Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos AdministrativosCASOS DE ESTUDIO CLASE PRÁCTICA Nº 1 Teoría de la organización formal. Departamentalización. Asignación de actividades. Tipología de la organización formal. Aspectos comportamentales del cambio organizacional. Objetivos de Aprendizaje: Al terminar esta clase, el estudiante debe ser capaz de: ü Identificar los elementos que componen la Organización Formal y sus relaciones conceptuales. ü Comprender y aplicar el concepto de departamentalización y de asignación de actividades. ü Describir la tipología de las organizaciones de acuerdo a las relaciones formales ü Analizar las actitudes de los recursos humanos en los procesos de cambio URUCUER S.A. - Caso de Estudio URUCUER S.A. es una importante empresa de producción y venta de artículos de cuero, que goza de gran prestigio en el ámbito nacional e internacional. En sus comienzos, URUCUER S.A. solamente abastecía al mercado interno. Su Gerente General, el Sr. Javier Sánchez, comenzó a exportar en el año 1980, con gran éxito. Posteriormente detectó la existencia de un nicho de mercado para las prendas de lana, que resultaban complementarias a su línea de artículos de cuero. La distribución de los productos siempre estuvo tercerizada. La empresa se constituyó inicialmente con una estructura muy reducida. En la medida que URUCUER S.A. fue creciendo y desarrollándose, la misma fue ajustándose paulatinamente. El área de Producción en primer lugar y la de Ventas en segundo lugar, fueron objeto de procesos de racionalización que permitieron adecuarlas a las exigencias de las actividades que cumplen. Actualmente URUCUER es una mediana empresa que cuenta con cerca de 80 empleados. Actualmente el Gerente General, Javier Sánchez, motivado por los resultados exitosos obtenidos, ve la necesidad de continuar el proceso de ajuste de la estructura organizativa de la empresa. En particular, se manifiesta preocupado por la cantidad y heterogeneidad de las actividades que cumple el Departamento de Administración y Finanzas, área que, por otra parte, es la única que aún no ha sido efectivamente racionalizada. Sánchez le solicitó a Walter Da Silva, Jefe del Departamento de Administración y Finanzas su opinión al respecto y recibió como respuesta el siguiente informe: 1 Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos Fecha: 2 de mayo de 2005 A: Gerente General DE: Jefe de Departamento de Administración y Finanzas Asunto: Reorganización del Departamento de Administración y Finanzas Atento a vuestra solicitud, cumplo en elevar a su consideración el planteo realizado en la reunión mantenida el día 15 del corriente. Como usted recordará, URUCUER S.A. fue adaptando paulatinamente su estructura organizativa a las nuevas exigencias planteadas por su crecimiento y desarrollo. Dicho proceso involucró las áreas de Producción y de Ventas, las que han sido objeto de procesos de mejoramiento administrativo y han incrementado, consecuentemente, su productividad y eficiencia. Creo oportuno y necesario encarar de inmediato un proceso similar en el Departamento de Administración y Finanzas, ya que su funcionamiento no es el adecuado y los resultados de su trabajo no son los esperados. Ello es producto, a mi entender, del cúmulo de actividades que dicho Departamento cumple, que como usted podrá apreciar son de lo más variadas y heterogéneas. Para precisar la realidad me permito transcribir las actividades que actualmente cumple el Departamento de Administración y Finanzas: 1. Emitir órdenes de compra. 2. Controlar el listado de horas extras del personal. 3. Pedir cotizaciones de precios a los proveedores. 4. Atender la portería. 5. Efectuar pagos a los proveedores. 6. Registrar los pagos a los proveedores. 7. Controlar las licencias por enfermedad. 8. Registrar los movimientos financieros en el Libro de Caja. 9. Mantener actualizado el Registro de Proveedores. 10. Realizar arqueos para controlar los movimientos de Caja. 11. Mantener relaciones con las instituciones financieras. 12. Efectuar liquidaciones de sueldos. 13. Cobrar las facturas por ventas. 14. Realizar tareas de mensajería. 15. Registrar y controlar la asistencia del personal. 16. Realizar los presupuestos financieros. 17. Ejecutar tareas de mantenimiento del edificio. Nuestra idea, de ser compartida por usted, es departamentalizar el Departamento de Administración y Finanzas y asignar las actividades que hoy cumple a las unidades que se creen bajo su dependencia. La estructura de URUCUER S.A. está compuesta por un Directorio, integrado por 3 miembros, del que depende una Gerencia General. De la Gerencia General dependen 3 Departamentos: Fabricación, Ventas y Administración y Finanzas, es asesorada por una unidad de Marketing y otra de Diseño de Productos y es apoyada por una Secretaría de Gerencia. 2 Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos Del Departamento de Fabricación dependen 3 Secciones: Calzados, Lanas y Cuero. Del Departamento de Ventas dependen 3 Secciones: Montevideo, Interior y Exterior. El Gerente General y los Jefes de Fabricación y de Ventas integran un Comité que se reúne quincenalmente para coordinar, básicamente, la producción y comercialización de los artículos de la empresa. El organigrama actual de URUCUER S.A. es el siguiente: URUCUER S.A. Organigrama actual Hecho por: Walter Da Silva. Jefe Depto Administración y Finanzas Fecha: 02/05/2005 DIRECTORIO DIRECCIÓN GERENCIA GENERAL MARKETING SECRETARIA GERENCIA GENERAL DISEÑO DE PRODUCTOS COMITE COORDINAC. DEPARTAMENTO ADMINISTR. Y FINANZAS FABRICACION VENTAS SECCION CALZADO LANAS CUERO MONTEVIDEO INTERIOR La estructura del personal de la empresa es la siguiente: Unidad DIRECTORIO GERENCIA GENERAL SECRETARIA DE GERENCIA GENERAL MARKETING DISEÑO DE PRODUCTOS Dotación 1 Presidente 1 Vicepresidente 1 Vocal 1 Gerente General 1 Jefa de Secretaría 1 Auxiliar Administrativa 1 Jefe de Marketing 1 Analista de Marketing 1 Diseñador 1 Auxiliar Administrativa 3 EXTERIOR Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos Unidad DEPARTAMENTO DE FABRICACIÓN DEPARTAMENTO DE VENTAS DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Dotación 1 Jefe Departamento de Fabricación 1 Subjefe Departamento de Fabricación 1 Jefa de Sección Calzado 9 Operarios Sección Calzado 1 Jefa Sección Lanas 12 Operarios Sección Lanas 1 Jefe Sección Cuero 7 Operarios Sección Cuero 1 Jefe Departamento de Ventas 1 Subjefe Departamento de Ventas 1 Auxiliar Administrativo 1 Jefe Sección Ventas Montevideo 1 Auxiliar Administrativo Ventas Montevideo 3 Vendedores Montevideo 1 Jefe Sección Ventas Interior 1 Auxiliar Administrativo Ventas Interior 3 Vendedores Interior 1 Subjefe Sección Ventas Exterior 2 Auxiliares Administrativos Ventas Exterior 1 Auxiliar Administrativo-enlace con la empresa distribuidora de los productos 1 Jefe Departamento Administración y Finanzas 15 Auxiliares Administrativos La empresa carece de manuales de procedimientos, si bien se está analizando la implementación de sistemas computarizados para el área de Personal, lo que llevará a que próximamente se redacten algunos procedimientos escritos. En este sentido, se pretende mejorar sustancialmente, entre otros, el procedimiento de control de asistencia del personal y la información que sustenta la liquidación de haberes. Dicho procedimiento resulta hoy en día muy engorroso ya que implica el cumplimiento de una serie de operaciones manuales -control de tarjetas, registro de las faltas, registro de las horas extras, anotación de las llegadas tarde y cálculo de horas trabajadas-. SE SOLICITA: 1) IDENTIFICAR dentro de la organización administrativa de URUCUER S.A los siguientes elementos de la organización formal: a) la estructura organizativa; b) los órganos y sus respectivas funciones y actividades; c) los cargos. d) puestos y tareas; e) los procedimientos de trabajo; f) las operaciones; g) los sistemas administrativos. h) niveles jerárquicos; i) métodos de trabajo; j) relaciones formales. 2) IDENTIFICAR el tipo de organización formal de URUCUER S.A. 4 José: Departamentalización. 5) ASIGNAR las actividades que actualmente cumple el Departamento de Administración y Finanzas a las unidades creadas como producto de la departamentalización efectuada en el punto 4. 2005 ü Penengo. considerando las actividades que cumple actualmente y FUNDAMENTAR los criterios utilizados. 5 . 4) EFECTUAR la departamentalización del Departamento de Administración y Finanzas.A. ü Pini. 2000 ü Apuntes de clase. Doc. Oficina de Apuntes CECEA. Nº 20. ü González. José: Teoría y diseño organizacional. Manuel: Aspectos Comportamentales del Cambio Organizacional. 6) EXPRESAR la función del Departamento de Administración y Finanzas. Montevideo. Miguel y Pérez Bravo. una vez cumplida la departamentalización y la respectiva asignación de actividades. Oficina de Apuntes CECEA. Oficina de Apuntes CECEA. Soraya: Tipología de la organización formal. BIBLIOGRAFÍA: ü Pini. Editorial Técnica.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos 3) IDENTIFICAR los criterios de departamentalización utilizados en la estructura organizativa de URUCUER S. A. Sistemas de calidad total Objetivos de aprendizaje: Al terminar esta clase. y todos los aspectos necesarios para garantizar un funcionamiento eficaz y eficiente de la empresa” Establecía un plazo de tres meses para la ejecución del trabajo 6 .A. ü Conocer los requisitos que debe reunir un analista de OYS ü Conocer y aplicar el concepto de calidad y las etapas de evolución de dicho concepto. el Directorio de la empresa está integrado por Adriana Festi como Presidenta y su hermano Atilio como Vicepresidente. gira en el ramo de fabricación y venta de artículos de cotillón y accesorios para fiestas en general. Hay que controlar todo lo que hacen”. La Gerencia Comercial está a cargo del Sr. Los nuevos empleados no son como los de antes. Presentó su propuesta luego de una breve entrevista que mantuvo con los Directores. Comenzó como una empresa familiar y en los últimos tres años tuvo un crecimiento importante en su volumen de actividad. El T.A. Esta circunstancia es atribuida por Adriana al crecimiento demasiado rápido de la empresa en los últimos años. También sería importante acercarse al cliente y ver cuáles son los motivos de queja y lo que realmente aprecia”. aunque en su opinión:“el problema no radica solo en la estructura y en aumentar el control de los productos terminados. Adriana y Atilio.A. Últimamente se han producido reiteradas devoluciones de los pedidos entregados por fallas en la fabricación. En su propuesta establecía que el objetivo del trabajo sería “estudiar la estructura organizativa. Juan Alegre. Hay que tratar que no se produzcan errores. No poseía experiencia previa en trabajos similares. amigo de ambos. ü Relacionar dicho conceptos con OYS SHOWTIME S. Pedro Pomi. recién egresado de la EDA. Luis Viera. También han aumentado las quejas de los clientes por incumplimiento de las fechas de entrega pactadas originalmente. el estudiante debe ser capaz de: ü Conocer y aplicar aspectos de la metodología de los procesos de mejoramiento administrativo. La Gerencia de Producción está a cargo del Sr. solicitaron la presentación de una propuesta a tres firmas consultoras y al T. José Zito. realizó cursos de Administración y Computación en UTU. Existe desde hace un año una Gerencia de Administración a cargo del Cr. que pasó de 8 a 25 personas en el mismo lapso. – Caso de Estudio La empresa Showtime S. incrementando tanto su producción y sus ventas que se realizan en el salón de la empresa o mediante envíos de encomiendas. Por ello propuso a su hermano contratar a un consultor externo con el objetivo de analizar la estructura organizativa y las funciones de los distintos órganos de la empresa. Actualmente. como la dotación de personal. que no ha dado posibilidad de adecuar la estructura organizativa de la empresa: “es necesario aumentar el control de los artículos terminados. Atilio estuvo de acuerdo con la propuesta.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos CLASE PRÁCTICA No 2 Metodología de los procesos de mejoramiento administrativo. Pomi. A Pomi entrevistó a dos de los Gerentes de la empresa. Alegre compra algunas cosas que no me sirven para mis planes de fabricación y no me compra otras que sí necesito”. Con la información recabada en los cuestionarios y entrevistas y el cuadro elaborado. El cuestionario elaborado por el T. Fundamente su respuesta ü ¿Qué opina de la posición de Atilio con relación a este concepto?.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos y fijaba sus honorarios de acuerdo al sueldo que ganaba un amigo. Su entusiasmo era muy grande. Para ello solicitó al Sr.. que ocupa el cargo de técnico en administración en un Ministerio. ya que el Cr. manifestó: “Tengo problemas con las importaciones de materia prima y también con las compras en plaza. ya que coordinar 10 vendedores en todo el país me resulta bastante complicado”. Zito que elaborara una lista de actividades del Departamento y una lista de tareas de cada uno de los empleados. Luis Viera. ya que se trataba de su primer trabajo. Frente a esta última entrevista..” “Estamos teniendo una creciente demanda del exterior pero no tengo tiempo para atenderla adecuadamente. Pedro Pomi comenzó de inmediato su tarea. Sr.A. Zito. Pomi. Gerente Comercial. mencionó lo siguiente: “Estamos fabricando artículos que hace tiempo que el mercado no compra y eso me genera problemas importantes en plaza.. El Directorio analizó las propuestas y optó por contratar al T. El Gerente de Producción. el T. Fundamente su respuesta 7 . ü ¿Qué opina de la posición de Adriana con relación a este concepto?. SE SOLICITA: 1) EXPRESAR el concepto de calidad.A Pomi resolvió analizar la distribución del trabajo en el Departamento Salón de Exhibición y Ventas. cuya oferta era más conveniente desde el punto de vista económico. el mantenimiento de algunos equipos no es el adecuado y eso me genera retrasos por roturas en los mismos”.. el T. Pomi es el siguiente: CUESTIONARIO – Conteste por favor en hoja aparte -Nombre: -Cargo: -Nombre de su jefe directo: -Nombre de sus subordinados directos: -Detalle las tareas que realiza -¿Cuáles son las principales decisiones que toma solo? -¿Integra algún comité de coordinación? -¿A quién o quienes brinda asesoramiento? -¿Cuáles son los principales problemas que enfrenta para realizar su trabajo -Edad: Luego de haber procesado los datos de los cuestionarios contestados. para lo cual elaboró un cuestionario escrito que distribuyó entre todos los integrantes de la empresa. En la otra entrevista el Sr. “.A. ANALIZAR su evolución en el ámbito de la teoría de la administración. presentó su informe a la dirección de la empresa. BIBLIOGRAFÍA ü Penengo.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos 2) EXPLICAR las diferencias y semejanzas entre los conceptos de OYS y Calidad Total 3) Si usted fuera contratado como Analista de O y S para analizar la estructura organizativa de Showtime S. explicando los aciertos y errores que cometió en cada etapa. Edit.R.A Pomi para realizar su trabajo. ü Apuntes de clase 8 . 5) EXPLICAR si el T. Técnica S.A. 4) ANALIZAR las etapas metodológicas cumplidas por el T.L.A. Montevideo. Miguel Metodología de los procesos de mejoramiento administrativo. Pomi tiene el perfil profesional y personal adecuado para la realización del trabajo.1997.: EXPLICAR las etapas metodológicas que seguiría para realizar dicho trabajo. la Sección Empaquetado cuenta con 1 Jefe y 3 Operarios y la Sección Etiquetado cuenta con 1 Jefe y 5 Operarios. Asimismo existen 3 Cobradores que salen a la calle a realizar la cobranza.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos CLASE PRÁCTICA Nº 3 Análisis y diseño de las estructuras organizativas. quienes realizan la registración de las operaciones de la empresa. Pilar Martínez. integrada por 1 Jefe. venta y distribución de pan congelado. el estudiante debe ser capaz de: ü ü ü ü Diagramar organigramas Analizar estructuras organizativas Formular propuestas de estructuras organizativas en forma creativa Analizar comparativamente diversas propuestas de estructura PANCITOS S. Carlos Porteño percibió claramente la oportunidad que le brindaba el mercado y extendió sus actividades también a la producción. un Ingeniero de Sistemas. así como diversos trámites en oficinas públicas. En la actualidad la empresa cuenta con 55 funcionarios que se distribuyen en los Departamentos de Producción. a cargo del Sr. La Sección Tesorería cuenta con un Jefe.. el cual integra junto a su esposa Juanita Somma. Objetivos de aprendizaje: Al terminar esta clase. Gonzalo Murialdo y de Administración. Tesorería. cuyo Jefe es la Cra.A. 2 Vendedores y 3 choferes. Finalmente en febrero de 1999 cerró el local de venta al público y se dedicó a producir y distribuir el pan congelado en cadenas de supermercados y comercios minoristas de Montevideo y del Interior. gira en el ramo de producción. . Del Departamento de Administración dependen cuatro Secciones Contabilidad. Empaquetado y Etiquetado. La jefatura de Sección está vacante por lo que son supervisados directamente por el Jefe de Administración. quien ha desarrollado los diferentes sistemas que se utilizan en la empresa y 9 . Del Departamento de Producción dependen tres Secciones: Fábrica. quien realiza tareas de cobranza en la empresa y la facturación. La empresa fue fundada en 1996 e inicialmente importaba los productos desde Brasil y los vendía directamente al público desde un pequeño local en el barrio La Blanqueada. quien se desempeña como Gerente General y Presidente del Directorio. A medida que el negocio fue prosperando y los hábitos de los consumidores cambiaron.A. La Sección Centro de Cómputos cuenta con 4 integrantes: el Jefe. Centro de Cómputos y Suministros. Del Departamento de Ventas depende la Sección Ventas a Supermercados y Minoristas. Luis Masa. 4 Auxiliares Administrativos. En la Sección Contabilidad trabajan 2 Auxiliares Contables. Es propiedad de Carlos Porteño.Caso de Estudio La empresa Pancitos S. La Sección Fábrica cuenta con 1 Jefe y 18 Operarios. cuyo Jefe es el Ing. de Ventas. En la primera reunión que mantiene la Licenciada en Administración Juliana Marín con el Gerente General. hay veces que demoran más de una semana. la cobranza disminuye cada mes. siempre se demora al menos una semana en brindármelo y ni les digo si solicito informes a Contabilidad. Aunque yo indiqué que las giras de cobranza en el interior no deben durar más de una semana. Cuando intento realizar algún arqueo para control. el Jefe de Tesorería me dice que me quede tranquila que él los controla. Por eso he solicitado a los cobradores que depositen la cobranza en el Banco de la Localidad en que se encuentren y me informen telefónicamente los importes. si bien la ventas de pan congelado han aumentado. Carlos Porteño se encarga directamente de las importaciones de materias primas. Está integrada por 1 Jefe y 2 Auxiliares de Compras. así como del control del control de las empresas contratadas para el mantenimiento de las maquinarias de producción y la limpieza. ha detectado que. Hace tiempo que no recibo los pronósticos de ventas. La Sección Suministros se encarga de realizar las compras en plaza de materias primas. Jefe de Producción: ¡Así no se puede trabajar! Yo realizo planes de producción de acuerdo a los que me indica mi experiencia. sistemáticamente. sobre todo en el Interior y los Cobradores no dan abasto con la cobranza. Y luego sucede que los vendedores solicitan pedidos urgentes directamente a 10 . en especial a los clientes minoristas. autorización de licencias y mantenimiento de los legajos del personal. Desde hace algunos meses Porteño viene percibiendo problemas internos que se van agudizando. Además he recibido muchas quejas de clientes del Interior que la mercadería les ha llegado con retraso por problemas con los vehículos que se encargan de la distribución.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos asesora a los usuarios y 3 Auxiliares Administrativos quienes realizan indistintamente tareas de respaldo. Entre otras cosas. los Jefes de Departamento y el Jefe de Tesorería se desarrolla el siguiente diálogo: Gerente General: Cada vez es más difícil tomar decisiones. las cifras brindadas por ambas Secciones no coinciden. Eso me permite tener el saldo de Caja y Bancos al día. liquidación de remuneraciones. Jefe de Administración: El problema es que los Cobradores durante los últimos seis meses no entregan los recibos de cobranza en forma diaria para contabilizar. Cuando solicito un informe de cobranza al Jefe de Tesorería. También muchas veces solicito un pedido urgente a Producción y nunca lo pueden cumplir en fecha. Jefe de Tesorería: Los clientes han aumentado mucho. materiales y útiles de oficina y la contratación de las empresas encargadas del mantenimiento de las maquinarias y la limpieza respectivamente. Jefe de Ventas: Los Vendedores que tenemos no pueden visitar en tiempo a todos los clientes. Además. es imposible de cumplir. decide contratar a un Licenciado en Administración para que realice un diagnóstico de la estructura organizativa y de los principales problemas de funcionamiento de la empresa. Preocupado por la situación. José: Departamentalización. Y así continuó la reunión durante toda una tarde. Además hace más de un mes que una de las máquinas principales para el congelado está rota y no han venido a repararla. capacitar y actualizar instructores internos.analizar la cobranza. realizar las importaciones. BIBLIOGRAFÍA: ü Pini. ejecutar y controlar el desarrollo de los cursos que integran el Plan de Capacitación.A.A. SE SOLICITA: 1) GRAFICAR la estructura organizativa actual de Pancitos S. nos afecta a todos. Me gustaría que nosotros tuviéramos uno igual. 11 . analizar permanentemente la información recabada y formular los indicadores de gestión correspondientes.. que cada Gerencia y Departamento sepa las funciones a cumplir. ü Formular y ejecutar el Plan de Capacitación y sus programas de formación ü Diseñar. GRAFICAR y FUNDAMENTAR una propuesta de estructura organizativa para Pancitos S.. ACTIVIDADES: ü Definir las necesidades de formación y capacitación del personal de la empresa. Oficina de Apuntes CECEA. son unas cuantas: planificar. aptitudes y actitudes del personal con el fin de contribuir al logro de los objetivos estratégicos y operativos de la empresa. con el fin de superar las fallas y potenciar las fortalezas estructurales detectadas en el punto 2. José: Teoría y diseño organizacional. cada vez estoy más horas en la empresa y tengo menos tiempo. contenía la siguiente información: NOMBRE DE LA UNIDAD: CAPACITACIÓN DEPENDE DE: RECURSOS HUMANOS SUPERVISA A: No tiene unidades dependientes FUNCIÓN: Promover el desarrollo de los conocimientos. ü Evaluar los resultados del Plan de Capacitación y su impacto en los usuarios internos y externos ü Diseñar y mantener actualizada la base de información referida a los conocimientos del personal. tratar de captar nuevos clientes. Oficina de Apuntes CECEA. le solicitamos ayuda para funcionar mejor.. en la que los problemas siguieron en aumento.. La hoja del manual que el Gerente General mostró en la reunión. Acá tengo una hoja de un Manual de Organización y Funciones que me facilitó un amigo. Lo que afecta al buen funcionamiento de la empresa. programar. Lo aplican en su empresa. Numere y explique con claridad cada una de las fallas y fortalezas. 4) DISEÑAR las hojas del Manual de Organización y Funciones expresando la función y las actividades de dos de las Unidades que integran la propuesta de estructura organizativa por Ud. ü Seleccionar.A. ü Pini. Mis tareas.. 2) ANALIZAR las fallas y las fortalezas estructurales de Pancitos S. Gerente General: Licenciada. 3) FORMULAR. realizada.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos los operarios de Fábrica. encargarme del control de las empresas contratadas para el mantenimiento y la limpieza.. Oficina de Apuntes CECEA. Oficina de Apuntes CECEA. Doc. Daniel y Pintos. ü Pintos. ü González. Gabriela: Los Manuales Administrativos. 12 . ü Apuntes de clase.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos ü Xavier. ü Garbarino. Jorge: Las comisiones como instrumento organizacional. Oficina de Apuntes CECEA. Nº 10. Oficina de Apuntes CECEA. Gabriela: Análisis de estructuras organizacionales. Soraya: Tipología de la organización formal. Diego Lagos). Del Directorio dependen: ü El Departamento de Producción a cargo de Raúl Valiente y del que dependen dos Secciones: Fabricación. para lo cual dispone de dos camionetas. de quien dependen en forma directa 9 auxiliares y 3 choferes. Técnicas de diagramación Objetivos de aprendizaje: Al terminar esta clase. La empresa ocupa a 44 personas y es asesorada por el Cr. que se dedica a la producción y comercialización de bolsas plásticas de distinto tamaño y espesor para supermercados. integrada por un Jefe (el Sr. Su Directorio está formado por Jorge Bravo y Raúl Valiente. compras menores) y 2 auxiliares de mantenimiento que se encargan de las reparaciones de la maquinaria y de las camionetas de la empresa. Los auxiliares se encargan indistintamente de facturar. preparar la información necesaria para la liquidación de los impuestos y aportes sociales.R. la estructura organizativa de una empresa. a cargo de Jorge Bravo. así como de la preparación de los pedidos para ser entregados a los clientes. La Sección está integrada por un jefe y dos auxiliares. papelería. comercios y viveros de todo el país. la fabricación de la bolsa y la impresión del logo del cliente o lo que éste desee. integrada por un Jefe y 13 vendedores (7 para Montevideo y 6 para el interior).Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos CLASE PRÁCTICA No 4 Análisis y diseño de estructuras organizativas. dependen directamente del Jefe del Departamento 4 auxiliares de compras que se encargan de las compras de la empresa (materias primas. liquidar y pagar los sueldos. Martín Rivero para la liquidación y el pago de impuestos y aportes sociales. BOLSAS S. ü Departamento de Ventas. ü Analizar estructuras con espíritu crítico. por ejemplo) en plaza. Los choferes están encargados de manejar las 2 camionetas de la empresa y entregar las mercaderías a los clientes. es una empresa ubicada en Montevideo. ü La Sección Finanzas. a través de un organigrama. registrar y cobrar las ventas. registrar las compras y pagar a los proveedores.R.L. a cargo del proceso productivo e integrada por un Jefe y 7 operarios y Depósito. el estudiante debe ser capaz de: ü Graficar. 1 Caso utilizado en la Primer Revisión del curso 2005 13 . del que depende la Sección Ventas. ü Diseñar estructuras organizativas en forma creativa y acorde con los objetivos organizacionales. Departamentalización.L – Caso de Estudio1 Bolsas S. Las bolsas se fabrican en el local de la empresa y el proceso productivo implica la compra de materia prima en el exterior e insumos (tintas. encargada del almacenamiento y custodia de las materias primas y productos terminados. Asimismo. La empresa entrega la mercadería en el domicilio del cliente. el alza en el precio de éste provocó un aumento en el costo de la materia prima que no se pudo trasladar a los precios de venta para no perder competitividad. .R. José: Teoría y Diseño organizacional.Es así. “Los auxiliares no toman ninguna decisión respecto a las importaciones. Oficina de Apuntes. 5. A medida que surgían problemas o nuevas tareas que no podíamos cumplir contratábamos más gente.es que crecimos mucho. . Raúl Valiente planteó su preocupación: la calidad de la materia prima no es la misma de antes y parece que nadie se preocupa y los clientes comenzaron a quejarse. Numere y explique con claridad cada una de las fallas y fortalezas. . SE SOLICITA: 1. según surge del diálogo entre los dos Directores BIBLIOGRAFÍA: ü Pini.R. FORMULAR y FUNDAMENTAR las recomendaciones que potencien las fortalezas y permitan superar las fallas explicadas en el punto anterior 4. el proceso de diseño de la organización formal en el momento de creación de la empresa Bolsas S.Lo que pasa – dijo Raúl. pero antes tengo la sensación que no trabajaba tanto y ganaba más. Te acuerdas como empezamos? Quién iba a decir a donde llegaríamos. y surgió esto de las bolsas y probamos a ver que pasaba sin pensarlo mucho. formule en los aspectos estructurales.. ahora estamos todos atareados. . CECEA.L. en lo que corresponda.L. Por qué no le pedimos al Contador algún asesoramiento? Ha insistido tantas veces con que tenemos que organizarnos mejor y en especial que tenemos que informatizar los procesos. DIAGRAMAR el organigrama de la estructura organizativa actual de Bolsas S.planteó. Será la crisis o lo que sea..Estábamos sin trabajo.. disminuyó y puso en evidencia problemas que la buena marcha de los negocios hizo que se descuidaran... No podemos seguir así. con lo que el margen de ganancia de Bolsas S...contestó Jorge. Luego de un problema especialmente grave con un cliente.. D y Pintos. los dos Directores se reunieron y comentaron: .R.Tienes razón. José: Departamentalización.Si. Por su parte.. También comentó: “el Jefe de la Sección Ventas no puede supervisar bien a todos los vendedores y estos cometen errores sea en el precio de venta como en el tipo de bolsas”. CECEA ü Garbarino..Pero antes ganábamos más que ahora. ANALIZAR críticamente. Jorge Bravo se preocupaba del tema de importaciones. EXPLICAR las fortalezas y las fallas de la estructura organizativa actual de la empresa. CECEA ü Pini. y la verdad es que nos fue bien y pudimos darle empleo a amigos que estaban como nosotros. 3. G: Análisis de estructuras organizativas..L.. ü Apuntes de clase 14 .En general. Oficina de Apuntes.. tengo que hacerlo yo en lugar de preocuparme por conseguir nuevos clientes o nuevos negocios “..Y él sabe de eso: hace muchos trabajos de organización de empresas. pero las ganancias terminan por ser menores. no teníamos idea qué hacer. hemos contratado a todos nuestros amigos! Solo por eso vale la pena llevar adelante la empresa. 2.. DIAGRAMAR un nuevo organigrama que refleje las recomendaciones que Ud..Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos Como la materia prima usada en la fabricación de las bolsas es un producto derivado del petróleo. De la Gerencia de Ventas dependen dos Departamentos: Ventas e Informática. Su función es comercializar la producción de la empresa en plaza (Montevideo y Litoral del país) y en el exterior. la Sra Amelia Gómez y el Ing. Fabián Castro. Ultimamente estas reuniones se han vuelto conflictivas. ambas contratadas. Del Departamento de Informática dependen tres Secciones: Desarrollo. el mantenimiento de la seguridad informática y el respaldo de la información. 16 Vendedores y dos Auxiliares Administrativos. Pintura y Moldes. la cobranza. La Gerente de Administración da instrucciones directas al Jefe del Departamento de Compras en los aspectos financieros de su gestión. Los Gerentes de Administración y de Ventas junto con el Presidente del directorio se reúnen semanalmente con el fin de coordinar diversos aspectos de la gestión de la empresa. el estudiante debe ser capaz de:: ü Graficar. el control de horarios y la liquidación y pago de salarios. ü Fortalecer el análisis de estructuras organizativas ü Integrar aspectos estructurales y operativos (de funcionamiento) de las organizaciones FOLDER SA. la facturación. Gerente 2 Caso utilizado en la Primer Revisión del curso 2003 15 . La Sección Mantenimiento de Sistemas tienen a su cargo la resolución de problemas informáticos que se presentan en los programas y equipos. Mantenimiento de Sistemas y Costos. Galvanizado.Caso de Estudio2 La empresa FOLDER SA produce diversos artículos que comercializa en el país y en el exterior. también coordina las actividades de las empresas externas de seguridad y de limpieza. a través de un organigrama. También dependen directamente de la Presidencia dos Departamentos: Compras y Control de Calidad y cuatro Secciones que tienen a su cargo el proceso productivo: Corte. El Departamento de Contaduría tiene a su cargo los registros contables. tiene amplios poderes de administración y representa a FOLDER SA. quien ocupa el cargo de Presidente. Como Presidente del Directorio.. El Departamento de Personal tienen a su cargo la selección de personal. Martín Viera. El Departamento de Ventas está integrado por un Jefe. La Sección Costos se ocupa del cálculo de los costos de producción que se efectúa mediante un programa especialmente diseñado a esos efectos. Su Directorio está integrado por el Sr.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos CLASE PRÁCTICA No 5 Análisis y diseño de las estructuras organizativas Objetivos de aprendizaje: Al terminar esta clase. La Sección Desarrollo tiene a su cargo la programación y desarrollo de nuevas aplicaciones informáticas y el mantenimiento de la página web de la empresa. De la Gerencia de Administración dependen dos Departamentos: Personal y Contaduría y la Sección Depósito y Expedición. La Presidencia es asesorada en asuntos comerciales e investigación de mercados por una unidad especializada en Marketing que está integrada por un Analista en Marketing y un Auxiliar Administrativo. la estructura organizativa de una empresa. los pagos a proveedores y los trámites ante los bancos y organizaciones públicas. De la Presidencia dependen la Gerencia de Administración y la Gerencia de Ventas. Aurora Lima. en especial de las tareas de supervisión que tienen a su cargo y de los resultados que espero de ellos y de la empresa en su conjunto. dijo Pilar Sierra. ¡Acá hay que poner más voluntad y capacitarse. Pero junto con las ventas aumentaron los problemas. agregó el Presidente. -¡No!. Hace dos años estabas agobiada de trabajo y decidimos que el Departamento de Compras dependiera directamente de mí. Las reuniones generales con ellos no resultan efectivas ya que los problemas que le plantean son muy distintos. Luego de la reunión. como hacen todos!. SE SOLICITA: 16 . Pasamos los pedidos a depósito y Expedición y son ellos los que demoran las entregas. Los estimulo para que tomen decisiones y así la gente responde. -Últimamente he tenido quejas de varios clientes sobre atrasos en las entregas. la Gerente de Ventas informó que un Vendedor detectó irregularidades con la cuenta corriente de un cliente. He hablado mucho con los cuatro Jefes de Sección. dijo el Presidente. El Jefe del Departamento de Ventas me explicó que no tiene tiempo para atender a todos los Vendedores. Investigó y encontró errores y omisiones en la facturación y registración efectuadas por el Departamento de Contaduría.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos de Administración. Logramos aumentar las exportaciones. no se por qué. Incluso cuando hay stock. -Yo también veo que hay problemas. hemos consolidado las ventas y estamos pensando en expandirnos a otros departamentos del interior del país. Hace días que apenas voy a la Fábrica. a mí también me molesta que pase todo el tiempo protestando. El Jefe de la Sección Desarrollo se queja que la Jefa de Compras continuamente solicita cambios a los programadores que dependen de él sin consultarlo. Si renuncia. ¡Cada vez tienes menos trabajo e insistes es que quieres más gente! En la última reunión. -¡Otra vez Aurora!. la producción sigue saliendo bien. -No voy a defenderla. Pero estamos teniendo problemas. Sin embargo. demora la distribución al cliente. responde el Presidente a los pedidos de Aurora Lima. Hace tiempo que no se reúne con la gente de Producción. el Presidente comentó a Pilar Sierra. contratamos un Contador. luego fue el tema de los costos que te planteaba tantos problemas y desde entonces se hizo cargo la gente de informática. permite que la gente de Depósito y Expedición reciba los pedidos sin verificar si hay stock. expresó Pilar Sierra. ¡Aurora lo único que sabe es pedir más personal!. ha solicitado que se contrate más personal para su área. tú tienes las ventas y toda la informática y hacemos las cosas bien. Gerente de Ventas: -¡Si quiere que renuncie! Yo me hago cargo de todo lo referente a la producción. de la cual Aurora se fue amenazando con su renuncia. También el Jefe del Departamento de Informática me informó que le ha perdido la pista al nuevo programa de compras y se están alejando del cronograma previsto. El Presidente entiende que no es necesario. BIBLIOGRAFÍA: ü Pini. ELABORAR el organigrama de la nueva estructura organizativa. Daniel y Pintos. Gabriela: Análisis de estructuras organizativas. Oficina de Apuntes.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos 1) ELABORAR el organigrama de la estructura organizativa actual de FOLDER SA. CECEA ü Pini. Oficina de Apuntes. ü Apuntes de clase 17 . José: Departamentalización. Oficina de Apuntes. CECEA. José: Teoría y Diseño organizacional. CECEA ü Garbarino. 2) ANALIZAR las fallas y las fortalezas organizativas de FOLDER SA. 3) FORMULAR Y FUNDAMENTAR recomendaciones que le permitan a FOLDER SA superar las fallas y potenciar las fortalezas analizadas en el punto anterior. La primera la envía al Sector Depósito y Expedición. su dirección. Ante este tipo de problemas. lo solicita telefónicamente a la Sección Fábrica. se relevó el procedimiento de ventas y cobranzas.L. ü Departamento de Administración y Finanzas. del que dependen dos Secciones: Ventas Montevideo y Ventas Interior. persisten algunos problemas que preocupan a ambos Directores. la segunda a la Sección Contabilidad y la tercera la archiva por orden numérico. 4. con la primer vía de la factura. se han recibido quejas de clientes que afirman que existen “pedidos que nunca llegan y luego los quieren cobrar” y de los vendedores que afirman que “lo que envía la empresa no es lo que vendimos y nosotros siempre tenemos la culpa”. Su Directorio. El auxiliar del Sector Depósito y Expedición. Objetivos de aprendizaje: Al terminar esta clase.L. anotando en una hoja por cada pedido el nombre del cliente. Si el stock de algún artículo es insuficiente. es una empresa ubicada en Montevideo que se dedica a la producción y comercialización de bolsas plásticas de distinto tamaño y espesor para supermercados. quien elabora las respectivas facturas en 3 vías. Compras y Control de Calidad y un Sector: Depósito y Expedición. 3. Por ejemplo. a la espera de lo que falta.R. Los vendedores visitan a los clientes y reciben sus pedidos. formado por Jorge Bravo y Raúl Valiente aprobó las recomendaciones realizadas por el Contador. que es el siguiente: 1. A pesar de los cambios en la estructura. destruye las hojas entregadas por los vendedores. la cantidad y el precio que consultan en la lista de precios. 3 Caso utilizado en la Segunda Revisión del curso 2005 18 . ü Departamento de Comercialización.R. comercios y viveros de todo el país. el estudiante debe ser capaz de: ü Diagramar procedimientos administrativos ü Analizar críticamente procedimientos y determinar sus fallas ü Elaborar propuestas creativas para la mejora de procedimientos BOLSAS S. archiva la factura en el bibliorato Pedidos Pendientes de Entrega y coloca el pedido parcialmente preparado en la estantería dispuesta a tal efecto. del que dependen tres Secciones: Finanzas. Luego de realizadas las facturas. 2. – Caso de Estudio3 Bolsas S. actualiza manualmente la ficha de stock de cada artículo a medida que los va incluyendo en el pedido que está preparando. Contabilidad y Personal. la descripción de la mercadería solicitada. por lo que la estructura organizativa actual de la empresa es la siguiente: Del Directorio dependen: ü El Departamento de Producción del que dependen tres Secciones: Fabricación.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos CLASES PRÁCTICAS Nº 6 Y 7 Análisis y diseño de procedimientos de trabajo. Una vez a la semana entregan las hojas al auxiliar del Departamento de Comercialización. El auxiliar de la Sección Finanzas deposita los medios de pago recibidos en la cuenta corriente bancaria de la empresa. lo coloca. ü Apuntes de clase. archiva por nombre de cobrador la planilla y envía los recibos a la Sección Contaduría. Oficina de Apuntes CECEA. CECEA. 14. nombre del cliente. con el fin que los clientes puedan realizar sus pedidos en forma electrónica. Si el pedido está completo. Los choferes cargan los pedidos en los camiones de la empresa y los entregan junto con la primer vía de la factura en el domicilio del cliente. El auxiliar de la Sección Finanzas confecciona los recibos en original y copia (original para el cliente y copia para la empresa) y los entrega a los cobradores de la Sección Finanzas. donde detallan número de recibo cobrado. 12. ü Gerpe. Sara y Gamboggi. El duplicado de la planilla y los recibos no cobrados permanecen en poder del cobrador. El auxiliar de la Sección Contabilidad. con la segunda vía de la factura. 9. Una vez por semana los cobradores confeccionan la Planilla de Cobranza en dos vías. 8. a incluir en la página web de la empresa. 19 . 2) FORMULAR y FUNDAMENTAR las recomendaciones que permitan mejorar dicho procedimiento 3) DISEÑAR un formulario tradicional que permita a los vendedores registrar los pedidos de los clientes. 10. A fin de mes el Jefe de la Sección Contabilidad imprime un listado de las facturas del mes a cobrar y lo envía a la Sección Finanzas. Los cobradores entregan al auxiliar de la Sección Finanzas la segunda vía de los recibos cobrados. 11. Oficina de Apuntes. Archiva el listado por fecha. 13. 4) DISEÑAR un formulario activo. 2002.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos 5. que recibe del auxiliar del Departamento de Comercialización (paso 2). para que los choferes procedan a cargarlo y entregarlo al cliente. la ingresa en el sistema contable informatizado. 7. Andrés: Soportes de información: los formularios hoy. Archiva la factura por orden numérico. en la estantería de pedidos prontos para entrega. detecte en el mismo. facturas que cancela y medios de pago (efectivo o cheques).y el original de la Planilla de Cobranza. Miguel: Diagrama de análisis de procedimientos. BIBLIOGRAFÍA: ü Penengo. que automáticamente actualiza la cuenta corriente del cliente. junto a la primer vía de la factura. los medios de pago – efectivo o cheques. SE SOLICITA: 1) ANALIZAR el procedimiento de “Ventas y Cobranzas” y EXPLICAR en forma clara cada una de las fallas que Ud. 6. . distribuye en plaza y exporta repuestos para maquinarias de uso industrial. Contabilidad. 20 .. reclutamiento y selección del personal. Objetivos de aprendizaje: Al terminar esta clase.A. No obstante insistió en expresar: “Pensar que en este mundo de las telecomunicaciones. Ventas y Administración.Caso de Estudio PERNAS S. De la Gerencia de Administración dependen 5 Departamentos: Compras. número de empleado. Del Directorio depende la Gerencia General que supervisa a tres Gerencias: Producción. de la informática y de los avances tecnológicos. el Jefe del empleado solicitante firma las 3 vías de FL y las remite al Departamento de Personal. Agobiado por las quejas. Existen quejas de los empleados generadas a causa de demoras en la gestión de las licencias por parte de este Departamento.. Análisis y diseño de disposición de oficinas.A. fecha a partir de la cual solicita el usufructo de licencia y firma. el Jefe de Personal quiso estudiar en detalle el procedimiento y encargó el relevamiento del mismo. cargo. cantidad de días solicitados. Posteriormente. El empleado solicita al Jefe de su Unidad la licencia reglamentaria. Tesorería. La información relevada es la siguiente: Procedimiento de Solicitud y Tramitación de Licencias 1. oficina en la cual se desempeña. evaluación de su desempeño y liquidación de sueldos. no contempla la posibilidad de obtener días de licencia adicionales por estudios o por haber realizado gestiones para la empresa en el exterior. “El Programa de Sueldos no contempla todas nuestras particularidades” -explica el Jefe de Personal-. Una vez autorizada verbalmente por el Jefe correspondiente. el estudiante debe ser capaz de:: ü Reforzar el análisis y diseño de procedimientos administrativos ü Aplicar los principios de la técnica de análisis y diseño de disposición de oficinas ü Apreciar la importancia de la técnica de análisis y diseño de disposición de oficinas y su vinculación con los procedimientos administrativos ü Desarrollar la capacidad creativa aplicando los conceptos teóricos ü Apreciar la variedad de propuestas validas PERNAS S. es una empresa que fabrica.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos CLASE PRÁCTICA Nº 8 Análisis y diseño de procedimientos de trabajo. 2. El Departamento de Personal está integrado por un Jefe y 2 auxiliares. Personal y Facturación. jornales y distintas partidas salariales.”. “A vía de ejemplo. Ambos aspectos son contemplados en nuestro convenio laboral”. nosotros seguimos trabajando a pedal. La empresa ocupa a 80 trabajadores. completa el formulario de licencia (FL) en 3 vías con los siguientes datos: nombres y apellidos. El Departamento de Personal tiene asignadas las actividades de registro y control de la asistencia. El Jefe del Departamento de Personal firma el FL/0 y el L/0/1. en casos excepcionales. cantidad de días disponibles. registra en la ficha del empleado los días de licencia solicitados (fechas y total de días). en dos vías.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos 3. El FL/0. lo entrega al Jefe del Departamento. 9. Cierra el archivo. 5. 10. Es política de la empresa que solamente el Gerente General. el Auxiliar Administrativo López retira del archivo las correspondientes FL/1/2 y procede de la siguiente manera: archiva alfabéticamente FL/0 con L/0 y envía FL/1/2 y L/1 a la oficina del empleado solicitante. ordenado alfabéticamente por apellido. 8. La representación a escala de dicha habitación y el mobiliario a utilizar es la siguiente: VENTANA V E N T A N A 2 escritorios: 2 sillas (Sr López y Sr Ferreira) 1 escritorio de Jefe y y 1 silla 1 armario para archivos 1 mesa de computadora 21 . Cuando recibe el FL/0 y el L/0/1. Si la cantidad de días solicitados supera el saldo disponible. calcula el nuevo saldo e imprime un listado. Entrega el FL/0 y las dos vías del listado al Jefe del Departamento. El Departamento Personal funciona actualmente en un local que comparte con los Departamentos Contaduría y Tesorería. 4. engrapa los 3 ejemplares y los entrega al Auxiliar Administrativo López. L/0/1 con el detalle de fechas. cantidad de días solicitados. Hace 15 días el Gerente General resolvió que se acondicionaría una pequeña habitación contigua para ser ocupada por dicho Departamento. Un Auxiliar Administrativo del Departamento de Personal (Sr. El Auxiliar Administrativo Ferreira busca en el fichero de licencias -archivo computarizado. Graba la información y cierra el archivo. Si el saldo de licencia disponible es suficiente para cubrir la solicitud. 6. El Jefe del Departamento firma el FL/0 y lo entrega al Auxiliar Administrativo (Sr. total usufructuado hasta el momento (acumulado del presente año) y el nuevo saldo.la ficha del empleado solicitante y verifica el saldo disponible de su licencia. anota en el FL/0 dicho saldo y lo devuelve a la oficina solicitante para que el empleado y su Jefe reconsideren la solicitud teniendo en cuenta la disponibilidad de días. Ferreira). puede autorizar adelantos de usufructo de licencia aún no generada. López) sella y firma las 3 vías de FL. Un Auxiliar de dicha oficina archiva alfabéticamente FL/1 y L/1 y entrega al empleado solicitante FL/2. 7. Archiva juntos los FL /1/2 por número de empleado. en el plano de la habitación. la ubicación del mobiliario del Departamento de Personal y FUNDAMENTAR la propuesta (la diagramación debe realizarse en función del procedimiento descrito. BIBLIOGRAFÍA: ü Penengo. Oficina de Apuntes CECEA. SE SOLICITA: 1) ANALIZAR el referido procedimiento y EXPLICAR las fallas que se detecten en el mismo. 2) DIAGRAMAR.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos Se adjunta el Cursograma del procedimiento de Solicitud y Tramitación de Licencias realizado. ü Palamarchuk. 3) EXPLICAR la relación existente entre las técnicas de Análisis y Diseño de procedimientos y Análisis y Diseño de Disposición de Oficinas. 22 . ü Apuntes de clase. Oficina de Apuntes CECEA. Alicia: Disposición de oficinas. teniendo especialmente en cuenta los principios de disposición de oficinas). Miguel: Diagrama de análisis de procedimientos. Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos SOLICITUD Y TRAMITACION DE LICENCIAS . completa formulario 4 FL/1/2 Firma Número de funcionario FL 0 1 FL/0 Saldo disp.L/1 Alfabético funcionario L/1 FL/1 7 L/0 1 1 Alfabético FL/0 . L/0 FL/0 FL/2 al funcionario solicitante Calcula nuevo saldo FL/1 . licencia? 2 NO FL/1/2 2 SI Jefe firma Anota saldo en FL/0 8 6 Firma FL/0 y L/0/1 FL/0/1/2 Registra licencia en Ficha Ficha L//0/1 FL/0 (B) FL/1/2 .PROCEDIMIENTO ACTUAL OFICINA SOLICITANTE JEFE DPTO AUX. ADM. LOPEZ AUX.L/1 10 FL/0 a of.solicit. FERREIRA (A) (C) (B) 3 1 FL/0/1/2 Licencia autorizada? FL/0 5 Fichero licencias Sella y firma FL/0/1/2 SI FL/0 Ficha Func. ADM.L//0/1 Ficha 23 (C) (A) . se da el siguiente intercambio de opiniones: Ing.. Se arregla fácil con una terminal portátil que pueden manejar los propios camioneros. creada en el año 1998 con el objetivo de brindar el servicio de retiro y traslado de residuos contaminantes (cartuchos de tinta. Durante la reunión. pero todos sabemos que la formación de nuestros choferes no es suficiente como para poder manejar una terminal portátil. Sucta: "Es necesario que nuestra empresa conozca exactamente el volumen de cada material transportado. Los administrativos desarrollan todas las tareas vinculadas a la recepción de solicitudes de servicios. tonner. que es una especie de computadora manual sumamente delicada. Sr.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos CLASE PRÁCTICA No 9 Análisis y diseño de procedimientos de trabajo. donde se colocan contenedores para brindar este servicio. Cr. desechos y fluidos tóxicos. Los organismos de contralor y regulación encargados de la gestión ambiental acaban de aprobar una norma que exige a las empresas del ramo identificar en forma permanente el tipo de residuos retirados. además del trabajo que efectúan que es 100% operativo. su origen y su destino. Muchos de ellos apenas terminaron la escuela y fueron contratados 4 Caso utilizado en la Segunda Revisión del curso 2003 24 . a cargo del Ingeniero Sucta. fecha y lugar de retiro así como fecha y lugar de entrega para su tratamiento. su volumen. Sistemas de Información. los Waste citan a una reunión al Encargado Comercial y al Encargado de Transporte donde plantean la necesidad legal que los materiales transportados tengan una continua identificación (trazabilidad) desde su retiro hasta su entrega. y con la aparición de una conciencia ambiental en la sociedad. Ante esta exigencia. el estudiante debe ser capaz de:: ü Fortalecer el análisis de los procedimientos administrativos ü Fortalecer el análisis y diseño de portadores de información ü Comprender el impacto de los procesos de cambio en el comportamiento de las organizaciones ü Conocer el proceso de análisis y diseño de sistemas de información CODOGA SRL4.Caso de estudio CODOGA SRL es una empresa uruguaya. JC Waste y su hijo Marcelo adquirieron un camión de importantes dimensiones con una caja de carga. de fuerza y con residuos peligrosos. pilas. el trabajo comenzó a aumentar y la familia Waste debió incorporar nuevos empleados. el propietario. llevando los residuos para su tratamiento a la empresa Tratamientos Totales del Este S.entre otros) a las industrias del país.A. vehículos y recorridos. Gamberoni: "Estoy de acuerdo con la necesidad de conocer el volumen transportado y de tener la seguridad que todo lo que se retira llega a la planta de tratamiento. (TTESA). El Ingeniero Sucta está a cargo de la supervisión del retiro y transporte de los residuos. Con el paso del tiempo. Análisis y diseño de portadores de información. ¡eso se llama trazabilidad!. Actualmente cuenta con una Unidad de Transporte. facturación y registración indistintamente. integrada por 16 choferes y por ocho vehículos y una Unidad Comercial compuesta por 4 administrativos supervisados por el Contador Gamberoni que está al frente de la misma. Para eso es necesario capturar la información en el momento de retiro de los residuos. Objetivos de aprendizaje: Al terminar esta clase. En sus inicios. Administrativo (Comercial): Confecciona Nota de Pedido (NP) en original y dos copias. cantidad de contenedores necesarios. Archiva transitoriamente NP(0) por orden numérico. volumen de residuos retirados. cantidad de contenedores utilizados (baldes con tapa hermética). dirección teléfono. que permitan cumplir con los requerimientos legales. La Unidad Comercial puede tener el control de la información sin tener que invertir en esa tecnología.1) a Transporte y archiva NP(2) por orden numérico Ing Sucta (Transporte): Calcula el importe del servicio solicitado y lo registra en NP(0. Además se pueden obtener las firmas de los responsables de la empresa.1. Gamberoni: Administrativo (Comercial): Recibe telefónicamente solicitud de servicios por parte de los clientes. nos gustaría que Ud. volumen de residuos a retirar y cantidad de contenedores necesarios. Ingeniero con el Cr.2). estuvimos charlando con mi padre y ya que existe posibilidad de mejorar la calidad de la información.1)." JC Waste: "Además el equipo y software que soporta esto debe importarse de USA. Gamberoni: "Por ese motivo yo había pensado crear un formulario de retiro y traslado.1. Registra nombre del cliente." Ing. Traslado y Facturación presentado por el Ing. Envía F(0. Ing Sucta (Transporte): Se comunica telefónicamente con el cliente y acuerda la fecha de retiro de los residuos. No olviden que los clientes se quejan cada vez más de la demora en el retiro de los residuos y de errores de facturación" Marcelo Waste: "Justamente. domicilio.2) a Transporte. "Yo creo que el uso de un formulario activo es lo más adecuado a los tiempos que corren y no seguir utilizando formularios de papel. le demos la razón. Un Ingeniero de TTDESA . Registra en un cuaderno nombre del cliente. para luego seguir conversando.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos por su condición de choferes profesionales. Además no es necesario gastar en terminales portátiles.Sucta y el Cr. Sucta. Gamberoni. Seguramente llegaremos a un acuerdo. se nos haría imposible ajustar el valor de nuestro servicio" Cr. teléfono. quizás. volumen de residuos a retirar y cantidad de contenedores necesarios.” Procedimiento de Retiro. Para ello consulta el precio por contenedor en el Listado de Precios que le proporciona mensualmente el Cr. Gamberoni nos presenten por escrito el Procedimiento de Retiro. Archiva F(3) por orden alfabético. Archiva transitoriamente F(0. Envía NP(0. Traslado y Facturación actual. dejando constancia de la fecha acordada. hecho en papel y ahí registrar todos los datos que actualmente exigen los organismos de contralor. 25 . Administrativo (Comercial): Emite Factura (F) en original y 3 vías. está tarifado en dólares americanos y en la actual situación del país y de nuestros clientes. hacer mas confiable la facturación y al mismo tiempo mejorar la atención al cliente. me mandó por mail información de un programa que permite facturar al mismo tiempo. Contabiliza la factura en la cuenta corriente del cliente. Registra en Planilla de Solicitudes (PS). como por ejemplo: nombre de la empresa. Envía NP(1) a Comercial. número e importe de la factura. DIAGRAMAR Y EXPLICAR los símbolos básicos del mismo. de corresponder. 5. Envía Fc(0) o NC(0) al cliente. ANALIZAR el Procedimiento de Retiro. CECEA − Apuntes de clase. CECEA.1) y NP(0) al Camionero indicandole que concurra al domicilio indicado por el cliente a fin de dar cumplimiento a la solicitud. BIBLIOGRAFÍA: − Penengo. Traslado y Facturación presentado por el Ing. − Messina. Archiva Fc(1) o NC(1) por orden alfabético. Camionero (Transporte): Traslada los residuos a la planta de Tratamiento TTESA. − Pérez. Gamberoni y EXPRESAR brevemente los atributos funcionales y formales que debe contemplar. Andrés: Soportes de información: los formularios hoy. Miguel: Diagrama de análisis de procedimientos. archiva F(1) por orden numérico. y al regresar devuelve F(1) a Transporte. Traslado y Facturación” preparado por el Ing. Si no hay diferencia entrega F(0) y NP(0) al cliente. Sara y GamboggiI. 26 . Anula Fc(2) o NC(2). Si no existen diferencias entre los contenedores solicitados y los utilizados. EXPRESAR qué método de diagramación utilizaría para representar el procedimiento de “Retiro.2. FUNDAMENTAR su respuesta. Archiva Fc(3) y NC(3) por orden alfabético.3 ) o Nota de Crédito NC (0.Sucta y el Cr. SE SOLICITA: 1.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos Ing Sucta (Transporte): En la fecha indicada entrega F(0.2005. Walter: Aspectos organizacionales del diseño de sistemas de información. EXPLICAR las etapas de la metodología para analizar y diseñar sistemas de información para el caso que sea de interés contar con uno en CODOGA SRL. Utiliza Fc(3) o NC(3) para registrar importe en la cuenta corriente del cliente.1. María: Los sistemas de información computarizados. 2002. Fc(1) o NC(1) en Libro Ventas mensuales.. CECEA. desde el punto de vista comportamental: ¿Cuál sería la estrategia más apropiada para introducir el cambio que representaría utilizar el formulario activo sugerido por el Ing Sucta?. CECEA.2.3) según corresponda.1. Gamberoni. Si existe diferencia entrega F(0) y NP(0) al cliente y además deja constancia de la diferencia en F(1). − Gerpe. 3. ¿Qué fuerzas impulsoras y restrictivas podrían surgir? 4. Gamberoni y DETALLAR las fallas del mismo 2.. Administrativo (Comercial): Mensualmente registra F(1) y. EXPLICAR y FUNDAMENTAR . Sucta y el Cr. Administrativo (Comercial): Verifica si existen anotaciones en F(1) que impliquen diferencias en el importe de la Factura. DISEÑAR el formulario de retiro y traslado señalado por el Cr. Ing Sucta (Transporte): Envía F(1) a Comercial. Camionero (Transporte): Al momento de retirar los residuos verifica que los contenedores utilizados coincidan con los indicados en NP(0). Si existen diferencias emite Factura complemento Fc(0. Sergio se ocupa. De la Dirección Técnica dependen dos Departamentos: Producción (20 empleados. Sergio Gutiérrez (70 años) es Químico Farmacéutico y posee una larga trayectoria en el mercado. las distintas técnicas de OYS estudiadas en el curso LAQUIFA S. la Dirección Técnica tiene la responsabilidad técnica de toda la elaboración de medicamentos. Depósito (2 empleados.Caso de Estudio LAQUIFA S. incluido el Encargado) y Expedición (4 empleados. (1 Jefe y 1 auxiliar). el estudiante debe ser capaz de: ü Analizar críticamente procedimientos y elaborar propuestas para su mejora. El Sector Mantenimiento tiene a su cargo el cuidado de los equipos de producción. que tiene un contador part-time y dos auxiliares. que nació. incluido el Encargado). El Departamento de Distribución cuenta con una flota de 3 vehículos y está integrado por 3 choferes y el Jefe respectivo. El Directorio cuenta con el apoyo de una Secretaría.A. de supervisar directamente a los empleados del Departamento de Calidad en la realización de los controles de calidad sobre los medicamentos producidos. es una empresa netamente nacional que tiene 50 años de permanencia en el mercado de elaboración y comercialización de medicamentos a farmacias. .A. El Departamento de Ventas cuya jefatura se encuentra vacante desde hace dos años. incluido el Jefe) y Calidad (3 empleados. Oscar (42 años) es Licenciado en Administración y Rosa (39 años) es Maestra. ü Comprender el impacto de los procesos de cambio en el comportamiento de las organizaciones ü Analizar críticamente la metodología para el diseño e implantación de un procedimiento ü Valorar el rol de los recursos humanos en el proceso de cambio ü Determinar la estructura básica de un Informe de OYS ü Integrar con una visión de conjunto. incluido el Encargado). También se ocupa de las importaciones de materias primas para la producción y da instrucciones al personal del Departamento de Ventas. incluido el Jefe). 27 . Objetivos de aprendizaje: Al terminar esta clase. además.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos CLASES PRÁCTICAS Nº 10. creció y se mantiene como una empresa familiar. Distribución y Administración. Es una PYME de 40 personas en total. está integrado por 5 vendedores. Del Departamento de Producción dependen cuatro Sectores: Fabricación (10 empleados. Por disposición legal. 11 Y 12 Integración conceptual. Del Directorio dependen la Gerencia General que ocupa Oscar y la Dirección Técnica a cargo de Sergio. integrada por una Jefa y dos auxiliares y una unidad asesora en temas financiero-contables. incluido el Encargado). De la Gerencia General dependen tres Departamentos: Ventas. A su frente existe un Directorio integrado por su fundador Sergio Gutiérrez y sus hijos Oscar y Rosa. Mantenimiento (3 empleados. El Departamento de Administración está integrado por 2 personas. a fin de rediseñar la estructura 28 . La semana pasada estuvimos trabajando al 50% -dijo-. les responden que eso es asunto de Producción. . estudiante de la Carrera de Licenciado en Administración-Contador. contrata los servicios de una microempresa que elabora para ella 4 de los 10 medicamentos de mayor venta de su stock. que elabora para LAQUIFA S. que ellos no saben qué pasa y que no pueden hacer nada. LAQUIFA S.A. las reparaciones demoran más de lo debido. que los vendedores se los prometen para una fecha que casi nunca se cumple y que. Al frente de la administración se encuentra Rosa Gutiérrez quien concurre a la empresa solamente dos veces por semana. los medicamentos de mayor venta. las caídas de los equipos han sido una constante. por lo que frente a pedidos urgentes puede atrasarse la producción al no contarse con la materia prima necesaria. Sergio demora en realizar las solicitudes de importación de materias primas. generalmente entrega lo solicitado con una semana de retraso. Estos se quejan que los pedidos demoran en ser entregados.A. ü La propuesta reiterada de realizar una encuesta para conocer la opinión de los clientes sobre la calidad de los medicamentos y los servicios de entrega fue desestimada por el Director Técnico en varias oportunidades. quienes señalaron que en Producción existen varios problemas: ü Cuando llegan pedidos de medicamentos que no existen en stock. Hace algunos meses se vienen detectando problemas en los tiempos de entrega de los medicamentos a los clientes. Viaja continuamente al exterior para asistir a ferias relacionadas con la industria del medicamento. Preocupada por la situación. dados por aceptables por el Departamento de Calidad. son devueltos por los clientes por no cumplir con los requisitos solicitados. Mientras tanto el Jefe del Departamento de Producción solicitó una reunión con Rosa. La supervisión de la calidad de dicha producción se realiza por muestreo.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos Oscar supervisa directamente a los Vendedores y visita personalmente a los principales clientes. se han detectado problemas con los equipos de producción. Sergio consultó a los Encargados de los Sectores Fabricación. Los bienes de uso afectados a la producción son de cierta antigüedad y no hubo nuevas inversiones en los últimos 7 años. Frente a las reiteradas quejas de los clientes. ü Algunos lotes de medicamentos. cuando se pregunta a los vendedores o al Departamento de Administración. ü La microempresa contratada. ü No se realiza una planificación de las importaciones que asegure existencias razonables de materias primas. La producción habitual requiere al menos el 80% de la capacidad instalada en funcionamiento. Depósito y Expedición.Siempre hay algún equipo fuera de servicio. ü En los últimos meses. conjuntamente por Sergio y Oscar. Rosa decidió contratar a su prima Ana. por lo que se enlentece la producción de los mismos. Oscar. 2. que estaba de viaje. El cargo de Jefe del Departamento Comercial permanece vacante. no fue entrevistado. El nuevo organigrama propuesto por Ana es el siguiente: DIRECTORIO DIRECCIÓN GERENCIA GENERAL GERENCIA GENERAL ASESORIA CONT. Juan Mante. al Técnico Electricista (con más de 20 años de experiencia). 29 . Por otro lado para realizar la revisión del proceso de reparación de equipos. Y REPARACIONES DEPOSITO En este nuevo esquema de organización. Con la información obtenida. Ana entrevistó a todos los empleados del Sector Mantenimiento y Reparaciones su Jefe. que plasmó en un nuevo organigrama y un Manual de Organización y Funciones. y anota dicho pedido en un pizarrón de novedades.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos organizativa de la empresa y efectuar una revisión a fondo del proceso de reparación de equipos. Distribuyó un cuestionario entre todo el personal y mantuvo numerosas reuniones con Rosa. Rosa y Sergio Gutiérrez mantienen los cargos que desempeñaban anteriormente. a los dos Operarios de Mantenimiento y al Ayudante. Sr. Las restantes unidades administrativas. sin perjuicio de los cambios propuestos en los niveles jerárquicos y en las líneas de dependencia. SECTOR ADMINISTRACION COMER-CIAL VENTAS DISTRIBUCIÓ N DIRECCIÓN TECNICA TESORERIA PRODUCCION CONTADURIA CONTROL CALIDAD FABRICA MANT. El Ayudante del Sector Mantenimiento y Reparaciones recibe por teléfono el pedido de Producción para reparar un equipo. De las entrevistas Ana extrajo información importante para detallar el procedimiento vigente de reparación de equipos y rápidamente lo redactó en forma literal de la siguiente manera: 1. Ana inició las tareas con mucho entusiasmo. Cuando el Técnico Mecánico del Sector está libre. Ana realizó una propuesta de una nueva estructura. al Técnico Mecánico. Sergio (Director Técnico) fue entrevistado una vez y Oscar (Gerente General). DEPARTAM. Ana sugiere para dicho cargo la contratación de un profesional especializado en Marketing.-FIN. va a la planta de Producción y revisa el equipo cuya reparación se solicitó. mantienen la misma integración de personal. A fin de mes Juan rinde los vales por compra de repuestos. 4. anota en la OT el nombre de la empresa a la que se asignará el trabajo y se la entrega al Jefe de Producción para su seguimiento. notificándoles el cambio. Si se asigna a terceros. Juan Mante adquiere el repuesto y deja el formulario OT en una bandeja de Solicitudes pendientes.A. Pregunta al Jefe de Depósito si existen los repuestos en stock. 4) En función a las recomendaciones realizadas. solicita a Tesorería los fondos necesarios para comprarlos y firma un “Vale a Rendir” por el importe recibido. que continuaba de viaje. que anota en la OT. En particular. quien las archiva en un bibliorato de “Reparaciones por mes” por orden cronológico de fecha prevista de entrega. Avisa telefónicamente al Jefe del Departamento de Producción que el equipo fue reparado. en una única vía. Emite el formulario Orden de Trabajo (OT). solicita al Jefe que le sean enviados. del manual y del procedimiento y las distribuyó entre el personal. En un caso u otro FUNDAMENTAR. FUNDAMENTAR las 5 recomendaciones que a su criterio son más significativas para la racionalización del procedimiento. Si no hay repuestos en stock. 12. registrando: diagnóstico preliminar efectuado. SE SOLICITA: 1) ANALIZAR la estructura organizativa propuesta 2) ANALIZAR críticamente el procedimiento de reparación de equipos de LAQUIFA S. Qué diferencia hay entre la metodología para diseñar e implementar una estructura y de la de diseñar e implementar un procedimiento. 9. decide si se efectuará en forma interna o se asignará a una empresa externa. ¿Usted cambiaría la estructura del Departamento de Producción?. Si hay stock.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos 3. 5. 5) DETERMINAR la estructura básica del informe que debería presentar Ana con motivo del análisis y formulación de recomendaciones del procedimiento de reparación de equipos. 8. 6) ANALIZAR críticamente la metodología seguida para el diseño del procedimiento de reparación de equipos y EXPLICAR en que fase se encuentra el cambio iniciado desde el punto de vista comportamental. descontando la aprobación de su hermano Oscar. Guarda en su escritorio la Boleta por la compra de los repuestos y el dinero sobrante. de acuerdo a los trabajos previstos establece la fecha de inicio de los trabajos y la fecha prevista de entrega del equipo. Imprimió copias del nuevo organigrama. 10. 11. 3) FORMULAR las recomendaciones para eliminar las fallas analizadas. 7. Finalizada la reparación Juan registra en la OT la cantidad de horas insumidas discriminadas por empleado. estimación horas hombre y repuestos necesarios. si hubiere. quien. de acuerdo a los trabajos solicitados. 6. Entrega la OT a Juan Mante. 13. 30 . entregando el dinero sobrante y los comprobantes de compra. Entrega la OT al Ayudante del Sector Mantenimiento. la aprobó y decidió ponerla en práctica. Si la reparación se realiza en forma interna. hasta la fecha en la cual se efectuará la reparación. Rosa se entusiasmó con la propuesta y. L.. BIBLIOGRAFÍA: ü Garbarino. Oficina de Apuntes CECEA. 1997.. Gabriela: Análisis de estructuras organizativas. ü Pini. 2004 ü Penengo. Técnica. M: Aspectos Comportamentales del Cambio Organizacional. 8) EXPLICAR. Daniel y Pintos. Miguel y Pérez Bravo. Técnica S.R. ü Penengo.. Montevideo.L. con una visión de conjunto.R. Montevideo. ü Apuntes de clase 31 .Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos 7) IDENTIFICAR Y ANALIZAR las fuerzas impulsoras y de resistencia al cambio que pueden influir en la implantación de la nueva estructura aprobada por Rosa. ü Pini. José: Teoría y diseño organizacional. 2000. Oficina de Apuntes. S. Oficina de Apuntes CECEA. Edit. Edit. CECEA. José: Departamentalización. Miguel: Metodología de los procesos de mejoramiento administrativo. las relaciones existentes entre las distintas técnicas estudiadas en el curso. El Director Julio Miranda indica que. 5 El tema Análisis y Diseño de la Distribución del Trabajo. la Consultora efectuó el relevamiento de las actividades de dicha Sección. se reúnen a estudiar la situación. En base a lo conversado en la reunión y a las inquietudes planteadas.Caso de Estudio La empresa BACO S. será estudiado en sus aspectos teóricos y prácticos en el curso teórico los días 13 y 15 de junio de 2006 32 . ü Calcula costos (25%). ü Llevar cuentas corrientes de acreedores y deudores. Se trata de una empresa que en los últimos 3 años experimentó un sensible incremento en su nivel de actividad. a su criterio. las tareas de los empleados de la Sección y los porcentajes de tiempo dedicados a cada una son las siguientes: Jefa (Sylvia) ü Supervisa el personal (30%). En particular. los Directores deciden contratar a la Lic. los Directores de BACO S.A. ü Cobrar las facturas. se dedica a la compra y venta de vinos nacionales y extranjeros. los problemas fundamentales se vinculan con la falta de capacitación del personal de Administración.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos BACO S.A5. se muestran muy preocupados por los permanentes atrasos que se producen en los informes que elabora la Sección Registración del Departamento de Contaduría. De esta forma logró conocer que: Las actividades que la Sección Registración tiene a su cargo son: ü Registrar los comprobantes de ingresos y egresos. ü Realiza arqueos de caja (25%). a quien encomiendan el estudio de la distribución del trabajo en la Sección Registración. ü Facturar las ventas realizadas. .y cada vez resulta más dificultoso responder a una exigente demanda de los clientes. área en la cual se producen las mayores dificultades operativas. Unidad Temática 13. Para estudiar la distribución del trabajo en la Sección Registración del Departamento de Contaduría. Preocupados por las dificultades para atender dicha demanda. ü Realizar cierres contables mensuales. así como de las tareas que realizan los empleados asignados a ella. Alicia Mir. ü Cobra facturas (20%). ü Efectuar cálculos de costos.tanto en Montevideo como en el Interior.A. Al igual que la Directora Alicia Rodríguez. ü Efectuar las liquidaciones para el Banco de Previsión Social. Consultora externa especializada en Organización y Sistemas. Los cargos. entiende que debería revisarse toda la organización ya que “los problemas operativos son permanentes y de no corregirse en breve correremos el riesgo de perder mucha clientela”. Las ventas se han duplicado . ü Realizar arqueos de caja. ü Apuntes de clase. podrían ser útiles para eliminar las fallas que describió y. de esa manera. BIBLIOGRAFÍA: ü Palamarchuk. Auxiliar (Mabel) ü Realiza los cierres mensuales de la contabilidad (20%). ü Supervisa las liquidaciones efectuadas por Carlos (20%). 3) FORMULAR y FUNDAMENTAR las recomendaciones que. ü Cobra facturas (30%). ü Modifica las facturas cuando encuentra errores (30%). Oficina de Apuntes CECEA.A. 2) ANALIZAR. 33 . Alicia: Cuadro de Distribución de Tareas. ü Cobra facturas (20%). Auxiliar (Pedro) ü Supervisa la facturación (50%).Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos Auxiliar (Carlos) ü Registra los comprobantes de ingresos (50%). Auxiliar (Susana) ü Cobra facturas (100%). ü Realiza las liquidaciones para el Banco de Previsión Social (20%). ü Lleva las cuentas corrientes de los clientes (15%). ü Cobra facturas (25%). poder mejorar el trabajo de la Sección Registración. el Cuadro de Distribución del Trabajo y DESCRIBIR las fallas que se detecten en el mismo. de acuerdo a la metodología estudiada en el curso. SE SOLICITA: 1) CONFECCIONAR el Cuadro de Distribución del Trabajo de la Sección Registración del Departamento de Contaduría de BACO S. de acuerdo a su opinión. ü Confecciona facturas (20%). cuyo Gerente es Daniel Torres. Ø Tres choferes encargados de ir a buscar la materia prima en el camión de la empresa y repartir las mercaderías producidas. Trabajan en la empresa 36 personas. Del Directorio depende también la Sección Contabilidad. que se dedica a la fabricación y venta de artículos de plástico. que le compran envases para sus productos También fabrica otros productos de plástico: tapas para calefones. el Cr. De la Gerencia de Producción. con lo cual se obtiene la pieza. El Directorio de Poseidón S. las cobranzas. Ø Sección Control de Calidad. precintos de seguridad. Luis Polito y 3 operarios. La liquidación de impuestos y los pagos a los organismos del estado se realizan a través de un contador externo. los trámites bancarios. de acuerdo a los pedidos que le realizan sus clientes. Sus clientes principales son fábricas de dulces y helados. embotelladoras de refrescos y fabricantes de cosméticos. el Sr. Los vendedores están altamente capacitados y conocen bien su tarea. Mauricio Bordoli y 6 operarios. ubicados en Montevideo y Canelones.A. el molde) en una máquina y la inyección de la materia prima (distintos tipos de plástico).1 POSEIDÓN S. a cargo de la fabricación de envases.A.A es una empresa fundada en 1978. La empresa dispone de cuatro máquinas que pueden ser utilizadas indistintamente con cualquiera de las matrices. 1 Caso utilizado en la Primera Revisión de 2004 34 . el mantenimiento de las cuatro máquinas. pequeñas reparaciones en el camión de la empresa y reparaciones menores en el local. Roberto Ayala y dos auxiliares. dependen: Ø Departamento Envases. a cargo de la fabricación de los demás productos plásticos. cuya función es realizar todas las compras de la empresa. Del Directorio dependen dos Gerencias: Producción y Ventas. Ø Sección Compras integrada por un jefe. Hefesto. dependen: Ø Ocho vendedores encargados de visitar a los clientes y recoger los pedidos que éstos formulan. integrada por un Jefe. Ø Departamento Plásticos. integrado por un jefe.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos CASOS DE ESTUDIO ADICIONALES Caso de Estudio Adicional Nº1: POSEIDÓN S. cuya función es el control de la calidad de los productos fabricados por ambos Departamentos y Ø Dos auxiliares de depósito. De la Gerencia de Ventas. integrado por su jefe el Sr. Las piezas producidas son almacenadas en un depósito ubicado junto a la planta de producción. El proceso productivo implica la colocación de la matriz (o sea. posavasos para regalos empresariales. integrada por un Jefe y dos auxiliares. esta formado por Silvia. cuyo Gerente es Sergio Torres. Sergio y Daniel Torres. Juana Alonso y dos Auxiliares. la liquidación de sueldos. que tiene a su cargo las siguientes actividades: la realización de las registraciones contables. los pagos. Silvia manifestó que no conocía los costos. como es el caso de los envases que nos encarga Hera. “A menos que se trate de un pedido realmente grande.A. continúa siendo el principal cliente de la empresa. Pero ese no es el costo real. los tres hermanos buscaron explicaciones a este problema. Sergio indicó que no era razonable utilizar las 4 máquinas para la elaboración de precintos. departamentalizar la Gerencia de Producción. A veces eso implica que se compre la misma materia prima dos días seguidos.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos Hasta el año 2002. con la consiguiente pérdida de descuentos y aumento en los gastos por ir a buscar la mercadería dos veces. se otorgaba crédito a clientes sin analizar su capacidad de pago. Si no. Gracias a este importante negocio. “Los choferes son otro tema a tener en cuenta. se decidió. a pesar que el volumen de ventas se multiplicó por diez. Sergio agregó que habitualmente cada uno de los Jefes hacía su pedido de materias primas a la Sección Compras y Roberto iba realizando las adquisiciones según los pedidos recibidos. de cuántas horas debe estar encendida la máquina. cuando solamente éramos 10 personas en la empresa. la empresa daba ganancia. en el proceso de inyección de la materia prima y la posterior limpieza de cada una de las máquinas se desperdicia una cantidad importante de materia prima y los costos aumentan”.dijo Daniel. Dada la importancia que adquirió la fabricación de envases de plástico. Jefe del Departamento Plásticos. Seguimos funcionando ahora igual que hace 20 años.Con frecuencia sale uno con el camión a buscar materia prima sin siquiera avisarme y dejan los pedidos por entregar. no se pudo entregar a tiempo un pedido para Hera S. había ocupado la maquinaria en la fabricación de precintos de seguridad. en ese momento. Daniel Torres intervino para evitar la pérdida del cliente. La crisis económica de ese año puso de manifiesto algunos problemas: no se disponía de información respecto a los costos de producción. “Nosotros tenemos idea de cuánta materia prima lleva. 35 . Encontraron que el pedido de envases de Hera se había demorado porque Luis Polito. Daniel Torres obtuvo ese mismo año un importante contrato de suministro de envases con una fábrica de dulce de leche. que comenzó a exportar. la empresa logró enfrentar la crisis y salir airosa de la misma. Daniel expresaba “No entiendo como Luis dispuso de las máquinas justo cuando se debía cumplir un pedido tan importante”. ya que el proceso de limpieza de cada máquina ante un cambio de moldes era muy trabajoso. lo razonable es utilizar una sola máquina. para garantizar una adecuada atención al cliente. a pesar que la demora en la entrega de envases motivó una demora en su exportación. Algunos de los precintos fabricados se destinaron a formar stock. no tomamos en cuenta desperdicios como los que tu dices que pasan y tampoco tomamos en cuenta los costos de administración”. Hera S. Afortunadamente. Nuevamente. en previsión de los pedidos que esperaban hiciera una fábrica de garrafas en marzo.A. la fábrica exportadora de dulce de leche. En una agitada reunión de Directorio. En febrero de este año.” A su vez. Hefesto y EXPLICAR sus aciertos y errores con base a la metodología de los procesos de mejoramiento administrativo estudiada en el curso.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos Yo tendría que estar siempre enterado de las órdenes que les da el Jefe de Compras. ANALIZAR las fortalezas y los problemas de la estructura organizativa actual de la empresa. 6. 3. “Los procedimientos son inadecuados y el sistema de información. 5. 4. pero lo más grave son los problemas en la estructura organizativa y las funciones de la empresa. les informó que efectuaría un relevamiento para estudiar y resolver los problemas en la estructura organizativa y las funciones de la empresa.A. Luego de relevar la información presentó un informe con el diagnóstico y las recomendaciones para la mejora de la estructura y la distribución del trabajo e inició la implementación de sus recomendaciones. a través de un cuestionario que distribuiría a los 36 integrantes de la plantilla. ANALIZAR la metodología utilizada por el Cr. como resultado. El cuestionario que elaboró es el siguiente: CUESTIONARIO – CONTESTE POR FAVOR EN HOJA APARTE NOMBRE: CARGO: EDAD: NOMBRE DE SU JEFE DIRECTO: NOMBRE DE SUS SUBORDINADOS DIRECTOS: DETALLE DE LAS TAREAS QUE REALIZA ¿CUÁLES SON LAS PRINCIPALES DECISIONES QUE TOMA SOLO? ¿INTEGRA ALGÚN COMITÉ DE COORDINACIÓN? ¿A QUIEN O QUIENES BRINDA ASESORAMIENTO? ¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES PROBLEMAS QUE ENFRENTA PARA REALIZAR SU TRABAJO SE SOLICITA: 1. Numere y explique con claridad cada una de las fallas y fortalezas. Hefesto le señalaba con frecuencia una gran cantidad de carencias en la empresa: la falta de procedimientos estandarizados. Decidieron solicitar su consejo y. muy malo. cuya tecnología era ya obsoleta. “ El Cr. DIAGRAMAR un nuevo organigrama que refleje las recomendaciones que Ud. 2. la falta de capacitación técnica de Juana y las dificultades con el sistema de computación. 36 . formule en los aspectos estructurales. No puede ser que me entere cuando los clientes se quejan porque no recibieron su pedido!” Todos recordaron que el Cr. DIAGRAMAR el organigrama de la estructura organizativa actual de Poseidón S. les dijo que debían iniciar un proceso de mejoramiento administrativo. el Cr. FORMULAR y FUNDAMENTAR las recomendaciones que potencien las fortalezas y permitan superar las fallas determinadas en el punto anterior. A. EXPRESAR cuáles son las causas para el rediseño organizacional y EXPLICAR cual o cuáles son las que influyen en la situación que atraviesa actualmente la empresa Poseidón S. EXPLICAR las características de “la empresa recreada” 8.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos Opcionales 7.A. EXPRESAR el concepto de ámbito de control y ANALIZAR los factores que inciden en la determinación de un adecuado ámbito de control en la Gerencia de Ventas de Poseidón S. EXPLICAR cada uno de los instrumentos utilizados para el estudio de la distribución del trabajo. EXPLICAR las principales diferencias que existen entre un proceso de Calidad Total y un proceso de Reingeniería 37 . 9. 10. De la Gerencia de Producción. Contaduría. dependen los departamentos de Ventas. pomadas. 2 Caso utilizado en la Segunda Revisión de 2004 38 . con identificación del responsable de éstos últimos y el plazo de resolución.. Junto con Javier. Comercialización y Administración. en el futuro inmediato. de la cual dependen las Gerencias de Producción. su sobrino. Javier. -Actualmente trabajan en la empresa 63 personas entre personal administrativo. Si bien ahora tiene sólo las compras en plaza. dependen los departamentos de Finanzas. a través de la entrega de productos de alta calidad y bajo costo. Martín: Estuve hasta tarde haciendo lo que nos solicitaste. Distribución y Compras. Pero con las compras en plaza. En cuanto a los proveedores locales no se lo que pasa con ellos. Damián realiza reuniones semanales con sus gerentes -el orden del día es entregado con anticipación. a cargo de Damián. Recursos Humanos e Informática. y por lo tanto no tengo terminado el trabajo. pero tiene demasiadas tareas y no tiene personal capacitado. como forma de poder analizarlos y acortar así los tiempos. la certificación por ISO 9000. Javier: Los proveedores del exterior han sido informados en forma escrita. Con este fin. el Jefe de Compras. Varias veces hemos tenido que reclamar los pedidos por defectos en los envases. Martín y Ricardo. completa y detallada de los requerimientos de calidad de los materiales.dejando constancia de lo tratado en Actas de Reunión. Si bien el tema se venía afianzando. no hay problema. los asuntos resueltos y a resolver surgidos durante la deliberación. de capitales nacionales. no hay forma de avanzar. fue fundada en 1975 con el fin de producir y abastecer al mercado local con los medicamentos de mayor consumo en el medio. Lo peor de todo es que yo esperaba que con este trabajo se pudieran resolver los problemas con las entregas y la calidad de los materiales adquiridos en plaza. en el año 1986. -Existen 2 tipos de proveedores: los extranjeros. En mayo se ha enviado una circular a nuestros proveedores extranjeros sobre nuestro propósito de exigir. Éstas recogen los temas considerados. a cargo de Aurelio. Damián. técnico y operarios.A. a quienes se adquieren los envases y material de empaque -Debido al éxito en el mercado local se decidió. -La empresa cuenta con una Gerencia General. a cargo de Martín. Apuntes de la reunión de Damián con María. egresado de la Licenciatura en Administración. dependen 2 Auxiliares de Compras y 3 Auxiliares de Depósito. le ha venido apoyando en estos objetivos. a cargo de María. de la Gerencia de Administración.A. -Desde su ingreso a la empresa. María: No es por defender a Aurelio. siendo la meta futura mejorar la productividad. a quienes se adquiere la totalidad de los ingredientes de la producción y los nacionales. dependen los departamentos de Fabricación y Envasado. pero no he podido coordinar con Aurelio. La empresa MÉDICA S. Del Departamento de Compras. hemos solucionado el tema de las importaciones. Con el material importado. mejorando la calidad y disminuyendo los costos. Damián ha estado ocupado por conocer los procesos y racionalizar los procedimientos.2 Antecedentes. Para ello ha solicitado a los gerentes que informen sobre sus procedimientos. Ricardo. La producción está compuesta por: polvos y derivados. pudiéndose contratar zafralmente hasta 15 jornaleros para la línea de envasado. soluciones y suspensiones de uso oral. se dieron algunos problemas en la última reunión. a cargo de Javier. intentar la exportación a los mercados de Argentina y Brasil.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos Caso de Estudio Adicional Nº 2: MÉDICA S. de la Gerencia de Comercialización. Actualmente se exporta el 40% de la producción. Cuando se han recibido todas las respuestas.Auxiliar de Compras: Confecciona. dirección. desarrolló el siguiente procedimiento de compras locales.. De los restantes. Con estas pautas. la Orden de Compra(OC). 5.... Archiva PCM por fecha. Envía: OC/0 al proveedor. 3. Firma RM/0 y lo envía a Administración. Una vez registrados. comunica telefónicamente al Auxiliar de Compras el material y la cantidad a comprar. teléfono y fecha de la última compra. A partir de la información recibida.Auxiliar de Compras: Emite una Solicitud de Cotización de precio (SC) para cada proveedor . OC/2 a Administración y OC/3 la archiva por orden numérico junto con la SC/1 correspondiente. en base a la SC/1. que Ricardo escriba el procedimiento de compras locales y trate de ver los problemas para así poder solucionarlos.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos también se encarga del depósito y la recepción de los materiales. cuando recibe las cotizaciones de los proveedores.2. EXPLICAR la metodología 39 .. y tiene muy poco apoyo informático.Jefe de Compras: Borra de PCM. Con la información recibida del Auxiliar de Depósito. En caso que coincida.. 8. la engrapa junto con la cotización recibida y las archiva por proveedor.. Cuando. Devuelve PCM al Auxiliar de Compras. 4.. de acuerdo a su experiencia. Yo creo que deberíamos darle ayuda. Registra los precios en PCM. las va abriendo por orden de llegada. OC/1 al Auxiliar de Depósito para la actualización de la ficha de existencia de materiales.A.. ingresa a la Base de Datos de proveedores de la empresa.Auxiliar de Compras: Localiza SC/1 correspondiente al proveedor seleccionado para cada material y destruye las SC/1 restantes con las cotizaciones adjuntas. en original y copia. Ricardo elaboró un cuestionario que envió a los Auxiliares de Depósito y de Compras que trabajan con Aurelio.1.Auxiliar de Depósito: Mensualmente. aquellos proveedores de materiales que de acuerdo a su criterio no cumplieron en fecha con las entregas de materiales en oportunidades anteriores. la fecha del remito y el material recibido. SE SOLICITA: 1. confecciona una Planilla de Compras del Mes (PCM). 6.. a la espera de la respuesta.Auxiliar de Depósito: Recibe el material y Remito (RM) en original de parte del proveedor. 1. 7. envía PCM al Jefe de Compras. Consulta telefónicamente al Auxiliar de Compras respecto al material y cantidades a recibir de parte del proveedor.IDENTIFICAR la técnica y los instrumentos a utilizar para analizar y diseñar los procedimientos de trabajo de MÉDICA S. 9. 1. Damián: Está bien. prenumerada.Auxiliar de Compras: Día a día. selecciona al de menor precio y lo marca con lápiz en PCM. Para ello accede a la información de la Base de Datos de proveedores de la empresa. 2. en original y 3 copias. los últimos tres proveedores por cada material con el detalle del nombre. Procedimiento de compras locales 1. localiza la respectiva SC/1.Auxiliar de Compras.Auxiliar de Administración: Archiva RM/0 por número a la espera de la Factura del proveedor. Verifica que las cantidades y el material coinciden con lo informado por el Auxiliar de Compras. donde detalla el material y la cantidad a comprar. verifica los saldos de las fichas de existencias de materiales. el saldo de la ficha de existencias de alguno de los materiales es insuficiente.. Envía SC/0 a los proveedores anotados en PCM y archiva SC/1 por número. DISEÑAR un formulario de actas de reunión que contemple los atributos funcionales y formales y lo tratado por el Gerente General y su equipo de trabajo en las reuniones semanales 5.2.2. 3. 8. 7. 7.2. ANALIZAR la vigencia (o no) de la metodología y técnicas de OYS en el diseño de un SI.1. Para una correcta explicación deben tenerse en cuenta todos los elementos de la organización formal estudiados en el curso. 8. IDENTIFICAR las fases del proceso de cambio comportamental según Kurt Lewin. 4. ANALIZAR detalladamente el Procedimiento de Compras Locales. 2. FORMULAR y FUNDAMENTAR las 5 recomendaciones que a su criterio son más significativas para la racionalización del procedimiento mencionado. EXPLICAR tres de los principios identificados en 9.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos de análisis que debe aplicar Ricardo para cumplir con el objetivo de racionalizar los procedimientos administrativos de MÉDICA S. EXPLICAR detalladamente la segunda fase. EXPLICAR las etapas del proceso para llegar al diseño de la organización formal de una empresa o institución. 7.A. 6. 8. 9. 6.ANALIZAR los requisitos que debe reunir la información como un recurso clave en la actuación gerencial.1. IDENTIFICAR los principios que deben tenerse en cuenta en el análisis de la disposición de oficinas. 9.2.1. EXPLICAR las fallas que detecte. 9. 40 . (Numerar cada falla asociándola a los numerales del procedimiento).1 IDENTIFICAR las etapas del método de análisis y diseño de los sistemas de información. 6. EXPLICAR las ventajas que implica la aplicación de un sistema de información (SI) que contemple la aplicación de las nuevas tecnologías de la información (NTI).1. tanto en sus aspectos positivos como negativos. EXPRESAR qué datos relevaría para realizar dicho análisis.A.A. EXPLICAR los criterios de Departamentalización utilizados a nivel primario y secundario. Caso de Estudio: Latur S.A.A. ELABORAR el organigrama de la estructura organizativa actual de Latur S. Trabajan en él 100 personas: 30 en actividades de producción.A. 3. ELABORAR el nuevo Cuadro de Distribución del Trabajo incluyendo solamente las actividades. El laboratorio comercializa el 70% de su producción en Montevideo e Interior del país y el 30% restante lo exporta. ANALIZAR la actual estructura organizativa de Latur S. 4. Numere y describa cada uno de los aspectos.A.A. las tareas y el personal de la unidad. 2. es un laboratorio que se dedica a la producción y comercialización de productos farmacéuticos y cosméticos. ELABORAR el Cuadro de Distribución del Trabajo de la unidad de Organización y Sistemas de Latur S. ELABORAR el organigrama de la estructura organizativa actual de Latur S. Latur S. de acuerdo a la metodología utilizada en el curso. porqué es un aspecto positivo o negativo de la estructura organizativa de la empresa. ELABORAR el Cuadro de Distribución del Trabajo de la unidad de Organización y Sistemas. de acuerdo a la metodología utilizada en el curso. ANALIZAR.. EXPRESAR qué datos relevaría para analizar la estructura organizativa de Latur S. 3. el Cuadro de Distribución del Trabajo de la unidad de Organización y Sistemas y DESCRIBIR las fallas que se detecten en el mismo.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos Caso de Estudio Adicional Nº 3: LATUR S. ANALIZAR. FORMULAR Y FUNDAMENTAR las recomendaciones para eliminar los aspectos negativos descriptos en el punto 2 y poder mejorar el trabajo y los resultados de la unidad de Organización y Sistemas.A.A. el Cuadro de Distribución del Trabajo de la unidad de Organización y Sistemas y DESCRIBIR las fallas que se detecten en el mismo.A. sin incluir los porcentajes de tiempo. EXPLICAR y FUNDAMENTAR qué método o métodos de relevamiento de información Ud. 3 Caso de estudio utilizado en el examen del 9/10/2003 41 . utilizaría para analizar la estructura organizativa de Latur S. de acuerdo a la lista de actividades y las listas de tareas que tenía el Gerente de Administración en el momento de la reunión con el Directorio.3 OPCIÓN Nº 1 1. 4. FORMULAR y FUNDAMENTAR las recomendaciones para resolver las fallas analizadas en el punto 3 y DIAGRAMAR la correspondiente nueva estructura organizativa de Latur S. de acuerdo a la lista de actividades y las listas de tareas que tenía el Gerente de Administración en el momento de la reunión con el Directorio. Explique claramente en cada caso. OPCIÓN Nº 2 1. 3. 5. 45 en actividades de ventas y distribución y 25 en las demás actividades de la empresa. OPCIÓN Nº 3 1. 2. 2. y la Sección Servicios Generales. En la última reunión que tuvieron los tres Gerentes con el Directorio. un grupo de trabajo que se reúne quincenalmente para coordinar aspectos de sus respectivas áreas y asesorar al Directorio. De la Gerencia de Comercialización dependen dos Secciones: Ventas Montevideo. Al jubilarse el Jefe de la Sección Exportaciones el año anterior. De la Gerencia de Producción dependen 2 Departamentos: Productos Farmacéuticos. La Sección Ventas Montevideo está integrada por un Jefe y 22 vendedores. el Gerente de Comercialización expresó “las utilidades siguen cayendo a causa de la disminución en las exportaciones. cuando el Departamento de Compras importa las 42 . Los tres Gerentes integran desde hace mas de un año. Del Departamento de Contaduría depende la Sección Caja. y Compras. y Productos Cosméticos. Mi secretaria. con el apoyo del Jefe de Ventas Montevideo son los que se vienen ocupando de las exportaciones y hacen lo que pueden”.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos El Directorio está compuesto por 5 miembros que fijan los objetivos y políticas para la conducción de la empresa. hay que renovar la flota!. Del Directorio dependen la Gerencia de Producción. esta Sección tiene a su cargo la limpieza. En esa reunión. Depósito de Materias Primas y Productos Terminados. El Directorio es apoyado por una unidad de Asesoría Jurídica y por una unidad de Secretaría. Para el Gerente de Producción “las utilidades dependen de las ventas y éstas han bajado. los vehículos que tenemos no llegan nunca. y Ventas Interior.además. el único tema de la agenda fue el resultado económico y financiero del periodo 2001-2002. les vendemos y no les entegamos las mercaderías a tiempo. La Sección Importaciones compra las materias primas para la Gerencia de Producción. suprimieron la Sección y el personal fue absorbido por la Sección Ventas Montevideo. básicamente por la atención que le brindamos a los clientes del interior. y Compras Locales. integrada por un Jefe y dos Asistentes.. y 3 Secciones: Laboratorio de Ensayos. Del Departamento de Compras dependen 2 Secciones: Importaciones. Cada uno de los tres Gerentes es asistido por una Secretaria. La Gerencia de Producción cuenta con una unidad de Desarrollo que asesora directamente al Gerente en materia de características farmacológicas de los medicamentos y desarrollo de nuevos productos. y Mantenimiento Técnico. la seguridad y vigilancia del Laboratorio y el mantenimiento de los vehículos que distribuyen los productos vendidos. estamos comprometiendo la marca y la calidad de nuestros productos. Rosina.. El Jefe de la unidad de Desarrollo ejerce autoridad funcional sobre el Jefe del Departamento Productos Farmacéuticos. la Sra. la Gerencia de Comercialización y la Gerencia de Administración. De la Gerencia de Administración dependen 2 Departamentos: Contaduría. La disminución en las utilidades sigue preocupando a todos. La Gerencia de Administración cuenta con el asesoramiento de una unidad de Organización y Sistemas. la Sección Ventas Interior la integran un Jefe y 16 vendedores. De acuerdo al Manual de Organización y Funciones de Latur S. Varias Las tareas del personal de la Unidad y los porcentajes de tiempo dedicados a cada una son las siguientes: Coordinador (Juan Palo) a.A. Redacta informes diversos (20%) d. Actualiza el Manual de Organización y Funciones (10%) c. Implanta los nuevos procedimientos (5%) 43 . Realizar e implementar propuestas para el mejoramiento de los procedimientos de trabajo b.. Releva procedimientos (20%) b.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos materias primas. y S. Estudiar los niveles salariales e. en el diseño de la estructura organizativa y mantener actualizados los manuales administrativos. Solicita cotización de computadoras y programas (15%) e. Evacua consultas telefónicas (20%) e. Sólo manifestó “me preocupa la falta de efectividad de la Unidad de Organización y Sistemas. Diseña e implementa cambios en la estructura organizativa (15%) f. Coordina las actividades entre el área de Producción y Comercialización (10%) Analista (María Jiménez) a. Releva procedimientos del área administrativa (10%) c. Determinar los requerimientos de hardware y software de la empresa d. Realizar e implementar propuestas para la racionalización de la estructura organizativa de la empresa c. Realiza tareas administrativas (15%) e. Participa en reuniones diversas (20%) d. Controla el diseño de nuevos procedimientos (10%) b. Realiza tareas administrativas (15%) Analista (Nicolás Caro) a. Diseña nuevos procedimientos (10%) b. Planifica las tareas a realizar en la unidad (25%) d. El Gerente de Administración apenas intervino. la función de la Unidad de O. no están cumpliendo adecuadamente con su función. Las actividades de la Unidad de Organización y Sistemas de acuerdo a lo que preparó el Coordinador son: a. sólo se fija en el precio sin tener en cuenta los requisitos técnicos de la Sección Laboratorio de Ensayos”. Aquí tengo las actividades de la Unidad y las tareas del Coordinador y de los analistas ”. es asesorar a la empresa en la racionalización de los métodos y procedimientos de trabajo. Adquiere computadoras y programas (20%) g. Analiza procedimientos (10%) c. ha determinando que el local actual resulte insuficiente e inadecuado. Cada dos o tres horas lleva personalmente las BP/1 autorizadas y las deposita en la bandeja del Jefe de Depósito. Todos estos problemas llevaron al Gerente General a solicitarle a su sobrino Pablo. integrado por un Jefe y ocho Operarios. mediante el uso de mamparas móviles. Ø la Sección Contaduría. Si el cliente tiene crédito disponible. el polvo del Depósito deteriora papeles y muebles de oficina y los Vendedores protestan porque “se pasan todo el día caminando entre camiones y autoelevadores en marcha”. La importante expansión en que se encuentra la empresa desde hace un año. El principal accionista de la empresa es el Sr. En este sentido. el ruido que ocasionan los dos autoelevadores utilizados para desplazar las mercaderías y los camiones de los clientes dificulta el trabajo administrativo. en dos vías. estudiante de Administración.4 La empresa PILARES S. ha instalado sus oficinas y el depósito. integrado por un Jefe y dos Auxiliares. integrado por un Jefe. Ø el Departamento de Depósito. dos Vendedores y un Auxiliar de Facturación. archiva los originales en la carpeta de “Pedidos 4 Caso de estudio utilizado en la Segunda Revisión de 1999 44 . Pero lo que más preocupa al Sr. De la Gerencia General dependen: Ø el Departamento de Ventas. Para registrar el precio consultan el Listado de Precios. autoriza el pedido firmando la BP/0/1.A. los Vendedores entregan la BP/0/1 en forma personal al Jefe de Créditos. se dedica a la comercialización de diversos artículos para la construcción.A. completan una Boleta de Pedido (BP). Ø el Departamento de Créditos. El Jefe de Créditos recibe las dos vías de la BP y controla -consultando el Listado de las Cuentas Corrientes de los clientessi éste tiene crédito disponible. registrando: nombre del cliente. diagramó el cursograma que se adjunta y resumió sus pasos de la siguiente forma: Paso 1 Unidad Ventas 2 Créditos Descripción Cuando los Vendedores reciben pedidos de los clientes. cantidad y precio.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos Caso de Estudio Adicional Nº 4: PILARES S. Ocupa un gran galpón en las afueras de la ciudad en el cual. Posteriormente. Ariel Peña. que lo ayudara a resolver la situación. quien ocupa el cargo de Gerente General y es asistido por una Secretaria. integrada por un Contador que ocupa el cargo de Jefe y un Auxiliar. Pablo relevó el procedimiento de “Ventas a Crédito y Entrega de Mercaderías”. Una vez por día. descripción de la mercadería solicitada. Peña son las continuas quejas de los clientes por las demoras de la empresa en avisarles que pasen a retirar las mercaderías solicitadas. llama por teléfono a los clientes para comunicarles que el pedido no ha sido autorizado. entrega las BP/1 a los Operarios del Depósito para que preparen los pedidos y. en orden correlativo y envía la vía 2 a Contaduría. 2) DIAGRAMAR una propuesta para mejorar la distribución del espacio físico. avisen telefónicamente a los clientes que pueden pasar a retirarlos. 3 Gerencia General 4 Depósito Si el cliente no tiene crédito disponible. 1995. nº 5. una vez prontos. Al concluir la carga. SE SOLICITA: 1) ANALIZAR la distribución de la Planta de PILARES S. Depósito Con la Factura en su poder.. de acuerdo al procedimiento de “Ventas a Crédito y Entrega de Mercaderías” vigente y FUNDAMENTAR la misma. el cliente regresa al Depósito y se va con su camión y la mercadería. archiva la vía 1 en carpeta de “Facturas Emitidas”. Depósito Cuando llega el cliente a retirar la mercadería. Asimismo. Ed. Facturación El Auxiliar de Facturación emite la Factura en forma manual. Alicia: Disposición de Oficinas. Pablo relevó la disposición física del local y elaboró el Plano de Planta que se adjunta. de acuerdo a cada uno de los principios de Disposición de Oficinas vistos en el curso y EXPLICAR las fallas detectadas. 5 6 7 Si no hay stock suficiente. los Operarios del Depósito avisan telefónicamente a los clientes que el pedido está demorado. 45 . Oficina de Apuntes CECEA. Si hay stock suficiente. ingresa al Depósito donde los Operarios cargan su camión con la mercadería pedida. Con relación al mismo cabe destacar que tanto las estanterías que se utilizan para almacenar los materiales como la balanza para constatar su peso son movibles y que los ocho Operarios no tienen un lugar fijo. sellan la BP/1 y la entregan al cliente quien ingresa a las oficinas de la empresa para que el Auxiliar de Facturación le emita la Factura correspondiente. Doc. El Jefe de Depósito va retirando indistintamente de su bandeja las BP/1 autorizadas y verifica en las Fichas de Stock si existe stock de los productos solicitados. cuando tiene tiempo. BIBLIOGRAFIA: PALAMARCHUK. Entrega el original al cliente.A. El Gerente General. envía la BP/0/1 a la Gerencia General.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos Autorizados” por orden cronológico. en tres vías. ? SI 4 FACTURA SI BOLETA PEDIDO 0 1 BP/0/1 NO 0 Existe stock? 1 2 F/0 a cliente (A) EN BP/0/1 FIRMA BP/1 BP/0/1 F/1 Operario avisa a cliente pedido demorado Operario avisa a cliente pedido pronto Fact. . FICHA SOTCK BP/1 (B) (A) PRECIOS FACTURACION 3 6 EMITE FACTURA comunica a cliente pedido no autorizado 1 2 EN BP/0/1 TODO NO Créd. Autor.VENTAS a CREDITO y ENTREGA de MERCADERIAS PROCEDIMIENTO ACTUAL VENTAS CREDITOS DEPOSITO GERENCIA GENERAL BP/1 BP/0/1 BP/0/1 CTAS. 5 Cargado el camión. disp. F/2 a Contaduría correlativo BP/0 Ped.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos PILARES S. emit.A. operario sella BP/1 cron. BP/1 (B) 46 . CTES. Jefe Depós. Créd. B a l a n z a E S T A N T E R I A S Contador Secretaria Aux. Aux. PLANO DE DISPOSICION FISICA DEL LOCAL Ventana ESTANTERIAS Gte. A r m a r i o Entrada y salida a la oficina Jefe Vtas. Aux. Aux. Baño Jefe Creed. Gral.Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos PILARES S. Fact. Vendedor Vendedor Autoeevador ESTANTERIAS Autoelevador Entrada y salida de camiones ZONA DE CARGA DE CAMIONES 47 E S T A N T E R I A S . Cont.A. Créd.