2.Type and Channels of Communication

April 4, 2018 | Author: Mukesh Kumar | Category: Nonverbal Communication, Body Language, Communication, Semiotics, Human Communication


Comments



Description

Types And Channels Of Communication Unit 2  Unit 2  Structure  2.1  2.2  Introduction  Objectives  Types of Communication  Types And Channels Of Communication  2.2.1  Verbal Communication  2.2.2  Non­verbal Communication  Self Assessment Questions  2.3  Classification of Channels of Communication  2.3.1  Selection of the Appropriate Channel  2.3.2  Comparison of Oral and Written Channels  Self Assessment Questions  2.3  Summary  Terminal Questions  Answers to SAQ’s and TQ’s  2.1 Introduction  In the introductory unit, we looked at the communication process in detail and examined each of the  elements of communication. The channel or medium of communication, was mentioned as one of the  key elements. It was pointed out that selection of a wrong channel can lead to communication failure.  In fact there is a saying that “the medium is the message.” This means that the choice of a channel  itself can speak volumes, without a written or spoken message. For example, advertising a product in  an  exclusive  magazine  conveys  the  message  that  the  product  is  of  high  quality.  Given  their  importance, this unit will focus entirely on channels of communication. The relative advantages and  disadvantages of the different types of  channels will be explained and guidelines will be offered on  how to choose the right channel in a particular business situation. Sikkim Manipal University  19  Types And Channels Of Communication  Unit 2  Learning Objectives:  After studying this unit, you should be able to.  1.  Distinguish clearly between the different types of communication  2.  Understand the advantages and limitations of each type of communication  3.  Categorize the different channels of communication  4.  Decide which channel to use in different situations, as a business communicator  2.2 Types Of Communication  Broadly, communication may be divided into two areas – verbal and non­verbal communication.  Verbal communication, or communication through words, provides the opportunity for personal  contact  and  two­way  flow  of  information.  A  large  part  of  our  communication,  whether  at  work  or  outside, is verbal in nature. Verbal communication in turn, may be divided into two areas – oral and  written communication.  Oral  communication  may  be  defined  as  a  process  whereby  a  speaker  interacts  verbally  with  one or more listeners, in order to influence the latter’s behavior in some way or the other.  Example – In a business context, a manager doing a performance appraisal with an employee, or a  sales manager making a sales plan presentation to his sales team. In the first example, the manager  may point out areas for improvement and in the second case, the sales manager may be explaining  how to achieve new sales targets.  Oral communication in a business context can take the form of meetings, presentations, one­to­one  meetings, performance reviews and so on.  Written communication is a process whereby a writer interacts verbally with a receiver, in  order to influence the latter’s behavior.  Example  – A  manager  writing  a  letter  of apology  in  response  to a  customer’s  complaint  regarding  poor service. Sikkim Manipal University  20    Therefore.  notices. the boss.  Consider the following example –  Your boss has asked you to make a presentation on your suggestions for  improving the organization. looks out of the window.  circulars.Types And Channels Of Communication  Unit 2  Written  communication at  the  workplace  can  take  several  forms  such as  letters.  clenches his jaw muscles and begins to frown. as you make your  presentation. You take him at his word and come prepared with  an elaborate presentation and a list of ideas.  he rises abruptly from his chair.  The  game  of  “dumb charades” is a perfect example. Non­verbal communication is generally unintentional.  apart  from  what  we  say.  since  “how  you  say  something”  is  sometimes  more  important  than  “what  you  say. conveys a message beyond the spoken  word – that he does not really want to hear your suggestions. through his non­verbal behavior. are all part of non­verbal communication. while the spoken or written words may be perfect.  Sikkim Manipal University  21  . At the end of your presentation.  Non­verbal communication. he yawns repeatedly. reports and email.  All  of  us  tend  to  communicate  silently  and  unknowingly  send  signals  and  messages  by  what  we  do. it is particularly important in  the workplace.  posture  and  the  way we dress.”  Although  non­verbal  communication can affect both our personal and business relationships. We will examine some of these in more detail in later chapters. sits back casually. unlike  verbal  communication. says “thank you for your ideas” in an angry  voice and gives you a curt handshake In the example.  Gestures.  memos. the non­verbal aspects could convey  the exact opposite meaning. However.  It  refers  to  any  way  of  conveying  meanings  without  the  use  of  verbal  language.  Non­verbal  communication  can  have  a  greater  impact  than  verbal  communication. on the other hand may be defined as communication without words. We will discuss the different aspects of non­verbal communication in  more detail. later in this unit.  facial  expressions.   However.  verbal  messages  have  some  drawbacks  –  the  message  may  not  be  properly worded.  i. you might understand it to mean what kind  of    financial  position  you  are  in.  it  is  particularly  important  to  avoid  literal  translation  of  words.  whereas  the  intended  meaning  might  have  been    “What  kind  of  mental or physical shape are you in?”.. or interpreted differently from its intended  meaning. even a simple statement like “let’s discuss this matter tomorrow “might be interpreted  by one person as “let’s meet tomorrow” and by another as “let’s discuss this over the phone”.1 Verbal Communication  We  communicate  most  of  our  ideas  to  others  through  verbal  messages. Sikkim Manipal University  22  . unambiguous  and have a single accepted meaning.2.  was  introduced  without  any  changes  in  the  American  market.e.  For example.  Miscommunication through verbal messages could be avoided by following a few simple guidelines – · Avoid  Words  with  Multiple  Meanings  :  Words sometimes tend  to  have different  meanings  in  different  cultures.  Example : The advertising campaign for Electrolux vacuum cleaners with the slogan “Nothing sucks  like  an  Electrolux”. when communicating verbally.  through  spoken  or  written  messages.  when  communicating  in  a  cross­cultural  context.  the  product  failed  since  the  word  “sucks”  which  is  American  slang.  use  highly  specific  language  to  avoid  a  variety  of  interpretations.  Example : If I ask you “What kind of shape are you in?”. it is important to use words that are precise.  Therefore.”  Even  simple  words  used  in  the  same  cultural  context  could  have  multiple  meanings  and  be  interpreted differently.  since  they  might  have  a  negative  meaning  in  another culture.  Therefore.  However.Types And Channels Of Communication  Unit 2  2. or the message may be misunderstood.  has  a  negative  connotation  which  means “bad. · Ensure Clarity through Highly Specific Statements –Instead of describing an object or idea in  general  terms  or  in  abstract  language.   This can happen when the words used seem to be objective.  but  should  be  avoided  when communicating with a general audience. Above all.  For example.Types And Channels Of Communication  Unit 2  Example  –  If  you  are  calling  the  IT  support  staff  in  your  organization  to  fix  a  problem  with  your  computer. Verbal communication is more likely to go wrong in a cross­cultural context.  Similarly.  3. Jargon refers to words with multiple meanings Sikkim Manipal University  23  .  4. Every  profession  has  its  own  jargon  which  only  experts  in  that field  can  understand. referring to a lady receptionist as “that female. instead of saying “My computer doesn’t work”. since the terms may not be understood.  certain  words  may  have  a  “sexist”  connotation  and  be  taken  in  an  offensive  way  ­  for  example. referring to a co­worker as “wishy washy” if he is not quick in making a decision. What you say is more important than how you say it. · Avoid Biased Language and Offensive Words : Language has the power to arouse negative  feelings.  For  example.  never use jargon just to impress your audience.” · Avoid overuse of Jargon : Jargon refers to technical terms or specialized vocabulary. Two broad areas of communication are oral and written communication.”  Self Assessment Question 1  Are the following statements true or false?  1.  but actually contain an intentional or unintentional bias.  could lead to misunderstanding and conflict.  2. it is better to state in more precise terms  that “ I get a message saying that my computer is not responding. if it is not used with care.  IT  experts use terms like “computer architecture” which the layperson may not understand.  A  certain  amount  of  jargon  may  be  permissible  when  writing  a  technical  report  for  example. The use  of  jargon  depends  on  the  audience  with  whom  you  are  communicating.  At the end of the session. there is total silence.  sitting  back  in  a  relaxed  posture  may  be  a  signal  of  boredom  or  fatigue.  First  impressions  generally  tend  to  be  lasting  impressions. as pointed out  earlier.  Similarly.  The  message  conveyed  in  the  above  example  is  that  the audience  is  bored  with  the  session. unlike verbal messages. silence itself may convey a lot of meaning.  * Non­verbal Communication Cannot Be Avoided – While one can avoid verbal communication by  refusing to speak or write. Let us now take a look at some of its  characteristics.2  Non­Verbal Communication  We have defined non­verbal communication earlier in this unit.  Example  –  A  speaker  making  a  presentation  may  find  that  the  audience  is  not  very  interactive. it is not possible to do the same with non­verbal communication. you avoid eye contact. That is  because non­verbal communication is not always intentional. This immediately reflects your attitude and the impression formed  of you is that of a person who takes things casually.2. when he asks  for some feedback. When asked some  questions.  *  Non­verbal  Communication  is  Ambiguous  –  While  precise  words  can  be  used  in  verbal  communication to ensure that that the message is clearly understood.  For  example. non­verbal communication is  not always clear and easy to understand. which distinguish it from verbal communication.  avoiding  eye  contact  with  your  audience  could  mean  that  you  either  are    nervous  or  guilty  of  something!  Therefore it is not possible to accurately understand the messages conveyed by non­verbal behavior.  The  silence indicates that they have not listened to the session and that the feedback is negative.  Instead he notices people yawning during his presentation.Types And Channels Of Communication  Unit 2  2.  Let us say you go for a job interview fifteen minutes late dressed in informal attire. is insecure and lacks knowledge. Sometimes.  *  Non­verbal  Communication  is  Powerful  –  Non­verbal  communication  helps  us  to  form  first  impressions  and  make  judgments  of  others. Sikkim Manipal University  24  .  others may be different in different cultures.  Given  its  importance. Generally.Types And Channels Of Communication  Unit 2  *  Non­verbal  Communication  Cannot  Express  All  Messages  –  Non­verbal  behavior  can  only  express  a  person’s  feelings.  There  is  a  common  misconception  that  non­verbal  communication  is  synonymous  with  body language and includes only body language.  level  of  interest.  an  understanding  of  the  different  types  of  non­verbal  communication  is  essential. can only do  so through a written report or oral presentation. in oriental cultures like India. any form of physical contact is not common  and is interpreted as being intimate. If he is making an oral presentation.  In this age of  business communication across cultures.  attitudes.  The fact is that it is a vast area which has been  widely  researched  and  includes  several  aspects.  Examples – There are different rules regarding the appropriateness of the handshake in oriental and  western cultures. his non­verbal  behavior can only indicate how pleased he is about the increase in sales.  Failure  to  do  this  could  lead  to  costly  blunders.  Classification of Non­verbal Communication  We have seen how  non­verbal  communication plays  an  important  role  in business communication.  Certain  messages  about  ideas  or  concepts  can  only  be  expressed  through  the  spoken  or  written  word.  Consider the following example­  A sales manager wanting to report that sales for the current year has exceeded targets. it is important for you to understand these  differences.  especially  when  doing  business  overseas.  *Non­verbal Communication Varies Across Cultures – While certain types of non­verbal behavior  are universal. a nod of the head means yes in some cultures and no in other cultures. with the corresponding communication terminology­ Sikkim Manipal University  25  .  Similarly. while it is an accepted thing in western countries.  liking  or  dislike  for  something.  The  table  below  lists  the  different  types  of  non­  verbal communication.   but  with  a  sad  facial  expression. If you meet a  long  lost  friend  and  say  “  I’m  very  happy  to  meet  you  again”.  it  conveys the exact opposite meaning.  Kinesics  –This  is  the  most  often  studied  and  important  area  of  non­verbal  communication  and  refers  to  body  movements  of  any  kind. anger and sadness.  Facial Expressions can convey feelings of surprise. happiness. Sikkim Manipal University  26  .Types And Channels Of Communication  Unit 2  Types of Non­verbal Communication  Description  Communication Terminology  Body Language  Kinesics  Personal Space and Distance  Proxemics  Meaning Attached to Time  Time Language  Tone of Voice  Paralanguage  Physical Environment  Physical Context  Let us now look at each of the above aspects of non­verbal communication in detail­  1.  Different  body  movements  can  express  inner  states  of  emotion.  while lack of it can convey feelings of nervousness and guilt.  such  as  wide  open  pupils  express  feelings  of  surprise.  since  slouching or a relaxed posture conveys a casual attitude.  appreciation.  Gestures.Types And Channels Of Communication  Unit 2  Eye  Movements. Going to a job interview  dressed in blue jeans or not sticking to a stipulated dress code at the workplace can convey that you  are a rebel.  Proxemics  –  Proxemics  is  derived  from  the  word  “proximity”  or  closeness  and  is  the  communication term for personal space and distance. it is important to take care of your appearance. The space and distance which we choose  to keep from people is also part of non­verbal communication. Each of us has our own inner and  outer circles. which differ for different people.  Head  Movements  like  nodding  the  head  can  convey  interest.  For  example.  Physical Appearance – Our outward appearance.  2. Sikkim Manipal University  27  .  agreement  or  understanding. non­conformist or a very casual person.  someone  who  is  strong  and  muscular  is  generally  thought  to  be  athletic.  Therefore. as opposed to a person who is short and fat!  Posture on the other hand is within our control. including the way we dress and the jewelry and  make­up that we wear can convey an impression of formality or informality. In formal settings such as job interviews or classroom  settings.  The importance of eye contact with one’s audience was pointed out earlier.  such  as  movement  of  the  hands  while  giving  a  lecture  or  presentation  indicates  a  high  level  of  involvement  in  what  you  are  saying.  it  is  essential  that  you  maintain  an  erect  posture  to  convey  that  you  are  attentive.  On  the  other  hand.  excitement  or  even fear.  Body Shape and Posture – Body shape is not within one’s control but can be stereotyped to convey  certain  meanings. Direct eye contact is an  indication of intensity and interest.  shuffling  of  the  feet  is  a  sign  of  nervousness  and  speaking  with  one’s  hands  in  one’s  pockets  is  considered  to  be  casual  or  even  rude. so that you convey the right meaning to  others.  A round table meeting. however.  Space  should  therefore  be  used  carefully  in  a  work  environment.  punctuality  is  considered  to  be  important. room size  and  seating  arrangement  are  permanent. conveys  the idea of equality.  This  conveys  an  impression  of  formality.  so  as  to  convey  the  right  impressions.  time  language  also varies across cultures.  On  the  other  hand. Next comes a “personal space” which might include other friends and  colleagues or coworkers. where the communication is of a more formal nature. seating  at the head of the table conveys leadership or authority.  One person  may  value  time  more  than  another. These two spaces involve communication of an informal nature. Similarly.  Arriving  late  for  a  business meeting is inexcusable. the seating arrangement could be changed and this conveys an impression of informality.  Time  Language  –This  refers  to  the  meaning  or  importance  attached  to  time  and  varies  between different  people. it is more relaxed and time is not given that much  importance.Types And Channels Of Communication  Unit 2  Our inner most circle is an “intimate space”. since no one can be seated at the head of the table! All points of a circle are the  same. since all heads are equal.  semi­fixed  space  means  that  certain  elements  of  the  environment  can  be  changed  –  for  example.  In  most  western  cultures for  example.  In  a  business  context. use of space at the workplace can determine leadership positions.  Sometimes.  Most  of  us  also  have  a  “social  and  public”  space. That is why when heads of state meet ( as in UN Security Council meetings). it is always a  round table discussion.  3.  it  is  more  relevant  to  understand  the  concept  of  “fixed  space”  and  “semi­  fixed” space. Sikkim Manipal University  28  . For example. into which we generally admit only select people such  as family and close friends.  which  includes  official  or  workplace  relationships.  Fixed space means that the physical features of the work environment such as furniture. In other cultures.  or the arrangement of furniture.  making sure that what you say is consistent with how you say it.  The  important  point  to  keep  in  mind  regarding  tone  of  voice  is  to  avoid  mixed  signals  –  that  is. these can also vary across  cultures. Physical Context – This refers to the physical environment or surroundings within which we  communicate and includes two aspects – 1) color and layout and 2) design.  Of  all  the forms  of  non­verbal  communication.  The  point  to  remember  is  that  you  can  make  the  right  impressions  with  use  of  the  right  colors. rather than in a general context. saying “I practice good business communication” could be interpreted to mean  that you communicate particularly well in a business context. and not “what” is said.  In  other  words.  mourning  and  negative  feelings. Design  refers to the type of chairs.  On the other hand. the pace (slow or  fast)  the  emphasis  on  words  and  the  volume  (soft  or  loud)  and  can  convey  different  moods  and  emotions. therefore paralanguage means “like language”. formality or informality. Of course.  4.Types And Channels Of Communication  Unit 2  We  convey  messages  to  others  through  the  time  we  spend  on  a  work  related  activity  or  by  the  importance  that  we  give  to  time.  Example : The statement “I practice good business communication” can be understood in different  ways.  Layout in a work environment refers to the size of an office.  For  example.  colors  like  black  and  grey  are  associated  with  death. All these can convey status.  Colors  are  known  for  their  symbolic  meaning  and  have  associations  with  different  feelings.  Saying “ I practice good business communication” means that I alone practice it above anyone else.  Yellow and green are associated with more positive feelings.  It  refers  to  the  tone  of  voice  with  which  something  is  said.  it  is  “how”  something  is  said.  Arriving  early  at  work  or  for  a  job  interview  shows  interest. Spending time with an employee and giving him suggestions on how  to improve his performance shows interest and involvement in his career growth. Sikkim Manipal University  29  . desks or carpeting.  paralanguage  is  closest  to  verbal  communication. as mentioned earlier in this unit. Paralanguage – Para means “like” or “similar to”. depending on the emphasis on certain words.  5.  involvement and seriousness. The tone of voice includes the pitch (high or low pitch). Sikkim Manipal University  30  . Speaking loudly                                                           e. Paralanguage  2. A basic understanding of the  nature of the different channels is required.  written  or  non­verbal. The sender should use the right non­  verbal  cues  to  convey  a  positive  message.  Communication channels could be classified based on three criteria – 1) whether the communication  is  oral. reports. Personal space and distance  5. A boss visiting an employee’s office for discussion   c.  within  oral  and  written  communication. Nodding the head                                                        a.  telephone  or  teleconferencing.  you  will  have  a  choice  of  a  variety of channels through which to deliver your message. We will now go into the specifics of the choice of channels for different business situations. Arriving late for a meeting  4. Time language                                                             b.  while  the  receiver  should  learn  to  look  for  unintended  messages conveyed by non­verbal communication. As mentioned earlier. oral communication  could  take  place  through  a  face­to­face  meeting.Types And Channels Of Communication  Unit 2  We  have  seen  how  the  types  of  non­verbal  communication  outnumber  the  types  of  verbal  communication. so as to be able to choose the right channel in a given  situation.  Self Assessment Question 2  Match the following –  1.  Written  communication could take the form of letters.  As  a  business  communicator. An executive chair and a carpeted room                     d. memos or email. in  detail. Kinesics  3. if used in a positive way.3 Classification Of Communication Channels  So far we have been discussing the two broad areas of communication – verbal and non­verbal. Non­verbal communication is an important supplement to verbal communication and  can enhance verbal communication. Physical context  2.  2)  the  level  of  feedback  and  3)  the  personal  nature  of  the  communication.   in  the  absence  of  face­to­face  contact.  negotiation. communication  can now  be  two  way.  Two­way.  possible. Personal meetings are also expensive and time­consuming. since the receiver can react immediately to the sender’s  telephone or email message.  clarifications  or  suggestions.  telephone  and email  communication  are  all  examples  of  this  type  of  channel.  when  distance  makes  such  meetings  impractical. Sikkim Manipal University  31  . A second advantage is that immediate feedback  is  possible  in  the  form  of  questions.  without  being face  to face.  This  type  of  channel  could  take the form  of one­to­one  meetings  ( a  superior  doing a performance  appraisal with an employee).  While  teleconferencing  has  the  advantage  of  saving  time  and  costs  involved  in  travel.  In  this case.  Some  types  of  interaction  such  as  brainstorming.  it  cannot  replace  face­to­face  meetings  completely.  Yet  another  advantage  is  the  personal  quality  of  the  communication.  Teleconferencing. since non­verbal cues cannot be used to enhance the  communication.  The  disadvantage  of  this  type  of  channel  is  the  difficulty  in  getting  people  together  and  arranging  face­to­face meetings. due to lack of  face­to­face contact. This type of communication is of an impersonal nature. since it enables two parties in  different  locations  to  see  (  if  there  is  video­conferencing  facility)  and  speak  to  each  other.The  advantage  of  using  this  channel is that non­verbal communication such as gestures.  Today. facial expressions and tone of voice can  be used to make the communication more effective.  Teleconferencing is almost as good as face­to­face communication.  Immediate  feedback  is  however. meetings involving small groups of people ( board meetings) or large  gatherings  (  a  speaker  making  a  presentation  to  a  large  audience).  where  problems and conflicts can be easily resolved.  persuasion  and  problem  solving can be conducted better through face­to­face meetings. as with the face­to­face channel.  face­to­face  channels  –  Here  the  communication  is  oral  and  non­verbal.  many  large  Indian  organizations  make  use  of  this  technology. but not face­to­face channels­ With the advent of new technologies.  2. especially when  people are separated by distances.  This  is  especially  true  of  one­to­one  meetings.Types And Channels Of Communication  Unit 2  1.  immediate feedback is possible and the communication is of a highly personalized nature. the communication is purely oral. Two way.   etc. not face­to­face channels – All forms of written communication mentioned earlier –  letters. Within an office. a sales letter addressed to a customer could be made highly personal.  compared  to  face­to­face  communication. One­way.  Email  is  another  two­way. although it could be personalized to an extent in some forms such as letters.  This  is  because  of  the  personal  nature  of  face­to­face  communication.  Although  there  is  no hard and  fast  rule.  which  makes  it  more  suitable  than  the  other  channels  of  communication.  in  the  absence  of  face­to­face  contact.”  Email  has the advantage of low cost. The disadvantage is that it is hard to hold the listener’s attention for too long.  since  the  messages can be stored or passed on to others. email is used as  an alternative to telephone communication and personal meetings and is called the “intranet.  the following  guidelines  would  be  useful  when  selecting  a  channel for a particular situation­ · When  trying  to  solve  problems  or  improve  relationships. It is also purely verbal.1 Selecting The Appropriate Channel  Let us now discuss the appropriateness of each of these channels for different business situations.  may  be  classified  under  this  type  of  channel.  2.  3.  but  not  face­to­face  channel  that  allows  senders  and  receivers  to  send  and respond to one another’s messages almost instantaneously.  The  disadvantages are  its  impersonal  nature  and  the  lack of  confidentiality.  For example.  notices. since non­verbal communication is not  possible. speed and the ability to send messages to several people anywhere  in  the  world.  reports.  It  is  also  relatively  inexpensive. Sikkim Manipal University  32  .  oral  face­to­face  communication  is  generally  the  most  effective  form  of  communication.  It  lacks  the  personal  quality  of  face­to­face  communication.Types And Channels Of Communication  Unit 2  Telephone  communication  has  the  advantage  of  being  able  to  contact  people  who  would  be  impossible  to  reach  in  person. since there is usually no instantaneous feedback  between the sender and the receiver.3.  memos. by addressing  the customer by name and customizing a product to his needs.  Written  communication is largely one­way communication.   or  with  the  bank  regarding  funds  for  expansion  should  always be of a highly formal nature. written communication is best.  written channel – · When  you  want  the  tone  of  the  communication  to  be  formal. through written letters or reports. such as telephone. · When there is need for immediate feedback. Putting your request in a letter or through a telephone call may not be of much help.  On the other hand. · For making immediate contact.  For  example. i. Sikkim Manipal University  33 . This is because. the following criteria would justify the need for a one­way. explaining the features of a machine is best  done through a technical report giving details and technical specifications.e. which may not be read at all.  written  communication  is  more  appropriate  than  oral  communication. or non face­  to­face. either face­to­face. oral face­to­face communication is  the  most  appropriate  channel. as a speaker.  oral  face­to­face  communication works best. · When  you  want  to  explain  complicated  ideas  that  require  a  lot  of  study  and  thought  by  the  receiver. which is best done face  to face. For example.. you will have greater command over a  listener’s attention than if you write a letter or a report.  you  would  have  to  meet  a bank  manager  personally.  For  example. oral communication. if you  want  to  have the funds  in  an account  released  now. teleconferencing or email. oral face­to­face communication is required. non face­to­face.  highlighting  the  unique  features  of  a  product  may  require  actual  product  demonstration  through  face­to­face  contact. · When  you  want  to  command  a  high  degree  of  control  over  the  receiver.  communication  with  the  government  regarding  compliance  with  tax  matters. For example. may be equally appropriate.  Explaining  a  concept  may  require showing photographs or diagrams through a slide presentation.Types And Channels Of Communication  Unit 2  · When there is a need for visual support in explaining an idea.   This  is  summed  up  in  the  table  below.  the  minutes  of  a  business  meeting  should  always  be  recorded  in  writing;  written  appointment  letters  should  be  given  to  new  employees at  the  time  of  joining  an  organization. at leisure.2  Comparison Of Oral And Written Channels  It  is  evident  that  oral and  written  channels  both have  their  relative advantages and  disadvantages.  For  example. it is possible to include a number  of details in a written report that the receiver can read and re­read. On the other hand.  The  same  is  true  of  telephone  communication.Types And Channels Of Communication  Unit 2  · When you want to convey a large amount of information.  2. since the speaker would be  unable  to  command  a  captive  audience  for  too  long. which should be kept brief.3.  It would be difficult to convey this through a lengthy oral presentation. written communication is most suitable.  which  rates  each  of  these  channels  as  “high”  or  “low”  on  different dimensions –  Characteristic/Dimension  Oral Communication  Written Communication  Interactivity  High  Low  Level of Feedback  High  Low  Formal Nature  Low  High  Personal Nature  High  Low Sikkim Manipal University  34 . · The  written  channel  is  also  more  appropriate  when  you  wish  to  keep  a  permanent  record  of  happenings.   it  may  be  necessary  to  use  a  combination  of  channels.  providing  a  written  research  report  along  with  a  presentation on findings of a study. In a one­way non face­to­face channel.  2.  in  order  to  make  sure  that  the  message  reaches  the  sender.  A job interview between an employer and a prospective employee is an example of a  ________________   ________________     communication channel.  keeping  in  mind  the  requirement  of  the  situation  at  hand.  For  example. or making a follow­up phone call after sending an email message  is bound to have more impact and to ensure that the message is well understood.Types And Channels Of Communication  Unit 2  Low  Permanent Nature  High  Cost  High  Low  Control over Receiver  High  Low  Effectiveness for  Complex Messages  Low  High  Effectiveness for Detailed  Messages  Low  High  Communication  channels  should  be  selected  with  care.  In  some  cases.  as  well  the  inherent  advantages  and  disadvantages  of  each  channel. the communication is _______________ and  __________________ in  nature.  Self Assessment Question 3  1. Sikkim Manipal University  35  .  depending on whether the  communication is oral.  circulars or email. Verbal  communication  comprises  oral  and  written  communication.  Non­verbal  communication  refers  to  communication  without  words  and  plays  an  important  role  in  business communication.  time  language. _________________  communication  is better than  __________________  communication. Oral  communication  could  take  place  through  presentations. there are a variety of communication channels open to  a  business  communicator. reports. whether immediate feedback is possible and whether it  is personal or impersonal in nature. When you want the receiver to pay attention to your message.  so  that  the  appropriate one may be used in a given situation.  Within the two broad types of communication. unless  the  message  is  carefully  worded.  meetings  or one­to­  one meetings. It is important to avoid words that may have multiple  meanings. avoid jargon and use language that is highly specific.  Some of the criteria for selection of a channel include – · · · The aim of resolving conflicts or improving work relationships The need for visual support while communicating The urgency of the situation Sikkim Manipal University  36  .  A  proper  understanding  of  these  channels  is  essential. ____________________ communication is more suitable  than ___________________ communication.  certain  guidelines  should  be  followed  when  communicating through the oral or written word.”  “Proxemics”  or  personal  space  and  distance.  2.  “paralanguage”  or  tone  of  voice and physical context are some of the other aspects of non­verbal communication. It is a vast area that includes more than just body language or  “kinesics.  which  in turn  can take  many forms  in a  business context.  Verbal communication has the disadvantage of being inaccurate or misunderstood. Channels may be classified into three types – two  way face­to­face.  Therefore. unbiased and inoffensive. notices. two way non face­to­face and one way non face­to­face.4  Summary  Communication can be divided into two broad areas – verbal and non­verbal communication.When using a lot of jargon. memos. while written communication could be in the form of letters.Types And Channels Of Communication  Unit 2  3. can convey positive messages and  thus enhance verbal communication. written or non­verbal. It is unintentional and if used with care.  4 .  some situations may demand the use of both types of channels for maximum effect.  b  2. Which aspect of non­verbal  communication was responsible for the communication failure? How would you rectify  this?  3.  False  2.  c  3.  True  4.  However.  d Sikkim Manipal University  37 . What are some of the advantages of verbal over non­verbal communication?  2. Which channel of communication would be appropriate in the following situations?  Justify your answer.Types And Channels Of Communication  Unit 2  · · · · · The need for quick feedback The complexity and volume of information The formal or informal nature of the communication The permanent nature of the communication The requirement for keeping things on record  Oral and written channels have their inherent advantages and disadvantages in any given situation.  a)  Notifying employees of a fire in the building  b)  Announcing to employees that Independence Day is a paid holiday  c)  Criticizing an employee for poor performance  Answers to Self Assessment Questions  Self Assessment Questions 1  1.  False  Self Assessment Questions 2  1.  Terminal Questions  1.  False  3. Describe a situation that you experienced where communication went wrong because  the non­verbal behavior sent conflicting signals.   Two­way; face­to­face  2.2  3.2.2. Refer 2.2. 2.2  2.3.  a  Self Assessment Questions 3  1.  e  5.  Verbal/written; impersonal  3.1 Sikkim Manipal University  38  .  Written; oral  Answer to Terminal Questions 4  1.  Oral; written  4.Types And Channels Of Communication  Unit 2  4. Refer 2.1 and 2. Refer 2.2.
Copyright © 2024 DOKUMEN.SITE Inc.