ECOPETROL S.A.PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 00 VIT-DPY-P011 Fecha divulgación: xxx de 2009 Página 1 de 33 | RELACIÓN DE VERSIONES VERSIÓN 00 DESCRIPCIÓN Emisión del Documento FECHA Abril de 2009 ELABORÓ Consorcio Applus Colombia REVISÓ + APROBÓ ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 2 de 33 1. OBJETO ............................................................................................................................ 3 2. ALCANCE ........................................................................................................................... 3 3. GLOSARIO DE TERMINOS ................................................................................................ 3 4. GENERALIDADES .............................................................................................................. 6 5. REFERENCIAS NORMATIVAS .......................................................................................... 6 6. EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO ....................................................................... 6 6.1. Roles y Responsabilidades ............................................................................................... 6 6.2. Directorio de Personal de Dirección ................................................................................. 7 6.3. Organigrama definitivo revisado/ aprobado .................................................................... 7 7. PLANIFICACION DEL PROYECTO .................................................................................... 7 7.1. Inicio de Contrato (Kick Off Meeting) ............................................................................... 7 7.2. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) / Work Breakdown Structure (WBS) ........... 7 7.2.1. Diccionario de la WBS ..................................................................................................... 8 7.3. Programa Maestro de Trabajo (PMT) ................................................................................ 8 7.4. Programa Detallado de Trabajo (PDT) .............................................................................. 9 7.4.1 Programa Detallado de Trabajo de Ingeniería. ............................................................ 12 7.4.2 Programa Detallado de Trabajo de Compra. ................................................................ 12 7.4.3 Programa Detallado de Trabajo de Construcción, Entrega de Sistemas, Arranque y Desmantelamientos. .................................................................................. 13 7.5. Definición de las Actividades.......................................................................................... 13 7.5.1 Pasos (Steps) de las Actividades ................................................................................. 13 7.6. Secuencia lógica de las Actividades .............................................................................. 14 7.7. Restricciones ................................................................................................................... 14 7.8. Recursos de la Actividades............................................................................................. 15 7.9. Duración de las Actividades ........................................................................................... 16 7.10. Atributos de las actividades ......................................................................................... 17 7.10.1 Código de la actividad (Activity Id)................................................................. 17 7.10.2 Código de la actividad (Activity Codes) ......................................................... 18 7.11. Ruta Crítica .................................................................................................................... 19 7.12. Sistema de información de la Refinería (RIS) .............................................................. 20 8. PROGRAMACIÓN............................................................................................................. 20 8.1. Plan de Sub-Contratación ............................................................................................... 20 8.2. Plan de actividades de seguridad, higiene y ambiente ................................................. 20 8.3. Plan de actividades de aseguramiento y control de calidad ........................................ 20 8.4. Curvas de Progreso Físico (Tempranas y Tardías) ....................................................... 20 8.5. Sistema de Gestión de Riesgos ...................................................................................... 21 8.6. Plan de construcción a cuatro semanas ........................................................................ 21 8.7. Programa de logística y alistamiento ............................................................................. 21 9. SEGUIMIENTO Y CONTROL ............................................................................................ 22 9.1. Valor ganado .................................................................................................................... 23 9.2. Periodicidad y sistema de información de reportes de resultados .............................. 23 9.3. Control Integrado de Cambios ........................................................................................ 25 9.4. Seguimiento y Control de Riesgos ................................................................................. 25 9.5. Control de Costos ............................................................................................................ 25 10. BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................. 25 ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 3 de 33 1. OBJETO Establecer los lineamientos y requisitos que se deben llevar para la programación, seguimiento y control de los proyectos de ECOPETROL S.A. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la programación, seguimiento y control de proyectos y contratos suscritos entre ECOPETROL S.A. y Empresas contratistas. 3. GLOSARIO DE TERMINOS La terminología presentada a continuación permite una fácil comprensión del contenido y finalidad de los documentos y programas que se exigen en las diferentes fases de ejecución de un proyecto. Muchas palabras definidas aquí tienen definiciones más amplias, y en algunos casos distintos, en el diccionario. Análisis de Reserva / Reserve Analysis: Una técnica analítica para determinar las características y relaciones esenciales de los componentes en el plan de gestión del proyecto a fin de establecer una reserva para la duración del cronograma, el presupuesto, los costos estimados o los fondos para un proyecto. Calendarios: Hacen referencia al tipo de horario de ejecución de determinada actividad o conjunto de actividades (Ej. Calendario 1: Días hábiles en Colombia: Calendario 2: Días calendario; Calendario 3: Días calendario con excepciones; etc.). Dentro de la ejecución del Proyecto, pueden definirse diversos tipos de calendario de acuerdo a las necesidades. Calendario de Recursos: Un calendario de días laborales y no laborales que establece las fechas en las que cada recurso especifico esta ocioso o puede estar activo. Código de actividad / Activity code: Uno a más valores numéricos o de texto que identifica las características del trabajo o de alguna manera categorizan cada actividad del cronograma y que permiten filtrar y ordenar las actividades dentro de los informes. Control de Costes / Cost Control: El proceso de influenciar los factores que crean variaciones y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto. También conocido como: Control del Costo o Control de Costos. Controlar / Control: Comparar el rendimiento real con el rendimiento planificado, analizar las variaciones, calcular las tendencias para realizar mejoras en los procesos, evaluar las alternativas posibles y recomendar las acciones correctivas apropiadas según sea necesario. supervisarse. controlarse y estimarse sus costes. Hitos / Milestone: Un punto o evento significativo dentro del proyecto. los requisitos de calidad y las referencias técnicas para facilitar el rendimiento del trabajo. Línea Base / Baseline: El plan de fases de tiempo aprobado (para un proyecto. el número de cargo. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN. servicio o resultado únicos derivados de la ejecución del contrato. Especialidad: Identifica a un grupo de labores pertenecientes a una misma disciplina o especialidad (Obras civiles. del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto. denominados paquetes de trabajo. mecánicas. la información del contrato. un componente de la estructura de desglose del trabajo. productos entregables definidos. Barras contrastadas pueden mostrar el consumo real de recursos utilizados a medida que avanza el proyecto. una lista de actividades asociadas y una lista de hitos. eléctricas.ECOPETROL S. Histograma de Recursos / Resource Histogram: Un diagrama de barras que muestra la cantidad de tiempo que un recurso está planificado para trabajar durante una serie de períodos de tiempo. etc. más o menos el alcance del proyecto. Entregable: Producto. el . para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos. Marcan el inicio o finalización de un evento significativo o de trascendencia en el proyecto y tienen duración cero (0). puede programarse. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 4 de 33 Cronograma de hitos / Milestone Schedule: Un cronograma resumido que identifica los principales hitos del PDT. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) / Work Breakdown Structure (WBS): La EDT es una descomposición jerárquica. de tubería. Otra información puede incluir: la organización responsable. Diccionario de la Estructura de Desglose del Trabajo / Work Breakdown Structure: Un documento que describe cada componente en la estructura de desglose del trabajo (WBS). las fechas de inicio y finalización. La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar. un paquete de trabajo o una Actividad del cronograma). el diccionario de la WBS incluye una breve definición del alcance o enunciado del trabajo. una estimación del coste.A. El trabajo planificado comprendido dentro de los componentes de la EDT del nivel más bajo. donde cada nivel descendente de la EDT representa una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto. La EDT organiza y define el alcance total del proyecto. Para cada componente de la WBS. La disponibilidad de recursos puede estar representada como una línea para fines comparativos. los recursos requeridos. el coste. ambientales. actividades de seguridad industrial. orientada al producto entregable. meses. pero la planificación detallada del trabajo que se debe realizar dentro de uno o dos períodos en el futuro cercano se realiza a medida que el trabajo se completa durante el período actual. . Es el camino más largo para el proyecto. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN.ECOPETROL S. Generalmente. Paquete de Trabajo / Work Package: Un producto entregable o componente del trabajo del proyecto en el nivel más bajo de cada sector de la estructura de desglose del trabajo. Restricciones: Son las imposiciones dadas al proyecto y/o Actividades para reflejar situaciones en la cual la lógica de programación no sea suficiente para definir la realidad del mismo. Por lo general. esta división depende del grado de detalle deseado para el cronograma del proyecto. referencia para la medición del rendimiento. Ruta Crítica: Es la secuencia de actividades del cronograma que determina la duración del proyecto. se refiere a la referencia actual. disponibilidad de recursos limitados o cambios de difícil gestión en los niveles de disponibilidad de recursos). referencia técnica) Nivelación de Recursos / Resource Leveling: Cualquier forma de análisis de la red del cronograma en que las decisiones de planificación (fechas de inicio y de finalización) se basan en aspectos relativos a las restricciones de los recursos (por ej. Unidad de Calendario / Calendar Unit: La unidad de tiempo más pequeña utilizada en la planificación del proyecto. Por lo general. pero también pueden expresarse en términos de trimestres. turnos y hasta minutos. referencia del cronograma. pero también puede referirse a la referencia original o a alguna otra referencia. Es posible asociar pesos porcentuales a los Steps y calcular el avance de la actividad de acuerdo con el avance de los Steps (la actividad debe tener avance físico). mientras que el trabajo a más largo plazo se planifica a un nivel relativamente alto de la estructura de desglose del trabajo.. Planificación Gradual / Rolling Wave Planning: Una forma de planificación de elaboración gradual en la que el trabajo que se debe realizar en el corto plazo se planifica en detalle en un nivel inferior de la estructura de desglose del trabajo. se utiliza con un modificador (por ej. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 5 de 33 cronograma y los cambios técnicos. Pasos de actividades (Microactrividades)/ Steps: Es la división de una actividad en pequeñas porciones.. Sistema de Información de la Refinaría (RIS): Sistema que contiene entre sus módulos el reporte de la programación de trabajos en plantas en operación. las unidades calendario se expresan en horas. costos de referencia. El paquete de trabajo incluye las actividades del cronograma y los hitos del cronograma requeridos para completar el producto entregable del paquete de trabajo o el componente del trabajo del proyecto.A. días o semanas. personal. GENERALIDADES • Todos los documentos emitidos por el CONTRATISTA serán contractuales cuando ECOPETROL S. 4. • Todos los documentos emitidos por el CONTRATISTA. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 6 de 33 Valor Ganado / Earned Value (EV): El valor del trabajo completado expresado en términos del presupuesto aprobado asignado a dicho trabajo para una actividad del cronograma o un componente de la estructura de desglose del trabajo. -Norma NTC ISO 9001 Versión 2000. S. Como ejemplo tenemos: • Rol del Planificador: Debe planificar cada tarea en detalle. .A.A. 6.1. 5. -ECP-DCI-P-08 Procedimiento de Control de Documentos del Sistema de Calidad de ECOPETROL S. EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO El equipo de dirección del proyecto es un subgrupo del equipo del proyecto y es responsable de las actividades de dirección de proyectos. tales como la planificación. etc. secuencia lógica. programación. equipo ejecutivo o equipo de liderazgo. herramientas. Este grupo puede denominarse equipo central. 6. Sistemas de Gestión de Calidad. grupo o unidad del equipo del proyecto es responsable de cada componente de la WBS.A. alcance. definir qué integrante.A. no lo exime de ninguna responsabilidad. • Los periodos y tiempos de entrega establecidos en este documento para la presentación de los entregables. HSE. materiales. reportes e Informes podrán ser modificados y acordados con El CONTRATISTA durante la etapa de Planeación.ECOPETROL S. La revisión y/o comentarios de ECOPETROL S. Roles y Responsabilidades EL CONTRATISTA deberá definir los roles. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN. REFERENCIAS NORMATIVAS -Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos Tercera Edición (PMBOK). deben ser entregados en copia dura (original y copia) y en medio magnético. Requisitos. seguimiento y control y el cierre. responsabilidades y niveles de autoridad para el equipo del proyecto. y LA INTERVENTORÍA. procedimientos.A. y LA INTERVENTORÍA manifiesten su conformidad con dichos documentos. A. . las siguientes actividades: 7. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN.A.1. contratos. recursos. PLANIFICACION DEL PROYECTO EL CONTRATISTA deberá tener en cuenta dentro del alcance del contrato EPC sin limitarse a ellas. 7. EL equipo del proyecto deberá tener claro la asignación de sus roles.A. asegura que se tienen permisos. equipos. etc. • Rol de aseguramiento: Con el programa preliminar de trabajos emitido por el programador.3. 7. Directorio de Personal de Dirección EL CONTRATISTA creará y mantendrá actualizado el directorio de personal de dirección con sus datos personales. su diseño tendrá como base la estructura en nivel III del PMSI presentada por ECOPETROL S. rechaza la logística y programación de lo que no está para programar.ECOPETROL S. permanencia y egreso del personal clave de esta organización y estará sujeto a la aprobación de ECOPEROL S. se debe asegurar que los componentes del nivel inferior de la WBS son aquellos necesarios y suficientes para completar los productos entregables del nivel superior correspondiente y que incluyan el total del alcance del contrato. ver Anexo A.1. con los respectivos currículos. 6. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) / Work Breakdown Structure (WBS) La WBS a utilizar será la acordada por las partes. El ingreso. produce la programación definida de trabajos. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 7 de 33 • Rol del programador: programa las tareas a ejecutar en dos o tres próximos periodos o turnos. condiciones seguras. Libera para programación definitiva.A.2. • Rol de Logística: Obtiene todo lo necesario para ejecutar un trabajo según lo generado por los Planificadores. Organigrama definitivo revisado/ aprobado EL CONTRATISTA deberá presentar la organización definitiva del proyecto. y/o la INTERVENTORIA. y/o sus representantes designados (Consultor PMC y/o Interventoría).2. identifica obstáculos o restricciones para ejecución y gestiona hacia quien corresponde. Esta reunión será acordada y realizada. responsabilidades y niveles de autoridad durante todo el proyecto 6. Inicio de Contrato (Kick Off Meeting) El CONTRATISTA deberá asistir a la Reunión de Inicio de Contrato (Kick Off Meeting) con su equipo mínimo de trabajo exigido y aprobado por ECOPETROL S. supervisión. personal. En el proceso de la descomposición de los productos entregables del proyecto en componentes más pequeños y hasta alcanzar el nivel más bajo de paquete de trabajo. donde se incluya: código identificador. El PMT es parte integral de la oferta.A. estimación de costos. El CONTRATISTA actualizará la WBS en la medida que las diferentes fases del proyecto (Ingeniería.1. Montaje. Una vez adjudicado el contrato. productos entregables definidos. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 8 de 33 El nivel de paquete de trabajo es el nivel más bajo de la WBS y es el punto en el que el costo y cronograma para el trabajo pueden estimarse de forma confiable1. requisitos de calidad y las referencias técnicas. Compras. 7. Puesta en Servicio. el PMT pasará a convertirse en un programa detallado del trabajo (PDT). mediante la incorporación de un mayor nivel de detalle y de las observaciones que ECOPETROL haya hecho al PMT.2. Construcción. Programa Maestro de Trabajo (PMT) Con base en la WBS definida El CONTRATISTA deberá elaborar el programa maestro del trabajo (PMT). Este PMT debe incluir las fechas de entrega de los programas detallados de las diferentes fases del contrato (Ingeniería. responsable. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN. Montaje. Compras. los recursos necesarios. Desmantelamientos y Actividades de Liquidación) se vayan desarrollando. las fechas de inicio y finalización. como mínimo nivel IV y según WBS suministrado por ECP Red de tiempos Cronograma básico nivel IV como mínimo 1 Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK)Tercera Edición . Los Proponentes deben presentar en su oferta un PMT compuesto por: Ítem 1 2 3 Documento Estructura de la división del trabajo (WBS). descripción del trabajo. que es el documento mediante el cual el proponente indica la forma como tiene planificada la ejecución de todas las fases del Proyecto que contratará. Desmantelamientos y Actividades de Liquidación). información del contrato. Construcción. Puesta en Servicio.ECOPETROL S. una lista de actividades asociadas. Diccionario de la WBS El CONTRATISTA deberá elaborar y presentar el Diccionario de la WBS del Proyecto.3. 7. equipos principales) Curva de progreso físico estimado según cronograma definido Calendarios de trabajo 4 5 6 7 8 Tabla 1. las fases de construcción. . etc. dichas actividades deberán ser incluidas en esta primera entrega del PDT. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 9 de 33 Ítem Documento Hitos importantes (fecha de entrega de los programas detallados de trabajo de las diferentes fases del contrato.) Histograma estimado de mano de obra por clasificación de recursos principales y según cronograma Histograma estimado de equipos (maquinarias. Este PDT incluye a nivel de hitos. Programa Detallado de Trabajo (PDT) Para la elaboración del Programa Detallado de Trabajo EL CONTRATISTA tendrá en cuenta lo siguiente: El Programa Detallado de Trabajo PDT (Programa Detallado de Trabajo de Ingeniería. Montaje. Con base en la WBS definida a niveles de paquetes de trabajo El CONTRATISTA deberá elaborar un Programa Detallado de Trabajo (PDT) para las fases de Ingeniería y Compras.ECOPETROL S. Compras.A. en la minuta del contrato y con el nivel de detalle y el contenido indicado en las presentes especificaciones y/o ampliado en las reuniones de contacto. Construcción. Desmantelamientos y Actividades de Liquidación) debe elaborarlo y presentarlo el Contratista dentro del plazo indicado en las CEC. el cual debe ser entregado a la INTERVENTORÍA dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de suscripción del Acta de Iniciación de los trabajos. grúas. precisando las actividades secuenciales y plazos. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN. entrada en operación.4. Documentos de programación a presentar en las Ofertas 7. • Si durante el periodo de ejecución de la ingeniería el CONTRATISTA estima ejecutar actividades de construcción. fin de la ingeniería. Puesta en Servicio. puesta en marcha y desmantelamientos. llegada de las compras. Los siguientes serán los tiempos máximos de oportunidad en respuesta de documentos oficiales de programación. desmantelamientos y actividades de liquidación del contrato. Con base en la WBS definida a niveles de paquetes de trabajo El CONTRATISTA deberá elaborar un Programa Detallado de Trabajo (PDT) para la fase de Construcción y Montaje. el cual debe ser entregado a la INTERVENTORÍA en el momento que la Ingeniería Detallada se encuentre en el 90% de avance de ejecución. Con cada nueva entrega del PDT incluirá las actividades programadas (objetivo) y reales (ejecutadas) de la revisión previamente aprobada por la INTERVENTORIA y/o ECOPETROL S. cinco (5) días hábiles. Este PDT incluye a nivel de hitos.A. precisando las actividades secuenciales y plazos. deberá actualizar todos los productos entregables y su vez El MANUAL DE PLANIFICACION PROGRAMACION. . y CONTRATISTA • Tiempo de revisión de documentos de programación (PDT) por LA INTERVENTORIA y/o ECOPETROL S. Si para la fase de Construcción y Montaje existieran actividades a realizar con parada de planta estas se deben presentar en un PDT elaborado en horas (como unidad de tiempo) teniendo en cuenta todo la estructurara definida en este documento. seguimiento y control entre LA INTERVENTORIA y/o ECOPETROL S. • Tiempo de inclusión de comentarios y nueva emisión (PDT) por el CONTRATISTA. aprobación de planos de fabricación y as-built.A. para las fase(s) anterior (es). el cual debe ser entregado a la INTERVENTORÍA 90 días antes del inicio de la Parada de Planta. las fases de puesta en marcha y desmantelamientos. Compras. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL CONTRATO.A. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 10 de 33 • Para efectos de definición de las actividades de ingeniería se tendrá en cuenta que actividades como revisión técnica de ofertas. precisando las actividades secuenciales y plazos. Con base en la WBS definida a niveles de paquetes de trabajo El CONTRATISTA deberá elaborar un Programa Detallado de Trabajo (PDT) para las fases de puesta en servicio. el cual debe ser entregado a la INTERVENTORÍA en el momento que la fase de construcción y montaje se encuentre en el 90% de avance de ejecución.2. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN. Puesta en Servicio. Montaje. Previamente a este hito debe presentarse una versión preliminar para comentarios de la INTERVENTORÍA. Ver Anexo A.A. Construcción. El CONTRATISTA A través de la Planificación Gradual (Rolling wave Planning) para las diferentes fases del Proyecto (Ingeniería.ECOPETROL S. Desmantelamientos y Actividades de Liquidación). cinco (5) días hábiles. no corresponderán a esta fase. software “Primavera Project EL CONTRATISTA tendrá en cuenta que el software “Primavera Project Planner versión 6. Control y Mitigación de Riesgos. debe entregarse en copia digital y copia impresa en tamaño carta. Desmantelamientos y Actividades de Liquidación. Diagrama de Barras. Control y Mitigación de Riesgos ) Secuencia Lógica (Predecesoras y Sucesoras) Restricciones Recursos (Personal. La revisión y/o comentarios de ECOPETROL S. Compras. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN.ECOPETROL S. QA/QC. y/o LA INTERVENTORIA al PDT preparado por el CONTRATISTA. no lo exime de ninguna responsabilidad sobre el documento. EL CONTRATISTA tendrá en cuenta el uso del Planner versión 6. El Programa Detallado de Trabajo debe elaborarse en el software “Primavera Project Planner versión 6. es responsabilidad del CONTRATISTA. Logística. Montaje. maquinaria y materiales) Calendarios Atributos (códigos de actividad ) Ruta Critica Costos de las actividades Layout (Hitos.0” bajo licencia de utilización. actividades de HSE.A. Sub-contratos) Curva de progreso físico según cronograma estimado (Tempranas y Tardías) general y por áreas de trabajo Curva de Ruta Critica . QA/QC. y/o LA INTERVENTORIA manifiesten su conformidad con dicho documento. EL CONTRATISTA tendrá en cuenta que el contenido mínimo del programa detallado de trabajo y sin limitarse a ello tendrá la siguiente información: Ítem 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Diagrama de Barras Contenido del PDT Estructura de la división del trabajo (WBS) Actividades y microactividades. Logística. Construcción. Puesta en Servicio.A. incluye (HSE.A.0” (en fechas tempranas para todo efecto de cálculo) y debe ser un único programa asociado para las Fases de Ingeniería. Restricciones) Filtros (Áreas de trabajo. Cualquier error u omisión en la elaboración del PDT.0” tendrá compatibilidad y podrá conectarse al software P6 server del LA INTERVENTORIA a través de la WEB o una red LAN para realizar y mantener actualizado el PDT del proyecto según los avances respectivos de obra. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 11 de 33 El PDT será contractual cuando ECOPETROL S. Rutas Criticas. Desmantelamientos y Actividades de Liquidación) EL CONTRATISTA realizará una presentación gerencial a ECOPETROL S. Contenido del PDT Para cada una de las fases del proyecto (Ingeniería. Compras. permite definir en forma detallada el total de documentos y planos requeridos. Programa Detallado de Trabajo de la Ingeniera. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN. equipos principales) Cuadros de Control de Seguimiento (C2) según los niveles de programación 18 definidos Tabla 2. Así como la cantidad de horas hombre para su elaboración y el cálculo de porcentajes de avance alcanzados. la emisión de requisiciones. debe estar desarrollado hasta el nivel VII de la WBS o el nivel que se estime necesario hasta identificar los paquetes de trabajo. que especifique origen de bienes y servicios. Puesta en Servicio. maquinaria y materiales) Calendarios y su criterio de definición Atributos (códigos de actividad ) y su criterio de definición Curvas de trabajo y costos programado Ruta Critica y Estrategia de Ejecución 12 Sistema de Gestión de Riesgos para tiempo y costos Tabla 3.4.2 Programa Detallado de Trabajo de Compra.4. transporte . Contenido de las Presentaciones 7. hasta el nivel de disciplinas.A. Programa Detallado de Trabajo de las compras de los equipos y materiales debe estar elaborado hasta el nivel VII de la WBS.A. orientado a la planificación y control de esta Fase.ECOPETROL S. colocaciones a los proveedores. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 12 de 33 Ítem 15 Contenido del PDT Curva de Costos Histograma estimado de mano de obra por clasificación de recursos 16 principales y según cronograma 17 Histograma estimado de equipos (maquinarias. 7. Construcción. Montaje. tiempos de fabricación. grúas. y la INTERVENTORIA del contenido del programa detallado de trabajo este deberá contener: Ítem 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Contenido Estructura de la división del trabajo (WBS) Diagrama de Hitos Relevantes Diagrama de Barras Actividades y microactividades Secuencia Lógica Diagrama PERT Restricciones y su justificación Recursos (Personal.1 Programa Detallado de Trabajo de Ingeniería. El PDT deberá tener como mínimo las siguientes cantidades de actividades según sea el caso Tamaño Proyectos MUS .). Arranque y Desmantelamientos.ECOPETROL S. pre-parada. electrónica. También se debe indicar las fechas de inspecciones en sitio y de entregas parciales en caso de requerirse. eléctrica. Programa detallado de trabajo de la construcción (Obra civil. se debe incluir layouts para ver el avance de las compras por frente de trabajo. EL CONTRATISTA identificará las actividades específicas que deben realizarse para producir los diversos productos entregables del proyecto.4. Entrega de Sistemas. mecánica. así como las duraciones de los procesos inherentes a la compra. Logística. Se indicaran claramente aquellos equipos con largo plazo de entrega. Recepción en sitio. Programa detallado de trabajo donde esta contenido las actividades de liquidación y cierre del contrato. cuya compra fue iniciada por ECOPETROL S. tomando como referencia la WBS. Cantidades de actividades <2 5 A 10 25 A 50 50 A 100 100 A 500 > 500 39 46 131 140 164 467 300 350 1000 456 532 1521 697 813 2322 1064 1241 3545 7.2008 # de Actividades de Ingeniería # de Actividades de Compras # de Actividades de Construcción Tabla 5.5. Definición de las Actividades Cada paquete de trabajo dentro de la WBS se descompone en las actividades del cronograma necesarias para producir los productos entregables. separando la compra extranjera de la nacional. análisis de transportabilidad de quipos de grandes dimensiones. 7.1 Pasos (Steps) de las Actividades .3 Programa Detallado de Trabajo de Construcción.5.A. Con base en la WBS y el diccionario de la WBS para cada paquete de trabajo. parada y pos parada etc. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN. 7. HSE. Programa Detallado de Trabajo de Liquidación y Cierre del contrato. Mitigación de Riesgos.A. de cada una de las actividades principales contempladas en los paquetes de construcción desarrolladas al último nivel de detalle. CONTRATISTA planificará e incorporará en el programa detallado de trabajo del proyecto las actividades específicas de Aseguramiento y Control de Calidad.. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 13 de 33 internacional. Restricciones EL CONTRATISTA tendrá en cuenta que la asignación de restricciones a las actividades solamente sea dada cuando todas las demás posibilidades de lógica hayan sido analizadas previamente y no exista más opción. Las actividades del cronograma pueden estar ordenadas de forma lógica con relaciones de precedencia adecuadas. identificando y documentando las relaciones lógicas entre las actividades del cronograma.3 0. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN.ECOPETROL S. así como también adelantos y retrasos. a su vez al completar un porcentaje del paso específico se estará completando una parte de la actividad. . para respaldar el desarrollo posterior de un cronograma del proyecto realista y factible.45 0. Las Microactividades (Steps) deberán incluirse con cada entrega del PDT para cada fase del Proyecto. Este atributo deberá contar con la debida justificación. EL CONTRATISTA asociará pesos porcentuales a los Steps y calculará el avance de la actividad de acuerdo con el avance de los Steps (la actividad debe tener avance físico).1 7.40% Step Weight Percent Complete 80. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 14 de 33 Para el cálculo de progreso físico.7. Todas las actividades del PDT tendrán una relación lógica entre sí a excepción del hito de inicio y fin del proyecto.A.00% 20. las actividades que lo requieran deberán desagregarse en microactividades (Steps) utilizando la opción prevista en Primavera P6.00% Steps Colocación de Hierro Formaleta Fundición Desencofrado Tabla 4.15 0. Secuencia lógica de las Actividades El CONTRATISTA establecerá la secuencia lógica de las actividades.6.00% 56. Ejemplo de un Steps para una actividad Activity Name Placa Piso 2do Nivel Original Duration 12 Activity % Complete 41. Ejemplo de Steps Step Weight 0. 7. Construcción. este debe ilustrar el flujo de ingreso y retiro de herramientas. equipos) estos se presentarán en un formato elaborado por El CONTRATISTA donde se muestre semanal y mensualmente la cantidad de recurso de personal (directos e indirectos) y la cantidad de recursos de maquinarias y equipos. y cuándo estará disponible cada recurso para cada actividad del cronograma de un paquete de trabajo para realizar las actividades del proyecto. • Relación de los histogramas de recursos indicando su escalafón salarial y su valor Para el recurso de herramientas. Desmantelamientos y Actividades de Liquidación) El CONTRATISTA presentará organizado por WBS la cantidad estimada de horas hombre y horas maquinaria e histogramas de los recursos (personas.A. Montaje.ECOPETROL S. equipos y/o material) y qué cantidad de cada recurso se utilizará. es aceptable para el espacio físico en cuestión. Compras. para cada una de las fases y el global de la obra. etc. Central del norte. Balance. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 15 de 33 7. Compras. Desmantelamientos y Actividades de Liquidación) cuáles son los recursos (personas. vehículos. disponibilidad de recursos. atributos de las actividades. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN. Puesta en Servicio. Puesta en Servicio. todos los histogramas de recursos deberán estar nivelados. calendarios de recursos. este debe ilustrar el flujo de ingreso y retiro tanto del personal directo como el indirecto. Una vez estimados los recursos para las actividades de los planes detallados de cada una de las fases del proyecto (Ingeniería. UOP II). Montaje. para cada una de las fases y el global de la obra. Construcción. a efectos de evaluar si la densidad de mano de obra por área en un momento especifico. etc. EL CONTRATISTA debe: • Elaborar los histogramas de recursos semanales programados. . Siempre se debe presentar la información de los recursos relacionada con las actividades para las cuales serán utilizados. vehículos. Para ello EL CONTRATISTA tendrá en cuenta la lista de actividades. equipos. Para el recurso de personal (Directo e Indirecto) EL CONTRATISTA debe: • Presentar por semanas las Horas Hombre programadas de las actividades para cada una de las fases y así obtener el total de Horas Hombre a consumir por estas en cada periodo de tiempo. clasificado por WBS. adicionalmente se debe separar por cada área de trabajo (Foster. Recursos de la Actividades EL CONTRATISTA estimará para las diferentes fases del proyecto (Ingeniería.8. • Elaborar los histogramas de recursos semanales programados. equipos. Códigos de Recurso (Campo Inicial) Campo inicial asignado 1 2 3 El recurso humano del EPC inicia con la letra A y el recurso maquinaria del EPC con la letra B. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN. Ejemplo de recursos creados. 1BMLIFT: Corresponde al EPC Energía y Vapor.A. Códigos de Recurso (Recurso humano A. Recurso Maquinaria B) EL CONTRATISTA creará adicionalmente a los de la tabla anterior los recursos necesarios. utilizando la estructura aquí mencionada. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 16 de 33 Para la creación de los recursos en el Primavera Project Planner P6 EL CONTRATISTA tendrá en cuenta la siguiente estructura: Cada EPC tendrá asignado un campo inicial así: EPC Energía y Vapor Agua Aire Tabla 6. así: Código ASOLD AMETA AAYUD AMECA AELEC AINST AANDA BGR80 BGR120 BCBAJA Soldador Metalmecánico Ayudante Mecánico Electricista Instrumentista Andamiero Grúa de 80 TN Grúa de 120 TN Cama Baja Descripción BMLIFT Manlift Tabla 7.9. es un recurso humano y es un soldador. los tipos de recursos necesarios. Duración de las Actividades El CONTRATISTA con base en el alcance de los trabajos para cada actividad del cronograma. las cantidades de recursos estimadas y los calendarios de recursos con su disponibilidad. 1ASOLD: Corresponde al EPC Energía y Vapor. 7.ECOPETROL S. con el apoyo de la persona o grupo del equipo del proyecto que esté más familiarizado con la . es un recurso maquinaria y es un equipo manlift. A.1 Código de la actividad (Activity Id) Primavera Project Planner 6. Desmantelamientos y Actividades de Liquidación) la duración de las actividades del cronograma. Construcción. esto para la posición 1 y 2 Contrato EPC 1 (Energía y Vapor) Valor del código posición 1 y 2 P1 Valor del código posición 3 hasta 10 Se incluyen según criterio del CONTRATISTA . EL CONTRTISTA podrá utilizar los calendarios del Proyecto presentados en la tabla a continuación. El proceso estimación de la Duración de las Actividades requiere que se estime la cantidad de esfuerzo de trabajo necesario para completar la actividad del cronograma. la descripción de la actividad. # de Calendario Nombre 1 2 Días Hábiles Días Calendario Descripción Trabajo de Lunes a Viernes Trabajo de Lunes a Domingo Tabla 8. las actividades predecesoras.10. tomará y asignara a las actividades creadas el código correspondiente. de igual manera EL CONTRTISTA podrá crear calendarios adicionales en su planificación y donde la unidad de tiempo a ser utilizada serán días. las actividades sucesoras. EL CONTRATISTA identificará su contrato en la tabla a continuación. las fechas impuestas. Los atributos de la actividad también pueden incluir a la persona responsable de la ejecución del trabajo. las relaciones lógicas.0 para la identificación de una actividad permite un máximo de 10 campos. la zona geográfica o el lugar donde se debe realizar el trabajo y el tipo de actividad del cronograma. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 17 de 33 naturaleza del contenido del trabajo de la actividad del cronograma específica. tal como nivel de esfuerzo. estimará para las diferentes fases del proyecto (Ingeniería. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN. Compras. Para la elaboración del Programa Detallado de Trabajo EL CONTRTISTA tomará como base la siguiente estructura: 7. Montaje. los adelantos y los retrasos. que se estime la cantidad prevista de recursos a ser aplicados para completar la actividad del cronograma y que se determine la cantidad de períodos laborables necesarios para completar la actividad del cronograma. los requisitos de recursos. las restricciones y las asunciones. Atributos de las actividades EL CONTRATISTA asignará los atributos para cada actividad del programa detallado de trabajo que incluyen el identificador de la actividad. los códigos de la actividad. esfuerzo discreto y esfuerzo prorrateado.ECOPETROL S. Calendarios del Proyecto 7.10. Puesta en Servicio. 2 Código de la actividad (Activity Codes) Para dar agilidad al proceso de análisis del programa. Código de la actividad (Área) EL CONTRATISTA incluirá el nombre de las áreas en las cuales realizará trabajos. Código de la actividad (Proyecto) Serv E&V Agua Agua Servicio Energía y Vapor Aire Aire Tabla 11. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN. entre otros.10. Código de la actividad (Activity Id) 7.A. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 18 de 33 Contrato EPC 2 (Agua) EPC 3 (Aire) Valor del código posición 1 y 2 P2 P3 Valor del código posición 3 hasta 10 Se incluyen según criterio del CONTRATISTA Se incluyen según criterio del CONTRATISTA Tabla 9. crear filtros. EL CONTRATISTA aplicará como mínimo y sin limitarse a ello la siguiente estructura para los códigos de las actividades (activity codes) Proy Proyecto PMSI Plan Maestro de Servicios Industriales Tabla 10. Tequ SE CO DR FE TU VA Secador Compresor Tambor Filtros Tubería Válvulas Tipo de Equipo . Código de la actividad (Servicio) Área Fost Cnor Ubal Nurc Ssil Mira Bote Foster Central del Norte Balance Nurc San Silvestre Casa bombas Miramar Bote del Rio Área U290 U2900 Tabla 12.ECOPETROL S. Código de la actividad (Fase) 7. Código de la actividad (Tipo de Equipo) EL CONTRATISTA incluirá los tipos de equipos en los cuales realizará trabajos.ECOPETROL S. Compras. . PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN. Montaje. Puesta en Servicio. Equi C910 C911 C2984 C910 C911 C2984 Equipo Tabla 14. Desmantelamientos y Actividades de Liquidación). El CONTRATISTA debe reflejar todas aquellas actividades cuya holgura es menor o igual a 10 días.A. Construcción. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 19 de 33 Tequ ET EL IS Eléctrico Tipo de Equipo Sub Estación Eléctrica Instrumento IN Intercambiador Tabla 13. Resp Ing HSE Ingeniería HSE Responsable QAQC QA/QC Tabla 15. Código de la actividad (Equipo) EL CONTRATISTA incluirá el nombre de los equipos en los cuales realizará trabajos. Fase Inge Comp Cons Ingeniería Compras Construcción Fase Liqu Liquidación Tabla 16. Ruta Crítica Es la extracción de las actividades que están en la ruta crítica de los programas detallados de trabajo de cada una de las fases (Ingeniería. Código de la actividad (Responsable) EL CONTRATISTA incluirá el nombre de los responsables de cada actividad del PDT.11. 8.1. Montaje.A. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 20 de 33 El CONTRATISTA Identificará las rutas criticas de cada una de las áreas de trabajo (Balance. Desmantelamientos y Actividades de Liquidación) EL CONTRATISTA presentará a ECOPETROL S.A.2. 8. Plan de actividades de seguridad.3.12. Para su elaboración. Sistema de información de la Refinería (RIS) El CONTRATISTA planificará y programará en el formato RIS las actividades a ejecutar durante cada semana en las diferentes plantas en operación. Foster. compatibles con cronograma de ejecución. EL CONTRATISTA debe: • Calcular los pesos relativos de los niveles requeridos.4. y/o LA INTERVENTORÍA para las diferentes fases del proyecto los siguientes productos entregables para su revisión y/o conformidad. sumando los avances ponderados de las actividades para cada periodo de tiempo por cada elemento de la WBS • Con el resultado de la sumarización de los avances ponderados. este se debe entregar a la INTERVENTORÍA el día jueves a las 2:00 p. • Distribuir el avance de cada actividad de 0% a 100% de acuerdo al número de periodos que se disponga en el cronograma de ejecución. 8. se procede a graficar la curva de progreso físico. de acuerdo a las bases de seguimiento y control de la obra. . PROGRAMACIÓN Una vez elaborado el cronograma del proyecto (Programa Detallado de Trabajo de Ingeniería. la cual debe cumplir con las características de curva S. Plan de actividades de aseguramiento y control de calidad Este plan contiene las actividades de aseguramiento y control de calidad incluida en Programa Detallado de Trabajo.ECOPETROL S. Plan de Sub-Contratación En este plan se debe especificar el alcance de los contratos con todas las características descritas en los numerales de este documento. 8. Central del Norte. higiene y ambiente Este plan contiene las actividades de HSE incluidas en Programa Detallado de Trabajo. Puesta en Servicio.) 7. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN. 8. • Obtener los valores de progreso físico programado en semanas. Compras. indican los porcentajes de avance a alcanzar en los diferentes periodos de tiempo en que se ejecutan las actividades. Construcción. Curvas de Progreso Físico (Tempranas y Tardías) Las curvas de Progreso Físico programadas. etc. de cada semana Ver Anexo A4.m. 5. contratistas). esto para aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos.ECOPETROL S. EL CONTRATISTA no solo incluirá dentro del análisis de riesgos Costo y Tiempo la Ruta Critica. Este informe hará parte del Manual de Planificación y control del contrato. EL CONTRATISTA debe acompañar esta curva planificada con la real y la de pronóstico a completación. causas y sus posibles impactos • Análisis de Riesgo: evaluar las incertidumbres y analizar probabilísticamente la posibilidad del logro de los objetivos de costo tiempo de la obra. como aspectos importantes tendrá en cuenta: • Evaluación de de riesgos: Determinar los riegos. para lo cual el CONTRATISTA utilizará alguna herramienta software diseñados para tal fin. Sistema de Gestión de Riesgos Para la elaboración del Programa Detallado de Trabajo el CONTRATISTA incluirá actividades para el Control y Mitigación de Riesgos. referenciados en la guía de los fundamentos de la dirección de proyectos del PMBOK tercera edición. 8. 8. • Mitigación de Riegos: Identificar los pasos que reducen la probabilidad de que los riegos ocurran. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 21 de 33 • Elaborar por separado las curvas de progreso físico (Tempranas y Tardías) para las diferentes fases de ingeniería.6. Es importante mencionar que a partir del segundo reporte. Plan de construcción a cuatro semanas El CONTRATISTA elaborara el Plan cuatro Semanas que permita observar detalladamente actividades atrasadas y planificar sus correctivos. así como para las diferentes instalaciones. realizar preparativos oportunos para el inicio de otras actividades. paquete de trabajos y el global de la obra según la WBS. arranque y puesta en servicio. compras construcción. consultoría. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN. La estructura del informe se presenta en el Anexo A.7. y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos para el proyecto. 8.5. estos análisis serán evaluados con el concurso multidisciplinario (operaciones. Programa de logística y alistamiento El CONTRATISTA deberá definir las actividades que se requieren para apoyar los recursos y actividades durante las diferentes fases de la obra (Ingeniería. compras .2 y deberá incluir el plan de Acciones Mitigantes de riesgos. a su vez aplicará los conceptos de Gestión de los Riesgos de Proyectos. procesos. si no que deberá tener en cuenta otros riesgos potenciales.A. medirá y difundirá a los interesados información sobre el estado del proyecto. SEGUIMIENTO Y CONTROL El Proceso de Seguimiento y Control se compone de aquellos procesos realizados para observar la ejecución del proyecto de forma que se puedan identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas. . EL CONTRATISTA recogerá. no está limitado a los siguientes: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Facilidades Temporales Logística de Baños Comedores Sistemas de comunicación Radios (para todo el personal con responsabilidad supervisoría. Las actividades que se deben considerar en el Programa de logística incluyen pero. Facilidades de entrega de materiales Banco de prueba y calibración en sitio Plantas eléctricas 9. incluyendo capataces) Teléfonos Señalización Barreras Luces de advertencia Comidas Manejo de desperdicios Combustible para los equipos Iluminación y energía eléctrica Agua potable Plan de combate de incendios y evacuación. rendimiento.ECOPETROL S. para controlar la ejecución del proyecto. además del seguimiento de los riegos para asegurar que se identifique los riegos de forma temprana.A. tendencias con respecto al alcance. EL CONTRATISTA formalizará la aceptación de los productos entregables terminados del proyecto. incluyendo su implantación Tráileres de reuniones y oficinas Central de herramientas Movilización Pases de entrada y salida de equipos y herramienta. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 22 de 33 y construcción). informar su estado y garantizar que se ejecuten los planes de riesgos apropiados. costos. cuando sea necesario. HSE y calidad. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN. recursos. ECOPETROL S.2 A.1 Informe Final de Contrato 9. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN. Periodicidad y sistema de información de reportes de resultados EL CONTRATISTA tendrá en cuenta la tabla que se muestra a continuación donde se refleja los informes mínimos requeridos para el control de las actividades de la obra o contrato.1.4.A.2. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 23 de 33 9.4.4.6 A. Actividad Descripción Manual de planificación y control del contrato Informe de análisis Riesgo Costo Tiempo de Ítem Periodicidad Una emisión con cada fase del proyecto Una emisión con cada fase del proyecto y luego junto con el informe mensual del contrato Mensual los días 30 Anexo 7. Valor ganado EL CONTRATISTA realizará análisis de valor ganado al Proyecto.3 .2 8.4 A. Así mismo en la tabla se indica el anexo donde se ha incluido ejemplos y/o Formatos de los mismos. 9.2 Una emisión a la culminación del contrato A.2 Informes de Planificación y Control Informe Mensual de Contrato (Corte los días 25) 9. todo el análisis se hará periódicamente cada semana. mensual y al final de cada fase El CONTRATISTA ECP utilizará los conceptos de valor ganado expuestos en la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos Tercera Edición (PMBOK). a entregar los días Lunes Semanal.2 Semanal.2 7. a entregar los días Lunes Semanal.2 Plan de Construcción a Construcción cuatro semanas 9.ECOPETROL S. a entregar los días Lunes Mensual junto al informe del Contrato Semanal los días jueves a las 2:00 p. a entregar los días Lunes Semanal los días jueves a las 2:00 p. 2 de los DPS 9.2 Formato RIS 7.2 Diario 9. incluye la actualización del PDT (Corte los días Domingo) Histograma de Recursos (Corte los días Domingo) Reporte de Tendencias y/o Desviaciones (Corte los días Domingo) Anexo 26 Vol. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 24 de 33 Actividad Descripción Reporte de Control de Productos. incluye la actualización del PDT (Corte los días Domingo) Histograma de Recursos (Corte los días Domingo) Ítem Periodicidad Anexo 9.2 9.A. 9. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN. a entregar los días Lunes Semanal.m.12 A. incluye la actualización del PDT Próximas 24 Horas 9. a entregar los días Lunes Semanal.m 9.12 A.2 Diario en Reunión Próximas 24 Horas .2 Semanal.2 Ingeniería Reporte de Tendencias y/o Desviaciones (Corte los días Domingo) Formato RIS 9.3 Procura Ver Guía de compras del proyecto Reporte de Control de Actividades.3 En Parada de Planta Informe Diario de la Parada. EL CONTRATISTA debe acompañar esta curva planificada con la real y la de pronóstico a completación. este proceso se debe realizar a lo largo de todo el proyecto. Control Integrado de Cambios EL CONTRATISTA controlará los factores que puedan producir cambios.3.A. Sistemas de Gestión de Calidad.2 Tabla 18. Seguimiento y Control de Riesgos El CONTRATISTA realizará el seguimiento de los riesgos identificados. . SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 25 de 33 Actividad Descripción Plan de Pre-comisionado. con el fin de asegurar que esos cambios sean convenientes. Norma NTC ISO 9001 Versión 2000. ejecución de planes de respuesta a los riesgos y evaluación de su efectividad durante todo el proceso del proyecto. Comisionado y Arranque Ítem Periodicidad Semanal (a solicitud de ECP y/o LA INTERVENTORIA ) Semanal (a solicitud de ECP y/o LA INTERVENTORIA ) Anexo Arranque 9. determinará si se ha producido un cambio y así gestionar los cambios aprobados.2 Cierre y Liquidación Plan de Cierre y Liquidación 9. supervisión de los riesgos residuales. Control de Costos El CONTRATISTA alimentará el PDT con los costos de los recursos para cada actividad. Al igual que la curva de progreso físico.ECOPETROL S.5. Periodicidad y sistema de información de reportes de resultados Nota: Todos los documentos de construcción deben ser suministrados por Zona (Área) y por todo el complejo 9. 9. Requisitos. a partir del segundo reporte. 10. desde su inicio hasta su cierre. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN. de igual manera se deberá incluir los costos estimados y reales de las compras. 9. BIBLIOGRAFIA Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos Tercera Edición (PMBOK).4. identificación de nuevos riesgos. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN.1 ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO BREAKDOWN STRUCTURE (WBS) DEL PMSI.ECOPETROL S. . SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 26 de 33 A.A. (EDT) / WORK Para la elaboración de la WBS el contratista deberá tener en cuenta lo siguiente: Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado Estructurar y organizar la EDT Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente. Cronograma Detallado de Construcción. o Histograma de recursos o Lista de procedimientos aplicados 5. Plan de construcción en Pre-Parada: a 4 semanas.2 CONTENIDO DEL MANUAL DE PLANIFICACION Y CONTROL Debe contener los siguientes puntos (cuando aplique. o Del Progreso: Curvas de Progreso Físico: Por Fases: Ingeniería Compras Construcción Arranque y puesta en marcha. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 27 de 33 A. según tipo de contrato) Objetivo Alcance Organigrama Metodología de planificación o Premisas o WBS o De la planificación: Cronograma general del contrato. . Global Curvas de costos: (Idéntico a las curvas de progreso físico). Higiene y Ambiente. Planificación y control de la Parada. Control de obra 1. las curvas deben estar soportadas por su correspondiente reporte resumen de control. Plan de construcción en Parada: Diario y semanal. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN.A. Cronograma de actividades Críticas Detalladas. 3. Plan de Aplicación de Mejores Prácticas.ECOPETROL S. Sistemas de programación utilizados 6. Programa de Trabajo de talleres internos y externos. Cuadro de actividades/ Recursos / Rendimiento Detallado. 2. Entrega de Sistemas y Arranque. Plan de Sub contratación. De cada Instalación De cada paquete de construcción. Cronograma Detallado de Compras. Plan especifico de Seguridad. Plan de logística. Cronograma Detallado de Ingeniería. Programa de ingreso y salida de personal. Plan definitivo de ingreso y salida Equipos y Maquinarias. 4. ECOPETROL S. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 28 de 33 o Bases de control: Hitos del proyecto Pesos Ponderados Avances Ponderados o Herramientas para seguimiento o Sistema de información o Lista de procedimientos aplicados o Lisa de Productos de Ingeniería Codificados o Análisis de valor Ganado 7.2) 8. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN. Informe Análisis de Riesgos (A. Anexos .4.A. A.3 FORMATO RIS . SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 29 de 33 A.ECOPETROL S. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN. ECOPETROL S.4. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 30 de 33 A.4.A.4 CONTENIDO DE INFORMES DEL CONTRATO A.2) o Análisis Riesgos Estado de la Procura o Avance Físico Programado vs.4. pero sin limitarse a lo siguiente y aplique: Introducción Resumen y Estado de la obra o Avance Físico Programado vs. Real en el periodo y acumulado o Actividades realizadas en el periodo o Estado de la requisición y compra de equipos y materiales o Actividades a realizar para el próximo periodo o Áreas de atención o Análisis de Valor ganado (A. Real en el periodo y acumulado o Actividades realizadas en el periodo o Estado de la requisición y compra de equipos y materiales o Actividades a realizar para el próximo periodo - - - - .1 INFOMRE MENSUAL DEL CONTRATO El informe mensual. según listado aprobado por el EPC o Horas Hombre y productividad o Actividades a realizar para el próximo periodo o Áreas de atención o Análisis de Valor ganado (A.2) o Análisis Riesgos Arranque y puesta en servicio o Avance Físico Programado vs.2) o Análisis Riesgos Estado de la Ingeniería o Avance Físico Programado vs. Real en el periodo y acumulado o Aspectos Resaltantes o Áreas de atención Especial o Cronogramas sumarios de trabajo ejecutado vs planificado o Horas – Hombre y Productividad o Curvas de Avance Físico o Análisis de Valor ganado (A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN.4. por lo menos debe contener.4.2) o Análisis Riesgos Estado de la Construcción o Avance Físico Programado vs. Real en el periodo y acumulado o Actividades realizadas en el periodo o Estado de la requisición y compra de equipos y materiales o Actividades a realizar para el próximo periodo o Áreas de atención o Análisis de Valor ganado (A. Real en el periodo y acumulado o Actividades realizadas en el periodo o Estado de planos y documentos. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN. Ejecutado.ECOPETROL S.4.2) Anexos: o Como anexo a cada INFORME MENSUAL se debe incluir como mínimo los siguientes: Diagrama de Hitos Programado vs. se debe visualizar el tiempo remanente y total float Curvas de progreso Físico Real vs. tardías y la pronostico a completación Reporte de análisis de Desviaciones en Progreso Físico y tendencias Ruta Critica situación actual y plan de acción Histograma de Recursos Cuadros de control de seguimiento (C2) según lo niveles de programación . Planificada visualizando las Tempranas. Ejecutado Diagrama de barras Programado vs. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 31 de 33 - o Áreas de atención o Análisis de Valor ganado o Análisis Riesgos (A.A. 4. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 32 de 33 A.Identificación de las causas y evaluaciones de riesgos potenciales de costo y tiempo .Costos asociados al plan de mitigación .Alcance .Anexos . PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN.A.Resultados del análisis de riesgos de costo y tiempo .Recomendaciones .ECOPETROL S.Plan de mitigación .2 INFORME DE ANALISIS DE RIESGOS COSTOS Y TIEMPO . con el siguiente contenido: I... SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS Versión: 01 Fecha divulgación: VIT-DPY-P011 Página 33 de 33 A.. Real Plan detallado original vs.Índices Estadísticos (Desviaciones y Tendencias) VI. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN.ECOPETROL S. Real Resumen Histórico III. Conclusiones y Recomendaciones .3 INFORME FINAL DEL CONTRATO Debe presentar los aspectos más importantes que marcaron el desarrollo del contrato.. así como las razones de las desviaciones de las premisas y sus consecuencias frente a la conclusión del mismo. Real.Cuadro de cierre de cantidades (Aumentos/Disminuciones) IV. Lecciones Aprendidas VIII. Real) Histograma de recursos Planificado vs. cuadros de control de seguimiento Curvas de Progreso Físico por área (Plan vs.4..A. Situaciones Críticas VII.Objetivo II.Resumen Ejecutivo III.Resumen Histórico Plan Maestro vs.