Administración Documental en El Entorno Laboral Actividad - 3

ACTIVIDAD N°3PRESENTADO POR LILIBETH CHICA MAFFIOLD PRESENTADO A AVA OFELIA CRUZ ROCHA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL SENA 2015 . Que la planeación.Actividad 3 Reflexión: My completa la información del video del acuerdo 060 por que nos da un claro ejemplo paso a paso de la gestión de un documento con sus diferentes estaciones como son la recepción. Que el gobierno nacional ha diseñado la agenda de conectividad. programación. conservación. radicación. dándole carácter legal mediante la directiva presidencial no. De esta manera me he familiarizado un poco más la gestión documental en su ejecución. entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su acuerdo 07 de 29 de junio de 1994. Que el decreto 2150 de 1995. es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la administración pública. organización. establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado. como una política de estado. para su posterior consulta. que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo. Que la ley 594 de 2000 tiene por objeto. Que la ley 80 de 1989. Reflexión: El acuerdo 060 / 2001 señala las funciones del archivo general de la nación. Archivo general de la nación. por intermedio del archivo general de la nación. suprime y reforma regulaciones. adopta el reglamento general de archivos. señala las funciones del archivo general de la nación.acuerdo 060 / 2001 Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las unidades de correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental. entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios como norma reguladora del quehacer archivístico. del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos. dirección y avance de las entidades. modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información. 02 del 2000. seguimiento. Que la ley 527 de 1999. eliminación de las solicitudes enviadas y recibidas. . como norma reguladora del quehacer archivístico. se logran entre otros. distribución. procedimientos o trámites innecesarios existentes en la administración pública. · Entrega de papeles de trabajo al archivo de gestión. nombre. · Pasos para la organización de archivos · Archivador de estantería fija. · Foliación documental · Entrega de papeles de trabajo al archivo de gestión. · Almacenamiento y ubicación de la documentación · Ubicación de cajas en estantería fija · La señalización de la estantería. · Archivadores verticales de gavetas · Entrega de documentos a los archivos de gestión · Entrega y recibo de documentos por novedades de personal · Actualización de las tablas de retención documental · Transferencias documentales · Disposición final de documentos · Conservación total · Servicios en archivos de gestión · Servicio de préstamo de documentos · Servicio de consulta de documentos · Servicio de consulta en base de datos · Servicio de reprografía · Organización de fondos documentales acumulados . tipo de archivo. · Serie documental: código.También este acuerdo actividad archivística nos enseña los diferentes conceptos de la Procedimiento para la gestión de la correspondencia: El documento del procedimiento para la gestión de la correspondencia en muy completo y muy importante ya que nos muestra claramente pasó a paso todos los procedimientos como lo son: · El orden documental. El documento se entrega a un técnico especializado en el problema que afecta al asegurado. Al finalizar todo el procedimiento se envía la copia de informe completo a la central de seguro y se archiva para la disposición en la empresa. el asegurado asiste al inmueble y realiza el arreglo del problema. es momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccionó. retorna el documento con la información del problema solucionado.Basado en la terminología empleada de las comunicaciones oficiales en el material de estudio. situación en el inmueble. fecha y hora del compromiso. los siguientes aspectos: . donde se manejan controles y procedimientos establecidos. Son todas aquellas comunicaciones de carácter oficial de las entidades públicas o privadas. Se reporta a la central del seguro que ya quedo solucionado el caso. En mi empresa la información es de forma externa por que la información la genera un tercero. . Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la información obtenida en esta actividad. el informe también se envía vía correo electrónico. Para que llegue a su destino tiene que pasar por el siguiente proceso: Una vez conformado el documento se asigna al técnico para que realice el procedimiento. dirección del inmueble.¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento? Recepción: La información antes de convertirse en documento se recepciona vía telefónica.Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino? El tipo de comunicación en mi empresa es comunicaciones internas. .Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa. nombre del asegurado. en donde nos suministran una serie de datos como lo son: numero de autorización. . luego de que el técnico allá realizado el procedimiento nos devuelve el documento. MAPA CONCEPTUAL EL DOCUMENTO Tiene una Recepción de la información La información puede ser interna o externa Clasificación del documento y verificación de la informaion Registro de la información con los datos mar relevantes Reparto de la información. dar a conocer la comunicación Apertura del contenido o información. Revisión de documentos para su respectiva radicación .