Actividad 2 - Planificación y Preparación de Auditorías

Unidad 2.Planificación y Preparación de Auditorías Actividad: Planificación y preparación de auditorías. 1. Diseño del programa de auditorías: el programa de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: a) Objetivos y alcance del programa de auditoría. Objetivo Proporcionar metodología para realizar las auditorías internas con el fin de verificar si el sistema de gestión institucional y el sistema de gestión de la calidad se está ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y está acorde con las políticas administrativas y legales, para asegurar el control del cumplimiento de las actividades dela alcaldía de Florencia, realizando recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, como también oportunidades de mejora a la operación de las actividades; apoyando a la alta dirección en la toma de decisiones para corregir las desviaciones presentadas. Alcance Contempla desde la planificación, programación, ejecución y documentación, así como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditorías internas del cumplimiento de la gestión y sistema de gestión de la calidad en la alcaldía de Sincelejo en el periodo fiscal vigente. b) Cronograma de las auditorías a realizar en el año. Actividades           Elaborar el programa de auditoria Elaborar planes de auditoria Preparar la auditoria Realizar reunión de apertura Recolección de información Preparar conclusiones de la auditoria Ejecutar reunión de cierre Informé de auditoria Distribuir el informe Realizar seguimiento c) Criterios de auditoría.  RECURSOS HUMANOS: Profesionales de la oficina de control interno Auditores de calidad de la entidad  FINANCIEROS Viáticos Papelería y útiles  TECNOLOGICOS Hardware: equipos de cómputo e impresoras . Auditor en jefe Auditor encargado Auxiliar de auditoria Encargados de área e) Recursos necesarios. ENTRADAS Proveedor Dependencia s Organismos de control de la entidad Alta dirección                   ACTIVIDADES Programa de auditoria Plan de auditoria Proceso de la entidad Planes de mejoramiento Auditorias anteriores Elaborar el programa de auditoria Elaborar el plan de auditoria Realizar reunión de apertura Recolección de la información Preparar conclusiones de la auditoria Ejecutar reunión de cierre Informé de auditoria Distribuir el informé Realizar seguimiento Evidencias de auditoria Hallazgos Acciones correctivas y preventivas Informes de auditorias Planes de mejoramiento continuo SALIDAS Cliente RESPONSABLE Alta dirección Alta dirección Dependencia procesos de entidad Organismos control y la de Jefe de control interno d) Auditores seleccionados por procesos. Procesos estratégicos:    Planeación estratégica Desarrollo de plan estratégico Desarrollo de planes operativos anuales Procesos misionales: . Ejecución presupuestal correspondiente a la vigencia 2015 por el concepto de gastos generales. f) Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría RIESGO Incumplimiento Inexactitud DESCRIPCIÓN DEL RIESGO POSIBLES MANEJO DE CONSECUENCIA RIESGO S Que el programa Deficiencia en el Facilitar a los de auditoria no se seguimiento a la auditores todo lo cumpla en su gestión y calidad requerido para totalidad que esto no ocurra. b) procesos a ser auditados. del nivel central. aplicativos  INFRAEXTRUCTURA: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los auditores en la oficina de control interno. Ejercer el control de gestión sobre la información de la gestión disciplinaria de la Procuraduría Regional Choco. Informes no Decisiones Establecer basados en las equivocadas controles para evidencias reales basadas en verificar la informes no calidad de la ajustados a la información realidad de la entidad 2.Software: internet. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: a) objetivos y alcance de la auditoría. Proceso preventivo Proceso de intervención Proceso disciplinario Procesos de apoyo conexos:     Procesos de relatoría Proceso centro atención al público Proceso registro de sanciones Tramite de acciones jurídicas Procesos de apoyo:       Proceso estratégico Proceso de contratación Proceso financiero Proceso de gestión humana Proceso de selección y carrera Procesos administrativos Procesos de evaluación y control:  Sistemas de gestión de calidad c) Criterios de auditoría y documentación de referencia. Determinación de recursos necesarios. Someter el Plan de Visita de Auditoría a aprobación del Jefe de la Oficina de Control Interno. Consideración y definición de fechas de inicio y terminación de actividades. I. Precisar los detalles de auditoria tales como: Determinación del tipo de auditoria. II. d) Ubicación. Elaborar el plan de visita de auditoria. fechas. Abrir archivo documental de la auditoria. Determinación de equipos y medios de almacenamiento eléctrico a utilizar. tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría. III. Asignación de tareas al equipo auditor. Generar comunicaciones necesarias. IV. . Siguiendo la Norma Técnica Colombiana NTC-19011: 2011 Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad. Aplicación de normas generales a situaciones específicas 5. Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito asignado. en coordinación con las unidades administrativas correspondientes. Fecha prevista para su celebración. Preparación de los documentos de trabajo. Una declaración de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptación. Preparación del informe de auditoría Aprobación y distribución del informe de auditoría. entre otros . Recopilación y verificación de la información.Cronograma: Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria. así como por las buenas prácticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sería la siguiente: Preparación del Plan de Auditoría. 3. Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen 4. Asignación de las tareas al equipo auditor. Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados. Realización de la reunión de apertura. Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto f) Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor 1. Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar 2. e) Métodos de auditoría a utilizar Para aplicar el método deductivo a la auditoría se necesita: 1. Generación de hallazgos de la auditoría. Preparación de las conclusiones de la auditoría Realización de la reunión de cierre. 2. Fecha prevista para su celebración. tomando encuentra para su integración. manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la máxima cooperación de ambas partes. el tiempo para su ejecución. conocimiento. Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores. las condiciones técnicas. con el propósito de lograr el objetivo general propuesto para la auditoría específica. número de auditores por equipo y las instrucciones específicas. Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo. sin que con ello se deteriore la calidad de la misma. la asistencia técnica necesaria para que éstos cumplan eficientemente con sus obligaciones. escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. tales como el objetivo general. . En el desarrollo de las auditorías es fundamental establecer una excelente comunicación entre el auditor líder. 5. habilidades y relaciones interpersonales. 6. 3. la alta gerencia y el personal auditado. Finalmente. Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos. 4. entre otros.3. Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación específica previa a la ejecución del trabajo y examen de áreas críticas. experiencia. aspectos. el alcance.