IDENTIFICAÇÃO Curso: Auxiliar Administrativo Professor(a): Antonia Charliane Matos Facundo Disciplina: Rotinas Administrativas Carga Horária: 20hUnidade I ROTINAS ADMINISTRATIVAS Tempo previsto: 4h OBJETIVO Definindo nosso ponto de chegada Esperamos que ao final desta unidade, você seja capaz de: • Identificar técnicas administrativas para o funcionamento de uma empresa. • Entender o conceito de marketing; • Proporcionar aos participantes orientações quanto à adoção de procedimentos de classificação e arquivamento de documentos; • Identificar os tipos de clientes; 1 – ROTINAS ADMINISTRATIVAS Nesta disciplina o aluno receberá noções de administração, suas principais funções e segredos dos sistemas que integram esta área como: Organização administrativa, Empresa, Departamento pessoal e muito mais. Entender as rotinas administrativas é conhecer o funcionamento organizacional de uma empresa, seus processos administrativos, coordenação e controles, o aluno estará qualificado a trabalhar em qualquer empresa. 1.1 – O QUE É ROTINAS ADMINISTRATIVAS São função ou funções que um profissional realiza dentro de uma empresa ou escritório, que são as seguintes: - Realizar entrega de materiais diversos; - Manter documentos e material organizados; - Desenvolver e preparar expedientes administrativos sob orientação dos superiores; - Controlar a entrega e a saída de materiais; - Controlar registro de frequências de funcionários; - Inteirar dos serviços dos setores diversos da empresa visando orientar e facilitar a função de dados, documentos e outras solicitações dos superiores; - Atuar como responsável fiscalizador pela manutenção da ordem nos ambientes; - Operar equipamentos diversos, tais como: e-mail, fax, máquina de Xerox, projetor multimídia; - Realizar e atender chamadas telefônicas; - Emitir notas fiscais, emitir contra-cheques dos funcionários; - Realizar depósitos dos salários. 2– ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA A organização é muito importante nos serviços de apoio administrativo, por isso, atentemos para os procedimentos executados pelo profissional de apoio administrativo para uma melhor estruturação das atividades que pretende realizar. A palavra organização tem um sentido de preparação, de planejamento de uma atividade de acordo com um método de trabalho. Mas organização também significa, a forma como os dados e documentos são arrumados, guardados, dispostos. E isso é muito importante para que eles não se percam, podendo ser recuperados rapidamente sempre que forem necessários. Como se pode constatar, organização é uma espécie de ferramenta utilizada para realizar as tarefas desejadas e alcançar os objetivos estabelecidos. E a relação entre organização e ferramenta é muito forte. A organização é necessária em qualquer uma de nossas atividades, tanto em casa como no trabalho. Não é de estranhar, portanto, que as empresas, desde as suas origens, tenham procurado organizar, arrumar, colocar os dados e as informações nos devidos lugares. Já no princípio do século XX o mundo se via às voltas com inúmeros problemas de desorganização e falta de métodos nas empresas. Foi então que Frederick W. Taylor, um norte-americano que viveu de 1856 a 1915, definiu tarefas e atividades, distribuindo-as entre as pessoas, de modo que aquelas experiências pudessem ser repetidas depois, servindo de modelo para a realização de outras. É a Taylor que se deve um sistema de produção baseado na organização racional do trabalho, buscando o alcance do rendimento máximo com o mínimo de tempo e de atividade. Para trabalhar de forma organizada precisa-se planejar e estruturar as tarefas e atividades que serão desenvolvidas. Agindo dessa maneira, certamente o trabalho se tornará mais fácil de executar e, consequentemente, se realizará em menos tempos e com mais qualidade. 2.1 – ADMINISTRAÇÃO NAS EMPRESAS Ao longo do tempo diversas teorias sobre Administração oscilaram entre dois pontos diferentes: Arte ou Ciência? Atualmente, podemos afirmar que cada Administração apresenta seu estilo, cada qual com suas virtudes e a sua forma ideal de gestão. Para o sucesso das mais variadas formas de Administração, é preciso fazer uso da Tecnologia e da Informação, sempre atendendo as necessidades do mercado. Administrar é analisar uma situação de forma racional. Desenvolver estratégias para construir os objetivos, coordenar recursos, direções e controles precisos, e, finalmente, motivar e compensar as pessoas que fazem parte deste processo. Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar são as funções que um administrador utiliza para dá um bom funcionamento dentro das empresas. EMPRESAS Define-se uma empresa como um conjunto de pessoas e meios materiais cuja atividade é orientada para a produção de bens econômicos, isto é, bens ou serviços que satisfazem às necessidades humanas. As Empresas possuem três principais objetivos: - A satisfação plena do cliente com relação ao produto e/ou serviço; - O lucro obtido na comercialização do produto e/ou serviço; A renumeração do material humano (funcionários, empregados, colaboradores). Os administradores em todos os níveis hierárquicos de uma empresa devem buscar o alcance dos três objetivos, de maneira eficiente e eficaz atendendo as expectativas de todos os envolvidos. - Eficiência: Fazer certa coisa (trabalho correto, sem erros e de boa qualidade) - Eficácia: Fazer a coisa certa (trabalho que atinja totalmente o resultado esperado) Podemos afirmar que, toda e qualquer empresa ou organização, sofre problemas. Dentre as principais, citamos: - Falta de Comunicação; - Falta de Coordenação, entre os departamentos; - Falta de Redefinição de Áreas e responsabilidades; - Excesso de Burocracia; - Falta de Iniciativa e Criatividade; - Falta de Liderança. TIPOS DE EMPRESAS As empresas são organizações econômicas privadas, públicas ou mistas que oferecem bens e ou serviços tendo, em geral, o lucro como objetivos (em uma visão mais moderna, o lucro é uma consequência, ou retorno esperado pelas empresas, do processo produtivo e, para as empresas públicas ou “entidades sem fins lucrativos” é representado pela “rentabilidade social”). Tipos de empresas: - Privadas: provinda de uma Firma Individual ou de Sociedade, é aquela que não é de propriedade do Estado, ou seja, seu proprietário possui todos os direitos sobre ela. São exemplos de empresas privadas: Bradesco, TAM, etc. - Publicas: entidade oriunda de órgãos governamentais, podendo ser municipal, estadual ou federal. São exemplos de empresas publicas: Agespisa, Caixa Econômica Federal – CEF, etc. - Sociedades de economia mista: é a junção das Empresas Públicas com as Empresas Privadas, neste caso, a Empresa Pública, detém a maior parte das Ações, assumindo o controle Administrativo, cabendo à Empresa Privada, os serviços de utilidade pública. São exemplos de sociedades de economia mista: o Banco do Brasil S/A e a PETROBRÁS (Petróleo Brasileiro S/A). FUNÇÕES BÁSICAS DAS EMPRESAS - Administrativa: faz com que as operações da organização sejam integradas e, assim sendo, sincronizam as atividades da empresa, tendo uma influencia sobre essas funções. - Comercial: relacionadas com as transações de compra, venda e permutação. - Técnica: Relacionadas com a produção de Bens, Produtos ou Serviços. - Contabilidade: Relacionadas com inventários, balanços, custos, registros e estatísticas. - Financeira: Relacionadas com a procura (captação) e gerência de capitais São elaborados por setores específicos a que se referem e a sua leitura é obrigatória. . representam órgãos de assessoria ou staff.2 – ORGANOGRAMA É a representação gráfica dos setores e/ou departamento da empresa. as linhas cheias interligam as figuras. 3.como o bom uso do capital. 3. através do regulamento podemos conhecer as políticas da empresa e seu objetivo em geral. . . Representamos os setores ou departamento da empresa através da figura geométrica de um retângulo. as linhas pontilhadas. Os regulamentos são importante instrumento para definir diretrizes na empresa. para que se possa manter a padronização dos conceitos. onde podemos visualizar a relação de mando e subordinação. 3.3 – FLUXOGRAMA .Segurança: Relacionadas com a proteção e preservação de Bens e pessoas. OBJETIVO DO ORGANOGRAMA .Proporcionar a visualização da estrutura funcional da empresa e sua hierarquia.Delegar autoridades e responsabilidade.Trajetória de comunicação. relacionando-as de acordo com a autoridade. Os regulamentos são elaborados por líderes de departamento ou administração. As técnicas permitem criar uma padronização das rotinas executadas pela empresa. 3 – TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS É um conjunto de processos fundamentais para o funcionamento da empresa.1 – MANUAIS DE INSTRUÇÕES X REGULAMENTOS Os manuais de instruções servem para determinar procedimentos para a execução de um trabalho. ou dependendo do tipo de fluxograma. as alternativas do processo. isso não impede de ser alterado conforme a necessidade.Corrigir erros de processos. ou seja.Facilitar treinamento dos colaboradores. FIM) . porém. indicando o próximo passo a ser seguido. de fácil identificação das ações que devem ser executadas. . e um fim.Diminui movimentos desnecessários.PARE. Os símbolos utilizados na elaboração do fluxograma são de caráter internacional.É um recurso que permite visualizar o caminho e o processo de trabalho a serem executados por um setor e/ou departamento. . Todo fluxograma deve possuir um início. um sentido de leitura ou fluxo. O processo deve ficar definido da forma mais clara possível. OBJETIVO DO FLUXOGRAMA . . bem como as devidas amarrações.Manter o controle de qualidade do trabalho. SIMBOLO SIGNIFICADO OPERAÇÃO MOVIMENTO/TRANSPOR TE PONTO DE DECISÃO INSPEÇÃO DOCUMENTO IMPRESSO ESPERA ARMAZENAGEM SENTIDO DE FLUXO LIMITES (INÍCIO. culturais e econômicos. representa um importante papel. clubes. associações). Arquivo é o conjunto de documentos recebidos e/ou produzidos. Os arquivos devem ser organizados de forma que os documentos sejam armazenados com segurança.Públicos (federal.5 – TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO Esta técnica cresceu muito nos últimos tempos. roubo.Simplicidade: o arquivo deve ser compreendido por todos. e sim. bem como seu prazo de execução e responsáveis.Segurança: os documentos arquivados são de extrema importância. 3. igrejas sociedade.3. antes de serem destruídos. . . pode ser feita uma análise de viabilidade antes da aprovação final.Institucionais (escolas.4 – CRONOGRAMA O cronograma é uma ferramenta de planejamento e controle em que são indicadas e detalhadas as atividades a serem executadas durante um período estimado. Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os arquivos podem ser classificados em: . Para as empresas. tudo depende dos objetivos e competências das entidades que os produzem. que devem ser preservados pelas instituições públicas ou privadas. . pois o mesmo não se resume em guardar documentos. . . uma fonte de informação que tem como pretensão atender a todos. arquivados de forma que possam ser localizados com precisão. em virtude disso. extravio e deterioração. devem ser prioritários. à medida que se desenvolveram os conceitos sociais.Precisão: os documentos deverão ser de fácil acesso. Um arquivo bem organizado deve permitir que. em sua ausência. TIPOS DE ARQUIVOS Baseado na definição podemos dizer que existem vários tipos de arquivos. municipal). ou seja. a partir daí. Um cronograma é considerado ainda. um importante instrumento para levantamento dos custos de um projeto e. precisão e simplicidade. pois os documentos requerem qualidade e funcionalidade. O valor e a importância dos documentos arquivados devem ser avaliados constantemente. estadual. os cuidados a serem tomados contra incêndio. outros funcionários encontrem facilmente os documentos. afim de organização ou consulta. ficha. relatório. corporações. Exemplos: ata. mapa. NATUREZA DOS DOCUMENTOS Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as atribuições e os documentos refletem essas atividades. que independentemente da posição que ocupam as respectivas estruturas administrativas. ficha de atendimento) ou composto (processo). SISTEMA DE ARQUIVO Sistema é um conjunto de arquivo de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade. . pública ou privada. filmes. carta. produzida em decorrência do cumprimento de uma atividade. relatório. ofício. etc). Exemplos: formulários. E Documento? É a unidade constituída pela informação (elemento referencial ou dado) e seu suporte (material. base). São conhecidos como Arquivos Especializados. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com sua natureza e o modo como foi confeccionado. Vamos conhecê-los: 1. e os gêneros em que se apresentam dentro de um arquivo. cartaz. de engenharia. Temos também os arquivos que guardam e organizam documentos cujas informações são registradas em suportes diferentes do papel: discos.. porque fazem parte do conjunto de seus produtos. atestado. folha. . Exemplo: Sistema de Arquivo da Unicamp. Portanto. cartas. caderno. literários e que muitas vezes precisam ser organizados com técnicas e com materiais específicos. livro. requerimento. bem como são diferentes os formatos. companhia). 2. proposta. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas. diploma. funcionam de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos comuns. fitas e são chamados de Especiais.Comerciais (empresas. originais de trabalhos. as espécies. Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os arquivos médicos. O documento pode ser simples (ofício. Estes podem fazer parte de um arquivo mais completo.Pessoais (fotos de família. de imprensa. são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados. Classificação é. de acordo com as diferentes estruturas e atividades produtora. • Ordenação Cronológica: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal. Depende de um índice auxiliar para busca de dados. 4. visam a distribuir os documentos de um arquivo. cd-rom). • Ordenação Numérica: disposição de acordo com a sequência numérica atribuída dos documentos. fitas). prontuário médico. magnéticos/informáticos (disquetes. boletim de atendimento de urgência. boletim de notas e frequência de alunos. regimento de departamento. precesso de vida funcional. • Ordenação Temática: disposição de acordo com temas ou assuntos. Exemplos: audiovisual (filmes). a sequencia de operações que. bairros e outros). estados. tabela salarial. • Ordenação Geográfica: disposição de acordo com as unidades territoriais (países. Ordenação: É à disposição dos documentos dentro das pastas e destas dentro do arquivo. Exemplos: ata de posse. municípios. distritos. Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que gerou. Como organizar um arquivo? É interessante que o local onde você trabalhe ou venha trabalhar tenho um plano de classificação para que você possa guardar os documentos dentro de pastas certas. A escolha da forma de ordenação depende muito da natureza dos documentos. IDADE DOS ARQUIVOS Você sabia que os arquivos também tem ciclo de vida? É. este é contado a partir da produção do documento e do encerramento . Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo. portanto. fonográfico (disco.3. veja a seguir alguns métodos básicos: • Ordenação Alfabética: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do alfabeto. Atenção: por descuido e desinformação.Arquivo Permanente – também conhecido como de Terceira Idade ou Histórico.Arquivo Intermediário – também conhecido como de Segunda Idade ou SemiAtivo. para a história da administração ou mesmo para tomadas de decisões pautadas nas ações do passado. Comprovante Tempo de Armazenagem 05 anos 05 anos 05 anos 05 anos 02 anos 05 anos 02 anos 05 anos 10 anos Dicas Recomendação Recomendação Determinado por lei Determinado por lei Recomendação Determinado por lei Recomendação Determinado por lei Determinado por lei . em função do seu valor. Depois de destituído dessa vigência o documento pode ser guardado em função da importância das informações nele contidas. Multas de Trânsito Notas Fiscais GPS. São muito usados pela administração. TEMPO DE ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS São diversos documentos que devem ser mantidos por um certo período de tempo guardados. O acesso é público. São os conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo. muitas vezes o Arquivo é considerado “morto” ou “inativo”. Apresenta pequena frequência de uso pela administração. Essa fase se diz na Arquivística que tem relação com a vigência do documento (a razão de ser do documento).do ato.Arquivo Corrente ou de Gestão – também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam juntos aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. sua destinação final. ação ou fato que motivou a sua produção e da sua frequência de uso. Tipos de Documentos Água. . Luz Pagamento de Aluguel COFINS DARF Duplicados. . São Arquivos que aguardam em depósitos de armazenamento temporário. O ciclo pode ser categorizado em três fases ou arquivos: . Relacionamos o tempo de armazenagem dos principais documentos utilizados pelas empresas. Carnês e Recibos Imposto de Renda IPVA. posteriormente. E essa fundamentação vem exatamente da análise dos dados e informações empresariais.1 MICROCOMPUTADOR E INTERNET Os microcomputadores fazem parte do nosso cotidiano. Isso acontece em todas as empresas ligadas ao comércio ou à prestação de serviços. quando houver necessidade ou for de seu interesse. Nas empresas. Assim. para dar contribuição competitivamente adequada ao mundo. o aparelho de fax.pagamento do INSS Depósito do FGTS 4 – USO DE EQUIPAMENTOS 30 anos Determinado por lei Durante toda a vida. qualquer decisão tem de estar muito bem fundamentada. qualquer que seja o seu tamanho ou o ramo de suas atividades. facilitando que os documentos circulem pelas várias pessoas e departamentos que têm alguma relação com aquele assunto. no que . é necessário atentar-nos para outros conhecimentos e novas tecnologias. que vão expandindo-se constantemente. Para acompanhar o desenvolvimento e os avanços tecnológicos. Dessa maneira. O auxiliar administrativo para exercer adequadamente suas atribuições deve ter conhecimento sobre o uso de determinados equipamentos que fazem parte de seu cotidiano profissional. como o computador e a internet. Toda a documentação e dados das empresas são armazenados na memória de computadores. adquirimos noções básicas sobre a utilização desses equipamentos. qualquer profissional hoje deve aprender o tempo todo. A internet possibilita e facilita extremante as funções e atividades realizadas dentro de uma empresa. que tem se intensificado nos últimos anos. capacitar-nos para o exercício de atividades que dependem e exigem o domínio de diversos equipamentos para execução. a ferramenta mais indispensável que temos atualmente. 4. É. sem dúvida. é imprescindível ampliar nossos horizontes. para todos conhecerem. a copiadora e o telefone. é indispensável que o auxiliar administrativo esteja preparado e apto para utilizar um microcomputador para a realização de diversas atividades que facilitam e organizam uma empresa. Afinal. Todas elas registram e armazenam os mais variados dados e informações do seu dia-a-dia de trabalho para usá-los. Já que a tecnologia evolui a passos largos e rápidos. a necessidade de lidar com dados e informações é bastante frequente. nós devemos estar em constante aprendizado. estando presente em vários estabelecimentos e serviços que utilizamos. ou não.2 – APARELHO DE FAX Equipamento muito utilizado pelas empresas e organizações em geral. O que permite a empresa o envio de documentos e informações a clientes. e evitar o desperdícios de tempo de funcionário no deslocamento até uma papelaria onde possui copiadora para tirar xerox. Todo escritório possui uma linha telefônica para o fax. transmitir mensagens e registrar solicitações são algumas das funções desempenhadas por este profissional. Exemplo de um modelo de fax: 4. 4. empresa. O serviço do telefonista. Exemplo de um modelo de copiadora: 4. Neste sentido. hospitais. localizar pessoas.4 – TELEFONE O telefonista está presente em órgãos públicos e privados. escolas. no horário de expediente. . funciona como um cartão de visitas da empresa. distribuidora. filiais e parceiros comerciais. Receber e transferir ligações. universidades e outros.diz respeito ao uso de e-mails e acesso a sites com informações atualizadas e necessárias para cada empresa. independente de um aviso prévio. Por meio. para facilitar as atividades diárias das empresas. indispensável no atendimento ao público. do fax pode-se enviar ou receber informações a qualquer momento. instituição ou organização. Logo. o telefonista deve conhecer o .3 – COPIADORA Todo escritório deve possuir uma copiadoraxerox própria. é preciso que o profissional esteja devidamente preparado para fornecer informações e responder às dúvidas de quem o procura. 5 – REDAÇÃO COMERCIAL A redação comercial é um esclarecimento escrito de dentro dos procedimentos legais.ambiente de trabalho. bem como ser educado e paciente. entre outros. . o profissional deve saber comunicar isso de forma educada. saber quem é quem e onde encontrar as pessoas. • Evitar a expressão “alô” – dizer sempre o nome da empresa e o seu. Dicas para um bom atendimento telefônico: • Atender ao primeiro toque –isso demostrará atenção. quando necessário. boa tarde ou boa noite’. com boa dicção e bom português. quando não souber ou não puder dar uma informação. caso contrário. desculpe-me. disposição e eficiência. seja delicado. 5. • Encerrar a conversa cordialmente – use sempre palavras como: obrigado (a). eficaz na comunicação entre autoridades. seguidos do cumprimento ‘bom dia. Além disso. • Modo de falar – cuidado também com demonstração excessivas de simpatia e intimidade. anote os dados e retorne posteriormente. isso pode não ser muito bem recebido. consulte se o cliente pode aguardar. por favor. ou se prefere ligar novamente. No caso de ligações interna informe seu nome e departamento. às ordens.Ofício: é o documento que expõe o assunto de forma clara. preservando sua imagem e a da empresa. • Evite deixar esperando – se não for possível fornecer informações rapidamente. • Interromper bruscamente a conversação – evite encerrar uma conversa bruscamente. • Não confiar na memória – mantenha sempre por perto um lápis e/ou caneta e papel para anotações. É um documento privativo e muito usado em Entidade Públicas. • Use termos fáceis de serem entendidos –fale com clareza. usando uma linguagem formal. representando uma operação da empresa.1 – TIPOS DE REDAÇÕES COMERCIAIS . Procuração: é o documento pelo qual uma pessoa ou outorgante. sem formalidades.Governadores e Prefeitos .Declaração: declara a inexistência ou não acontecimento de fato.Exª (forma abreviada) é usada para: . Os poderes são mencionados na procuração e assinalados por ambos. e que deve ser cumprido. .. óbito. condições e prazos de forma amplamente divulgada. deve ser exposto em local de grande circulação.Edital: é um documento que comunica ao público interessado. É um dos documentos comerciais mais utilizados para a transmissão de informações. entre outros.O Presidente do Supremo Tribunal Federal . sem obedecer ao processo rígido do ofício. dá poderes a outras pessoas para executarem uma operação em seu nome. bons antecedentes. . .2 – FORMAS DE TRATAMENTO O tratamento Vossa Excelência (por extenso) é usado para: .Altas Autoridades Tratamento para os demais casos: V.Atestado: é uma afirmação que têm por finalidade provar alguma coisa. 5.O Presidente e Vice-Presidente da República . como por exemplos. é importante definir prazos e níveis hierárquicos que serão atingidos. órgãos de imprensa escrita. . O aviso procura alertar sobre algo que foi liberado ou proibido.Memorando: é o documento interno que se estabelece uma comunicação rápida. Pode ser feito por pessoas físicas ou jurídicas. Edital têm efeitos jurídicos. Magnificência – para Reitores .Emª – para Cardeais V.Aviso: é o documento que têm como finalidade advertir. médico. notificar e regulamentar disposições.Membros do Poder Legislativo . .Remª – para religiosos (reverendíssima) V.O Presidente do Congresso Nacional O Tratamento V. que evitam alguém alegar que não estava avisado.Ministros e Secretários do Estado .Componentes do Poder Judiciário .Carta: é o documento que transmiti informações em uma linguagem formal. . boa conduta. O atestado afirma o que é de conhecimento do atestado. Exemplos: sanidade. o relatório deverá conter informações para que a Autoridade Superior possa tomar decisões. Mas para que essas medidas sejam eficazes é preciso. com prontidão e excelência. Clientes: quem são eles? . primeiramente. Aspectos que devem ser observados no relatório: Abertura: local. repartição Introdução: indicação do fato a ser relatado Texto: relato minucioso do fato Conclusão: recomendação de providências a serem tomadas Fecho: formas protocoladas . a faixa etária e classe social que pertencem.a – para Professor / Professora 5. de modo que. sabermos quem são os clientes.1 – CONHECENDO O CLIENTE São raras as empresas que se preocupam em conhecer as necessidades de seus clientes. 6 – ATENDIMENTO AO CLIENTE A palavra atendimento é derivada do verbo “atender”./Dra – para Doutor / Doutora Prof.3 – PADRONIZAÇÃO Têm como objetivo determinar regras na Empresa. De forma geral. saber qual o seu grau de satisfação. Podem ser feitas manuscrita ou eletrônica. e atender é um verbo transitivo indireto que representa a ideia de dar ouvido ou escutar o que alguém deseja/precisa e consequentemente lhe retorna com positividade. todos os processos internos sigam este procedimento. data.V. tornando-o homogêneo./Prof. entre outras informações importantes. 6. Ficha Cadastral.Relatório:é a exposição detalhada de fatos e ocorrências. sugestões e críticas. entre outros. – para Senhor / Senhora / Senhorita Dr. No mundo ramo empresarial isto precisa acontecer de maneira dinâmica. . apurar opiniões. isto é.Formulários: neles são registradas todas as informações necessárias para as providências sejam tomadas. organizando as rotinas e técnicas. Sª – forma geral de tratamento e em cartas Sr/Sra/Srta. Fichas de Controle. Podemos citar como exemplos de formulários: Notas Fiscais. As informações precisas darão mais segurança. que é a parte da venda realizada pelo profissional de vendas.2 – CONHECENDO O PRODUTO E/OU SERVIÇO Devemos conhecer em profundidade tudo sobre os produtos e processos da empresa onde trabalhamos. de forma . com a intenção de obter o maior lucro. • Descortesia. 6. Na prática é onde os vendedores. • Falta de flexibilidade. • Cliente Intermediário: é quem intermedeia a venda dos produtos e/ou serviços. firmeza e habilidade para responder as dúvidas dos clientes. • Morosidade. • Cliente Interno: conhecidos também como colaboradores são pessoas com as quais nos relacionamos no trabalho. interagem com os compradores.3 – VENDAS “Vender” segundo o dicionário. 7 – MARKETING É o ato de demonstrar ao cliente os produtos de sua empresa.• Cliente Externo: é quem adquire os produtos e/ou serviços da empresa. seja elas primarias ou segundarias. porque muitos produtos têm um bom plano de marketing e possuem uma marca forte consolidada. • Dificuldade de acesso às informações. e a venda passiva que é parte da venda realizada pelo trabalho de marketing realizado. troca por dinheiro”. O que afasta um cliente? • Falta de atenção. • Erros. As vendas estão divididas em venda ativa. que tem interesse em uma maior satisfação. é o ato de “Alienar ou ceder por certo preço. Muitas vendas são praticamente realizadas por venda passiva. • Indiferenças. 6. Explique a diferença entre eficiência e eficácia. Uma empresa reúne quais fatores de produção? Explique cada um deles. Através do marketing conseguimos: • Conhecer as tendências e preferencias dos clientes. buscando-se equilíbrio entre a disponibilidade do produto e os custos totais de distribuição. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 3. visando gerar valor para seus clientes.Praça: o produto deve ser disponibilizado de forma conveniente para os clientes. • Manter a imagem do produto e/ou serviço em alto nível. . • Compra pelo menor preço e vender por um preço competitivo. . desenvolver produtos em conjuntos com as áreas técnicas.Promoção: a empresa deve comunicar.Preço: o preço do produto ou serviço deve ser compatível com as expectativas dos clientes e com ofertas similares da concorrência. . O marketing busca identificar e satisfazer as necessidades das pessoas e da sociedade. Para você. de forma clara e eficaz. sem esquecer da questão lucratividade – objetivo dos proprietários das organizações. administração é uma arte ou uma ciência? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 2. ATividades 1. Cabe à gestão de marketing identificar nichos de mercado.Produto: o produto ou serviços oferecido pela empresa deve buscar atender um conjunto bem terminado de necessidades e desejos de um certo mercadoalvo. traçar estratégias para reter e fidelizar clientes. as características de sua oferta de marketing aos clientes-alvo. PRINCIPAIS FERRAMENTAS DO MARKETING . .que o mesmo sinta-se atraído pelo produto. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 4. Quais os principais problemas que as empresas enfrentam? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 5. O que é um arquivo? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 9. quais os fatores que afastam os clientes da empresa? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 12. Qual é a diferença entre manual e regulamento? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 7. Na sua opinião.Qual é a diferença entre atestado e declaração? . Qual a finalidade do organograma e quais os métodos de construção? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 8.Quais os tipos de clientes? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 11. Quais são as dicas para garantimos o sucesso no atendimento telefônico? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 10. Quais as principais ferramentas do marketing? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 13. Quais as funções básicas de uma empresa? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 6. Esta passa a ser uma questão de sobrevivência para as empresas num ambiente de grande concorrência.scribd.com/doc/5/APOSTILA-AUXILIAR-ADMINISTRATIVO Unidade II Administração Financeira Tempo previsto: 4h OBJETIVO Definindo nosso ponto de chegada Esperamos que ao final desta unidade. Concluímos assim que a administração financeira está diretamente ligada à gestão estratégica da empresa. como acontece no mundo globalizado. 1 – OPERAÇÕES BANCÁRIAS . de ter estratégia de preços mais agressiva ou mais conservadora._________________________________________________________ _________________________________________________________ 14. A gestão financeira de uma empresa deve considerar em seus trabalhos a decisão de fazer um investimento ou financiamento. de produzir mais o produto A ou o B. ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA Um dos recursos mais importantes a serem administrados em uma empresa é o financeiro. • Identificar as formas de financiamento para obtenção de recursos para a empresa. • Avaliar a importância dos títulos de credito para a empresa. Uma boa gestão financeira proporciona maior competitividade e sobrevivência às empresas no mercado.O que você entendeu por procuração? _________________________________________________________ _________________________________________________________ Referências Capacitação em Rotinas Administrativas / Assistente Administrativo Microlins http://pt. você seja capaz de: • Desenvolver habilidades na utilização das ferramentas financeiras. informações do tipo: . Podemos considerar ativo fixo. Podemos considerar os principais títulos de crédito: cheques. Podemos destinar um financiamento. Dificilmente alguma dispensa o uso de operações com bancos comerciais ou financeiros. deve tanto quanto o avaliado. 1. sempre com encargos financeiros acertados entre o credor e o devedor.2 – PRINCIPAIS GARANTIAS Aval – de uso exclusivo para Títulos de Crédito. entre outros. Os títulos de crédito tem muita importância nos negócios. Penhor Mercantil – Requerimento para uma coisa “Móvel”.As operações bancárias são muito comuns na nossa vida. reposição de estoques. além de propiciar segurança no tocante à circulação de valores. máquinas e equipamentos. etc. para: Capital de Giro – financia a atividade operacional da empresa. notas promissórias. conhecidos como documentos permutáveis por valores. a liquidação pode ser realizada ao longo do tempo. O Fiador garante o cumprimento da obrigação principal.3 – TÍTULOS DE CRÉDITO Títulos de Crédito. É importante constar nos títulos de crédito. despesas administrativas. que ficará retida com o objetivo de assegurar o cumprimento do contrato. veículos utilitários. permanecendo esta na posse do proprietário. este recurso é destinado à compra de mercadorias. Destinamos este recurso à aquisição de bens e imóveis. e não poderiam ser diferentes na vida de uma empresa. sem falar na necessidade de financiamento para cobrir eventuais faltas de recursos financeiros. Fiança – de uso exclusivo para Contratos. imóveis. O pagamento da obrigação pode ser imputado diretamente ao avalista. Hipoteca – é o direito real da garantia que incide sobre uma coisa “Imóvel”. ou seja. Investimento Fixo – é destinado a gerar o resultado operacional da empresa. entre outros. uma vez que promovem e facilitam a circulação de crédito e valores a estes inerentes. 1. em virtude do uso difundido dos cheques e cartões de créditos. duplicatas.1 – FINANCIAMENTO É uma quantia de dinheiro adquirida com o objetivo de suprir uma determinada necessidade. O avalista torna-se co-devedor. Investimento Misto: é a junção do financiamento para investimento fixo com financiamento para capital de giro. 1. d) Cheque ao Portador: são pagáveis a quem o apresentador no guichê do banco. são transferíveis mediante declaração do endossante. Sacado (devedor). Cheque: é uma ordem de pagamento à vista. Os fundos disponíveis em conta corrente pertencem. O cheque só pode ser emitido se for nominativo. somente poderá ser pago ao banco cujo nome conste no cruzamento. Identificação do Registro. o cheque com cruzamento em branco somente poderá ser pago a um banco ou a um cliente do sacado mediante crédito em conta. encontram- . c) Cheque Nominal: com a expressão “à ordem”. oriunda de uma venda mercantil. Valor Numérico. Instruções de Cobrança. ou seja pago a uma determinada pessoa. Duplicata: procedente de uma Nota Fiscal. Vencimento. O cheque com cruzamento especial. As informações necessárias para a confecção da Duplicata Mercantil. sacada contra um banco e com base em suficiente provisão de fundos depositados pelo sacador em mãos do sacado ou decorrente de contrato de abertura de crédito entre ambos. Cedente (credor). b) Cheque Cruzado: é identificado por dois traços transversais. A lei do cheque prevê as seguintes modalidades deste título de crédito: a) Cheque Administrativo: é aquele sacado pelo banco contra um dos seus estabelecimentos. até a liquidação do cheque. Existem alguns modelos de Notas Fiscais. como podemos citar: Recibo Cópia de Cheque 2 – OPERAÇOES MARCANTIS 2. e qual operação esta sendo realizada. cada qual para uma finalidade.se na Nota Fiscal. tributadas pelo ICMS. quando o cliente retira a mercadoria . mercadorias e serviços. exigidos pelo FISCO da empresa que vende produtos ou presta serviços das mais diversas naturezas.1 – NOTAS FISCAIS São documentos de ordem legal. é importante a utilização de alguns comprovantes. não tem necessidade de comprovação de origem. A Nota Fiscal deve obrigatoriamente acompanhar os produtos. Para garantir a eficácia do processo financeiro. A sua utilização dependente do tipo da empresa que irá emitir. .Nota Fiscal de Venda a consumidor: esta Nota Fiscal é emitida nos casos de venda a consumidor. Nota Promissória: tem como fundamento a confissão de uma dívida. seja eles de entrada ou saída de operações. • Abrir concorrência. 2º . sendo fundamental a discriminação do serviço prestado.2 – RECIBOS Os recibos são comprovantes de pagamentos. . 3º .Nota Fiscal – Fatura: comprova a origem da mercadoria.Disponibilidade de Verbas para a compra. Podem ser em forma de impresso formal adquirido em papelarias ou em modelo desenvolvido pela própria empresa. (o modelo desta Nota Fiscal varia de município para município) .4 – ORDEM DE COMPRA As compras são de vital importância para o andamento de empresa. Informações não citadas podem gerar problemas futuros e o descontentamento por parte do cliente. entre outros. mercadorias compradas com eficiência resultam em maior lucro. . 2. é necessária a citação da natureza da operação.3 – ORÇAMENTOS DE VENDAS Quando é solicitado pelo o cliente um Orçamento para a sua empresa. o mesmo deve conter informações necessárias e fundamentais para a efetivação da venda.Necessidade da Empresa. Três fatores influenciam no momento certo de efetuar a compra: 1º . e os clientes participam desta economia. 2. 2. quantidade. Organização das Compras: • Selecionar os fornecedores. nos casos de saída ou entrada de mercadorias. Este é apenas um dos modelos de comprovantes de recebimento de valor.diretamente do estabelecimento comercial. valores.Condições atuais do Mercado. a descrição do produto. Emitimos este documento. • Negociar com os fornecedores. impostos. os quais são emitidos pelas empresas no momento do recebimento de determinado valor.Nota Fiscal de Prestação de Serviços: emitida para casos exclusivos de serviços. Serve ainda de controle para efeito fiscal e contábil pelas empresas para garantir que nenhum valor saia da companhia ou entre nela sem o devido registro. • Analisar ofertas e preços. Quais os principais títulos de crédito? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 4. O objetivo da programação de compras é evitar excessos de estoques e melhorar o fluxo de caixa. O que é Financiamento? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 2. Quais os principais tipos de financiamentos mais usados pelas Empresas? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 3. • Receber os materiais ou serviços adquiridos. ATividades 1. Planejamento de Compras: O planejamento de compras refere-se a como a empresa executa sua programação de compras. Quais os principais tipos de notas fiscais existentes? _________________________________________________________ . listas e dados de mercado. • Manter atualizados: catálogos. • Procurar novas empresas fornecedoras.• Expedir ordem de compra. scribd. 2003. treinamento. quase sempre a rotina do departamento pessoal é executada pelo escritório de contabilidade contratado pela empresa. O que são recibos? _________________________________________________________ _________________________________________________________ Referências Administração: guia prático e didático / Paulo Roberto Barsano. 1. dentre outras. Identificar as obrigações da empresa. Em todos os outro casos. Ed. –1. Relacionar a documentação necessária para admissão do empregado. admissão de funcionários. excetuando-se apenas aquelas de porte muito pequeno._________________________________________________________ 5. Nesses casos. seleção. Capacitação em Rotinas Administrativas / Assistente Administrativo Microlins http://pt. O departamento pessoal ou recursos humanos executa algumas funções básicas para o andamento das atividades de uma empresa: recrutamento.1 – RECRUTAMENTO Recrutamento é a busca de recursos humanos para suprir as .com/doc/5/APOSTILA-AUXILIAR-ADMINISTRATIVO Unidade III Rotinas do Departamento Pessoal Tempo previsto: 4h OBJETIVO Definindo nosso ponto de chegada Esperamos que ao final desta unidade. desligamento. controle de presença. Alexandre de Campus. – São Paulo: Érica. 1 – ROTINAS DO DEPARTAMENTO PESSOAL O departamento pessoal ou de recursos humanos é parte da estrutura organizacional de praticamente todas as empresas. o departamento pessoal ou de recursos humanos é imprescindível para o bom funcionamento dos negócios. você seja capaz de: • • • Executar tarefas realizadas pelo Departamento Pessoal ou de Recursos Humanos. Utilização de agencias de emprego.2 – SELEÇÃO Escolha do candidato para a vaga disponível na empresa. Tipos de Recrutamento: Recrutamento interno: é utilizado para preenchimento de vagas.necessidades da empresa. destacam-se: idade. Entre essas características. Desenvolver a capacidade pessoal. . TV e Internet. Em geral. não somente para o cargo. Indicações dos próprios funcionários da empresa. mas também para outras habilidades. escolaridade. 1. a empresa precisa definir as características do empregado que desejar contratar. Existem vários meios de executar o recrutamento: Anúncios em jornais. Testes. 1. as empresas utilizam os seguintes instrumentos para selecionar seus empregados: Formulários de solicitação de emprego. Rádio. experiência na atividade. Entrevistas. Cartazes na frente da empresa. Recrutamento externo: é utilizado para atrair os candidatos que estão fora da instituição. Procura em escolar e faculdades. etc.3 – TREINAMENTO O treinamento consiste em transmitir aos empregados os conhecimentos necessários para o desempenho da sua função. Busca entre os candidatos recrutados aquele mais adequado para preencher a vaga. através de remanejamento dos quadros existentes na organização. Antes de iniciar o recrutamento. Os objetivos do treinamento são: Preparar o pessoal para a execução da tarefa. conforme normas do Ministério do Trabalho. assim. . . .CPF (Cadastro de Pessoa Física). Classificação: .Foto 3x4. desde o início. a data do término.Título de Eleitor. . Aumentar a motivação e tornar o pessoal mais receptivo às técnicas e cultura da organização.CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social). Documentos Obrigatórios: . . com isso procede a sua contratação. Atendendo. . toda a sua documentação. 2 – CONTRATOS DE TRABALHO O contrato de trabalho é dispositivo legal que regulamenta a atividade laboral entre empregado e empregador. no Departamento de Pessoal. 3 – ADMISSÃO DE EMPREGADOS Após serem realizadas todas as etapas referentes ao recrutamento e seleção. torna-se indispensável que ele possua e apresente. em que o empregado passa a integrar de forma definitiva. ao princípio da continuidade da relação de emprego. Nesse tipo de contrato as partes já sabem.Contrato Indeterminado Contrato de trabalho por prazo indeterminado é a regra no direito do trabalho.Certificado de Reservista (sexo masculino). ou ainda da realização de certo acontecimento suscetível de previsão aproximada. . que é obrigatória.RG (Cédula de Identidade). a atividade empresarial. contribuindo com seu labor para o crescimento da empresa. ou uma previsão aproximada de término.Contrato determinado Também conhecido como contrato a termo é o contrato de trabalho cuja a vigência depende de termo prefixado ou da execução de serviços especificados. Para que se faça possível a admissão de empregados. a empresa terá o candidato apto para assumir o cargo. efetuar o seu respectivo registro. é obrigatória a marcação do “Ponto”. Havendo mais de um estabelecimento.Certidão de Nascimento. CAGED – CADASTRO GERAL DE EMPREGADOS E DESEMPREGADOS . todas as irregularidades verificadas e as exigências feitas. Com relação aos empregados menores (de 14 a 18 anos). No livro serão registradas. como os respectivos prazos para atendimento. a empresa deve relacioná-los em quadro de horário especial adquirido em papelarias especializadas (Quadro de Horário de Trabalho de Menores). assim como o resultado da inspeção. LIVRO DE PONTO Para estabelecimento com mais de 10 (dez) empregados. pelo agente de inspeção. se for o caso. podendo a empresa optar pelo modelo simplificado. as empresas deverão possuir tantos livros quantos forem esses estabelecimentos. . isto é. além. de modo legível. A marcação do ponto pode ser feita em registros mecânicos ou eletrônicos. pelo agente da inspeção. os elementos de sua identificação funcional. mediante relógio de ponto. com a anotação da hora de entrada e saída..Certidão de Casamento. 4 – EXIGÊNCIAS LEGAIS LIVRO DE INSPEÇÃO DO TRABALHO As empresas sujeitas à inspeção do trabalho são obrigadas a possuir livro denominado “Inspeção do Trabalho”.Comprovante de Residência. sua visita ao estabelecimento.Exame médico admissional(expedido por médico do trabalho). Devem ser anotados. . devendo ser assinalados os intervalos para repouso. QUADRO DE HORÁRIO DE TRABALHO O quadro de horário de trabalho é obrigatório. declarando a data e a hora do início e término desta. Esse registro pode ser feito em livros. fichas ou por sistemas eletrônicos. ou manuscrita em livro ou cartãoponto. 41 da CLT. devendo afixá-lo em local bem visível. a fim de que nele seja registrada. proibida sua centralização. ainda. também. conforme prescreve o art. de outros procedimentos. FICHA DE REGISTRO DE EMPREGADO Após o recebimento dos documentos do novo empregado a empresa tem por obrigação legal. devendo permanecer cada livro no estabelecimento respectivo. . Gratificações. Vale-Transporte. Horas extras. Ajuda de custo.923-65. Adiantamentos. FOLHA DE PAGAMENTO É um documento onde registra e controla todos os proventos e descontos de um funcionário no mês. Proventos: Salários. Descontos: INSS. enviam-se a exigência internet os dados por meio do ACI – Aplicativo do CAGED Informatizado. Diárias de viagens. e se divide em duas partes distintas. Salário família.caged.gov. .br 5–SALÁRIO É a remuneração devida pelo empregador ao empregado pela prestação de serviços do último. Para cumprir a exigência. periculosidade e noturno. em decorrência de um contrato de trabalho. disponível na pagina www. Faltas. Contribuição Sindical. É permitido que o salário seja pago em parte. num percentual máximo de 70% (setenta por cento).Cumprindo as determinações da Lei nº 4. sendo inadmissível sua redutibilidade. IRRF. os estabelecimentos que registrarem movimentos de empregados (admissão e desligamento) deverão informar ao Mistério do Trabalho até o dia 07 (sete) do mês seguinte a movimentos havidas. Adicionais de insalubridade. por mais de 180 (cento e oitenta) dias. o empregado adquire o direito a 30 dias de férias. a título de adiantamento da gratificação natalina. que deve ser paga ao empregado em duas parcelas até o final do ano. levando-se em consideração o total da gratificação. no valor correspondente a 1/12 (um doze avos) da renumeração para cada mês trabalhado. em decorrência de paralisação total ou parcial dos serviços da empresa. até o dia 30 de novembro. . para ser pago quando da concessão de suas férias. é uma gratificação instituída no Brasil. Seguros. obrigatoriamente. DIREITO A FÉRIAS Todo empregado adquire o direito a férias após 12 meses de vigência do contrato de trabalho. Pedir demissão e não for readmitido dentro de 60 (sessenta) dias subsequentes à sua saída. sofrerá todos os descontos devidos. ou gratificação natalina. Nos 12 meses seguintes o empregador deve. 6 –13º SALÁRIO A gratificação de Natal. com percepção de salários. no mês de janeiro. PERDA DO DIREITO A FÉRIAS Não terá direito a férias o empregado que. Os outros 50% (cinquenta por cento) deverão ser pagos até o dia 20 de dezembro. 7 – FÉRIAS As férias são um direito constitucional do trabalhador ao qual ele terá direito após cada período de 12 meses de trabalho. quando. ou quando não solicitado. no curso do período aquisitivo: Permanecer em licença remunerada por mais de 30 (trinta) dias. quando houver solicitação do empregado por escrito. popularmente conhecida como décimo terceiro salário (13º salário). conceder estes dias de folga remunerada ao empregado. O pagamento do 13º deverá ser efetuado da seguinte forma: 50% (cinquenta por cento). Deixar de trabalha por mais de 30 (trinta) dias. então. Permanecer recebendo auxílio-doença da Previdência Social. Nos primeiros 12 meses. Mas quem escolhe quando o empregado tira férias é o empregador. por exemplo. O empregado dá o ciente no documento. até 15 (quinze) dias antes do término do período aquisitivo. Assim. no mínimo. aquele que tiver direito a 30 (trinta) dias de férias poderá optar em descansar todo o período. Dessa comunicação. por ocasião dessas. com antecedência de. . mencionando-se o período aquisitivo a que se referem às férias.ÉPOCA DE FÉRIAS A concessão de férias deverá ser comunicada ao empregado. inciso XVII. o empregado deverá dar o recibo. CAUSA DA DEMISSÃO A demissão sempre ocorrerá por manifestação da vontade: Da Organização: Sem justa causa. Do Empregado: A pedido. ABONO DE 1/3 (UM TERÇO) CONSTITUCIONAL Em seu artigo 7º. por escrito. 8– DEMISSÃO DE EMPREGADO A demissão significa rescisão de contrato de trabalho entre o empregado e o empregador. por escrito. nas rescisões de contrato de trabalho. 30 (trinta) dias. O “aviso de férias” deve ser feito em duas vias. Aplica-se o pagamento deste dispositivo também sobre as férias indenizadas. recebendo os dias restantes (1/3 de trinta dias) em dinheiro. O abono deverá ser requerido pelo empregado. ABONO PECUNIÁRIO O empregado tem direito de converter um terço de suas férias em abono pecuniário. a Constituição de 1988 dá ao trabalhador um adicional de 1/3 (um terço) sobre a remuneração de férias. Por término de contrato. ou apenas durante 20 (vinte) dias. A concessão das férias deverá ser anotada na CTPS do empregado em local próprio e na ficha ou folha do livro ou fica de Registro de Empregados. Após esse prazo. Por justa causa. a concessão do abono ficará a critério do empregador. por parte do sindicato de classe do empregado ou órgão do Ministério do Trabalho. O Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho é o comprovante de quitação das verbas de um empregado e é também. HOMOLOGAÇÃO A homologação é obrigatória no caso de empregados com mais de 12 (doze) meses de serviços prestados quando de sua rescisão de contrato de trabalho. documento padronizado e obrigatório. no ato rescisório. O aviso será dado com antecedência mínima de 30 (trinta) dias. o empregado receberá o aviso prévio e terá o direito. bem como tiver sido demitido por justa causa. RESCISÃO DE CONTRATO DE TRABALHO A rescisão de contrato de trabalho deve ser efetivada mediante o Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT). Não terá direito ao seguro-desemprego o trabalhador que estiver aposentado ou que não tiver vínculo empregatício. de acordo com a legislação em vigor. caso o trabalhador permaneça desempregado por todo esse período. sem prejuízo do seu salário integral. autorização para o levantamento do saque do FGTS. com a contratante. Se o aviso prévio não for feito. administrado atualmente pela Caixa Econômica Federal. a parte (empregado ou empregador) terá o direito a exigir a indenização pelo prazo correspondente.AVISO PRÉVIO O aviso prévio é a comunicação que o empregador (a Organização na demissão sem justa causa) deverá fazer ao empregado. SEGURO-DESEMPREGO O empregado demitido sem justa causa que permanecer desempregado após o saque do FGTS encaminhará a sua CD (Comunicação de Dispensa) ao órgão do SINE ou ao Ministério do Trabalho. Quando é a Organização que é efetua a demissão sem justa causa. . no mínimo por seis meses. podendo ser estendido em até 06 (seis) parcelas em casos especiais. se quiser encerrar o contrato de trabalho sem motivo justo. durante os 30 (trinta) dias que se seguem a reduzir sua jornada de trabalho em 02 (duas) horas diárias. ou mesmo faltar ao serviço por 07 (sete) dias corridos. A homologação compreende a assistência. ou o empregado (no pedido de demissão) ao empregador. O seguro-desemprego poderá ser recebido em até 05 (cinco) parcelas mensais. entre o concedente (empresa). bem como as folhas de pagamentos dos empregados.788. no entanto. OBRIGAÇÕES DAS EMPRESAS PARA COM O INSS . folha de pagamentos dos pró-labores dos sócios e dos pagamentos a terceiros. . quando da fiscalização da previdência. 10 – ENCARGOS SOCIAIS Taxa e contribuições pagas pelo empregador para financiamento das políticas públicas que beneficiam de forma indireta o trabalhador.Manter toda a documentação referente ao pessoal em dia e disponível para a verificação. não podendo exceder a 06 (seis) meses o atraso. 10. a qual deve ser recolhida até o dia 07 de cada mês.Manter a contabilidade em dia. obrigatório ao concedente contratar apólice de seguro para garantias ao estagiário durante o período de estágio. sendo. interveniente (instituição de ensino) e o estagiário (estudante). A comprovante da inexistência de vinculo empregatício é a celebração do “Termo de Responsabilidade”. A lei que regula os estágios remunerados de estudante de 2º (segundo) e 3º (terceiro) graus é a Lei nº 6. A revisão do estágio remunerado não acarretará vínculo empregatício de qualquer natureza.1 – INSS (Instituto Nacional de Seguro Social) GPS (Guia de Recolhimento da Previdência Social) É um documento preenchido pelo empregador para recolhimento das receitas previdenciárias descontadas dos empregados e à parte do empregador no que se refere ao INSS.2 – FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS) Documento preenchido pelo o empregador para efetuar o depósito em conta vinculada dos empregados referente aos 8% pagos sobre a remuneração.494 de 07 de dezembro de 1997. Sobre a remuneração paga ao estagiário não incidem encargos previdenciários. podendo ser alterado a data e é um documento fornecido pela Caixa Econômica Federal e preenchido pelo empregador para distribuição dos valores constantes na GIFP .9 – TRABALHO DO ESTAGIÁRIO CONTRATO DE ESTÁGIO Estágio é o período de tempo em que o estudante exerce sua profissão mediante a prática e o aperfeiçoamento de ensinamentos teóricos ministrados na escolar. Revogada pela Lei nº 11. de 25 de setembro de 2008. 10. 11 – ENCARGOS ANUAIS 11. como objetivo de financiar o pagamento do seguro-desemprego. É um documento obrigatório exigido por lei e o não cumprimento por parte do empregado cabe sanção penal sujeita a multas.2 – DIRF (Declaração de Imposto de Renda na Fonte) É o documento preenchido pelo empregado onde são informados. devidas pelas pessoas jurídicas. 10.4 – DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) É um formulário preenchido pelo empregador para recolhimento dos tributos de Imposto de Renda retido na fonte dos empregados. 10. são contribuições sociais de natureza tributária. ou mesmo de empresas que não tenham empregados. o rendimento anual e o imposto retido na fonte de cada funcionário que sofreu desconto. e quais os documentos necessários? _________________________________________________________ . mas conhecido pela sigla PIS/PASEP. no mês de março. Cite cinco documentos obrigatórios para o registro de um empregado. abono e participação na receita dos órgãos e entidades para os trabalhadores públicos e privados. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 2.1 – RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) É o documento fornecido pela Caixa Econômica Federal ou adquirido em papelarias. 10.em conta vinculada dos empregados. 11. para informações dos rendimentos anuais de todos os empregados da empresa.3 – PIS/PASEP O Programa de Integração Social (PIS) e o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP). à Receita Federal. Por qual órgão público é expedida a CTPS (carteira de Trabalho). a qual deverá ser recolhida até o último dia útil do mês seguinte ao desconto. ATividades 1.5 – GRCS (Guia de Recolhimentos da Contribuição Sindical) Fornecida pelas entidades sindicais para recolhimento das contribuições descontadas dos empregados. O que é o PIS/PASEP? _________________________________________________________ _________________________________________________________ . Quando e como é feita a solicitação do 13º salário antecipado em ocasião do gozo de férias? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 7._________________________________________________________ 3. Quando o trabalhador tem direito ao Seguro Desemprego? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 11. O que é um aviso prévio? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 9. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 4. Quando é obrigatória a homologação pela rescisão de contrato de trabalho? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 10. Quais as causas de demissão _________________________________________________________ _________________________________________________________ 8. Defina de uma forma prática o que é folha de pagamento. Quando é que o empregado tem direito a tirar férias? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 5. Quando é que o empregado perde o direito a tirar férias? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 6. Coletar assinaturas em documentos.scribd. 2003. • Despertar nos participantes a importância da ética e postura profissional. Rever processos e conferir dados em documentos ou notas fiscais.blogspot. que são desempenhadas por este profissional. Presta suporte nas administrações em geral. seja em escritórios de contabilidade ou hospitais. você seja capaz de: • Enumerar os requisitos necessários para ser um bom profissional de apoio administrativo. Capacitação em Rotinas Administrativas /Auxiliar de Depto Pessoal Microlins Capacitação em Rotinas Administrativas / Assistente Administrativo Microlins http://pt. – São Paulo: Érica. apoiando áreas de recursos humanos. –1. Alexandre de Campus. finanças e logística.scribd. .com/doc/5/APOSTILA-AUXILIAR-ADMINISTRATIVO http://estudode direitoadministrativo. Ed.com.com/doc/2/FUNCAO-DO-DEPARTAMENTO-DE-PESSOAL http://pt.br Unidade IV Características do Profissional Tempo previsto: 4h OBJETIVO Definindo nosso ponto de chegada Esperamos que ao final desta unidade.Referências Administração: guia prático e didático / Paulo Roberto Barsano. 1 – O QUE É SER UM ASSISTENTE ADMINISTRATIVO O auxiliar administrativo é um trabalhador que auxilia nas mais variadas funções e serviços de uma empresa privada ou pública. para o crescimento pessoal e da empresa. Quais as tarefas mais demandadas para o auxiliar administrativo? É responsável por arquivar documentos. Fazer fotocópias. O funcionamento de uma empresa depende direta ou indiretamente do que chamamos de rotinas administrativas. Pode ser responsável pela compra de materiais. bem organizados. saber manter registros e controles. 4 – ÉTICA PROFISSIONAL A palavra ética é de origem grega. pacientes. ethos. ética deve ser entendida como um conjunto de princípios básicos que visa disciplinar e regular os costumes. saber elaborar orçamentos e elaborar relatórios. Não porque tenha um símbolo estampada em si mesma. Conhecimentos Necessários: conhecer métodos. é estar tranquilo com a consciência pessoal. proceder bem. trabalha. saber manter informações confidenciais. mas porque suas atitudes refletem o sucesso. equipamentos de trabalho. formulários e planilhas. Habilidades Necessárias: boa habilidade de comunicação escrita e oral. 2. a moral e a conduta das pessoas. . saber trabalhar sob pressão. o olhar. Preparar relatórios. É ser altruísta. procedimentos. Prestar apoio logísticos. assiduidade e pontualidade. sem prejudicar outros. habilidade de relacionar-se com pessoas diferentes. A pessoa de sucesso é reconhecida de longe. Acompanhar processos administrativos. Atender clientes. priorizar e honrar compromissos de datas términos de serviços. O que é ser ético? Ser ético nada mais é do que agir direito. ou seja. E essas atitudes incluem o andar. 2 – CARACTERISTICAS DO PROFISSIONAL Existem hábitos e competências reconhecidamente necessárias para obtermos resultados na busca do sucesso profissional. sistemas. e significa costume. 3 – REQUISITOS PARA SER UM BOM PROFISSIONAL A seguir veja algumas características de um bom profissional. as maneiras. Qualidades Pessoais: ter iniciativa. Executar rotinas de apoio na área de recursos humanos. a fala etc. saber o que cada pessoa da empresa faz. saber adaptar-se a novas tarefas. onde mora. planejamento e organização. os gestos. 1. habilidade em resolução de problemas. É cumprir com os valores da sociedade em que vive. 3. • Ser tolerante e flexível – deve-se conhecer para depois julgar as pessoas. correto. justo e adequado. como: • Ser honesto em qualquer situação – é a virtude dos negócios. Ética profissional é refletir sobre as ações realizadas no exercício de uma profissão e deve ser iniciada antes da prática profissional. a pessoa faz um juramento. Ética é tudo que envolve integridade. Especialmente. Algumas das características básicas de como ser um profissional ético é ser bom.estuda. • Ter coragem para assumir as decisões – mesmo que seja contra a opinião alheia. Como ser um profissional ético? Ser um profissional ético nada mais é do que ser profissional mesmo nos momentos mais inoportunos. escolhem pelo dinheiro e não pelos deveres e valores. . • Ser íntegro – agir de acordo com seus princípios. Para ser uma pessoa ética. O que é ética profissional? A Ética profissional se inicia com a reflexão. Sabemos que existem vários tipos de Ética: ética social. ser humilde. é ter coragem para assumir seus erros e decisões. devemos seguir um conjunto de valores. ser tolerante e flexível. qualquer decisão ética tem por trás valores fundamentais. familiar. • Ser humilde – só assim conseguir reconhecer o sucesso individual. Além de ser individual. Isso caracteriza o aspecto moral da ética profissional. Quando escolhemos a nossa profissão. Os jovens quando escolhem sua carreira. Se você já iniciou a sua atividade profissional fora da área que você gosta não quer dizer que você não tenha deveres e obrigações a cumprir como profissional. Mesmo quando você exerce uma carreira remunerada. Ser ético é proceder sem prejudicar os outros. não está isenta das obrigações. do trabalho. Ao completar a formação em nível superior. passamos a ter deveres profissionais obrigatórios. que significa seu comprometimento profissional. profissional. é ser honesto em qualquer situação. sempre com o nome da Instituição e o ano da conclusão. Ex: Setor de Produção. como por exemplo Pós-Graduação. Formação Acadêmica Relacionar nesta parte do currículo sempre da maior formação para menor. eticamente adequado e sucesso continuado são 5 – APRESENTAÇÃO PESSOAL 5. O currículo é um documento que resume a sua trajetória profissional. telefone e e-mail apareçam logo no topo do documento. Demais documentos não são necessários nesta fase. Por isso. Se você candidato não ter uma formação Superior relacione a vontade sua formação Técnica. Objetivo Seja direto e da forma mais sucinta possível declare qual a área ou setor que você busca uma oportunidade. Quem busca vaga no mercado de trabalho precisa preparar um currículo eficiente. . maiores as chances se recolocar (ou começar) no mercado de trabalho. sua formação escolar. além de dados pessoais como endereço. informações sobre a sua vida. as principais atividades e funções exercidas. colocando apenas o que é realmente necessário que o contratante precisa saber sobre você. objetivo. Não há vagas de emprego que passe por um currículo. telefone e data de nascimento.1 – ELABORAÇÃO DO CURRÍCULO Ele é a porta de entrada para uma nova rotina de vida. ou seja.Comportamento indissociáveis. endereço. Graduação. DICAS PARA ELBAORAÇÃO DE UM BOM CURRÍCULO Dados Pessoais É fundamental que seus dados pessoais como nome completo. quanto mais bem feito o seu resumo profissional. para facilitar a comunicação da empresa com você. e mencionar cursos técnicos que estejam relacionados com a vaga pretendida. idade. cursos e estágios. além dos seus contatos. você andar com a postura de um vencedor. queixo ligeiramente levantado. da última ou atual até a terceira.Forma de Andar: mesmo enfrentando problemas. Este aperto de mão deve ser dosado. Idiomas Mencionar apenas aqueles aos quais você realmente tem o domínio ou se estiver estudando deixar claro em qual nível está. já que ambas são formadoras da imagem que você transmite. COMO SE COMPORTAR EM UMA ENTREVISTA DE EMPREGO Atitudes Físicas A atitude física está intimamente ligada à postura. transmitindo credibilidade. nem forte nem franco. passos firmes.Cumprimento: quando nos encontramos com alguém. tentando chamar a atenção de quem está lendo seu currículo para todas as suas qualificações. . olhando para frente. ombros para trás. apenas a ponto de transmitir segurança. o tempo em cada função e também o trabalho que era exercido. Experiência Profissional Relacione sempre as 3 últimas empresas em que trabalhou. Estas dicas servem para o ambiente profissional e para qualquer tipo de situação em que você se encontrar. pois você está estudando e buscando conhecimento. Esta pode ser uma oportunidade de chamar a atenção do selecionador para você. . é comum o aperto de mão. cumprimento efusivos (mas sem intimidades). sempre descrevendo o cargo ocupado. dentro de um ambiente de trabalho ou não. . Cursos e Informática Relacione apenas os cursos de Qualificação Profissional que tenham relação com a vaga pretendida e no item Informática destaque qual seu nível de conhecimento e quais programas e ferramentas você domina. o entrevistador levanta-se. agradece sua presença e o dispensa. Quando você já está certo que o lugar é seu. e tentar reverter a situação. Confira abaixo: 1. Ao cumprimentar alguém. curvada para a frente (tórax e abdômen reprimidos). O .Como sentar-se: procure sempre manter-se ereto na cadeira. Ao contrário. Gostou da empresa.desejos instintivos). PLANEJAMENTO DE CARREIRA A cada dia torna-se mais importante para o profissional a condução de sua própria carreira. é sinal de que não há restrições. ou mesmo colocando seus pertences pessoais sobre a mesa. mas não "via". a linguagem do corpo é mais uma maneira de você passar sua mensagem: "me contrate!" De acordo com o livro "O Corpo Fala: a Linguagem Silenciosa da Comunicação Não-Verbal". "ouvia". se a mão dá um forte aperto. cabeça ereta e coluna reta mostram que você é uma pessoa segura de si. uma vez que as competências de cada indivíduo devem ser desenvolvidas de acordo com a sinalização do mercado e a aplicabilidade dessas competências poderão ser colocadas em várias organizações. uma pessoa com a cabeça (controle) baixa. passa uma imagem de submissão total.. A mão frouxa é sinal de que a pessoa tem medo de ser envolvida. É preciso criar e manter a empregabilidade. alguns truques de postura podem ser úteis para obter aquela vaga tão sonhada. ou seja. TEXTO Use a postura para conseguir o emprego desejado por Cristina Amorim Você está na entrevista daquele emprego que procura há meses.controle). Tendo isso em mente. Você pode ter pistas se o entrevistador está gostando ou não de você. não mexer em objetos que estão na mesa. fala tudo o que treinou em casa. Não é mais possível que apenas as empresas se preocupem com a carreira de cada colaborador. Onde está o erro? O mais provável é que você não tenha prestado atenção em quem estava à sua frente. Por outro lado. Então. Leão (tórax .emoção) e Boi (abdômen . A linguagem do corpo diz muito sobre como a pessoa está reagindo a uma situação. não invadindo o espaço do outro. Isto quer dizer que você estava tão envolvido com o discurso que esqueceu da sua postura. o corpo humano é dividido em três partes: Águia (cabeça . O que é Ética? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 2. Todo o esforço despendido para a obtenção de novos conhecimentos somente terá validade quando estes puderem efetivamente ser utilizados nas atividades desenvolvidas pelo indivíduo.com/doc/5/APOSTILA-AUXILIAR-ADMINISTRATIVO . principalmente. Sendo assim. a entender a si próprio.scribd. conseqüentemente.desenvolvimento da especialidade (cursos de graduação e pós-graduação) deve ser seguido por conhecimentos ecléticos que permitam a atuação em várias atividades e frentes de trabalho. O que é ética profissional? _________________________________________________________ _________________________________________________________ Referências Capacitação em Rotinas Administrativas / Assistente Administrativo Microlins http://pt. facilitando o encontro do trabalho certo e. o planejamento e a gestão de carreira torna-se um fator preponderante na condução da trajetória profissional e estimula o indivíduo a fazer uma análise de suas competências e. tanto técnico como gerencial. O que é ser ético? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 3. ATividades 1. aumentando seu nível de satisfação. tornando mais fácil a condução de seus ideais.