Anexo 2- Carta de Control Interno Ejercicio 1

EJERCICIO OPINIÓN 1 LtdaRecomendaciones de control interno y otros asuntos Al 31 de diciembre de 2012 Señor XXXo Gerente Financiero EJERCICIO OPINIÓN 1 Ltda Bogotá Septiembre 3 de 2012 Referencia: Recomendaciones de control interno Apreciado señor Palacio: En mi carácter de revisor fiscal de EJERCICIO OPINIÓN 1 Ltda., me permito acompañar a la presente, un memorando con algunas recomendaciones para contribuir al mejoramiento continuo del control interno y de los procedimientos contables y asistir a la administración para proteger en forma más efectiva los activos y los intereses de la Compañía. Dichas recomendaciones fueron identificadas como consecuencia de mi permanente evaluación sobre la estructura y funcionamiento del control interno de la Compañía durante el proceso de entendimiento y evaluación de los principales ciclos de negocio que se reflejan en los estados financieros, no con el fin de expresar un concepto o dar seguridad sobre el mismo, sino para contribuir a mejorar los actuales procedimientos de seguridad y control establecidos por la Compañía. Los hallazgos efectuados como producto de las actividades ejecutadas fueron clasificados tal como lo definen las normas de auditoría generalmente aceptadas, así:  Debilidad Material (DM) - Es una condición reportable en la cual el diseño y operación del componente de control interno específico no reduce, a un bajo nivel, el riesgo de que errores o fraudes en montos que serían materiales en relación con los estados financieros, puedan ocurrir y no ser detectados en un período de tiempo por los empleados en el curso normal de ejecución de sus labores de control asignadas.  Condición reportable / debilidades significativas (CR/DS) - Son temas que representan deficiencias en el diseño y operación del control interno que podrían afectar adversamente la habilidad de la Compañía para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera consistente con las aserciones de la gerencia implícitas en los estados financieros. EJERCICIO OPINIÓN 1 Ltda Recomendaciones sobre control interno y otros asuntos 3 de Septiembre 2013  Posibles incumplimientos en normas legales (PINL) - Incorrecta aplicación de las normas legales a que está sometida la Compañía de acuerdo con la legislación vigente.  Otras observaciones de control interno / situaciones de negocio (OO/SN) - Oportunidades de mejora que están destinadas a ayudar a la Compañía a mejorar su control interno y lograr eficiencias operacionales. Como las pruebas de auditoría se desarrollaron con base en muestreos, además de evaluar los casos específicos que se citan a título de ejemplo, se sugiere que la administración se asegure de que estos casos no sean los únicos y que no sucedan en otras áreas de la Compañía. Esta carta es emitida solo para información y uso de EJERCICIO OPINIÓN 1 Ltda, y no debe ser usada por ninguna otra persona. Agradezco la colaboración recibida por parte del personal de la Compañía en relación con la labor desarrollada por la revisoría fiscal, y si considera necesaria información adicional al respecto, con gusto se la suministraré. Cordialmente, xxxxx Revisor Fiscal Tarjeta Profesional No.11-T 2 de 2 EJERCICIO OPINIÓN 1 Ltda Recomendaciones sobre control interno y otros asuntos Anexo A Para su consideración, detallo a continuación por área y tema evaluado, recomendaciones al control interno y otras observaciones diseñadas para fortalecer los controles y la eficiencia operativa. (Cifras en miles de pesos) No. Observación Recomendación Comentarios de la administración Tipo Proceso contable 1 Durante la revisión del proceso contable al 31 La Compañía debe implementar DM de diciembre de 2012 observé que la mecanismos de control que le permitan causación de los documentos contables no se asegurar que las operaciones se registren registra oportunamente de acuerdo con los cronológicamente en la fecha en que se principios de contabilidad generalmente hubieren realizado como los siguientes: aceptados. Algunos ejemplos:  Conciliación periódica de la totalidad de  Causación de facturas. las cuentas contables.  Causación de proveedores  Creación de plan de cierre mensual que le permita identificar que todas las  Causación de transacciones con operaciones se registren totalmente y vinculados oportunamente. Por esta razón se presentaron por parte de la Lo anterior en cumplimiento con los administración varias versiones del balance principios de contabilidad generalmente aceptados y con el objetivo de mitigar posibles sanciones fiscales (Retención en la fuente). PwC EJERCICIO OPINIÓN 1 Ltda Recomendaciones sobre control interno y otros asuntos No. Observación Recomendación Comentarios de la administración Tipo Costos laborales 2 Durante la revisión de los costos laborales al La Compañía debe implementar Señor Sr. Gómez, contador DS 31 de diciembre de 2011 observé que no mecanismos de revisión en el proceso de existe un procedimiento de revisión y liquidación y pago de nómina que le Se implementará la aprobación de las aprobación de las novedades. Algunos permitan garantizar la integridad y exactitud transacciones por el señor Ronal Vlieg, ejemplos: y actualización de las operaciones. gerente y el señor José Camacho, subgerente. Tipo de novedad Fecha Pago en cheque de 1° quincena de Nadia Skiner y Lina octubre Orjuela. Vacaciones de María 1° quincena de Borbón y Rosalba octubre Chiguazaque. Deducción por 1° quincena de libranzas de Carolina octubre Benavides, Castañeda Sonia, Luz Stella Hernández y Tatiana Suarez. Adicionalmente observé que no existe un proceso formal de revisión, aprobación y pago de la liquidación de nómina. PwC 2 EJERCICIO OPINIÓN 1 Ltda Recomendaciones sobre control interno y otros asuntos No. Observación Recomendación Comentarios de la administración Tipo Caja y bancos 3 Durante la revisión del corte de caja y bancos La Compañía debe asegurar que las Señor Sr. Gómez, contador DM observé que la compañía no ha contabilizado operaciones se registren cronológicamente los comprobantes que afecten las cuentas en la fecha en que se hubieren realizado, lo Se tomarán medidas a partir de la bancarias para el año 2012 por lo anterior no anterior en cumplimiento con los principios emisión final del año 2011. existe un consecutivo cronológico de las de contabilidad generalmente aceptados. operaciones. Algunos ejemplos: Fecha s/n Concepto Monto extracto 2 de enero Suministro de $4,194 2012 combustible para vehículos en B/quilla 3 de enero Pago planilla de $16,499 2012 protección social 12 de Pago de nómina $23,811 enero 2012 primera quincena Control interno 4 Durante el proceso de auditoría del ambiente Crear mecanismos de control que le Señor Sr. Gomez, contador de control interno observé que: permitan robustecer el control interno en cada uno de sus componentes: a. La Compañía se encuentra a. No se deja evidencia de la revisión y aprobando los Estados Financieros análisis mensual que realiza la gerencia a a. Dejar evidencia del análisis y las de 2010, por el señor Roi Joun, las variaciones de las cuentas reflejadas en correcciones producto de las revisiones asistente del vicepresidente los estados financieros. realizadas por la gerencia con el objetivo financiero corporativo. Este informe de que las cifras tomen el curso fue enviado el primero de mayo de respectivo dentro del proceso contable. 2012. No. Observación Recomendación Comentarios de la administración Tipo b. No existe un procedimiento de revisión de b. Implementar mecanismos de revisión b. Se tomarán las medidas para DM los comprobantes manuales que permitan periódicos que permitan ejercer control implementar políticas que garantizar la integridad y razonabilidad del sobre sus operaciones incluyendo los documenten los niveles de ajuste. Algunos ejemplos de comprobantes siguientes criterios de revisión sobre los atribuciones y aprobaciones en las PwC 3 EJERCICIO OPINIÓN 1 Ltda Recomendaciones sobre control interno y otros asuntos manuales que no cuentan con revisión ni ajustes manuales: transacciones y en los usuarios de la aprobación por un funcionario de nivel contabilidad local. adecuado son:  Existencia y ocurrencia de las operaciones. c. Debido al poco personal del área, Número del para los temas locales solo están comprobante Monto Concepto  Que todas las operaciones realizadas dos personas. A nivel corporativo se se hayan revisado. maneja unos niveles de CC -00000009 $1,018,261 Diferencia en aprobaciones interno, por lo tanto a CC- 00000023 $456,815 cambio Casa Matriz  Que las operaciones representen nivel local no se manejan. adecuadamente su naturaleza, clasificación. Sin embargo, al final de año, cuando c. No existe adecuada segregación de la contabilidad esté adelantada se funciones ni de perfiles de usuario parametrizados en el sistema. Ejemplo:  Que los comprobantes manuales tomarán las medidas e cuenten con un consecutivo implementaran niveles de Existe un solo perfil para causación y aprobaciones y usuarios aprobación de registros contables el cual cronológico. respectivamente para los usuarios es utilizado por el analista de contabilidad y contables. el contador.  Que la totalidad de las cuentas incluidas en los estados financieros estén adecuadamente conciliadas y se deje evidencia desde la realización hasta la aprobación por niveles adecuados. c. Evaluar las actividades y definir los accesos en el sistema que incluyan el principio de segregación de funciones en el área de contabilidad. d. El libro de junta directiva se encuentra a lápiz permitiendo de esta manera posibles d. Que los libros de actas de junta directiva modificaciones no detectables. sean llevados de manera cronológica, oportuna usando un medio que evite su fácil alteración. e. No se convocó oportunamente la Junta de socios como lo estipula el código de comercio y los estatutos de la compañía PwC 4 EJERCICIO OPINIÓN 1 Ltda Recomendaciones sobre control interno y otros asuntos No. Observación Recomendación Comentarios de la Administración Tipo 5 Durante la revisión detallada de los rubros Asegurar que la contabilidad se lleve de Señor Sr. Gómez, contador. DM incluidos en los estados financieros de la conformidad con las normas legales y la compañía al 31 de diciembre de 2011, técnica contable que permitan garantizar que  La contabilidad fue ajustada al 31 de identifiqué los siguientes errores los cuales todos los hechos económicos se reconocen diciembre de 2011. fueron ajustados en los estados financieros: y transmiten de forma correcta a los usuarios de la información la cual debe ser a. Reintegros de provisiones por $1,221,926 comprensible, útil, pertinente, confiable y las cuales no correspondían al movimiento comparable. real de la cartera. Producto de los ajustes realizados en la b. Subestimación en el gasto por diferencia contabilidad al 31 de diciembre de 2011, es en cambio por $1,769,459. necesario actualizar el formulario de declaración en la renta. c. Provisión de cartera subestimada en $580,460. Intercompañías 6 Durante la revisión detallada de las cuentas Dejar evidencia del seguimiento a las Existe una conciliación a nivel DM por cobrar con intercompañías y casa matriz operaciones realizadas con intercompañías corporativo, la compañía en Estados observé que no se lleva un proceso de y casa matriz mediante la realización de Unidos. El corporativo no se preocupa conciliación de las cuentas donde se pueda conciliaciones mensuales que permitan por los Estados Financieros locales, por evidenciar el seguimiento y análisis a las garantizar: tal razón no se ve necesario realizar partidas conciliatorias. Así mismo en nuestro estas conciliaciones. proceso de circularización no fue recibida la  Existencia y ocurrencia de las Es valida la recomendación, se respuesta por parte del vinculado económico operaciones. implementaran medidas de llevar la  Integridad de las operaciones. contabilidad conforme en las recomendaciones de la revisoría fiscal,  Análisis a las partidas conciliatorias y una vez se finalice la auditoría 2012.. antigüedad de las mismas. PwC 5 EJERCICIO OPINIÓN 1 Ltda Recomendaciones sobre control interno y otros asuntos COSTOS Y GASTOS 7 Durante la revisión detallada de las cuentas Reversar los registros realizados a cuentas DM por cobrar con intercompañías y casa matriz en pesos colombianos observé el registro inadecuado de diferencia en cambio a transacciones que no se realizan en moneda extranjera a las cuentas pagadas en nombre de su vinculado económico PwC 6