1Actividades de Transferencia de Conocimiento Informe “Administración Documental”. Curso. Administración Documental en el Entorno Laboral. Código.1508272 Martha Liliana Henao Escobar Aprendiz Presentado a Abogada Diana Alejo Sierra Instructora y compañeros aprendices SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA, Centro de Comercio y Servicios Regional: Tolima Agosto 2017 registro.Registro de salida .Correspondencia interna (comunicación interna). ya que. constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas. “El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia señalaque las entidades deberan elaborar programad de gestión de documentos pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas aplicaciones deberán observarse los principios y los procesos archivísticos. . para las que es conveniente establecer un registro. tiene personas o departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. esa persona o departamento se dedicará exclusivamente a ello o. 2 Introducción Toda empresa. Según en tamaño e importancia de la empresa. Existen tres tipos de registros: Registro de entrada . por el contrario. realizará además otras funciones.” Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para mostrar paso a paso la recepción o radicación. permite mayor rapidez en su localización. aparte de usar técnicas de comunicación. los escritos pueden extraviarse en el envío de una sección a otra. distribución o embalaje de documentos de diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la empresa. se ha logrado reflexionar. registro. Con el registro. contextualizar y apropiar los conceptos más representativos que permiten reconocer y asimilar la definición de administración. Para cumplir con esta evidencia. anexos y tiempo de respuesta. principios y normas archivísticas aplicados en los procesos técnicos de recepción y despacho de comunicaciones oficiales. dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o radicación. Nombre del funcionario responsable del trámite. copias. Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas. firmas Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. las comunicaciones internas y documentación para recepción y despacho de documento y el embalaje de los mismos. las disposiciones de la Norma Icontec 185. Tras la realización de las actividades anteriores en este momento. anexos. 2) Asignación consecutivo de envíos ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS: Asignación de consecutivo. es importante haber revisado. fecha y hora . los pasos para la administración documental. ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS: Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de folios. las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario. leído y comprendido el material de estudio presentando en esta guía. Nombre o código de la dependencia competente. Informe Administración Documental. 3 Actividades de Transferencia de Conocimiento Informe “Administración Documental”. Desarrollo El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto. EVIDENCIA DE PRODUCTO EVIDENCIA 3. Registro de entrada carta: Al recibir las cartas. A estas comunicaciones se las asigna un número. Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia: REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA ENTRADA Nº orden Fecha de de entrada Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos entrada Día Mes Además. distribuidores. el cual servirá como referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.. se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores.. Organismos Públicos. aquellas que ofrecen información a la empresa. la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación: . entidades financieras. 4 Impresión de rótulo de radicación Relación entre los documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas de radicación y control Elaboración de estadísticas 1. es decir. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa. Operación: mínimo un original y una copia. Registro de salida carta: Una vez escrita la carta o comunicación. En el sello debe aparecer: el número de registro la fecha el destinatario -Original: se envía al correo -Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación Formato del registro de salida: REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA SALIDA Referencia Fecha Nº orden Clase Anexos Destinatario Asunto de salida 3. Correspondencia interna: En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida. éste puede ser: único o existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida) . Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello. hay que comprobar su corrección y prepararla para su emisión. se lleva un registro para las comunicaciones internas. 5 2. registro y asignación de la tarea. Correspondencia enviada Elaboración Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas. envío de facturas o solicitud de permiso o vacación. hojas de ruta y correspondencia en general. El número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior seguimiento. Las cartas deben seguir una numeración correlativa. formulario. será recibida siguiendo los siguientes pasos: 1. deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Información. . (En caso que el departamento de origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual). Correspondencia Recibida Recepción Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de información. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día. Registro en el Sistema El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los responsable(s) de la ejecución del requerimiento. hoja de ruta. ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta. correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto. 6 Ejemplos de registro de correspondencia: RECEPCIÓN. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento. estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar. debido a que el departamento no tiene una secretaria asignada. 4. Firmar el cuaderno de correspondencia. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones. 5. 2. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información. 3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares. Registro en el sistema Una vez que es entregada la correspondencia.S. el documento enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia enviada. devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente. 7 Entrega La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al departamento. .I. el Coordinador del Centro de Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia. quien entregará el documento original en el departamento de destino y hará sellar la copia del mismo. Archivo de la correspondencia Una vez registrada la correspondencia enviada. el Coordinador del C. 8 . 9 . 10 . 11 Conclusión Recibir. radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas. que se reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local. registrar.pdf .files. a través de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones es el objetivo primordial de este informe “Administración Documental” https://gestionadminjhenny.com/2010/07/recivo-y-despacho-de- documentos.wordpress.