O Administrador: As habilidades e o Papel do Administrador 1.O Administrador Recordando que Administração é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos técnicos, científicos, financeiros, materiais e de pessoal a fim de alcançar um objetivo, podemos dizer que administrador é a pessoa que planeja, organiza, dirige pessoas, gere e controla recursos materiais, financeiros, de informação e tecnologia visando a realização de determinados objetivos. Na verdade o Administrador consegue fazer as coisas por intermédio das pessoas e por isso ocupa posição primordial na organização. O administrador dá a direção e rumo à sua organização, proporciona liderança às pessoas e decide como os recursos organizacionais devem ser utilizados para atingir os objetivos da organização. Este conceito é aplicado ao administrador em qualquer nível da organização. Administrar não significa executar tarefas, mas sim fazer com que elas sejam executadas por outras pessoas em conjunto. O administrador não é aquele que faz, mas sim o que faz fazer. 2. As Organizações Organização é uma entidade social composta de pessoas que trabalham juntas e deliberadamente estruturadas em uma divisão de trabalho para atingir um objetivo comum. Quando dizemos que é uma entidade social deliberadamente estruturada queremos dizer que as tarefas são divididas entre seus membros, e a responsabilidade pelo seu desempenho é atribuída a cada um dos membros da organização. É uma sociedade em miniatura em que coexistem dois tipos de pessoas: os líderes e os subordinados. Quando dizemos que visa objetivo, queremos nos referir às conseqüências almejadas como obter lucro, atender necessidades espirituais, proporcionar entretenimento, desenvolver arte e cultura, praticar esportes e assim indefinidamente. O propósito de toda organização é produzir um produto ou serviço para satisfazer a necessidade do cliente, que pode ser consumidor, usuário, associado ou contribuinte. Daí a busca da qualidade é a força vital de uma organização e a fonte da sua vantagem competitiva. As organizações empregam pessoas e aplicam recursos. Elas podem ser de grande porte ou pequenas e micro organizações. Podem ser locais, regionais ou globais. Existem ainda as organizações de caráter não lucrativo que possuem objetivos sociais, e podem ser governamentais ou não governamentais (ONG). 3. Níveis Organizacionais. O administrador é essencial para uma organização qualquer que seja o seu tamanho ou tipo. E dentro da organização o administrador pode ser um presidente ou diretor, um gerente ou supervisor, dependendo do nível que ocupa. Em cada um dos níveis organizacionais (Institucional, Intermediário, Operacional ), seu papel é diferente. a) Nível Institucional É o nível mais elevado da organização. É constituído pelo Presidente e Diretores e onde são tomadas as principais decisões. É o nível mais periférico, pois está em contato direto com o ambiente externo, e sofre as pressões e os impactos ambientais. Recebe, também, isto é. Planejamento . traduzindo-os em meios de ação para que o nível operacional possa transformá-lo em execução. Organização. o administrador deve possuir uma visão estratégica. o administrador deve possuir visão operacional. O Processo Administrativo. dirigir e controlar a aplicação dos recursos organizacionais para atingir um objetivo. c) Nível Operacional É o nível administrativo mais baixo de todos. Nesse nível. É o nível que administra a execução e realização das tarefas e atividades cotidianas. O administrador é quem aplica o processo de planejar.Recebe as decisões globais e as transforma em programas de ação para o nível operacional. Processo Administrativo é a denominação dada ao conjunto e seqüência das funções administrativas que são: Planejamento. É constituído pelos Gerentes. Nesse nível.o nome de nível estratégico. b) Nível Intermediário É o nível administrativo que articula internamente o nível estratégico e o nível operacional. Recebe o nome de nível gerencial ou tático. pois é o responsável pela definição do futuro do negócio como um todo. Direção e Controle. para definir a missão e os objetivos fundamentais do negócio. organizar. Nesse nível. Interpreta a missão e os objetivos fundamentais do negócio. a. Características dos Níveis Administrativos Nível Institucional Intermediário Operacional Atuação Estratégico Tático Operacional Abrangência Global Parcial Específico Amplitude de tempo Longo Prazo Médio Prazo Curto Prazo 4. conhecimento técnico para orientar e dirigir os funcionários que realizam as tarefas. o administrador deve possuir visão tática. Organização A organização visa disponibilizar os meios e recursos previstos pelo planejamento e reflete como a organização tenta cumprir os planos. d. Direção A Direção representa a execução daquilo que foi planejado. Portanto. Portanto. Objetivos Organizacionais Planejamento Estrutura Organizacional Direção geral. e não ao acaso. Ela envolve a aplicação da comunicação. O planejamento é a arma utilizada pelo administrador para orientar-se e alcançar os objetivos colimados. Estrutura das Equipes e orgãos . planos ou lógica. direção é o processo de influenciar e orientar as atividades relacionadas com as tarefas dos diversos membros da equipe ou da organização como um todo.Planejamento é a primeira função administrativa. É a função administrativa relacionada com a atribuição das tarefas. o monitoramento e a avaliação do desempenho organizacional para verificar se as coisas estão acontecendo conforme o planejamento. a motivação e a liderança para desempenhar as atividades essenciais. Assim. c. O controle é o processo de assegurar que as atividades atuais estejam em conformidade com as atividades planejadas. por intermédio de ações baseadas em métodos. definindo objetivos para o futuro desempenho organizacional e decidindo sobre os recursos e tarefas necessários para alcançá-los adequadamente. agrupamento das mesmas em equipes e alocação dos recursos necessários nas equipes. Liderança e Motivação Controles Globais e Avaliação Organizacional Controles Táticos e Avaliação Departamental Intermediário Alocação de Recursos Desenho Departamental. Podemos definir planejamento como o processo de estabelecer objetivos e o curso da ação adequado para atingi-los. É a função administrativa que envolve a motivação das pessoas para atingir os objetivos organizacionais. Políticas e Diretrizes de Pessoal Gerência de Recursos. b. a organização e a direção. planejar envolve soluções de problemas e tomadas de decisão. Controle O controle significa o acompanhamento. organização é o processo de engajar as pessoas em um trabalho conjunto de uma maneira estruturada para alcançar objetivos comuns. O Processo Administrativo nos três níveis organizacionais Nível Planejamento Organização Direção Controle Institucional Planejamento Estratégico. c) Habilidades Técnicas As habilidades técnicas estão relacionadas com o conhecimento especializado e com a execução e com os procedimentos para execução das tarefas. Administração apresentar soluções e resolver assuntos ou problemas e. E o seu desempenho é resultado de certas habilidades que ele possui e utiliza. Essas habilidades requerem competência pessoal para serem colocadas em ação com êxito. ele precisa cada vez mais das habilidades conceituais. é o maior patrimônio de um Superior administrador. Conceituais Nível Institucional Percentuais de Habilidades necessárias em cada nível organizacional Gerência Intermediária ou Nível Intermediário Supervisão de Primeira linha Ou Nível Operacional Habilidades Humanas Habilidades Técnicas . Katz dizia que o sucesso do administrador depende mais do seu desempenho do que de seus traços particulares de personalidade. o diagnóstico da situação e a formulação de alternativas para solução dos problemas. daquilo que ele faz e não daquilo que ele é. As habilidades técnicas estão relacionadas com o fazer. coordenar. a facilidade de trabalhar com idéias. Ela é mais utilizada no nível operacional. comunicar.Operacional Planos Operacionais das Ações Cotidianas Desenho de Cargos e Tarefas Supervisão de Primeira Linha Controle operacional e avaliação individual 5. A competência é a qualidade de quem é capaz de analisar uma situação. b) Habilidades humanas As habilidades humanas estão relacionadas com o trabalho com as pessoas e referem-se a facilidade de relacionamento interpessoal e grupal. precisa desenvolver três Habilidades ou competências duráveis: o conhecimento. isto é. Na medida em que o administrador ascende na carreira. para ser bem sucedido. a perspectiva e a atitude. Estão relacionadas com o pensamento. liderar e resolver conflitos individuais ou coletivos. conceitos e teorias e abstrações. Katz identificou três tipos de habilidades importantes: a) Habilidades Conceituais As habilidades conceituais envolvem a visão da organização ou da unidade organizacional como um todo. raciocínio. com os processos materiais ou objetos físicos e concretos. O administrador. é fundamental saber trabalhar com as pessoas e por intermédio delas. Em todos os níveis organizacionais. Habilidades do Administrador. Envolvem a capacidade de motivar. sobre sua profissão. c) A Atitude A atitude significa o comportamento pessoal do administrador frente às situações com que se defronta no seu trabalho. como combatividade. Para complementá-la. experiências e aprendizado que o administrador adquiriu. A Competência do Administrador a) O Conhecimento O conhecimento significa todo o acervo de informações. na solução dos problemas e na condução dos negócios. porém. conferências. aplicar o conhecimento na análise das situações. a) Interpessoais . idéias. A atitude representa o estilo pessoal de fazer acontecer. informacionais e decisórios. comunicar e levar adiante os projetos. inconformismo com a mediocridade e alta dose de espírito empreendedor. através de cursos. Esses papéis podem ser classificados em: interpessoais. etc. não aceitação do “status quo”. A perspectiva representa a habilidade de colocar os conceitos e idéias abstratas em ação. É essa competência que transforma o administrador em agente de mudança e não num agente de conservação. mas saber aplicá-lo em benefício da organização. a maneira de liderar. seja por intermédio da leitura. saber transformar a teoria em prática. assertividade. O Papel do Administrador. Os papéis do administrador são as atividades conduzidas por ele para cumprir as funções de planejar. motivar. o administrador precisa desenvolver certas características pessoais que o tornem líder. É ela que torna as organizações mais eficazes e competitivas e as orienta para o sucesso.No entanto não basta ter o conhecimento. organizar. 7. . Sem dúvida é essa a habilidade mais importante. ao longo de sua vida. simpósios. em visualizar a oportunidade de utilizá-las e transformá-las em novos produtos e serviços. È fundamental que esse conhecimento seja constantemente atualizado.6. convicção profunda. seja por intermédio de relacionamento com outros profissionais. conceitos. dirigir e controlar os recursos organizacionais para atingir o objetivo. b) A perspectiva A perspectiva significa a capacidade de utilizar o conhecimento. adapta o grupo a crises e a mudanças. 3) Porta-voz – Transmite informações para as pessoas de fora. b) Informacionais 1) Monitoração – manda e recebe as informações. dentro e fora da organização. 2) Resolve Conflitos – toma ação corretiva em disputas ou crises. 3) Aloca Recursos – decide a quem atribuir recursos. acompanha visitantes e assina documentos legais. 2) Disseminação – envia informações para outras organizações e internamente. usa todos meios de comunicação. compras ou financiamentos’ Empreendedor Empreendedor Resolve Conflitos Resolve Conflitos Administrador de Recursos Administrador de Recursos Negociador Negociador Papéis decisórios Papéis Interpessoais Papéis de Informação Representante Representante Líder Líder Ligação Ligação Monitor Monitor Disseminador Disseminador Porta-voz . orça e estabelece prioridades. Programa. 4) Negociação – representa os interesses da organização em negociações com sindicatos. representa a organização. por diversos meios. aconselha. vendas. delega responsabilidades. lê revistas e relatórios e mantém contatos pessoais. orienta e se comunica com os subordinados.1) Representação – assume deveres cerimoniais. 3) Ligação – mantém redes de comunicação. identifica novas idéias. 2) Liderança – dirige e motiva as pessoas. c) Decisórias 1) Empreende – inicia projetos. treina. assume riscos. resolve conflitos entre subordinados. Seja flexível.CONCLUSÃO Se você quiser ser um básicas: administrador bem sucedido siga as seguintes regras Faça investimentos constantes em sua formação profissional. Desenvolva seu espírito empreendedor. mau humorada e trata a todos com grosseria. Exercícios de Fixação Exercício 01 Josmario. Desenvolva sua capacidade de negociação. não quis fazer um curso de inglês patrocinado pela empresa e faltou a um curso de reciclagem promovido pelo RH dizendo que era dispensável e perda de tempo. Apesar de ser um bom técnico é uma pessoa irascível. Trate sua carreira como se ela fosse uma empresa. Saiba administrar conflitos. Trabalhe em equipe. Qual a competência que Josmario não possui? E qual habilidade não foi desenvolvida por ele? Em que nível organizacional se encontra Josmario? Exercício 02 . supervisor da Alca S/A. Mantenha-se informado. gerente das Lojas Francesas.Madalena. na França. Em que nível organizacional está situada Madalena? Quais os dois processos administrativos você identifica nas atitudes dela? E qual a competência identificada nela? . uma viagem à matriz. Para motivar os funcionários. alocou recursos para reformar a seção de moda feminina da loja do Gonzaga. criou a competição de funcionário destaque do mês e propôs à Diretoria. como prêmio.