PMbarnaBOK 4.1 PROJECT CHARTER Proyecto Académico 4.1 Project Chárter Proyecto Académico Realizado por PMbarnaBOK, Master Project Management Industrial y Servicios (Edición 2010-11) Versión 1 (12/4/2011) Motivo Redacción Inicial Realizado SB, ME, RSS, RSM, DV Comprobado SB Aprobado RSM 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 1 de 28 PMbarnaBOK Índice 1. TÍTULO......................................................................................................................................... 4 2. OBJETIVO ................................................................................................................................... 4 3. JUSTIFICACIÓN ......................................................................................................................... 4 3.1. JUSTIFICACIÓN ACADÉMICA ............................................................................................................. 4 3.2. JUSTIFICACIÓN DE PRODUCTO ......................................................................................................... 5 4. ALCANCE .................................................................................................................................... 5 4.1. REQUISITOS DEL PROYECTO ............................................................................................................ 6 4.2. LÍMITES DEL PROYECTO ................................................................................................................... 6 4.3. LÍMITES DEL PRODUCTO ................................................................................................................... 6 5. EQUIPO ....................................................................................................................................... 7 5.1. ORGANIGRAMA ................................................................................................................................. 7 5.2. ROLES EN EL EQUIPO ..................................................................................................................... 10 6. CALENDARIO ............................................................................................................................ 2 1 7. COSTES DEL PROYECTO ....................................................................................................... 3 1 7.1. PRESUPUESTOS PARA EL PROYECTO. ........................................................................................... 13 7.2. CRONOGRAMA INICIAL DE GASTOS. ............................................................................................... 13 7.3. COSTES DEL PROYECTO................................................................................................................. 14 7.4. FLUJO DE CAJA DE INVERSIÓN ....................................................................................................... 15 8. INTERESADOS Y HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN ................................................... 6 1 8.1. IDENTIFICACIÓN DE LOS INTERESADOS .......................................................................................... 16 8.2. HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN ............................................................................................... 16 8.2.1. Comunicación Oral .............................................................................................................. 16 8.2.2. Comunicación Escrita ......................................................................................................... 17 . 9. GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROYECTO .......................................................................... 7 . 1 9.1. FORMATO ....................................................................................................................................... 17 . 9.2. UBICACIÓN DE LA INFORMACIÓN .................................................................................................... 18 9.3. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS .................................................................................. 18 9.4. CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN ................................................................................................ 18 9.5. UBICACIÓN DE LA INFORMACIÓN .................................................................................................... 18 9.6. ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN ................................................................................................ 18 9.7. CODIFICACIÓN DEL ENCABEZADO DE LOS ENTREGABLES ............................................................. 19 . 9.8. ARCHIVO DOCUMENTAL - COPIAS DE SEGURIDAD ......................................................................... 19 9.9. NOMENCLATURA DE CODIFICACIÓN ............................................................................................... 20 10. CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO .................................................................... 1 2 10.1. REUNIONES PARA CONTROL DE ENTREGABLES ........................................................................... 21 10.2. LUGARES DE REUNIÓN ................................................................................................................. 22 11. METODOLOGÍA DEL TRABAJO ........................................................................................... 3 2 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 2 de 28 ......... 25 14............ 6 2 15.......................................................................... 13..................................................................................................................1...... REVISIONES DE DOCUMENTOS ....................................................... 25 .................. 24 13......................1.......................................................... 24 ............ CALIDAD .............3............................................................... 24 13............................ SOLUCIÓN DE CONFLICTOS ........................................................ REGLAS DE CONVIVENCIA ....................................................................... ESTADO DE LOS DOCUMENTOS ............. 4 2 13............... 4 2 12... CRONOGRAMA ............. 12..............................................PMbarnaBOK 12................................................2.. 8 2 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 3 de 28 .................................................................... RIESGOS ................................. PUNTUALIDAD ....... ASISTENCIA A REUNIONES ...........................................................................................................2.................................................................... PMbarnaBOK 1. que iniciamos en fecha 26 de Noviembre del 2010 en el Edifico Tech Talent Center que la Fundación UPC tiene en la calle Badajoz numero 73-77 en la ciudad de Barcelona. la adquisición de los conocimientos y la correcta utilización de las herramientas de gestión de proyectos tratadas durante todo el curso. para presentar un proyecto final en el cual aplicar todo los conocimientos adquiridos a lo largo del Máster en Project Management Industrial y de Servicios. El Proyecto Final es un documento donde cualquiera de nuestros Stakeholders podrá ver de nuestro proyecto: la calidad. El proyecto consistirá en la implantación de cinco locales de restauración en Japón bajo el nombre de Barceloneat donde se ofrezca una rica degustación de productos alimentarios catalanes. 3. y el alcance. JUSTIFICACIÓN 3. Este documento debe ser de fácil interpretación para todos los interesados. TÍTULO Este proyecto surge de la oportunidad que se nos brinda. OBJETIVO La consultora PMbarnaBOK deberá entregarle a nuestro cliente Jaume Mussons y a junta evaluadora un proyecto de excelente calidad. la innovación. Para la realización de este proyecto hemos decido reunirnos cinco estudiantes del Máster Project Management Industrial y Servicios II y formar una consultora a la cual le hemos dado el nombre de PMbarnaBOK 2. el coste. 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 4 de 28 . Justificación Académica Con la entrega del documento Proyecto Final esperamos satisfacer las expectativas puestas sobre el equipo por parte del profesorado y demostrar al tribunal evaluador del Máster Project Management Industrial y Servicios. desde la Universidad Politécnica de Cataluña.1. ampliando esta información con otras herramientas vistas en el Máster. Treinta y siete millones de posibles clientes.PMbarnaBOK 3. el cliente japonés valora y demanda calidad en todos los productos. (Montecarlo. el cliente japonés acostumbra a disponer de poco tiempo para sus comidas. Los locales Barceloneat estarán situados junto a estaciones de metro o tren en las zonas de negocios o de más afluencia de público (más de 20 millones de personas cogen el metro diariamente). AMFE. 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 5 de 28 . QFD. La puerta de entrada de la cultura mediterránea y de estos productos serán cinco locales que la empresa Barceloneat pretende abrir con este proyecto en la ciudad de Tokio (Japón). DAFO. Las razones de situar nuestro negocia principalmente en Japón son: • • • • Mercado que conoce y valora la calidad del producto mediterráneo.2. La introducción de la tapa y el plato rápido en el mercado japonés. y la dificultad de adquirirlos fuera de nuestras fronteras. Se establecerá unas fases de proyecto que den lugar a la consecución del proyecto demandado por nuestro cliente dedicando especial atención en los apartados de Tiempo. ALCANCE Se gestionará el proyecto utilizando la metodología PMBOK. Muchos turistas al visitar Barcelona se quedan prendados de la comida ofrecida en los restaurantes de Barcelona 4. Con la realización de este proyecto se quiere dar la posibilidad a las pequeñas cooperativas y productores locales de vender el total de sus producciones en mercados diferentes de sus habituales. Gantt). Cliente que frecuentemente hace todas sus comidas fuera de casa. Alcance y Costes. Los locales Barceloneat pretenden situarse como restaurantes de referencia en el país nipón. Justificación de Producto La oportunidad de nuestro proyecto reside en el reconocimiento global de los productos y dieta mediterránea. (es el número de habitantes en Tokio). tendría una muy buena acogida. precisan platos rápidos y locales de rápida transición no por ello olvidando la calidad. La cantidad de horas.3. La elección de Barcelona como telón de fondo de estos restaurantes nace de la fama que goza en todo el mundo como ciudad gastronómica y cultural.1. 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 6 de 28 . 4. Límites del proyecto El proyecto Barceloneat se desarrollara entre el 18 de Abril y el 21 de Octubre de 2011. control de stock. (Montecarlo. El proyecto final se entregará en formato web.2. cálidos. Los locales Barceloneat destacarán por ser locales modernos.PMbarnaBOK Con el fin de compartir y disfrutar de todas las fases y apartados del proyecto hemos creado una metodología de roles intercambiados periódicamente. AMFE. PMbarnaBOK decide hacer una simulación de Proyecto en un caso real de implantación. Límites del producto Con el proyecto Barceloneat la empresa PMbarnaBOK ha querido aprovechar la enorme popularidad que tiene fuera de nuestras fronteras la comida mediterránea. Para el desarrollo de este proyecto se seguirá la metodología PMBOK . históricamente la cultura catalana está arraigada a compromiso y calidad. y donde cualquier persona que entre a degustar nuestros productos se sienta como si estuviera disfrutando de ellos en Barcelona. hardware necesario para el cobro. DAFO. El proyecto también incluirá. Se establecerá unas fases de proyecto que den lugar a la consecución del proyecto demandado por nuestro cliente dedicando especial atención en los apartados de Tiempo. QFD. Requisitos del proyecto El objetivo de la empresa PMbarnaBOK es reflejar los conocimientos asimilados durante todo el Máster. ampliando esta información con otras herramientas vistas en el Máster. de esta forma esperamos poder satisfacer los requisitos de la junta evaluadora del Máster. así como el reparto de reuniones se pueden ver en el apartado 6 Calendario 4. con ello conseguiremos que todos los componentes del grupo puedan participar en todas las áreas de proyecto completo y no especializarse en áreas determinadas del mismo. Alcance y Costes. Gantt). formación del personal y un contrato de mantenimiento. el contrato con los proveedores. fecha en la que los miembros del equipo harán una presentación de este proyecto al tribunal evaluador. 4. con estos locales lo que se pretende es hacer llegar productos de cooperativas y pequeños productores a mercados de difícil acceso. en esta página Web se podrá ver todos los documentos generados durante las diferentes fases del proyecto. introduciendo sistema de pedido y cobro al cliente por móvil. Barceloneat contempla la posibilidad de llevarse la comida “Take away. Organigrama A continuación se detallan las personas que forman el equipo. su contacto y las abreviaturas que se utilizarán en el proyecto: 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 7 de 28 . EQUIPO 5. aunque siempre se estará abierto a conseguir otros productos de distintos proveedores.” 5.PMbarnaBOK Nuestra idea parte de suministrar a estos locales productos alimentarios de altísima calidad ya que el cliente japonés es un cliente que valora la calidad de un producto. Barceloneat quiere identificarse como una empresa tecnológicamente puntera. De inicio Barceloneat pretende abastecerse con producto local de cooperativas catalanas. control y pedido de stock electrónico.1. jornadas temáticas aprovechando festividades catalanas. sistema de promociones y jornadas culinarias vía Web. PMbarnaBOK Organigrama PMbarnaBOK (Roles Fijos) 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 8 de 28 . Organigrama PMbarnaBOK (Responsabilidades rotatorias) A pesar de tener unos roles en el organigrama. para conseguir que todos los componentes del grupo puedan participar en todas las áreas del proyecto y no especializarse exclusivamente en el área determinada por el rol fijo del organigrama. Las rotaciones se realizarán cada 4 semanas. el equipo de PMbarnaBOK en el proyecto Barceloneat. La persona que deja un rol colaborará con la persona que inicia el rol de forma que haya una buena transferencia de la información. se ha creado una metodología de responsabilidades intercambiables periódicamente. El Director del área dará soporte y aprobaciones de todos documentos de su área.PMbarnaBOK En el Organigrama se puede ver a los integrantes de PMbarnaBOK y sus roles principales en el proyecto Barceloneat. con el fin de compartir. 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 9 de 28 . aprender y disfrutar de todas las fases y apartados del proyecto. Los Directores de cada una de las áreas se encargarán de supervisar los entregables de cada fase del proyecto así como realizar el proceso de cierre de sus áreas en el proyecto Barceloneat. 2.PMbarnaBOK 5. Este modelo nos permite describir el comportamiento de un miembro del equipo en relación a otro de sus compañeros y nos permite: • • • Asegurarnos de que cada rol necesario para el correcto funcionamiento de un equipo o un proyecto sea realmente realizado por alguien. lo que garantiza menor atención por parte de la gerencia. es decir aprovechar sus potencialidades y complementar a sus compañeros. Roles en el equipo Inventario de Roles Belbin del Equipo de Proyecto. El Inventario de Belbin puntúa a las personas de acuerdo a cuan fuertemente expresan algunas de las tendencias que identifican a los 9 diversos roles que se pueden personificar dentro de un equipo. Inventario de Roles Belbin Factores Belbin Coordinador (CO) Investigador de Recursos (IR) Implantador (IP) Cohesionador(CH) Finalizador(FI) Motivador Evaluador (ME) Cerebro (CE) Especialista(ES) Impulsor (IM) Bobes Susana 3 3 8 3 6 10 6 6 6 Esteban Miguel 10 3 8 3 6 6 6 8 6 Sánchez Rafael 6 10 6 3 3 3 8 3 8 Sans Roger 8 3 6 10 6 8 6 3 8 Villanueva David 8 3 6 6 8 3 8 3 3 • 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 10 de 28 . Permite a los miembros del equipo realizar las actividades por las que tienen mayor predisposición. Agrupar ciertas actividades para que las realice un miembro del equipo de una manera óptima. Permite equilibrar el equipo y ser más eficientes. PMbarnaBOK . BELBIN PMbarnaBOK Coordinador (CO) 10 Impulsor (IM) 8 6 4 Especialista(ES) 2 0 Implantador (IP) Bobes Susana Esteban Miguel Sánchez Rafael Sans Roger Villanueva David Investigador de Recursos (IR) Cerebro (CE) Cohesionador(CH) Motivador Evaluador (ME) Finalizador(FI) Leyenda Muy Alto Alto Medio Bajo 10 8 6 3 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 11 de 28 . PMbarnaBOK 6. CALENDARIO El esfuerzo temporal para desarrollar el proyecto se basa en el siguiente calendario. MARZO J V 3 4 10 11 17 18 24 25 31 MAYO J 5 12 19 26 ABRIL X J 6 13 20 27 7 14 21 28 L 9 7 14 12 21 13 28 10 11 M 1 8 15 22 29 X 2 9 16 23 30 S 5 12 19 26 D 6 13 20 27 L 13 M 5 12 19 26 4 11 16 18 17 25 14 15 V 1 8 15 22 29 S 2 9 16 23 30 D 3 10 17 24 Conformación del Equipo L 17 18 19 20 21 22 M 3 10 17 24 31 X 4 11 18 25 V 6 13 20 27 S 7 14 21 28 2 9 16 23 30 D 1 8 15 22 29 L 22 M 7 14 21 28 6 24 13 25 20 26 27 23 JUNIO X J 1 2 8 9 15 16 22 23 29 30 Inicio del Proyecto V 3 10 17 24 S 4 11 18 25 D 5 12 19 26 Reuniones Semanales Reunión con el Project Manager Senior Presentación del Project Charter L 26 M 5 12 19 26 X 6 13 20 27 JULIO J 7 14 21 28 4 11 29 18 30 25 27 28 V 1 8 15 22 29 S 2 9 16 23 30 D 3 10 17 24 31 31 32 33 34 35 L 1 8 15 22 29 M 2 9 16 23 30 X 3 10 17 24 31 AGOSTO J 4 11 18 25 Festivos V 5 12 19 26 S 6 13 20 27 D 7 14 21 28 Presentacion del Proyecto Final Reunión por confirmar con el Project Manager Senior L 35 M 6 13 20 27 5 37 12 38 19 39 26 36 SEPTIEMBRE J V 1 2 7 8 9 14 15 16 21 22 23 28 29 30 X S 3 10 17 24 D 4 11 18 25 L 39 M 4 11 18 X 5 12 19 OCTUBRE J V 6 13 20 7 14 21 3 10 42 17 40 41 S 1 8 15 D 2 9 16 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 12 de 28 . 550. El cálculo de costes se basa en la información de la cantidad de horas que serán invertidas en el proyecto por cada departamento técnico.PMbarnaBOK 7. Tabla #1 Son estipulados gastos de material interno (Consumibles) y un presupuesto extra llamado “contingencia” que servirá para cubrir eventuales gastos no considerados o generados por algún factor contemplado en los riesgos del proyecto.932.932.487.00 7. la estimación de gasto se presenta en la Tabla # 2.25 500 600 V Total (€) 4. De acuerdo con el cronograma de actividades del proyecto.932. Mes Marzo Abril Mayo Junio Julio Septiembre Octubre CRONOGRAMA INICIAL DE GASTOS Estimado sobre el total del Proyecto 20% 15% 15% 15% 10% 10% 15% Valor (€) 3.955.50 1.487.25 23.2.00 1.00 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 13 de 28 .00 3.50 Total de Gastos Tabla 2 19.25 23.932.50 2.550.00 2.50 3.00 23.50 3.50 2. PRESUPUESTO Recursos Propios Cantidad Unidad Gerente General 150 Horas Director de Calidad 150 Horas Director de RRHH y Comunicaciones 150 Horas Director de Riesgos y Adquisiciones 150 Horas Director de Marketing innovation 150 Horas Otras consideraciones Consumibles 1 Materiales Contingencias 1 Global V Unitario (€) 30. Cronograma inicial de gastos.500.487.50 500 600 Total del Presupuesto ((€)) Tabla 1 19.00 2.25 23.910. Presupuestos para el proyecto.1.50 3.487. COSTES DEL PROYECTO 7.955. Costes del proyecto La inversión mínima necesaria para el desarrollo del proyecto debe ser de 1. Por el histórico y considerando los riesgos asociados a este tipo de proyecto se debe añadir un 15% a este valor como contingencia para hacer frente a posibles retrasos entre los cuales: retrasos de pagos por parte del cliente. 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 14 de 28 . RRHH.300.00 €.3. Adquisiciones.PMbarnaBOK 7.422.635. etc.000. Logística. Materiales.00 €. La inversión estimada por PMbarnaBOK para este proyecto debe ser de 1. 4. Flujo de Caja de Inversión 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 15 de 28 .PMbarnaBOK 7. se tendrá en cuenta por un lado los interesados y por el otro los canales que se utilizarán. Comunicación Oral • Reuniones: o Semanales con todos los miembros del equipo. Identificación de los interesados En el Plan de comunicación. o Reuniones especificas. con solo algunos de los miembros del equipo. INTERESADOS Y HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN 8. tutor del proyecto de final de Máster y otros profesores evaluadores del mismo.2. • Otros interesados externos: resto de grupos de proyecto y posibles colaboradores externos. asesores. No será necesario realizar acta. Se realizará acta de las mismas.PMbarnaBOK 8. con el fin de obtener/ compartir información 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 16 de 28 . Herramientas de comunicación Las herramientas de comunicación que se emplearan serán: 8. Mussons) para obtener feedback sobre la ejecución del proyecto y el grado de consecución de los objetivos del Máster. que se desarrollará en la etapa de Planificación del proyecto. o Reunión mensual con nuestro Stakeholders principal (J.2. Como interesados tenemos: • Miembros del equipo de proyecto: presentados en el punto 5 de este documento • Clientes del proyecto: Dr. o Reuniones con otros Stakeholders. 8. responsables de algún tema concreto. Se comentara el resultado en las reuniones semanales. Jaume Mussons.1.1. versión 10.1. versión 2007. Formato Los documentos y registros que se realicen para este proyecto podrán visualizados en los siguientes programas: • ser Microsoft Office 97-2003.doc” del programa WORD o Los documentos de Hoja de cálculo “.2. traspasar ficheros.pdf” Microsoft Project.ppt” del programa POWER POINT • • • • Acrobat Reader. versión 15.2. Comunicación Escrita • Mail: Se usará como herramienta de comunicación principal para transmitir información. • Google™ Docs: Se usará como herramienta para compartir información y documentación. GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROYECTO 9. • Skype™: Se usara cuando se requieran multiconferencias entre los miembros del equipo de proyecto. Ficheros “. 9. Ficheros “ pjt” Microsoft Visio versión 2007 (diagramas de flujo). • Web: Se utilizará como herramienta de comunicación para informar del avance del proyecto a los miembros del equipo.PMbarnaBOK • Teléfono: Se usara para comunicaciones rápidas. 8. hacer aclaraciones. realizar preguntas. para poder mantener la compatibilidad de todos los ficheros o Los documentos de texto tendrán formato “. etc. y a los Stakeholders. Ficheros “ mtw o mpi” 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 17 de 28 .xls” del programa EXCEL o Las presentaciones “. Ficheros “vsd” Minitab. 6. también lo indicaremos en este registro. Así se le dará una mayor homogeneidad al trabajo. Cada integrante del grupo deberá guardar también sus documentos en su ordenador hasta que el proyecto haya sido acabado y entregado Todos los integrantes del grupo podrán visualizar y modificar los documentos de este proyecto.com 9. será siempre el que apruebe todos los temas de calidad.5.2.com del proyecto serán ubicados en la página web La dirección de Google Docs donde quedara almacenado también será almacenada en el disco asignado a la cuenta dvilanuevatalavera@gmail. Por ejemplo el Director de calidad. Si queremos dar de baja un registro o documento. 9.Barceloneat. Revisión y aprobación de documentos Las revisiones y aprobaciones de los documentos.3. 9. indicándolo en el apartado de estado como OBSOLETA con el fondo del cuadro de color rojo. Si debemos modificar el documento. Control de la documentación Existe un Registro de registros donde se incluirán todos los registros que se han utilizado durante el proyecto. La aprobación la realizará el Director del área (apartado 5). • GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIÓN 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 18 de 28 . añadiendo la nueva versión y dejando la vieja versión como obsoleta.4.PMbarnaBOK 9. de la misma manera que si fuese una vieja versión. se realizaran de la siguiente manera: • • La revisión la realizará la persona que anteriormente se encargaba del tema. siguiendo la codificación establecida. Ubicación de la información La documentación se guardará de forma permanente en Google Docs y en nuestra ftp propia. según la tabla de repartición de responsabilidades rotatorias (apartado 5). Ubicación de la información Los documentos finales www. 9. lo deberemos dar de alta. Si para trabajar se requiere un registro/documento nuevo. lo indicaremos en el cuadro de estado. Estructura de la información La estructura que tendrá la información del proyecto será la misma que está definida por los Grupos de Procesos de la Gestión de Proyectos. 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 19 de 28 . nombre del documento que incluye la versión de este y por último el número de hoja y la cantidad total de hojas del documento.Copias de seguridad Los documentos serán guardados en tanto en la ftp como en Google Docs.8.7. • 9. En la parte inferior del documento aparecerá de izquierda a derecha los siguientes datos: fecha del documento. Por ejemplo dentro del GRUPO DE PROCESO DE INICIACIÓN: • • 4_1_PROYECT CHARTER 10_1_IDENTIFICAR A INTERESADOS 9.PMbarnaBOK • • • • GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIÓN GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN GRUPO DE PROCESOS DE SUPERVISIÓN Y CONTROL GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE Además se añadirá varias carpetas para poder guardar otra información útil del proyecto • • • • • PRESENTACIONES REUNIONES REGISTROS VARIOS DOCUMENTOS NO DEFINITIVOS Dentro de estas carpetas podremos encontrar carpetas de cada una de los 42 procesos de este proyecto. en la parte derecha aparecerá el logotipo de la empresa responsable del proyecto PMbarnaBOK. Archivo documental . Codificación del encabezado de los entregables Los documentos entregados tendrán el siguiente formato: • En el encabezamiento aparecerá al Logotipo de la UPC con la que estamos realizando el Máster en el lado izquierdo. 9.. para cada integrante del grupo. Nomenclatura de Codificación Los documentos y registros seguirán la siguiente nomenclatura de codificación: • FORMATO DEL DOCUMENTO o X_X_YYYYYYYY_VZ Donde: o X_X PMBOOK o YYYYYYYY o VZ Corresponde con el numero de orden de procesos del Corresponde con el descriptivo del Fichero Corresponde con la versión del documento.. Cada uno de los integrantes del grupo.9.PMbarnaBOK El director de área es responsable de guardar todos los apartados aprobados de su área. guardará una copia de su trabajo hasta que se apruebe el documento. • FORMATO DEL REGISTRO o XXXX_ddmmaa_VZ Donde: o XXXX registro o ddmmaa o VZ Corresponde con la abreviación del descriptivo del Corresponde con la fecha realización del fichero Corresponde con la versión del documento. NOTA: Se deberá actualizar todos los campos del fichero antes de guardarlos y dejarlos como definitivos para que todos los nombres de fichero e índices estén completamente actualizados al guardarlos 20 de 28 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 . Los documentos no definitivos añadirán al final del nombre de fichero los caracteres “NO_DEF” después de la versión del documento. Cuando se finalicé el proyecto se realizaran copias en formato digital (CD). 1. Reuniones para control de entregables Se celebrarán reuniones semanales. para coordinar los cambios y controlar el progreso del proyecto. siguiendo la metodología detallada en el punto 11.PMbarnaBOK 10. el día acordado entre todos los componentes del equipo. Todas las reuniones serán moderadas y registradas por un moderador y un secretario respectivamente. CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO 10. Éstos se asignarán para cada sesión según el calendario detallado a continuación (se muestran las iníciales): Miembros del Equipo de proyecto Rafa Sánchez Moreno Miguel Esteban David Villanueva Susana Bobes Roger Sans Siglas RSM ME DV SB RSS Mes Sesión Semana 09 Moderador (*) (*) (*) RSS RSM ME DV SB RSS RSM ME DV SB RSS RSM ME DV SB RSS RSM ME Secretario (*) (*) (*) RSM ME DV SB RSS RSM ME DV SB RSS RSM ME DV SB RSS RSM RSS DV Marzo Semana 11 Semana 12 Semana 13 Semana 14 Abril Semana 15 Semana 16 Semana 17 Semana 18 Mayo Semana 19 Semana 20 Semana 21 Semana 22 Semana 23 Junio Semana 24 Semana 25 Semana 26 Semana 27 Julio Semana 28 semana 29 semana 30 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 21 de 28 . mantener el foco del debate. 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 22 de 28 . así como favorecer la participación de todos los integrantes. pizarra. Lugares de Reunión Si la reunión requiere material de apoyo (proyector. el moderador se encarga de la gestión y presentación de los resultados.PMbarnaBOK Semana 36 Septiembre Semana 37 Semana 38 Semana 39 Semana 40 Octubre Semana 41 Semana 42 DV SB RSS RSM ME DV SB SB RSS RSM ME DV SB RSS (*) Semanas en las que se realzan reuniones sin aplicar metodología y solo se realiza un acta. que hará llegar a los miembros del equipo antes de la reunión. 10. etc.2. así como cumplimentar las actas de reunión según el procedimiento acordado por todo el equipo. La persona que es secretaria en una reunión pasa a ser el moderador de la siguiente y quien debe realizar la agenda de la misma. En caso de votaciones. El moderador se responsabilizará de controlar la agenda de reuniones / orden del día. El secretario debe anotar toda aquella información de interés para el progreso del proyecto.): • UPC Teach Talent Center • Biblioteca / Salas estudio NEXUS UPC Reuniones de control / revisión informal: • Cualquier otro punto que el equipo acuerde. En las reuniones se revisarán a fin de modificar la prioridad o reasignar si es necesario. fecha y prioridad. 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 23 de 28 . Las responsabilidades de los miembros del equipo se irán rotando. las decisiones acordadas y las tareas pendientes con su respectivo responsable. Si no pueden abordarse todos los temas el equipo decidirá si se trasladan a la próxima reunión o bien se programa otra reunión adicional. Se llevara un control “Plan de Acción” de las tareas asignadas. En todos los casos se compartirá información necesaria para el buen cumplimiento y realización del proyecto. puntos pendientes a considerar en la próxima ocasión y plantear fechas y horarios posibles para la siguiente reunión (a acordar entre todos los participantes). responsable. organizar el trabajo futuro y revisar los avances. tomar notas de los temas tratados e ideas planteadas. El secretario deberá registrar la asistencia de los miembros del equipo. METODOLOGÍA DEL TRABAJO Para el desarrollo del proyecto se realizará una reunión semanal con posibilidad de ampliarla a dos. Cada miembro del equipo de trabajo tomará bajo su responsabilidad. Las decisiones se tomarán de forma consensuada. según turno. preparará un acta donde se resumirán los puntos abordados.PMbarnaBOK 11. El trabajo personal consistirá en la preparación y realización de las tareas asignadas. La reunión podrá ser presencial u online (Internet). tal como se estable en el apartado 5. Las reuniones tendrán por objetivo tomar decisiones. parte del proyecto a la que corresponde. considerando un espacio de tiempo destinado a discutir otros temas relacionados al proyecto distinto al tema principal. Tras cada reunión. Antes de cada encuentro el moderador preparará un acta con los temas a abordar. un apartado del proyecto y aportará la información al resto del grupo en las reuniones cuando sea necesario. el secretario. ftp y Google Docs. 12.PMbarnaBOK 12. Puntualidad Se ruega máxima puntualidad en las reuniones semanales. previamente a la reunión semanal. en consenso con el resto del equipo. aun no Indica que el fichero ha sido comprobado Indica que el fichero ha sido (Después de VZ)_COMP_APROB comprobado y aprobado Después de comprobar y aprobar el fichero. Se considera una puntualidad aceptable aquella que no supere los 15 minutos desde la hora teórica de comienzo de dicha reunión. Si algún integrante del grupo supera esta impuntualidad reiteradamente sin motivo justificado el grupo decidirá que sanción se le aplica. o se reasignará ésta entre los miembros restantes con la consiguiente notificación en el acta de la reunión en la que esté incluida. Se ruega máxima puntualidad en las entregas. El definitivo. El incumplimiento en la entrega de alguna tarea asignada a un miembro del equipo será evaluado por el director de proyecto y. se deberá subir el fichero a la página web . Se le quitará la terminación. Revisiones de documentos Los nuevos documentos serán revisados semanalmente. Estado de los documentos El estado de los documentos se indicara añadiendo al final unos caracteres de control.1. y se actualizaran todos los campos para que aparezca el fichero correcto y el índice correcto . se ampliará el plazo que se estime para la misma. • • • (Después de VZ)_NO_DEF es definitivo (Después de VZ)_COMP Indica que el fichero no está acabado. REGLAS DE CONVIVENCIA 13.1. 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 24 de 28 .2.. CALIDAD 12. 13. Susana Bobes hará una lectura de comprensión de todos los documentos. comprobado y aprobado acabara solo con el número de la versión. El moderador debe guiar al grupo para minimizar el impacto de los conflictos en el avance del proyecto. es decir. deben ser lo más objetivos. Sólo se permitirá la no asistencia en las reuniones si se notifica con antelación.2. ésta será reasignada del mismo modo al resto de miembros por parte del director de proyecto. El miembro que no pueda asistir a una reunión. El moderador debe chequear su correo electrónico el día antes de la reunión. 13. mínimo un día laborable tal y como indica la metodología de trabajo. y actitud positiva y proactiva en todo el proceso de proyecto. En todo conflicto debe predominar el respeto y receptividad.PMbarnaBOK En caso de causa mayor que imposibilite a algún miembro del equipo realizar la tarea. Estos conflictos deben abordarse de la mejor manera posible. flexibilidad para adoptar la postura más conveniente en beneficio de los objetivos de proyecto marcados. con el conocimiento e implicación de todos los miembros del equipo. ya que en las reuniones se consensuan todos los temas relevantes con objeto de llegar a acuerdos y poder avanzar en el desarrollo del trabajo. Solución de conflictos Los conflictos del grupo deben tratarse en las reuniones semanales. 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 25 de 28 . Asistencia a reuniones La asistencia a las reuniones es obligatoria y se considera básica para el avance coordinado del proyecto. notificará mediante e-mail a todo el grupo la imposibilidad de asistencia y llamará al moderador de la reunión si este no le ha confirmado que está enterado de la imposibilidad de asistencia.3. 13. transparentes y coherentes para todos los integrantes del grupo. El riesgo se relaciona con la probabilidad de que ocurra alguna circunstancia adversa. Deben tener una máxima. Los documentos serán guardados de forma duplicada por un responsable de back-up. Todo el material clave será guardado por cada miembro del equipo en la web corporativa. en su entrega deben estar bajo los estándares definidos. Problemas de comunicación personal dentro del grupo Retraso en la entrega de documentos 2 9 18 Incidencia Media 2 2 9 18 Incidencia Media 3 6 Incidencia Baja 3 3 9 Incidencia Media Retraso en una convocatoria de reunión 2 1 2 Incidencia Baja 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 26 de 28 . Si los inconvenientes van mas allá. La persona encargada del documento deberá avisar con anticipación que no logrará tener el documento en el tiempo planificado. se realizará votación grupal para agilizar el avance de los puntos. Para detectar una falta de concreción o contenido. Hay que realizar un plan. que define los procedimientos por los cuales se aprobarán o rechazarán los cambios en el proyecto. El líder de la tarea deberá velar para que se marquen unos objetivos y se cumplan. El que prevea que se va a retrasar. en el ámbito de la planificación. El moderador deberá llevar las riendas de las reuniones. sin que se desvíen los temas a tratar hacia otros aspectos. recursos. La reincidencia será tratada de manera especial por el grupo. Si los retrasos son de mas de un integrante. no retrasar la entrega final del proyecto. según la naturaleza del retraso. Estás pueden ir desde nuevas redistribuciones hasta redefinición de los objetivos finales. Jerarquización Cambios en el proyecto 3 9 27 Incidencia Alta Cambios en las prioridades de los temas a desarrollar Documento clave no entregado Enfermedad de algún miembro del equipo 2 3 6 Incidencia Baja 2 9 18 Incidencia Media 1 9 9 Incidencia Media Entregables de baja calidad 3 9 27 Incidencia Alta Falta de planificación en tareas claves Lentitud en la toma de decisiones Mal funcionamiento del equipo en la reunión Mala aplicación de la metodología de trabajo 2 3 6 Incidencia Baja 3 3 9 Incidencia Media 3 9 27 Incidencia Alta 2 9 18 Incidencia Media No asistencia a la reunión 3 3 9 Incidencia Media Perdida de documentos Perdida de información digital. Se buscará reducir al maximo este riesgo a raves del seguimiento y control de tareas Se reestructurarán las competencias de cada integrante y se dividirán los deberes de la persona en cuestión para sacarlos en los tiempos establecidos. calidad. es aconsejable. El cambio de prioridades debe ser discutido por el equipo en la reunión. El ausente deberá informar de la misma lo antes posible al moderador de la reunión. será nuestra guía y trabajaremos según sus estándares. se acumularan los pagos de café y merienda. El moderador le facilitará una copia del acta. RIESGOS El análisis de los riesgos consiste en la identificación.PMbarnaBOK 14. Para evitar incidencias a lo largo del proyecto. El líder deberá velar por la buena comunicación y ser el moderados de los posibles puntos de desacuerdo. pre-entregas o entregas parciales para que sean revisadas por el resto del grupo con anterioridad a la fecha limite. se hará a traves de votación y de acuerdo a las necesiades que amerite el caso. Causas Frecuencia de la Falta Consecuencia Riesgo Solución Todo proyecto requiere ajustes al costo. el equipo tendrá la responsabilidad de reconducir la situación. con el fin de minimizar el efecto de estos a lo largo del proyecto. Se aceptará un retraso sin excusas no mas de15 min. si no se llega aun acuerdo en el tiempo establecido. tiempo y calidad . Al momento de la asignación de la tarea se definirá que se espera de cada entregable. deberá informar al líder de la dificultad. Mas se considerará una falta de respeto hacia los demás. para poder tomar medidas correctivas. Tiene que imperar por encima de todo. El grupo valorará la naturaleza de la ausencia. trabajáremos con la metodología del PMBOK. valoración de la incidencia (consecuencia) y la frecuencia de los riesgos del proyecto con el fin de conocer el impacto que pueden tener dichos riesgos en el proyecto. con la finalidad de no retrasar el avance del proyecto. desempeño y organización.Para controlar y manejar los cambios al alcance del proyecto se usará el sistema de control de cambios. estando obligado a pagar la ronda de café o la merienda. Cada miembro del equipo debe planificar y realizar sus estimaciones de tiempo y riesgos en las tareas claves. además habrá un encargado de realizar el respaldo de seguridad. La reunión continuará su curso. así como también los deberes y responsabilidades que le hayan sido definidas. del ntos trabajo grupo 18 9 18 Retraso en una convoca toria de reunión 18 6 9 2 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 INCIDENCIA M A B B 3 27 de 28 .PMbarnaBOK Riesgos del Project Charter 30 M M A A 9 25 20 15 M 10 B B B 1 5 0 FRECUENCIA Cambios en las Enferme Falta de Lentitud Docume priorida dad de Entrega planifica en la nto Cambios algún bles de des de ción en toma de clave no en el los miembr baja proyecto tareas decision entrega temas a o del calidad es claves do desarroll equipo ar 4 3 2 1 Mal funciona miento del equipo en la reunión Incidencia 27 6 18 9 27 6 9 27 Problem as de Retraso Mala Perdida comunic en la aplicació No Perdida de n de la asistenci de ación entrega informac personal de metodol a a la docume ión dentro docume ogía de reunión ntos digital. PMbarnaBOK 15. analizar cargas de trabajo y mantener el control de las actividades en todo el proyecto. CRONOGRAMA Trabajaremos con la herramienta Microsoft Project. dar seguimiento al progreso. 12/04/2011 Fichero: 4_1_PROJECT_CHARTER_V1 28 de 28 . administrar presupuesto. la cual nos permitirá asignar recursos a tareas.