UJIAN TAKEHOME APLIKASI MANAJEMEN OBAT DAN LOGISTIK MEDIKKoordinator : dr. Sulanto S. Danu, SpFk Oleh: ARIE HENDRIYANA 10/309220/PKU/12023 PROGRAM PASCASARJANA MINAT MANAJEMEN KEBIJAKAN OBAT ILMU KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS GADJAH MADA 2011 Pengelolaan Perbekalan Farmasi dan Alat Kesehatan Pengelolaan Perbekalan Farmasi merupakan suatu siklus kegiatan, dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan, administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan (Kepmenkes No.1197/MENKES/SK/X/2004). Berdasarkan afiliasi pendidikan, rumah sakit terdiri dari 2 jenis, yaitu : a rumah sakit pendidikan, yaitu rumah sakit yang menyelenggarakan program latihan untuk berbagai profesi b rumah sakit non pendidikan, yaitu rumah sakit yang tidak memiliki hubungan kerjasama dengan universitas. Manajemen obat di rumah sakit merupakan salah satu unsur penting dalam fungsi manajerial rumah sakit secara keseluruhan, karena ketidak efisienan akan memberikan dampak negatif terhadap rumah sakit baik secara medis maupun secara ekonomis. Tujuan manajemen obat di rumah sakit adalah agar obat yang diperlukan tersedia setiap saat dibutuhkan, dalam jumlah yang cukup, mutu yang terjamin dan harga yang terjangkau untuk mendukung pelayanan yang bermutu. Manajemen obat merupakan serangkaian kegiatan kompleks yang merupakan suatu siklus yang saling terkait, pada dasarnya terdiri dari 4 fungsi dasar yaitu seleksi dan perencanaan, pengadaan, distribusi serta penggunaan.Dalam sistem manajemen obat, masing-masing fungsi utama terbangun berdasarkan fungsi sebelumnya dan menentukan fungsi selanjutnya. Seleksi seharusnya didasarkan pada pengalaman aktual terhadap kebutuhan untuk melakukan pelayanan kesehatan dan obat yang digunakan, perencanaan dan pengadaan memerlukan keputusan seleksi dan seterusnya. Siklus manajemen obat didukung oleh faktor-faktor pendukung manajemen (management support) yang meliputi organisasi, keuangan atau finansial, sumber daya manusia (SDM), dan sistem informasi manajemen (SIM). Setiap tahap siklus manjemen obat yang baik harus didukung oleh keempat faktor tersebut sehingga pengelolaan obat dapat berlangsung secara efektif dan efisien. Siklus pengelolaan berikut: obat tersebut dapat digambarkan sebagai Produk obat yang sangat bervariasi tidak konsistennya pola peresepan dalam suatu sarana pelayanan kesehatan. Penentuan seleksi obat merupakan peran aktif apoteker dalam PFT untuk menetapkan kualitas dan efektifitas. identifikasi pemilihan terapi.Pada dasarnya pengelolaan obat dan logistik medik di rumah sakit pendidikan dan non pendidikan serupa. membuat para dokter tidak mungkin up to date dan membandingkan berbagai juga menyebabkan macam obat tersebut. yang membedakan pada bagian penggunaan. Untuk rumah sakit pendidikan obat-obat dan alat kesehatan digunakan tidak hanya untuk pengobatan pasien. Disinilah letak peran seleksi dan perencanaan obat. tapi juga digunakan untuk perkembangan ilmu pengetahuan mahasiswa profesi kesehatan. standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar obat. Seleksi dan perencanaan Tersedianya berbagai macam obat dipasaran. bentuk dan dosis. Kriteria seleksi obat menurut DOEN: Menguntungkan dalam hal kepatuhan dan penerimaan pasien . menentukan kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial. A. serta jaminan purna transaksi pembelian. Hal ini akan menyulitkan dalam proses pengadaan obat. Seleksi Seleksi atau pemilihan obat merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah kesehatan yang terjadi di rumah sakit. Pengawas penganggaran. membengkaknya tersalurkannya obat sehingga obat bisa rusak atau kadaluarsa. Epidemiologi. pendistribusian dan penggunaan obat di unit penyakit yang ada di rumah sakit atau yang paling sering muncul dimasyarakat. jumlah. Dalam pengelolaan obat yang baik perencanaan idealnya dilakukan dengan berdasarkan atas data yang diperoleh dari tahap akhir pengelolaan. namun prasyarat lebih sulit dipenuhi. yaitu penggunaan obat periode yang lalu. biaya pemborosan penyimpanan. Metode ini paling banyak digunakan di rumah sakit. untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain Konsumsi. Ada beberapa macam metode perencanaan. Perencanaan dengan menggunakan metode morbiditas ini lebih ideal. yaitu: Metode morbiditas/epidemiologi Yaitu berdasarkan pada penyakit yang ada. . Sementara kelemahannya yaitu seringkali standar pengobatan belum tersedia atau belum disepakati dan data morbiditas tidak akurat. Dasarnya adalah jumlah kebutuhan obat yang digunakan untuk beban kesakitan (morbidity load). Badan dan Makanan menyebutkan bahwa perencanaan kebutuhan obat adalah salah satu aspek penting dan menentukan dalam pengelolaan obat karena perencanaan kebutuhan akan mempengaruhi pelayanan kesehatan. Kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Memiliki rasio resiko manfaat yang paling menguntungkan Praktis dalam penyimpanan dan pengangkutan Obat mudah diperoleh B. Tujuan dari perencanaan adalah untuk mendapatkan jenis dan jumlah obat yang sesuai dengan kebutuhan. menghindari terjadinya stock out (kekosongan) obat dan meningkatkan penggunaan obat secara rasional. dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran. yaitu didasarkan pada pengadaan. Perencanaan Perencanaan merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis. Perencanaan merupakan tahap yang penting dalam pengadaan obat di IFRS. apabila lemah siklus dalam perencanaan maka akan mengakibatkan mulai pengadaan dari dan kekacauan dalam suatu dalam tidak Obat manajemen secara keseluruhan. SO = SK + WK + WT + SP Kebutuhan = SO – SS Keterangan : SO = Stok optimum SK = Stok Kerja (Stok pada periode berjalan) WK = Waktu kekosongan obat WT = Waktu tunggu ( Lead Time ) SP = Stok penyangga SS = Sisa Stok Stok kerja = pemakaian rata – rata per periode distribusi Waktu kekosongan = lamanya kekosongan obat dihitung dalam hari Waktu tunggu = waktu tunggu. Perencanaan obat dengan metode konsumsi akan memakan waktu lebih banyak tetapi lebih mudah dilakukan. pemakaian. keterlambatan kedatangan obat. Metode ini banyak digunakan di Apotek. Sisa Stok = adalah sisa obat yang masih tersedia di Rumah sakit pada akhir periode distribusi. Dalam Undang-undang Republik Indonesia No 23 tahun 1992 tentang Kesehatan kaitannya dengan perencanaan obat. Metode konsumsi Metode konsumsi adalah suatu metode perencanaan obat berdasarkan pada kebutuhan riil obat pada periode lalu dengan penyesuaian dan koreksi berdasarkan pada penggunaan obat tahun sebelumnya. Bab V bagian ke-11 pasal 40 menyebutkan bahwa sediaan farmasi yang berupa obat dan bahan obat harus memenuhi syarat Farmakope Indonesia dan . namun aspek medik penggunaan obat kurang dapat dipantau. Cara menghitung Kebutuhan obat : Jumlah untuk periode yang akan datang diperkirakan sama dengan pemakaian pada periode sebelumnya. Stok Penyangga = adalah persediaan obat untuk mengantisipasi terjadinya peningkatan kunjungan. Kelemahannya yaitu kebiasaan pengobatan yang tidak rasional seolah-olah ditolerir. Metode gabungan metode ini untuk menutupi kelemahan kedua metode diatas. dihitung mulai dari permintaan obat oleh Rumah sakit sampai dengan penerimaan obat di rumah sakit. 80 %. . Pedoman perencanaan obat untuk rumah sakit yaitu DOEN. kategori N atau non essensial yaitu meliputi berbagai macam obat yang digunakan untuk penyakit yang dapat sembuh sendiri. siklus penyakit.atau buku standar lain. Analisa kombinasi metode ABC dan VEN yaitu dengan melakukan pendekatan mana yang paling bermanfaat dalam efisiensi atau penyesuaian dana. golongan B jika obat tersebut mempunyai nilai sekitar 15 % dengan jumlah obat sekitar 10 % . yaitu dengan menggolongkan obat kedalam tiga kategori.100 %. sisa persediaan. Standar Terapi Rumah Sakit. setempat ketentuan yang berlaku. atau dari rencana pengembangan. data catatan medik. Kategori V atau vital yaitu obat yang harus ada yang diperlukan untuk menyelamatkan kehidupan. Formularium Rumah Sakit. kategori E atau essensial yaitu obat yang terbukti efektif untuk menyembuhkan penyakit atau mengurangi pasienan. Pada dasarnya obat dibagi dalam tiga golongan yaitu golongan A jika obat tersebut mempunyai nilai kurang lebih 80 % sedangkan jumlah obat tidak lebih dari 20 %. Esensial dan Non Esensial) untuk koreksi terhadap aspek terapi. Dengan analisis nilai ABC ini. karena suatu jenis obat dapat memakan anggaran besar disebabkan pemakaiannya banyak atau harganya mahal. Analisa juga dapat dilakukan dengan metode VEN (Vital. Perencanaan yang telah dibuat harus dilakukan koreksi dengan menggunakan metode analisis nilai ABC untuk koreksi terhadap aspek ekonomis. dapat diidentifikasi jenis-jenis obat yang dimulai dari golongan obat yang membutuhkan biaya terbanyak. obat yang diragukan manfaatnya dibanding obat lain yang sejenis. data pemakaian periode yang lalu. Pengadaan Pengadaan obat merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui melalui : Pembelian : Secara tender (oleh Panitia Pembelian Barang Farmasi) Secara langsung dari pabrik/distributor/pedagang besar farmasi/rekanan Produksi/pembuatan sediaan farmasi: Produksi Steril Produksi Non Steril Sumbangan/droping/hibah pembelian secara tender. anggaran yang tersedia. penetapan prioritas. dan golongan C jika obat mempunyai nilai 5 % dengan jumlah obat sekitar 80 % . Pelelangan terbatas Dalam hal jumlah penyedia barang/jasa yang mampu melaksanakan diyakini terbatas yaitu untuk pekerjaan yang kompleks. maka pemilihan penyedia barang/jasa dapat dilakukan dengan metoda pelelangan terbatas dan diumumkan secara luas melalui media massa dan papan pengumuman resmi dengan mencantumkan penyedia barang/jasa yang telah . Semua pemilihan penyedia barang/jasa pemborongan/jasa lainnya pada prinsipnya dilakukan dengan pelelangan umum. karena dengan pengadaan rumah sakit akan mendapatkan obat dengan harga.Tujuan pengadaan adalah memperoleh obat yang dibutuhkan dengan harga layak. Keputusan Presiden No. instansi pemerintah kelompok masyarakat/lembaga masyarakat penerima hibah. Pengadaan memegang peranan yang penting. yaitu direncanakan. Rumah sakit tidak dapat fatal mutu dan jumlah. pengadaan obat Nasional ini dibiayai oleh Anggaran dan Pendapatan Belanja dan Belanja (APBD). dengan (APBN) maupun Anggaran ini. memenuhi kebutuhan pasien jika persediaan obat tidak ada. pelaksanaan Pendapatan pengadaan Daerah dilakukan Dalam Keppres menggunakan: barang/jasa Penyedia barang/jasa. dan atau atau oleh diawasi institusi kelompok pengguna swadaya pemerintah kuasa penanggungjawab anggaran anggaran pemerintah masyarakat penerima dari penanggungjawab Swakelola lain. yang sesuai dengan kebutuhan. yaitu dengan menggunakan badan usaha atau orang perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/layanan jasa. berjalan lancar tidak mutu baik. dapat penerima hibah. Pelelangan umum Adalah metoda pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara pengumuman untuk secara luas melalui media massa dan papan terbuka dengan resmi pengumuman penerangan umum sehingga masyarakat luas dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya. 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah berlaku untuk pengadaan obat di rumah sakit milik pemerintah. dikerjakan. Pengadaan barang/jasa sendiri oleh institusi swakelola. proses memerlukan waktu dan tenaga yang berlebihan. pengiriman obat terjamin tepat waktu. dilaksanakan barang/jasa. hal ini dapat berakibat bagi pasien dan akan mengurangi keuntungan yang seharusnya dapat diterima rumah sakit. mengoptimalkan manajemen persediaan.000. pemilihan langsung dapat dilaksanakan untuk pengadaan yang bernilai sampai dengan Rp 100. Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya b.000.00 Penunjukan langsung Dalam keadaan tertentu dan keadaan khusus. Tahan/tidaknya terhadap cahaya Tujuannya adalah untuk mempertahankan kualitas obat. sekurang-kurangnya 3 penawaran dari barang/jasa yang telah lulus prakualifikasi serta dilakukan negosiasi baik teknis maupun biaya serta harus diumumkan minimal melalui papan pengumuman resmi untuk penerangan umum dan bila memungkinkan melalui internet. melindungi pelayanan dari pengiriman yang terlambat. Pemilihan langsung Yaitu pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan dengan membandingkan penyedia sebanyak-banyaknya penawaran.diyakini mampu. Menurut WHO. pemeliharaan yang dilakukan dapat diuraikan sebagai berikut : a. faktur obat/barang. ada empat strategi dalam pengadaan obat yang baik : (a) Pengadaaan obat-obatan dengan harga mahal dengan jumlah yang tepat (b) Seleksi terhadap supplier yang dapat dipercaya dengan produk yang berkualitas (c) Pastikan ketepatan waktu pengiriman obat (d) Mencapai kemungkinan termurah dari harga total Penyimpanan Merupakan ditetapkan : a. mengurangi kerusakan dan kehilangan. surat kiriman. . melindungi kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang naik turun. Menerima obat/barang dan dokumen-dokumen pendukungnya antara lain surat pesanan/surat kontrak. kestabilannya c. penyaluran dan dan menambah keuntungan bila pembelian banyak. menghemat dari biaya pemesanan. pemilihan penyedia barang/jasa dilakukan dengan cara penunjukan dapat langsung terhadap 1 penyedia barang/jasa dengan cara melakukan negosiasi baik teknis maupun biaya sehingga diperoleh harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan. guna memberi kesempatan kepada penyedia barang/jasa lainnya yang memenuhi kualifikasi. Dibedakan menurut suhunya. permintaan memberikan yang informasi kebutuhan obat yang akan datang. Mudah tidaknya meledak/terbakar d. Kegiatan penyimpanan. Menyimpan obat/barang sesuai ketentuan: Perlu diperhatikan lokasi dari tempat penyimpanan digudang dan menjamin bahwa obat yang disimpan mudah diperoleh dan mengaturnya sesuai penggolongan barang. g. Memeriksa secara berkala dan menjaga obat dari kerusakan/hilang yang fungsi dari pemeliharaan dan pengendalian (controlling). klas terapi obat/khasiat obat dan sesuai abjad. Memilih dan melakukan pengepakan untuk persiapan pengiriman obat dan menyiapkan dokumen-dokumennya. obat yang manjur. dan spesifikasi lain bila diperlukan. Perlu diperhatikan untuk obat-obatan dengan syarat penyimpanan khusus. Menjaga kebersihan dan kerapian ruang kerja dan tempat penyimpanan/gudang. resep individu. dosis yang tepat. Penggunaan obat dikatakan rasional apabila memenuhi kriteria obat yang benar. dan expiration date obat. obat-obat thermolabiel. aman. Mengadministrasikan keluar masuknya obat dengan tertib. memperhatikan efek samping dan kontra indikasinya serta mempertimbangkan harga dan kewajarannya. mutu. Mengirim obat dengan dokumen-dokumen pendukungnya dan mengarsipkannya. indikasi yang tepat. pentingnya meneliti barang-barang adalah sangat perlu untuk menjamin kebenaran dari spesifikasi kuantitas dan kualitas barang yang diterima. e. h. Seorang dokter diharapkan membuat merupakan peresepan yang rasional.Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan mempertimbangkan : a. Efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada b. Distribusi Merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis.b. dispensing dosis unit atau kombinasi Penggunaan Penggunaan obat adalah proses yang meliputi peresepan oleh dokter. merk. harga. c. dengan indikasi yang tepat. d. cocok untuk pasien dan biaya terjangkau. expire date. pelayanan obat oleh farmasi serta penggunaan obat oleh pasien. Obat yang ditulis dokter pada resep selanjutnya menjadi tugas farmasi untuk menyiapkan dan menyerahkan kepada pasien. Metode sentralisasi atau desentralisasi c. ketepatan . f. Memeriksa segi obat/barang dengan dokumen-dokumen yang bersangkutan baik dari jumlah. Sistem floor stock. cara pemakaian dan lama yang sesuai. dosis. dan meningkatkan akses terhadap obat esensial. Persentase obat generik yang diresepkan Tujuannya untuk mengukur kecenderungan peresepan obat generik. sesuai dengan kondisi pasien. Perhitungan dilakukan dengan membagi jumlah total yang diresepkan dengan jumlah resep yang disurvei. Persentase injeksi yang diresepkan . frekuensi dan lama pemberian tidak sesuai Pemakaian obat dengan potensi toksisitas atau efek samping lebih besar padahal obat lain yang sama kemanfaatan (efficacy) dengan potensi efek samping lebih kecil juga ada Pemakaian obat-obat mahal padahal alternatif yang lebih murah dengan kemanfaatan dan keamanan yang sama tersedia Tidak memberikan pengobatan yang sudah diketahui dan diterima kemanfaatan dan keamanannya (established efficacy and safety) Memberikan pengobatan dengan obat-obat yang kemanfaatannya dan keamanannya masih diragukan Pemakaian obat yang semata-mata didasarkan pada pengalaman individual tanpa mengacu pada sumber informasi ilmiah yang layak. 3. yaitu: 1. Jumlah rata-rata obat tiap resep Tujuannya untuk mengukur derajat polifarmasi. Sebaliknya penggunaan obat dikatakan tidak rasional yaitu jika: Pemakaian obat dimana sebenarnya indikasi pemakaiannya secara medik tidak ada atau samar-samar Pemilihan obat yang keliru untuk indikasi penyakit tertentu Cara pemakaian obat. Rata-rata persentase penulisan resep dengan antibiotik di Indonesia adalah sebesar 43%. Manfaat penggunaan mencegah obat yang rasional adalah mutu pelayanan. Biasanya kombinasi obat dihitung obat sebagai 1 obat. 4. tepat pelayanan. 2. atau hanya didasari pada sumber informasi yang diragukan kebenarannya Sedangkan untuk mengukur situasi pengelolaan pada tahap penggunaan telah ditetapkan WHO dalam beberapa indikator. Persentase antibiotik yang diresepkan Indikator peresepan resep dengan antibiotik digunakan produk untuk mengukur secara penggunaan antibiotik secara berlebihan karena penggunaan antibiotik berlebihan merupakan salah satu bentuk ketidakrasionalan peresepan. pemborosan sumber dana.dosis. serta ditaati oleh meningkatkan pasien. 5. dan durasi pengobatan. utama atau alternatif Tentukan prediksi jumlah kasus tiap penyakit dan persentase (prevalensi) tiap penyakit b Menentukan pedoman pengobatan Tentukan pengobatan tiap-tiap penyakit. dan lain-lain 2 Metode Konsumsi Aplikasi operasional yang dilakukan yaitu: a Pastikan beberapa kondisi berikut: Dapatkah rasional? Apakah suplai obat periode itu cukup dan lancar? diasumsikan pola pengobatan periode yang lalu baik atau . atau berat. penyakit ringan. imunisasi biasanya tidak dimasukkan dalam perhitungan. dosis. bentuk sediaan. Persentase obat yang diresepkan dari daftar obat esensial atau formularium Tujuannya untuk mengukur derajat kesesuaian praktek dengan kebijaksanaan obat nasional yang diindikasikan dengan peresepan dari daftar obat esensial atau formularium. Dalam hal ini. Sebelumnya rumah sakit harus mempunyai kopi daftar obat esensial nasional atau formularium sehingga dapat dijadikan acuan dalam penulisan resep. APLIKASI OPERASIONAL PENGELOLAAN OBAT DAN LOGISTIK MEDIK SELEKSI DAN PERENCANAAN Metode-Metode Perencanaan 1 Morbiditas Aplikasi operasional yang dilakukan yaitu: a Menentukan beban penyakit Tentukan beban penyakit periode yang lalu.Tujuannya untuk mengukur penggunaan injeksi yang berlebihan. perkirakan penyakit yang akan dihadapi pada periode mendatang Lakukan stratifikasi/pengelompokkan masing-masing jenis. frekuensi. Hitung jumlah kebutuhan tiap obat per episode sakit untuk masing-masing kelompok penyakit c Menentukan obat dan jumlahnya Hitung jumlah kebutuhan tiap obat untuk tiap penyakit Jumlahkan obat sejenis menurut nama obat. sedang. dosis. meliputi nama obat. bentuk sediaan. misalnya anak atau dewasa. Besarnya persentase ini adalah kisaran yang bisa berubahubah dan berbeda antara perusahaan satu dengan yang lainnya. Sedangkan kelompok C adalah inventory dengan jumlah sekitar 50% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 5% dari total nilai inventory. Analisis ABC Merupakan metode pembuatan grup atau penggolongan berdasarkan peringkat nilai dari nilai tertinggi hingga terendah. Lakukan penyesuaian terhadap kesepakatan langkah 1 dan 2 Hitung periode yang akan datang untuk tiap jenis obat 3 Analisis ABC Analisis ABC juga dikenal dengan nama analisis Pareto. kadaluarsa) dan kehilangan obat? Apakah jenis obat yang akan digunakan sama? b Lakukan estimasi jumlah kunjungan total untuk periode yang akan datang Hitung kunjungan pasien rawat inap maupun rawat jalan pada periode yang lalu Lakukan estimasi periode yang akan datang dengan memperhatikan: Perubahan pelayanan Pola morbiditas. Hukum pareto menyatakan bahwa sebuah grup selalu memiliki persentase terkecil (20%) yang bernilai atau memiliki dampak terbesar (80%). Apakah data stok.8 Tahapan-tahapan .31 Kelompok A adalah inventory dengan jumlah sekitar 20% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 80% dari total nilai inventory. dan dibagi menjadi 3 kelompok besar yang disebut kelompok A. kecendrungan perubahan insidensi Penambahan fasilitas pelayanan dan Perhitungan Tentukan metode konsumsi Hitung pemakaian tiap jenis obat dalam periode lalu Koreksi Koreksi hasil pemakaian tiap jenis obat dalam periode lalu terhadap populasi daerah cakupan pelayanan.Kelompok B adalah inventory dengan jumlah sekitar 30% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 15% dari total nilai inventory. dari nama ekonom Itali Vilfredo Pareto. perubahan cakupan kecelakaan dan kehilangan obat langkah sebelumnya (koreksi hasil pemakaian tiap jenis obat dalam periode lalu terhadap kecelakaan dan kehilangan obat) terhadap stock out. distribusi. tumpah.B dan C. dan penggunaan obat lengkap dan akurat? Apakah banyak terjadi kecelakaan (obat rusak. karena itu disebut juga 80/20. Sedangkan pengendalian obat untuk kelompok B tidak seketat kelompok A. DISTRIBUSI dan PENYIMPANAN DISTRIBUSI. Kegiatan : 1 Menentukan frekuensi distribusi 2 Menentukan jumlah dan jenis obat yang diberikan 3 Melaksanakan penyerahan obat. Oleh karena itu disimpan secara rapat agar tidak mudah dicuri bila perlu dalam persediaan pengadaannya sedikit atau tidak ada sama sekali shingga tidak ada dalam penyimpanan. maka harus dikendalikan secara ketat yaitu dengan membuat laporan penggunaan dan sisanya secara rinci agar dapat dilakukan monitoring secara terus menerus. Pengendalian obat untuk kelompok C dapat lebih longgar pencatatan dan pelaporannya tidak sesering kelompok B dengan sekali-kali dilakukan monitoring dan persediaan dapat dilakukan untuk 2-6 bulan dengan penyimpanan biasa sesuai dengan jenis perlakuan obat. Cara penyimpanannya disesuaikan dengan jenis obat dan perlakuannya.dalam analisis ABC adalah sebagai berikut (dengan menggunakan program Microsoft excel). Menentukan frekuensi distribusi : . B atau C Kelompok A adalah kelompok yang sangat kritis sehingga perlu pengontrolan secara ketat. a Buat daftar list semua item dan cantumkan harganya b Masukkan jumlah kebutuhannya dalam periode tertentu c Kalikan harga dan jumlah kebutuhan d Hitung persentase harga dari masing-masing item e Atur daftar list secara desending dengan nilai harga tertinggi berada di atas f Hitung persentase kumulatif dari masing-masing itemterhadap total harga g Tentukan klasifikasinya A. Terhadap persediaan di IFRS maka yang dimaksud kelompok A adalah kelompok obat yang harganya mahal. Penyaluran/distribusi adalah kegiatan pengeluaran dan penyerahan obat secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan sub-sub unit pelayanan kesehatan. Meskipun demikian laporan penggunaan dan sisa obatnya dilaporkan secara rinci untuk dilakukan monitoring secara berkala pada setiap 1-3 bulan sekali. dibandingkan kelompok B yang kurang kritis. sedangkan kelompok C mempunyai dampak yang kecil terhadap aktivitas gudang dan keuangan. Memeriksa segi obat/barang dengan dokumen-dokumen yang bersangkutan baik dari dari penyaluran dan pemeliharaan yang dilakukan jumlah. Dalam menentukan jumlah obat perlu dipertimbangkan : 1 pemakaian rata-rata per jenis obat 2 sisa stok 3 pola penyakit 4 jumlah kunjungan di masing-masing sub unit pelayanan kesehatan. harga. surat kiriman. Menerima obat/barang dan dokumen-dokumen pendukungnya antara lain surat pesanan/surat kontrak. klas terapi obat/khasiat obat dan sesuai abjad. Menyimpan obat/barang sesuai ketentuan: Perlu diperhatikan lokasi dari tempat penyimpanan digudang dan menjamin bahwa obat yang disimpan mudah diperoleh dan mengaturnya sesuai penggolongan barang. Menentukan jumlah obat. dan spesifikasi lain bila diperlukan. Obat diserahkan bersama-sama dengan formulir LPLPO dan lembar pertama disimpan sebagai tanda bukti penerimaan obat.Dalam menentukan frekuensi distribusi perlu dipertimbangkan : 1 jarak sub unit pelayanan 2 biaya distribusi yang tersedia. pentingnya meneliti barang-barang adalah sangat perlu untuk menjamin kebenaran dari spesifikasi kuantitas dan kualitas barang yang diterima. expire date. Memilih dan melakukan pengepakan untuk persiapan pengiriman obat dan menyiapkan dokumen-dokumennya. Perlu diperhatikan untuk obat-obatan dengan syarat penyimpanan khusus. Memeriksa secara berkala dan menjaga obat dari kerusakan/hilang yang fungsi dari pemeliharaan dan pengendalian (controlling). obat-obat thermolabiel. Aplikasi Operasional Kegiatan dapat diuraikan sebagai berikut : a. c. merupakan .sub unit pelayanan. dan expiration date obat. b. merk. f. e. d. Mengirim obat dengan dokumen-dokumen pendukungnya dan mengarsipkannya. Penyerahan obat : Penyerahan obat dapat dilakukan dengan cara : 1 gudang obat menyerahkan/mengirimkan obat dan diterima di unit pelayanan 2 penyerahan di gudang rumahsakit diambil sendiri oleh sub unit. mutu. faktur obat/barang. vaksin . Untuk menjaga mutu obat perlu diperhatikan faktor-faktor sebagai berikut : a Kelembaban : Udara lembab dapat mempengaruhi obat-obatan yang tidak tertutup sehingga mempercepat kerusakan. Penyimpanan Penyimpanan adalah suatu kegiatan pengamanan terhadap obat-obatan yang diterima agar aman (tidak hilang). Mengadministrasikan keluar masuknya obat dengan tertib. a Persyaratan gudang Cukup luas minimal 3 x 4 m2 ruangan kering tidak lembab ada ventilasi agar ada aliran udara dan tidak lembab/panas perlu cahaya yang cukup. 1 Persyaratan gudang dan pengaturan penyimpanan obat. Bila perlu diberi alas papan (palet) dinding dibuat licin hindari pembuatan sudut lantai dan dinding yang tajam gudang digunakan khusus untuk penyimpanan obat mempunyai pintu yang dilengkapi kunci ganda tersedia lemari/laci khusus untuk narkotika dan psikotropika yang selalu terkunci sebaiknya ada pengukur suhu ruangan b Pengaturan penyimpanan obat : Obat di susun secara alfabetis Obat dirotasi dengan sistem FIFO dan FEFO Obat disimpan pada rak Obat yang disimpan pada lantai harus di letakan diatas palet Tumpukan dus sebaiknya harus sesuai dengan petunjuk Cairan dipisahkan dari padatan Sera. Menjaga kebersihan dan kerapian ruang kerja dan tempat penyimpanan/gudang.g. terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan mutunya tetap terjamin. Untuk menghindari udara lembab tersebut maka perlu dilakukan upaya-upaya berikut : . namun jendela harus mempunyai pelindung untuk menghindarkan adanya cahaya langsung dan berteralis lantai dibuat dari tegel/semen yang tidak memungkinkan bertumpuknya debu dan kotoran lain. supositoria disimpan dalam lemari pendingin 2 Kondisi penyimpanan. h. Oleh karena itu hindarkan obat dari udara panas. TT. seperti: Vaksin Sera dan produk darah Antitoksin Insulin Injeksi antibiotika yang sudah dipakai (sisa) Injeksi oksitosin Ingat DPT. ventilasi harus baik. Sebagai contoh : Salep Oksi Tetrasiklin akan lumer bila suhu penyimpanan tinggi dan akan mempengaruhi kualitas salep tersebut. Karena makin panas udara di dalam ruangan maka udara semakin lembab biarkan pengering tetap dalam wadah tablet dan kapsul kalau ada atap yang bocor harus segera diperbaiki b Sinar matahari Kebanyakan cairan. larutan dan injeksi cepat rusak karena pengaruh sinar matahari. DT. d Kerusakan fisik Untuk menghindari kerusakan fisik : . akan berubah warna menjadi kuning terang sebelum tanggal kadaluwarsa. vaksin atau kontrasepsi jangan dibekukan karena akan menjadi rusak. beberapa jenis obat harus disimpan di dalam lemari pendingin pada suhu 4 – 8 derajat celcius. Cara mencegah kerusakan karena sinar matahari : gunakan wadah botol atau vial yang berwarna gelap (coklat) jangan letakkan botol atau vial di udara terbuka obat yang penting dapat disimpan di dalam lemari jendela-jendela diberi gorden kaca jendela dicat putih. c Temperatur / panas : Obat seperti Salep. Ruangan obat harus sejuk. krim dan supositoria sangat sensitif terhadap pengaruh panas. dapat meleleh. jendela dibuka simpan obat ditempat yang kering wadah harus selalu tertutup rapat. jangan dibiarkan terbuka bila memungkinkan pasang kipas angin atau AC. Sebagai contoh : Injeksi Klorpromazin yang terkena sinar matahari. maka obat mudah tercemar oleh bakteri atau jamur. . Dus obat jangan ditumpuk terlalu tinggi karena obat yang ada di dalam dus bagian tengah ke bawah dapat pecah dan rusak. jika tidak tertulis pada karton maka maksimal ketinggian tumpukan delapan dus. Oleh karena itu bersihkan ruangan paling sedikit satu minggu sekali. Pada saat mulai menggunakan obat di rak A maka pesanan mulai dikirimkan ke gudang farmasi sambil menunggu obat datang. Lantai di sapu dan di pel. hindari kontak dengan benda . Maka jumlah pemakaian empat bulan dibagi sama rata untuk rak A dan rak B. Apabila waktu tunggu yang diperlukan hanya satu bulan maka ¾ bagian obat disimpan di rak A dan ¼ bagian di rak B. Obat yang siap dipakai diletakkan di bagian rak A sedangkan sisanya di bagian rak B. dinding dan rak dibersihkan. Bila ruang penyimpanan kecil : Dapat digunakan sistem dua rak Bagi obat menjadi dua bagian. selain itu akan menyulitkan pengambilan obat di dalam dus yang teratas penumpukan dus obat sesuai dengan petunjuk pada karton. Pada saat obat di rak B habis maka obat yang dipesan diharapkan sudah datang Jumlah obat yang disimpan di rak A atau rak B tergantung dari beberapa lama waktu yang diperlukan saat mulai memesan sampai obat diterima (waktu tunggu) Misalnya permintaan dilakukan setiap empat bulan dan waktu yang diperlukan saat mulai memesan sampai obat tiba adalah dua bulan.benda yang tajam e Kontaminasi bakteri : Wadah obat harus selalu tertutup rapat. sementara itu obat di rak B digunakan. f Pengotoran : Ruangan yang kotor dapat mengundang tikus dan serangga lain yang kemudian merusak obat. Apabila wadah terbuka. Etiket dapat menjadi kotor dan sulit terbaca. terlindung dari cahaya dan disimpan dalam lemari es.Tata Cara Menyimpan dan Menyusun Obat. supaya waktu kadaluwarsanya . Golongan antibiotik harus disimpan dalam wadah tertutup rapat. seperti lemari tertutup rapat. Hal ini sangat penting karena : Obat yang sudah terlalu lama biasanya kekuatannya atau potensinya berkurang. pengawsan dan pengendalian stok obat. Beberapa obat seperti antibiotik mempunyai batas waktu pemakaian. kelompok sediaan sirup dan lain-lain. Penyimpanan tempat untuk obat dengan kondisi khusus. Vaksin dan serum harus dalam wadah yang tertutup rapat. Kondisi penyimpanan beberapa obat Beri tanda / kode pada wadah obat. kotak kedap udara dan lain sebagainya. Kartu temperatur yang terdapat dalam lemari es harus selalu diisi. disusun sesuai dengan pengelompokan untuk memudahkan pencarian. artinya batas waktu dimana obat mulai berkurang efektifitasnya . Pengaturan obat dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaan dan disusun secara alfabetis berdasarkan nama generiknya. disimpan di tempat kering. Pemindahan harus hati-hati supaya obat tidak pecah/rusak. terhindar dari cahaya matahari. Untuk obat yang mempunyai waktu kadaluwarsa dituliskan pada doos luar dengan menggunakan spidol. Cairan diletakkan di rak bagian bawah. artinya obat yang datang pertama kali harus dikeluarkan lebih dahulu dari obat yang datang kemudian dan First Expired First Out (FEFO) untuk masing-masing obat. b Penerapan Sistem FIFO dan FEFO Penyusunan dilakukan dengan sistem First In First Out (FIFO) untuk masing-masing obat. Bentuk dragee (tablet salut) disimpan dalam wadah tertutup rapat dan pengambilannya menggunakan sendok. artinya obat yang lebih awal kadaluwarsa harus dikeluarkan lebih dahulu dari obat yang kadaluwarsa kemudian. lemari pendingin. Obat yang sudah diterima. Contoh kelompok sediaan tablet. Obat injeksi disimpan dalam tempat yang terhindar dari cahaya matahari. a Pengaturan penyimpanan obat. Agar tidak terjadi kekosongan obat dalam persediaan. Pencegahan Kekosongan Obat. Letakkan kartu stok di dekat obatnya. udara. Barang yang mempunyai volume besar seperti kapas disimpan dalam dus. maka perlu diperhatikan hal-hal berikut : a Cantumkan jumlah stok optimum pada kartu stok. Apabila ditemukan obat dengan wadah tanpa etiket. atau letakkan bagian etiket yang berisi nama obat yang jelas terbaca. Susun obat dalam rak dan berikan nomor kode. jika terdapat pemakaian yang melebihi rencana karena keadaan yang tidak terduga. Susunan obat dalam rak dapat dipengaruhi oleh temperatur. jangan digunakan. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika dan obat-obat yang berjumlah sedikit tetapi harganya mahal. yaitu jumlah setiap jenis obat Pemeriksaan ini dapat dilakukan setiap . Beri tanda khusus untuk obat yang akan habis masa pakainya pada tahun tersebut. Jangan menyimpan vaksin lebih dari satu bulan di unit pelayanan kesehatan Informasi tambahan untuk menyusun/mengatur obat : Susunan obat yang berjumlah besar di atas papan atau diganjal dengan kayu rapi dan teratur. Beri tanda semua wadah obat dengan jelas. pisahkan obat dalam dengan obat luar. b Laporkan segera kepada Instlasi Farmasi Kabupaten/Kota. Pemeriksaan Besar (Pencacahan) Pemeriksaan besar dimaksudkan untuk mengetahui kecocokan antara kartu stok obat dengan fisik obat. cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai. c Buat laporan sederhana secara berkala kepada Kepala Rumah sakit tentang pemakaian obat tertentu yang banyak dan obat lainnya masih mempunyai persediaan banyak. Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi. Apabila obat disimpan di dalam dus besar maka pada dus harus tercantum. semakin kecil kemungkinan terjadi perbedaan antara fisik obat dan kartu stok. plester dan lain-lain. 1 Manajemen obat dan alat kesehatan untuk pasien rawat inap Merupakan kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pasien rawat inap di rumah sakit. perawatan. rawat jalan. sistem resep perorangan. Biaya unit cost ini untuk pasien Askes dan Umum besarnya sama. triwulan. semester atau setahun sekali. dihitung jumlahnya oleh petugas Intalasi Farmasi dan pembayarannya langsung diklaim oleh Instalasi Farmasi a Sistem persediaan lengkap di ruangan (Floor stock) Pendistribusian perbekalan farmasi untuk persediaan di ruang rawat merupakan tanggung jawab perawat ruangan. yang diselenggarakan secara sentralisasi dan atau desentralisasi dengan sistem persediaan lengkap di ruangan. Sistem distribusi obat di rumah sakit terbagi menjadi pendistribusian obat untuk pasien rawat inap. Setiap ruang rawat harus mempunyai penanggung jawab obat. Semakin sering pemeriksaan dilakukan. Jumlah biaya unit cost ini dicatat oleh petugas ruangan melalui opname brief. c Sistem unit dosis . kapas. yang dalam penggunaannya tidak dapat ditentukan jumlah satuannya seperti reagen. b Sistem resep perorangan pengelolaan perbekalan farmasi resep perorangan/pasien rawat jalan dan rawat inap melalui Instalasi Farmasi.bulan. dan tindakan medis bagi pasien. dan distribusi obat di luar jam kerja. Perbekalan yang disimpan tidak dalam jumlah besar dan dapat dikontrol secara berkala oleh petugas farmasi. sistem unit dosis dan sistem kombinasi oleh Satelit Farmasi. Unit cost adalah biaya yang dikeluarkan oleh IFRS untuk keperluan pemeriksaan. Manajemen obat dan logistik medik pada ruang lingkup yang lebih kecil. Prosedur pelayanan farmasi di IGD : Dokter menulis perbekalan farmasi yang diperlukan oleh pasien di kartu obat/ lembar resep. pasien Jamkesmas. siang dan malam hari serta dilakukan serah terima barang dan uang setiap pergantian shift. Kemudian biaya perbekalan farmasi tersebut ditagih di ruangan oleh juru pungut ruangan. Petugas yang melayani farmasi IGD dibagi atas 3 shift yaitu pagi. Perawat IGD/pasien membawa kartu obat tersebut ke pelayanan perawat /keluarga pasien. pasien Medan Sehat. Pengadaan barang dilakukan dengan meminta ke bagian gudang menggunakan Formulir B2 (Permintaan dan Pengeluaran Farmasi). Jika keluarga pasien tidak membawa uang total biaya pemakaian perbekalan farmasi maka dicatat pada Opname Brief (OB) dan nomor OB dicatat oleh petugas farmasi dengan catatan pasien harus dirawat inap. Pembayaran langsung dilakukan. . baik pada jam kerja maupun diluar jam kerja dan hari libur. Petugas pelayanan farmasi IGD menulis resep kembali sebagai pertinggal di IGD dan memberikan perbekalan farmasi yang diminta lalu menagih pembayarannya kepada keluarga pasien. hipertensi. Pasien yang dilayani adalah pasien umum. pasien Askes. 2 Pengelolaan obat di IGD/Instalasi Gawat Darurat Pelayanan farmasi IGD buka 24 jam dan dipimpin oleh seorang apoteker. dll. diberikan/digunakan dan dibayar dalam unit dosis tunggal atau ganda. Pemantauan keadaan pasien di ODC ini dilakukan 1 hari (12 jam). dibuat kuitansi rangkap dua.X/Mrs. Fungsi pelayanan farmasi di IGD yaitu menyediakan perbekalan farmasi yang sering digunakan pada kejadian gawat darurat. Tugas dan fungsi dari pelayanan farmasi di IGD: Pelayanan perbekalan farmasi untuk pasien yang masuk dari IGD.Y). yang berisi obat dalam jumlah yang telah ditetapkan atau jumlah yang cukup untuk penggunaan satu kali dosis biasa. Jika pasien tidak diperbolehkan untuk pulang lebih dari 12 jam maka pasien dimasukkan ke ruang rawat inap. kuitansi asli diberikan kepada pasien dan satu rangkap lagi sebagai pertinggal di apotek. Pengelolaan obat-obatan melalui resep perorangan yang disiapkan.Fungsi ODC (One Day Care) yaitu sebagai tempat observasi pasien yang memerlukan penanganan khusus seperti pasien jantung. pasien kredit dan pasien yang tidak diketahui identitasnya (Mr. Magnesium sulfat. Contoh obat-obat emergensi yaitu Lidocain 2% dan 10%. IV cateter. petugas apotek COT mendistribusikan berdasarkan Daftar Permintaan Obat Anastesi dan Perlengkapannya. Dexametason injeksi. Demikian juga dengan pengadaan obat-obat narkotika menggunakan Daftar Permintaan dan Pengeluaran Narkotika. Jenis obat dan alat emergensi yang disediakan di setiap ruangan berbedabeda untuk masing-masing ruangan sesuai dengan kebutuhan dan jenis penyakit.Pelayanan farmasi IGD mendistribusikan permintaan perbekalan farmasi emergensi ke ruangan-ruangan pasien rawat inap dan kamar bedah emergensi dengan memakai sistem distribusi floor stock yang disimpan di lemari khusus. Pasien umum yang mengambil obat membayar secara tunai yang kemudian akan disetor ke bagian keuangan sedangkan untuk pasien Askes pengobatan ditanggung oleh PT. Pengelolaan obat-obat COT di bawah pengawasan pelayanan farmasi COT. Oxytocin injeksi. dan lain-lain. Ringer laktat. infuset. Methergin. Sedangkan Pethidin dan Dobuject 500mg hanya tersedia di ruang khusus seperti unit ICU. dimana obat-obat yang diresepkan harus sesuai dengan Formularium dan obat-obat di luar Formularium diatasi oleh pihak Rumah Sakit. NGT. Sistem pengelolaan obat di ruangan dilakukan oleh kepala ruangan yang bersangkutan sedangkan untuk KBE dilakukan oleh petugas farmasi IGD. Setiap obat-obatan yang dipakai dari lemari emergensi harus diganti segera mungkin. Transamin 500mg. NaCl 0. Furosemid injeksi. Pengadaan obat-obatan dan alatalat kesehatan di unit-unit polifarmasi berasal dari unit gudang instalasi farmasi yang diminta sekali seminggu dengan menggunakan formulir pengadaan. Aminofillin. pasien Jamkesmas ditanggung oleh pemerintah.9%. 3 Pengelolaan obat untuk Bedah Central Pelayanan farmasi COT bertugas melayani bagian Central Operation Theatre (COT). Atropin sulfat. ICCU. Daftar Permintaan dan Pengeluaran Farmasi. Askes. Untuk pengadaan obat anastesi dan perlengkapannya di kamar bedah. Perbekalan farmasi yang terdapat di pelayanan farmasi COT adalah obat-obatan sediaan injeksi terutama obat bius dan alat kesehatan habis pakai. Stroke. Pemasukan dan pengeluaran barang dicatat dalam Buku Pemasukan dan Pengeluaran. Contoh alat-alat kesehatan emergensi seperti spuit. Tramadol injeksi. transfution set dan lain-lain. Phenobarbital injeksi. cateter. Pada Formulir ini perawat mencatat dan meminta obat dan perlengkapan anstesi langsung sewaktu pasien sedang dioperasi. Dextrose 5%. Dosis pemakaian obat anastesi dimonitor oleh petugas anastesi dalam kamar bedah yang dicatat dalam Daftar Dosis Pemakaian Obat/Alat . Papaverin injeksi. lalu dimasukkan ke kartu stok dan dicross check dengan sub instalasi administrasi setiap bulan. . Jadi bila ada obat dan perlengkapan anastesi yang berlebih dalam Daftar Permintaabn Obat Anastesi dan Perlengkapannya akan dikembalikan lagi ke apotek COT dan yang terpakai sesuai dengan yang tertulis pada Daftar Dosis Pemakaian Obat/Alat Anestesi. Formulir ini merupakan pertinggal di sub instalasi distribusi sebagai pengganti kartu obat. Dan ini akan memudahkan Instalasi Farmasi Rumah Sakit untuk mengetahui jumlah pemakaian obat Narkotik sehingga mudah untuk membuat laporan penggunaan obat-obat Golongan Narkotik. dicatat dalam Formulir Pemakaian Pethidin di Kamar Bedah yang ditandatangani oleh dokter yang bersangkutan. Pemakaian golongan obat narkotika di kamar bedah dicatat dalam Form Pemakaian Obat Golongan Narkotik contohnya pethidin.Anestesi sebagai bukti pengeluaran bagi pasien. Sistem Kesehatan Nasional. Jakarta. 1995. 1992b. 1990. 2002. Jakarta.DAFTAR PUSTAKA Depkes RI. Studi Tentang Pengelolaan Obat dengan Menggunakan Analisis Pareto di Puskesmas Patingaloang Kec. Skripsi Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Hasanuddin . Depkes RI. Dirjen POM Pengelolaan Obat di Tingkat Puskesmas. Makassar. . Widhayani. Depkes RI. Jakarta. Ujung Tanah Kota Makassar. Pedoman Perencanaan dan Pengelolaan Obat.