consulenza informatica | sviluppo software | sistemiBrescia 10/10/2011 Spett.le Banca di credito cooperativo del Garda Oggetto: sviluppo applicazione per la gestione dei ticket con accessibilità da browser web Protocollo: DEV0026/11/REL2 A seguito dei colloqui intercorsi vi sottoponiamo questa analisi tecnica-funzionale di quanto richiesto INDICE DEL DOCUMENTO 1_ OBIETTIVI E CARATTERISTICHE 2_ TICKET DI RICHIESTA MANUTENZIONE/ACQUISTO 3_ GESTIONE DELLE DISMISSIONI E DELLE VARIAZIONI DI UBICAZIONE 4_ GESTIONE DELLE PERIZIE 5_ GESTIONE SALE 6_ ALTRE NOTE 7_ NOTE TECNICHE 25128 Brescia - via Crocifissa di Rosa, 15 tel. +39 0303099531 - fax +39 0305106845 [email protected] www.systemcafe.it it . • • • L'ufficio tecnico. +39 0303099531 .via Crocifissa di Rosa. 15 tel.it www.systemcafe. Manutentori esterni: fornitori il cui rapporto è regolato da contratto Ufficio acquisti: procede agli acquisti necessari a risolvere il problema emerso con la richiesta di manutenzione o acquisto 25128 Brescia . quale centro di competenza unico. incaricato di elaborare le richieste.consulenza informatica | sviluppo software | sistemi 1_ OBIETTIVI E CARATTERISTICHE L'applicazione richiesta ha i seguenti scopi: ● ● ● ● ● Gestire il flusso di richieste di manutenzione Gestire le richieste di acquisto eccezionali che derivano dagli enti aziendali Gestire i contratti di manutenzione ordinaria Gestire le operazioni derivanti da una richiesta di perizia Gestire le necessità derivanti dalle richieste di utilizzo di sale conferenze (Garda Forum) Sono normalmente esclusi da questa applicazione le richieste di fornitura cosiddette "a rabbocco" del deposito locale La struttura in cui opera la procedura che l'applicazione deve implementare prevede: • Centri di costo (normalmente sedi locali della banca) comprendenti vari operatori ed un responsabile con eventuali facenti funzioni che rappresentano un centro di responsabilità.fax +39 0305106845 info@systemcafe. consulenza informatica | sviluppo software | sistemi 2_ TICKET DI RICHIESTA MANUTENZIONE/ACQUISTO Questo modulo applicativo è organizzato come flusso. +39 0303099531 .it .fax +39 0305106845 info@systemcafe. Il responsabile può inoltrare la richiesta al centro di competenza o annullarla a sua discrezione.via Crocifissa di Rosa. sarà necessario indicare il numero di matricola del bene da manutenere Accessi: Le richieste in questo stato sono visibili al solo utente compilatore e solo da questi modificabili ed eliminabili Stato 2: responsabile Ciascun centro di costo può avere più responsabili abilitati ad intervenire in questo stato. Le informazioni utili per la compilazione della richiesta sono le seguenti: • • • • • • • • • La tipologia di richiesta (manutenzione.systemcafe. L'appartenenza dell'operatore ad un centro di costo è oggetto di manutenzione da parte dell'amministratore del sistema.it www. In fase di configurazione si può definire tale elenco e la lista di utenti cui è recapitata una mail di notifica al momento dell’ingresso del ticket in tale stato. Stato 1: richiedente. Qualunque operatore può compilare una richiesta. attività) il numero di cespite dell'oggetto da manutenere il sito ove viene richiesta la manutenzione la descrizione dettagliata del problema eventuali allegati il livello di urgenza (per default basso) una scelta chiusa relativa alla categoria del bene (tabellata) un’altra scelta chiusa filtrata sulla precedente dia un maggiore dettaglio del bene (sempre tabellata) su alcune categorie del punto precedente. Di seguito si riportano lo caratteristiche di ogni singolo stato. 15 tel. 25128 Brescia . fornitura. it . la richiesta dovrà essere approvata da un responsabile del centro di competenza. Qualora la cifra stimata complessiva super un valore configurato. un template elettronico da inviare via fax o via allegato email (file PDF) Quando il centro di competenza ritiene che tutte le attività necessarie siano state compiute e non debbano esserne svolte altre. Il coinvolgimento di fornitori esterni (utilizzando l'anagrafica importata) utilizza operativamente i vettori di invio del fax (per ora cartaceo) e della email con formati predefiniti. ma in tutte saranno presenti uno stato (aperta/chiusa). Stato 3: Centro di competenza (Uff.consulenza informatica | sviluppo software | sistemi In questo stato è inoltre possibile aggiungere note modificare le informazioni inserite dall'utente. Stato 5: Chiusa.fax +39 0305106845 info@systemcafe. Per ogni attività inserita sarà necessario compilare una stima dei costi. Accessi: Tutti i responsabili dell'ente del richiedente hanno facoltà di lavorare il documento di richiesta in questo stato.systemcafe. 15 tel. Sarà realizzato. 25128 Brescia . Accessi: Il documento risulta modificabile dai responsabili del centro di competenza e visibile da tutti gli appartenenti all'ente del richiedente. a tale scopo. tecnico): Prende in carico le richieste inoltrate dai responsabili secondo le caratteristiche del tipo di richiesta. Queste richieste avranno 3 tipologie diverse. un destinatario/incaricato della richiesta una data di invio. +39 0303099531 . una data di chiusura ed un'area note in cui allegare documenti. Contestualmente viene inviata una notifica al richiedente ed al suo responsabile.it www. Il documento è altresì visibile a tutti gli utenti appartenenti all'ente del richiedente. La richiesta chiusa non potrà più essere modificata da nessuno. Il centro di competenza creando una richiesta di attività (manutenzione o richiesta di acquisto) porta il documento in questo stato. chiude la richiesta. Accessi: Il documento risulta modificabile dai responsabili del centro di competenza e visibile da tutti gli appartenenti all'ente del richiedente. con la richiesta di manutenzione). Ad esclusione del centro di costo. In questo stato si potranno creare una o più richieste di attività (in relazione testata righe.via Crocifissa di Rosa. L'autore primo può soltanto vedere la richiesta ma non più modificarla. A seguito di valutazioni della richiesta può ritenere di respingerla (inserendo la motivazione) o avviare delle attività. Stato 4: In lavorazione. esterno) Deve inoltre essere possibile effettuare un rilievo statistico mediante i seguenti parametri facoltativi di input per la ricerca: Data attivazione richiesta Data chiusura richiesta Categorie bene Autore della richiesta Centro di costo Stato della richiesta ● ● ● ● ● ● 25128 Brescia . Accessi: Il documento resta visibile agli appartenenti all'ente del richiedente e a quanti sono intervenuti operativamente nel flusso.systemcafe. +39 0303099531 . 15 tel.it www.fax +39 0305106845 info@systemcafe. La richiesta è inserita in stato sospeso dallo stato 4 (In Lavorazione) dal responsabile del centro di competenza. Stato 6: Annullata. Da questo stato i documenti possono essere successivamente annullati o reinseriti in stato “In lavorazione” Statistiche Il programma consente la visualizzazione di alcuni dati riassuntivi.via Crocifissa di Rosa. Stato 7: Sospesa.it . La richiesta annullata non potrà essere più modificata ma eventualmente clonata per inviare una nuova richiesta modificata. In particolare: Insieme delle richieste per periodo di tempo Per CDC per tipologia di richiesta per stato della richiesta per incarico per manutentore tipologia di manutentore (interno.consulenza informatica | sviluppo software | sistemi Accessi: Il documento resta visibile agli appartenenti all'ente del richiedente e a quanti sono intervenuti operativamente nel flusso. it .systemcafe. da utilizzare come destinatari delle notifiche di intervento.it www.consulenza informatica | sviluppo software | sistemi Tali parametri possono essere inseriti selezionando facoltativamente il connettore logico AND o OR. Funzionalità ulteriori: Clonazione richieste: è possibile clonare un richiesta da parte di qualunque operatore. Ne risulterà un insieme di dati di dettaglio consultabili direttamente o mediante esportazione a foglio elettronico. In riferimento ai fornitori importati. 15 tel. +39 0303099531 . Note Le entità tabellate sono compilate da utenti interni con appositi livelli di accesso. L'utilizzo di tali contatti personali è riferito alla sola applicazione oggetto di questo documento. dei relativi indirizzi di email e dei numeri di fax sarà manutenuta in apposita tabella da compilare a cura di uno o più utenti preposti. I parametri opzionali di ricerca saranno: • • • Attività scadute da N giorni Periodo di riferimento Fornitore destinatario Mediante tali parametri facoltativi. si otterrà il dettaglio delle attività esportabile a foglio elettronico. 25128 Brescia .fax +39 0305106845 info@systemcafe. Analogamente sarà possibile effettuare una ricerca sulle attività collegate alla richieste. Le nuove richieste così create vengono inserite in stato 1 “Richiedente”.via Crocifissa di Rosa. L'elenco dei fornitore. sarà possibile gestire un insieme di contatti che afferiscono ai singoli fornitori. 25128 Brescia . la periodicità di intervento concordate col fornitore e la scadenza del contratto stesso. Stato 3: Intervento chiuso: intervento effettuato.systemcafe. Categoria del bene (tabellata): la categoria è collegata ad un responsabile cui sarà inviata una email con N giorni di anticipo sulla scadenza. 15 tel. Gli interventi hanno i seguenti stati Stato 1: Intervento schedulato. aprire eventuali richieste e-ticket ed ovviamente chiudere la richiesta di attività. Gli interventi devono poter essere “ripianificati” mediante rischedulazione.via Crocifissa di Rosa.fax +39 0305106845 info@systemcafe. E' l'indicazione di un intervento concordato sulla base del contratto cui si riferisce. Gli interventi devono includere il centro di costo (CDC) di riferimento ed un flag che indichi se l’intervento debba essere notificato via mail al/ai responsabile/i dei relativi CDC indicati . E' la situazione in cui l'intervento è programmato ma non ancora eseguito. inserire commenti ed eventuali allegati di rapportino attività.it www. In questo stato è possibile allegare l'immagine scannerizzata del modulo di intervento del manutentore esterno.it . L'insieme degli interventi schedulati costituiscono uno scadenzario (agenda) utilizzabile anche dagli enti periferici. +39 0303099531 . Stato 2: Intervento in corso. Tale modulo sarà costituito dalle seguenti informazioni principali: Fornitore: tali informazioni riguardano i dati anagrafici di base dei fornitori.consulenza informatica | sviluppo software | sistemi 3_ MANUTENZIONI ORDINARIE PROGRAMMATE Questo modulo riguarda la pianificazione ordinaria degli interventi di manutenzione programmata. Contratto: informazione che determina le caratteristiche. Intervento: istanza di attività determinata dal Contratto. consulenza informatica | sviluppo software | sistemi Visibilità I documenti che riportano i dati e le informazioni relativi a alle manutenzioni ordinarie. 15 tel.fax +39 0305106845 info@systemcafe. Le attività di intervento risultano visibili dagli enti interessati all'intervento stesso.it www. +39 0303099531 . sono gestiti e modificati da un gruppo di utenti ristretto.via Crocifissa di Rosa.it .systemcafe. 25128 Brescia . Inoltre l'utente che richiede la perizia potrà indicare uno o più documenti cartacei che saranno inviati per posta ordinaria all'ufficio tecnico.systemcafe. L'ufficio tecnico dovrà verificare le richieste pervenute segnalando al richiedente eventuali anomalie o omissioni. Stato1: richiedente: la richiesta è in fase di compilazione da parte dell'utente di filiale. +39 0303099531 .fax +39 0305106845 info@systemcafe. 15 tel. Stato 2: Ufficio tecnico: gestione della richiesta. saranno da compilare le informazioni relative ai dati dell'immobile e ai valori catastali e commerciali dello stesso. Sarà inoltre necessario aggiungere i seguenti campi: • • • • Importo perizia addebitato al cliente Costo di perizia esterna Differenza tra i precedenti due Nome del perito 25128 Brescia .it www. che riporti i valori presenti sul modulo Basilea (allegato fornito dal cliente). Tali valori sono i seguenti: • • • • • • • ID NAMM n° PEF ID NAMM figlio NAG concedente ipoteca Nome concedente ipoteca Quota proprietaria Relazione proprietaria Gli ultimi tre valori potranno ripetersi più volte. Le richieste saranno compilate su un form elettronico. In questo caso si potrà inserire la richiesta in stato di “sospesa” in attesa di maggiori precisazioni.consulenza informatica | sviluppo software | sistemi 4_ GESTIONE DELLE PERIZIE Questo modulo riguarda la gestione delle richieste di perizia che pervengono all'ufficio tecnico e che da questo devono essere gestite ed evase. Quest'ultimo deve compilare un insieme di valori riguardanti uno o più immobili relativi alla stessa richiesta di perizia. Facendo riferimento al modulo “Basilea”.it . Visibilità: il documento sarà visibile al compilatore ed al responsabile della filiale.via Crocifissa di Rosa. Stato4: Chiuso: sarà consentita la chiusura quando tutte le informazioni saranno compilate da parte dell'ufficio tecnico e della contabilità Visibilità: il richiedente potrà visionare il documento Stato 5: Sospeso: l'ufficio tecnico potrà inserire il documento in tale stato se valuterà che le informazioni sottoposte non siano adeguate o complete. +39 0303099531 . indicare l'avvenuta elaborazione ed eventualmente re-inviarlo all'ufficio tecnico in caso di evidenti errori. Visibilità: il documento è compilabile e modificabile in ogni sua parte dall'ufficio tecnico. Altre funzionalità Un sistema di log consentirà di analizzare i tempi di permanenza della richiesta in ciascuno stato e il tempo complessivo di evasione della richiesta L'ufficio tecnico potrà ottenere reportistica riguardante le perizie.via Crocifissa di Rosa. Visibilità: l'ufficio contabilità può visionare il documento. ma dovrà indicare mediante spunta l'avvenuta lavorazione su altro sistema informativo.it www. L'interrogazione potrà avere i seguenti parametri: 25128 Brescia .it .systemcafe.consulenza informatica | sviluppo software | sistemi • N. Il richiedente potrà continuare a visionarlo senza però poterlo più modificare Stato3: In contabilità: l'ufficio contabilità potrà visionare i documenti in tale stato. fattura Una apposita funzionalità permetterà di stampare il documento Basilea. Non potrà modificarli.fax +39 0305106845 info@systemcafe. 15 tel. Visibilità: sarà lo stesso ufficio tecnico che potrà togliere la richiesta da tale stato per completare le informazioni incomplete. 15 tel. Si deve inoltre poter ottenere dei report grafici a istogrammi.consulenza informatica | sviluppo software | sistemi – – – – – Tipologia di perizia Fascia di valore periziato Stato della richiesta Periodo Filiale richiedente e restituire l'elenco delle perizie rispondenti.via Crocifissa di Rosa.systemcafe.it www. che indichino: – – il numero di perizie per fascia di valore periziato il numero di perizie per tipologia 25128 Brescia .fax +39 0305106845 info@systemcafe. mediante i parametri sopra riportati. +39 0303099531 .it . consulenza informatica | sviluppo software | sistemi 5_ GESTIONE SALE Questo modulo riguarda al gestione di alcune sale e delle relative richieste di utilizzo. 25128 Brescia . 15 tel.fax +39 0305106845 info@systemcafe. realizzato mediante le specifiche del modulo cartaceo allegato fornitoci dal cliente. +39 0303099531 .via Crocifissa di Rosa. In particolare il richiedente deve compilare le seguenti informazioni: – – – – – – – Giorni di utilizzo orari tipologia di evento (tabellato) sala richiesta (tabellato) attività richieste per logistica e manutenzione (tabellato) altre richieste di allestimento (tabellato) altre specifiche (tabellato) La richiesta così compilata dovrà pervenire all'ufficio tecnico che si attiverà per la realizzazione di quanto richiesto. Analogamente sarà nostra premura importare eventuali dati storici delle “perizie” purché i dati storici siano compatibili con la struttura del programma. Un qualsiasi utente autorizzato compila il modulo elettronico di richiesta. sarà possibile importare le stesse al primo impianto dell'applicativo.it www. Al termine delle attività si potrà chiudere la richiesta. 6_ALTRE NOTE Qualora il cliente potesse fornire un elenco elettronico (in formato da concordare) delle anagrafiche fornitore.it .systemcafe. 46 o superiore 4_ Librerie PHP 5. +39 0303099531 .fax +39 0305106845 info@systemcafe. 25128 Brescia . 15 tel. per il recapito di eventuali notifiche via email generate del programma.3.15 o superiore 3_ Server MySql in versione 5.l'opportuna infrastruttura hardware e software. Sarà necessario attivare -a carico del cliente.consulenza informatica | sviluppo software | sistemi 7_ NOTE TECNICHE Il software sarà realizzato con linguaggio di programmazione php.systemcafe.1.2.34 o superiore 2_ Server Apache versione 2. In particolare si rendono necessari i seguenti presupposti 1_ Sistema operativo Linux con kernel 2.it www.3 o superiore Occorre inoltre l'accesso a un server SMTP server side.6.via Crocifissa di Rosa.it .