SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO COLCHONERÍA SAN ANTONIOAUTORES: Flor Mireya Santacruz Zambrano José Alejandro Valderrama Jesús Danilo Martínez Morales Yeini Leal Pava Fray Alonso Gómez Marín Mauricio Murcia Godoy SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA Centro de la Servicios Financieros REGIONAL Bogotá D.C Programa Articulado: Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información 2016 2 SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO COLCHONERÍA SAN ANTONIO AUTORES: Flor Mireya Santacruz Zambrano José Alejandro Valderrama Jesús Danilo Martínez Morales Yeini Leal Pava Fray Alonso Gómez Marín Mauricio Murcia Godoy Trabajo presentado para la fase de identificación AP1-AA1-EV1 Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información Instructores Albeiro Ramos y Leidy Vergel SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA Centro de la Servicios Financieros REGIONAL Bogotá D.C Programa Articulado: Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información 2016 . 3 Contenido Descripción del proyecto 4 Justificación 6 Objetivos 7 Alcance del proyecto 8 Beneficiarios 8 Impacto 9 Restricciones 10 Riesgos 11 Productos o resultados 12 . distancia y circunstancias como sucede en la empresa anteriormente mencionada. como otros tantos contables. con un promedio de 6 trabajadores. quienes serán los primeros usuarios del sistema de información acorde a esta empresa.1 La empresa El presente proyecto se desarrollará en la empresa Colchonería San Antonio. como lo realizan muchas empresas a nivel nacional. dando de esta manera un punto de partida al presente proyecto.2 Delimitación del proyecto Al observar los procesos llevados en la empresa Colchonería San Antonio. desarrollo e implementación de sistemas de información acordes a las necesidades. principalmente en esta zona del país. se pudo analizar que la mayoría de ellos. cabe destacar también que esta empresa lleva en funcionamiento 8 años. debido a la poca difusión. se hacen de manera manual. 4 Descripción del proyecto Para entender el desarrollo del proyecto es necesario explicar tanto el contexto de la empresa como el de los usuarios. que optimicen procesos y solucionen problemáticas frente al tiempo. puesto que estos posibilitan y modifican el progreso del mismo. 1. 1. en los cuales la compañía ha desarrollado procesos de inventarios y facturación de manera manual. factor que puede hacer este sistema vulnerable a pérdida de documentos y por otro lado centralizado puesto que solo pocos usuarios pueden . ubicada en la ciudad de Tuluá Valle del cauca. 5 acceder a la información retardando procesos de control. . de seguimiento y de inventarios. ya que hoy en día muchas empresas desean sistematizar y automatizar procesos. centrada en los procesos de inventarios y facturación. debido a la relevancia del control de activos en una compañía. para tener un control y a su vez para poder venderlos y comprarlos. empleados como clientes conozcan cuántos productos se encuentran disponibles. sin embargo. puesto que en primer lugar la empresa está en crecimiento y desea abrir otra sede y para ello se hace vital que tanto el propietario. en segundo lugar se considera que es necesario delimitar el sistema de información puesto que se desea dar solución a la necesidad más relevante de la empresa y generar cambios importantes en el progreso de la misma con este sistema. este va a estar enfocado especialmente en el control y seguimiento de todos los productos de la empresa aquí mencionada como su relación en el proceso de facturación. Para finalizar es necesario aclarar que existen varios sistemas de información con el mismo objetivo el control de inventarios. por ello se sugiere empezar por analizar y desarrollar un sistema de información accesible desde la web . . Al respecto hay que tener en cuenta que una de las razones que determina la importancia y justificación de desarrollar un sistema automatizado para esta empresa. se desarrollará la automatización de las actividades que se realizan en los diferentes procesos de la empresa. es la de registrar y controlar los procesos. que materiales se han utilizado. El sistema que se desea desarrollar es de suma importancia porque con él se busca la optimización de los procesos actuales permitiendo conocer en tiempo real la información de inventario. como es el registro de entradas y salidas del inventario. para dar así una respuesta inmediata a los diferentes clientes (internos y externos) que soliciten información. en el momento en que lo requieran evitando pérdida de tiempo. se han abocado a los avances tecnológicos de la época. 6 Justificación La creciente complejidad de las organizaciones ha aumentado en gran medida la necesidad de tener información más conveniente y oportuna. solicitud y entrega de productos. Debido a esta gran necesidad de cambio. ya sean públicas o privadas. requisiciones de compras. lo que genera un mejor servicio. solicitud y entrega de productos. requisiciones de compras. los cuales tienden a convertirse en una herramienta importante para el desarrollo de las mismas. a su vez permitirá controlar el inventario del almacén. con que material se dispone. trayendo a favor un mejor desenvolvimiento del personal y rapidez en los procesos. confiable y veraz. Actualmente las organizaciones. toda esta información es de suma importancia y la misma con la optimización de los procesos podrá ser suministrada de manera oportuna. lo cual facilitará saber con qué recursos cuentan la empresa. Posibilitar el ingreso de productos. Controlar el acceso de información y del sistema para los clientes y el personal del negocio. valor y cantidad. guarde y controle las existencias de los productos que maneje la Colchonería San Antonio. Específicos Orientar el Sistema de Control de Inventario Colchonería San Antonio a la web. con su descripción e imagen. 7 Objetivos General Crear un sistema de inventario que muestre. Registrar las ventas realizadas para un control de los productos en existencia disponibles. . Se lograrán mejoras en la empresa misma. el departamento de contabilidad. Beneficiarios Los beneficiarios directos vendrían a ser todos quienes estén relacionados directamente con el proyecto de control de inventario. con el fin de obtener todos los datos necesarios de cada producto de una manera organizada. que dan el impacto a la empresa de obtener un mayor crecimiento económico. empresas de mantenimiento informático. Los beneficiarios indirectos serán los que se relacionen con el software de control de inventario. Este sistema se realizará para el uso exclusivo de Colchonería San Antonio. clientes. manejo del inventario. medio ambiente. que se reflejarán en el control de gastos. entre los cuales tendríamos los proveedores. entre los cuales serían. administración y personal de bodega. la gerencia. 8 Alcance del proyecto El sistema a desarrollar llevará el registro controlado de la información general de cada producto existente. confiable y correcta. control de entrada y salida de productos obteniendo así mayores ganancias por medios de ahorro. . y tiempo. Ambiental: Al implementar nuestro sistema de inventario se anulará el uso de materiales que los funcionarios de la empresa empleaban para contabilizar de forma manual como papel. bolígrafos y más. Tecnológico: A través de nuestro proyecto llevamos un gran aporte al sector tecnológico. 9 Impacto Nuestro Sistema de Solución Integral SOFTCOL plantea organizar de manera significativa la administración de inventarios. De ésta manera se disminuye posible contaminación visual o ambiental causada por el consumo de dichos materiales. con el tiempo iremos innovando e implementando nuevas funciones y despertando el interés en los usuarios para que busquen satisfacer las necesidades de sus negocios o empresas por medio de la tecnología. . contabilidad y finanzas de la empresa beneficiaria COLCHONERÍA SAN ANTONIO. ocasionando así gran impacto en diferentes ámbitos: Económico: Este es uno de los ámbitos con mayor impacto considerando que nuestro sistema al realizar sus respectivas funciones. brindará tiempo valioso que sería empleado en otras actividades laborales optimizando el rendimiento y a su vez aumentando las ganancias generadas en la empresa. solicitud y entrega de productos y debido a que esta información actualmente es un proceso manual podría interferir en el producto final del software. requisiciones de compras. facturación. Restricción Técnica. ya que el proyecto de SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO se proyecta como una solución integral se necesitaría de toda la información de inventarios. se podría presentar demoras en la implementación ya que dependemos en caso de eventualidades en el Hardware o en el servicio de internet del personal de soporte de las empresas prestadoras de servicios. 10 Restricciones De alcance. . es decir que se pueden presentar un sinfín de riesgos que pueden afectar a la empresa tanto en los procesos de organización. fraudes. tecnológicos. También puede haber riesgos físicos como cortocircuitos. o enfermedades que pueden afectar tanto a la persona como a la empresa. se pueden presentar los siguientes riesgos: En el uso del sistema se pueden generar riesgos como los virus. procedimientos o personas que participan en dicho proceso. estamos hablando de un fenómeno. físicos. También pueden ser accidentes de trabajo. hablando de la empresa COLCHONERÍA SAN ANTONIO. 11 Riesgos Cuando hablamos de riesgos en una empresa. también el colapso de las telecomunicaciones generando daños en la información de la empresa entre otros. Un riesgo operativo puede dar la posibilidad a pérdidas ocasionadas en la ejecución de los procesos y funciones de la empresa por fallas en el sistema. daños en el mantenimiento y deterioro en los productos (colchones). . también puede afectar a los clientes y hasta a la imagen de la empresa. Implementación del login o logon (en español ingresar o entrar) para el acceso al sistema. Implementada la facturación de ventas en el sistema. 12 Productos o resultados Página web que represente a la empresa y sus intereses. . Creados los formularios para el ingreso de datos de los productos.