SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL“S E C A P” Computación Básica 1 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” CURRICULO CURSO DE COMPUTACIÓN BÁSICA Auxiliar Técnico Hoja ÁREA INFORMÁTICA ESPECIALIDAD en Computación No. 1/1 Básica CURSO/UNIDAD MODULAR SISTEMA OPERATIVO WINDOWS 7. Prerrequisitos ➢ Saber leer y escribir (participante) ➢ Conocimientos básicos de matemáticas Operar el sistema operativo utilizando los diferentes periféricos del PC`s para Objetivo General realizar la administración de Windows 7, aplicando las normas de calidad y seguridad con autonomía Duración 12 H. Fecha de Elaboración 22 de Diciembre de 2010 COMPONENTES PARA LA CONSTRUCCIÓN DE COMPETENCIAS A: Tareas (Actividades del Participante) ➢ Identificar los diferentes periféricos de entrada y salida para la utilización del sistema operativo ➢ Identificar los distintos iconos del sistema operativo Windows7 para poder ingresar a los distintos programas del mismo ➢ Crear carpetas y sub carpetas para la organización de la información ➢ Copiar archivos y carpetas para ordenar y respaldar información adecuadamente B: Conocimientos (contenidos teóricos del curso) ➢ Periféricos y Características: Teclado, mouse, lápiz óptico, scanner, lector de código de barras, cámara fotográfica digital, cámara fotográfica, impresora, monitor, ➢ Escritorio de Windows y Configuración: papel tapiz, iconos de acceso directo, tipo texto, gráficos barra de tareas ➢ Explorador de Windows y Estructura: Barras principales, elementos y características C: Actitudes y Valores ➢ Responsabilidad para trabajar en grupo. ➢ Puntualidad y aseo. Computación Básica 2 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” ➢ Respeto hacia los compañeros y el facilitador. Auxiliar Técnico en Hoja ÁREA INFORMATICA ESPECIALIDAD 1/1 Computación Básica No. CURSO/UNIDAD MODULAR MICROSOFT WORD Y EXCEL 2007 Prerrequisitos ➢ Saber leer y Escribir (participante) ➢ Manejar funciones básicas del Sistema Operativo. Elaborar documentos y hojas de cálculos, utilizando los programas Word y Objetivo General Excel, para utilizar en su trabajo diario con autonomía, aplicando las normas de calidad y seguridad Duración 28 H. Fecha de elaboración 22 de Diciembre de 2010 COMPONENTES PARA LA CONSTRUCCIÓN DE COMPETENCIAS A: Tareas (Actividades del Participante) ➢ Ingresar al programa Microsoft Word e identificar su interfaz, para la mejor utilización de sus elementos ➢ Insertar un texto y dar formato al mismo, para tener una buena presentación ➢ Crear tablas, gráficos y autoformas, para el mejor diseño del documento. ➢ Ingresar al programa Microsoft Excel para identificar sus barras principales, para el mejor desarrollo de sus actividades. ➢ Insertar filas, columnas y hojas de cálculo, para el manejo eficientemente de Excel. ➢ Dar formato a las celdas, para el mejor diseño de la hoja de cálculo. ➢ Insertar formulas básicas, para la utilización adecuada las funciones. B: Conocimientos (contenidos teóricos del curso) ➢ Microsoft Word: Elementos de la interfaz principal y área de trabajo. ➢ Formato: Negritas, cursivas, subrayado, color, fondo, alineación. ➢ Autoformas: Tablas, imágenes, objetos. ➢ Microsoft Excel: Interfaz principal y área de trabajo. ➢ Formato: Negritas, cursivas, subrayado, color, fondo, alineación, inserción de filas, columnas, hojas de cálculo. ➢ Funciones: Suma, resta, multiplicación, división, máximo, mínimo, otros. C: Actitudes y Valores ➢ Responsabilidad para trabajar en grupo. ➢ Puntualidad y aseo. ➢ Respeto hacia los compañeros y el facilitador. Computación Básica 3 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Contenido 1. INTRODUCCION………………………………………………………………………… 6 1.1. Computación..............................................................................................................................6 1.2. Computador................................................................................................................................6 1.2.1. HARDWARE - HW..............................................................................................................6 Dispositivos de entrada........................................................................................................................6 Dispositivos de Salida..........................................................................................................................9 Dispositivos de entrada/salida………………………………………….…………………….. …….. 10 Dispositivos de Almacenamiento……………………………………………………………………….…...10 1.2.2. SOFTWARE (SW).............................................................................................................12 1.2.3. FIRMWARE........................................................................................................................12 1.3. Encender y Apagar el equipo...................................................................................................12 2. WINDOWS 7....................................................................................................................................13 2.1. Introducción.............................................................................................................................13 2.2. Escritorio Windows..................................................................................................................13 2.3. Configuraciones Del Escritorio................................................................................................14 2.3.1. Fondo de Pantalla.................................................................................................................14 2.3.2. Protector de Pantalla............................................................................................................14 2.3.3. Fecha y Hora........................................................................................................................14 2.3.4. Organizar Iconos en el Escritorio.........................................................................................15 2.4. Ventana Equipo........................................................................................................................16 2.5. Ventana Menú Inicio................................................................................................................17 2.6. Accesorios................................................................................................................................18 2.6.1. Calculadora..........................................................................................................................18 2.6.2. Programa Paint.....................................................................................................................18 2.6.3. Teclado en Pantalla..............................................................................................................20 2.6.4. Wordpad..............................................................................................................................20 2.7. Explorador de Windows...........................................................................................................20 2.7.1. Conceptos básicos................................................................................................................21 2.7.2. Iniciar el Explorador de Windows........................................................................................21 2.7.3. Vistas del explorador...........................................................................................................22 2.8. Operaciones Con Carpetas.......................................................................................................22 3. Microsoft Word 2007........................................................................................................................25 3.1. Arrancar Word 2007................................................................................................................25 3.2. Entorno De Trabajo De Word..................................................................................................25 3.2.1. Regla....................................................................................................................................26 3.2.2. Barra De Título....................................................................................................................26 3.2.3. Barra De Estado...................................................................................................................26 3.2.4. Barra De Herramientas De Acceso Rápido..........................................................................26 3.2.5. Barras De Desplazamiento...................................................................................................27 3.2.6. Banda De Opciones..............................................................................................................27 3.3. Guardar y abrir documentos.....................................................................................................27 3.4. Pestaña Inicio...........................................................................................................................28 Computación Básica 4 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” 3.4.1 Fuente..................................................................................................................................28 3.5. Formato Y Edición Del Texto..................................................................................................29 3.6. Párrafo......................................................................................................................................30 3.7. Pestaña Insertar........................................................................................................................32 3.7.1 Imágenes..............................................................................................................................32 3.7.2 Gráficos................................................................................................................................32 3.7.3 SmartArt..............................................................................................................................33 3.7.4 WordArt...............................................................................................................................33 3.7.5 Símbolo................................................................................................................................33 3.8 Tablas...........................................................................................................................................33 3.9 Encabezado Y Pie De Página........................................................................................................34 3.10 Pestaña Diseño De Página........................................................................................................35 3.10.1 Configurar Página................................................................................................................36 3.11 Pestaña Vista............................................................................................................................36 3.11.1 Mapa Del Documento..........................................................................................................36 4 Microsoft Excel 2007........................................................................................................................37 4.1 Arrancar Excel 2007.....................................................................................................................37 4.2 Elementos de la Pantalla de Excel................................................................................................37 4.3 Utilización De Libros De Trabajo.................................................................................................37 4.4 Filas, Columnas y Celdas.............................................................................................................38 4.5 Introducción de datos....................................................................................................................38 4.5.1 Cortar, copiar y pegar...........................................................................................................39 4.6 Seleccionar una fila, columna u hoja de cálculo...........................................................................39 4.7 Barra de Fórmulas........................................................................................................................40 4.8 Operaciones con las hojas de un libro de trabajo..........................................................................41 4.8.1 Insertar hojas........................................................................................................................41 4.8.2 Cambiar el nombre de las hojas...........................................................................................41 4.8.3 Mover hojas dentro de un libro de trabajo............................................................................41 4.9 Rellenar Celdas.............................................................................................................................42 4.10 Referencias Relativas y Absolutas............................................................................................42 4.11 Formato de celdas (Ctrl + 1).....................................................................................................42 4.11.1 Números...............................................................................................................................43 4.11.2 Alineación............................................................................................................................43 4.11.3 Fuente..................................................................................................................................45 Crear gráficos Computación Básica 5 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” 1. INTRODUCCION 1.1. Computación Es la ciencia del tratamiento automático de la información. 1.1. 1.2.Computador Es un sistema electrónico diseñado para procesar grandes cantidades de datos a altas velocidades, con la finalidad de generar información útil en el proceso de toma de decisiones. 1.1.1.HARDWARE - HW Es la estructura física del computador, es decir a sus partes tangibles/visibles: tarjetas, teclado, pantalla, disco duro, etc. Es todo el conjunto de accesorios y dispositivos que se le pueden agregar a una PC, entre estos Dispositivos de entrada, salida y entrada/salida. Dispositivos de entrada Son todos los elementos que permiten la unión del usuario con la unidad de procesamiento central y la memoria.: Entre estos tenemos. a. El Teclado: Permite introducir texto. Computación Básica 6 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” b. El Mouse (Ratón) Computación Básica 7 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Botones: El botón derecho se utiliza solamente para desplegar el menú contextual, recibe este nombre porque en función del objeto seleccionado el menú contendrá opciones específicas El botón del medio o la ruedecilla: Se utiliza para desplazamientos. El botón Izquierdo: Con él seleccionamos los objetos. Funciones El clic. Se realiza con el botón izquierdo sobre algún objeto (esto se llama Selección). Pinchar y arrastrar. Se utiliza para seleccionar varios objetos al mismo tiempo. Doble clic. Se utiliza para ejecutar los programas asociados a los iconos. Dos Clic. Se utiliza para cambiar el nombre a algún objeto. Punteros Normal. Es una flecha. Ocupado. Tiene la forma de un reloj de arena. Texto. Cuando estamos en un lugar en el que es posible escribir texto. c. El Scanner Es un digitalizador de imágenes, lleva la información a través del papel (texto o imagen) al computador. Existen scanner de de ½ página, y página completa. d. El Micrófono: El micrófono es utilizado para suministrar información (sonidos) al computador a través de comandos hablados. Computación Básica 8 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” e. Joysticks: Utilizado en juegos de computador. f. Dispositivos ópticos: Como lápiz óptico, otros utilizados para reconocimientos de pupilas de ojos, huellas dactilares, y para lectura de código de barras. g. Cámara digital de fotos h. Cámara de Video digital i. Unidad de CD – ROM: (Compaq Disk-Read Only Memory) Solo lectores de CDs. 720MB. j. Unidad de DVD (Digital Video Disk). Solo lector de DVD. 4.5 GB (aprox. información de 25 CDs). Dispositivos de Salida Permiten al usuario ver los resultados de cálculos o de manipulación de datos de la computadora. a. Monitor: El Monitor refleja la información que es procesada por el computador. b. Impresora: Principal medio para ver la información procesada en papel Matricial o de Impacto: Inyección de Tinta Impresoras de Láser Computación Básica 9 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Golpea la cinta y la cinta golpea No tocan el papel en que Funcionan como una el papel, producen mucho ruido trabajan, son más rápidas, fotocopiadora, son muy rápidas. y son lentas. estampan la tinta en el papel. c. Los Plotters: De trazado gráfico o corte.- Se utilizan para trazar planos a gran tamaño, utiliza una especie de tinta china. También existen cortadores como para cortar calcomanías. d. Proyector de imágenes y video Los hay de varias marcas como Infocus, Sony, etc. e. Parlantes: Utilizados para salida de sonidos del PC. Dispositivos de entrada/salida Son aquellos, mediante los cuales podemos, tanto acceder como introducir información al computador. Computación Básica 10 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” a. Unidad CD-WRITER. Lector/Escritor de CD. b. Unidad DVD-WRITER. Lector/Escritor de DVD. c. Memoria Flash USB. Es un dispositivo no volátil de almacenamiento que retiene información incluso cuando no se encuentra suministrado de corriente eléctrica. 2-4-8-16 y 32 GB. d. Disco Duro.- Dispositivo de almacenamiento de información, con capacidad superior a 1 TB (TeraByte). Se puede obtener y enviar información del computador. e. Modem/Fax Modem: Utilizado para la conexión con Internet. f. Pantalla Táctil.- Pantalla para introducir información utilizando los dedos de la mano, no se usa el ratón. Dispositivos de Almacenamiento Estos dispositivos realizan las operaciones de lectura o escritura de los medios o soportes donde se almacenan o guardan, lógica y físicamente, los archivos de un sistema informático. a. Disco Duro. Los discos duros tienen una gran capacidad de almacenamiento de información, pero al estar alojados normalmente dentro del armazón de la computadora (discos internos), no son extraíbles fácilmente. b. Disquetera. La unidad de 3,5 pulgadas permite intercambiar información utilizando disquetes magnéticos de 1,44 MB de capacidad. Aunque la capacidad de soporte es muy limitada. c. Unidad de CD-ROM. La unidad de CD-ROM permite utilizar discos ópticos de una mayor capacidad que los disquetes de 3,5 pulgadas: hasta 700 MB. Ésta es su principal ventaja, pues los CD-ROM se han convertido en el estándar para distribuir sistemas operativos, aplicaciones, etc. d. Unidad de CD-RW. Las características básicas de estas unidades son la velocidad de lectura, de grabación y de regrabación. En los discos regrabables es normalmente menor que en los discos que sólo pueden ser grabados una vez. Computación Básica 11 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” e. Unidad de DVD-ROM. Las unidades de DVD-ROM son aparentemente iguales que las de CD-ROM, pueden leer tanto discos DVD-ROM como CD-ROM. Se diferencian de las unidades lectoras de CD-ROM en que el soporte empleado tiene hasta 17 GB de capacidad, y en la velocidad de lectura de los datos. f. Unidad de DVD-RW. Puede leer y grabar y regrabar imágenes, sonido y datos en discos de varios gigabytes de capacidad, de una capacidad de 650 MB a 9 GB. g. Memoria flash. Es un tipo de memoria que se comercializa para el uso de aparatos portátiles, como cámaras digitales o agendas electrónicas. El aparato correspondiente o bien un lector de tarjetas, se conecta a la computadora a través del puerto USB o Firewire. h. Discos y cintas magnéticas. Son unidades especiales que se utilizan para realizar copias de seguridad o respaldo en empresas y centros de investigación. Su capacidad de almacenamiento puede ser de cientos de gigabytes. i. Almacenamiento en línea. Dos tipos de almacenamiento en línea un almacenamiento de corto plazo normalmente destinado a la transferencia de grandes archivos vía web; otro almacenamiento de largo plazo, destinado a conservar información que normalmente se daría en el disco rígido del ordenador personal. j. Blu-ray. También conocido como Blu-ray Disc o BD, es un formato de disco óptico de nueva generación de 12 cm de diámetro (igual que el CD y el DVD) para vídeo de gran definición y almacenamiento de datos de alta densidad. Su capacidad de almacenamiento llega a 25 GB por capa. Computación Básica 12 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” 1.1.2.SOFTWARE (SW) Se llama software a todos los programas (conjunto de instrucciones) que se ejecuten en la PC. Es la parte intangible del computador. a. Sistema Operativo.- Programa principal de la computador para que pueda funcionar. Ejs. Windows 98, millenium, XP, UE, Vista., Linux, etc. b. Programas Utilitarios.- Programas ofimáticos Ej. Office 2003, 2007 (Word, PowerPoint, Excel, Access), Programas gráficos Print Artist, Programas de música como Atomix, Windows Media Placer, etc. c. Programas de Lenguajes de Programación.- Microsoft Access, Qbasic, Pascal, Visual Basic, Borland C++ 4.5, etc. d. Programas de Aplicación Comercial.- T-Max, Monica, Safi, etc. 1.1.3.FIRMWARE Es la combinación de HW y SW Ej. CMOS (guarda información fundamental de la configuración del sistema en un chip) del Computador. 1.2.Encender y Apagar el equipo Encendido a. Verifique que todos los cables estén conectados. b. Encienda el corta picos y regulador de voltaje. c. Encienda el CPU, y luego el monitor d. Espere unos segundos hasta que se vean los usurarios. Apagado a. Seleccione el botón Inicio b. Seleccione Apagar equipo c. Seleccione la opción Apagar. Con estos pasos se cierra Windows de forma segura. Computación Básica 13 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” d. Presione el botón de poder solamente del monitor e. Apague el regulador y luego el corta picos. 2. WINDOWS 7 2.1.Introducción Windows 7 es un sistema operativo más fiable y estable que sus antecesores, se ha agilizado y optimizado para que aproveche mejor los recursos físicos de los equipos actuales. También se ha preocupado de aspectos importantes como la compatibilidad con los diferentes programas y la disponibilidad de controladores (drivers) para los diferentes componentes. 2.2.Escritorio Windows El Escritorio de Windows es la primera pantalla que aparece una vez cargado el Sistema Operativo, y sus elementos son: Botón Inicio: Se accede al abanico de opciones que ofrece Windows 7: programas, mi música, mis videos, mis imágenes, archivos, juegos, etc. (con un clic) Barra de Tareas: En la parte inferior de la pantalla y se alojan los programas en uso., contiene la zona de accesos directos, que se utiliza para acceder más rápidamente a un programa. Fecha y hora: Permite configurar la fecha y hora (con doble clic) Iconos de acceso directos: Permiten el ingreso rápido a: programas, mi música, mis videos, mis imágenes, archivos, juegos, etc. (Con doble clic). Podemos cambiar el nombre (con dos clics o con la tecla F2). Fondo de pantalla (Tapiz): Permite ser personalizado. (clic derecho). Computación Básica 14 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” 2.3.Configuraciones Del Escritorio 2.3.1.Fondo de Pantalla Clic derecho en cualquier parte de la pantalla Clic en personalizar Clic en Fondo de escritorios (Aquí puedo seleccionar el botón Personalizar Escritorio y activar los íconos) En esta pantalla debo escoger el diseño de fondo. 2.3.2.Protector de Pantalla El protector aumenta la vida útil del monitor, para su configuración se deben seguir los siguientes pasos: Clic derecho en cualquier parte de la pantalla Clic en “Personalizar” Clic en protector de pantalla Escoger el tipo de protector Cambiar el tiempo de espera inactivo en minutos para que se active, textos, etc. Computación Básica 15 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” El botón Configuración al lado de Vista previa permite seleccionar ciertas características, como por ejemplo si he seleccionado Texto 3d, podré colocar un texto personalizado en el mismo. (Aquí deberé seleccionar el botón Aceptar). Clic en aceptar para terminar. Esperar el tiempo ingresado para que se active el protector de pantalla. 2.3.3.Fecha y Hora Está situado en la parte derecha de la barra de tareas. Si se desea conocer la fecha actual: Situarse sobre la hora y esperar unos segundos. Cambio de Fecha y Hora Doble clic sobre la hora. Cambiar valores requeridos. Para cambiar hora dar un clic en la hora y utilizar los botones para aumentar o disminuir la misma, similar para minutos y segundos. Seleccionar el botón Aceptar. Computación Básica 16 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” 2.3.4.Organizar Iconos en el Escritorio Clic derecho en el fondo Clic en la opción “ordenar por” o en la “opción ver” Puede escoger y organizarlos por: nombre, tamaño, tipo, fecha de modificación etc. Biblioteca de Windows. En Windows 7 los documentos se organizan de forma distinta a otras versiones anteriores. Lo que se venía conociendo como Mis documentos, ahora se llama Bibliotecas y permite una organización más eficaz. Por ejemplo, si tenemos la música distribuida por álbumes, podríamos crear la biblioteca "jazz" e incluir en ella todas las carpetas que contengan música de este tipo, independientemente de si están o no en el mismo disco duro. Además, también se ha mejorado el sistema de búsqueda. Todo esto permite trabajar con nuestros documentos con una visión más global. No sólo en un ámbito local, sino también en red. Podemos organizar una biblioteca conjunta mediante un Grupo y así centralizar todas las películas de que disponemos en cada uno de los ordenadores de casa, para posteriormente visualizarlas en la televisión. 1. Gadgets. Puesto que en Windows Vista hubo críticas por la barra lateral del escritorio dedicada a los gadgets(Dispositivo que tiene un propósito y una función específica, generalmente de pequeñas proporciones, práctico y novedoso), Windows 7 deja más libertad para posicionarlos en cualquier parte del escritorio. Computación Básica 17 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” 2. 1.1.Ventana Equipo Doble clic en el ícono Equipo. Se distingue el disco duro (Disco Local C:) y las unidades Incluidas D:, E:, etc. Cada unidad tendrá su letra seguido de dos puntos. También tenemos Carpetas, documentos y opciones. Mover Ubicar el puntero del Mouse sobre la Barra de Titulo de la ventana, presionar el clic izquierdo (clic sostenido) y mover a cualquier parte. Aumentar y Disminuir el tamaño Colocar del puntero del Mouse en los filos de la ventana, presionar el clic izquierdo (clic sostenido) y proceder a disminuir o aumentar su tamaño. Botones: Minimizar, Maximizar, Restaurar y Cerrar Minimizar, convierte la ventana en un botón situado en la barra de tareas. Amplia el tamaño de la ventana a toda la pantalla. Permite volver la pantalla a su tamaño original Computación Básica 18 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Se encarga de cerrar la ventana. En el caso de haber realizado cambios en algún documento, preguntará si desea guardar los cambios antes de cerrar. Botones Estándar Puede activarlos u ocultarlos en el menú ver/Barra de herramientas/Botones Estándar. Se verá más adelante en el Explorador de Windows. 1.1.Ventana Menú Inicio Menú Inicio (o Ventana de Aplicaciones) Para abrir esta ventana un clic en el botón Inicio. En Todos los programas, el triángulo verde indica que es un menú (por tanto no hacer un clic). Al ubicar el puntero del Mouse aquí, aparecerán todos los programas instalados. A la derecha aparecen los accesos directos más utilizados como: Mis documentos, Mis imágenes, Mi música y Mis sitios de red, Mi PC, Ayuda, etc. Apagar Equipo 1. Botón Inicio 2. Apagar equipo 3. La opción Apagar: Apaga el equipo. 4. Suspender permite dejar el equipo en estado de hibernación sin cerrar los programas, para volver a trabajar presionar el botón de poder del CPU. 5. Reiniciar apaga y vuelve a encender el equipo automáticamente Ejecutar Esta opción abre un programa o una carpeta. Ejecutar Escribir por ejemplo, calc, write, winword, mspaint, msaccess, powerpont, etc. Clic en Aceptar. Buscar Inicio Computación Básica 19 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Buscar Se puede buscar imágenes, música o video. Podemos buscar por medio del nombre del archivo, una palabra o frase en el archivo, por fechas (cuando fue modificado), por el tamaño del archivo. Dar clic en el botón búsqueda. 1.2.Accesorios 1.2.1.Calculadora Inicio Todos los programas Accesorios Calculadora Se puede obtener dos tipos: la estándar y la científica con hacer un clic en Menú ver y luego científica. En la Estándar se puede realizar cálculos con las operaciones básicas, utilizar memoria y obtener el IVA (valor*12%) o el valor original incrementado el IVA (valor +12%). 1.2.2.Programa Paint El programa Paint permite realizar dibujos, utilizando colores, líneas y figuras geométricas. Abrir el Programa 1. Inicio 2. Todos los programas 3. Accesorios 4. Paint Atributos.- Para seleccionar el tamaño de la hoja Computación Básica 20 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Imagen Atributos Ancho de la hoja a imprimir (Ej. 21). Alto de la hoja a imprimir (Ej. 29,7). Unidades en cm. Colores en colores. Configurar página.- Para preparar correctamente la impresión seguir los siguientes pasos: Archivo Configurar página Seleccionar Tamaño del papel: A4. Orientación: Vertical u horizontal. Centrado: Desactivar ambas cajas remarcables. Escala: Ajustar a 1 por 1. Aceptar. Clic izquierdo en paleta para color del primer plano. Clic derecho es el color del fondo. Ambas selecciones vienen reflejadas en el cuadro de diálogo de colores seleccionados. Ejemplo: fondo verde y exterior rojizo. Selección de Forma Libre/ Selección: Como indican sus nombres, estos botones se utilizan para seleccionar regiones del dibujo en forma libre o rectangular respectivamente. Una región seleccionada se puede mover y borrar. Borrador: Si está activado, el cursor del ratón se convierte en un borrador que sirve para borrar cosas ya hechas. Relleno con Color; Esta herramienta se utiliza para pintar regiones usualmente cerradas. Seleccionar Color: Nos permite seleccionar el color de alguna parte del área de trabajado Computación Básica 21 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Ampliación: Se usa para controlar la resolución con que se observa el dibujo. Lápiz: Convierte el cursor del mouse en un lápiz para dibujo estilo libre. Pincel: Convierte el cursor en una brocha que permitir dibujar estilo libre con puntas gruesas de distintas formas. Aerógrafo: Un aerosol para añadir estilos artísticos al dibujo. Texto: Permite insertar texto en el dibujo en la posición deseada. Puede controlar el tipo de letra y tamaño. Línea y Curva: Con estas herramientas puede dibujar líneas rectas o curvas llamadas también "spines". Rectángulo, Polígono, Elipse, etc. Permiten dibujar figuras geométricas de las formas correspondientes. Guardar un archivo gráfico Seleccionar el menú Archivo Elegir la opción Guardar como. Escribir el nombre del dibujo ya que predeterminadamente se irá a Mis Imágenes. Hacer clic sobre el botón Guardar. Para utilizar una imagen como fondo del escritorio 1. Guarde la imagen. 2. En el menú Archivo, haga clic en cualquiera de los comandos siguientes: 3. Establecer como fondo (mosaico) cubre el escritorio con repeticiones de la imagen. 4. Establecer como fondo (centrado) coloca la imagen en el centro del escritorio. 1.2.3.Teclado en Pantalla Una virtud del Windows es el teclado en pantalla, ya que si se nos daña o no se dispone del teclado, se puede trabajar normalmente con este teclado. Inicio Todos los programas Accesorios Accesibilidad Teclado en pantalla Computación Básica 22 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” 1.2.4.Wordpad 1. Inicio 2. Todos los programas 3. Accesorios 4. WordPad Práctica del uso de teclas en WordPad: Mayúsculas, Insert, teclas alfanuméricas, alt gr, alt, teclas de desplazamiento, etc. 1.3.Explorador de Windows Es una herramienta indispensable en un Sistema Operativo ya que con ella se puede organizar, controlar, ver, eliminar, copiar o mover archivos y carpetas. 1.3.1.Conceptos básicos Archivo (o fichero).- Es un conjunto de bytes (unidad básica de información). Ejemplos: un documento, un dibujo, una hoja electrónica. Cuando se trabaja en Word 2007 los archivos son de tipo .docx y en excel son .xlsx, en Wordpad (.rtf), Paint (.bmp)., etc. El nombre de un archivo o carpeta puede tener hasta 255 caracteres, puede contener letras, números, espacios en blanco y caracteres especiales como guiones, subrayado, @, $, &, pero hay un grupo de caracteres especiales que están prohibidos ( ", ? , ¿, \, >, ). Carpeta.- Se utilizan para clasificar de forma lógica los archivos. El nombre deberá ser lo más descriptivo posible. Una carpeta puede contener dentro archivos y/o otras carpetas. Están representadas por una carpeta de color amarillo. Unidad.- Es como una carpeta pero abarca mucha más información. Las unidades son divisiones imaginarias que se hacen en el computador para acceder fácilmente a la información. 1.3.2.Iniciar el Explorador de Windows Método uno: Método dos: Método tres: Inicio 1. Clic derecho en inicio Todos los programas Accesorios 2. Clic en Explorar Explorador de Windows Con la tecla Computación Básica 23 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Clic en Explorar Ventana Del Explorador Consta de dos secciones, en la parte izquierda aparece el árbol de carpetas y no archivos. En la sección derecha encontramos el contenido de la carpeta abierta en la sección izquierda, es decir muestra las carpetas y archivos. En el ejemplo muestra el contenido de Mis documentos. Barra de título.- Muestra el nombre de la carpeta en la que nos encontramos y los botones: minimizar, maximizar y cerrar. Barra de menú.- Con menús que permiten acceder a todas las operaciones del programa. 1.3.3.Vistas del explorador El explorador de Windows permite ver la información de las carpetas de varias formas o vistas para facilitar la visualización según lo que más nos interese en cada momento. Podemos cambiar estas opciones desde el botón de Vistas en la Barra de Herramientas. Si se da clic sobre la flecha del botón se desplegará un menú con las opciones: Iconos muy grandes, Iconos grandes, Iconos medianos, Iconos pequeños, Lista, Detalles, Mosaicos y Contenido. Si en vez de desplegar el menú haces clic directamente en el botón, irá cambiando la vista de forma rotatoria. Se va a ver las opciones una por una. Computación Básica 24 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Iconos en diferentes tamaños: Iconos muy grandes, Iconos grandes, Iconos medianos e Iconos pequeños: Sólo se ve el icono del programa que lo ejecuta, la carpeta o la miniatura de la imagen junto con su nombre. La diferencia entre las opciones es obviamente el tamaño del icono. Cuanto más pequeño sea, más archivos podremos ver a la vez. Elegir es cuestión de gustos y de encontrar el equilibrio que nos resulte más cómodo para no forzar la vista y ver los archivos de un golpe de vista. En pantallas pequeñas es especialmente aconsejable elegir el tipo de icono apropiado. En el caso de archivos que proporcionan una vista previa en su icono, como las imágenes, se debe tener en cuenta que con los iconos pequeños no se verá esta vista previa, porque sería demasiado pequeña para apreciarse. 1.4.Operaciones Con Carpetas A. Crear Carpeta 1. Abrir Explorador de Windows 2. Seleccionar la ubicación de donde se va a crear la carpeta. 3. Clic derecho sobre cualquier parte de la ventana que este en blanco 4. Escoger la opción nuevo- carpeta 5. Escribir nombre de carpeta Ejemplo: Dar ENTER. B. Crear Subcarpeta Computación Básica 25 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” 1. Abrir la carpeta principal con doble clic. 2. Realizar los mismos pasos indicados anteriormente para crear las carpetas 3. Colocar un nombre a las nuevas subcarpetas creadas. 4. ENTER. C. Borrar Carpeta 1. Abrir Explorador de Windows 2. Seleccionar carpeta a borrar 3. Presionar Tecla Supr. D. Recuperar Carpeta (Papelera de reciclaje) La Papelera de reciclaje recopila todos los archivos y carpetas eliminadas. Doble Clic en Ícono Papelera de Reciclaje del Escritorio 3 2 Seleccionar carpeta Observar carpeta recuperada en Explorador de Windows. Se Puede vaciar la papelera de reciclaje, seleccionando la opción Vaciar la Papelera de reciclaje, para liberar espacio en disco duro. E. Cambiar Nombre Carpeta Abrir el Explorador de Windows Seleccionar la carpeta a cambiar nombre Ej. Presionar la Tecla F2 Presionar la tecla Fin para que no se borre lo marcado Escribir nuevo nombre. Ej. Presionar tecla ENTER F. Mover o Copiar Carpeta, uso del teclado Abrir el Explorador de Windows Seleccionar la carpeta a Mover o Copiar Enviar al Portapapeles (Copiar: CTRL +C; Mover: CTRL + X) Seleccionar la carpeta hacia donde voy a mover o copiar Computación Básica 26 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Extraer del Portapapeles (Copiar o Mover: CTRL + V) Capturar Pantalla Seleccionar la pantalla que se va a capturar Presionar la tecla Impr Pant Pet Sis (en conjunto con Alt para capturar última pantalla activa). Abrir el programa donde se quiere pegar la pantalla capturada: Paint, Word, Excel, Power Point, etc. Pegar la pantalla (clic derecho pegar o ctrl +v) Como Trabajar Sin El Mouse Para trabajar sin el Mouse, presionar la tecla windows, con el conjunto de flechas se puede ir movilizando por los programas, carpetas, archivos, juegos, videos e imágenes, y para seleccionar o ingresar a algún programa se presiona la tecla Enter. Además se utiliza las teclas cortas, por ejemplo: Ctrl + A = abre el menú archivo, Ctrl. + C = copiar, Ctrl. + P = imprimir, etc. 3. Microsoft Word 2007 Word es el editor de texto más potente del mercado que permite crear documentos para todo tipo de necesidades tanto personales como institucionales, por ejemplo informes, oficios, cartas, tablas, carátulas, reportes, etc. 3.1 Arrancar Word 2007 1.Desde el menú Inicio para lo cual realizar el siguiente procedimento : Dar clic en el menú Inicio. Todos los programas Microsoft Office Microsoft Office Word 2007 2.Desde el icono de Word que puede estar situado en el escritorio. 3.1 Entorno De Trabajo De Word Al arrancar Word aparece una pantalla como la siguiente: Computación Básica 27 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Todos estos términos serán detallados más adelante, por ejemplo la Barra de estado o de la Banda de opciones. La pantalla (y en general todas las que se va a detallar) puede no coincidir exactamente con la que usted vea en el computador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere visualizar. Elementos de la ventana principal 1. 2. 3. 3.1. 3.2. 3.2.1.Regla La regla horizontal permite establecer tabulaciones y sangrías, así como ajustar el ancho de las columnas periodísticas. Computación Básica 28 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” La regla puede o no estar visible; cuando la regla no se encuentra visible, el espacio que ocupa el documento aumenta. Para indicar si se quiere visualizar o no la regla activaremos la ficha “Vista” y en el grupo de herramientas “Mostrar u Ocultar” activaremos o desactivaremos la opción “Ruler” o “Regla” 3.2.2.Barra De Título En esta barra encontramos el nombre del documento, el programa en el que estamos trabajando, así como los botones, minimizar, maximizar y cerrar. 3.2.3.Barra De Estado La barra de estado contiene información sobre el texto que está en pantalla, indicando: número de página correspondiente a la numeración fijada, número de sección y número de página real respecto al total, a continuación se muestra la barra de estado, indicando algunos de sus elementos. Donde: a) Número de página actual de acuerdo con la numeración fijada. b) Cantidad de palabras del documento. c) Idioma utilizado por el corrector ortográfico. d) Accesos directos a los diferentes modos de presentación del documento. e) Control deslizable de zoom. 3.2.4.Barra De Herramientas De Acceso Rápido La barra de herramientas de acceso rápido contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más habituales, como Guardar, Deshacer. En la imagen que se ve en la barra de herramientas de acceso rápido y el Botón Office, lo que antes era el menú Archivo, en esta nueva versión de Word aparece como un botón redondo color naranja con el logo de office. Computación Básica 29 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” 3.2.5.Barras De Desplazamiento Las barras de desplazamiento permiten moverse a lo largo y ancho del documento de forma gráfica. Haciendo clic en cualquier posición por encima/debajo del cuadro se puede desplazar una pantalla hacia arriba/debajo del documento. Haciendo clic en el botón central del círculo se puede cambiar el objeto página por otros, como por ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc. 3.2.6.Banda De Opciones Desde las pestañas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de Word2007. En Word2007 la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando. 1. 2. 3. 3.3.Guardar y abrir documentos. Se Puede utilizar los comandos Guardar y Guardar como... del Botón Office (o el icono de la barra de acceso rápido) para guardar documentos. Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrará un cuadro de dialogo, permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene. Al utilizar el comando Guardar no se abrirá ningún cuadro de dialogo, simplemente se guardarán en su actual ubicación los cambios que hayas efectuado en el documento. Sin embargo, si se utiliza el comando Guardar con un documento nuevo, que no ha sido guardado nunca, se abrirá el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como. Computación Básica 30 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” 3.1 1.3.Pestaña Inicio La pestaña Inicio contiene las operaciones más comunes sobre copiar, cortar y pegar, además de las operaciones de Fuente, Párrafo, Estilo y Edición. En Word2007 la pestaña Inicio se encuentra dividida en 5 secciones que contienen las operaciones correspondientes al: ➢ Portapapeles (copiar, cortar, pegar, etc) ➢ Fuente (tamaño de letra, tipo de letra, etc.), ➢ Párrafo (alineación de texto, separación entre líneas, sangría, etc.), ➢ Estilo y Edición (buscar texto, reemplazar, etc.), no como en anteriores versiones de Word donde cada parte de las recién nombradas, ocupaban una barra de herramientas aparte. Cada una de las secciones, esta creadas con botones de acceso rápido a la tarea que se desea realizar. Ahora todo está diseñado con iconos de acceso rápido. Computación Básica 31 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” 3.1.1Fuente Permite variar el aspecto de los caracteres que están disponibles en la pestaña Inicio dentro del grupo de herramientas Fuente. También aparecen las herramientas de formato automáticamente al seleccionar una palabra o frase para poder modificar, fuente, tamaño y estilo de fuente, etc. Tipo de letra Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que se tiene que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o líneas sobre los que se quiere realizar el cambio. A continuación dar clic sobre el pequeño triángulo que hay al lado de la fuente actual, esto hará que se abra una ventana con las fuentes disponibles. Tamaño De forma parecida se puede cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el triángulo para buscar el tamaño que se desee, o escribirlo directamente. La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaños más utilizados son 10 y 12. Estilo Una vez fijada la fuente y el tamaño se puede cambiar el estilo a uno de los tres disponibles: negrita, cursiva y subrayado Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente. Teclas: Control + n: negrita Control + k: cursiva Control+ s: subrayado 1. 2. 3. 3.5. Formato Y Edición Del Texto Moverse Por El Documento Utilización del teclado Computación Básica 32 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Además de la posibilidad de utilizar el ratón y las barras de desplazamiento, se puede mover el punto de inserción mediante el teclado. La siguiente tabla muestra un resumen de las acciones más útiles: Selección Del Texto Cuando se desea hacer algo con el texto de un documento, primero deberá seleccionar el texto o porción de texto (ello indica a Word el objeto sobre el que recaerá la acción a ejecutar), y luego una vez seleccionado el texto, lo que se hace es aplicar la orden (por ejemplo poner un subrayado). 3.6. Párrafo Alineación Cuando se habla de alinear un párrafo se refiere, normalmente, a su alineación respecto de los márgenes de la página, pero también se puede alinear el texto respecto de los bordes de las celdas, si es que se está dentro de una tabla. Izquierda centrada derecha justificada Este párrafo tiene Este párrafo tiene Este párrafo tiene establecida establecida Este párrafo tiene una establecida la alineación alineación alineación justificada. alineación centrada. izquierda. derecha. Computación Básica 33 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Teclas Control + Q: Alineación Izquierda Control + T: Centrar Control + D: Alineación Derecha Control + J: Justificar Sangría. Para tener acceso a esta opción se la puede hacer desde la banda de opciones Inicio o desde diseño de Página opción aplicar sangría. Se Puede fijar los cm. que se quiere que se desplace el párrafo tanto a la izquierda como a la derecha rellenando los campos Izquierda y/o Derecha. También se puede indicar una de los dos tipos de sangría Especial disponibles en la ventana que se despliega al hacer clic en la flecha inferior derecha del área. Párrafo. Primera línea: desplaza la primera línea del párrafo un poco a la derecha. Francesa: desplaza todas las líneas del párrafo hacia la derecha excepto la primera línea. Interlineado El interlineado es el espacio vertical que separa las líneas, se lo puede modificar mediante la ventana de Interlineado que ofrece las siguientes posibilidades: Sencillo, es el establecido por defecto, 1,5 líneas, doble (Dos líneas), etc. Mínimo, al elegir esta opción podemos especificar en el campo de la derecha los puntos deseados pero hasta un valor mínimo para que no se superpongan las líneas. Computación Básica 34 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Exacto, como la opción anterior pero permitiendo la superposición de las líneas. Múltiple, en el campo de la derecha se podrá poner un número de líneas, incluso con decimales. Espaciado Para tener acceso a esta área se puede hacerlo desde la barra opciones Diseño de Página, esta opción permite cambiar el espacio entre párrafos seleccionados. Viñetas El uso de viñetas nos permite resaltar listas. Numeración Lista Multinivel.- permite inicia una lista numerada. Computación Básica 35 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” 3.7. Pestaña Insertar En Word se puede trabajar con diferentes tipos de gráficos, todas estas opciones se encuentran en la Barra de Opciones. Insertar Página en blanco.- Permite insertar una hoja en blanco en el documento actual. 3.1 3.2 3.3 3.7.1 Imágenes. Imágenes vectoriales o prediseñadas. Imágenes prediseñadas procedentes de las librerías que Word tiene organizadas por temas. Imágenes no vectoriales o de mapa de bits. Imágenes fotográficas procedentes de cámaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Fireworks, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imágenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamaño, el brillo, desagrupar, etc. 3.7.2 Gráficos. Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc. 3.7.3 SmartArt. Representación de datos en forma de organigramas. Computación Básica 36 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” 3.7.4 WordArt. Rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con diversas opciones. 3.7.5 Símbolo Permite insertar símbolos que no existen en el teclado 3.8 Tablas Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres. Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, números o gráficos. Computación Básica 37 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Crear tablas Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas están en la pestaña Insertar, seleccionar dentro de una cuadrícula las filas o columnas, definirla usando números para especificar cuantas filas y columnas se necesitan o dibujándola con el ratón, según el tipo de tabla será más útil un método u otro. Para insertar una tabla se debe hacer clic en la pestaña Insertar y seleccionar el botón Tabla, allí se muestra una ventana con las tres opciones. 1. Una de las formas es utilizar el cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado sería una celda de la misma. 2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla, este vínculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla. 3. La tercera opción es usar el vínculo. Dibujar Tabla, aquí se dimensiona la tabla dibujándola con el mouse Cod_Pacientes Nombre Apellido AA1 Armando Sanche z 3.9 Encabezado Y Pie De Página Para crear o modificar encabezados o pies de página debemos ir a la barra de opciones INSERTAR /Área Encabezado y Pie de Página. Encabezado Computación Básica 38 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página, como por ejemplo el título del trabajo o artículo que se está escribiendo, el autor, la fecha dependiendo del diseño. Pie de Página El pie de página tiene la misma funcionalidad que el encabezado, pero se imprime al final de la página, y suele contener los números de página. Número de Página Al crear un documento, Word numera correlativamente las páginas para poder referenciarlas, ese número es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este número de página no aparece en el documento. Si se quiere que los números de página aparezcan en el documento cuando se lo imprima se debe insertarlos de una de las dos formas posibles: Mediante la barra de opciones Insertar o mediante los Encabezados y pies de página. Si nuestro documento contiene Encabezados y Pies de página conviene insertar también los números de página al mismo tiempo. Una vez que se haya escogido una de las opciones a insertar aparecerá el siguiente menú Computación Básica 39 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” En esta barra aparece seis áreas de las cuales se podrá escoger el estilo de encabezado, pie de página, número de página, el área de Insertar, Exploración entre Encabezado y pie de página, Opciones, Posición y el área para cerrar el Encabezado y Pie de Página. 3.10 Pestaña Diseño De Página 3.10.1 Configurar Página Muestra las herramientas Márgenes, Orientación, Saltos de página, Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones. Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márgenes predeterminados, se puede personalizar haciendo clic en la opción Márgenes Personalizados. También se puede modificar el tamaño de la hoja, en la cual saldrá impreso el documento. Al hacer clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. También se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más tamaños de papel. Orientación También se puede cambiar la orientación del papel este puede ser Horizontal y Vertical todo dependerá del tipo de documento que estemos creando. Computación Básica 40 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” 3.11 Pestaña Vista 3.11.1 Mapa Del Documento En el menú: Vista / Mapa del documento Muestra una especie de índice en la parte izquierda de la página. Haciendo clic en las líneas de ese índice nos desplazaremos a la parte del documento que contiene dicha línea. Minimizar Banda De Opciones Hacer clic derecho sobre la banda de opciones, luego seleccionar y minimizar cinta de opciones. Para desactivar la opción anterior, repetir los mismos pasos y volver a dar clic en opción. 3 Microsoft Excel 2007 Es una hoja de cálculo o una tabla de información dispuesta en filas y columnas. Cada uno de los datos se encuentra en una celda que puede contener números o texto. 4.1 Arrancar Excel 2007 Excel se puede iniciar de las maneras siguientes: ➢ Se hace un doble clic sobre el acceso directo del Escritorio. Puede suceder que este icono no exista en todas las instalaciones. ➢ Ir al menú de Inicio, Programas, Microsoft Office, Microsoft Excel 2007 4.2 Elementos de la Pantalla de Excel Al entrar en Excel nos presentará la siguiente ventana: Computación Básica 41 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” 4.3 Utilización De Libros De Trabajo Los documentos en Excel se denominan libros. Un libro se guarda en un fichero en el disco duro, en esta nueva versión de Excel estos ficheros tendrán una extensión .xlsx a diferencia de versiones anteriores cuya extensión era .xls. Por supuesto que en esta nueva versión los tipos de ficheros antiguos son soportados. Un libro está compuesto por varias hojas de cálculo que pueden contener modelos matemáticos, gráficos y macros. El libro de trabajo predeterminado se abre con tres hojas de cálculo, con nombres desde ‘Hoja1’ hasta ‘Hoja3’. Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del libro. La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, es posible desplazarse entre las hojas de un libro. En esta nueva versión de Excel los comandos para crear, guardar y abrir un libro se encuentran alojados en un menú que se despliega al hacer clic sobre el botón de Microsoft Office localizado en el vértice izquierdo superior de su pantalla. Al hacer clic en este botón se despliega el siguiente menú: a- Crea un nuevo libro en blanco Computación Básica 42 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” b-Abre un libro existente c-Guarda el libro actual d- Lista de últimos libros utilizados. 4.4 Filas, Columnas y Celdas Cada una de las hojas de cálculo Excel es una cuadrícula rectangular que tiene 1048576 filas y 16384 columnas. Las filas están numeradas desde el uno y las columnas están rotuladas de izquierda a derecha de la A a la Z, y con combinaciones de letras a continuación. La ventana muestra sólo una parte de la hoja de cálculo. La unidad básica de la hoja de cálculo es una celda. Las celdas se identifican con su encabezamiento de columna y su número de fila. 4.5 Introducción de datos Para introducir un dato en una celda: Haga clic sobre la celda donde desea introducir el dato u escribir con el teclado. Termine pulsando la tecla ENTER. Para introducir un dato en un rango: Ingrese el dato, Seleccione el rango primero y pulse ENTER. Para cancelar una introducción: Si no ha pulsado ENTER puede cancelar la introducción del dato pulsando la tecla ESC. Si ya pulsó ENTER puede hacer clic en el botón Deshacer. Edición de celdas y rangos: para modificar el contenido de una celda puede operar de distintas maneras, según la situación inicial. Si ya pulsó ENTER modifique el contenido de una celda haciendo lo siguiente: Seleccione la celda haciendo clic sobre la misma. Si desea entrar un dato diferente, simplemente introdúzcalo por el teclado y pulse ENTER. Si desea modificar el dato existente pulse F2 o haga clic sobre la barra de fórmulas o doble clic sobre el carácter a modificar, para visualizar el punto de inserción y los botones de la barra. Borrar celdas o rangos Seleccione la celda o rango que desea borrar y ahora puede: Pulsar la tecla SUPR (el contenido de la celda desaparece, la celda mantiene los formatos y notas que pudiera tener). 4.5.1 Cortar, copiar y pegar Estas tres funciones son muy útiles para trabajar con los datos de una manera rápida y práctica. Cortar: para cortar un objeto primero hay que seleccionarlo y luego seleccionar Edición|Cortar. Al hacer esto se arranca los datos de una casilla y se tendrá que señalar donde se quiere pegar las celdas. Para esto se sitúa el cursor en la casilla donde se desea y se selecciona Edición|Pegar. Computación Básica 43 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Copiar: esta función es similar a la de Cortar, con la diferencia de que los datos no desaparecen del lugar original, sino que son duplicados, en el lugar que se señale. La opción Pegar se puede realizar sin necesidad de desplegar el menú, ya que se encuentra en la barra de herramientas. 4.6 Seleccionar una fila, columna u hoja de cálculo Para seleccionar: Una celda individual: Hacer clic en la celda deseada. Una fila o columna completa: Hacer clic en los encabezados de la fila o columna. Toda la hoja de cálculo: Hacer clic en el botón Seleccionar todo (cuadrado de la hoja de cálculo situado en la esquina superior izquierda debajo de las barras de herramientas). Para seleccionar un rango de celdas: Arrastrar desde la 1ª celda del rango a la última. Para seleccionar celdas distintas: Seleccionar la 1ª celda o rango que se desee, y con la tecla CTRL pulsada, seleccionar la celda o rango siguiente. VARIAR EL ANCHO DE COLUMNA O EL GROSOR DE FILA Si se tiene un título extenso (por ejemplo “Población Ecuador”) no cabe en la celda, es necesario ajustar el ancho de columna. Para ello coloque el puntero sobre la línea divisoria que separa los encabezados de las columnas B y C, debe cambiar el puntero a esta forma , mantenga pulsado el botón del ratón y arrastre la división hasta donde se desea; o la segunda opción permite el ajuste automático haciendo doble clic cuando aparezca el símbolo . También puede dimensionar la anchura de columna o el alto de la fila para lo cual se selecciona la columna o fila en concreto, luego se da clic derecho y se escoge alto de fila o ancho de columna y se ingresa un valor específico. Computación Básica 44 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Insertar filas y columnas. En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos. Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos: Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas siempre se añaden por encima de la seleccionada. Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio. Elegir la opción Insertar filas de hoja. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición. Puede también seleccionar el número de filas a insertar, dar clic derecho sobre los números y elija INSERTAR. Insertar columnas en una hoja Excel 2007 también nos permite añadir columnas, al igual que filas. Para añadir una columna, se debe seguir los siguientes pasos: Seleccionar la columna delante de la cual se quiere añadir otra, ya que las columnas siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada. Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio. Elegir la opción Insertar columnas de hoja. Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición. En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel 2007 toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada. Puede también seleccionar el número de filas a insertar, de clic derecho sobre los números y elija INSERTAR. Cuando se inserta filas o columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva columna. Computación Básica 45 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y aparecerá el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva columna será el mismo que la columna de la izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato. 4.7 Barra de Fórmulas Esta barra es nueva en relación a versiones anteriores, aquí se encuentra la celda en la cual se está ubicado como en este caso F18, además se encuentra el texto o fórmula de la celda actual. 4.8 Operaciones con las hojas de un libro de trabajo Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc. También se puede organizar la pantalla usando varias ventanas para ver partes diferentes de una hoja. 4.8.1 Insertar hojas Como se dijo anteriormente, un libro de trabajo contiene tres hojas, pero pueden insertarse otras nuevas. La cantidad máxima de hojas vendrá limitada tan sólo por la memoria disponible. Para insertar nuevas hojas de cálculo se debe dar clic en el ícono “Insertar hoja de cálculo” situado justo a la derecha de la última hoja del libro. 4.8.2 Cambiar el nombre de las hojas Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se hace doble clic en la etiqueta y se teclea el nuevo nombre, tal como se muestra en la siguiente figura: La Hoja1 ahora se llama “Costos”. Observe que si hace clic secundario sobre la etiqueta de la hoja dispone de una opción “Cambiar nombre” en el menú contextual que se muestra. 4.8.3 Mover hojas dentro de un libro de trabajo Para mover una hoja a otra posición del libro de trabajo basta arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover. Aparecerá un triángulo que indica dónde se va a insertar la hoja. Una vez en la posición deseada, se suelta el botón del ratón, con lo cual la hoja se moverá a la nueva posición. Computación Básica 46 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” En la Banda de opciones Número se dispone de una serie de botones que permitirán modificar el formato de los números de forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán a formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en la configuración regional de Windows, seguramente tendremos el símbolo €). Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %). Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineación). Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas. Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas. 4.9 Rellenar Celdas Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a copiar. Situarse en la esquina inferior derecha. Observa como el puntero del ratón se transforma en Seleccionar las celdas a copiar. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una cruz negra. Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrar hasta donde quieres copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango. Computación Básica 47 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Soltar el botón del ratón cuando se esté en la celda hasta donde se quiere copiar el rango. Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno . Desplegando el botón se puede ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado: Nota: Si no aparece el controlador de relleno se debe activarlo entrando por el menú Herramientas, Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y colocar. 4.10 Referencias Relativas y Absolutas Cuando se copian celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo =A2+3, la fórmula variará, dependiendo de donde se vaya a copiar la fórmula, esto es porque las referencias contenidas en la fórmula son lo que se denominan REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene. Así si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4, esta última contendrá la fórmula =A3+3. A veces puede resultar incómoda la actualización anterior a la hora de trabajar y por ello Excel 2007 dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS. Para indicar una referencia absoluta en una fórmula se tendrá que poner el signo $ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y así aunque se copie la celda a otra, nunca variará la referencia. 4.11 Formato de celdas (Ctrl + 1) Excel permite no solo realizar cuentas sino que también darle una buena presentación a la hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo se puede percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. A continuación se verá las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda. 4.11.1 Números Excel permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto de los números. A continuación se explica las distintas opciones del recuadro Categoría: se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son: Computación Básica 48 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no coge por completo en la celda. Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos. Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos. Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número. 4.11.2 Alineación Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineación de los datos de la hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación. Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación. Aparecerá la ficha de la derecha. Computación Básica 49 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2007 ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta. Ajustar texto: Por defecto si se introduce un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si se activa esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda. Reducir hasta ajustar: Si se activa esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda. Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola. Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar. En la Banda de opciones se dispone de unos botones que permiten la modificación de algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como: Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas pasará a ser Izquierda. Este botón centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas. Este botón alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas. Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuación centrará los datos. 4.11.3 Fuente Computación Básica 50 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Excel permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de la hoja de cálculo, se puede utilizar los cuadros de diálogo o la banda de opciones, a continuación se describe estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto: Utilizando los cuadros de diálogo: En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente. (Ctrl + 1) Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaña Fuente, aparecerá la ficha de la derecha. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar. Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que queremos. A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente. 4.11.4 Bordes Excel permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. Elija el tipo de línea y el color. Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas. Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas. Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección. En la Banda de opciones se dispone de un botón que permitirá modificar los bordes de forma más rápida: Computación Básica 51 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegir desde la flecha derecha del botón. 4.12 Fórmulas y Funciones Fórmula Para introducir una fórmula se debe escribir en una celda tal cual se introduce el texto, precedida siempre del signo =. Debe ir el nombre de la celda que contenga el valor y el signo de la operación a realizarse. Ejemplo: Una función es una predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es: nombre_función (argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: ➢ Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. ➢ Los argumentos deben de separarse por un punto y coma; para indicar datos separados. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Se tiene las funciones: Que se encuentran en la pestaña Inicioopción Modificar El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función. Para utilizar una de las funciones anteriores, puede seleccionar los datos y luego elegir la función; o primero ubicarse en la celda, elegir la función y por último seleccionar los datos. Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas, trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Insertar función con el asistente Computación Básica 52 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si se conoce su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así resultará más fácil trabajar con ellas. Si se quiere introducir una función en una celda: ➢ Situarse en la celda donde se quiere introducir la función. ➢ Hacer clic en la pestaña Fórmulas. ➢ Elegir la opción Insertar función o bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función: Excel 2007 permite buscar la función que se necesita escribiendo una breve descripción de la misma en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones, ya que Excel muestra en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado o seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida. Si no está muy seguro de la categoría se puede elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que se desea haciendo clic sobre ésta. Observe, conforme se selecciona una función, en la parte inferior aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También se dispone de un enlace de ayuda con la descripción más completa de dicha función. Función Lógica SI Realiza una comprobación y devuelve un valor si la comprobación es verdadera y otro valor si resulta falsa. Función SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Computación Básica 53 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Ejemplo: =SI(5=5;"Es verdad";"NO es verdad") devuelve Es verdad Ejemplo: =SI(A1>=0;A1;0) la celda que contenga esta fórmula contendrá el valor de la celda A1 si este es positivo y un cero si este es negativo. Esta función es muy útil para obtener valores dependiendo de alguna condición. 4.2 Gráficos 4.2.1 Introducción Es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación. Se va a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Para crear gráficos se puede optar por las siguientes formas: ➢ Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. ➢ Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto. 4.2.1 Crear gráficos Para insertar un gráfico se tiene varias opciones, pero siempre se utiliza la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar. Es recomendable que se tenga seleccionado el rango de celdas que se quiere que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita. Existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Se puede seleccionar un gráfico haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles. En cada uno de los tipos generales de gráficos se podrá encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico. Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos. Computación Básica 54 SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “S E C A P” Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, seleccionar uno y pulsar Aceptar para empezar a crearlo. Si se selecciona un rango de celdas se verá el nuevo gráfico inmediatamente y se insertará en la hoja de cálculo con las características predeterminadas del gráfico escogido. Computación Básica 55