de la UGT fueron sacados de España en 1939 y depositados en el Instituto Internacional de Historia Social de París. A consecuencia de la Segunda Guerra Mundial, en junio de 1940 los alemanes se incautan de la misma y la envían a su país, donde de nuevo es capturada —esta vez por las tropas soviéticas— y enviada a Moscú. En 1981 fue devuelta a España y depositada en la Fun- dación Pablo Iglesias. 3.2.4  Forma de ingreso Señala la procedencia, método y fecha de ingreso, salvo que sea confiden- cial. Ejemplos: Transferida por la Dirección General de Rentas. Depositado por los duques de Osuna en septiembre de 1917 y adquirido por el Estado en diciembre de 1927. 3.3  Área de contenido y estructura 3.3.1  Alcance y contenido Identifica la forma y contenido de la unidad de descripción para que los usuarios juzguen su interés potencial. Ejemplo: La serie de Propiedades y Desamortización, procedente del Ministerio de Hacienda, contiene documentación de los siglos xviii al xx relativa a minas, montes, bienes mostrencos, censos, secuestros, temporalidades, edificios públicos y referencias a todo el proceso desamortizador. Con- tiene, asimismo, los fondos de la Caja General de Reparaciones (1936- 1939). 241 Archivística 3.3.2  Valoración, selección y eliminación Se proporciona cuando se ha producido alguna acción de este tipo que afecte a la interpretación de los documentos. Ejemplo: Expedientes seleccionados uno de cada diez años. 3.3.3  Nuevos ingresos Informa al usuario sobre el cambio de volumen de la unidad en concepto de ingresos, transferencias o depósitos adicionales. Ejemplo: Los documentos de la Oficina para los Refugiados ingresarán anualmente cada treinta de mayo durante siete años, en una cantidad estimada de tres metros. 3.3.4 Organización Ofrece datos relativos a la organización de la unidad. Ejemplo: Expedientes ordenados alfabéticamente. 3.4  Área de condiciones de acceso y utilización 3.4.1  Condiciones de acceso Informa acerca de las condiciones que restrinjan o afecten a la accesibilidad, in- dicando el periodo de tiempo o la fecha límite de dichas condiciones. Ejemplos: Correspondencia familiar cerrada hasta el 2020. Es necesario obtener permiso del depositante. 3.4.2  Condiciones de reproducción Indica las restricciones en cuanto a la utilización o la reproducción, incluyen- do la norma que las rija. Ejemplos: Reproducción prohibida sin permiso de la dirección. Reproducción libre para fines no lucrativos, citando la procedencia. 242 11.  La descripción 3.4.3  Lengua/escritura de los documentos Identifica la lengua o lenguas, tipo de escritura y sistemas de símbolos utili- zados. Ejemplos: Latín. Visigótica cursiva. Bilingüe: hebreo y catalán. 3.4.4  Características físicas y requisitos técnicos Proporciona información sobre aquellas características que afecten a la utili- zación de la unidad. Opcionalmente se indicará cualquier característica di- plomática significativa que pueda afectar a su utilización Ejemplos: Imágenes desvaídas. Legible solamente bajo luz ultravioleta. Sellos y marca de agua. 3.4.5  Instrumentos de descripción Se indican todos cuantos proporcionen información relativa al contenido de la unidad de descripción. Ejemplos: Inventario. Índice de la correspondencia. 3.5  Área de documentación asociada 3.5.1  Existencia y localización de los documentos originales Se identifica cuando la unidad de descripción sea una reproducción, incluyendo a ser posible la signatura. Si los originales ya no existen, debe indicarse. Ejemplos: Original en el Archivo Histórico Nacional, Hacienda 1.233. Originales destruidos tras microfilmación, 1990. 3.5.2  Existencia y localización de copias Se indica además su ubicación y si la unidad está disponible en otro soporte. Ejemplo: Film disponible también en dvd. 243 Archivística 3.5.3  Unidades de descripción relacionadas Si la unidad de descripción está formada por documentos que tienen una rela- ción directa e importante con otra unidad, se indica dicha relación. Ejemplo: Más documentos relacionados con la empresa en los expedientes 13.452 a 13.459, concurso de acreedores. Documentación relacionada en el fondo Presidencia del Gobierno del Ar- chivo Histórico Nacional. 3.5.4  Nota de publicaciones Identifica las publicaciones que se hayan basado en la utilización, estudio o análisis de la unidad de descripción. Ejemplo: Publicado en J. González: Reinado y diplomas de Fernando III, vol. III, 124-126. 3.6  Área de notas 3.6.1 Notas Aporta información adicional importante que no se pueda incluir en ninguno de los elementos de descripción definidos. 3.7  Área de control de la descripción 3.7.1  Nota del archivero Identifica al autor y la preparación de la descripción. Ejemplo: Descripción elaborada por S. Sánchez (fondo). España. Archivo Municipal de Villarriba. 3.7.2  Reglas o normas Identifica la normativa en la que se basa la descripción. Ejemplo: Descripción basada en el Manual de catalogación de historia oral (Barce- lona: Archivo Municipal, 1999). (Series). 244 11.  La descripción 3.7.3  Fecha de la descripción Sirve para indicar cuándo se ha elaborado y/o revisado la descripción. Ejem- plo: 1998 (fondo). España. Archivo General de Simancas. 4. ISAAR (CPF). Norma internacional sobre encabezamientos autorizados archivísticos para entidades, personas y familias ISAAR (CPF) o International Standard Archival Authority Records for Cor- porate Bodies, Persons and Families sirve para establecer los encabezamien- tos autorizados que describan las entidades, personas o familias que aparez- can como productores en la descripción. Se trata de un complemento de ISAD (G), en cuya introducción ya se contempla, por la importancia que tiene controlar los puntos de acceso; lo que llevó en 1993 al subgrupo redactor de las normas a proponer el desarro- llo de una norma específica al respecto, cuya versión definitiva fue aprobada por el CIA en 1995 y cuya versión vigente es de 2004. Lógicamente tiene mucho en común con las normas bibliotecarias de con- trol de encabezamientos de autoridades, de hecho se basa en las directrices de la IFLA publicadas desde los años setenta, en el modelo canadiense y en el estadounidense y, al igual que este (APPM2), no proporciona criterios para la redacción de encabezamientos de materias. El objetivo de esta norma es ofrecer reglas generales para el estableci- miento de registros de autoridades para entidades, personas y familias, aunque prevé el futuro desarrollo de otras. Estas reglas permiten estable- cer términos normalizados utilizados como puntos de acceso en la des- cripción y, al mismo tiempo, asociar con esos términos información que pueda ayudar a los usuarios a comprender su significado. Las reglas tam- bién sirven para la creación de nexos entre diferentes registros de autori- dades. La norma se estructura en cuatro áreas: 1. Área de identificación: identifica unívocamente la entidad y define un punto de acceso normalizado. 2. Área de descripción: proporciona información pertinente sobre la na- turaleza, contexto y actividades de la entidad que se describe. 3. Área de relaciones: consigna las relaciones de la entidad con otras instituciones, personas y/o familias. 245 Archivística 4. Área de control: identifica de forma unívoca el registro de autoridad, y ofrece información acerca del cómo, cuándo y por quién se ha rea- lizado el registro o ha sido actualizado. De todos los elementos de la norma solo los siguientes se consideran esenciales: 1. Tipo de entidad. 2. Forma autorizada del nombre. 3. Fechas de existencia. 4. Identificador del registro de autoridad. 4.1  Área de identificación 1. Tipo de entidad: indica si se trata de una institución, una persona o una familia. 2. Forma(s) autorizada(s) del nombre: sirve para crear un punto de ac- ceso normalizado que identifique la entidad descrita a través de la forma normalizada de su nombre. Ejemplo: Consejo de Guerra 3. Formas paralelas del nombre: recoge las otras formas que adopta la autorizada en otras lenguas y escrituras. Ejemplos: Mestre Racional de la Casa y Corte del Rey de Aragón Mestre Racional de la Casa i Corte del Rei d’Aragó International Institute of Human Rights Instituto Internacional de Derechos Humanos 4. Formas normalizadas del nombre según otras reglas: registra las for- mas normalizadas de la entidad empleando otras normas o reglas. 5. Otras formas del nombre: registra cualquier otro nombre que no esté recogido en ninguno de los demás elementos del área de identifica- ción. Ejemplo: Consejo de Guerra y Marina Consejo de la Guerra Supremo Consejo de Guerra Real y Supremo Consejo de Guerra 246 11.  La descripción 6. Identificadores para instituciones: facilita cualquier identifica- dor numérico o alfanumérico que sirva para identificar la insti- tución. 4.2  Área de descripción 1. Fechas de existencia: registra las fechas en las que ha vivido o existi- do la entidad descrita. 2. Historia: proporciona un resumen de la misma. 3. Lugares: indica los principales lugares y/o el ámbito territorial don- de ha vivido o tenido su sede la persona, familia o institución, así como aquellos con los que se ha relacionado de una forma determi- nante. 4. Estatuto jurídico: indica el propio de una institución, si es un orga- nismo de la Administración pública, una sociedad anónima… 5. Funciones, ocupaciones y actividades: realizadas por la institución, persona o familia. 6. Atribución(ones)/fuente(s) legal(es): indica las fuentes legales origen de sus competencias, funciones, responsabilidades o esfera de activi- dad, incluida la territorial. 7. Estructura(s) interna(s)/genealogía: describe la estructura interna de una institución o la genealogía de una persona o familia. 8. Contexto general: ofrece información significativa sobre el contexto social, cultural, económico, político e histórico general, de la entidad durante su vida o actividad. 4.3 Área de relaciones Puede haber más de una relación. De hecho, esto es lo más habitual. 1. Nombres/identificadores de las instituciones, personas o familias re- lacionadas: registra los nombres y los identificadores unívocos de las entidades relacionadas para establecer un enlace con el registro de autoridad. 2. Naturaleza de la relación: identifica la naturaleza, el tipo relación en- tre la autoridad y otra entidad, que puede ser jerárquica, temporal, fa- miliar y asociativa. 3. Descripción de la relación: proporciona una descripción específica de la naturaleza de la descripción. 4. Fechas de la relación: indica las fechas durante las cuales se ha man- tenido la relación. 247 Archivística 4.4  Área de control 1. Identificador del registro de autoridad: lo identifica de forma unívo- ca en forma de código que puede incluir el código de país y los códi- gos locales y nacionales. Ejemplo: ES 47161 AGS RA00001: donde el primer elemento es el código de país, el segundo el de localidad, el tercero el del archivo y el último el número de serie dentro de los registros de autoridad. 2. Identificadores de la institución: identifican el servicio responsable de la elaboración del registro. 3. Reglas y/o convenciones: especifica las nacionales e internacionales empleadas para la redacción del registro. 4. Estado de elaboración: permite conocer si está en fase de borrador, finalizado y/o revisado o eliminado. 5. Nivel de detalle: indica si la elaboración es básica, parcial o completa. 6. Fechas de creación, revisión o eliminación: utiliza el sistema de año, mes y día. 7. Lengua(s) y escritura(s): indica las utilizadas en la elaboración. 8. Fuentes: señala las consultadas para la elaboración. 9. Notas de mantenimiento: documenta la elaboración y los cambios realizados en el registro. 4.5 Relación de instituciones, personas o familias con documentos y otros recursos Este capítulo se ha creado para ayudar a documentar las relaciones, que sue- len ser varias, entre las entidades y las agrupaciones documentales que le son propias u otros recursos, a través de los siguientes elementos: 1. Identificadores y títulos de los recursos relacionados: establece el vínculo entre el registro de autoridad y los recursos. 2. Tipos de recursos relacionados: precisan su tipología (documentos, monografía, instrumento de descripción, página web, colección de museo…). 3. Naturaleza de las relaciones: identifica su tipo (autor, depositario, administrador…). 4. Fechas de los recursos relacionados y/o relaciones: indica las fechas relevantes, de interés y explica su relevancia. Veamos un ejemplo con los elementos esenciales: 248 11.  La descripción Tipo de entidad: Institución Forma autorizada del nombre: Consejo de Guerra Fechas de existencia: 1516 (probable)/1834-03-24 Identificador del registro de autoridad: ED 47161 AGS RA 00001 5. Normas para la descripción de funciones y de instituciones que custodian fondos Veremos brevemente estas dos normas, las más recientes en el tiempo y que están en su primera edición. 5.1 ISDF. Norma internacional para la descripción de funciones (International Standard for Describing Functions) Sirve de guía para la descripción de funciones relacionadas con la produc- ción y conservación de documentos. Es una herramienta fundamental ade- más de para la descripción, para todos los procesos de gestión de documen- tos donde es necesario conocer la función (clasificación, valoración y selección e intercambio de información, entre otras). Para la descripción de funciones, la norma se estructura en cuatro áreas (identificación, contexto, relaciones y control) y un capítulo con las directri- ces para establecer las relaciones con los encabezamientos de autoridad (ISAAR CPF) y con la descripción (ISAD-G). De los 23 elementos que la componen, solo tres se consideran esenciales: • Tipo: si es una función, subfunción, proceso, actividad, tarea, acción. • Forma(s) autorizada(s) del nombre. • Identificador de la descripción de función: la identifica dentro del con- texto en el que será utilizada. Un ejemplo básico de descripción de función sería así: Tipo: Función Forma autorizada del nombre: Gestión de la investigación Identificador de la descripción de función: ES UPNA L101 249 Archivística Lo que se describe en el ejemplo es la función de gestión de la investiga- ción, redactada en España por la Universidad Pública de Navarra, en cuyo cuadro de clasificación tiene el código L101. 5.2 ISDIAH. Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo (International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings) Su objetivo es ayudar a describir las instituciones que conservan fondos do- cumentales, y de manera especial la de aquellas cuya función es precisamen- te conservarlos y difundirlos. Además, ofrece directrices para relacionar las instituciones con la descripción de los documentos que custodian y con sus productores. Es una norma especialmente diseñada para la elaboración de guías de archivos. Se estructura en seis áreas (identificación, contacto, descripción, acceso, servicios y control) y un capítulo que la vincula con los recursos archivísticos y sus productores. Tiene 31 elementos, de los que solo tres son obligatorios: • Identificador. • Forma(s) autorizada(s) del nombre. • Localización y dirección(ones). Veamos un ejemplo esencial: Identificador: ES.080193.ACA Forma(s) autorizada(s) del nombre: Archivo de la Corona de Aragón Localización y dirección(ones): C/ Almogàvers, nº 77. 08018 BARCELONA C/ Dels Comtes, nº 2 (Palau del Lloctinent o Palacio de los Virreyes). 08002 BARCELONA Sitio web: http://www.mcu.es/archivos/MC/ACA/index.html Las cuatro normas ofrecen en su conjunto una característica, y es que permiten la descripción autónoma de las diferentes entidades, su manteni- miento y gestión en subsistemas de información separados, pero interrela- cionados. Esta capacidad de relacionarse hace posible, al mismo tiempo, la creación de sistemas de descripción integrados a base de las cuatro normas, como señala L. Runa (2011, 197 y ss.), que propone un sugerente modelo conceptual de descripción que describe a las claras la relación existente en- tre los productores (ISAAR-CPF), las funciones que desempeñan (ISDF), 250 11.  La descripción los documentos que producen (ISAD-G) y los detentores de dichos docu- mentos (ISDIAH), una relación que puede materializarse en un modelo na- vegable que vincula unas normas con otras y sus descripciones, como, por ejemplo, el elemento «productor» de ISAD (G) con el de «forma autoriza- da del nombre». 6.  Los instrumentos de descripción: tipos Como hemos señalado al comienzo de este capítulo, la elección del tipo de instrumento de descripción depende de diversos criterios: la fase del ciclo de vida de los documentos, su propia naturaleza, su utilidad, las necesidades de los usuarios, los medios disponibles, entre los principa- les. Es al archivero a quien corresponde la elección adecuada a cada momento del ciclo de vida y el diseño de las herramientas. Hay que de- cir, asimismo, que no existen instrumentos de descripción cerrados en su diseño, sino que cada serie documental exige uno adecuado, al me- nos. A continuación vamos a centrarnos en algunas alternativas basadas en ISAD (G), que a falta de una norma nacional, es igualmente válida. A efec- tos prácticos se trata de un esquema marco, un formato para la descripción, del cual se toman los elementos necesarios para elaborar un instrumento de descripción adaptado a las necesidades de cada caso, para materializarse en una máscara o plantilla de entrada de datos. Entre los aspectos que quedan por resolver está también el de los formatos de presentación, que en el en- torno tecnológico pierden el valor que poseían en el mundo analógico, ya que un campo «fecha», pongamos por caso, o cualquier otro, es transmiti- do e interpretado como tal de forma inequívoca siempre que esté marcado con esa denominación, de modo que la importancia que antes tenía la dis- posición de los elementos en la presentación de la descripción, ahora es irrelevante. Tradicionalmente hemos considerado que había un instrumento de des- cripción adecuado a cada agrupación documental, de modo que los docu- mentos (simples y compuestos) eran objeto del catálogo, las series documen- tales del inventario, y los subfondos y fondos de las guías. Esto sigue siendo así, o podemos continuar admitiéndolo, si creemos necesario establecer dis- tinciones. Nosotros lo vamos a observar aquí a efectos expositivos y pedagó- gicos, aunque dudamos de la pertinencia de la distinción entre los dos prime- ros, al menos. En una organización que base sus actividades en documentos en papel, parece lógico conformarse con un nivel de profundidad en la des- cripción adecuado a la utilidad y destino de los mismos; en una basada en documentos electrónicos, donde no se requiere la intervención humana en el proceso de descripción, sino solo en su diseño, se puede alcanzar el nivel de 251 Archivística exhaustividad que se decida, con independencia de otro criterio que el de su utilidad y conveniencia. 6.1  La guía Proporciona información sobre todos o parte de los fondos de uno o más archivos, describe globalmente las grandes agrupaciones documentales, es- boza la historia de los organismos productores y facilita información auxi- liar acerca del archivo o archivos y los servicios disponibles. Es un instru- mento de información genérico, especialmente adecuado para los archivos históricos y para proporcionar información práctica, útil para usuarios aje- nos a la organización. Como hemos visto, dispone de una norma específica (ISDIAH), a la que nos remitimos, de ahí que no le dediquemos mayor atención. Tradicionalmente se editaban en formato libro, pero ha cambiado a la edición web para una mayor difusión, mejor consulta y más rápida ac- tualización. Un buen ejemplo es el del Censo-guía de archivos de España e Iberoamérica (http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/portada.htm, consul- tado el 07/04/2012). 6.2  El inventario El inventario describe las unidades que componen las series documentales y lo hace con un nivel de profundidad suficiente como para garantizar una can- tidad de información satisfactoria para los usuarios y, al mismo tiempo, con la sumariedad necesaria como para permitir la descripción uniforme de todo el volumen documental de una organización. Este instrumento es la verdade- ra obra del archivero, pues condensa la actividad intelectual del trabajo sobre el fondo documental: la clasificación y la descripción, aunadas con una do- ble finalidad: conocer qué es lo que se tiene y cómo está organizado, de una parte, e informar con precisión acerca de su contenido y localización, de la otra, de modo que ante cualquier búsqueda documental ofrezca siempre una respuesta pertinente y rápida. Para elaborarlo, basta con los elementos obligatorios y algunos más opta- tivos, con lo que ofrece información suficiente para localizar los documentos en el tiempo y en su ubicación física, conocer su organización, e individuali- zarlos para que cada cual elija entre todas las opciones las de su interés. Lo- gra la mejor relación costes/beneficios porque permite describir uniforme- mente los fondos y proporcionar unos niveles de información satisfactorios para los usuarios, lo cual no obsta para que en determinadas series documen- tales, con indudable interés informativo, el archivero deba elaborar otros ins- trumentos que las describan en detalle. Los elementos de la ficha de inventario analítico son: 252 11.  La descripción  1. Área de mención de identidad. 1.1. Código de referencia. 1.2. Título. Obligatorios 1.3. Fechas. 1.4. Nivel de descripción. 1.5. Volumen y soporte de la unidad de descripción. 2. Área de contexto. 2.1. Nombre del productor. 3. Área de contenido y estructura.  3.1. Alcance y contenido. 3.2. Valoración, selección y eliminación. 3.4. Organización. Optativos 4. Área de condiciones de acceso y utilización. 4.1. Condiciones de acceso. 4.5. Instrumentos de descripción. 5. Área de documentación asociada. 5.3. Unidades de descripción relacionadas. Algunos de estos elementos merecen ser vistos con algún detenimiento: • El volumen: no es necesario explicitarlo cuando es el expediente o el li- bro habituales, sino cuando se trate de unidades extraordinariamente voluminosas como puede ser un expediente que ocupe varias cajas o un libro en diversos tomos. • Alcance y contenido: consiste en representar el contenido de la unidad de descripción para una amplia gama de usuarios potenciales, y no solo del archivero; por ello, hay que ser objetivo y el resultado deberá ser in- teligible por sí mismo, sin que sea necesario acudir a los documentos para verificar su contenido. Todo producto administrativo presenta dos objetos centrales a localizar y describir: los actores y el objeto de la ac- ción administrativa. Siempre que uno de los agentes sea la propia enti- dad, es ocioso señalarlo a cada paso. Muchas veces, la denominación de la serie es suficiente para resumir el contenido de los documentos adscritos a la misma, en cuyo caso po- dremos repetirla en tal concepto. La datación será el elemento que los individualice. Así, por ejemplo, en una serie de libros de actas del pleno de un ayuntamiento, del consejo de administración de una empresa…, será suficiente con la denominación de la serie. Otro tanto sucedería con los libros de registro de entrada, de salida (de documentos), de plicas, censos, padrones, y otros muchos más. Aunque el soporte no sea el li- bro, muchas series presentan características similares: la corresponden- cia, los expedientes de servicios… En estos casos, el archivero valorará —en función de la demanda— la calidad informativa y redactará otros 253 Archivística auxiliares como pueden ser los índices, que faciliten un acceso más pre- ciso. Por ejemplo, los libros de actas que contienen las deliberaciones y los acuerdos de los órganos superiores de cada entidad contarán con ín- dices que pormenoricen su contenido. • Valoración, selección y eliminación: se especifica lo que corresponda de acuerdo con el calendario de conservación, y en todo caso siempre que la serie no se conserve íntegramente. • Organización: cuando exista algún sistema distinto al de la tramitación. • Condiciones de acceso: se indican si existe algún impedimento al libre acceso. • Instrumentos de descripción: cuando haya alguno que mejore la propor- cionada por el inventario. • Unidades de descripción relacionadas: indica aquellas que tienen una relación directa e importante. Veamos algunos ejemplos fijándonos más en la excepción que en la norma: Un libro de actas del pleno de un ayuntamiento en varios tomos: 1993 1.1 Actas Libro de actas del Pleno 36.254-36.257 4 tomos Índices Las cifras 1.1 indican el nivel de descripción (código del cuadro de clasi- ficación), y actas es la denominación de la serie. Un expediente personal: 1977-1989 2.5.1–expedientes personales María Antonia García Maldonado, jefe de Servicio de Recursos Humanos 7.254 Acceso restringido Un expediente relativo al impuesto sobre la circulación de vehículos: 1986 3.3.4 –I.C.V. Impuesto sobre la circulación de vehículos 15.610-15.615. 6 cajas Se conserva completo uno de cada cinco años, los terminados en 1 y 6 Acceso restringido. 254 11.  La descripción Un expediente sobre la concesión de la construcción del enlace entre la carretera nacional I y la 634 entre San Sebastián y Orio: 1973 2.5.4–concesión de obras Contratación de la obra de construcción del enlace entre la N-I, km 36, entre San Sebastián y Orio, concedida a Consorcio de Carreteras, S. A. 73.555 1 caja Documentación relacionada en: 71.294-71.298, proyecto técnico: 72.003-72.004, expropiaciones. De este modo, cada expediente ha sido descrito en los términos imprescin- dibles para garantizar una información suficiente. Hemos dado a los ejemplos un formato de presentación con cierta lógica y solo a título ilustrativo. 6.3  El catálogo El catálogo tiene la finalidad de describir exhaustivamente, así en sus carac- teres internos como en los externos, las piezas documentales (documentos sueltos) y las unidades archivísticas (expedientes), si se trata de documentos en papel seleccionados según criterios subjetivos (por su valor histórico, para una exposición, publicación…); si es en un sistema de gestión de documen- tos electrónicos, se aplica a todos ellos, o es susceptible de ello al menos. Para los documentos en papel, el catálogo es el menos recomendable de todos los instrumentos de descripción, desde un punto de vista práctico y de servicio, a tenor de las necesidades descriptivas y de las carencias de medios materiales y humanos de la mayoría de los archivos. En tiempos pasados al- gunos profesionales de archivos históricos dedicaron su tiempo y los escasos medios puestos a su alcance en la confección de primorosos catálogos, mien- tras que el investigador se veía obligado a exprimir su intuición para intentar sondear en el grueso de los fondos a través de unos instrumentos descriptivos trasnochados y raquíticos. Por fortuna, los criterios han evolucionado y el ca- tálogo desempeña el papel que le corresponde, es decir, el de ser un instru- mento al que se recurre excepcionalmente. Los elementos que lo componen son, como mínimo, los siguientes: 1. Área de identificación: 1.1. Código de referencia. 1.2. Título. 1.3. Fechas. 1.4. Nivel de descripción. 1.5. Volumen y soporte de la unidad de descripción. 255 Archivística 2. Área de contexto: 2.1. Nombre del productor. 3. Área de contenido y estructura: 3.1. Alcance y contenido. 4. Área de condiciones de acceso y utilización: 4.3. Lengua/escritura de los documentos. 4.4. Características físicas y requisitos técnicos. 5. Área de documentación asociada: 5.1. Existencia y localización de los documentos originales. 5.2. Existencia y localización de copias. 5.3. Unidades de descripción relacionadas. 5.4. Nota de publicaciones. La fecha La fecha de todo documento se subdivide en dos elementos: la data crónica y la data tópica. La primera está compuesta por el año, el mes y el día. El año deberá expresarse en cifras arábigas y empleando el sistema de datación cris- tiano actual, en los casos de documentación medieval o de otras culturas, de modo que los demás sistemas aparecidos en los documentos (era hispánica, pontificados, etc.) deberán convertirse con el auxilio de unas tablas cronoló- gicas. El nombre del mes se indicará en letras y completo, sin abreviaturas, o en numeración arábiga, como el día. Ambos deberán ser reducidos al sistema actual cuando no aparezcan así originariamente (festividades litúrgicas, días andados…). Cuando la fecha no venga expresada, pero sea deducible por elementos inherentes o externos al documento, se escribe entre paréntesis; por ejemplo: (1237. Noviembre. 23. Sevilla). En caso de no ser posible, se indica tal cir- cunstancia con un s. d. (sin datación). La data tópica consiste en el nombre del lugar en el que se otorga el docu- mento, situado a continuación de la crónica y escrito con ortografía moderna. Como norma general figurará exclusivamente el topónimo del lugar de expedi- ción, simplificando de ese modo el encabezamiento. Cuando no venga expresa- do pero pueda deducirse de su propio contenido, se escribirá entre paréntesis, y cuando esto no sea posible, se dejará en blanco el lugar reservado al efecto. Alcance y contenido Consideramos los siguientes aspectos: el autor (en cuanto otorgante, el que realiza la acción), el acto en sí mismo (donación, venta…), el destinatario de este y el resumen del contenido textual. El nombre del autor, escrito con ortografía moderna, encabezará este segmento de la descripción, seguido, cuando el documento lo permita, de su cargo, dignidad u oficio; aspecto que conviene evitar cuando se 256 11.  La descripción trate de pontífices y monarcas, en cuyo caso es suficiente añadir el or- dinal y, opcionalmente, el sobrenombre por el que se lo conozca (ejem- plo: Alfonso XI, Carlos IV, León XIII, y nunca el rey Juan II o el papa Clemente III). También está de sobra anteponer los tratamientos (don/ doña), no digamos ya otros más engorrosos (como Excelentísimo y si- milares), pues, aunque su consignación en el documento pueda ser re- flejo de una determinada preminencia social, a efectos del catálogo es un elemento superfluo. Comenzar por el tipo diplomático (Real Cédula, Decreto…) carece de rigor científico, pues se trata de un elemento se- cundario. El acto que representa el documento puede muy bien expresarse conden- sado en una sola palabra, a través de la cual se relaciona al autor con el desti- natario. Así, «Alfonso XI confirma a…» cuando se trate de una confirma- ción; «Pedro Pérez de Arriaga, corregidor de Guipúzcoa, sentencia…» si se trata de una sentencia judicial. El destinatario precisa los mismos requisitos que el autor y huelga en consecuencia repetirlos. El resumen del contenido textual debe ser breve, preciso y conciso, expre- sando el objeto central del documento sin dar lugar a divagaciones ni a por- menorizaciones circunstanciales. Es sabido que no resulta fácil condensar en unas cuantas líneas el contenido de un documento extenso textual y concep- tualmente, pero no lo es menos que la función del catálogo consiste en des- cribirlo y ayudar al consultante a decidir sobre la conveniencia o no de su lectura, por lo que dependerá del buen criterio del catalogador la búsqueda de esa ráfaga descriptiva. La lengua/escritura de los documentos La primera —latín, francés, etc.— se señala cuando no sea el castellano. La escritura o tipología paleográfica indicará el tipo o tipos de escritura emplea- dos en la redacción. Puede considerarse un elemento optativo y especialmen- te reservado a la producción documental antigua, medieval y de los inicios de la Edad Moderna; basta en todo caso con expresar su denominación gené- rica sin entrar en detalles, por ejemplo: gótica cursiva, cortesana, procesal… Las características físicas y los requisitos técnicos Hay que tener en cuenta las medidas del soporte, base por altura, expresadas en milímetros, siempre que no sean normalizadas, así como el número de fo- lios o páginas. El soporte material se especifica si es diferente al papel. El sello, si es que lo lleva o falta, debe mencionarse: sello de plomo pendiente de hilos de seda, sello en cera, a falta de sello en placa… La tipología diplo- mática, siempre que pueda establecerse con acierto y teniendo la precaución de no aceptar a pie juntillas la calificación que pueda llevar el documento, sin antes haberla contrastado con el estudio de su estructura: real cédula, pro- 257 Archivística visión real… La tradición documental sirve para aclarar, en caso de no ser original, si se trata de una copia simple, de un traslado auténtico… El estado de conservación permite al consultante hacerse una idea de lo que va a en- contrar en cuanto a facultades físicas se refiere. Existencia y localización de los originales Se emplea, asimismo, para señalar dónde se encuentran los originales que contienen documentos catalogados como insertos. Existencia y localización de copias También se indica si existen versiones del mismo documento. Nota de publicaciones Señala cuantas obras publiquen, citen o regesten el documento catalo­gado. Antes de finalizar, veamos un ejemplo de ficha completa: 1237 marzo 20 Vitoria Fernando III «el Santo», rey de Castilla y León, confirma al concejo de Oyarzun el fuero y el término territorial concedidos por su abuelo Alfonso VIII, encomendando asimismo a los hombres de San Sebastián el mantenimiento de unas amistosas relaciones y su colaboración defensiva. ES/G/AMR, 213. B.1.1 Pergamino. 306 × 303. Signo rodado. Sello de plomo perdido, conserva restos del vínculo. Privilegio rodado. Carolina de transición. Conservación general buena. Latín. Gamón, J. I.: Noticias (6), p. 118 (traduce al castellano). Gorosabel, P.: Diccionario (10), t. IV, p. 704. Banus, J. L.: El fuero (3), pp. 237-239. González, J.: Reinado (8), t. III, pp. 124-126. También podemos necesitar catalogar otros documentos como son los ma- pas, planos, dibujos, croquis… Los elementos que hay que tener en cuenta son aquellos que permitan identificar el documento, sus características, in- formación y ubicación; es decir, los siguientes: 1. Área de identidad: 1.1. Código de referencia. 1.2. Título. 1.3. Fechas. 1.4. Nivel de descripción. 1.5. Volumen y soporte de la unidad de descripción. 258 11.  La descripción 2. Área de contexto: 2.1. Nombre del productor. 3. Área de contenido y estructura: 3.1. Alcance y contenido. 4. Área de condiciones de acceso y utilización: 4.4. Características físicas y requisitos técnicos. 5. Área de documentación asociada: 5.2. Existencia y localización de copias. 5.3. Unidades de descripción relacionadas. Las características físicas y los requisitos técnicos Indica la materia del soporte, escala, dimensiones, tintas, colores y demás detalles del documento. Unidades de descripción relacionadas En su caso señalará la unidad de la que el documento ha sido desgajado para su correcta colocación o con la cual se relaciona directamente. Veamos un ejemplo. Se trata de un plano de la ciudad de Pamplona reali- zado sobre papel por Juan Antonio Toreli en 1706 y que se encuentra en la sección de Estado del Archivo Histórico Nacional (León, 1979, 70): 1706 marzo 3 ESP/MAD/ AHN-E629 Plano de la ciudad y castillo de Pamplona, destacando los bastiones y las puertas, y el curso del río Arga. Con explicaciones topográficas. Juan Antonio Toreli, profesor de matemáticas (lo delineó). 420 × 580. Escala 250 toesas = 95 mm.; 1:5.116. Manuscrito en tinta negra, iluminado en verde, amarillo, ocre y carmín. Dispone también de diapositiva color. Procede del legajo 297 de la misma sección. El objeto de catalogación puede ser también una pieza documental com- puesta o un expediente, por lo que antes de nada deberá estar ordenado. Los elementos que componen la descripción catalográfica son esencialmente los mismos que en los documentos, aunque presentan ciertas características en los casos siguientes: Fechas Se consignan las extremas, es decir la inicial y la final de la pieza. Ello no quiere decir que la inicial sea la del documento más antiguo, sino la del que inicia la tramitación, pues a veces lleva documentos anexos de fecha anterior (por ejemplo, partidas de nacimiento, certificados…). También existe cierta tendencia a confundirla con la del registro de entrada, que no es sino una di- 259 Archivística ligencia administrativa. Asimismo, la fecha final la proporciona el documento de resolución o el último, en el caso de expedientes incompletos, pero nunca la diligencia de archivo. Alcance y contenido Además del resumen, incluye la relación de los documentos contenidos, re- sumidos muy brevemente y con su fecha. Conviene tener buen cuidado en no incluir las diligencias salvo que contengan una resolución. Veamos un ejemplo (León, 1980, 233-234): 1789-1802 ESP/MAD/AHN-E2.829/56 112 folios Instalación de una fábrica de albayalde y ácidos vitriólicos en La Carolina por parte de Maximiliano Brisseau, boticario y químico, financiada mediante un préstamo o sobre fondos de bienes mostrencos. Contiene: 1.   Resumen del expediente para el secretario de Estado (29. Abril. 1789). 2.   Minuta disponiendo que se haga ensayar a Brisseau las operaciones que exponía en su memorial (Aranjuez, 9. Mayo. 1789). 3.   Informe favorable del químico real Pedro Gutiérrez Bueno (Madrid, 31. Mayo. 1789). 4.   Solicitud de Brisseau a Floridablanca, pidiéndole audiencia para exponer sus pretensiones (Aranjuez, 2. Junio. 1789). 5.   Memorial suplicando se le conceda prórroga para la devolución del préstamo que le concedieron del fondo de bienes mostrencos (La Carolina, 14. Mayo. 1802). 6-7. Minutas dirigidas a Brisseau y al subdelegado general de mostrencos, Francisco Nogués, notificándoles la prórroga durante dos años (Gerona, 26. Octubre. 1802). 8.   Resumen del expediente para el rey (s. d.). 7.  La descripción de los documentos electrónicos Los documentos electrónicos, cumpliendo la misma función que los analógi- cos, poseen diferencias que ya hemos tratado en el segundo capítulo. Por lo que hace a la descripción, el objetivo es el mismo; lo que varía es la forma de llevarlo a cabo (Guercio, 2001, 238-269). Las normas anteriores siguen sien- do válidas en tanto formatos de descripción, que nos proporcionan los ele- mentos que vamos a utilizar en cada caso en función del tipo de descripción que realicemos. A partir de aquí utilizaremos metadatos, usando sus normas específicas, los esquemas necesarios y los perfiles de aplicación adecuados. Lo que existe, por tanto, son las normas de metadatos que ya hemos conoci- do al tratar del documento electrónico y esquemas de metadatos para la des- cripción, lo que no existe son normas específicas para la descripción de do- cumentos electrónicos, pues el objeto —la información— no varía. 260 11.  La descripción Los esquemas de metadatos para la descripción se suelen desarrollar inte- grados en esquemas más amplios que incluyen los demás procesos de ges- tión de documentos y al respecto se pueden encontrar múltiples ejemplos de entre los que destacamos los del Reino Unido (Public Record Office, 2002) y Australia (National, 2008). Asimismo, hay una norma compartida con las bibliotecas denominada METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) que es multipropósito, por cuanto ofrece un formato basado en XML para codificar los metadatos ne- cesarios para la gestión de objetos digitales y para su intercambio entre reposi- torios o entre repositorios y sus usuarios (http://www.loc.gov/standards/mets/, consultado el 09/04/2012). Un documento METS consta de siete secciones: 1. Cabecera METS: contiene metadatos que describen el propio docu- mento METS, e incluye datos como su creador, editor, etc. 2. Metadatos descriptivos: tanto internos, como externos. 3. Metadatos administrativos: ofrece información sobre cómo se crea- ron y almacenaron los archivos que conforman el objeto digital, dere- chos de propiedad intelectual, metadatos sobre el objeto original a partir del cual se obtuvo la representación digital, e información so- bre la procedencia de los archivos que conforman el objeto digital. También pueden ser internos y externos. 4. Sección archivo: relaciona todos los archivos con contenidos que for- man parte del objeto digital. 5. Mapa estructural: es la parte principal de un documento METS. Re- coge la estructura jerárquica del objeto digital, y enlaza sus secciones con los archivos de contenido y los metadatos correspondientes a cada una de ellas. 6. Enlaces estructurales: permite registrar la existencia de hiperenlaces entre las secciones del mapa estructural. Tiene gran valor cuando se usa METS para archivar sitios web. 7. Comportamientos: se puede usar para vincular comportamientos eje- cutables con los contenidos del documento METS. 7.1 Descripción Archivística Codificada / Definición de Tipo de Documento (EAD/DTD) Otro aspecto muy relevante, ligado al avance normalizador que viene experi- mentando la descripción archivística, es su adaptación a los requisitos del tratamiento e intercambio de información a través de las redes y de los siste- mas informáticos (Santamaría, 2003, 45-103). El principal resultado en este terreno es la EAD (Encoded Archival Description Document Type Definition) o Descripción Archivística Codificada, fruto de una iniciativa de varias insti- 261 Archivística tuciones norteamericanas (http://www.loc.gov/ead, consultada el 07/04/2012) lideradas por la Society of American Archivists, con el objeto de poder ade- cuar las normas de descripción (APPM, RAD e ISAD) al procesamiento téc- nico (etiquetado) que se necesita para su tratamiento y difusión mediante las tecnologías de la información y de las telecomunicaciones (Pitti, 1997, 268- 283; Ruth, 1997, 310-329). La primera versión, la 1.0 (1998), fue publicada en Estados Unidos en 1999, y su traducción al español corrió a cargo de la Fundación Histórica Tavera (Encoded, 2000). La versión actual es la de 2002 y ambas están accesibles en la página web citada. Es una norma para la codificación de los instrumentos de descripción ar- chivísticos utilizando XML (Extensible Markup Language), con una estruc- tura de datos normalizada para instrumentos de descripción que permite intercambiarlos, acceder a ellos a largo plazo y emplear la información que contienen. Es, asimismo, un formato de comunicación que permite a los ar- chivos distribuir electrónicamente instrumentos de descripción, es indepen- diente de plataformas informáticas y emplea poderosas herramientas para buscar, recuperar, mostrar y navegar por los instrumentos de descripción. EAD se basa en los principios de organización, especialmente los de descripción, de los archiveros, y no representa cambios, sino adaptación a las normas descriptivas. El lenguaje de marcado utilizado es XML para su tratamiento en Internet. En ese sentido, la compatibilidad entre las normas de descripción, en especial ISAD (G) y EAD, es absoluta, ya que esta últi- ma —por ser más exhaustiva en los niveles— se ha elaborado cuidando de que las áreas y campos de la norma estuviesen recogidos. EAD permite tanto crear nuevos instrumentos de descripción, como adap- tarse a los ya creados conforme a las normas, y convertir los existentes sin normalización. Tiene, además, por objeto facilitar el intercambio y el manejo de los instrumentos de descripción. Permite difundir, intercambiar y compar- tir datos, descripciones estructuradas y la elaboración de bases de datos con- juntas entre sistemas archivísticos distintos con independencia de las plata- formas tecnológicas. A pesar de sus innegables logros ha sido puesta en cuestión por la falta de metadatos uniformes (Prom, 2002, 51-72), su poca adecuación a archivos pequeños (Prom, 2002b, 257-275) y la falta de co- nexión con los usuarios en el diseño de los instrumentos de información (Young, 2002, 5-28), aspecto que no sería privativo de EAD. 7.2  EAC. Encoded Archival Context Se trata de un modelo normalizado para la codificación y el intercambio de in- formación contextual sobre los productores de documentos, y las circunstancias que contribuyeron a su creación y uso (Pitti, 2005, 9-22). Un contexto complejo y de varios niveles que puede implicar individuos, familias, organizaciones, so- 262 11.  La descripción ciedades, funciones, actividades, negocios, procesos, lugares geográficos, acon- tecimientos y otras entidades. Para recoger los agentes responsables de la crea- ción y uso de los documentos, es decir organizaciones y personas, se ha elaborado EAC-CPF, orientada a la descripción codificada de individuos, fami- lias e instituciones que crean, preservan, usan y son responsables de los docu- mentos en diferentes formas. El esquema usa XML para permitir el intercambio normalizado (Dryden, 2010, 160-163) (http://www.library.yale.edu/eac/ y http:// eac.staatsbibliothek-berlin.de/, consultados el 09/04/2012). 8.  La indización Cuando se habla de sistemas de indización, como señala Díez Carrera (1994, 86-92), a quien seguiremos en este epígrafe, «con frecuencia encontramos distintas denominaciones que hacen referencia a un mismo concepto: siste- mas o “lenguajes de indización”, “lenguajes terminológicos”, “lenguajes controlados”, “lenguajes normalizados”, “lenguajes de recuperación”, “len- guajes documentales”…, aportando cada uno de los adjetivos que acompa- ñan a “lenguajes” y a veces a “sistemas” una característica de estos —sirven para indizar el contenido de los documentos, constituidos por términos, con- trolados y normalizados…— y todos ellos remiten a un conjunto de palabras y/o términos que tienen como misión sintetizar y representar el contenido de los documentos por parte del profesional de la documentación, para recupe- rarlos de este modo por el usuario». La indización comprende tres etapas (AENOR, 1991, 57-63), que adapta- das a los documentos son: 1. Examen del documento y determinación de su contenido, prestando atención a los siguientes elementos: emisor (actor), receptor, canal (procedimiento), mensaje (asunto) y contexto, siguiendo a Jakobson en su teoría del acto comunicativo (Jakobson, 1974). 2. Identificación y selección de los conceptos principales, extraídos del documento mediante análisis intelectual, y transformados posterior- mente en términos de indización. 3. Selección de términos de indización que expresen los conceptos de los documentos, bien mediante términos contenidos en ellos o a tra- vés de otros que elijamos y sean representativos. Los lenguajes de indización empleados para reflejar el contenido de los documentos son: • Lenguajes codificados, numéricos o alfanuméricos, como los emplea- dos en la clasificación. 263 Archivística • Lenguajes libres. • Lenguajes controlados. • Lengua humana. Nos vamos a centrar en los más empleados, el segundo y el tercero, para lo cual seguiremos a Van Slipe (1991): • Los lenguajes libres se construyen a partir de la lectura de los documen- tos, cuyo contenido es reflejado mediante palabras claves o descriptores libres. • Los lenguajes controlados se elaboran tras estudiar la temática de los fondos así como el nivel y las peticiones de los usuarios; son las listas de materia y los tesauros. La diferencia reside en que los primeros se construyen a posteriori y los segundos a priori; veámoslo: • Las palabras clave son las significativas o llenas de contenido (mientras que los artículos, pronombres, conjunciones y preposiciones son vacías desde el punto de vista semántico, aunque tienen contenido gramatical). Como no precisan labor intelectual alguna, son extraídas a partir de la descripción o, cada vez con más frecuencia, del texto completo de los documentos registrados en el ordenador. Estas palabras forman una lista ordenada alfabéticamente —junto con su frecuencia de aparición o solo el número de documentos en los que aparecen— y actualizada a medida que se analiza la información. Si esto es una de las ventajas del sistema, la falta de normalización —palabras de todas las formas y categorías gramaticales, ambiguas, etc.— es uno de los grandes inconvenientes, que genera una alta tasa de ruido («documentos no pertinentes extraí- dos») y de silencio («documentos pertinentes no extraídos») en las bús- quedas (Díez Carrera, 1994, 88-89). • Los descriptores libres. Este lenguaje se diferencia del anterior en dos aspectos: — El proceso intelectual a través del cual el indizador va elabo- rando —tras la lectura de cada documento— una lista formada por términos representativos de los conceptos. — El indizador debe alcanzar cierto grado de homogeneidad que no existe en las palabras claves, como que los términos sean nombres y vayan en singular, por ejemplo. • Las listas de encabezamientos de materia son una relación de térmi- nos normalizados a priori y aplicables en principio para simbolizar 264 11.  La descripción el conjunto del conocimiento general. El indizador sintetiza el con- tenido de los documentos a través de los descriptores registrados en la lista […] en cuya elaboración la lingüística juega un papel superior al desempeñado en los anteriores sistemas, ya que se utilizan medidas de control para evitar la sinonimia, polisemia, homonimia y conseguir la uniformidad morfológica y sintáctica de los términos. Díez Carrera, 1994, 89 • Los tesauros (Laureilhe, 1981; Currás, 1991). Podemos definir el tesau- ro como […] un vocabulario finito, elaborado a priori, formado por términos controla- dos y normalizados, que sirve para la indización y recuperación de documentos pertenecientes a un dominio particular del conocimiento humano; al referirse a un campo científico del saber, los términos representan conceptos unívocos y necesitan organizarse a través de una serie de relaciones —de equivalencia, je- rárquicas y asociativas— que se entretejen formando con ellos una estructura semántica tupida. Díez Carrera, 1994, 89-90 En el caso de los archivos, el dominio particular lo constituyen los fondos in- dividualmente o por categorías. Las relaciones son: • De equivalencia: señalan la sinonimia entre varios términos e indican el que ha sido tomado como descriptor. Gráficamente se representan por los símbolos USE y Up (usado por): el primero sirve para dirigir del término no preferente al preferente, de un no descriptor a un descriptor, por lo general escrito con distinta tipografía. Por ejemplo: tren USE transporte ferroviario; en el caso contrario, transporte ferroviario Up tren. • De jerarquía: representadas mediante los símbolos TG (término genéri- co) y TE (término específico), los cuales indican relaciones de género- especie, parte-todo… Por ejemplo Organizaciones internacionales TE ONU, Industria TE Industria papelera. • De asociación: representadas mediante TR (término relacionado), pue- den ser de semejanza, causalidad… Por ejemplo: Patrimonio etnológico TR Excavación arqueológica. Al elegir un sistema para indizar los documentos, deberemos tener en cuenta que la complejidad o el control del lenguaje es directamente propor- 265 Archivística cional a la precisión de las búsquedas. En consecuencia, la evaluación (Chaumier, 1986) se realizará analizando el «ruido» y el «silencio»; es decir, consideraremos: • El número de documentos pertinentes encontrados. • El número de documentos pertinentes no encontrados: silencio. • El número de documentos no pertinentes encontrados: ruido. • El número de documentos no pertinentes no encontrados. Otro de los factores que inciden en la recuperación de la información es la extensión del lenguaje documental, o sea, la cantidad de conceptos y de términos empleados. Utilizando pocos y de significado muy amplio, la sub- jetividad del analista es menor y la indización más sencilla, pero en contra- partida es difícil recuperar la información de forma precisa. En el caso con- trario, empleando muchos conceptos específicos, las respuestas del sistema acusan en gran medida la subjetividad del indizador. Todos estos sistemas pueden ser construidos de forma manual o, lo más común en los últimos tiempos, informáticamente, haciendo uso de softwares estadísti- cos y lingüísticos, y de bancos terminológicos. El uso de la informática trae nu- merosas ventajas, traducidas todas ellas en mayor rapidez y precisión en el traba- jo con los términos: ordenación automática, detección de errores ortográficos, su registro y relaciones directas o aviso de su ausencia, búsquedas a partir de uno determinado o de todos los relacionados, así como las variantes y los contextos en que aparecen. Díez Carrera, 1994, 91 Los logros alcanzados por la archivística en esta materia han sido tradi- cionalmente modestos; sin embargo, en los últimos años y de la mano de las nuevas tecnologías, ha habido cierta eclosión de tesauros y otros sistemas de indización (Direction, 1989; Martin, 1993; Santos, 1994; Doménech, 1997; Grupo, 1999; Comisión, 2010). 9.  Los instrumentos de control Si la descripción tiene como finalidad hacer accesibles los documentos, di- cha accesibilidad tiene un componente físico, la recuperación material de los documentos, y otro legal, marcado por el régimen jurídico que afecte a las materias contenidas en los mismos; por lo cual hace falta establecer ins- trumentos que permitan armonizar el acceso a los documentos con su inte- gridad y su mantenimiento. Las situaciones que pueden darse son las si- guientes: 266 11.  La descripción • Los usuarios acceden directamente a los documentos. • Los usuarios acceden a los documentos mediante la intervención de un responsable de los mismos. El primero de los supuestos se da cuando los usuarios son miembros de la propia unidad que los genera; el segundo se refiere tanto a otros usuarios in- ternos como externos. A fin de que la consulta y el préstamo se hagan en condiciones de seguridad para los materiales, se elaboran los instrumentos de control sobre el uso y servicio de los documentos. Para controlar tanto las consultas como el envío de documentos a otras dependencias, deberá elaborarse un registro (una base de datos), en el que constarán al menos los siguientes datos: • Descripción del documento/expediente. • Signatura de instalación. • Identificación del solicitante (nombre, apellidos y dependencia). • Fecha de consulta/salida. • Fecha de devolución. • Rúbrica del peticionario. • Rúbrica del responsable del archivo de gestión. Si trabajamos en un entorno informático, nos resultará muy fácil traer- nos la descripción y la signatura del archivo, la fecha de salida será auto- mática y el sistema nos advertirá cuando se haya sobrepasado la de devolu- ción. Este es un aspecto, la devolución, en el que deberán establecerse distintos plazos en virtud de la naturaleza del usuario y de las necesidades del objeto prestado. En cualquier caso, y como se trata de documentos de gestión, conviene trabajar con lapsos breves. En cuanto a las rúbricas serán las mismas que las previamente codificadas en el sistema de validación electrónica, y en caso de no existir se usará la palabra de identificación/ac- ceso del usuario. Por lo que se refiere a los usuarios externos, las consultas las efectuarán a través del servicio de archivo y en sus dependencias o a través de los medios de información de que disponga. Para controlar las consultas en sala por par- te de consultantes e investigadores, estableceremos los siguientes instrumen- tos: 1. Un registro de investigadores en el que conste su nombre, dos apelli- dos y la dirección, el tema de investigación y la categoría del mismo en caso de ser reseñable. 2. Un boletín de consulta en el que consten nombre y apellidos, fecha, documentación solicitada y su signatura de archivo. 267 Archivística Con estos procedimientos tan simples podremos elaborar las estadísticas de usuarios del archivo. Ello nos permite conocer en todo momento en qué manos se encuentran los documentos, reclamarlos ante las oficinas que se demoren en su uso, al tiempo que nos servirá de orientación a la hora de ele- gir el instrumento descriptivo de las distintas series en función de su mayor o menor uso, o reproducir aquellos documentos que por su excesiva consulta y consiguiente manipulación corran riesgo de verse deteriorados. 268 12.  El expurgo de los documentos: valoración, selección y eliminación El incremento exponencial de las actividades humanas, la proliferación de organizaciones públicas y privadas que producen información y documentos de manera imparable, como resultado de crecientes y más sofisticadas atri- buciones, impulsadas de forma determinante por las tecnologías, que además han incorporado a los individuos en esta vorágine, han derivado desde hace mucho en la hiperinflación de información y documentos, también conocida como sobrecarga de información (information overload), imposible de con- servar en su totalidad y además innecesaria. De este modo, la buena marcha de un sistema de archivo, la gestión de los documentos como recurso básico de información, está condicionada por la solución de un problema clave: adecuar el enorme volumen de documentos a los recursos disponibles. De hecho, incluso si los archivos pudieran almacenar y atender la totalidad de los complejos y voluminosos expedientes, informes, memorias, fotografías, mapas, do- cumentos informáticos y otros documentos de una organización o institución moder- na, la propia cantidad de materiales los haría de hecho inutilizables. Daniels, 1990, 53 La cuestión es que, además de innecesario, es imposible retener todo los que se produce por incapacidad material. Para hacernos una idea de la magnitud del problema entre 2006 y 2011 se calcula que se multiplicó por nueve el vo- lumen de información electrónica producida, capturada y replicada, mientras 269 Archivística que solo lo hizo por cuatro la capacidad de almacenamiento (Gantz et alii, 2008, 3-4) y entre 2007 y 2011 se estima que la tasa de crecimiento anual de la información digital y en papel en las empresas ha sido del 67% (Gantz, Boyd y Dowling, 2009, 3). Se trata de un reto para la sociedad en general y para los archiveros en particular que ya en 1960 no pasó inadvertido a la aguda observación de Robert Henry Bautier, para quien el archivero, de con- servador «se ha convertido en una suerte de especialista de la eliminación: es el hombre que sabe destruir» (Bautier, 1961, 1138). 1.  Antecedentes y configuración del expurgo En materia de expurgo se ha inventado poca cosa, aunque se ha avanzado mucho. Decimos que se ha inventado poco porque todas las entidades —pú- blicas o privadas— vienen observando la eliminación de documentos desde la noche de los tiempos. Cuando son abandonados a su suerte en desvanes, bodegas, graneros…, se están destruyendo; cuando ante la remodelación de espacios, el traslado de sede o simplemente por atiborramiento de papeles estos son llevados en camiones como basura o para ser reciclados, se está ha- ciendo expurgo. Cuando se eliminan sistemas informáticos, se reciclan orde- nadores en la creencia no contrastada de que la información está a salvo en otro lugar, se está perdiendo. A nadie debe extrañarle nada de lo dicho, y aunque se trata de una práctica aberrante, ha sido y sigue siendo frecuente. El avance consiste en que, aparte estas prácticas, se destruye la mayor parte de los documentos pero con orden, de acuerdo con criterios previamente es- tablecidos y orientados a garantizar la conservación de los más importantes, o eso se pretende. Hasta hace menos de cien años —como indicara M. Duchein— nadie se planteaba graves cuestiones sobre la legitimidad del expurgo, ni de los cri- terios adoptados para destruir los documentos, por entonces corrientes: la defensa de los derechos del Estado y de los particulares, los acontecimien- tos importantes —los relativos al poder público y a la élite social— eran las razones que justificaban la conservación de los documentos. Los mis- mos historiadores, embarcados en la historia evenemencial, dinástica, insti- tucional, militar, no veían utilidad alguna en los documentos administrati- vos, más allá de su valor de gestión. Hoy día, en cambio, con la evolución de las ciencias sociales, de la propia historia y sus diversos métodos de análisis, resulta muy complicado vislumbrar los límites de la utilidad para la conservación. Precisamente, esta toma de conciencia se produce en el momento en el cual el pro- greso de las técnicas de reprografía y de duplicación, así como la extensión de las in- tervenciones del Estado en todos los sectores de la actividad económica y social, 270 12.  El expurgo de los documentos: valoración, selección y eliminación multiplican hasta el infinito la masa de documentos, hasta el punto de hacer, en sen- tido estricto, su producción, su conservación y su utilización incontrolables e inma- nejables. Duchein, 1983, 41 y ss. Tradicionalmente algunos autores insistían en la necesidad de conservarlo todo, siquiera fuese desorganizado, para no privar a las generaciones futuras de estas fuentes de información. Pero este deseo no es operativo, ni desde el punto de vista económico (Boles y Young, 1991) ni desde el informativo. Los recursos materiales y humanos que la sociedad puede dedicar a la conserva- ción son limitados y muy inferiores a su capacidad para producir documen- tos; asimismo, estaríamos haciendo un flaco favor a las generaciones venide- ras transmitiéndoles un legado archivístico casi imposible de manejar e inservible en buena parte. Tampoco las necesidades presentes podrían ser sa- tisfechas a costa de una conservación maximalista, no solamente por las ra- zones aducidas, sino porque cualquier búsqueda informativa es tanto más lenta e imprecisa cuanto mayor sea el volumen de los documentos no perti- nentes. Los modernos criterios que rigen el expurgo (Vázquez, 206) han sido sis- tematizados y difundidos por la archivística norteamericana, especialmente a partir de su autor cumbre: T. R. Schellenberg; sin embargo, sus orígenes se encuentran en dos tradiciones europeas, la británica y la alemana, tal y como señaló en su estudio Oleg Kolsrud (1992, 26-39), donde se compendia la gestación de los principios que rigen sobre la materia. En Gran Bretaña —como en Francia, Alemania y otros países— se afrontó desde muy pronto el problema del exceso de documentos. Ya la Public Record Office Act de 1877 autorizaba a destruir los posteriores a 1715 que no tuvie- ran valor para su uso legal, histórico, genealógico o anticuario; algo más tar- de, en 1898, la autorización se ampliaba a los fondos posteriores a 1660. Des- de sus orígenes, la archivística inglesa prima el punto de vista administrativo, y son las propias oficinas las encargadas de seleccionar los documentos a conservar, antes de remitirlos al archivo. Esta es la tradición que recogió Jen- kinson al establecer que la eliminación era responsabilidad de las administra- ciones, y el archivero un intermediario entre estas y los investigadores. Tras la Segunda Guerra Mundial —siguiendo esa línea—, británicos y norteamericanos fundamentaron en tres criterios la conservación perma- nente de los documentos: deben arrojar luz sobre el funcionamiento de las administraciones, servir para la reconstrucción de su historia o contribuir a la investigación en general. En 1952 se estableció en Inglaterra el Comité Grigg, encargado de estudiar un nuevo sistema de selección. Como resulta- do de sus trabajos se diseñó uno nuevo, basado en dos criterios: el adminis- trativo y el histórico. En consecuencia y a partir de ese momento, los docu- 271 Archivística mentos son seleccionados en dos etapas. En la primera, realizada por las administraciones de origen a los cinco años de su tramitación, entre el 50 y el 90% es destinado a la destrucción sin mucho esfuerzo, mediante la apli- cación del criterio administrativo. Transcurridos veinticinco años llega la segunda revisión en la que, aplicando el criterio histórico, los documentos deben ser reducidos a un tamaño manejable, esta vez por parte de los archi- veros. Aunque fue severamente criticado por el informe Wilson (1981), que reclamaba para los archiveros un papel más activo en la selección, el Go- bierno respondió de forma negativa. Posteriormente, y como resultado de las medidas adoptadas por los National Archives para la gestión de los do- cumentos en las organizaciones, el papel profesional es mucho mayor me- diante la elaboración de guías, normas y calendarios de conservación vin- culantes. En Alemania la tradición es completamente distinta: los cuadros de expur- go fueron desarrollados tempranamente (desde 1832), y el archivero ha desem- peñado siempre un papel destacado en el proceso; además, las preocupacio- nes se han centrado siempre en la conservación antes que en la destrucción. El interés para la investigación es el criterio más invocado por la archivística germana. H. O. Meisner estableció en 1937 tres reglas básicas para la valora- ción: la edad de los documentos, el contenido informativo y el orden jerár- quico de las administraciones (central, regional, local). Este último criterio, según el cual cuanto más abajo en la escala se encuentre una administración, menor será el valor de sus documentos, fue el más criticado. F. W. Zimmer- mann propuso como argumento que el contenido y no su origen, la pertenen- cia y no la procedencia, debía ser la razón decisiva para la conservación o destrucción. Estableció el valor de mercado de los documentos, pero no el derivado del punto de vista crematístico, sino el que viene dado por la de- manda y, en tal sentido, su valor lo indica el interés actual o el posible interés futuro que presentan. A mediados de los cincuenta, Schellenberg, bebiendo de ambas tradicio- nes, estableció su teoría de los dos valores del documento: • Valor primario: el que tiene para la Administración de origen. • Valor secundario: el que posee para la investigación; es de dos tipos: — Testimonial: documentos con información sobre la historia, la orga- nización y las funciones de la Administración de origen. — Informativo: documentos importantes para la investigación en ge- neral. La influencia inglesa queda patente en el valor primario, es decir, el que poseen los documentos para la entidad que los ha creado. La diferencia estri- ba en que Schellenberg y la escuela americana no reconocen la división fun- 272 12.  El expurgo de los documentos: valoración, selección y eliminación cional entre administradores y archiveros en el proceso de selección; en con- secuencia, apreciar el valor primario no es tarea exclusiva de aquellos, sino también y sobre todo de los archiveros. Con todo, la preeminencia británica del punto de vista administrativo se ve reflejada en el concepto de valor testi- monial. La teoría germánica impregna, asimismo, los escritos de Schellenberg, re- flejada en las recomendaciones que hace para apreciar el valor testimonial, basadas en el lugar que ocupe la entidad dentro de la jerarquía administrati- va. Por otra parte, el valor informativo se basa abiertamente en la teoría de Zimmermann y, al mismo tiempo, el papel destacado que debe desempeñar el archivero en todo el proceso del expurgo hunde sus raíces en la esencia de la tradición archivística alemana. La obra de Schellenberg representa una síntesis de las corrientes inglesa y alemana que incorpora al caso norteamericano y difunde internacionalmente. Como veremos en adelante, estos principios permanecen en esencia e inspi- ran los procedimientos de expurgo en todo el mundo. En la última década del siglo pasado se establecieron nuevas aportacio- nes, basadas por una parte en la introducción de otros criterios sobre los que trabajar y, por otra, en la reinterpretación de los clásicos. Bajo distintas deno- minaciones como macroselección, selección funcional y otras, la diferencia fundamental radica en que el objeto de análisis no son tanto los documentos, cuanto las funciones que desarrollan las organizaciones y el contexto en el que se producen. Uno de sus principales exponentes, Terry Cook (2001), sos- tiene que los aspectos a considerar son el porqué de la producción y del uso de los documentos, las funciones y los procesos que materializan y cuáles se pretende documentar con la conservación. En este sentido, el objeto de análi- sis son las estructuras organizativas, las funciones y las relaciones que me- dian entre ambas, las subdivisiones estructurales producidas para el desem- peño de subfunciones, así como el análisis del entorno donde actúa la organización y las relaciones con la sociedad. Este enfoque propone centrar la mirada del archivero en temas de gobernanza, esto es, tratar de compren- der lo que hace una organización y documentarlo (Cook, 2004, 5-18). Se tra- ta, con todo, de un modelo que termina aplicándose sobre los documentos, objeto en definitiva de la selección, que cuenta con experiencias exitosas (Ducharme, 2001-2002, 45-65). También en los últimos años se ha producido una cierta corriente de pen- samiento teórico que especula con la posibilidad de que la selección y la pro- pia producción de los documentos no sean objetivas, sino cargadas de inten- cionalidad, y que al seleccionar lo que se conserva y lo que se destruye se están creando valores, más que identificando valores supuestamente objeti- vos. De este modo, se produciría una suerte de selección intencionada y do- losa bastante alejada de la pretendida neutralidad archivística (McKemmish et alii, 2005). Este punto de vista, que no vamos a entrar a discutir porque no 273 Archivística es el objeto de este trabajo, se enmarca en la corriente de lo que hemos deno- minado archivística posmoderna, que tiene más de especulación histórico-fi- losófica que de archivística. Más allá de otras consideraciones, la práctica del expurgo tiene una meto- dología bien asentada y cuya aplicación garantiza unos resultados confor- mes. Es un proceso relacionado y paralelo al de la identificación de funcio- nes y estructuras, y de las series documentales derivadas de ellas; en este sentido, el análisis del proceso de producción y de los resultados en forma de documentos constituye la base. A partir de ahí, se procede a la valoración de las funciones o de las series para determinar su destino, a la selección o atri- bución de destino mediante el calendario de conservación y a la eliminación o la conservación, según proceda tras el paso anterior. 2.  Principios que rigen el expurgo 2.1  Organicidad de los documentos El expurgo está indisolublemente unido a los conceptos de ciclo de vida del documento y de fases del archivo. El ciclo de vida del documento, ya lo hemos visto, abarca desde su crea- ción en el curso de una tramitación administrativa, hasta el momento en el que se decide su eliminación o su conservación definitiva, y corre paralelo a las fases del archivo, las cuales se distinguen en función de: 1. La utilidad administrativa y legal de los documentos. 2. La utilidad histórica. A partir de esto, se diferencian tres periodos: a) Periodo de utilidad corriente: documentos conservados en la Ad- ministración de origen. b) Periodo de utilidad intermedia: documentos conservados en el ar- chivo intermedio. c) Periodo de utilidad definitiva: documentos conservados en el ar- chivo histórico. Combinando ambos elementos, interés administrativo-legal e histórico, la reglamentación del expurgo gobierna la totalidad del ciclo de vida de los do- cumentos, fijando para cada serie documental la duración de la conservación en su Administración de origen y su transferencia a un archivo intermedio, donde son destruidos o transferidos parcial o íntegramente a los archivos his- tóricos para su conservación definitiva. 274 12.  El expurgo de los documentos: valoración, selección y eliminación 2.2  Proceso anticipado Tradicionalmente ha sido llevado a cabo a partir de la acumulación de docu- mentos en un modelo que podríamos denominar reactivo, porque trata de re- accionar ante una situación dada; si embargo, es un proceso que se debe afrontar en el momento del diseño y de la puesta en marcha del sistema, de modo que los análisis realizados sobre la organización, su estructura, funcio- nes y series producidas, tal y como hemos visto en el capítulo quinto, sirvan de base para este proceso. Con todo, y sobre todo en organizaciones con al- gún tiempo de existencia es inevitable —es incluso lo habitual— reaccionar ante la sobrecarga de documentos. Siendo ello habitual, es preferible situarlo en el punto cero del ciclo de vida de los documentos, esto es, en la fase de diseño; cuando se produzca el análisis para la reingeniería de procesos, es el momento de afrontarlo, como lo será también cuando se establezcan proce- sos nuevos para el desarrollo de nuevas actividades, que requieren el diseño de nuevos documentos. 2.3  Inalienabilidad de los documentos públicos La eliminación de los documentos públicos, en cuanto integrantes del patrimo- nio de las naciones, está sujeta a determinados requisitos legales orientados a garantizar la conservación de los documentos constitutivos del patrimonio his- tórico y la inalienabilidad de los derechos colectivos e individuales contenidos en ellos. Aparentemente se produce una contradicción, ya que mientras los or- ganismos públicos producen documentos que están llamados a formar parte del patrimonio documental, el propio Estado autoriza y, aún más, fomenta la eliminación de dichos documentos en su práctica totalidad. Sin embargo, la contradicción solo es aparente, ya que, además de las razones aducidas hasta ahora, no todo documento público tiene por qué engrosar el patrimonio si con el paso del tiempo no ofrece un valor consistente. Por ello, las administracio- nes públicas regulan legalmente el expurgo mediante su inserción en la nor- mativa sectorial: leyes de archivos, de patrimonio histórico… 2.4 El documento no es un fin en sí mismo Se crea con una finalidad primera de carácter administrativo-legal al servicio de la gestión que, pasado el tiempo, puede llegar a transmutarse en utilidad histórico-cultural. Todo documento, desde el punto en que ha perdido el pri- mer valor y el segundo no es consistente como para justificar los costes y problemas que su conservación implicaría, es considerado subproducto ad- ministrativo y, en consecuencia, eliminado. 275 Archivística 2.5  Conservar para informar Dicha función no consiste en acumular todos los productos administrativos, de cualquier modo y en cualquier condición, sino de modo y manera que los documentos estén organizados y en servicio, sean comunicables y ofrezcan interés. 2.6  La sustitución no es la solución Sea cual sea la tecnología aplicada (analógica o digital), los costes por mi- niaturizar el problema de volumen no se justifican por conservar documentos irrelevantes. En definitiva se conserva para informar, y en este punto se trata de eva- luar la cantidad y la calidad informativa de los documentos, para decidir uno u otro destino. 3.  La valoración Como su propio nombre indica, la valoración es la fase del proceso de ex- purgo destinada a descubrir, a apreciar, los valores inherentes a los docu- mentos y su gradación. La valoración debe hacerse sobre la base de un co- nocimiento profundo de la organización, de lo que hace y cómo lo hace; las relaciones que median entre las series y con las actividades son fundamen- tales para la valoración (Schellenberg, 1958, 170). Consiste en el estudio de las series documentales una por una: su origen funcional, la naturaleza de los actos que recogen, la tipología documental, el valor que han tenido o puedan conservar en adelante para la entidad que las ha creado, el que pue- dan ofrecer para su propia historia, para la investigación en general y para la difusión cultural; es decir, su valor administrativo, legal e histórico, de información y de investigación, presente y futuro. En definitiva se trata de apreciar el valor de los documentos de cara a establecer los criterios que ri- jan su destino. La determinación del valor de los documentos para su archivo es una operación de juicio y, por lo tanto, es necesariamente más o menos subjetiva. Pero esta subjetivi- dad puede reducirse al mínimo siempre que se definan los objetivos y criterios de evaluación, es decir, si se establecen previamente unos patrones o normas de valora- ción en función de las cuales el evaluador formule sus juicios. Rieger, 1979, 221 276 12.  El expurgo de los documentos: valoración, selección y eliminación 3.1  Requisitos legales Es evidente que la definición de tales objetivos y criterios no puede dejarse ex- clusivamente en manos de los archiveros, pues exigiría de estos hallarse en po- sesión de una erudición universal, algo que resulta inalcanzable y que no es ne- cesario, ni tan siquiera deseable; para ello, la solución adoptada en los países más avanzados es la constitución de comisiones interdisciplinares de expertos. La comisión de expertos, que suele recibir distinta denominación (comi- siones calificadoras de documentos, comisiones de valoración y selección, comisiones de acceso y evaluación…), tiene su ámbito en la organización so- bre la que actúan, desde las más complejas como la Administración general del Estado o de una Comunidad autónoma, hasta las más pequeñas; se cons- tituye como un grupo de estudio del que forman parte representantes de la entidad o unidad orgánica que produce los documentos, administrativistas, tecnólogos, investigadores y archiveros. Al estar presentes todos los grupos interesados en el proceso documental: creadores, juristas, usuarios y gesto- res, que representan el abanico más amplio de puntos de vista, se obtienen las máximas garantías de que el resultado se acerque al ideal objetivo en la medida de lo posible. Su función consiste en estudiar, evaluar, establecer los principios o pautas por los cuales se atribuye a las series documentales un grado de valor que va desde el cero al más alto, y por último dictaminar para que resuelva el órgano competente. Como el destino de los documentos tiene implicaciones legales, así como de responsabilidad social, existe un entorno normativo que variará según la naturaleza de la organización y del sector en el que desarrolle sus activida- des, pero que básicamente afecta a todas y se compone de los siguientes ele- mentos (Cruz Mundet, 2006, 257-258): 1. En primer lugar, se encuentra la legislación general, por un lado la ar- chivística, que afecta a todas las entidades, estableciendo los requisi- tos, así como los procedimientos para el expurgo, la existencia de au- toridades fiscalizadoras y el alcance de su jurisdicción. 2. Por otro lado, está la de carácter patrimonial y declara la naturaleza y composición del patrimonio histórico de la nación o de otro territorio a escala, las obligaciones respecto de ese patrimonio y su protección. 3. En tercer lugar están las leyes sectoriales de carácter transversal, que afectan a todas las organizaciones en cuestiones determinadas y de obligatorio cumplimiento en razón de la naturaleza de las actividades (fiscalidad, sanidad y gestión pública, por citar alguna). 4. Después está la normativa específica, que afecta a sectores de activi- dad determinados y no poseen carácter transversal y resulta, habitual- mente, muy precisa en cuanto a la valoración, plazos de utilidad y conservación se refiere. 277 Archivística 5. Por último, están las normas de las que se haya dotado la propia orga- nización para regular esta cuestión tan relevante, que en el caso del sector público alcanza el grado de inalienabilidad de los documentos por definición, y en el privado viene determinado por la responsabili- dad y por el valor conferido a la conservación de su propio patrimo- nio histórico. 3.2 Criterios Aun cuando la valoración posee un componente subjetivo, combatido me- diante el concurso del número más amplio posible de puntos de vista, existe una serie de criterios universales que se han ido fraguando en las experiencias de algunos países —según hemos podido observar— recogidos en su momen- to por T. R. Schellenberg (1958, 163-209) y mantenidos en esencia sin varia- ciones apreciables, lo que demuestra su acierto y validez. Los que a continua- ción se relacionan son criterios generales de carácter orientativo, pautas de comportamiento para afrontar el análisis de las series documentales. Los criterios que hay que tener en cuenta en todo proceso de valoración documental son los siguientes: 1. La jerarquía administrativa y funcional. El valor de los documentos depende en buena medida del lugar que el productor ocupe en la pirá- mide organizativa. En toda entidad existen niveles de: • Dirección: donde se toman las decisiones relativas a las políticas, a los procedimientos y a la organización. • Desarrollo: de esas políticas desde el punto de vista legal, económi- co, administrativo, investigador… Tienen a su cargo las denomina- das funciones sustantivas, aquellas que comportan el trabajo profe- sional y técnico de la entidad. • Gestión: administrativa, financiera… que realizan operaciones con- cretas y frecuentemente rutinarias, denominadas funciones facilita- tivas. 2. Los valores primarios. Son aquellos que poseen los documentos para el organismo de origen y que persisten incluso después de haber per- dido su valor corriente de gestión. Son de carácter: • Administrativo (directivas, normas, reglamentos…). • Legal (documentos que reflejan derechos y deberes de la entidad). • Fiscal (presupuestos, instrumentos contables…). • Científico y tecnológico (resultado de investigaciones puras y apli- cadas). 278 12.  El expurgo de los documentos: valoración, selección y eliminación • Los referidos a la protección de los derechos cívicos, legales, fis- cales, de la propiedad… de ciudadanos particulares o de la ciuda- danía en general. Este es, además, un criterio orientativo —aunque no único ni exclu- yente— para estimar el valor futuro de los documentos, pues los que cuentan con un alto valor primario y presentan mayor frecuencia de consulta, presumiblemente alcanzarán en el futuro un gran valor históri- co derivado de su condición de piezas maestras. En definitiva, «la com- prensión del valor administrativo de los documentos es absolutamente indispensable para apreciar su valor histórico» (Boisard, 1985, 200). 3. Los valores secundarios. Derivados de su importancia para la investi- gación, son de dos tipos: • Valores testimoniales, es decir, aquellos que reflejan los orígenes y la evolución histórica del organismo productor, sus facultades y funciones, su estructura organizativa, sus programas, normas de ac- tuación, procedimientos, decisiones y operaciones importantes. Son indispensables para la entidad creadora y para la investigación: — Para la primera contienen el conocimiento y la experiencia. — Para la segunda son la fuente de recursos más efectiva sobre lo que se ha hecho en realidad. • Valores informativos, es decir, aquellos que contribuyen sustancial- mente a la investigación y al estudio en cualquier campo del saber. La información no interesa tanto por referirse al modus operandi de una entidad, cuanto porque trata cuestiones distintas, ajenas a sí misma. Según los estableciera Schellenberg, los valores informati- vos pueden referirse a personas (tanto físicas como jurídicas), cosas (entendidas como lugares, edificios y otros objetos materiales) y fenómenos (acontecimientos, cuestiones sociales, políticas…). Al enjuiciar el valor informativo de los documentos y, en general, cualquier otro valor, han de tomarse en consideración tres aspectos: — La exclusividad: que la información no se encuentre en otras se- ries de modo tan o más completo. — La forma en que se encuentra, que puede ser: intensiva, extensi- va o diversificada. — La importancia que los documentos pueden tener para la inves- tigación y la cultura. 279 Archivística La distinción entre valores testimoniales e informativos la realizó Schellenberg por motivos puramente expositivos, pues no son exclu- yentes, sino que pueden ser simultáneos. Estos son los criterios que, expresados de una forma muy similar, se han adoptado como estándares en la norma ISO 15489, según la cual la conser- vación de los documentos se fundamenta en un análisis basado en cinco cri- terios (ISO 15489—2, 2001, 11): 1. Determinar los requisitos legales o administrativos. 2. Determinar su uso. 3. Determinar los vínculos con otros documentos, agrupaciones o siste- mas. 4. Considerar la amplia variedad de usos (usuarios externos, necesida- des futuras de la organización, exigencias legales, fiscales, políticas, sociales o de otro tipo). 5. Asignar periodos de conservación sobre la base de la evaluación total del sistema, tomando decisiones equiparables en casos similares. Estos criterios vienen a dar la clave de los objetivos de la valoración y de la selección, tal cual vienen expresados en [ISO 15489.1 (2001, 12)]: 1.  Cumplir con las necesidades presentes y futuras mediante: a) La conservación de información relativa a las decisiones y a las actividades pasadas y presentes como parte de la memoria corporativa, para informar en el presente y en el futuro las decisiones y las actividades. b) La conservación de pruebas de las actividades pasadas y presentes para cumplir con las responsabilidades. c) La eliminación de los documentos que no se necesitan por más tiempo, tan pronto como sea posible y de una forma autorizada y sistemática. d) La conservación del contexto de los documentos que permitirá juzgar a los futuros usuarios la autenticidad y la fiabilidad de los mismos, incluso en los casos en los que los sistemas donde se conserven hayan sido cerrados o su- frido cambios significativos. 2. Cumplir con los requisitos legales, asegurando que se documenta, se comprende y se implementa el entorno normativo aplicable a la gestión de los documentos sobre actividades específicas. 3. Cumplir con las necesidades actuales y futuras de los interesados internos y ex- ternos mediante: a) La identificación de los intereses forzosos o legítimos que pueden tener los interesados en la conservación de los documentos por más tiempo del que son necesarios para la propia organización, donde se pueden incluir intere- 280 12.  El expurgo de los documentos: valoración, selección y eliminación sados como socios, clientes y otras personas afectadas por las decisiones o las acciones de la organización, y otros a quienes la organización podría fa- cilitarles sus documentos para cumplir con los requerimientos de responsa- bilidad, tales como auditores, autoridades legales, entidades fiscalizadoras, autoridades archivísticas o investigadores. b) La identificación y la valoración de los beneficios legales, financieros, po- líticos, sociales y otros beneficios positivos derivados de la conservación de los documentos para servir los intereses de la investigación y de la sociedad en su conjunto. c) El seguimiento de las regulaciones de la autoridad archivística apropiada cuando sean aplicables. Los documentos identificados para su conservación continua es probable que sean aquellos que: —  Proporcionan prueba e información sobre las políticas y las acciones de la organización. —  Proporcionan prueba e información de la interacción de la organización con la comunidad de clientes a la que sirve. —  Documentan los derechos y las obligaciones de los individuos y de las or- ganizaciones. —  Contribuyen a construir la memoria de una organización con fines científi- cos, culturales o históricos. —  Contienen prueba e información sobre actividades de la incumbencia de in- teresados internos y externos. La evaluación es la fase clave de todo el proceso de expurgo, por cuanto las decisiones adoptadas determinarán el contenido de lo que se conserve permanentemente, es decir, las fuentes archivísticas de información que legaremos a las generaciones futuras. Muchos son los autores que mani- fiestan abiertamente su angustia ante el grado de acierto, es decir, el valor que en el futuro pueda tener el legado archivístico. ¿Es posible que con el tiempo se revelen imprescindibles para la investigación series actualmente eliminadas? Es una incógnita sin solución y obsesionarnos con ella proba- blemente no nos lleve muy lejos. El archivero debe esforzarse en aplicar los criterios de valoración con la mayor objetividad posible, siendo cons- ciente de que se encuentra inmerso en una realidad social y de que actúa en un momento y bajo circunstancias concretas que influyen poderosa- mente en sus decisiones. Evidentemente el orden archivístico está empa- pado de orden social. El valor es algo inherente al documento y existe an- tes de que lo analice el archivero; por ello, la valoración es un proceso durante el cual no solo se identifica el valor de los documentos, sino que se crea o se destruye ese valor en función del contexto y del momento (Brothman, 1991, 81). 281 Archivística 4.  La selección Es la tarea por la cual se determina el destino de los documentos a partir de su valor, es decir, los plazos de tiempo límites para su conservación o des- trucción y la modalidad empleada al efecto. Entre los documentos que van a ser conservados indefinidamente y en su totalidad, y los documentos despro- vistos de interés, por consiguiente destinados a la destrucción, existe una am- plia zona de conservación parcial, es decir, a seleccionar. La selección se produce en dos etapas sucesivas, una de carácter concep- tual y otra práctica. En la primera, partiendo de los valores identificados, se deciden y establecen los plazos y las modalidades de selección para cada se- rie documental; esta etapa depende de la propia valoración y participa de sus criterios y procedimientos. En la segunda, se actúa directamente sobre las se- ries aplicando el método de selección apropiado a cada caso. Como quiera que todos los documentos no poseen el mismo valor, se es- tablecen distintos plazos y modalidades de eliminación o, si se prefiere, de conservación, partiendo de tres premisas: 1. Existen documentos de valor imperecedero que serán conservados siempre. 2. Hay documentos cuyo valor es consistente, pero que caduca en dife- rentes plazos de tiempo. 3. Existen series documentales que conviene conservar en su totalidad, pero en otros casos basta con guardar fragmentos a modo de testimonio. 4.1  Criterios y etapas Los criterios de selección son los empleados en la valoración, por cuanto aquella es un resultado de esta. Veamos algunos ejemplos: cuando una serie documental, las actas del Consejo de Ministros, ha mostrado poseer valores suficientes, el resultado será la conservación íntegra y permanente; en otro caso, la serie de las declaraciones del impuesto sobre la renta de las personas físicas, cuyo valor puede ser más o menos consistente pero imposible de con- servar por su volumen, además de que los datos esenciales están contenidos en otras series, se seleccionará una muestra. Si se trata de una serie de nómi- nas del personal, la selección será su conservación temporal para ser destrui- da una vez transcurrido el periodo de utilidad. Por cuanto tiene de dictamen que sentencia el destino de los documentos, la selección es el aspecto más peliagudo del proceso de expurgo y, en conse- cuencia, precisa el concurso de los usuarios, administración e investigadores. Esta primera parte de la selección es tarea que incumbe a todos, ya que los 282 12.  El expurgo de los documentos: valoración, selección y eliminación productores de los documentos deberán aclarar los plazos de tiempo durante los cuales van a necesitarlos para el desarrollo de sus actividades, los juristas el de valor administrativo, legal y accesibilidad; los investigadores, por otra parte, deberán exponer sus criterios y preferencias respecto del grado de in- tegridad con que se conservarán las series. El resultado final de estos trabajos —lo veremos más adelante— es el ca- lendario de conservación, donde se relacionan las series documentales y la suerte reservada a cada una de ellas; mas, como quiera que se trata de instru- mentos que deciden la destrucción de documentos, en el caso del sector públi- co deberán contar con el sustento legal necesario, sea por la vía reglamentaria o por cualquier otro procedimiento, según ha sido explicado con anterioridad. Entrando en el terreno práctico, técnico, de la selección, esta se realiza en tres grados sucesivos (Bastien, 1994, 223): •  Depuración de los expedientes (durante su etapa activa). • Una primera selección (al término del periodo de trámite y durante la etapa intermedia). • Una segunda selección (al término del periodo intermedio, incluso durante el periodo definitivo: es el delicado asunto de la selección de documentos ya aceptados como históricos). Estos tres grados de selección —como señala H. Bastien­— están unidos a la noción de densidad o concentración de la información en los documentos. Según se ha podido demostrar, aplicando ciertas reglas económicas y parti- cularmente la ley de Pareto utilizada para la planificación, resulta que: • Del 5 al 15% de los documentos representan del 65 al 75% del valor (categoría A). • Del 20 al 30% de los documentos representan del 20 al 30% del valor (categoría B). • Del 65 al 75% de los documentos representan del 5 al 15% del valor (categoría C). Las tres categorías se relacionan con los grados de selección, de modo que la depuración se aplica a la categoría B, la primera selección a la C y la segunda a la categoría A. 4.2 Métodos Los métodos empleados para la retención de los documentos seleccionados varían en función de diversos factores, tales como la dimensión del sistema y del fondo documental, la etapa del ciclo de vida en la que se realice, las ca- 283 Archivística racterísticas de cada serie documental…, de modo que no siempre se aplica el mismo, ni siquiera uno concreto, sino en combinación. En esencia pode- mos distinguir los que exponemos a continuación. 4.2.1  Selección pieza por pieza Se trata de un procedimiento previo realizado en las administraciones de ori- gen, donde los propios administradores deben depurar sus productos antes de remitirlos al archivo, revisándolos pieza por pieza a fin de eliminar los bo- rradores, duplicados, copias de referencia y cuantos documentos hinchan in- necesariamente los expedientes. Aunque desde el punto de vista conservacio- nista puede ser considerado el método ideal, por cuanto permite el estudio individualizado de las unidades archivísticas, debido a la lentitud y a la nega- tiva ratio costes/beneficios, resulta imposible de aplicar salvo en organiza- ciones muy pequeñas. 4.2.2  Selección cualitativa En función de la naturaleza del criterio empleado puede ser intrínseca o ex- trínseca (Guyotjeannin, 1984, 9): • Intrínseca. Se basa en «la determinación a priori de un criterio intrínse- co, cuya presencia o ausencia determinará la conservación o la elimina- ción sistemática de cada documento o expediente, examinado uno tras otro». Por ejemplo, en la selección de expedientes judiciales se puede establecer como criterio la conservación de todos los referentes a los grandes casos de una época, a personajes destacados, al movimiento obrero, a la lucha política…; o en una serie de expedientes de personal los que se refieran a personalidades, a determinadas categorías de traba- jadores altamente cualificados, etc. Este método responde a la necesi- dad de eliminar series voluminosas sin interés global, por una parte, y de conservar lo que se considera relevante para la investigación, por la otra; sin embargo, al tratarse de un criterio cambiante, debe ser combi- nado con otros métodos basados en atributos extrínsecos, determinados total o parcialmente por el azar, para garantizar que cualquier otra cate- goría de documentos esté representada. • Extrínseca. Según sea el criterio elegido el nombre, la fecha o la locali- zación geográfica, distinguimos las siguientes variedades: — Alfabética. Empleada para expedientes que contienen datos de ca- rácter personal, consiste en elegir aquellos cuyos apellidos comien- 284 12.  El expurgo de los documentos: valoración, selección y eliminación cen por una o más iniciales. El problema que debemos tener en cuenta con este método es el de la representatividad, pues en fun- ción de su origen (romano, eslavo, germánico…) los patronímicos tienden a emplear prioritariamente como iniciales unas letras más que otras, lo que puede provocar problemas de subrepresentación o sobrerrepresentación. — Cronológica. Consiste en seleccionar los documentos de determi- nados años (uno cada cinco, diez…) o tomados al azar o los con- siderados significativos o más importantes por los acontecimien- tos desarrollados. Otra práctica consiste en conservar una representación de cada año, bien sea un mes determinado, un mes rotatorio o uno elegido al azar. Este tipo de selección plantea dos inconvenientes: uno de representatividad, es decir, hasta qué pun- to la información conservada puede ser extrapolable a otros años, y otro de discontinuidad de la información debida a los cortes cronológicos. — Topográfica. Se basa en la elección de áreas geográficas cuya do- cumentación es conservada íntegramente, o la de determinados lu- gares de cada área. Este método se aplica, por ejemplo, a documen- tos de servicios periféricos de una organización, de entre los cuales se seleccionan los de uno o los de varios para su conservación ínte- gra; también se emplea para series que abarcan amplios territorios, en las que se eligen los documentos relativos a varios lugares de cada demarcación, por ejemplo los censos agrícolas. El inconve- niente es, una vez más, de representatividad: ¿puede una región o varias localidades representar al conjunto de las regiones en las que se enclavan? — Combinada. En realidad, los métodos expuestos hasta ahora no sue- len ser puestos en práctica individualmente, con frecuencia se com- binan varios de ellos para obviar en la medida de lo posible los in- convenientes de cada uno. 4.2.3  Selección por muestreo También denominada muestreo estadístico o simplemente muestreo, con- siste en la aplicación de un procedimiento (matemático) mediante el cual se obtienen una o más muestras de una población. En nuestro caso, la po- blación está constituida por la serie o series objeto de selección, y las muestras por los documentos extraídos para su conservación. Este concep- to estadístico, aplicado a los archivos, puede quedar definido como la ex- tracción de cierto porcentaje de documentos, más o menos representativo, de un conjunto muy voluminoso o muy poco interesante como para ser 285 Archivística conservado en su totalidad. De todos los tipos de muestreo, dos son los aplicados en los archivos: • Aleatorio. También denominado probabilístico, es el más fácil de com- prender y complicado de aplicar. Es el muestreo en el que puede calcu- larse de antemano la probabilidad de cada una de las muestras que sea posible seleccionar. Su aplicación requiere numerar secuencialmente to- dos los expedientes de la serie o series en cuestión, después, tomando como instrumento base una relación de números extraídos al azar (nú- meros aleatorios), se seleccionan aquellos expedientes cuyos números coincidan con los aleatorios. Esta es la esencia del método. La muestra que se conserva es absolutamente objetiva por ser producto del azar, pero lo que no está asegurado es que sea representativa del conjunto desde un punto de vista cualitativo, es decir, en cuanto a la información contenida en la muestra retenida. • Sistemático. Basado en la progresión aritmética de un número aleatorio elegido en función del tamaño de la muestra a seleccionar1. Si se desea hacer un muestreo de un quinceavo (1/15) se extrae un número al azar situado entre el uno y el quince, que es la base de la progresión. Ponga- mos que sale el número 6; en ese caso, conservaremos el expediente 6, el 21 (6 + 15), el 36 (21 + 15), y así sucesivamente. Este procedimiento presenta tres variantes (Guyotjeannin, 1984, 21-22): en racimos (se se- leccionan también las unidades inmediatamente anterior y posterior a la elegida), en dos etapas (por ejemplo, cuando se seleccionan primero ciertos legajos o cajas y en una segunda etapa se muestrean algunos ex- pedientes o documentos) y estratificado (la población se divide previa- mente en número de subpoblaciones o estratos fijados de antemano, dentro de cada uno de los cuales se realiza un muestreo). La elección de un tipo u otro de selección depende de varios factores. En principio ninguno es la panacea, pues presentan problemas. La solución más adecuada será siempre la combinación de varios métodos; por ejemplo, si 1   Muestreo en que los n elementos de la muestra se seleccionan tomando aleatoriamente un número i, que designará, en una población o lista de N elementos, al primero que va a formar parte de la muestra. A continuación, de manera sistemática, se van tomando el elemento i + k que está k lugares después del i-ésimo de la lista; el i + 2k que está 2k lugares después, y así sucesivamente, hasta agotar los elementos disponibles de la lista o población, lo que ocurrirá cuando se llegue al que ocupa el lugar i + (n - 1)k. El número i se elige entre 1 y k de modo que satisfaga la condición: i + (n - 1)k < N < i + nk (Real Academia de Ciencias Exactas, Físicas y Naturales: Vocabulario… p. 480) 286 12.  El expurgo de los documentos: valoración, selección y eliminación aplicamos el muestreo a una serie documental determinada, convendrá reali- zar una selección cualitativa entre los expedientes que hayan quedado fuera, para asegurar la conservación de los más significativos. De todos modos in- teresa establecer algunos principios generales al respecto: 1. El muestreo debe emplearse solamente para seleccionar series grandes y de contenido homogéneo, ya que en el caso de informa- ciones de distinta naturaleza, heterogéneas, este sistema resulta in- servible. 2. El tamaño de la muestra, la dimensión de lo seleccionado, es inver- samente proporcional a la homogeneidad de la serie. Cuanto más homogénea sea, menor será la cantidad conservada. En cambio, la representatividad es directamente proporcional al tamaño de la po- blación: cuanto mayor sea la serie, más representativo será el resul- tado de la selección. Mientras que para grupos documentales de masa mediana y alto grado de diversificación (100.000 expe- dientes), muestras del 5-10% pueden ser perfectamente representa- tivas, en los grupos 100.000 expedientes y de contenido muy re- petitivo (homogéneo) puede ser suficiente una muestra del 1% o menos. 3. Conviene no confundir el muestreo con los demás métodos de selec- ción, algo bastante corriente. Aquel se basa exclusivamente en leyes estadísticas, matemáticas; estos, en criterios de otra índole y en cierto modo subjetivos. 5. Práctica de la valoración y de la selección: el calendario de conservación La práctica de las comisiones de expertos parte de la identificación de las se- ries documentales objeto de estudio, a partir del análisis del entorno interno y externo de la organización, de sus relaciones con ese entorno y de la identi- ficación de las funciones y de las actividades que desarrolla (ISO 15489:2, 2001, 11); se trata, en fin, de un estudio que es responsabilidad del archivero y que implica identificar (Cruz Mundet, 2006, 261 y ss.): 1. La denominación de la serie, y si existen o han existido más de una, se recogen como formas no autorizadas, aunque de necesario conoci- miento para actuar sobre ellas. 2. La unidad o las unidades productoras, esto es, implicadas en el pro- ceso documentado por la serie. 3. El objeto de la gestión, del proceso o actividad y todos los pasos que lo integran. 287 Archivística 4. Los años que abarca la serie, cuando se haga sobre series ya existen- tes, para conocer el alcance temporal y poder establecer periodizacio- nes y fechas límite para la selección. 5. El tipo de soporte o la variedad, en su caso, para valorar la conve- niencia de su conversión y elegir en su momento el más adecuado para la conservación definitiva. 6. El volumen que ocupa, dato que, en combinación con el espacio tempo- ral, permite calcular la tasa de crecimiento y su incidencia en el volumen de actividad de la organización, además de ser un buen criterio para ele- gir las series por las que se empieza a trabajar. Por término medio, en tor- no a un 15% de las series documentales condensan más del 60% del vo- lumen de los documentos producidos por una organización, lo que resulta comprensible habida cuenta de la tendencia a la especialización. 7. Los documentos que integran la serie y la ordenación de los mismos, así como los que deben ser creados para desarrollar la actividad. 8. La legislación aplicable, la que rige la actividad, así como el procedi- miento administrativo seguido o, en su caso, el proceso interno. 9. La ubicación de la serie en el cuadro de clasificación. 10. La existencia de series antecedentes o relacionadas. 11. La existencia de documentos recapitulativos y de documentos dupli- cados. A partir de estas informaciones, cuya recogida y sistematización es res- ponsabilidad del archivero, se produce la evaluación, que también puede ir propuesta por el archivero, pero que en todo caso pertenece a la comisión: 12. Propuesta de evaluación en la que se propone y señala un periodo de permanencia en los archivos de gestión, el valor administrativo y el valor histórico. 13. Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios, si es libre o le afecta algún tipo de restricción y el tiempo de duración. Las decisiones sobre conservación deben tomarse también sobre la base del análisis de los riesgos derivados de la ausencia de documentos, así como de consideraciones de oportunidad y de costes. Las decisiones sobre gestión de riesgos serán el resultado del análisis del entorno le- gal, así como de la percepción de riesgos para la actividad, dependiendo del sector y de la naturaleza de las actividades emprendidas. Las decisiones implicarán conside- raciones acerca de costes directos y de oportunidad, asignación de otros recursos, in- terés para litigios potenciales, utilidad para las relaciones públicas, ética y utilización del espacio (físico o de la red informática). ISO 15489:2, 2001, 10 288 12.  El expurgo de los documentos: valoración, selección y eliminación A partir de aquí se produce la selección, por la cual se determina el destino de los documentos de acuerdo con su valor, es decir, los plazos de tiempo límites para su conservación o destrucción y la modalidad empleada al efecto: 14. Propuesta de resolución, que puede ser de: • Eliminación: cuando se ha decidido la destrucción íntegra de los documentos por carecer de valor, y en cuyo caso siempre se conser- va algún espécimen a modo de testimonio. • Muestreo: consistente en la aplicación de esta técnica estadística para la conservación de una parte. • Conservación permanente: cuando se decide la conservación ínte- gra de los documentos de una serie. • Conservación parcial: que consiste en conservar parte de los docu- mentos de una serie. A partir de aquí, la instancia de la organización que posea la potestad para resolver en la materia será la encargada de elevar a definitivas y firmes las propuestas de la comisión de selección, salvo que estime introducir cambios. El resultado final de los trabajos de valoración y selección es el calenda- rio de conservación. Es un instrumento que siguiendo el cuadro de clasifica- ción, identifica las series documentales y especifica el destino concedido a cada una de ellas, cuáles serán conservadas íntegramente, cuáles selecciona- das, en qué plazos de tiempo, cuál ha de ser el tipo de selección aplicable y la dimensión o porcentaje retenido. Se elaboran a partir de las resoluciones de selección y se les da publicidad para que las personas y las unidades inte- resadas tengan conocimiento. La norma ISO señala que se trata del instru- mento más eficaz para determinar qué documentos se archivan y durante cuánto tiempo se conservan (ISO 15489:2, 2001, 10). 6. Eliminación Es el procedimiento por el cual los documentos determinados son destruidos, y cuya responsabilidad puede estar en las unidades productoras, cuando se produzca dentro del periodo de permanencia en las mismas, pero que, por lo general, recae en la fase intermedia del archivo, que deberá prever mecanis- mos para recordar a intervalos de tiempo regulares las necesidades al respec- to. Es una tarea delicada que requiere la adopción de ciertas cautelas. Como principio, hay que asegurar ciertos niveles mínimos de eliminación que impidan la reconstrucción de los documentos, de acuerdo con su grado de confidencialidad y de modo que el tratamiento a que puedan ser someti- 289 Archivística dos posteriormente quede a salvo de cualquier posible reutilización de la in- formación, lo que resulta imprescindible en los documentos cuyo contenido haya sido clasificado en algún grado de confidencialidad o secreto o conten- gan datos de carácter personal. Por otra parte, toda destrucción debe quedar registrada, documentada, de forma que se pueda conocer su modalidad, responsabilidad, fecha y resulta- dos. Si se recurre a terceros, como empresas especializadas en la destrucción segura, se exigirán los certificados y las pruebas pertinentes. Los documentos electrónicos pueden ser destruidos mediante el reforma- teado o la reescritura, si se garantiza que el resultado es irreversible. En estos documentos, también lo señala la norma (ISO 15489:2, 2001, 21), las rutinas de borrado no son suficientes para garantizar la ausencia de puntos de acceso a la información, que no se elimina, sino que se borran las rutas de acceso, que pueden ser reconstruidas. La opción más segura es la destrucción física de los soportes. Sea cual sea el soporte que se vaya a destruir y la modalidad mecánica, el archivo debe poseer procedimientos escritos que describan las formas y los pasos que se han de dar para ejecutar la destrucción segura de los documen- tos y la capacidad de certificarlo en caso necesario. 290 13.  El acceso a la información y los archivos El objeto de estas páginas forma parte del complejo, extenso y apasionante mundo del derecho a la información, dentro del cual vamos a centrar nuestro análisis en lo estricta y directamente relacionado con los archivos españoles. Este derecho constituye una de las señas de identidad que caracteriza a las administraciones democráticas, garantía al mismo tiempo de transparencia en su actividad (Pomed, 1989). 1.  Breve panorama internacional El ejemplo más remoto lo encontramos en Suecia con una ordenanza sobre libertad de prensa de 1776, que posteriormente servirá de ejemplo para otros países escandinavos (Pomed, 1989, 25-46). Pero habrá de pasar aún mucho tiempo para que esta situación deje de ser excepcional. Será unos años des- pués de finalizada la Segunda Guerra Mundial (1939-1945) cuando los alia- dos abran los archivos del Tercer Reich para investigar y difundir los críme- nes nazis contra la humanidad. El interés que adquieren los documentos contemporáneos, unido a la presión de los medios de comunicación, y, sobre todo, la expansión de la democracia como modelo de organización social constituyen el marco en el que se desarrolla el derecho a la información y de acceso a la información pública. Estados Unidos puede ser considerado el referente en este terreno. La Freedom of Information Act de 1966 (Ley de Libertad de Información) ga- 291 Archivística rantiza a los ciudadanos un acceso rápido a los documentos públicos en po- der de los organismos administrativos. Solo se estipula como requisito que el solicitante individualice los documentos con una breve descripción, que pre- viamente la Administración está obligada a ofrecer al ciudadano poniendo a su alcance los instrumentos necesarios. De este modo, la descripción de los documentos queda elevada al rango de exigencia legal. Las excepciones a la norma, que son las cautelas generales presentes en todas las leyes de la materia, presentan dos soluciones originales: por una parte, la Administración está obligada a demostrar que el documento no es comunicable legalmente; por la otra, cualquier persona tiene derecho a apelar la negativa ante los tribunales, que deberán dictaminar con urgencia y priori- dad sobre cualesquiera otros asuntos. La posibilidad sancionadora del tribunal no se reduce a la condena al pago de las costas, sino que puede condenar por desprecio a la ley al funcionario responsable de la negativa infundada de modo recalcitrante y, en su caso, al jefe del servicio admi- nistrativo poseedor del documento denegado. Desantes, 1987, 147 En 1972 continuó su desarrollo con la creación de la Freedom of Information Clearing House, órgano independiente de la Administración, entre cuyas funciones destaca su labor de […] auxilio a los peticionarios que no sean satisfechos en demandas de información, haciendo posible que los mismos hagan los recursos pertinentes contra la decisión; de igual forma tiene encomendada la recopilación de aquellas informaciones que, siendo de difícil acceso para el público en general, le hayan sido confiadas, especial- mente de aquellos datos a los que haya sido denegado el acceso de los particulares, siempre y cuando, obviamente, no se hallen clasificados como secretos en virtud de disposición normativa expresa. Pomed, 1989, 48 En 1974 y 1976 fue reformada dicha ley para poner coto a todo tipo de prác- tica dilatoria y obligar a todos los organismos federales a presentar una me- moria anual de las peticiones recibidas y la suerte de las mismas. Con todo, existe un instituto de investigación independiente y no gubernamental espe- cializado en la materia, que publica documentos desclasificados y ayuda a los ciudadanos en sus demandas de información, denominado National Secu- rity Archive, alojado en la Universidad George Washington (http://www.gwu. edu/~nsarchiv/, consultado el 11/04/2012). El panorama en los países de nuestro entorno es más avanzado. En Sue- cia, la ley (1976) desarrolla exhaustivamente este derecho por cuanto declara 292 13.  El acceso a la información y los archivos la publicidad de los documentos oficiales y el libre acceso a los mismos, si bien establece algunas restricciones como la seguridad nacional, la intimidad de las personas, etc.; no obstante, tanto el Gobierno como el Parlamento tie- nen potestad para autorizar la comunicación de un documento reservado. En Gran Bretaña, hasta la aprobación de la Freedom of Information Act del año 2000, lo que dominaba era el secretismo por parte de unas administraciones que poseían bastantes facilidades, derivadas de la Official Secrets Act que de- claraba el dominio de la reserva (Norton-Taylor, 1992, 41-45). A partir de la entrada en vigor de la Ley de Libertad de Información se establece un siste- ma garante de las libertades ciudadanas en el que los archivos, en especial los nacionales, desempeñan un papel relevante en el proceso de ejercicio efectivo de los derechos amparados por la ley. Por su parte, en Francia (Du- chein, 1991, 63-67), tras una tradición escasamente aperturista a pesar del mítico decreto de 7 de mesidor del año II (1794), el acceso está regulado por dos leyes: una de 1978 sobre las relaciones entre Administración y adminis- trados y la ley de julio de 2008, ya citada en otro momento, que modificó el code du patrimoine en lo referente a los archivos. El principio dominante es el libre acceso de los ciudadanos, salvo a los documentos nominativos y al- gunas excepciones especificadas, entre las que llama la atención la introduci- da por la reforma del citado código que incluyó un elemento restrictivo, el concepto de incomunicabilidad permanente vinculada a los documentos rela- tivos a armamento de destrucción masiva. El ejercicio de este derecho queda garantizado por la Commission d’Accès aux Documents Administratifs, or- ganismo a imitación de la Clearing House americana; no obstante, cuando se trata de documentos históricos —con más de 30 años— todavía no comuni- cables (por estar incluidos en alguna de las excepciones contempladas en la ley de archivos, cuyos plazos de apertura van desde los 60 a los 150 años), el director general de los Archivos de Francia y no la Comisión es el único que posee la potestad para levantar las restricciones, a solicitud individual, razo- nada y bajo ciertas condiciones. Italia es un país destacable, cuya ley de 1990 de Nuevas normas en mate- ria de procedimiento administrativo y de derecho de acceso a los documentos administrativos consagra el capítulo quinto y parte del sexto a esta materia (Fanlo, 1991, 461-478). Sienta el principio general del derecho de acceso y la obligatoriedad de establecer por vía reglamentaria y motivadamente los documentos no consultables, de acuerdo con los supuestos habituales previs- tos en la misma ley, de modo que no cabe la discrecionalidad al respecto. Asimismo, las garantías quedan reforzadas por la premura con que deben de- cidir los recursos interpuestos ante los tribunales administrativos y el Conse- jo de Estado, en los casos de denegación: un máximo de treinta días. Al igual que la ley francesa, establece una Comisión de acceso. En Iberoamérica, la situación ha dado un giro muy importante en la pri- mera década del siglo xxi, de la mano de países como México con la Ley Fe- 293 Archivística deral de Transparencia y Acceso a la Información (2002) y Chile con otra se- mejante en título (2008); en ambos casos, los archivos han recibido el encargo de constituirse en bases para la práctica del acceso, lo que ha impul- sado su función en las organizaciones (Chacón, 2011, 377 y ss.). 2.  El acceso a la información: derecho constitucional El derecho a la información es universal y no admite excepciones. Derecho a la información en este plano relacional Administración-administrados, que en opinión de Braibant, constituye un elemento de esa tercera generación de de- rechos del hombre que surgen bien avanzado el siglo xix, después de la sucesiva eclosión de los derechos cívicos y políticos y de los derechos económicos y sociales. Castells, 1984, 138 Hasta llegar a ser expresamente reconocido por la Constitución ha pasado por una serie de vicisitudes negativas, amparadas en una legislación neta- mente restrictiva: Ley de Procedimiento Administrativo (1958), Ley de Pren- sa e Imprenta (1966), Ley de Secretos Oficiales (1968)…, que durante varias décadas han regulado profusa y parcialmente sobre la materia, constituyendo un galimatías jurídico. El texto de la Constitución recoge el principio de este derecho, no como fundamental, por cuanto no está incluido en el título primero, pero sí con rango constitucional y, en consecuencia, a desarrollar mediante ley orgánica; se trata del artículo 105.b (Castells, 1991, 34-35; Mestre, 1993), cuyo texto dice: La Ley regulará el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrati- vos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas. De este apartado se deduce que: • El sujeto del derecho es el ciudadano, término más restrictivo que el de administrado, pues según expresa el artículo 23.1 de la Constitu- ción es aquel que goza de plenos derechos a participar en los asun- tos públicos, en definitiva todo español con mayoría de edad civil, aunque la posterior jurisprudencia del Tribunal Constitucional ha evitado situaciones discriminatorias por la simple condición de no nacional. • Su objeto está perfectamente definido: los archivos y los registros, abar- cando todos los estadios del ciclo de vida de los documentos. 294 13.  El acceso a la información y los archivos • Las restricciones establecidas se deben a razones de necesidad e interés general y protegen tanto la seguridad del Estado (Bermejo, 1988, 17-27), como el honor y la intimidad individual (Pomed, 1991, 43-59), extremo ya desarrollado por la ley orgánica 1/82, de 5 de mayo de 1982, de Pro- tección Civil al Derecho al Honor, la Intimidad personal y Familiar y a la Propia Imagen. ¿Cómo se plasma el derecho a la información en el plano relacional Ad- ministración-administrados? Según Castells (1984,138-139), se verifica en dos vertientes: 1. La posibilidad para estos de conocer los datos personales que de algún modo les afecten. 2. La necesaria posibilidad de consultar por el común de los administrados aquellos documentos públicos que puedan presentar un interés general. Ambas son vertientes del derecho de los administrados a recibir información de la Administración, como parte esencial de la publicidad de esta hacia el exterior. La información la protege de sí misma, en tanto le impide caer en posturas crípticas, autoritarias o bajo el dominio de grupos de interés; resul- ta, además, una eficaz protección de los ciudadanos mediante el control que pueden ejercer sobre el funcionamiento administrativo, evitando en lo posi- ble las actuaciones burocráticas arbitrarias. 3.  La legislación española a la luz de la Constitución 3.1  La legislación estatal Desde 1978 y hasta 2012 se han sucedido una serie de compromisos electora- les, anuncios y algún anteproyecto de ley en la línea de resolver la regulación del derecho que nos ocupa. En el momento de escribir estas páginas se ha dado publicidad por parte del Gobierno a un borrador que se promete llevar al Boletín Oficial del Estado en el transcurso del año; asimismo, existe un avan- zado proyecto de ley foral en Navarra, Comunidad Autónoma pionera en este campo. Hasta tanto se lleven a efecto, lo que ha caracterizado a la legislación española es la dispersión, en tanto existe una cierta cantidad de normas que tratan la cuestión de un modo o de otro, pero siempre de manera incompleta, a falta de una ley que ordene el acceso (Matas, 2009, 437-463). El objeto de dichas referencias es lógicamente tratar de dar respuesta al derecho de los ciu- dadanos cuando, por razón de la materia, la norma debe fijar unos cauces a través de los cuales se pueda cubrir el vacío legal razonablemente. Fernández Ramos habla del proceso irreversible de institucionalización (1997). 295 Archivística De entre las normas que tocan de una manera u otra el acceso, vamos a pasar por las que a nuestro entender tienen más efecto en el ámbito de actua- ción de los archivos, en el buen entendimiento de que el archivero debe ad- quirir las referencias específicas necesarias del sector en el que desarrolla su actividad, entre las que resulta de especial relevancia la reglamentación de la entidad en la que realice su trabajo. 3.1.1  La Ley del Patrimonio Histórico Español (LPHE) El acceso a los archivos, sobre todo los históricos, queda regulado por el títu- lo VIII y sus principios aparecen enunciados en el artículo 62, que dice: La Administración del Estado garantizará el acceso de todos los ciudadanos españo- les a los archivos, bibliotecas y museos de titularidad estatal, sin perjuicio de las res- tricciones que, por razón de la conservación de los bienes en ellos custodiados o de la función de la propia institución, puedan establecerse. En el mismo sentido el artículo 52.3 especifica que las personas obligadas a la conservación de los bienes constitutivos del patrimonio documental y bi- bliográfico «habrán de permitir el estudio por los investigadores, previa soli- citud razonada de estos», pudiendo excusarse los particulares cuando supon- ga una intromisión en su derecho a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen. El texto resulta mucho más completo cuando define el objeto de esas ga- rantías, el patrimonio documental, aspecto que lo aproxima a la legislación francesa por cuanto contempla un abanico más amplio que el de los organis- mos estrictamente oficiales. Forman parte del patrimonio documental los documentos de cualquier época genera- dos, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe ma- yoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las personas privadas, físi- cas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de di- chos servicios. Asentados ya el principio de acceso, su objeto y los entes afectados por la presente ley, veamos en qué términos se concreta la consulta documental. El artículo 57 se encarga de ello en dos sentidos: los supuestos de consulta y las condiciones en que esta se realiza: 1. La consulta de los documentos constitutivos del patrimonio documental español a que se refiere el artículo 49.2 se atendrá a las siguientes reglas: 296 13.  El acceso a la información y los archivos a) Con carácter general, tales documentos, concluida su tramitación y deposi- tados en los archivos centrales de las correspondientes entidades de derecho público, conforme a las normas que se establezcan por vía reglamentaria, serán de libre consulta a no ser que afecten a materias clasificadas de acuer- do con la Ley de Secretos Oficiales o no deban ser públicamente conocidos por disposición expresa de la Ley, o que la difusión de su contenido pueda entrañar riesgos para la seguridad y la defensa del Estado o la averiguación de los delitos. b) No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, cabrá solicitar autorización administrativa para tener acceso a los documentos excluidos de consulta pú- blica. Dicha autorización podrá ser concedida, en los casos de documentos secretos o reservados, por la autoridad que hizo la respectiva declaración, y en los demás casos por el jefe del departamento encargado de su custodia. c) Los documentos que contengan datos personales de carácter policial, proce- sal, académico o de cualquier otra índole que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida y familiar y a su pro- pia imagen, no podrán ser públicamente consultados sin que medie consen- timiento expreso de los afectados o hasta que haya transcurrido un plazo de veinticinco años desde su muerte, si su fecha es conocida, o, en otro caso, de cincuenta años, a partir de la fecha de los documentos. 2. Reglamentariamente se establecerán las condiciones para la realización de la consulta de los documentos a que se refiere este artículo, así como para la ob- tención de las reproducciones de los mismos. Las lógicas limitaciones establecidas alcanzan un tono exagerado con la refe- rencia a la Ley de Secretos Oficiales, que, por extensiva, supone una seria limi- tación a la facultad de obtener datos obrantes en poder de la Administración. Como señala Bermejo (1988, 26), además de al legislador, esta ley «asigna al Gobierno y a la Junta de Jefes de Estado Mayor —en una especie de dicotomía poder civil-poder militar, hoy no admisible— la competencia para declarar un asunto, acto, documento, etc., secreto o reservado, según el grado o nivel de protección exigida». La experiencia, por otra parte, nos demuestra lo poco útil que resulta la solicitud de autorizaciones especiales, aun tratándose de temas ya alejados en nuestra historia e incluso de datos personales relativos al solicitante. 3.1.2 La Ley Reguladora de Bases de Régimen Local (Ley 7/1985) y el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales (Real Decreto 2.586/1986) Siguiendo la línea legislativa general, no existe mayor concreción en el plano de la Administración local. La Ley de Bases (LRBRL) indica expresamente en su artículo 18.1, apartado e, entre los derechos del vecino, el de «ser informa- do previa petición razonada, y dirigir solicitudes a la Administración municipal 297 Archivística en relación a todos los expedientes y documentación municipal, de acuerdo con lo previsto en el artículo 105 de la Constitución». La referencia no podía ser más firme, al igual que las esperanzas por convertirlo en punto de arranque de una reglamentación local, para hacer efectivo este derecho del vecino; es decir, desarrollar los cauces mediante los cuales pudiera el administrado acce- der a la información pública del nivel administrativo más inmediato cual es el local. En cambio, el artículo 70.3 conduce esta cuestión al punto de espera: Todos los ciudadanos tienen derecho a obtener copias y certificaciones acreditativas de los acuerdos de las corporaciones locales y sus antecedentes, así como a consultar los archivos y registros en los términos que disponga la legislación de desarrollo del artícu- lo 105, párrafo b, de la Constitución. La denegación o limitación de este derecho, en todo cuanto afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos o la intimidad de las personas, deberá verificarse mediante resolución motivada. El Reglamento distingue dos ámbitos informativos: el de los corporativos y el de los ciudadanos, quedando el primero satisfactoriamente explicitado, en tan- to que el segundo aguarda la legislación de rango superior que lo desarrolle. El acceso a la información por parte de los corporativos queda regulado en los artículos 14 a 16 del título primero, capítulo primero, y en el artículo 84 del título tercero, sección primera. Establece como principio genérico el derecho inherente a todos los miembros de las corporaciones locales a obtener del «al- calde o presidente o de la Comisión de Gobierno cuantos antecedentes, datos o informaciones obren en poder de los servicios de la Corporación y resulten precisos para el desarrollo de su función», previa petición que se entenderá concedida, salvo que se dicte resolución o acuerdo denegatorio motivado. No obstante, existen casos de acceso directo en los que los servicios ad- ministrativos están obligados a facilitar la información, sin necesidad de au- torización previa: • Cuando se trate de corporativos que ostenten delegaciones o responsa- bilidades de gestión, podrán acceder a la información de tales áreas. • En todos los asuntos que hayan de ser tratados por los órganos colegia- dos de que forman parte, así como en las resoluciones o acuerdos adop- tados por cualquier órgano municipal. • Cuando se trate de documentos o información que sea de libre acceso por los ciudadanos. El artículo 16 dicta las normas para la consulta documental por parte de los corporativos: • Los documentos originales se podrán consultar ya en el archivo, ya en la dependencia donde se encuentren o bien en los lugares reservados a 298 13.  El acceso a la información y los archivos los miembros de la Corporación. En tal caso, el interesado deberá fir- mar un acuse de recibo y tendrá la obligación de devolver el expediente en un término máximo de cuarenta y ocho horas. • Solo podrán librarse copias en los citados casos de acceso libre de los corporativos a la información y en los que hayan sido expresamente au- torizados por el presidente de la Comisión de Gobierno. • En cualquier caso, los documentos no puede salir del edificio oficial. • La consulta de los libros de actas y los libros de resoluciones del presi- dente deberá efectuarse en el archivo o en la Secretaría General. • El examen de los expedientes sometidos a sesión podrá hacerse única- mente en el lugar en que se encuentren de manifiesto a partir de la con- vocatoria, del que no podrán salir los originales. • «Los miembros de la Corporación tienen el deber de guardar reserva en relación con las informaciones que se les faciliten para hacer posible el desarrollo de su función, singularmente de las que han de servir de an- tecedente para decisiones que aún se encuentren pendientes de adop- ción, así como para evitar la reproducción de la documentación que pueda serles facilitada, en original o copia, para su estudio». El acceso de los ciudadanos a la documentación pública municipal es una zona sombreada del Reglamento. El artículo 15.c) habla crípticamente de «la información o documentación de la entidad local que sea de libre acceso por los ciudadanos», sin aclarar cuál sea dicha documentación y los límites que la definen. Las únicas referencias expresas las hace sobre el Registro general de documentos, consultable directamente o mediante certificación (art. 152), así como de los expedientes administrativos en tramitación. Aspecto más diáfano es el de la información y participación ciudadana, contemplado en el título VII, que recoge la publicidad de las convocatorias, sesiones, acuerdos y resoluciones, encomendada a una oficina de informa- ción (art. 230) que, entre otras funciones, se encargará de recoger y gestio- nar las solicitudes de consulta de archivos y registros. El archivo, sin embar- go, tantas veces citado a lo largo del texto, aparece vagamente perfilado en el artículo 148, según el cual «las entidades locales deben velar por la cus- todia, ordenación, clasificación y catalogación de los documentos y expe- dientes». 3.1.3 La Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (Ley 30/92) Reconoce en su artículo 35, apartado h, entre los derechos de los ciudadanos el de «acceso a los archivos y registros de las Administraciones públicas en los términos previstos en la Constitución y en esta u otras leyes», derecho es- 299 Archivística pecificado en el artículo 37 mediante diez puntos, cuyas características son las siguientes: 1. Los ciudadanos pueden acceder a los registros y a los expedientes que correspondan a procedimientos terminados, reconociendo así el derecho a la información pero no a la codecisión, ya que el acceso a los procedimientos en trámite queda reservado a los interesados, con- cepto definido en el artículo 31 con un criterio bastante más amplio que el de la legislación precedente. 2. Son los particulares quienes ejercen tal derecho formulando petición individualizada de los documentos, de modo que no caben las solicitu- des genéricas ni pueden afectar a la eficacia en el funcionamiento de los servicios públicos. Cuando se trate de investigadores que acrediten un interés histórico, científico o cultural relevante se podrá autorizar el acceso directo a los expedientes, siempre que quede debidamente ga- rantizada la intimidad de las personas. Asimismo, los ciudadanos tie- nen el derecho de obtener copias o certificados de los documentos, previo pago de las tasas que en cada caso se establezcan. 3. Resultaba esperanzador el apartado 9, que parecía consagrar la obligato- ria descripción de los fondos y la difusión de la misma, por cuanto dice: Será objeto de periódica publicación la relación de los documentos obrantes en poder de las administraciones públicas sujetos a un régimen de especial publicidad por afectar a la colectividad en su conjunto y cuantos otros pue- dan ser objeto de consulta por los particulares. Lo que en la práctica no ha producido resultados palpables. 4. Se obliga la regular publicación de «las instrucciones y respuestas planteadas por los particulares u otros órganos administrativos que comporten una interpretación del derecho positivo o de los procedi- mientos vigentes a efectos de que puedan ser alegadas por los parti- culares en sus relaciones con la Administración». 5. Quedan al margen los documentos que contengan datos relativos a la intimidad de las personas, salvo para los afectados, quienes tienen derecho a exigir su rectificación si resultaren incompletos o inexac- tos, y los de carácter nominativo, salvo sus titulares y «terceros que acrediten un interés legítimo y directo». Asimismo, están excluidos los documentos que afecten a la defensa nacional, la seguridad del Estado, la investigación de los delitos, las materias protegidas por el secreto comercial e industrial, la política monetaria y «los que con- tengan información sobre las actuaciones del Gobierno del Estado o de las comunidades autónomas, en el ejercicio de sus competencias constitucionales no sujetas a derecho administrativo». 300 13.  El acceso a la información y los archivos 6. Se regirá por sus disposiciones específicas el acceso a los archivos históricos, los sometidos a la normativa sobre materias clasificadas, los documentos y expedientes sanitarios con datos de carácter perso- nal, los regulados por la legislación del régimen electoral, los que sir- van a fines exclusivamente estadísticos, el Registro Civil, el de Pena- dos y Rebeldes y todos aquellos de carácter público cuyo uso esté regulado por una ley, así como el acceso a los archivos públicos por parte de diputados, senadores, parlamentarios autonómicos y corpo- rativos locales. Este articulado se ha revelado insuficiente para resolver la cuestión. 3.1.4 La Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (Ley 15/1999) Desarrolla el artículo 18.4 de la Constitución1 y en parte también el 105.b, en tanto tiene la misión de proteger la intimidad de las personas en relación con el uso de los datos de carácter personal, especialmente mediante sistemas in- formáticos (Herrero, 1992, 4-5). Esta ley sustituyó a la anterior (Ley 5/1992) por necesidad de armonizar las legislaciones nacionales en el seno de la Unión Europea, y va más allá en el ámbito de acción, por cuanto trasciende el marco automatizado, para englobar sin límite el tratamiento de los datos de carácter personal por cualquier medio. Así, en el artículo 3 (definiciones) considera como fichero «todo conjunto organizado de datos de carácter per- sonal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacena- miento, organización y acceso». El título II establece los principios de la pro- tección de datos, basada en la exactitud y la actualización de los datos, de forma que reflejen con veracidad la situación del titular y el necesario con- sentimiento de los afectados, la seguridad, el secreto y los requisitos para la comunicación de datos y para el acceso por parte de terceros. Tal protección se basa en los derechos de las personas, recogidos en el título III (Carrasco- sa, 1993, 122-127): 1. Derecho de impugnación y a exigir responsabilidades por el daño causado al interesado por el uso de datos erróneos. 2. Derecho de información y acceso. 3. Derecho de rectificación y cancelación, caso de que los datos sean inexactos o hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para el fin por el cual hubiesen sido registrados. 1   «La ley limitará el uso de la informática para garantizar el honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos». 301 Archivística El ejercicio de estos derechos se lleva a cabo mediante un procedimiento orientado a garantizarlos y a facilitar el camino del ciudadano, que se ha dado en llamar habeas data. Asimismo, se regula la Agencia de Protección de Datos, cuyas funciones son atender las peticiones y reclamaciones de los afectados, proporcionar información, ejercer la potestad sancionadora y el control, así como conceder las autorizaciones en relación con los movimien- tos internacionales de datos. 3.1.5 Ley sobre Reutilización de la Información del Sector Público (Ley 37/2007) Esta ley surge como resultado de la Directiva 2003/98/CE, de 17 de noviem- bre de 2003, del Parlamento Europeo y del Consejo, relativa a la reutiliza- ción de la información del sector público, la cual se adoptó para facilitar el uso de la información del sector público en toda la UE, superando las barre- ras de un mercado europeo fragmentado. Dicha directiva estableció unos cri- terios homogéneos, asentados en condiciones equitativas, proporcionadas y no discriminatorias para el tratamiento de la información susceptible de ser reutilizada por personas físicas o jurídicas, que son los mismos principios que inspiran esta ley. La reutilización consiste en el uso, con fines comerciales o no comercia- les, de los documentos que los organismos del sector público recogen, produ- cen, reproducen y difunden, en el transcurso de la misión de servicio público que tienen encomendada. Con esta Ley, según declara en su exposición de motivos: Por una parte, se persigue armonizar la explotación de la información en el sector pú- blico, en especial la información en soporte digital recopilada por sus distintos orga- nismos relativa a numerosos ámbitos de interés como la información social, económi- ca, jurídica, geográfica, meteorológica, turística, sobre empresas, patentes y educación, etc., al objeto de facilitar la creación de productos y servicios de información basados en documentos del sector público, y reforzar la eficacia del uso transfronterizo de estos documentos por parte de los ciudadanos y de las empresas privadas para que ofrezcan productos y servicios de información de valor añadido. Por otra parte, la publicidad de todos los documentos de libre disposición que obran en poder del sector público refe- rentes no solo a los procedimientos políticos, sino también a los judiciales, económi- cos y administrativos, es un instrumento esencial para el desarrollo del derecho al co- nocimiento, que constituye un principio básico de la democracia. Dada la heterogeneidad de la información, se establece un marco regulatorio mínimo para las condiciones de reutilización de los documentos del sector público, que deja en manos de las organizaciones públicas la decisión sobre autorizar o no la reutilización, sea o no con fines comerciales, de los docu- 302 13.  El acceso a la información y los archivos mentos o categorías de documentos que conserven. Se trata, pues, de una re- gulación que promueve la utilización de los medios electrónicos para su puesta a disposición. En este sentido resulta necesario precisar que no se modifica el régimen de acceso a los documentos administrativos consagrado en nuestro ordenamiento jurídico, sino que se aporta un valor añadido al derecho de acceso, contem- plando el marco de regulación básico para la explotación de la información que obra en poder del sector público, en un marco de libre competencia, regu- lando las condiciones mínimas a las que debe acogerse un segundo nivel de tratamiento de la información que se genera desde las instancias públicas. El artículo 3.3 establece los casos en los que no será de aplicación: a) Los documentos sobre los que existan prohibiciones o limitaciones en el de- recho de acceso en virtud de lo previsto en el artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y las demás normas que regulan el derecho de acceso o la publicidad registral con carácter específico. b) Los documentos que afecten a la defensa nacional, la seguridad del Estado, la protección de la seguridad pública, así como los sometidos al secreto esta- dístico y a la confidencialidad comercial y, en general, los documentos rela- cionados con actuaciones sometidas por una norma al deber de reserva, se- creto o confidencialidad. c) Los documentos para cuyo acceso se requiera ser titular de un derecho o in- terés legítimo. d) Los documentos que obran en las administraciones y organismos del sector público para finalidades ajenas a las funciones de servicio público que ten- gan atribuidas definidas con arreglo a la normativa vigente. e) Los documentos sobre los que existan derechos de propiedad intelectual o industrial por parte de terceros. No obstante, la presente ley no afecta a la existencia de derechos de propie- dad intelectual de las administraciones y organismos del sector público ni a su posesión por estos, ni restringe el ejercicio de esos derechos fuera de los límites establecidos por la presente ley. El ejercicio de los derechos de pro- piedad intelectual de las administraciones y organismos del sector público deberá realizarse de forma que se facilite su reutilización. f) Los documentos conservados por las entidades que gestionen los servicios esenciales de radiodifusión sonora y televisiva y sus filiales. g) Los documentos conservados por instituciones educativas y de investiga- ción, tales como centros escolares, universidades, archivos, bibliotecas y centros de investigación, con inclusión de organizaciones creadas para la transferencia de los resultados de la investigación. h) Los documentos conservados por instituciones culturales tales como mu- seos, bibliotecas, archivos históricos, orquestas, óperas, ballets y teatros. En principio, y desde la perspectiva archivística, quedan fuera de la reutiliza- ción los documentos de conservación permanente, así como buena parte de 303 Archivística los relativos a procedimientos administrativos, además de que no supone cambio alguno en el régimen de acceso. Por lo que respecta al ámbito de la Administración general del Estado la Ley queda desarrollada mediante real decreto (Real Decreto 1495/2011) y se ha puesto en marcha un portal web (http://www.datos.gob.es, consultado el 18/04/2012) que organiza y gestiona el catálogo de información pública, y constituye el punto de acceso único a los conjuntos de datos de la Adminis- tración general del Estado. Asimismo, proporciona información general, ma- teriales formativos y noticias de actualidad sobre la reutilización de la infor- mación del sector público. 3.1.6 Real Decreto por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su Régimen de Acceso (Real Decreto 1708/2011) Aprovechando la delimitación que hace de un sistema archivístico específico para la Administración general del Estado, el capítulo IV, «Procedimiento de acceso a documentos y archivos», salva las carencias de la Ley sobre esta materia con acierto encomiable, al establecer un procedimiento administrati- vo común para el acceso a los documentos de los archivos de dicha adminis- tración, con lo que se salva el primer escollo que la práctica de este derecho sufría, esto es, la dispersión y falta de claridad en la solicitud y acceso. De esta forma, como declara el propio preámbulo, «viene a ofrecer claridad y seguridad a todos los interesados», y además por primera vez «resulta de aplicación general a los archivos de la Administración, con exclusión tan solo de los de oficina o gestión, en razón de la tramitación pendiente o la continua utilización y consulta, que constituyen las características definito- rias de estos archivos y que exigen, precisamente, un régimen procedimental de acceso distinto al de los documentos que han sido ya transferidos a los ar- chivos centrales o generales y de los depositados en los archivos intermedio e históricos». De esta forma, al mismo tiempo, las limitaciones de la Ley 30/92 que se han hecho tantas veces extensivas a toda categoría de documen- tos, quedan circunscritas al ámbito específico donde se materializa el proce- dimiento administrativo. El procedimiento de consulta se puede calificar de objetivo, sencillo, cla- ro y garantiza razonablemente el libre acceso, salvo en los casos de las caute- las habituales, donde el decreto procura resolver las distintas situaciones en las que resulta posible acceder a los documentos, en lugar de haberse confor- mado con limitarlo por extensión. Es decir, en lugar de optar por extender a toda categoría de documentos la denegación hasta tanto la Ley resuelva el derecho de acceso, este decreto, circunscrito al ámbito de los archivos de la 304 13.  El acceso a la información y los archivos Administración general del Estado, con la excepción de los de gestión o de oficina, proporciona opciones que resuelven una parte muy importante de las necesidades de los ciudadanos en esta materia, y la práctica totalidad de las de los usuarios de archivos. El acceso restringido es objeto de los artículos 26 a 28, en el primero de los cuales se establece sin ambages que: «Los documentos conservados en los archivos incluidos en el ámbito de aplicación de esta norma serán de libre acceso…», para aclarar a continuación las salvedades: […] salvo cuando les afecte alguna de las limitaciones previstas en la Constitución y en las leyes. En particular, serán de acceso restringido los documentos clasificados según lo dispuesto en la normativa sobre secretos oficiales, los documentos que con- tengan información cuya difusión pudiera entrañar riesgos para la seguridad y la de- fensa del Estado o interferir en la averiguación de los delitos o la tutela judicial efec- tiva de ciudadanos e instituciones, así como los declarados reservados por una norma con rango de ley y aquellos que contengan datos personales a los que se re- fiere el artículo 28. El mismo artículo en los siguientes apartados ofrece herramientas de conoci- miento, como la posibilidad de que el responsable del archivo ponga a dispo- sición «del público la relación de los documentos y series documentales de acceso restringido, con exclusión de aquellos que en atención a los intereses protegidos no deban ser objeto de publicidad», aunque también confiere al responsable del archivo la posibilidad de […] restringir cautelarmente el acceso a aquellos documentos o series documenta- les que, sin haber sido objeto de exclusión de consulta pública, pudieran incurrir, a su juicio y a la vista de su contenido, en alguna de las limitaciones previstas en las leyes. Es una redacción no exenta de ambigüedad, por cuanto reconoce al responsa- ble una capacidad limitadora sin más cortapisas que el número siguiente, donde se determina que cualquier «alteración en el régimen de acceso a do- cumentos deberá ser puesta en conocimiento de la Comisión Superior Califi- cadora de Documentos Administrativos, que será la encargada de informar con carácter previo los casos de modificación del régimen de libre acceso». Pero tampoco queda claro que el juicio restrictivo del responsable del archi- vo constituya una modificación o la simple extensión de la restricción a una agrupación documental, que según el propio texto puede comprender series documentales completas. Es una redacción que, a nuestro entender, empaña la tónica general del capítulo IV. Ello no es óbice para que el artículo 27 establezca que resulta factible la consulta de documentos clasificados por razones de seguridad y defensa del Estado, siempre que el órgano que los clasificó o su superior jerárquico con- 305 Archivística cedan la autorización. La diferencia radica en la obligatoriedad de resolver, lo que podrá poner en conocimiento de los órganos competentes en materia de defensa y de seguridad la existencia de clasificaciones pretéritas carentes de sentido, sobre las que ninguna norma les obliga a reconsiderar regular- mente. Siquiera a base de solicitudes, se abre una vía para ello o, en el peor de los casos, para lograr permisos individualizados. Con respecto a los documentos con datos de carácter personal protegi- dos, el artículo 28 empieza por explicitar cómo se practica el ejercicio del derecho reconocido por el artículo 57 de la Ley del Patrimonio Histó- rico Español: el reconocimiento expreso de los afectados, los 25 años del fallecimiento o los 50 de la producción de los documentos. Respecto de la fecha de fallecimiento, si no consta, la carga de la prueba puede llegar a ser insostenible para el ciudadano, ya que le obliga a «aportar la corres- pondiente certificación expedida por el Registro Civil». Tampoco el su- puesto de los 50 años de los documentos queda bien resuelto, pues se es- tablece que […] el acceso se concederá si, atendidas las circunstancias del caso, se entiende ra- zonablemente excluida la posibilidad de lesión del derecho a la intimidad personal y familiar o el riesgo para la seguridad del afectado y siempre de conformidad con la normativa de protección de datos. También resuelve el acceso a los que contengan datos nominativos o mera- mente identificativos con el supuesto del fallecimiento o cuando el solici- tante acredite un interés legítimo, que se define cuando el usuario demues- tre que «el acceso se produce con una finalidad histórica, científica o estadística». Por fin ofrece la posibilidad de acceder a documentos que con- tengan datos de carácter personal, sin necesidad de consentimiento de sus titulares, mediante la disociación previa de los datos de modo que se impida la identificación de las personas afectadas. En todos los casos anteriores, la información solo «podrá ser utilizada para las finalidades que justificaron el acceso a la misma y siempre de conformidad con la normativa de protec- ción de datos». 3.1.7 Anteproyecto de Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno (Consejo de Ministros de 23 de marzo de 2012) Se estructura en dos títulos (Transparencia de la actividad pública, el prime- ro, y Buen gobierno, el segundo), tres disposiciones adicionales y seis fina- les, cuyo ámbito de aplicación serían los tres poderes y los tres niveles de la Administración (general, autonómica y local) con su sociedades y organis- mos dependientes. 306 13.  El acceso a la información y los archivos Los objetivos respecto de cada uno de los dos títulos son: •  T ransparencia. Ampliar y garantizar el derecho de acceso a la información pública, sometiendo toda la información relativa a la actividad administrativa al escrutinio del ciudadano y haciendo de la transparencia una exigencia acti- va de publicidad y permeabilidad de la gestión pública. •  Buen gobierno. Busca imponer una mayor responsabilidad a los gestores públi- cos, articulando, con rango legal, una serie de exigencias éticas generales y tam- bién de obligaciones de actuación concretas para todos los altos cargos de la Admi- nistración general del Estado y de las entidades del sector público estatal. Centrándonos en el aspecto que nos ocupa, se crea el Portal de la Transparen- cia que será el punto de acceso a la información que los poderes públicos esta- rán obligados a publicar periódicamente, esto es, aquella que resulte relevante para garantizar la transparencia de su actividad, con las cautelas habituales. Se prevé un procedimiento para la solicitud de acceso, así como la crea- ción de unidades de información especializadas en la materia en el ámbito de la Administración general del Estado, mientras que en el resto deberán seña- lar el órgano competente. Nada se dice de los archivos, aunque tampoco se prejuzga que no deban ser ellos las denominadas unidades de información. En cualquier caso se trata de una redacción inicial. 3.2  La legislación autonómica Desde la Ley de Archivos de Andalucía (1984) hasta ahora son muchas las comunidades autónomas que han tratado la materia como hemos tenido oca- sión de comprobar al abordar los sistemas archivísticos. A pesar de la lógica dispersión, todas estas leyes presentan unos rasgos comunes que caracteriza- rían al modelo autonómico de acceso: 1. Su articulado sigue la tónica estatal y trata la materia de forma bas- tante superficial, de modo que buena parte de ellas remiten a un pos- terior desarrollo reglamentario. 2. En todos los casos se establece el acceso libre y gratuito a todos los documentos históricos, esto es, con una antigüedad superior a los treinta años contados a partir de haber finalizado su tramitación. 3. Son muchas las que comparten su articulado sobre el acceso con otra materia, la difusión del patrimonio documental, con entidad y dife- rencias suficientes como para haber sido tratada aparte. 4. Un aspecto positivo son los mecanismos que ofrecen para la consulta de archivos privados, en tanto constitutivos del patrimonio documen- tal de las comunidades autónomas. 307 Archivística 5. Asimismo, algunas especifican entre las infracciones el dificultar o impedir el acceso a los documentos de acuerdo con lo estipulado en los textos respectivos. 6. El principio general de libre acceso tiene una serie de restricciones mejor o peor especificadas y se refieren a las cautelas habituales, a lo que en ocasiones se añade una categoría específica, la de los docu- mentos que afecten a los intereses vitales de la Comunidad autónoma (en los casos de Canarias y Castilla-León). Solamente en esta última se exige que la limitación o denegación de este derecho deba produ- cirse motivadamente y por escrito; además, ofrece la posibilidad de obtener autorización administrativa en dicho supuesto, aspecto que también está recogido en la ley madrileña. 7. Las comisiones de expurgo suelen recibir competencias para resolver en mayor o menor medida los supuestos de denegación de acceso. 4.  Las instituciones europeas El régimen de acceso a los documentos de las instituciones comunitarias está regulado por el Reglamento (CE) 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo de 30 de mayo de 2001 relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión. Parte del principio general de libre acceso, mediante un procedimiento sencillo a partir de la información ofrecida por las distintas instituciones y orga- nismos sobre los documentos que poseen a través de una herramienta de- nominada registro que los individualiza, y con un régimen de garantías. El reglamento se aplica a todos los documentos que obren en poder de una institución, es decir, los por ella elaborados o recibidos y que estén en su posesión, en todos los ámbitos de actividad de la Unión Europea (UE). Los destinatarios son los ciudadanos de la Unión, sean personas físicas o jurídicas, así como aquellos que tengan su residencia o sede en dicho territorio. El régimen de excepciones lo desarrolla con generosidad el artículo 4: 1. Las instituciones denegarán el acceso a un documento cuya divulgación su- ponga un perjuicio para la protección de: a)  el interés público, por lo que respecta a: •  la seguridad pública, •  la defensa y los asuntos militares, •  las relaciones internacionales, • la política financiera, monetaria o económica de la Comunidad o de un Estado miembro; 308 13.  El acceso a la información y los archivos b) la intimidad y la integridad de la persona, en particular de conformidad con la legislación comunitaria sobre protección de los datos personales. 2. Las instituciones denegarán el acceso a un documento cuya divulgación su- ponga un perjuicio para la protección de: • los intereses comerciales de una persona física o jurídica, incluida la pro- piedad intelectual, •  los procedimientos judiciales y el asesoramiento jurídico, • el objetivo de las actividades de inspección, investigación y auditoría, sal- vo que su divulgación revista un interés público superior. 3. Se denegará el acceso a un documento elaborado por una institución para su uso interno o recibido por ella, relacionado con un asunto sobre el que la ins- titución no haya tomado todavía una decisión, si su divulgación perjudicara gravemente el proceso de toma de decisiones de la institución, salvo que di- cha divulgación revista un interés público superior. Se denegará el acceso a un documento que contenga opiniones para uso in- terno, en el marco de deliberaciones o consultas previas en el seno de la ins- titución, incluso después de adoptada la decisión, si la divulgación del docu- mento perjudicara gravemente el proceso de toma de decisiones de la institución, salvo que dicha divulgación revista un interés público superior. 4. En el caso de documentos de terceros, la institución consultará a los terceros con el fin de verificar si son aplicables las excepciones previstas en los apar- tados 1 o 2, salvo que se deduzca con claridad que se ha de permitir o dene- gar la divulgación de los mismos. 5. Un Estado miembro podrá solicitar a una institución que no divulgue sin su consentimiento previo un documento originario de dicho Estado. 6. En el caso de que las excepciones previstas se apliquen únicamente a deter- minadas partes del documento solicitado, las demás partes se divulgarán. 7. Las excepciones, tal y como se hayan establecido en los apartados 1, 2 y 3 solo se aplicarán durante el período en que esté justificada la protección en función del contenido del documento. Podrán aplicarse las excepciones durante un período máximo de treinta años. En el caso de los documentos cubiertos por las excepciones relativas a la intimidad o a los intereses co- merciales, así como en el caso de los documentos sensibles, las excepcio- nes podrán seguir aplicándose después de dicho período, si fuere necesa- rio. Se establece, además, en el artículo 9 una tramitación especial para los docu- mentos sensibles: Todo documento que tenga su origen en las instituciones o en sus agencias, en los Estados miembros, en los terceros países o en organizaciones internacionales, clasi- ficado como «trés secret/top secret», «secret» o «confidentiel», en virtud de las nor- mas vigentes en la institución en cuestión que protegen intereses esenciales de la Unión Europea o de uno o varios Estados miembros en los ámbitos a que se refiere 309 Archivística la letra a) del apartado 1 del artículo 4, en particular la seguridad pública, la defensa y los asuntos militares. Los documentos históricos se rigen por el principio general de apertura y acceso a partir de los treinta años, por el Reglamento (CEE, EURATOM) n.º 354/83 del Consejo, de 1 de febrero de 1983, relativo a la apertura al pú- blico de los archivos históricos de la Comunidad Económica Europea y de la Comunidad Europea de la Energía Atómica, más dos decisiones de la CECA (354/83 y 359/83), enmendado por el Reglamento del Consejo (EC, EURA- TOM), n.º 1700/2003, de 22 de septiembre de 2003 (http://europa.eu/docu- mentation/archives/index_es.htm, consultado el 16/04/2012). Como principio general son considerados históricos y accesibles al públi- co todos los documentos y unidades archivísticas, una vez transcurridos treinta años a partir de la fecha de su elaboración. Tras esta declaración se ar- ticula un completísimo régimen de salvedades en las que los documentos no son accesibles. Para evitar en lo posible el enquistamiento de los documentos en la confi- dencialidad y en la protección, cada institución procederá, a más tardar du- rante el vigesimoquinto año siguiente a la fecha de su elaboración, a exami- narlos con miras a su eventual liberalización. Toda esta reglamentación atañe en los mismos términos a los documentos comunitarios clasificados que po- sean los estados miembros. 310 14.  El edificio y las instalaciones El objeto de este capítulo es el archivo como continente, el edificio y las ins- talaciones para la guarda, custodia y uso de los documentos; por lo que nos vamos a centrar en las fases del ciclo de vida donde los documentos se alojan en instalaciones neta y exclusivamente de archivo, la fase intermedia y la histórica, pues los requisitos durante la etapa de gestión deben acoplarse a las exigencias oficinescas. En función del tamaño de la organización puede haber desde diferentes edificios exentos para archivo, hasta reducirse a uno o más locales integrados en las instalaciones generales, por lo que deberá ade- cuarse a cada ocasión cuanto se diga en estas páginas. En su redacción he- mos seguido básicamente el manual de M. Duchein (1988), así como las in- dicaciones técnicas de J. E. Simonet (1992), cuya validez permanece incólume. Asimismo, recomendamos la puesta al día que representa el traba- jo de J. A. Sainz (2011, 328-353). Las instalaciones del archivo están lógicamente determinadas por las fina- lidades del servicio, de modo que deben garantizar la adecuada conservación de los fondos y facilitar su utilización. 1.  Factores que inciden en la elección del edificio ¿Qué elementos de juicio podemos utilizar para elegir la mejor solución en cuanto al edificio o los locales de archivo? Por supuesto que el tamaño de la organización y los medios económicos disponibles son factores determinan- 311 Archivística tes, pero además hay otros que nos pueden orientar para ir más allá. Para se- leccionar la solución más adecuada (ISO 15.489-2:2001, 18-19), existen una serie de factores que hay que tener en cuenta: 1. El volumen y la tasa de crecimiento de los documentos. La previsión de la tasa de crecimiento es un factor decisivo a la hora de valorar la capacidad de unas instalaciones o de cualquier opción. Igualmente, los medios digitales de almacenamiento de los documentos electróni- cos deben asegurar la capacidad de almacenamiento adecuada. Toda elección debe basarse en las estimaciones de volumen y de creci- miento. 2. El uso de los documentos. Los distintos usos determinarán los niveles necesarios de protección contra la pérdida o el daño. El uso de siste- mas y medios fiables y robustos es fundamental para los documentos electrónicos. Además, la facilidad para proteger los backups es una consideración clave en la selección de las opciones de almacena- miento. 3. Las necesidades de seguridad y sensibilidad de los documentos. Al- gunos documentos necesitan limitaciones al acceso por razones de confidencialidad, por la naturaleza de la propiedad de la información o por prescripciones legales. 4. Las características físicas tales como el peso, el espacio necesario, los controles de temperatura y humedad, las necesidades de conserva- ción física de los soportes, la protección contra el fuego, inundacio- nes y otros riesgos derivados de las condiciones del lugar. Los docu- mentos electrónicos pueden necesitar ser convertidos o migrados o refrescados. 5. La necesidad de recuperar documentos. La necesidad de recuperar documentos con frecuencia es un asunto de la mayor importancia, que exigirá un acceso más fácil al archivo. 6. El coste relativo de las opciones. Los costes pueden afectar a las de- cisiones sobre la contratación de la guarda y custodia de los docu- mentos y de los soportes elegidos para el almacenamiento de los electrónicos. En el caso de que una organización recurra a un contra- tista para las funciones de guarda y acceso, es importante que el con- dicionado del contrato establezca los derechos y las responsabilida- des del propietario de los documentos y del proveedor del servicio (Duplá, 1998, 131-164; Duplá, 2001, 21-48; Fernández Ramos, 2001b, 49-70). 7. Las necesidades de acceso. Un análisis de costes-beneficios del ar- chivo en sede o fuera de ella puede dar como resultado que son nece- sarios múltiples instalaciones, sistemas y equipamientos para satisfa- cer las necesidades de la organización. 312 13.  El edificio y las instalaciones Una vez valorados estos factores, la decisión final exige dar respuesta a otras cuestiones, como dónde ubicarse, qué tipo de edificio o locales elegir o qué papel le cabe al archivero en el futuro proyecto arquitectónico. 8. La ubicación. El emplazamiento ideal de un archivo es una cuestión delicada, pues los elementos que entran en juego son numerosos y, en ocasiones, contradictorios. En primer lugar, es deseable que los archi- vos se ubiquen tan cerca como sea posible de sus usuarios: adminis- traciones, estudiantes y profesores e investigadores no universitarios. Por otra parte, se ha de buscar la seguridad, huyendo de las vecinda- des peligrosas por razones estratégicas (como objetivos militares o nudos ferroviarios), geográficas (terrenos húmedos, infestados, desli- zantes…), ambientales (contaminación atmosférica, acústica…). Asi- mismo, hay que considerar tanto el coste como la disponibilidad de suelo en cantidad suficiente. En definitiva, el emplazamiento ideal parece situarse en el terreno de la utopía. Al menos se deben evitar algunos errores esenciales como los focos de contaminación industrial, los terrenos exiguos de los cascos histó- ricos de las ciudades, emplazamientos demasiado alejados de los cen- tros urbanos o mal comunicados. La situación más factible es un em- plazamiento suburbano, donde hay mayor cantidad de suelo disponible y a mejor precio, o el desdoblamiento en varios centros. 9. Reutilización de edificios. A pesar de lo que se pueda pensar deján- dose llevar por la nostalgia de lo pintoresco, el ideal es un edificio nuevo construido específicamente para ello. Los archivos no se aco- modan a locales edificados con otros fines, por razones de capacidad, resistencia de materiales y estructura de la construcción, necesidad de respetar la arquitectura… Poco menos incómodas son las edificaciones construidas como ar- chivos hace cincuenta, sesenta o cien años, una época en la que pre- valecían en este terreno hábitos deplorables: estancias de altos te- chos, grandes ventanales vidriados, oficinas exiguas… A todas luces la mejor solución para alojar servicios archivísticos son los edificios específicamente construidos para ellos según las normas modernas. Muchas veces, los responsables últimos prefieren aprovechar edifi- cios de carácter histórico (palacios, iglesias, conventos…) y habilitar- los para fines culturales, el de archivo entre ellos. Tampoco es una mala opción si se eligen bien los edificios y se observan las normas necesarias para eliminar toda fuente de peligro y si se puede remode- lar el espacio con amplia libertad para que se adapte a las necesida- des del servicio y no al revés. Es preferible vaciar por completo el edificio, manteniendo los muros exteriores y remodelar a voluntad. 313 Archivística Entre los posibles destinos, algunos ofrecen mayores ventajas como las iglesias, conventos y prisiones, por ejemplo, que disponen de am- plios espacios diáfanos; en cambio, no son recomendables aquellos que obliguen a respetar la distribución interior e incluso la decora- ción: mansiones, castillos… 10. Los papeles respectivos del arquitecto y del archivero. Si bien el ar- quitecto es el responsable de estos trabajos, es necesario que sea in- formado a conciencia de las necesidades del servicio y de los errores de orden funcional que debe evitar. ¿Quién le informará mejor sino el archivero? A este le corresponde elaborar una memoria de necesida- des detallada que sirva de base al arquitecto para su proyecto, y se impone el establecimiento de una estrecha colaboración entre ambos. En primer lugar, le corresponde al archivero dirigir el programa de trabajos previos, una memoria que recoja las necesidades del servicio y las características que debe reunir. Más adelante, en el momento de los planes del anteproyecto, el archivero debe dar su opinión y, tras analizarlo, formular las objeciones consecuentes si proceden. En fin, debe seguir atenta y puntualmente la marcha de los trabajos, asistien- do a todas las reuniones de obra. Es la ocasión de constatar las ano- malías, los detalles que hayan escapado a la lectura de los planos y el momento de remediarlos. 2.  Características arquitectónicas Las características arquitectónicas del archivo varían con la función propia de cada una de sus dependencias. Así como la del depósito es la seguridad en la custodia de los documentos, la de los locales de trabajo y la sala de con- sulta es la seguridad y bienestar humanos, lo cual comporta una serie de re- quisitos específicos en cada caso, especialmente singulares e importantes de observar en la construcción o adecuación de los locales destinados a depósi- tos, pues en los otros dos casos se siguen los criterios empleados habitual- mente para los centros de trabajo. La estructura será preferiblemente de hormigón armado y en casos ex- cepcionales de acero laminado. En edificios adaptados que tengan elementos constructivos de madera no sustituibles, estos serán consolidados y tratados con productos ignífugos e insecticidas. Los cerramientos al exterior serán con preferencia la piedra natural o artificial, el ladrillo a cara vista u otros materia- les de fácil conservación. Las cubiertas serán inclinadas, dejando cámara de aire, con elementos impermeabilizantes. Las bajantes se colocarán preferible- mente al exterior, por fachadas o patios. En cualquier caso habrá que tener en cuenta la eliminación de barreras arquitectónicas que impidan el acceso a los minusválidos. 314 13.  El edificio y las instalaciones 2.1 Dependencias El archivo tipo está compuesto por los siguientes elementos, cuyo volumen se calculará teniendo en cuenta las necesidades futuras de espacio a años vista: 1.  Área reservada a) Depósitos documentales. b) Zona de trabajo: I. Locales de recepción de los documentos. II. Locales de limpieza, desinsectación y desinfección. III. Locales de clasificación. IV. Taller de restauración. V. Taller de encuadernación. VI. Taller de reprografía. VII. Sala de trabajos especializados. VIII. Cuarto de eliminables. c) Dependencias sirvientes: I. Vestíbulos, distribuidores, pasillos. II. Aseos y vestuarios. III. Servicios de limpieza. 2.  Área privada a) Administración. b) Cuartos de instalaciones. c) Dependencias sirvientes. 3.  Área pública a) Recepción: I. Información. II. Guardarropa. III. Salas de consulta. IV. Control. V. Reprografía. b) Reunión: salón de actos, exposiciones. c) Dependencias sirvientes. 4.  Mobiliario 315 Archivística Por motivos de seguridad cada una de las tres áreas deberá disponer de un acceso independiente desde el exterior, y en el peor de los casos deberá haber dos al menos, una para personas y otra para documentos. En función de esta independencia de las tres áreas se proyectará la distribución interior y sus circulaciones. El depósito documental deberá aislarse lo más posible del resto del edificio y los circuitos de la documentación no podrán ser interferidos por los visitantes; el mostrador de la sala de investigadores será el único punto de contacto al efecto. 2.1.1  Área reservada a) Los depósitos Los depósitos constituyen la razón de ser, el corazón de los archivos. Su fi- nalidad es proporcionar el mejor almacenamiento posible de los documentos con seguridad y de modo que sean fácilmente accesibles para su uso. La estructura puede ser de dos tipos: convencional y metálica autoportante. En el primer caso, los depósitos serán construidos con pilares y planchas de hormigón. En el segundo, la estructura se forma a base de pilares y vigas me- tálicos que soportan al mismo tiempo y directamente el peso de las estanterías, que descansan sobre ellos, y el hormigón solo interviene como cierre. Este sistema resulta más barato y rápido de ejecución, y se utilizó sobre todo en los años sesenta y setenta, pero es menos resistente en caso de incendio, por lo que es poco recomendable. Por término medio los depósitos ocupan el 60% de la superficie construi- da. Las medidas, según las recomendaciones internacionales de seguridad, no deberán exceder los 250 metros cuadrados que, con estanterías fijas, sir- ven para alojar unos 1.500 metros lineales de documentos. Cuando se re- quiera más espacio al efecto, se compartimentará en unidades que no supe- ren individualmente dicha superficie. La altura máxima en estos locales no debe rebasar los 2,50 metros, para evitar grandes masas de aire que faciliten la combustión. Asimismo, no se recomienda la utilización de plantas bajo rasante (techumbre) como depósitos documentales por las dificultades que entraña el control de las humedades. Se situarán convenientemente aislados del resto de las dependencias y dotados con medidas de protección contra riesgos por deterioro procedentes del exterior. Los ascensores, montacargas y montalibros no tendrán acceso directo, sino a través de un vestíbulo cor- tafuegos. Un factor primordial en la concepción arquitectónica es la resistencia me- cánica de estos locales, por las cargas que soportará la estructura bajo el peso de los documentos. Con un sistema de estanterías fijas deberá resistir 750 kg/m², que en caso de almacenamiento compacto con estanterías móviles será de 316 13.  El edificio y las instalaciones 1.250 kg/m². Asimismo, resulta indispensable que el depósito esté provisto de muros, suelos y techos resistentes al fuego durante dos horas, así como puer- tas metálicas cortafuegos, con cerraduras antipánico, que resistan al menos una hora sin deformarse; todo ello a fin de evitar que la sala se venga abajo y el siniestro se extienda a otras dependencias con excesiva rapidez. Los muros exteriores necesitan medidas de aislamiento térmico e higromé- trico, mediante el empleo de muros dobles con cámara de aire, fibras aislan- tes… Los suelos de mejor calidad son los de hormigón, resistente e ignífugo, cubiertos con revestimientos resistentes al desgaste provocado por el uso y cualquier agente agresivo. Pueden ser pavimentos pétreos pulimentados o re- sinas sintéticas termoestables. Los huecos de las ventanas se abrirán preferiblemente a las fachadas de menor insolación e incidencia de vientos portadores de agentes contaminan- tes o humedad. La superficie de los mismos será equivalente al 10% de la del cerramiento correspondiente. La carpintería será de aluminio anodizado o lacado, o de PVC, con elementos practicables y el máximo hermetismo, y con acristalamiento de vidrio de las siguientes propiedades: inastillable, absorben- te de radiaciones (UV e IR), y aislante acústico y térmico. Las instalaciones de fontanería no atravesarán estos locales bajo ningún concepto, salvo las de acondicionamiento o las de protección contra incen- dios, en cuyo caso contarán con elementos protectores. b) Zona de trabajo I. Locales de recepción de los documentos. II. Locales de limpieza, desinsectación y desinfección. III. Locales de clasificación Siguiendo el circuito de los documentos, en primer lugar estará el local de recepción, con un muelle de carga a cubierto para facilitar el acceso de los vehículos. Los ingresos pasarán inmediatamente al espacio reservado para la limpieza, desinfección y desinsectación, que contará con un potente as- pirador industrial para desempolvar las unidades de instalación, así como un autoclave para proceder a las labores de desinfección y desinsectación cuando sea necesario; irá provisto de campana extractora y la expulsión de gases rebasará el punto más alto del edificio o acometerá el alcantarillado. Las salas de clasificación y expurgo, contiguas a la anterior, tendrán una su- perficie determinada por el volumen de ingresos, así como por la concepción del archivo, ya que, en la medida en que estos procedan de un archivo inter- medio donde ya han sido expurgados, el local para tal trabajo es innecesario. El equipamiento de estos locales lo constituyen fundamentalmente mesas grandes con cajeros de 40 × 50 cm para clasificar los documentos. Contarán igualmente con un espacio anexo reservado a almacén para el material de embalaje: cajas, carpetas… 317 Archivística iv. Taller de restauración La restauración es una de las operaciones más delicadas y no constituye una función específica de los archivos; se puede contratar con una empresa especilizada. Requiere personal específico de alta cualificación, con unas ins- talaciones y maquinaria costosísimas. Al igual que en el caso anterior, sola- mente un volumen de trabajo suficiente para mantener regularmente activas estas inversiones justificaría su implantación. Preferentemente se situará cerca de la zona de limpieza-desinfección- desinsectación y nunca próximo a los depósitos, debido a la presencia de pro- ductos químicos corrosivos e inflamables; por ello, deberá contar con sistemas de detección y extinción de fuego, así como con salida de emergencia. Los recubrimientos de paredes y suelos serán anticorrosivos, hidrófugos y antides- lizantes. Tendrá cuatro zonas diferenciadas: de tratamientos manuales (limpie- zas específicas, consolidación, encuadernación, montaje…), de lavado y trata- mientos tóxicos (para uso de líquidos y productos especiales, con extracción mecánica del aire), de tratamientos mecanizados (para integración, lamina- ción, con maquinaria específica), y laboratorio (para análisis físicoquímicos). v. Taller de encuadernación Todo archivo debería contar al menos con un equipo sencillo de encuaderna- ción para las necesidades corrientes del servicio. El equipamiento de un taller especializado, capaz para realizar trabajos con documentos valiosos, requiere personal específico y el material adecuado (prensa, guillotina…), en definitiva unos costes que solo se justifican en el caso de grandes archivos con un número suficiente de encuadernaciones históricas que requieran tratamientos especiales. vi. Taller de reprografía Todo servicio de archivo necesita realizar reproducciones de documentos que en su mayoría se solucionan por medio de fotocopiadoras. Aparte de estas, hay otras necesidades como la microfilmación, la fotografía y, sobre todo, la digitalización de documentos. Para cubrirlas hace falta contar con personal especializado, así como con laboratorios para la reproducción —con cámaras planetarias— y para la duplicación —con las instalaciones propias: zona de lavado, revelado, secado…—. 2.1.2   Área privada El espacio dedicado a actividades administrativas no se distingue en sus as- pectos arquitectónicos de los destinados a oficinas en cualquier otra depen- 318 13.  El edificio y las instalaciones dencia. Se ubica lo más cerca posible de los depósitos para evitar pérdidas de tiempo en los traslados, aunque separado al menos por un vestíbulo cortafue- gos. En cuanto a sus dimensiones, debe ser capaz de alojar los puestos de trabajo necesarios, compartimentando los despachos según sus funciones. 2.1.3  Área pública a) Recepción I. Información. ii. Guardarropa. iii. Salas de consulta. iv. Control. v. Reprografía En un gran archivo, el vestíbulo debe ser un lugar amplio y atractivo, con un buen sistema de señalización que indique al usuario los itinerarios para localizar los distintos servicios. El de información generalmente se encuentra en el mismo lugar, aunque puede constituir un local aparte pero inmediato, tiene entidad por sí mismo y debe orientar al usuario sobre las condiciones de acceso al archivo, los ser- vicios que presta y los fondos. Un buen servicio de información debe contar con medios informáticos para el registro y acreditación de los usuarios y un sistema multimedia con el que ellos mismos puedan resolver sus necesidades en primera instancia. En un archivo de dimensiones modestas, este local está aglomerado con las oficinas administrativas o junto al servicio de préstamo en la sala de lectura, separado por una ventanilla. La sala de consulta es el lugar de trabajo intelectual por excelencia, debe ser tranquila, luminosa, agradable y propicia al recogimiento. El acceso se hará desde el área de acogida e información, sin necesidad de pasar por zonas restringidas, y estará prudentemente cerca de los depósitos para reducir al mí- nimo los desplazamientos y el tiempo de entrega de los documentos. Los puestos de lectura pueden ser mesas corridas o pupitres individuales; en cualquier caso contarán con unas dimensiones mínimas de 1 × 0’70 m por usuario, pues los documentos son muchas veces de gran volumen. Para calcu- lar las dimensiones de esta sala, se debe prever un espacio de 5 m2 por usuario. Por lo que hace a la iluminación, la mejor es la natural que no sea directa ni cenital, apoyada con luz eléctrica de modo que se logre una iluminación am- biente de entre los 500 y los 750 lux. Un aspecto muy importante es la vigilancia de los puestos de consulta para evitar los robos; a tal fin, lo mejor es que la sala sea un espacio diáfano. Per- manentemente habrá al menos una persona, diferente de la que atiende los pedidos, vigilando en un punto elevado, que puede ser reforzada mediante cámaras de televisión en circuito cerrado. 319 Archivística Junto a la sala de lectura se ubicará otra para los instrumentos de descrip- ción, con ficheros o con terminales de ordenador conectadas, asimismo, con el servicio de pedidos, en función del grado de automatización del centro. En el mismo local se puede ubicar la biblioteca auxiliar, provista de obras de re- ferencia, así como específicas sobre los temas de investigación de los fondos. A veces no es suficiente con una sala de lectura, ya que algunas investiga- ciones requieren locales especiales para la consulta de microfilms, documen- tos electrónicos, documentos estropeados, audiovisuales... Habrá que prever estas necesidades y el equipamiento necesario: lectores de microfilm, ordena- dores, vídeos… b) Reunión: salón de actos, exposiciones El desarrollo de las actividades de los archivos en favor de la enseñanza y la apertura al público más amplio, comporta el diseño consecuente de locales afectos a estas actividades. Este espacio tiene que ser fácilmente accesible y preferiblemente desde la calle, estar aislado de la sala de lectura (por el ruido que generan) y de los depósitos (por motivos de seguridad) y contar con sali- das de emergencia. Raro es el archivo que no disponga al menos de un local multiusos, aunque lo ideal es contar con salas separadas: una para exposicio- nes temporales, otra para reuniones y conferencias y una para el servicio educativo. El mobiliario y las instalaciones variarán con sus finalidades es- pecíficas: vitrinas, paneles y vídeos para la sala de exposiciones; sistema de proyección, pantalla, butacas y mesa para la de conferencias-reuniones; me- sas, sillas… para el servicio educativo. 2.1.4  El mobiliario En este epígrafe nos vamos a referir al mobiliario para la instalación de los documentos, entre los cuales las estanterías constituyen sin duda alguna uno de los elementos más importantes. Tradicionalmente se han empleado las elaboradas a base de madera, combinadas en algunos casos con armarios-vi- trina; sin embargo, este es un procedimiento que debe ser rechazado sin pa- liativos, dado que la madera se comba bajo el peso de los documentos y fa- vorece la proliferación de insectos xilófagos, además de ser combustible. No obstante, la madera puede ser tratada contra estas contingencias, pero el pro- ceso es caro y poco seguro a largo plazo. Las estanterías deben presentar cierto número de cualidades como incom- bustibilidad, inocuidad para los documentos, solidez y manejo cómodo: 1. Solidez. Los documentos son pesados: un metro lineal puede alcan- zar los 100 kg; por tanto, la estantería tendrá el espesor suficiente 320 13.  El edificio y las instalaciones para soportar dicho peso sin deformarse. Será, además, de superficie lisa, con una pintura y tratamiento antioxidante. 2. Manejabilidad. Para ello deben ser móviles y poder ubicarse en altura cada 25 mm. 3. Inocuidad. Se deben rechazar los sistemas de montaje de perno y tuerca, así como las aristas vivas y elementos cortantes que puedan dañar los documentos y a las personas. Para evitar la condensación de humedad, el aire debe circular entre las estanterías, de modo que las divisiones interiores serán abiertas, separadas mediante tiras en «X», y solo estarán cerrados los laterales para evitar que caigan las unida- des de instalación. Asimismo, estarán a unos centímetros del suelo y cerrado dicho espacio, como lo estarán por arriba como protección contra el polvo. Las dimensiones de un cuerpo de estantería son habitualmente 1,90 m de altura (base de la balda superior) para que pueda acceder a mano una persona de estatura normal, con baldas o estantes de 1 × 0,40 × 0,50 (longitud, profun- didad y distancia entre baldas). Se colocan en paralelo, perpendicularmente a la dirección de las viguetas en el caso de los forjados unidireccionales, exentas de las paredes, salvo en el caso de los costeros, y de forma que no dejen rinco- nes de difícil aireación o limpieza. Hay dos sistemas: 1. El convencional de estanterías fijas de doble cuerpo o a dos caras dis- puestas en paralelo, situadas con una separación de 0,80 m entre cuerpos y un pasillo de 1,20 m de anchura entre bloques. 2. El denso o compacto, en el cual uno o varios cuerpos están fijos, y los demás, montados sobre raíles, se desplazan mediante un motor eléctrico o un mecanismo de cadena (manual). El desplazamiento puede ser longitudinal, transversal o pivotante, según los modelos. El sistema denso permite un mayor aprovechamiento del espacio, pues bas- ta con reservar 0,80 m para formar el pasillo allí donde sea necesario mediante el desplazamiento de las estanterías. Como quiera que la carga soportada por metro cuadrado es superior a la del sistema convencional, hay que tenerlo en cuenta al hacer el cálculo de estructuras. Para el acomodo de tipos documentales distintos al libro, a la caja y al lega- jo, existen diferentes soluciones mobiliarias. Los documentos que no pueden ser doblados (planos, mapas, dibujos, documentos de tamaño excepcional) pueden guardarse en muebles: • Portaplanos horizontal: los documentos se guardan en cajones de grandes dimensiones para evitar dobleces; son los más cómodos y se- guros. 321 Archivística • Portatubos: en los que previamente los documentos han sido dispuestos enrollados. Su principal problema es que estos se deforman y su mani- pulación es incómoda. • Portaplanos vertical: o sistema colgante, pues los documentos están suspendidos por una banda adherida a uno de sus bordes. Es práctico para las oficinas, pero poco conveniente para planos, mapas, etc., anti- guos cuyo soporte, menos sólido, puede verse afectado. Otro elemento importante en la instalación y protección de documentos lo constituyen las cajas de archivo. Las mejores son las de cartón no ácido y resistente, elaboradas ad hoc, aunque son más económicos los modelos pre- fabricados y de fácil montaje; en cualquier caso deben rechazarse las de ma- dera, incluidas aquellas que siendo de cartón tienen el lomo curvo de madera, pues, aun siendo más vistosas, comportan un elevado riesgo de infección por insectos. Las dimensiones normalizadas son 38 × 28 × 12 cm, y cuando por el tamaño de los documentos se requieran otras de medidas especiales, deberán ser unos centímetros más amplias que estas para evitar roces y dobleces. En cualquier caso deben ser sólidas, elaboradas con cartonaje rígido, con uno de sus lados y lomo abatibles, cerradas con dos cintas e incluso pueden ir provis- tas de lengüetas de cartulina para evitar la pérdida de documentos durante su transporte. Otros tipos documentales (microformas, cintas y discos magnéticos…) requieren protección especial (polvo, campos magnéticos…); como primera medida deben ubicarse alejadas de conducciones eléctricas, en cajas de plásti- co y armarios estándar, que existen en el mercado, para su instalación. 3.  Medidas ambientales y de seguridad La correcta conservación de los documentos requiere, además de unas insta- laciones y mobiliario adecuados, la adopción de determinadas medidas para controlar cuantos factores puedan poner en peligro la integridad del fondo y de las personas. La humedad, la temperatura, la luz solar, el polvo, la conta- minación, el fuego, los insectos, los roedores, la electricidad… constituyen peligros potenciales para la seguridad, algunos de ellos por sí mismos, otros cuando su presencia sobrepasa ciertos límites. 3.1  Los factores climáticos: humedad, temperatura y luz solar Uno de los principales problemas es el exceso de humedad, causante de la parte más significativa —junto con la desidia humana— de la destrucción de nuestro patrimonio documental. La humedad actúa sobre los documentos re- 322 13.  El edificio y las instalaciones blandeciendo las fibras y favoreciendo la formación de ácidos derivados de las sales y otros productos utilizados tanto en la fabricación del papel (Díaz de Miranda y Herrero, 2009) como de las tintas, al tiempo que favorece la aparición de mohos y hongos que duplican el esfuerzo destructor, cualquiera que sea el soporte. Para evitar sus efectos nocivos, es necesario controlar la humedad ambiente, bien mediante la instalación de un sistema de aire acon- dicionado, bien de aparatos deshumidificadores. Sea alguna de estas dos u otra la solución adoptada, el nivel más adecuado para documentos en papel es el resultante de combinar un 45/65% de humedad relativa del aire a una temperatura media de 17/18 °C; en todo caso nunca inferior a los 15°C ni su- perior a los 21°C, ya que a temperatura muy baja la humedad se condensa con mayor rapidez y a temperaturas elevadas los microrganismos encuentran su caldo de cultivo ideal. Otros soportes necesitan condiciones diferentes (cuadro 14.1). Cuadro 14.1  Condiciones según soportes Soporte Temperatura (°C) Humedad relativa (%) Fotografía B/N 15-20 30-35 Fotografía color 10-18 25-35 Film B/N 12-20 30-40 Film color 10-20 25-35 Magnético 14-18 40-50 Óptico 16-20 35-45 Microformas 18-20 30-40 Es muy importante que la ratio humedad/temperatura sea constante tan- to a lo largo del día como del año, evitando los cambios súbitos, ya que cuando se producen oscilaciones bruscas de humedad y temperatura, el so- porte se ve sometido a fuertes tensiones de contracción y dilatación, con lo cual pierde resistencia física y se vuelve quebradizo. Además de los contro- les incorporados al sistema de aireación, un simple higrómetro-termómetro será suficiente para conocer las oscilaciones en torno a la media y adoptar las medidas necesarias. Asimismo, un uso adecuado y racional de la cale- facción nos permitirá mantener ambos parámetros en unos términos ade- cuados; es evidente que el sistema de calefacción no puede ser de agua, por los riesgos que comporta, sino preferiblemente eléctrico, con termostato y temporizador. En las áreas interiores existe el peligro de excesiva sequedad ambiente, sobre todo durante el verano, lo que provoca el efecto contrario, es decir, la pérdida de agua en las moléculas de celulosa u otro material y su consiguiente 323 Archivística debilitamiento. Cuando la humedad relativa del aire se sitúe por debajo de cierta tasa, el equilibrio se recompone por medio de aireación mecánica o mediante un aparato humidificador provisto de higrostato que lo detenga una vez alcanzado el nivel adecuado. Para evitar la transmisión de calor del exterior al interior, y viceversa, se emplearán materiales aislantes térmicos. La elección de los sistemas de reno- vación, calefacción, refrigeración y climatización, dependerá de las condicio- nes climatológicas de cada zona geográfica. Otro de los principales problemas ambientales es el de la luz solar, cuyos rayos ultravioleta atacan el papel y las tintas mediante procesos des- tructivos de oxidación. El depósito de archivo debe prever este inconve- niente, evitando los grandes ventanales abiertos al exterior y que la luz solar pueda incidir directamente sobre los documentos o sobre sus conte- nedores. No se trata de eliminarla por completo, pues la luz natural tiene un importante papel como germicida, sino de dosificarla. En consecuencia la orientación sur es la menos indicada para abrir los vanos, que no deben superar el 10% de la superficie del muro. La incidencia de los rayos solares puede regularse mediante el sistema de ventanas en arpillera, partesoles o vidrios filtrantes; no son recomendables las persianas, cortinas, contraven- tanas… por cuanto en la práctica la falta de control sobre las mismas suele hacerlas ineficaces. 3.2  El polvo y la contaminación El polvo es un elemento cuya presencia resulta tan molesta como difícil de evitar, en atención a su variado origen, ya sea del exterior ya de los propios suelos, paredes, techos, o del deterioro de los propios documentos; existen, sin embargo, diversos procedimientos que, combinados, reducen su presen- cia a términos tolerables. Estos se dirigen en tres sentidos: evitar su entrada desde el exterior mediante un sistema de aire acondicionado, aplicar revesti- mientos sintéticos (que sean incombustibles) a paredes y techos para impedir que su desgaste natural genere polvo, lo que supone recubrir los suelos con materiales apropiados al mismo fin (baldosas, losa, revestimientos sintéti- cos…), y verificar regularmente la limpieza del depósito. La contaminación atmosférica, cuyos gases tóxicos más comunes son el anhídrido sulfuroso y el carbónico, los compuestos clorados, férricos y plúm- bicos, resulta corrosiva. Al entrar en contacto con la humedad, y de forma muy especial el anhídrido sulfuroso, uno de sus componentes más abundantes, forman microgotas de ácido (sulfúrico…) que destruyen los documentos. Una vez más es el aire acondicionado la mejor manera de evitar su presencia, al igual que las cajas archivadoras ya descritas para paliar sus efectos. 324 13.  El edificio y las instalaciones 3.3  El fuego No por evidente es un enemigo que hayamos de olvidar aquí, pues los mate- riales de archivo son fácil pasto de las llamas, como ha demostrado la luctuo- sa historia de incendios de que han sido protagonistas. Las primeras medidas deben adoptarse en la selección de los materiales de construcción y mobilia- rio incombustibles. Como ya se ha indicado al hablar del depósito, este que- dará aislado del resto de las dependencias, evitando toda proximidad a focos de peligro tales como calderas, motores… Asimismo, la instalación eléctrica del archivo deberá observar las normas de seguridad más estrictas. A pesar de todo, estas medidas son insuficientes para evitar que por múlti- ples contingencias se declare un incendio, de rápida propagación —por razo- nes obvias— y capaz de alcanzar grandes proporciones. En tal sentido convie- ne adoptar las siguientes medidas de carácter general: 1. Se evitará el paso de conducciones eléctricas sobre el recinto del edificio. 2. Las puertas metálicas tendrán la holgura suficiente para que en caso de incendio la dilatación no las bloquee. 3. Las vías de evacuación estarán perfectamente señalizadas y es reco- mendable instalar una manga de evacuación en los depósitos. 4. Es obligatorio instalar sistemas de detección automática de humos en depósitos, servicios generales y locales de trabajo especializados, sala de consulta, reunión, guardarropa, cuartos de maquinaria y cal- deras, estación de transformación y grupo electrógeno. Se instalarán, además, pulsadores de alarma y megafonía. 5. Debe haber sistemas de extinción en todas las plantas, con bocas de incendio y extintores portátiles. Serán automáticos en depósitos do- cumentales —con un sistema de extinción que suele ser de agua ne- bulizada a presión— y en locales con alto índice de riesgo (cuartos de calderas, almacenes de combustible, transformador…). 6. Finalmente, se ha de contar con protección contra descargas eléctri- cas atmosféricas: pararrayos no radiactivo. 3.4  Los factores biológicos Estos factores incluyen determinados insectos, los roedores y los microorga- nismos. Su acción, al devorar partes distintas del documento, provoca pérdi- da de masa, con lo que este se debilita y su deterioro, derivado de su fragili- dad, es más rápido. Entre los insectos, los más perniciosos son los xilófagos: • El lepisma o pececillo de plata se alimenta preferentemente de colas y almidón. 325 Archivística • La carcoma, muy típico —al igual que el anterior— de latitudes húme- das y templadas, come preferentemente el papel de calidad, el que con- tiene más celulosa pura, cavando galerías. • La termita, insecto fotófobo, vive al abrigo de la luz, por lo que es difí- cil de detectar; devora toda clase de celulosa (madera, papel, cartón, tejido) y cava profundas galerías apenas perceptibles desde el exterior. • Otros insectos son cucarachas, capricornios, lictus… Los microrganismos, es decir, los hongos y las bacterias, se desarrollan en condiciones de calor y humedad elevados. Como no realizan la función clo- rofílica, toman el carbón necesario de las moléculas de celulosa del soporte documental, reblandeciéndolo y extendiéndose en forma de manchas de pig- mentación variada que borran la escritura. La presencia de estos factores deberá evitarse al máximo, combinando to- das las medidas necesarias: limpieza regular de los depósitos, desinfección y desinsectación de los documentos cuando ingresan, el control de la humedad y la temperatura, hermetismo de accesos con exclusión de orificios, rendijas, etc., por donde puedan acceder los roedores; asimismo, en el perímetro de las edificaciones se crearán barreras en el terreno con productos insecticidas hasta metro y medio de profundidad, cuando exista riesgo de invasión de termitas. 3.5  La instalación eléctrica y de seguridad La instalación eléctrica del archivo debe observar todos los requisitos usua- les de seguridad, y la iluminación será suficiente pero sin excesos. En los de- pósitos, un punto de luz de 60 W cada 2 m en los pasillos entre estanterías, y de 75 W cada 4 o 5 m en los pasillos centrales, encastrados en el techo para evitar zonas de sombra, son suficientes. Es necesario un interruptor general en la entrada y varios más, parciales, en pasillos y paredes, así como tomas de electricidad con cubierta de seguridad. Por otro lado, los sistemas de protección contra el robo y el vandalismo deben desempeñar las siguientes funciones: detectar la presencia de intrusos, ya sea durante las horas de cierre, ya en el área reservada, impedir o denunciar la entrada mediante un acto de violencia (fractura o escalo) y vigilar el interior durante el horario de apertura. Para la detección de intrusos se puede emplear un sistema con detectores y barreras de infrarrojos, por ejemplo. La entrada violenta se podrá evitar co- locando rejas en las ventanas cuyo alféizar esté situado a menos de 4 m sobre el nivel exterior, y sensores de rotura de vidrio. Las puertas irán dotadas con cerraduras de seguridad y contactos magnéticos. Lo más difícil de evitar son los robos en la sala de lectura, cualquiera que sea el sistema de seguridad elegido, siempre y cuando el consultante tenga la 326 13.  El edificio y las instalaciones mala idea de sustraer un documento y ocultarlo entre sus cuadernos. No obs- tante, la vigilancia podrá ser más completa y efectiva adoptando las siguientes medidas: el mostrador de control dispondrá de total visibilidad, para lo cual deberá elevarse sobre un estrado y la sala no tendrá recovecos ni obstáculos que dificulten la visión. Dispondrá de un solo acceso por delante del mostra- dor que, a ser posible, contará con una instalación de alarma por señalización magnética. En fin, son recomendables los cerramientos acristalados que facul- ten la visión desde las dependencias contiguas, así como la instalación de cá- maras de televisión en circuito cerrado con monitores en los puntos de control. 327 Archivística 328 Bibliografía Actes de la 20éme. 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Archival Description Project, 234 Véase acceso a la información. archivalia, 82 ácidos, 260, 323 archiveconomía, 83 Administración, 33, 40, 45, 64, 73, 80, archivero, 96-101, 127-129, 193-194 81, 84, 89, 91, 97, 99, 109, 119, 125, administrador de archivos y docu- 127, 129, 137, 139, 144, 146, 155, mentos, 100-101 165, 170, 171, 172-185, 190, 202, formación, 96-101 204, 247, 272, 274, 277, 292-307 gestor de archivos y documentos, utilidad, 24, 39, 119, 130, 143, 274 100-101 administración de archivos, 50, 69-70, perfiles competenciales, 100 84, 111, 173 Archiveros sin Fronteras, 193 aficionados, 151-152, 154-155 archives administration, 46, 70, 81 Agencia de Protección de Datos, 302 archivintendencia, 83 aktenplan, 38 archivística Alta Edad Media, 25, 107 concepto, 76-83 American Records Managers Associa- divisiones, 83-86 tion, 47 integrada, 50, 85, 92 Anglo-American Cataloguing Rules paradigmas, 14, 47, 66, 85-87, 90 (AACR2), 234 periodización, 17-18, 21 351 Archivística archivo Atenas, 24 acceso, 72-73 Ayala, Diego de, 31 características, 70 concepto, 68-71 Baalberit, 23 de gestión, 75 bacterias, 326 de titularidad estatal, 170, 172, 204, Bahmer, Robert, 80 296 Baja Edad Media, 21, 25-28, 50, 106, 177 diferencias con la biblioteca y el cen- Barcelona, 28-29, 144, 177 tro de documentación, 84 Batelli, Giorgio, 79 función transversal, 74 Battenay de Bonvouloir, 36 funciones, 71-74 Bautier, Robert H., 19, 21-23, 26-27, histórico, 157, 177, 188, 274 30-33, 37-40, 41, 270 intermedio Bearman, David, 51, 93, 211 construcción y equipamiento, 90, Bell, Lucie, 49, 234 130, 145-149, 274 Bella diplomatica, 34 funciones, 143-144 Benavente, Cristobal de, 31 orígenes, 143-144 Beringio, 34 oficina. Véase archivo de gestión. Berzosa, Juan, 32 origen, 78, 80 biblioteconomía, 96-97 público, 149 Boles, Franck, 51, 211, 271 subsistemas, 75-76 boletín informativo, 156 Archivo de la Corona de Aragón, 40, Bonifacio, Baldasarre, 35 144, 177, 181, 250 Brenneke, Adolf, 18, 48, 80 de la Nobleza, 174, 179 Briceño, Mario, 23, 25-26, 34, 80 de la Real Chancillería de Granada, Brooks, Peter, C. 47, 90 179 Buck, Solon J., 90 de la Real Chancillería de Valladolid, 30, 179, 181 calendario del Reino de Galicia, 179 de conservación, 46, 50, 90, 92, 123, del Reino de Mallorca, 179 125, 128, 134-135, 143, 148-149, del Reino de Valencia, 179 200, 208, 219, 254, 272, 274, General de Indias, 35, 40, 177 283, 287, 289 General de la Administración, 144, de transferencias, 197-198, 173-174, 177-178 calor, 324, 326 General de Simancas, 40, 176 Camus, 37, 208 Histórico Nacional, 40, 145, 174, carcoma, 326 176, 179, 259 Carlos V, 30 Real de Barcelona, 28 cartulario, 21, 27-28, 35 Archivos del Estado, 28-31, 39-40, 43, Casanova, Eugenio, 18-19, 30, 33, 36, 89, 172-173 44, 79, 83, 231 Históricos Provinciales, 179 Castells, José M., 294, 295 Nacionales, 29, 37, 40, 47, 176, 188, catálogo 208-209, 229, 239 de documentos, 123, 125-126, 251, Vaticanos, 31 255, 257 archivum, 24, 68 de procesos, 125-126 Association des Archivistes Français, 47 censores, 24 352 Índice analítico y onomástico. Centro de Información Documental de Constitución española, 73, 108, 152, Archivos (CIDA), 175 169-171, 189, 294-295, 298-299, Centro Documental de la Memoria His- 301, 305 tórica, 178, 181 control del flujo documental, 126 Chancillería de Valladolid, 30, 179, 181 Cook, Michael, 84, 234, 333 Chevrières, 36 Cook, Terry, 44, 93, 165, 273 ciclo de vida de los documentos, 14, 47, corpus, 26, 35, 79, 108 50-51, 72, 87, 89, 91-92, 95, 113, Cortés, Vicenta, 19, 71 134-135, 173, 180, 195-196, 224, Couture, Carole, 49-50, 92, 145 232, 236, 251, 274-275, 283, 294, 311 cronografía. Véase cronología. críticas, 51 cronología clasificación estilos de datación, 106-107 concepto, 207-210, 213-214 utilidad, 106 criterios, 214-215 cuadro de clasificación documentos electrónicos, 225-227 concepto, 46, 90, 115, 124-125, 128, funcional, 215 131-132, 134, 138, 147, 200, 208, orgánica, 216 211, 215, 219-225 proceso, 223-224 metodología, 221, 225 sistemas, 216-219 niveles, 221-223, ventajas, 220 principios, 223-225 classes, 35 Clearing House, 292-293 Daunon, 37, 208 códice, 25, 186 depósito, 22, 31, 40, 68, 70, 91, 144, codificación, 63, 208, 230, 262 146-157, 164, 177-178, 190, 205, colección, 35, 42, 80, 96-97, 161, 164, 207, 209-211, 223, 236, 239, 242, 177, 190, 213, 248 314-320, 324-326 Comisión Derecho de Normas Españolas de Descripción administrativo, 137, 300 Archivística, 175 germano, 25 Superior Calificadora de Documen- romano, 26 tos Administrativos, 174-175, 178, utilidad, 25 305 Derrida, Jacques, 95 Commission d’Accès aux Documents descripción, 231 Administratifs, 293 catálogo, 255, 257 Concepto de la continuidad de los docu- concepto, 231-232 mentos, 51, 92 documentos electrónicos, 260-261 Consejo de Cooperación Archivística, 171 guía, 251-252 Consejo Internacional de Archivos, 49, instrumentos, 231-234, 243, 251, 254 55, 65, 69, 78, 81, 191, 193, 234 inventario, 243, 251-254 conservación multinivel, 234, 238 factores biológicos, 325-326 descriptores libres, 264 factores climáticos, 322-325 difusión, 20-21, 35-35, 38, 43-44, 48, fuego, 146, 312, 316-319, 322, 325 70, 73, 79, 84, 89, 97, 99, 109, 151, instalación eléctrica y de seguridad, 156, 159, 161, 171, 174-175, 177, 163, 325-326 181, 188, 252, 262, 307 polvo y contaminación, 324 diplomática 353 Archivística objetivos, 105-106 178, 186, 195-200, 202-203, 217, utilidad, 36, 39, 41, 61, 104-106, 226, 242, 274 243, 257 valor legal, 24, 59 DLM Forum, 191 valores, 59, 63, 66, 272-273, 276, documentos 278-279, 289, 282 autenticidad, 24, 27, 34-35, 56, 60- diferencias con los analógicos 61, 104-106, 280 DOD5015, 64 cantidad, 42, 57-58, 73, 119, 122, Dublin Core, 63, 128, 203, 240, 242, 269, 276, 287 esquema de metadatos, 62-64, 260- caracteres externos, 57-58, 71, 255 261 caracteres internos, 57-58, 255 ISO 15836, 63 clases, 213-215, 224 ISO 16175, 65, 193 componentes, 57, ISO 23081, 62-64 concepto, 55-56 metadatos, 61-64, 76, 125, 139, 199, contenido sustantivo, 57, 59, 225 202, 225-226, 260-262, corrientes, 26, 36, 129 modelo de información, 64-65 de archivo, 67, 213 modelos de requisitos, 64 digitales. Véase documentos electró- Moreq, 52, 65, 67, 79, 191 nicos. perfil de aplicación, 63-64 diseño normalizado, 126 donación, 161, 164, 179, 204-205, 223, 256 electrónicos, 51-53, 56-57, 61, 60- Ducharme, Jean, 49, 80, 273 62, 64, 65, 72, 92, 95, 109, 121, Duchein, Michel, 18-19, 37, 42-43, 51, 136, 139, 173-174, 191, 197, 199, 77, 87, 157, 208, 210-211, 213, 217, 202, 211, 225-226, 233, 251, 255, 231, 270-271, 293, 311 260, 290, 312, 320 Duplá, Ana M., 98, 127, 312 eliminación, 37, 178, 182-183, 270 entidad productora, 57-58 EAC, 262-263 fiabilidad, 56, 60-61, 280 EAD, 261-262 formas, 25, 51, 129 École de Chartes, 41 formatos, 25, 57-58, 60-62, 129, École des Annales, 45 133, 156, 177-178, 211, 251-252, edificio de archivo 260-261 área privada, 315, 318 inalienabilidad, 204, 275, 278 área pública, 315, 319 integridad, 56, 137, 162-164, 166, dependencias, 267, 315-317, 325, 327 197, 266, 283, 322 depósito, 22, 31, 40, 68, 70, 146- lugar y fecha de producción, 57-58 147, 177-178, 314-320, 324-326 manejabilidad, 56, 321 mobiliario, 135, 145, 166, 315, 320, orígenes funcionales, 57-58 322, 325, record, 67 zona de trabajo, 315, 317 reintegro, 32 eliminación, 37, 50, 67, 70, 73, 86, 90- solemnes, 22, 26-27, 34, 36 92, 114, 116, 119, 126, 135, 145, tipos, 71, 105, 126, 131, 162, 202, 149, 178, 182-183, 189, 242, 248, 208, 219, 321-322 253-254, 269-271, 273, 274-275, transferencia, 29, 31, 37, 50, 61, 76, 277, 279-285, 287, 289 86, 92, 100-101, 114, 124-125, encabezamientos autorizados, 49, 193, 128, 130, 135, 143, 145, 176, 234-236, 245 354 Índice analítico y onomástico. Epigrafía, 104 función cultural, 151-153, 155, 157, epistate, 23-24 159, 161, 163, 165, 167 era cristiana, 107 era hispana, 107 gestion Erasmo de Rotterdam, 30 análisis de la actividad, 116 Escuela de Diplomática, 41 de documentos, 125 estudiantes, 45, 152-153, 155, 166-167, de procesos, 117 313 diseño de un sistema, 136 Etampes, Pierre, d’ 28 identificación de estrategias, 123 evaluación, 99, 124, 182-184, 266, 276- identificación de necesidades, 117 277, 280-281, 288 implementación, 62, 124, 136 Exchequer, 28 investigación preliminar, 123 expediente administrativo valoración de los sistemas existentes, definición, 137 117 partes, 137 Giddens, Anthony, 95 procedimientos prácticos, 140 Giussani, Nicolo, 35 tramitación, 139-141, Goes, Damian de, 30 exposiciones Grecia, 23, 25 elección del tema, 160 Güemes y Willame, José, 44 montaje, 161, 163-164 tipología, 161, 166 habeas data, 302 expurgo, 269-277, 281-282 Ham, Gerald, 51, 92 Extensible Markup Language. Véase hamarakara, 23 XML. Harris, Verne, 51-52 Haus-Hof-und Staatsarchiv, 31 faszikel, 38 Heredia, Antonia, 18, 48, 68-69, 81, 84 Feith, J. A., 18, 43, 80, 89 hieromnémones, 23-24 Felipe II, 19, 28, 30-32, 176, 179 hiperinflación de información, 269 Florencia, 31, 190 historia Flores, 34 utilidad, 270, 274-275 folleto publicitario, 156 Holmes, Oliver, W., 221 fondo, 17-22, 25-26, 28-33, 35-46, 49- hongos, 323, 326 51, 69-70, 80, 82-83, 85, 87-89, 93, humedad, 146, 312, 316-317, 321-324, 96, 99, 104, 106, 108, 109, 124, 131, 326 135, 144-145, 147-149, 155-161, 164, 176-179, 186-188, 190-191, identificación, 60-61, 86, 99, 100-101, 193, 196, 201-205, 207-223, 226- 117, 119-120, 123, 125-126, 158, 227, 229, 231, 234, 236, 238-239, 187, 217, 219, 224, 237, 239, 245- 249-252, 255, 264, 265, 271, 283, 246, 249-250, 255, 263, 267, 274, 287 300, 311, 319-320, 322 índices, 155, 158, 229-230, 254 Freedom of Information Act, 188-189, indización 291, 293 etapas, 86, 110, 235, 263, 265-266 Freedom of Information Clearing lenguajes, 263-265 House, 292 ingreso y registro de los documentos Fritsch, Ahasver, 35 comodato o depósito, 205 Fruin, R., 18, 43, 80, 89 compra, 204 355 Archivística donación, 204 Jakobson, Robert, 263 extraordinario, 203-205 Jenkinson, Hilary, 44, 50, 68-69, 209, legado, 204 231, 271 ordinario. Véase transferencia. Junta Superior de Archivos, 171 reintegración, 205 Insbruck, 30 Keeper of the Rolls of Chancery, 28 instalación, 15, 36, 44, 73, 75-76, 78, Kolsrud, Oleg, 271 83, 85, 98-99, 119, 121, 124-125, 130, 135, 138, 145-147, 149, 155- Le Moine, 36 157, 160-161, 163, 166, 174, 198, Leesch, Willhem, 80, 83 200, 208-209, 211, 223, 260, 267, legado, 22, 204, 271, 281 311-313, 315, 317, 323, 325-327 Lehmann, Max, 43, 89 Institut für Oesterreichische Geschichts- lenguajes controlados, 229, 263-264 furung, 41 lepisma, 325 instrumentos de control, 134, 266-267 Ley de Régimen Jurídico de las Admi- ISAAR CPF, 49, 193, 245, 249-250 nistraciones Públicas y del Procedi- área de control miento Administrativo Común, 109, de descripción, 245, 247 127, 299, 303 de identificación, 245-246 Ley del Patrimonio Histórico Español, de relaciones, 245, 247 69, 109, 170, 172, 204, 296, 306 elementos, 248 Ley Federal de Transparencia y Acceso estructura, 245 a la Información, 294, 306-307 relaciones, 248 Ley Orgánica de Protección de Datos de ISAD (G), 49, 79, 193, 221-222, 235- Carácter Personal, 301 238, 245, 249, 251, 237, 261-262 Ley Reguladora de Bases de Régimen área Local, 109, 297 de condiciones de acceso y utili- Ley sobre reutilización de la informa- zación, 242-243 ción del sector público, 302 de contenido y estructura, 241-242 lingüística, 48, 79, 86, 93, 110, 265 de contexto, 240-241 utilidad, 110 de control de la descripción, 244 listas de documentación asociada, 243- de encabezamientos de materia, 264 244 de materias. Véase lenguajes contro- de identificación, 239-240 lados. de notas, 244 Lodolini, Elio, 18, 24, 32-33, 39, 41, 43, declaración de principios, 235 48, 68, 78, 80, 144, 212, 231 elementos, 237 Lyotard, Jean F., 95 premisas, 235 Lytle, Robert, 51, 211 reglas, 238-239 luz solar, 322, 324 ISDF, 49, 193 áreas y elementos, 249-250 Mabillon, Jean, 34-35, 105 ISDIAH 49, 193 Management, 46-47, 50, 52, 64-65, 69, áreas y elementos, 250-252 86, 90-91, 111, 125, 190-181, 229-230 ISO 15489, 52, 56, 61, 65, 67, 74, 115, Manual of Archival Description, 234 218, 229, 280, 287-290 MARC, 234 ISO 30.300, 74 Matilla, Antonio, 30, 83 356 Índice analítico y onomástico. Mayans, José, 34 objetivos, 104 Mckemmish, Sue, 93, 95, 273 utilidad, 104 metadatos. Véase documentos electróni- Papenbroeck, Daniel van, 35 cos 61-64, 76, 125, 139, 199, 202, Paperbroquio, 34 225-226, 260-262 Papritz, Johannes, 19 Metroon, 24 Passeya, Pere de, 29 METS, 261 Penn, Ira A., 91 Milán, 35, 37 personalia, 35 mnemon, 23 Pétillat, Christine, 50, 92 Mondéjar, 34 polvo, 146, 321-322, 324 Montfaucon, Bernard de, 104 portaplanos Moreq, 52, 65, 67, 79, 191 horizontal, 121, 135, 321 Muller, S., 18, 43, 80, 89, vertical, 121, 135, 322 Murasu, 22 portatubos, 322 prefectos, 24 Nápoles, 28-29 préstamo de documentos, 100-101, 109, National Archives, The, 45, 89, 167, 134, 142, 148, 162, 164-165, 167, 187-188, 272 98, 267, 319 National Archives and Records Adminis- prevención de riesgos, 136 tration, 189 principio National Security Archive, 292 de procedencia, 18-21, 42-44, 51, 78, Nippur, 22 80, 87-89, 96, 208-209, 211-212, notariado, 27, 67, 177, 179, 187 236 Noto, Antonio de, 29 de respeto al orden original, 43, 89, 208 Procter, Margaret, 234 OAIS, 136 publicaciones, 13, 33, 48, 74, 77, 93, 97, ordenación 152, 155-156, 164, 188, 190, 192, alfabética, 227-228, 230 244, 256, 258 alfanumérica, 227 publicidad, 25, 153, 289, 293, 295, 299- cronológica, 27, 38, 142, 147, 227 300, 302-303, 305, 307 numérica, 227 Pütter, 36 organización, 14, 15, 18-23, 26, 31-33, 35-36, 40, 44, 46-50, 53, 57, 61, 63- Rammingen, Jakob von, 35 67, 69-70, 72-74, 76, 78-81, 86, 90, RAMP, 192-193, 235 92, 93-95, 97, 99, 100, 108-109, 111, Ras-Shamra, 22 113-117, 119, 122-129, 131, 136, Real Decreto por el que se establece el 157, 169, 185-191, 193, 195-196, Sistema Español de Archivos y se re- 207-212, 214-215, 218, 220, 222- gula el Sistema de Archivos de la 226, 229, 231-232, 236-237, 242, Administración General del Estado y 251-254, 262, 269, 272-273, 275- de sus Organismos Públicos y su ré- 278, 280, 281, 285, 287-289, 291, gimen de acceso, 170, 304 297, 301, 311-312 records centers, 144, 189 Records management, 46-47, 50, 52, 64- palabras clave, 110, 264 65, 69, 90-92, 229-230 paleografía, 39, 41, 78, 99, 103-105, regalia, 35 158 Register House, 31 357 Archivística registratur, 35, 38, 43, 89, 208 148, 176, 196-197, 207, 211-212, registro 215-217, 219-221, 225-229, 244, de investigadores, 267 251-253, 268, 274-275-229, 281- Reglamento de Archivos del Estado, 172 289, 305 Reglamento de Organización, Funciona- seriem, 35 miento y Régimen Jurídico de las Servicio de Reproducción de Documen- Entidades Locales, 109, 297 tos de Archivos Estatales, 176 reintegración, 205 sequedad, 323 relación de entrega, 135, 199, 203 Seybel, Hugo von, 43, 89, 208 remisión de fondos. Véase transferencia. Simonet, José E., 311 reproducción de los documentos. Véase Sistema archivístico reprografía. de Francia, 177, 185-186 reprografía, 84, 158-159, 181, 270, 315, de Italia, 177, 185-187 318-319 de la Administración General del Es- Revolución Francesa, 29, 38 tado, 170-174, 177-178 Reyes Católicos, 30, 179 de la Defensa, 174 Ricks, Artel, 45, 91, 144 de la Unión Europea, 190-191 Roberge, Michel, 59, 220 de los Estados Unidos de América, Roberts, John W., 77, 84 185, 189-190 robo, 146, 214, 319, 326 del Reino Unido, 187 Rodríguez Miguel, Luis, 44 Sistemas archivísticos de las comunida- roedores, 146, 322, 325-326 des autónomas, 180-185 Roma, 24-25, 32 Slipe, Georges van, 264 Rousseau, Jacques Y.,80, 145, Smith, Charles, 51, 211 Rules of Archival Description, 234 Society of American Archivists, 47, 90, 262 Stapleton, William, 28, 209 Schellenberg, Theodor R., 18, 48, 50, State Paper Office, 31 56-57, 66-69, 80, 214-215, 220-221, Stielow, Francis J., 79, 81 271-273, 276, 278-280 Subdirección general de los Archivos Scott, Peter J., 51, 209 Estatales, 174 scrinia subsección, 227, 239 stataria, 24, 26 sustitución, 117, 276 viatoria, 24, 26 Scuola di Paleografia e Diplomatica, 41 Table Ronde des Archives, 49-50 sección, 87, 147, 173-174, 179, 216, tablillas de arcilla, 22 221, 227, 239, 259, 261, 298 tabularium, 24 selección Tanodi, Aurelio, 48, 71, 79-83 criterios, 282-283, 287 Taylor, 46, 90, 293 cualitativa, 284, 287 Tecnologías de la información y de las etapas, 282, 286, comunicaciones, 60, 66, 86, 109 métodos, 283-287 Tell Hariri, 22 pieza por pieza, 284 temperatura, 146, 163, 312, 322-323, 326 por muestreo, 285-287, 289 teoría práctica, 282, 285, 287 archivística, 20-21, 44, 52, 78-79, serie, 27, 35, 38, 45, 56, 94, 117-119, 85, 88, 198 123, 125, 126, 130-132, 134-135, de los dos valores del documento, 272 358 Índice analítico y onomástico. término 151-159, 191, 229, 232-233, 235, específico, 265 241, 245, 251-253, 261-262, 264, genérico, 265 267-268, 277, 280, 282, 288, 305, termita, 326 313, 319 tesauro, 110, 229, 264-266 thesaurus, 26, 229 Valla, Lorenzo, 105 Torre do Tombo, 30-31 valoración transferencia criterios, 276-278, 280-281 criterios, 196, 199 práctica, 276 definición, 196 requisitos legales, 277-278 modalidades, 196-199 vandalismo, 326 planificación, 197-200 Vázquez, Manuel, 271 trésor des chartes, 21, 27, 36, vidimus, 24 visir, 23 Ugarit, 22 visitas, 74, 132, 153, 156, 164 Unesco, 49, 191-192 Unión Europea, 52, 97, 169, 190, 301, Wailly, Natalis de, 18, 20, 87-88 308-309 Warren Filing Association, 46-47 Upward, Franck, 51, 92 Weber, Max 46, 90 Urtenu, 22 Wencker, Jacques, 36 usuarios, 33, 45, 73, 83-84, 97, 99, 110, 130-131, 133-134, 146, 148-149, XML, 62, 261-263 359