ANEXO BSISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE SUSTANCIAS Y PRODUCTOS QUÍMICOS – SICOQ GUÍA PARA USARIOS “SUCURSAL” 1 ACCESO AL APLICATIVO 1.1 REQUISITOS PREVIOS Para el uso de la aplicación se requiere tener instalado en el computador el programa Java superior a 7.49, el certificado digital y el navegador Mozilla Firefox versión 31 en adelante. Se debe verificar si la firma digital ya se encuentra instalada, dando clic en el menú herramientas del Internet Explorer, seleccionar la pestaña contenido y luego en la opción certificados. Si aparece el nombre del Jefe de Almacén con el certificado emitido por CERTICAMARA, es porque ya se encuentra instalada la firma digital en el equipo. En caso que la firma digital no se encuentre instalada, se debe buscar en el equipo el archivo con extensión .p12 y dar doble clic. .Seleccionar la opción Usuario Actual y luego clic en siguiente y debe aparecer el siguiente cuadro: Dar clic en el botón Siguiente y en el próximo cuadro de dialogo deben habilitar los vistos buenos de las tres opciones de importación y digitar la contraseña (cada Jefe de Almacén debe tener conocimiento de la contraseña asignada). Luego dar clic en el botón Siguiente. Nuevamente se da clic en el botón Siguiente y luego en Finalizar (no se modifican las opciones). Finalmente se da clic en los dos cuadros de diálogo finales en Aceptar y Aceptar. Para instalar y parametrizar Java.gov. se debe ingresar a Java y añadir en la lista de excepciones la página https://srvsicoq.co .policia. policia.1.aspx .2 LINK DE ACCESO El link de acceso a la plataforma del Sistema de Información para el Control de Sustancias y Productos Químicos – SICOQ es el siguiente: https://srvsicoq.gov.co/FactorySuite/Seguridad/Factory. dar clic en el botón Acepto condiciones y luego continuar Se debe presionar el botón Actualizar Desplegar la lista de certificados y escoger el que ya está ingresado anteriormente. Si sale el pantallazo de JAVA.1. .3 SELECCIÓN CERTIFICADO DIGITAL Para poder ingresar a la plataforma del Sistema de Información para el Control de Sustancias y Productos Químicos – SICOQ. NOTA. es necesario seleccionar el certificado digital. .Luego dar clic en Seleccionar. Después de esto debe salir el siguiente mensaje y dar clic en Aceptar. [email protected] MANEJO DE CONTRASEÑAS Se debe contar con un usuario y contraseña asignados previamente por el Ministerio de Justicia y del Derecho – Subdirección de Control y Fiscalización de Sustancias Químicas y Estupefacientes. la cual es enviada al correo electrónico del Jefe de Almacén desde el correo electrónico diran. y dar clic en Iniciar Sesión. . Finalmente completar los datos faltantes de Usuario.co.gov. Contraseña y Código de Verificación.Verificar en la pantalla de acceso que quede correctamente asociado el nombre del Jefe de Almacen. según la firma digital seleccionada. 1. El sistema cuenta con la funcionalidad de aviso de expiración de la contraseña. Las contraseñas deben tener una longitud mínima de 7 caracteres y deben incluir un carácter especial (como por ejemplo: *. quedando la anterior desactivada. El sistema solicita la nueva contraseña.Para realizar el cambio de contraseña. El sistema envía un correo electrónico al usuario con la dirección electrónica a la cual se debe ingresar. -. . ésta se realiza desde el panel usuario una vez haya iniciado sesión en el sistema. la nueva contraseña iniciará la vigencia. según lo solicite el aplicativo. {. En estos casos para poder acceder se debe hacer uso de la opción ¿No puedes acceder a tu cuenta? Allí se solicita el usuario y el ingreso del código de verificación para realizar el envío de la solicitud. el sistema presenta un mensaje de actualización correcta con un link que direcciona al Login para un nuevo ingreso al sistema. Inmediatamente después del cambio.}) El sistema admite repetir la misma contraseña. que se presenta faltando 10 días para la expiración de esta. la confirmación de la nueva contraseña y el ingreso del código de verificación para la realización del cambio o la renovación. la nueva contraseña y la confirmación de la nueva contraseña. Si los valores son correctos. _. en la cual deberán suministrarse los datos de la contraseña actual. Se presentará una ventana emergente. El usuario selecciona la opción “Registro de movimientos”. cuando esto ocurra se debe contactar al administrador del sistema para habilitar el usuario. se procede con el registro de todos los movimientos de las sustancias químicas controladas autorizadas en el Certificado de Carencia de Informes por Tráfico de Estupefacientes. 2 REGISTRO DE MOVIMIENTOS INDIVIDUAL 2.1 DETALLE DE MOVIMIENTO Una vez registrado el saldo o inventario inicial para cada una de las sustancias por parte del usuario empresa. Para ingresar un movimiento se debe seleccionar la sustancia: Hacer clic en el botón “Adicionar” para habilitar el formulario de los datos de entrada del movimiento: . después de los cuales bloquea el usuario. donde se encontrarán los formularios en los que se ingresarán los diferentes movimientos.El sistema permite tres intentos incorrectos de ingreso de contraseña. Cantidad (*): Cantidad de la sustancia que se registra en el movimiento . según el tipo de movimiento son los siguientes: . Número documento soporte (*): Ingresar el número del documento soporte (N° Factura o N° Transacción SAP) . Fecha (*): Fecha en que se realizó el movimiento . .Cuando se hace clic en “Adicionar” se habilitan los campos del formulario para ingresar la información del movimiento. Se recomienda ingresar toda información relevante que no se pueda diligenciar en otros campos. Detalle (*): Comentarios u observaciones para tener en cuenta respecto al movimiento. Tipo documento soporte (*): Tipo de documento físico y existente con el cual se soporta el movimiento. Tipo (*): Según las actividades aprobadas en el certificado. si es de tipo (según tipo de movimiento seleccionado): Factura de compra Transacción SAP . Los campos aplicables. los tipos de movimientos disponibles son: Compra Consumo Pérdidas físico/químicas (según metodología de pérdidas y/o ganancias) Ganancias físico/químicas (según metodología de pérdidas y/o ganancias) . 3 ANULACIÓN DE MOVIMIENTOS .. se debe especificar en la sección de información del tercero. pérdida ó ganancia. Nombre del tercero (*): Ingresar nombres y apellidos completos del tercero interviniente en el movimiento a registrar. Numero CCITE del tercero: Ingresar el número del CCITE del tercero interviniente en el movimiento a registrar cuando se conozca. Ciudad del tercero (*): Seleccionar la ciudad de ubicación del tercero interviniente en el movimiento a registrar Cuando el movimiento es de tipo consumo. .2 TIPOS DE USO Se carga el formulario para asociar los tipos de uso de las sustancias químicas al movimiento que se está registrando. Se selecciona el tipo de uso y se da clic en la opción “Adicionar”. 2. . . Si es de tipo Cédula de Ciudadanía. Tipo documento del tercero (*): Especificar el tipo de documento del tercero interviniente en el movimiento a registrar. 2. Dirección del tercero (*): Ingresar la dirección del tercero interviniente en el movimiento a registrar. Departamento del tercero (*): Seleccionar el departamento de ubicación del tercero interviniente en el movimiento a registrar. NIT. Numero documento del tercero (*): Ingresar el número del documento de identificación del tercero interviniente en el movimiento a registrar de acuerdo con el tipo de documento seleccionado anteriormente. Pasaporte o Tarjeta Identidad . los datos propios de la empresa Se da clic en el botón “Guardar” para registrar el movimiento en el sistema y poder continuar con el diligenciamiento de los tipos de uso. Cédula Extranjería. . . se debe proceder a anular el movimiento y luego generar un nuevo movimiento con la información correcta.No se permite la modificación de movimientos. . Se da clic en el botón “Anular” para terminar el proceso de anulación. Para realizar la anulación. se debe diligenciar el dato de entrada “Comentario” especificando los motivos por los cuales se anula el movimiento. únicamente. Sin embargo. cuando se registra un movimiento y se detecta que este contiene datos erróneos. Una vez anulado el movimiento. 3 BALANCE SUCURSALES En la opción “Balance Sucursal” se muestran los datos de los certificados aprobados para la sucursal y sustancia. toda la información referente a este se presenta. en modo de lectura sin que sume o reste cantidad de sustancias en el inventario. afecte el saldo. el detalle de los movimientos. se presenta la información general de las transacciones realizadas para el intervalo de fechas seleccionado Io: Inventario Inicial. se presenta la información del Certificado. el saldo inicial para el periodo seleccionado. E: Entradas. Al seleccionar la opción “Reporte detallado por saldo mensual”. Adicionalmente. se visualizan las opciones: “Reporte de movimientos” y “Reporte detallado por saldo mensual”. Al seleccionar la opción “Reporte de movimientos”. tipo movimiento y cantidad) y los movimientos anulados se muestran en color rojo. el inventario final. S: Salidas. los movimientos anulados (en color rojo) y los movimientos de traslados si aplican (en color verde).Seleccionando el registro en la grilla del formulario y presionando clic derecho. If: Inventario Final. . se visualizan los detalles de los movimientos de entrada y salida (fecha.