98UNIDAD 4 APLICACIONES INFORMÁTICAS (EXCEL Y ACCESS) OBJETIVO El alumno conocerá otras aplicaciones que ayudan a los contadores a preparar información financiera que ayude a la toma de decisiones. TEMARIO 4.1. Excel 4.1.1. Hoja de cálculo 4.1.2. Funciones financieras 4.1.2.1. Valor presente 4.1.2.2. Tasa interna de retorno 4.1.3. Tablas dinámicas 4.1.4. Macros 4.1.5. Modelos 4.2 Access 4.2.1. Base de datos 4.2.2. Tablas 4.2.3. Informes Aplicaciones contables informáticas II 99 MAPA CONCEPTUAL Aplicaciones Informáticas Microsoft Office Word Power Point Excel Access Procesador de palabras Presentaciones Hoja de cálculo Base de datos - Hojas de cálculo. - Funciones financieras - Tablas Dinámicas -Macros -Modelos Aplicaciones contables informáticas II 100 INTRODUCCIÓN Existen en el mercado gran cantidad de programas, sin embargo, no satisfacen 100% los requerimientos de los usuarios, por eso es frecuente que se utilicen en las empresas aplicaciones informáticas. La gran mayoría de las computadoras cuentan con el sistema operativo de Microsoft que utiliza imágenes y símbolos. Este sistema contiene varias aplicaciones informáticas en Microsoft Office, como Word, Excel, Power Point, Access, entre otras. Las áreas administrativas de las empresas necesitan entregar cada día más información que les ayude a la toma de decisiones, pero los programas existentes no satisfacen sus necesidades y por ello utilizan las aplicaciones, sobre todo los contadores. Dentro de las aplicaciones más usadas por los contadores se encuentran Excel y Access, de las cuales hablaremos en esta unidad. Excel es utilizado para cálculos, manejos de grandes volúmenes de datos numéricos, como clientes, proveedores, pasivos, nómina, inventarios, préstamos a empleados, bitácoras de consumo y mantenimiento autos, entre otros. Al utilizar estas herramientas, al contador se le facilita significativamente el trabajo, por eso la importancia de que ustedes, que en un futuro muy corto van estar en el campo laboral, las conozcan y traten de aprovecharlas al máximo. En esta unidad se les proporcionan conceptos muy generales sobre los temas, pero los invitamos a que tomen conciencia de su importancia y traten de estar actualizados sobre ellos. Aplicaciones contables informáticas II 101 4.1. EXCEL Las computadoras están compuestas de hardware y software, estos últimos pueden ser: Software de sistemas (programas del sistema), son los programas internos de la computadora, el cerebro invisible que hace que se realicen eficientemente las actividades. Software de aplicación (programas de aplicación), son los que se utiliza el usuario para satisfacer sus requerimientos.30 Los contadores se apoyan en aplicaciones informáticas para tener la información necesaria que ayude en la toma de decisiones. Dentro de las aplicaciones informáticas están los programas de contabilidad o de apoyo a la contabilidad que se vieron en la Unidad 2; sin embargo, éstos, en ocasiones, no satisfacen 100% los requerimientos de la empresa para realizar la contabilización (ejemplo: control de depreciaciones, de clientes, etc.); esto genera que se tengan que apoyar de otras aplicaciones de Microsoft como Excel (hoja electrónica de cálculo) y Access (base de datos). En la década de los años 1980, se empieza a utilizar la hoja de cálculo, primero se llamó LOTUS 123, que trabajaba con el sistema operativo MSDOS, después se mejoró la versión y apareció Quattro PRO; cuando nace Windows, se mejoró esta aplicación y nació la hoja de Cálculo Excel de Microsoft. 30 Ramírez Marlen, Apuntes facultad de contaduría y administración, UNAM, pp. 229230. Aplicaciones contables informáticas II donde se pueden realizar hojas de cálculo. gráficas.102 4. Barra de Título. sobre grandes volúmenes de información numérica. Hoja de Cálculo Excel es una hoja de cálculo integral. primero veremos las partes que integran la hoja de cálculo: 2 1 3 4 8 7 9 5 12 6 10 15 11 14 3 13 1. cálculos financieros. maximizar y cerrar el documento.1. Botones minimizar. así como crear modelos o simuladores. tablas dinámicas. Aplicaciones contables informáticas II . A continuación hablaremos de Excel 2007. 2. estadísticos. indica el nombre del libro (archivo) y aplicación. matemáticos. macros.1. 103 3. Herramientas. Barra de Herramientas de Excel. Hoja del libro donde se está trabajando. Celda activa. 14. otros mensajes son: bloqueo de mayúsculas. lo cual indica que el programa está preparado para ser utilizado.). 15. Zoom para ampliar o reducir el tamaño de la hoja. Control para cambiar la vista de la hoja.xlsx. Asistente de funciones. 5. 12. Barra de estado. diseño de página. Este libro está compuesto de varias hojas de cálculo. nos da el mensaje sobre lo que estamos realizando. Filas de la hoja. se pueden utilizar las siguientes herramientas: 31 Tutorial de Microsoft Office. 11. cuando seleccionamos alguna de ellas se despliegan las herramientas que contiene.xls y para 2007 es . Teclear botón derecho del mouse Si selecciona donde dice hoja y tecleamos botón derecho en el ratón. Barra de desplazamiento horizontal para movernos a otras columnas. 13. Aplicaciones contables informáticas II . Excel. etc. 9. Indica la celda activa. 8. Barra de desplazamiento vertical para movernos a otras filas. 4. (Inicio. bloqueo de números. aparece listo. 6. insertar. Columnas de la hoja. 7. etc. por ejemplo.31 Los documentos de Excel se denominan libros y tienen una extensión . 10. Apuntes Facultad….104 Con las flechas que se encuentran al lado de la hoja se puede desplazar hacia la primera. pp. Desplazamiento en la hoja de cálculo 32 32 Ramírez Marlen. Aplicaciones contables informáticas II . 333-335. anterior o siguiente hoja. última. Ratón Se llega a la celda seleccionada. Ctrl + flecha hacia se llega al inicio de la columna. flecha Se llega la límite de la fila. Repag Ctrl + Inicio F5 Se regresa a la celda inicial A1 Muestra el cuadro de diálogo. Aplicaciones contables informáticas II . que nos lleva a la celda indicada y lleva el historial de las celdas indicadas. Repag Teclas Actividad Ctrl + Avpag o Ctrl + Se cambia de una hoja hacia otra. Alt + Avpag o Alt + Se desplaza una ventana a la derecha o a la izquierda.105 Teclas Flechas dirección Ctrl derecha + Actividad de Se navega en las celdas de una en una. para ir al final se usa arriba Avpag o Repag Ctrl + flecha hacia abajo. Se avanza o retrocede una pantalla hacia arriba o hacia abajo. Captura de datos. para regresar se usa Ctrl + flecha izquierda. se teclea la información. Para dar formato dar click en el ratón botón derecho. Para el estilo negrita. Aplicaciones contables informáticas II .106 El texto se alinea en forma automática a la derecha y los números a la izquierda. se selecciona. itálica o subrayado. Dar doble click con botón izquierdo Lo que hay que hacer es ponernos en la línea de la columna y dar doble click con el botón izquierdo del ratón. en caso de que estos sean más grandes que el ancho de la columna nos muestra lo siguiente. Guía completa de Microsoft Excel 2000./). ejemplo: =10+6+12/2 =(10+6+12)/2 Resultado Excel 22. 38. 33 Stinson Craig. la operación se realiza de izquierda a derecha. pero si son de diferente naturaleza se da prioridad a los signos.107 El uso rápido de las teclas es el siguiente: Teclas Ctrl + N Ctrl + K Ctrl + S Actividad Negrita Cursiva Subrayado Las fórmulas son la función principal de la hoja de cálculo. p. -). (*. para que de este resultado se debe poner entre paréntesis la primera operación. los operadores básicos son: 33 Si son del mismo nivel el operador como es el caso: (+. porque da prioridad a la división Resultado real es 14. Aplicaciones contables informáticas II . En el siguiente ejemplo vemos que los datos de la columna B se multiplican por la celda A1. puede ser en forma vertical u horizontal. si es la columna es $C4. Aplicaciones contables informáticas II . En ocasiones se requiere dejar fija una celda para ello se le antepone el signo $. si es la fila C$4.108 La prioridad del operador es la siguiente: Para sumar un grupo de celdas podemos utilizar lo siguiente: =SUMA(B3:B6) o utilizar el signo de sumatoria y marcar el rango. se antepone el signo de $ y se copia la fórmula en las siguientes celdas. ejemplo: $C$4. Cuando se maneja un gran volumen de datos.109 Para manejo de rangos usamos la tecla Ctrl y con el ratón se selecciona la columna o la fila correspondiente. una herramienta que nos ayuda mucho. Aplicaciones contables informáticas II . fila superior o la primera columna. es inmovilizar paneles. donde se puede ordenar la información en forma ascendente y descendente.110 Otra herramienta que nos ayuda mucho en el manejo del volumen de datos es el filtro. Aplicaciones contables informáticas II . Tener una base de datos. Para elaborar una gráfica seleccionamos Insertar. presupuestos. 3.111 ACTIVIDAD APRENDIZAJE 1. g) Inmovilizar paneles. luego elegimos gráficos. etc. h) Crear filtros. Ubicar las abscisas (x) y las ordenas (y). b) Copia hoja c) Efectúa ejercicios de desplazamiento d) Dar formato al archivo utilizando las herramientas de Inicio. e) Realiza la sumatoria en forma horizontal y vertical. Aplicaciones contables informáticas II . Creación de una gráfica: 1. 2. f) Fija una celda y realiza operaciones. Seleccionar la ubicación de la gráfica. pues al cambiar algún dato de la hoja en forma automática se modifica también la gráfica. gastos. Gráficas En Excel existe un asistente de gráficos que nos permite presentar la información numérica en una gráfica. que repercuten en la toma de decisiones.. Excel. Elabora un archivo que contenga datos de texto y numéricos y realiza lo siguiente: a) Cambia el nombre de la hoja. compras. Seleccionar el tipo de gráfica (utilizar insertar). 4.34 Los contadores utilizan mucho esta herramienta para representar ventas. 34 Tutorial de Microsoft Office. por medio de un enlace dinámico. Aplicaciones contables informáticas II . Si no se cuenta con una aplicación contable en Excel se puede realizar la contabilidad. ACTIVIDAD APRENDIZAJE 1.112 Damos la información necesaria y se obtiene la gráfica. donde se registre: Asientos contables (libro diario) Esquemas de mayor Balanza de comprobación Estado de resultados Balance General. Realiza los diferentes tipos de gráfica con la base de datos que anteriormente se había creado. 000 Si) 3) 7) 8) Bancos 5. Mcías 18.200.600 5.000 40.000 Efectivo 8.000 45.850 (2 (4 (5 (9 Si) 1) Inv. Admón Gtos.000 100 600 150 16.000 Confecciones.000 10. de los cuales 60% nos pagan con cheque y por el resto nos firman un pagaré.350 97.000 64.600 6.000 1.000 1.500 2) Proveed.000 Proveedores 8.850 5. de los cuales 50% se paga con cheque y la otra mitad se queda a deber.000 (1 1.500 15.000 15. Mcías Terrenos Eqpo.000 18. venta Gtos.000 Gastos de constitución 2.000 5.000 15.000 12.750 14.000 (3a 3. Capital Social Ventas Costo de Ventas Gtos.000 14. El costo de la venta fue de $ 9. Compra de mercancías por $ 16.000 25.000 Acreedor Efectivo Bancos Doc. Balanza de Comprobacion por los movimientos registrados en Abrildel 2007 Balanza de comprobación Saldos Deudor 10.000 - 9.000 9. Proveed.000 15.000 Haber Asientos Contables (libro diario) Equipo de oficina 20.750 9.000 4.000 Capital social 92.000.000 Esquemas de mayor “T“ Si) Terrenos 25.000 4.000 600 16. Vende mercancías por $ 24.V.000 5. Si) Efectivo 10.A.113 Como a continuación se muestra: Fecha 200x-04-01 Efectivo Inventario de mercancías Concepto Debe 30.000 5.000 3.000 500 100 150 45.000 5.000 1. x cobrar Inv. 1. -1200x-04-01 Inventario de mercancías 16. Fin.000 12. Transp.000 500 58. Ant. Acreedores Rtas.000 (Registro de los asientos de apertura) 1.600 Aplicaciones contables informáticas II .000 600 58.000 (Si 3.000 - Cuentas Saldos Iniciales Movimientos Debe Haber 11.000 64.000 2.000 18.000 9.000 25. de C.000. Cob. Ofna.500 500 100 150 97. S.350 3. Eqpo.000 (7a 21. 5.000 Si) Eqpo.000 5.000 6.000 (Compra de mercancía 50% a crédito y otro al contado) 2. Ofna. Sumas Iguales 10.000 500 6.500 4.000 7.600 1. venta Gtos.750 $ 87.500 15.000 Bancos $ 14. Argentina. de C. Ofna.750 Elaboro Reviso Autorizo ACTIVO Activo Circulante Efectivo $ 10. balanza de comprobación.350 TOTAL PASIVO Y CAPITAL Elaboro Reviso Autorizo 35 ACTIVIDAD APRENDIZAJE 1.600 Balance General 25.850 Doc. estado de resultados y estado de situación financiera. Aplicaciones contables informáticas II . S. (=) Utilidad antes de Imptos. Transp. 2007. de C.A. $ 41. Empresa. 35 Pazos. elabora asientos contables. x cobrar 5. S. Alejandro. Edit. Balance General al 30 de Abril del 2007 PASIVO Corto Plazo Proveed.750 65.000 Suma Activo Circulante Activo No Circulante Activo Fijo Terrenos Eqpo.000 5.500 CAPITAL CONTABLE Capital Social Utilidad antes de Imptos. Admón (=) Utlidad de Operación (-) Gtos.000 Inv. Suma Capital Contable 58.V.000 600 Financiera o 21. Ant.000 7.350 TOTAL ACTIVO $ 87.000 9. de Operación Gtos. Microsoft. Mcías 12.A. esquemas de mayor.000 $ 15. al 30 de Abril del 2007 Estado de Ventas (-) Costo de Ventas (=) Utilidad Bruta (-) Gtos. Eqpo.114 Confecciones.900 150 7. Cob. 18.850 Total Pasivo Estado de Situación $ 6. Realiza la práctica de la unidad 1 en Excel.000 45. Estado de Resultados del 1o. Fin.500 8. Acreedores Rtas. Excel para contadores.V. Omicrom System.500 Resultados 100 500 600 7. Funciones financieras Una función es una serie de operaciones sobre ciertos datos que dan un resultado. Las funciones existentes en Excel son: Las funciones más usadas por los contadores son las financieras por la relación que tiene con las actividades que desarrolla.2.115 4.1. Las funciones financieras que maneja Excel son: Para identificar la actividad que realizan pueden consultar la ayuda de Microsoft Office Excel o teclear F1 Aplicaciones contables informáticas II . Si se utilizará la calculadora la fórmula es: 36 VA = Valor actual VF = Valor futuro i = interés n = tiempo 1= constante 36 Van Horne James. Administración financiera. para ejemplificar el uso de las funciones. es decir.2.116 En este apartado solamente hablaremos de las funciones financieras de Valor actual y Tasa Interna de Retorno (TIR).1. y nos despliega el cuadro 4. Por ejemplo. Para utilizar una función seleccionamos de diálogo y seleccionamos financieras. El valor actual es el valor que tiene actualmente la suma de una serie de pagos que se efectuarán en el futuro. p. además de ser las más utilizadas para evaluar la factibilidad de un proyecto. la cantidad del préstamo es el valor actual para el prestamista. devuelve el valor actual de una inversión.28. Valor presente Al valor presente también se le conoce como valor actual.1. Aplicaciones contables informáticas II . cuando pide dinero prestado. 629.000 y $ 15.000 $3.260.000 5 3.500.32 3 12. Inic.000 2 2.000) 2.500 6 5.B.470.000 4 5 6 Proyecto C 15.000 7 6.22 8% $34. Inic.867.820.93 2.000 Datos VA VF 5.68 2.000 5.22 $1. con la inversión para su realización de $ 10.000 $4. respectivamente.000 Datos VA Periodo n 10.500 $6. $30.000 $8.000 2.500 .000 $8.573.39 2 10.573.16) 2.C. los valores Si obtenemos el Valor Actual el resultado es: Inv.500 Periodo n 1 2 3 4 5 6 La tasa que solicitan los socios es del 8%.500 $2.000 6 2.000 (5.470.591.000 10.000 Proyecto C n VF 1 5. Periodo n 1 2 3 4 5 6 Proyecto A 10. si fórmula la fórmula serían: Proyecto A n VF 1 1.000 $1.06 3.85 Proyecto B 30.382.402.000 3 12.000 Datos VA VF 1.000 $8.150.969.000 3.000 12.33 Aplicaciones contables informáticas II .000 $1.000) 4 2.938.000 Proyecto B 30.867.00 $21.000 $925.000 2 10.000 $1.000 $9.000 $3. Periodo n 1 2 3 4 5 6 Proyecto A 10.117 Ejemplo: Tenemos el proyecto A.000.587.000 2.000 Datos VA Periodo VF n 10.714.259.000 Proyecto n 1 2 3 4 B VF 10.231.000 $1.231.591.17 Periodo n 1 2 3 4 5 6 VA VAN TASA $11.000 10.04 5.000 6.500 5.17 $6.000 4 2.000 2 10.000 3 2. los flujos de efectivo que generan cada proyecto en los siguiente años a continuación se muestran: Inv.000 $7.06 5.000 10.000.33 $4.000 2.000 3 (5.000 Datos VA 5.000 1 10.000 5 5.000 $1.000 Datos VA 1. se debe de obtener el valor actual de cada uno de los flujos.000 2.39 (5.34 6.000) ($3.26 1 10.63 10.36 4 5 6 Proyecto C 15.66 2.92 2. Para obtener el VA con función financiera. el vf (valor futuro) se le antepone el signo de (-).C son positivos. financieras y elegimos VA. en este caso. porque su recuperación se tiene en el año cuatro. porque no tenemos el importe actualmente. Aplicaciones contables informáticas II . siendo en este caso el proyecto B. los VAN de los proyectos A. Nos muestra un cuadro de diálogo que tenemos que completar en cada año y flujo. si es menor no se acepta. es la sumatoria de los VA menos la inversión.B. seleccionamos Fórmulas. en este caso es el C. Si el VAN es mayor a cero se acepta el proyecto.118 El Valor actual neto (VAN). pero el más alto se acepta. También se pueden seleccionar aquel donde su recuperación sea más rápida. Aplicaciones contables informáticas II .119 Se recomienda manejar como valor constante la celda de interés y los otros valores insertar la celda correspondiente. cit.1.2. Otra manera de definir la TIR es el interés que hace que el Valor actual neto (VAN). 42. sea igual a cero.2. Tasa interna de retorno Es la tasa de interés producida por un proyecto de inversión. p.. cuando de cero es la TIR. Se obtiene con la siguiente fórmula: 37 Es la sumatoria de los flujos de efectivo a valor actual menos la inversión. 37 Van Horne James. como se muestra en la siguiente lámina. op. Aplicaciones contables informáticas II .120 4. Cuando usamos la fórmula tenemos que hacerlo con diferentes porcentajes hasta que el VAN de cero. Luego nos muestra el cuadro de diálogo y nos solicita: a) Valores: es la inversión en negativo y los flujos de efectivo a valor actual. b) Estimar: la tasa que requerimos como mínimo. 2. Para introducir los datos se deben posicionar en la celda correspondiente y dar enter Aplicaciones contables informáticas II . TIR. Financieras.121 Cuando usamos la fórmula financiera en Excel es muy sencillo con los siguientes pasos: 1. Seleccionar fórmulas. 3. 000 Proyecto B 58.000 1 15. ACTIVIDAD APRENDIZAJE 1.000 32. porque la tasa es de 6%.000 4 42.000 Datos VA Periodo VF n (58.000 3 25.000 1 18. Como podemos apreciar el utilizar las fórmulas financieras nos facilita demasiado el trabajo. Inic.000 2 20.000) 10. Inv.000 30. Periodo n Inversión 1 2 3 4 5 Proyecto A 100.000 Datos VA Periodo VF n (100.000 VA VAN TASA 8% Aplicaciones contables informáticas II . Obtén el valor actual y la TIR de los siguientes proyectos e indica cuál es el más viable.000 2 24. El proyecto más viable de acuerdo a la TIR es el B.000) 8.000 4 5 6 Proyecto C 60.000 3 38.000 20.000) (1.122 Cuando tengamos el resultado debemos dar formato de %.000 Datos VA VF (60.000 15.000) 10. 3. Aplicaciones contables informáticas II . filtrando datos. Luego aparecerá el cuadro de diálogo y seleccionamos la opción de Tabla dinámica. dando diferente presentación de los datos. producto terminado). viendo o no los datos de origen.1.123 4. que puede ser de proveedores. inventarios (materia prima. etc. clientes. créditos. Seleccionamos el rango y una nueva hoja de cálculo. Tablas dinámicas Es un resumen de una base de datos creada en una hoja de cálculo de acuerdo con diversos criterios de agrupación. Para elaborar una tabla dinámica necesitamos tener una base de datos en Excel. Para hacer la tabla dinámica seleccionamos Insertar y luego Tabla dinámica. Se dice que es dinámica porque podemos obtener diferentes totales. Aplicaciones contables informáticas II . Luego se abre un nuevo panel en la derecha de la pantalla: Aquí es donde podemos personalizar la forma en que van a ver los datos que nos interesen en la tabla dinámica en un momento dado.124 También podemos tener una conexión con otra hoja de Excel. 125 Se puede aplicar filtro y graficar también.1. Automatizar tareas complejas. Combinar varios comandos. 4. Macros En una serie de instrucciones que se agrupan en un solo comando de manera que la tarea pueda realizarse automáticamente. Las macros se utilizan comúnmente para lo siguiente: Agilizar las tareas rutinarias de modificaciones y formatos.38 Para grabar una macro seleccionamos vista y luego damos click a Macros 38 Tutorial de Microsoft Office. Hacer que una opción de un cuadro de diálogo sea más accesible. Excel Aplicaciones contables informáticas II .4. 2. ACTIVIDADES APRENDIZAJE 1. gráfica y comparte con tus compañeros. Elabora una hoja de cálculo con 6 tipos de columnas y 20 filas como mínimo y crea una tabla dinámica. color. Para crear una macro se puede utilizar la grabadora de macros para grabar una secuencia de acciones que se encuentra en Excel. tipo de letra. Con la tabla dinámica que se realizo en el punto anterior crea filtro. guardar (en el mismo libro u otro) y descripción. En la barra nos indica el estado de grabación. Si queremos detener la grabación damos click en este estado Aplicaciones contables informáticas II . anotamos el nombre de la Macro. el método abreviado en caso de usar (hay que tener cuidado de no usar las que tiene el sistema preestablecidas y vimos anteriormente). Para empezar a grabar la macro damos click en Aceptar y empezamos a grabar.126 Después nos aparece Grabar macro y la seleccionamos Nos aparece el cuadro de diálogo. se crean modelos en Excel con el propósito de tener diferentes escenarios que ayuden en la toma de decisiones. Los modelos nos ayudan a planear resultados y la utilizan mucho los ejecutivos para identificar el futuro de la empresa. Modelos En contabilidad.127 Cuando se ha terminado con la grabación se puede ejecutar la macro las veces necesarias. Aplicaciones contables informáticas II . y sobre todo en finanzas. Un modelo financiero son hojas interrelacionadas en Excel y se pueden integrar de la siguiente manera: a) Hoja de instrucciones. para ello necesitamos entrar a Macros damos click en ejecutar. Crea una macro y comparte con tus compañeros.5. 4. ACTIVIDAD APRENDIZAJE 1. .1. b) Hoja de datos donde capturan los datos. Se muestran los diferentes escenarios de acuerdo con los datos. El impuesto al valor agregado se calcula sobre los ingresos totales. 7. Los impuestos sobre la renta se aplican directamente sobre la utilidad antes de impuestos. 5.000 5% 28% unidades % $ % % $ $ % $ $ % % Aplicaciones contables informáticas II . Nos muestra la planeación. 6. Los precios tienen una tasa de crecimiento a partir año 2. Los gastos se incrementan de acuerdo a la tasa de crecimiento de los gastos desde el año 2. El precio de venta incluye el impuesto al valor agregado. 2) Hoja de datos DATOS Pronóstico de ventas Tasa de crecimiento de ventas Precio (por unidad) Tasa de crecimiento del precio IVA Gastos de Venta Gastos de Administración Tasa de inflación Gastos de ventas anuales Gastos administrativos anuales Tasa de incremento de gastos Tasa ISR 13. 3. d) Resultado. 4. 2. Si la empresa no obtiene utilidades en un período el impuesto debe ser cero. 1) Hoja de instrucciones INSTRUCCIONES El modelo debe tener en cuenta los siguientes supuestos: 1.128 c) Modelo. 8.000 10% 12 5% 16% 3 2 10% 3. Las ventas en unidades están sujetas a una tasa de crecimiento a partir del año 2 Los costos deberán ser indexados por el nivel de inflación anual a partir del año 2.000 2. 250 $71.2.483 $18.724 $22.918 $26.271 $62.100 $5.678 3 $179.078 $93.293 $239.150 $2.621 4) Hoja de Resultados RESULTADOS 1 Ingresos Netos Utilidad Bruta Utilidad Antes de Impuestos Utilidad Neta $134.730 4 $17.237 4 $207.650 $76.705 $179.308 $2.403 $84.115 $93.647 $2.995 $3.059 5 $239.154 $207.788 $86.852 $155.724 $56.682 $240.000 $2.315 $5.329 $83.460 $78.000 $5.000 2 $14.211 $92.000 $21.129 3) Hoja de Modelo MODELO 1 $13.061 $115.271 $24.473 $2.000 $69.000 $51.483 $46.151 $92.678 $3.211 $69.108 $28.733 $139.428 $71. Dentro de Microsoft Office existe una aplicación llamada Access donde se pueden crear bases de datos para llevar control de clientes. ACCESS Primero hablaremos sobre qué es una base de datos.059 $3.091 $46.333 $99.055 $46.000 $65.682 $86. 4. Aplicaciones contables informáticas II .428 $20.190 $31.483 2 $155.517 $134. proveedores.483 $3.115 $277.513 $78.000 $64.431 $6.428 $51.328 $76. inventarios.205 $5.180 $24.067 $95.621 $38.167 $84.328 $47.621 Este modelo nos muestra los resultados a cinco años de acuerdo con los datos capturados.300 3 $15.329 $99.043 $56.428 $78. entre otros.483 $69.237 $3.303 5 $19.428 $180.297 $67.403 $57.428 $208.365 $33.033 Ventas (unidades) Ingresos Totales Impuesto al Valor Agregado Ingresos Netos Costo de Mano de Obra Costo de Materia Prima Costos de Producción Utilidad Bruta Gastos de Ventas Gastos Administrativos Gastos de Operación Utilidad Antes de Impuestos Impuestos Utilidad Neta $156.100 $38.483 $39.156 $62.918 $67.995 $64. La base de datos es una colección de archivos interrelacionados.600 $55.000 $26. donde seleccionamos Nueva Base de Datos y la plantilla que necesitemos.130 4.1.2. Base de datos Cuando hemos seleccionado Microsoft Office Aceess. nos aparece la primera pantalla. Aplicaciones contables informáticas II . Aplicaciones contables informáticas II .131 En la siguiente pantalla se solicita el nombre del archivo y la carpeta donde se va a guardar el archivo. Alejandro.accdb. Aplicaciones contables informáticas II . 39 39 Pazos. Argentina.132 Una vez completada la información solicitada. Edit. Microsoft. Access para contadores. Luego nos muestra una tabla donde se inicia a trabajar. 2007. Omicrom System. se crea nuevo archivo con la extensión . Podemos utilizar las tablas predefinidas en el sistema.133 4. Seleccionamos diseño de la tabla y procedemos a diseñar.2. y en la parte derecha algunas recomendaciones. c) Tablas.2. ACTIVIDADES APRENDIZAJE Capturamos la información. b) Plantillas de la tabla. Nos permite diseñar la tabla. Se puede introducir la información en las columnas sin definir los campos previamente. Aplicaciones contables informáticas II . en los cuadros de abajo en general nos indica las propiedades del campo. Tablas Ahora vamos a crear una tabla para ello seleccionamos crear y elegimos cualquiera de las siguientes opciones: a) Diseño de la tabla. salvamos. Y en personalizado nos aparece el nombre de la tabla. pero el cuadro de diálogo nos envía mensaje que “no hay ninguna clave principal definida” La clave principal sirve para enlazar este archivo con otros. Si queremos enlazar el archivo con otros seleccionamos No. Como se puede observar. Seleccionamos tabla y podemos empezar a capturar información. y en la barra de herramientas nos muestra una llave. Aplicaciones contables informáticas II .134 Una vez terminado el diseño de la tabla. número de cliente tiene una llave. se teclea el nombre correspondiente y damos enter. elegimos el campo que queremos que sea el enlace y damos enter. Nos muestra el cuadro de diálogo y agregamos la tabla con la que vamos a trabajar y cerramos. reemplazar. sortear la información. eliminar. Aplicaciones contables informáticas II . relacionar archivos.135 Podemos capturar. para hacerlo seleccionamos Crear y diseño de consulta. Se pueden crear diferentes tipos de consulta. buscar. mover columnas. 136 Reducimos el tamaño y ampliamos el diseño de la consulta. Aplicaciones contables informáticas II . arrastrando el ratón hasta la dimensión necesaria. damos doble click. de eliminación. Aplicaciones contables informáticas II .137 Seleccionamos las columnas que requerimos para esta consulta. gerentes. Cuando se han elegidos los campos se salva la consulta. Se pueden realizar consultas sencillas. de acción. damos nombre y nos aparece un archivo de consulta. pero los invitamos a que investiguen por su cuenta. 4.3. y después seleccionamos Ejecutar.2. Cada vez que queramos ver solo la seleccionamos. de referencia cruzada. o nos posicionamos en la parte de consulta y con flecha hacia abajo nos muestra los campos y elegimos. Informes Los jefes de departamento. Los diferentes tipos de consulta y los formularios no se desarrollaron en este temario. Dentro de Access se pueden hacer formularios que sirven para definir pantallas donde se editan los registros de una tabla o consulta. directores necesitan informes para tomar decisiones. Va guiando paso por paso para la creación del informe. En vista previa el informe queda como a continuación se muestra. En blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.138 Vamos a la pestaña de crear y en la sección de Informes encontramos lo siguiente: Diseño de informe. Se crea automáticamente el informe de acuerdo con los datos de la tabla o consulta seleccionada. Asistente. Se crea el informe de acuerdo a nuestras necesidades. Informe. Aplicaciones contables informáticas II . Informe. pero esta herramienta ayuda a los contadores para obtener información necesaria sobre grandes volúmenes de datos. ACTIVIDAD APRENDIZAJE 1. 2. Aplicaciones contables informáticas II .139 En Excel también se pueden elaborar bases de datos. Investiga en qué consisten las consultas en Access: a) Sencillas. d) De eliminación. c) De acción. b) De referencia cruzada. Elabora una base de datos y crea diferentes consultas y presenta informes. 3. Sistemas de acceso y contables. La aplicación de Excel nación en los años: d) 1970. c) Llega al inicio de la columna. f) Es una hoja de cálculo integral. b) Desplaza una ventana a la derecha o a la izquierda. c) Los programas internos de la computadora. b) Los programas internos de la computadora. Los software de sistemas son: b) Los que se utiliza el usuario para satisfacer sus requerimientos. f) 1990. Aplicaciones contables informáticas II . el cerebro invisible que hace que se realicen eficientemente las actividades. Software de aplicación son: a) Los que se utiliza el usuario para satisfacer sus requerimientos. el cerebro invisible que hace que se realicen eficientemente las actividades. e. f. c) Los sistemas organizacionales. Hardware y software. d) Los sistemas organizacionales. 5. 4. 1. Programas.140 AUTOEVALUACIÓN Seleccione la respuesta correcta. Excel es una aplicación informática donde: d) Solamente se hacen bases de datos. 6. Con las teclas Ctrl + flecha hacia arriba se: a) Avanza o retrocede una pantalla hacia arriba o hacia abajo. e) 1980. 2. Las computadoras están formadas por: d. e) Es un procesador de texto. Access es una aplicación informática donde: a) Solamente se hacen bases de datos.141 7. especial. 8. c. b) Financieras. c) Es una hoja de cálculo integral. c) Estadísticas. gusanos informáticos. a) Gurus 2) ( ) Cerrar con llave el centro de cómputo. b) Media. RESPUESTAS 1b 2b 3a 4b 5c 6c 7c 8b 9c 10 a Relacione las columnas y anote en el paréntesis la letra correspondiente a la respuesta correcta: 1) ( ) Son virus. Un procesador de texto. ingeniería. c) VA. Una base de datos creada en una hoja de cálculo. lógicas. b. mediana. contable. Tener extintores por eventuales incendios b) Intruso Aplicaciones contables informáticas II . grados. 10. programas espía. La tabla dinámica es: a. VAN. lógicas estadísticas. la media. necesarias. porcentaje. mediana. Una base de datos creada en Access. TIR. la hora. Algunos de los tipos de funciones son: a) Numéricas. b) Es un procesador de texto. tasa nominal. texto. coseno. 9. Con las funciones financieras podemos obtener: a) VA. no produciendo efectos destructivos 5) ( ) Persona que accede a los programas sin permiso 6) ( ) Alteración del sistema. ejecución son l) Virus Aplicaciones contables informáticas II . escritura. eliminar e impedir el paso de los virus dentro de una computadora 10) ( ) Son el conjunto de recursos destinados a proteger y asegurar un sistema informático. j) Seguridad Modalidad física 11) ( ) Una desventajas de este control de acceso es: el ruido. sistemas. k) Seguridad física 12) ( ) La lectura. 8) ( ) Entrada de información infectada. de las cifras. de ataque y de defensa forman parte de c) Fraudes informáticos d) Seguridad lógica e) Contaminación 4) ( ) Son programas que tratan de reproducirse a sí mismo.142 3) ( ) Módulo de producción. procesos y datos. instalación de programas piratas son formas de 9) ( ) Es un programa encargado de detectar. gripe y los años que distorsionan la voz. son ejemplo de: f) Seguridad Modalidad lógica g) Modalidades de acceso h) Partes virus i) Software malos del 7) ( ) Resguarda el software.