PROCEDIMIENTO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL ENLA CONTRATACIÓN Y SUBCONTRATACIÓN GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO CODIGO ECP-DEA-P-005 Elaborado 30/10/2012 Versión: 5 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ................................................................................................................. 2 2. GLOSARIO ................................................................................................................ 2 3. CONDICIONES GENERALES ....................................................................................... 4 4. DESARROLLO ............................................................................................................ 4 4.1 Abastecimiento de Bienes y Servicios .................................................................. 4 4.2 Control y seguimiento de Subcontrataciones autorizadas y aprobadas por ECOPETROL.......................................................................................................... 5 4.3 Paz y Salvo de Subcontratistas y sus Trabajadores, Proveedores y certificados de experiencia contractual ....................................................................................... 5 4.4 Paz y Salvos de Propietarios de Predios .............................................................. 6 4.5 Vinculación de Mano de Obra ............................................................................... 6 4.5.a Vinculación de Mano de Obra no Formada y Formada del Área de Influencia ...... 6 4.5.b Informe de vinculación de Mano de Obra Formada y No Formada ...................... 8 4.6 Gestión Socio ambiental Responsable .................................................................. 8 4.6.a Relacionamiento con los Grupos de Interés ......................................................... 8 4.6.b Derechos Humanos ............................................................................................ 10 4.6.c Responsabilidad Ambiental ................................................................................ 10 4.6.d Inversión Social ................................................................................................. 11 4.6.e Participación Local............................................................................................. 11 4.6.f Vinculación de Personal ..................................................................................... 12 4.6.g Desarrollo de Proveedores ................................................................................. 12 4.7 Evaluación de Desempeño de Contratistas ........................................................ 12 4.8 Autoridad Funcional ........................................................................................... 12 5. CONTINGENCIAS .................................................................................................... 13 Plantilla 010 _____________________________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. 1/14 PROCEDIMIENTO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL EN LA CONTRATACIÓN Y SUBCONTRATACIÓN GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO CODIGO ECP-DEA-P-005 Elaborado 30/10/2012 Versión: 5 1. OBJETIVO Fortalecer las relaciones con los grupos de interés y consignar lineamientos que permitan adoptar prácticas socialmente responsables, que contribuyan al logro de los objetivos empresariales; así mismo, establecer el procedimiento para el control y seguimiento de la subcontratación y vinculación de mano de obra de Contratistas. 2. GLOSARIO Área Social de Influencia: Es el espacio geográfico intervenido por las actividades de la Empresa, donde se asientan comunidades o grupos humanos afectados por las actividades de los proyectos u operaciones de aquella, bien porque sufren impactos o contingencias que alteran su vida cotidiana de forma temporal o permanente, o porque despiertan legítimas expectativas a propósito de los beneficios que de la presencia de la Empresa se podrían derivar. Así mismo, comprende aquellas áreas y asentamientos que pueden representar riesgo social y afectar la normalidad de las operaciones. El área social de influencia debe quedar claramente establecida en los Planes de Manejo Ambiental avalados por la autoridad competente y en los Planes de Gestión de Riesgos aprobados por el responsable de las operaciones en el área de que se trate. Comunidad: Corresponde a la población localizada en el ámbito regional o local, bien sea determinado por los Estudios de Impacto Ambiental o por decisiones empresariales, cuyos vínculos se constituyen en virtud de relaciones de parentesco, la convivencia cotidiana, definiciones político administrativas o procesos de organización social. Contratación Verde o Compra Verde: Adquisición de bienes, servicios y obras con un impacto ambiental reducido durante todo su ciclo de vida en comparación a otros con la misma función. 1 Contratista: Persona natural o jurídica que individualmente o a través de una modalidad asociativa, se obliga a proveer un bien, prestar un servicio o realizar un trabajo para ECOPETROL, previa celebración de un contrato con esta Sociedad. Integrantes de la Comunidad o Localidad: Personas que habitan en el Área Social de Influencia. DPS: Documentos del Proceso de Selección (Pliego de Condiciones, Términos de Referencia, Invitación, Solicitud de Cotización, entre otros). Empleo Regional y Local: Contratos de trabajo que se celebran con los integrantes de la Comunidad. Se entenderá que una persona (trabajador) es integrante de la Comunidad con la certificación expedida por el Alcalde del respectivo municipio, según lo reglamenta la Ley 1551 de 2012 en su Articulo 29 Literal F Numeral 6. 1 Union Europea Plantilla 010 _____________________________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. 2/14 PROCEDIMIENTO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL EN LA CONTRATACIÓN Y SUBCONTRATACIÓN GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO CODIGO ECP-DEA-P-005 Elaborado 30/10/2012 Versión: 5 Localidad: Definición territorial con identidad propia y en algunos casos con jurisdicción político administrativa, delimitada por las autoridades e instancias competentes y dentro de la cual se puede localizar el Área Social de Influencia. Para el efecto pueden ser corregimientos o municipios. Mano de Obra Formada (profesional, técnica y/o tecnóloga): Trabajo que combina actividades intelectuales y físicas con cierta complejidad y grado de autonomía. La persona tiene por lo general formación, cursos, programas de capacitación y entrenamiento. Adicionalmente, cuenta con experiencia y en ocasiones está homologada la formación académica. Se refiere a los perfiles ocupacionales de los niveles III y IV de la Tabla Salarial de Actividades no Propias de la Industria del Petróleo, del nivel V en adelante de la Tabla de Niveles Salariales para Carrera Técnica y Administrativa, y generalmente desde el nivel B de la Tabla de Salarios Convencionales. Mano de Obra no Formada (no profesional, no técnica y/o no tecnóloga): Trabajo en actividades sencillas y repetitivas, principalmente de carácter físico, ejecutado por personas que por lo general tienen un mínimo de educación permisible y demandan un alto nivel de subordinación. Se refiere a los perfiles ocupacionales de los niveles I y II de la Tabla Salarial de Actividades no Propias de la Industrial del Petróleo y generalmente al nivel A de la Tabla de Salarios Convencionales. Proveedor: Persona natural o jurídica que con ocasión de la ejecución de un contrato celebrado por ECOPETROL, realiza actividades o suministros a favor del Contratista, que no hacen parte del alcance de dicho contrato. Región: Área o extensión territorial que puede comprender uno o varios departamentos y municipios, que incluye relaciones a nivel social, cultural, ambiental, político y/o económico, constituyendo una referencia común para efectos de planear y ordenar la gestión empresarial, a partir de la combinación de criterios relacionados con dinámicas de desarrollo, eficiencia operativa y conectividad. Responsabilidad Social Empresarial (RSE)2: Es el conjunto de prácticas, principios y valores que implican un compromiso de la Empresa en tener un comportamiento ético y contribuir al desarrollo y calidad de vida de sus grupos de interés. Contribuye al desarrollo sostenible, incluyendo la salud y el bienestar de la sociedad; Toma en consideración las expectativas de sus partes interesadas; Cumple con la legislación aplicable y es coherente con la normativa internacional comportamiento; y Está integrada en toda la organización y se lleva a la práctica en sus relaciones. de Subcontratista: Persona natural o jurídica que en desarrollo de un contrato celebrado por ECOPETROL, realiza actividades o suministros que hacen parte del objeto y alcance de aquél a favor del Contratista, en virtud de un subcontrato previamente autorizado y aprobado por ECOPETROL. Territorio: Es el conjunto de condiciones sociales, culturales, políticas, económicas y ambientales creadas por los grupos humanos asentados en espacios geográficos determinados. 2 ISO 26000 Plantilla 010 _____________________________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. 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ECOPETROL se ha comprometido con la Sociedad y la Comunidad a participar en el desarrollo sostenible del país, en un marco de corresponsabilidad y respeto de los Derechos Humanos, contribuyendo con su gestión social en las localidades y regiones de especial interés, promoviendo la vinculación laboral de mano de obra allí existente y propiciando un crecimiento sostenible. En ECOPETROL buscamos fortalecer y gestionar de manera responsable las relaciones con los grupos de interés, a partir del reconocimiento de sus necesidades y expectativas y de la adopción de prácticas que busquen el beneficio mutuo, con el fin de asegurar la confianza y reputación de la empresa y la sostenibilidad del negocio a largo plazo. Son complemento de este procedimiento aquellos documentos de ECOPETROL que impactan su Responsabilidad Social Empresarial, los cuales se encuentran publicados en la página web www.ecopetrol.com.co/Responsabilidad Corporativa. 4. DESARROLLO 4.1 Abastecimiento de Bienes y Servicios El trámite de procesos de selección por parte de ECOPETROL se dirige a la identificación objetiva del Contratista idóneo y de la propuesta más favorable. Por consiguiente, la regla general es que sea el Contratista seleccionado quien ejecute directamente el objeto del contrato respectivo, y la excepción, que para tal ejecución, se apoye en Subcontratistas, sin que se pueda presentar una subcontratación de todo el objeto y alcance contratado. Sin perjuicio de la autonomía técnica y administrativa que caracteriza al Contratista, toda subcontratación debe ser autorizada (en cuanto a su celebración) y aprobada (en cuanto a sus condiciones fundamentales) de manera previa, expresa y por escrito, por ECOPETROL. Para efectos de autorizar y aprobar la subcontratación, el Contratista deberá tener en cuenta: a) Le es extensiva al Contratista la “Guía para la implementación de la Contratación Local como Estrategia de Abastecimiento” (ECP-DEA-G-001) o documento que haga sus veces. De conformidad con dicho documento, ECOPETROL en su condición de Contratante ha identificado líneas de bienes y servicios que se deben abastecer con proveedores locales, en tanto exista oferta plural, idónea y se ajuste a precios del mercado. El Contratista deberá contratar tales líneas en igualdad de condiciones, acatando lo referido en dicho documento. b) De existir Mipyme Local que cumpla los requisitos, la Subcontratación deberá realizarse con ésta. Plantilla 010 _____________________________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. 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Autorizada y aprobada la subcontratación, el Contratista se obliga a cumplir oportuna y permanentemente todas las obligaciones adquiridas con sus Subcontratistas y los trabajadores de éstos. Adicionalmente, el Contratista se obliga a cumplir oportuna y permanentemente todas las obligaciones adquiridas por él o sus subcontratistas con sus Proveedores, con ocasión de la ejecución del contrato celebrado con ECOPETROL. 4.2 Control y seguimiento de Subcontrataciones autorizadas y aprobadas por ECOPETROL Durante el plazo de ejecución del Contrato y conforme a las reglas en él previstas, previa solicitud motivada del Contratista, ECOPETROL revisará, autorizará y aprobará o no la subcontratación. Autorizada y aprobada la subcontratación, el Gestor Administrativo del contrato exigirá al Contratista un documento donde quede registrado el subcontrato (minuta de contrato, orden de compra, orden de servicio, u otro documento que consigne el acuerdo) celebrado entre el Contratista y el Subcontratista, el cual se deberá archivar en el expediente de ejecución del contrato. De otra parte, el Gestor Administrativo del contrato deberá registrar la información asociada al subcontrato en el habilitador tecnológico SAP según lo dispuesto en el “Instructivo para Reportar la Mano de Obra de Contratistas” (GAB-I-003) o documento que haga sus veces. ECOPETROL debe asegurar y verificar la subcontratación a través del diligenciamiento del “Formato de Seguimiento a la Subcontratación” (ECP-DEA-F-007) o documento que haga sus veces. 4.3 Paz y Salvo de Subcontratistas y sus Trabajadores, Proveedores y certificados de experiencia contractual Si el Contratista no acredita con los paz y salvos respectivos u otro documentos idóneos, que se encuentra en situación de cumplimiento con sus Subcontratistas y/o Proveedores, el Gestor Administrativo del contrato informará de tal situación al Administrador, quien podrá, previa verificación de la inexistencia de embargos judiciales que afecten al Contratista y en tanto esta facultad se hubiere pactado de manera expresa en el contrato, descontar de los saldos a favor de éste, el valor adeudado a sus Subcontratistas y/o Proveedores a fin de girarlo directamente a éstos. Ello se hará conforme a los soportes demostrativos (de la deuda, su existencia, exigibilidad y valor) correspondientes; lo anterior, sin perjuicio de aplicar las sanciones previstas en el Contrato. Plantilla 010 _____________________________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. 5/14 PROCEDIMIENTO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL EN LA CONTRATACIÓN Y SUBCONTRATACIÓN GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO CODIGO ECP-DEA-P-005 Elaborado 30/10/2012 Versión: 5 El Contratista deberá cumplir todos los compromisos que adquiera con sus Subcontratistas y/o Proveedores. El incumplimiento impactará la evaluación de desempeño en el criterio de Responsabilidad Social Empresarial. El Contratista debe entregar al Gestor Administrativo del Contrato copia de los certificados de experiencia contractual expedidos a los Subcontratistas al finalizar los subcontratos. Dichos certificados deberán contener, entre otra, la siguiente información: partes, objeto (actividades específicas), valor, duración y lugar de ejecución de las labores. 4.4 Paz y Salvos de Propietarios de Predios Cuando la ejecución del contrato implique realizar trabajos en inmuebles de terceros, a su finalización, el Contratista se obliga a entregar al Gestor Administrativo del contrato el paz y salvo firmado por el propietario, poseedor o tenedor del inmueble, en el cual conste que no ha causado daños en el mismo que deban ser indemnizados o reparados, o que habiéndolos causado los ha reparado o indemnizado. En caso de que el Contratista no acredite que se encuentra en situación de paz y salvo con el tercero, el Gestor Administrativo del contrato informará de tal situación al Administrador, quien podrá, previa verificación de la inexistencia de embargos judiciales que afecten al Contratista y en tanto esta facultad se hubiere pactado de manera expresa en el contrato, descontar de los saldos a favor de éste, el valor acreditado que adeudare al tercero, a fin de girarlo directamente a dicho tercero; lo anterior, sin perjuicio de la facultad de aplicar las sanciones previstas en el contrato. 4.5 Vinculación de Mano de Obra 4.5.a Vinculación de Mano de Obra no Formada y Formada del Área Social de Influencia Para ejecutar el contrato, el Contratista y sus Subcontratistas se obligan a generar empleo local y/o regional; para ello, deben seleccionar entre la Comunidad del Área Social de Influencia de ejecución del contrato y/o proyecto (en este orden ascendente: corregimiento, municipio y región) el ciento por ciento (100%) de la Mano de Obra no Formada y el treinta por ciento (30%) de la Mano de Obra Formada requerida; lo anterior, en tanto dicha mano de obra exista, tenga las competencias que se requieran y esté disponible. En los Procesos de Selección de Contratistas tramitados por ECOPETROL, por regla general, se deberá incluir el siguiente factor de evaluación de ofertas; en caso contrario se deberá soportar en la etapa de planeación la no inclusión del mismo. El Proponente podrá comprometerse en su propuesta (previo análisis sobre existencia, competencia y disponibilidad), a generar empleo local y/o regional, contratando un porcentaje superior al 30% de la Mano de Obra Formada requerida para la ejecución del contrato entre la Comunidad del Área Social de Influencia. Se otorgará puntaje según la siguiente tabla. Plantilla 010 _____________________________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. 6/14 PROCEDIMIENTO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL EN LA CONTRATACIÓN Y SUBCONTRATACIÓN GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO CODIGO ECP-DEA-P-005 Porcentaje de Contratación de Mano de Obra Formada 50% 75% 100% Elaborado 30/10/2012 Versión: 5 Puntaje a asignar en los Procesos de Selección 50 Puntos 70 Puntos 100 Puntos Si el Contratista seleccionado en el Proceso de Selección es aquél que adquirió este compromiso, según lo descrito anteriormente, y si durante la ejecución del contrato no lo cumple, el porcentaje a asignar al Contratista en la Evaluación de Desempeño en todos los Criterios de Responsabilidad Social Empresarial será de cero (0), independientemente de los porcentajes que hubiere obtenido en los diferentes aspectos de RSE. Cuando se presente este incumplimiento, considerado por ECOPETROL como grave, el Gestor Administrativo del contrato deberá hacer el reporte respectivo al Administrador, en razón de las consecuencias previstas en el “Procedimiento de Desempeño de Contratistas” (ECPDEA-P-006) o documento que haga sus veces y para efectos de la aplicación del régimen sancionatorio previsto en el contrato. Para efectos de identificación de Hojas de Vida por parte de los Contratistas, aplicarán los instrumentos definidos por la autoridades regionales (Gobernación, Alcaldía), en coordinación con las comunidades; instrumentos que deben atender criterios de legalidad, publicidad, gratuidad, transparencia, participación y auditabilidad. En el marco de la Responsabilidad Social Empresarial, en todos los contratos (distintos de compras) de duración igual o superior a seis (6) meses, sin importar su valor, y para cuya ejecución se requiera Mano de Obra, el Contratista promoverá la participación de personal en entrenamiento, sin experiencia del Área de Influencia y/o Territorio Social, así: Vinculación de 1 Profesional recién egresado menor de 28 años al momento de la firma del contrato por cada 25 profesionales contratados de manera exclusiva para el contrato. Vinculación de 1 trabajador técnico, tecnólogo o estudiante menor de 28 años al momento de la firma del contrato por cada 40 trabajadores técnicos o tecnólogos contratados de manera exclusiva para el contrato. El trabajador vinculado en entrenamiento recibirá el salario de menor clasificación, tanto si el contrato corresponde a las Actividades Propias, como No Propias de la Industria del Petróleo. De igual forma, en estos contratos y para garantizar la formación del talento humano, se deberá promover planes de formación técnica de acuerdo con las necesidades del proyecto o contrato en las especialidades requeridas. Si para la ejecución del contrato, el Contratista requiere contratar quince (15) o mas trabajadores, y decide no monetizar la cuota de aprendizaje establecida en la Ley 789 de 2002, los aprendices SENA que debiese contratar deberán ser de la Localidad donde se ejecuta el contrato. En los contratos de ejecución sucesiva, se debe considerar que la rotación de trabajadores de Mano de Obra no Formada sea de cuatro (4) meses en adelante, sin perjuicio de la facultad del Contratista de Plantilla 010 _____________________________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. 7/14 PROCEDIMIENTO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL EN LA CONTRATACIÓN Y SUBCONTRATACIÓN GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO CODIGO ECP-DEA-P-005 Elaborado 30/10/2012 Versión: 5 dar por terminado el contrato con justa causa a dicho personal; es importante precisar que el Contratista define la modalidad de contrato laboral a celebrar. Cuando por razones de operación del contrato o condiciones de la región no sea procedente la aplicación de esta rotación, el Contratista o Subcontratista revisará con la asesoría del área de Gestión Social de ECOPETROL lo relacionado con la rotación. Todo lo expuesto en este numeral aplicará como regla general. Excepcionalmente, cuando por razones de operación del contrato o vencimiento de plazos o por insuficiencia de población, sea improcedente la aplicación del procedimiento aquí descrito, el Contratista o Subcontratista podrá aplicar otras consideraciones al respecto. No obstante, con el apoyo del área de Gestión Social se deberá validar el protocolo a seguir. 4.5.b Informe de vinculación de Mano de Obra Formada y No Formada En relación con cada contrato celebrado con ECOPETROL, el Contratista se obliga a reportar, el día veinticinco (25) de cada mes, la Mano de Obra que vincula con ocasión del contrato, de manera exclusiva para la realización de su objeto (incluyendo información de Subcontratistas de ser el caso). Ese reporte se debe hacer de acuerdo con lo dispuesto en la página www.ecopetrol.com.co/ Contratistas / Dimensión Económica / Normatividad lo cual debe ser diligenciado y enviado al Gestor del contrato y/o Gestor Laboral del mismo. El reporte es obligatorio y constituye una condición para el trámite del pago o pagos a que hubiere lugar con ocasión del contrato. Por otra parte, el Contratista debe asegurar que las hojas de vida que entregue a la gestoría del contrato contengan como mínimo la siguiente información del trabajador: Nombre y Apellido, Identificación, Dirección, teléfono, municipio y departamento de residencia, fecha de nacimiento, sexo, origen étnico, si es discapacitado, si es madre cabeza de familia, nivel de escolaridad y competencias laborales. 4.6 Gestión Socio Ambiental Responsable 4.6.a Relacionamiento con los Grupos de Interés Antes de iniciar la ejecución del contrato, el Contratista debe asegurar el contacto con el personal de Gestión Social, con el propósito de conocer la percepción de ECOPETROL sobre las condiciones de la región en cuanto a temas sociales, acuerdos regionales y proveeduría de bienes y servicios. El Gestor Administrativo será el encargado de poner en contacto al Contratista con la Regional de Gestión Social y dejar constancia de la inducción realizada. La anterior actividad no releva al Contratista de la responsabilidad que como Proponente tuvo en la confección de su ofrecimiento económico, por lo que no podrá argumentar el desconocimiento de las condiciones del lugar, aspectos sociales y de orden público, disponibilidad de mano de obra local, medios de comunicación, facilidades de alojamiento y transporte, como justificación de incumplimiento o sustento de reclamaciones por desequilibrio económico, pues con base en estas consideraciones, Plantilla 010 _____________________________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. 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El Contratista y sus Subcontratistas deberán adoptar una actitud de respeto con las Comunidades y autoridades, y en su relación con ellas procurarán una solución pacífica de las diferencias y la construcción de acuerdos mediante un diálogo abierto y transparente. El Contratista se obliga a mantener la buena reputación de ECOPETROL y por ningún motivo debe responsabilizar a la Compañía por problemas generados por él, o por el incumplimiento de sus compromisos. Para ECOPETROL sus contratistas cuentan con la suficiente capacidad e idoneidad para atender los compromisos adquiridos en desarrollo de las obras contratadas. En concordancia con lo anterior, el Contratista se obliga a asistir a reuniones, conversatorios, responder solicitudes, quejas y reclamos y atender los demás eventos que se llegaren a presentar y que puedan afectar la ejecución del contrato y/o las relaciones con los grupos de interés de ECOPETROL y el Contratista. Los costos en los que el Contratista incurra para atender este compromiso no serán objeto de reconocimiento por parte de ECOPETROL. De ser necesario, ECOPETROL podrá exigir al Contratista un plan de comunicaciones con los trabajadores que vincule, gremios y/o Comunidad que permita asegurar la divulgación de la ejecución del contrato; dicho plan, los avances y cumplimiento de compromisos deben ser entregados al Gestor Admnistrativo del contrato. Para los contratos con duración superior a un (1) año, el Contratista se obliga a implementar un sistema para la atención de quejas y reclamos con el propósito de resolver de forma oportuna y de fondo las inquietudes que se generen con ocasión de la ejecución del contrato; para cumplir el anterior compromiso, el Contratista deberá: 1. Contar con un lugar físico de atención en el lugar de ejecución del contrato y divulgar su ubicación. 2. Entregar un informe semanal de las peticiones y respuestas tramitadas al Gestor Administrativo del contrato. Los costos en los que el Contratista incurra para atender estos compromisos no serán objeto de reconocimiento por parte de ECOPETROL. En caso de que durante la ejecución o desarrollo del contrato se materialicen alarmas o eventos sociales, el Contratista estará obligado a notificar a ECOPETROL en un plazo máximo de dos (2) horas después de materializado el evento. Ante la ocurrencia de alarmas o eventos sociales, el Contratista debe ser el primero en atender dicha situación (siguiendo el protocolo de comunicaciones de ECOPETROL), notificando a la Gestoría Administrativa del contrato y a Gestión Social. Plantilla 010 _____________________________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. 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El Contratista deberá reportar diariamente (en caso que se presenten) al Gestor Administrativo en el “Formato Informe de Gestión de Incidentes de Entorno Social” (ECP-DGS-F-008) o documento que haga sus veces, las alarmas, incidentes y afectaciones sociales y/o ambientales y demás novedades que puedan interferir en la normal ejecución del contrato. Esta información será entregada por parte del Gestor Administrativo a la Dirección de HSE y Gestión Social. El Contratista y sus Subcontratistas responderán por los daños materiales que generen en los territorios del Área Social de Influencia, durante la ejecución del contrato, tales como daños a las vías, servicios públicos, al medio ambiente y a la infraestructura de la Comunidad entre otros. Así mismo, el Contratista y sus Subcontratistas se obligan a responder y estar a paz y salvo con las entidades territoriales y las Comunidades del Área Social de Influencia del contrato. Los paz y salvos serán expedidos por la Cámara de Comercio del Área Social de Influencia en los casos en que ECOPETROL tuviere celebrados con estos entes los convenios respectivos, y la presentación de los mismos será requisito para la realización del último pago del contrato. 4.6.b Derechos Humanos El Contratista y sus Subcontratistas deberán conocer y acatar la Guía de Derechos Humanos de ECOPETROL, al igual que cumplir con la normatividad internacional en cuanto al respeto del Derecho Internacional Humanitario y los Derechos Humanos. Además, deberán cumplir los diez (10) Principios del Pacto Mundial de Naciones Unidas, iniciativa de la cual ECOPETROL es signataria. Si el Contratista viola o no acata la Guía de Derechos Humanos de ECOPETROL, o la normatividad internacional en cuanto al respeto del Derecho Internacional Humanitario y los Derechos Humanos, el Gestor Administrativo del contrato informará de tal situación al Administrador, quien podrá sancionar al Contratista por incumplimiento grave de sus obligaciones; adicionalmente, el porcentaje a asignar al Contratista en la Evaluación de Desempeño en todos los Criterios de RSE será de cero (0) independientemente de los porcentajes que hubiere obtenido en los diferentes aspectos de RSE; lo anterior, sin perjuicio de la facultad de aplicar otras sanciones previstas en el contrato. 4.6.c Responsabilidad Ambiental El Contratista y sus Subcontratistas deben procurar asegurar la implementación de políticas y estrategias de responsabilidad ambiental en las Áreas de Influencia, adicionales a las consignadas en los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia. Igualmente, deben reportar al Gestor Administrativo los incidentes ambientales o novedades que puedan afectar su imagen y/o la de ECOPETROL, con ocasión del contrato. El Contratista deberá cumplir con la normatividad ambiental vigente, la cual es de su total responsabilidad conocer así no se mencione en el Pliego de Condiciones o Términos de Referencia; Plantilla 010 _____________________________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. 10/14 PROCEDIMIENTO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL EN LA CONTRATACIÓN Y SUBCONTRATACIÓN GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO CODIGO ECP-DEA-P-005 Elaborado 30/10/2012 Versión: 5 asimismo, debe suministrar los productos y servicios con el menor impacto ambiental posible dentro de su cadena de producción, atendiendo a la implementación de la Estrategia de Contratación Verde de ECOPETROL, procurando desarrollar sus productos con tecnologías limpias y, asegurando la responsabilidad ambiental durante el ciclo de vida del producto. 4.6.d Inversión Social En los Procesos de Selección de Contratistas tramitados por ECOPETROL, por regla general, se deberá incluir el siguiente factor de evaluación de ofertas; en caso contrario se deberá soportar, en la etapa de planeación, la no inclusión del mismo. El Proponente se podrá comprometer en su propuesta a la generación de inversión social con cargo a su utilidad en un porcentaje del valor del contrato. Se otorgará puntaje según la siguiente tabla. Porcentaje de Inversión Social 1% 2% 3% 4% 5% Puntaje a asignar en los Procesos de Selección 10 Puntos 20 Puntos 30 Puntos 40 Puntos 50 Puntos Si el Contratista seleccionado en el Proceso de Selección es aquél que adquirió este compromiso, según lo descrito anteriormente, y si durante la ejecución del contrato no lo cumple, el porcentaje a asignar al Contratista en la Evaluación de Desempeño en todos los Criterios de Responsabilidad Social Empresarial será de cero (0), independientemente de los porcentajes que hubiere obtenido en los diferentes aspectos de RSE. Cuando se presente este incumplimiento, considerado por ECOPETROL como grave, el Gestor Administrativo del contrato deberá hacer el reporte respectivo al Administrador, en razón de las consecuencias previstas en el “Procedimiento de Desempeño de Contratistas” (ECPDEA-P-006) o documento que haga sus veces y para efectos de la aplicación del régimen sancionatorio previsto en el contrato. Para la realización de la inversión social, el Contratista deberá atender las recomendaciones de ECOPETROL y alinearse con las políticas sociales ejecutadas por las instituciones públicas o privadas del Área de Influencia y las comunidades. Para el apoyo en el manejo de esta gestión el Contratista deberá atender la Política de Responsabilidad Social Empresarial de ECOPETROL y relacionarse con su Regional de Gestión Social y el Gestor Administrativo designado para el contrato. 4.6.e Participación Local En los Procesos de Selección de Contratistas tramitados por ECOPETROL, por regla general, se deberá incluir el siguiente factor de evaluación de ofertas; en caso contrario se deberá soportar, en la etapa de planeación, la no inclusión del mismo. Plantilla 010 _____________________________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. 11/14 PROCEDIMIENTO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL EN LA CONTRATACIÓN Y SUBCONTRATACIÓN GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO CODIGO ECP-DEA-P-005 Elaborado 30/10/2012 Versión: 5 Tratándose de Proponentes Conjuntos si uno de sus integrantes es un Proveedor Local con participación de mínimo 20%. Se otorgará puntaje según la siguiente tabla. Participación Local Puntaje a asignar en los Procesos de Selección Proponente Conjunto sin participación local Proponente Conjunto con participación local 0 Puntos 50 Puntos Si el Contratista seleccionado en el Proceso de Selección es aquél que adquirió este compromiso, según lo descrito anteriormente, y si durante la ejecución del contrato no lo cumple, el porcentaje a asignar al Contratista en la Evaluación de Desempeño en todos los Criterios de Responsabilidad Social Empresarial será de cero (0), independientemente de los porcentajes que hubiere obtenido en los diferentes aspectos de RSE. Cuando se presente este incumplimiento, considerado por ECOPETROL como grave, el Gestor Administrativo del contrato deberá hacer el reporte respectivo al Administrador, en razón de las consecuencias previstas en el “Procedimiento de Desempeño de Contratistas” (ECPDEA-P-006) o documento que haga sus veces y para efectos de la aplicación del régimen sancionatorio previsto en el contrato. 4.6.f Vinculación de Personal ECOPETROL en los Procesos de Selección de Contratistas regla como factor de desempate de ofertas la vinculación de personal discapacitado, madres cabeza de familia, héroes de la patria y personas en situación de desplazamiento y/o en proceso de reintegración. 4.6.g Desarrollo de Proveedores El Contratista procurará desarrollar proveedores del Área Social de Influencia donde se ejecutan los contratos. Para ello y de ser necesario, ECOPETROL dará a conocer al Contratista su Programa de Desarrollo de Proveedores. 4.7 Evaluación de Desempeño de Contratistas La Evaluación de Desempeño de Contratistas se efectúa conforme al “Procedimiento de Desempeño de Contratistas” (ECP-DEA-P-006) o documento que haga sus veces, que incluye la medición del criterio de Responsabilidad Social Empresarial. 4.8 Autoridad Funcional La autoridad funcional sobre el Procedimiento de Responsabilidad Social Empresaria en la Contratación y Subcontratación es la Dirección Estratégica de Abastecimiento o quien haga sus veces, a excepción de los temas laborales en los cuales la autoridad funcional es la Vicepresidencia de Talento Humano. Plantilla 010 _____________________________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. 12/14 PROCEDIMIENTO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL EN LA CONTRATACIÓN Y SUBCONTRATACIÓN GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO CODIGO ECP-DEA-P-005 Elaborado 30/10/2012 Versión: 5 5. CONTINGENCIAS En caso de no funcionar el habilitador tecnológico SAP para el reporte de Mano de Obra de Contratistas, la información será procesada y almacenada en un equipo compartido de la red de ECOPETROL. RELACIÓN DE VERSIONES Versión 1 Fecha 23/12/2008 2 26/05/2010 3 02/10/2011 4 27/08/2012 5 30/10/2012 Documento Anterior Cambios Emisión del documento El documento pasa a ser Procedimiento, se incluyen y ajustan definiciones, se ajusta el proceso descrito referente a la Subcontratación y empleo, se incluye el relacionamiento con los grupos de interés, se incluye numeral de Derechos Humanos y Practicas Socialmente responsables. Se cambio el tipo documental de Directriz por Procedimiento teniendo en cuenta el Procedimiento de elaboración y control de documentos vigente. Se incluye nuevo proceso de reporte de mano de obra de contratistas, se elimina el formato de Control de la Subcontratación, se incluye definición de Empleo Regional y Local entre otras. Por otro lado en esta nueva versión se asigna una nueva codificación debido a que el documento pertenece al gobierno de Abastecimiento (antes ECP-DAB-P-054). Actualización de plantilla y asignación de nuevo código (antiguo código ECPVST-P-003). Cambio en los criterios para acreditar Mano de Obra Local (Ley 1551 de 2012) y en las reglas de contratación de Mano de Obra Local Formada (30% obligatorio). Se incluye asignación de puntaje el los Procesos de Selección por contratación de Mano de Obra Formada, Inversión Social en la región y creación de Proponentes Conjuntos con proveedores locales. Se hace extensiva la política de Contratación Local de Bienes y Servicios a los contratistas. Se incluye el criterio de la Ley de Primer Empleo y de contratación de Mipymes. Para mayor información sobre este documento dirigirse a quien lo elaboró, en nombre de la dependencia responsable: Elaboró: Santiago Lombana Indaburu Teléfono: 2345000 Buzón:
[email protected] Dependencia: Dirección Estratégica de Abastecimiento Plantilla 010 _____________________________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. 13/14 PROCEDIMIENTO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL EN LA CONTRATACIÓN Y SUBCONTRATACIÓN GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE ABASTECIMIENTO CODIGO ECP-DEA-P-005 Elaborado 30/10/2012 Versión: 5 Plantilla 010 _____________________________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. 14/14