CARACTERISTICAS DE LA CONTABILIDAD HOTELERA YRESTAURANTERA CARACTERÍSTICAS DE LAS ACTIVIDADES HOTELERAS Las actividades hoteleras y de ramas afines como lugares deesparcimiento, pensiones, moteles, hostales hosterías, restaurantes, servicios que prestan las personas naturales o jurídicas a clientes a fin de satisfacer en forma apropiada las necesidades para alojamiento, distracción, alimentación y otras. Existe una amplia gama de hoteles y afines que se diferencian por su tamaño, los servicios que prestan, el estilo, la ubicación, atractivos especiales, pero todos en general tratan de brindar lo mejor de sus posibilidades para alcanzar buena imagen y permanencia. Las actividades hoteleras contribuyen al desarrollo socio – económico del país, pues, están íntimamente vinculadas con el turismo local e internacional, constituyendo al mismo tiempo una importante fuente de empleo y de ingresos, así como también al desarrollo de otras actividades productivas que tienen relación directa o indirecta con el sector, tales como la agricultura a través de la producción y provisión de alimentos, la agroindustria mediante alimentos procesados, la construcción a través de obras civiles y de infraestructura necesarias para la actividad hotelera. El servicio básico de hotelería comprende la disposición de habitaciones, comidas, bebidas, y otros servicios complementarios que satisfacen la estadía de las personas alojadas. El cliente o huésped de un hotel espera que la atención que éste le brinde, le signifique la más alta satisfacción, de tal manera que encuentre comodidad y tranquilidad personal durante su permanencia. Además de los servicios básicos requeridos para el funcionamiento de un hotel y dependiendo de la categoría conferida por las Autoridades respectivas, existen servicios complementarios, entre ellos: lavado de ropa, piscina, discoteca, casino, salas de conferencias, espacios deportivos, teléfonos, tours, etc., según cada organización. Una característica fundamental del servicio hotelero está en la buena atención a los clientes, tanto por los servicios que presta como por la cultura y buenos modales de ejecutivos, empleados y trabajadores que laboran en el hotel. CONTABILIDAD HOTELERA Como en toda empresa, la Contabilidad constituye un elemento fundamental para conocer su historia económica y financiera así como la información de los Estados Financieros fundamentalmente el Balance General, el Estado de Pérdidas y Ganancias y el Estado de Flujo de Efectivo. En el caso de hoteles, además de llevar Contabilidad consistente, confiable y oportuna, es fundamental la sistematización de los costos de los diferentes servicios que ofrece. El Jefe de Contabilidad se encarga de organizar, ejecutar, supervisar, controlar y coordinar las distintas actividades que tienen relación con el proceso contable, los libros, estados financieros, y su vinculación con los Departamentos de Pagaduría o Tesorería o Caja si existieren éstas Unidades. Siendo la actividad hotelera una rama del sector “Servicios”, en la Contabilidad Hotelera se distinguen dos grandes aspectos: costos de cada servicio; e ingresos de los servicios. Los Sistemas de Contabilidad en las actividades de hotelería se ajustan a sus propias características y naturaleza, dependiendo de la organización y servicios que tenga cada hotel. Una vez identificado el tipo de organización, sus áreas, departamentos y servicios, la Contabilidad debe diseñarse en base a la distribución, al departamento de servicios que lo genere, ya que cada departamento genera costos, sin embargo, no todos los departamentos generan ingresos tal es el caso del área administrativa. El soporte medular de la Contabilidad Hotelera está dado por la precisión de los costos e ingresos imputables a cada departamento; habitaciones, comedor, bar - restaurante, bebidas, lavado y planchado de ropa, casino, teléfonos, salas de conferencias, salas de recepciones, piscina, canchas deportivas, etc. según la disponibilidad de cada hotel. Característica especial en la Contabilidad Hotelera constituye la oportunidad con la cual deben manejarse las cuentas contables, tomando en consideración que los servicios que presta el hotel tienen un estilo de “rapidez” y en este lapso habrá que registrar contablemente con la oportunidad debida, así por ejemplo: si un cliente o huésped utiliza el teléfono habrá que cargarlo a su cuenta el valor de costo de la llamada; si está lavada su ropa, el costo se lo cargará antes de entregarla; si consumió comidas y bebidas, de igual manera se lo cargará a su cuenta. Otras cuentas que se utilizan en los hoteles no se diferencian con otro tipo de negocios, tal es el caso de remuneraciones del personal, cuentas por pagar, préstamos, depreciaciones, amortizaciones, gastos diferidos, etc. y tienen un tratamiento de tipo general como en otras actividades. El uso de los llamados ”Diarios Especializados” como los de Compras, Ventas, Caja, Bodegas, es una característica particular en los hoteles, aplicando inclusive la modalidad de “columnario” porque permite correlacionar las cuentas con los departamentos respectivos que generan costos; ventas, ingresos y salidas de caja, requisición de alimentos, bebidas, materiales, etc. El Diario General absorbe el resumen de las “Diarios Especializados” y de las demás transacciones no constantes en ellos, lográndose la consolidación tanto desde el Diario General como desde los “Diarios Especializados”. En un hotel existen varias fuentes de ingresos, las principales son habitaciones, comedor, bar-restaurant, otra fuente complementaria lavada y planchado de ropa, casino (si lo hubiere), salas de conferencias, peluquería, etc. según la categoría a la que pertenezca el hotel. Para contabilizar los ingresos que percibe el hotel por la prestación de servicios es necesario en primer lugar diferenciarlos por Áreas principales, de tal manera que facilite el reconocimiento de cada servicio. El hecho de distribuir los ingresos por cada servicio principal no solo que permite la cuantificación por cada rubro sino que permite identificar la importancia de cada servicio respecto del ingreso total. Además constituye un elemento fundamental para la programaci6n presupuestaria para cada ejercicio financiero. Montoto Rodrigo, (2007) en su publicación Clasificación de hoteles, de una a cinco estrellas, señala que los hoteles se clasifican de la siguiente manera: “Hoteles de una estrella: Estos hoteles siempre son los más económicos y los que menos servicios tienen. Tienen una habitación privada, algunas veces con baño privado y otras con baño compartido. Son estrictamente funcionales –sólo para dormir y seguir el viaje– y no cuentan con servicio de limpieza. Los muebles suelen ser Hoteles de dos estrellas: Estos hoteles de mediana categoría ofrecen baño privado y un espacio habitacional más amplio con algún mobiliario extra, como ropero o mesa y sillas. Generalmente cuentan con servicio de alimentos y bebidas, aunque en horarios cortados y con menús básicos. Están ubicados casi siempre en la zona céntrica de la ciudad, aunque el paisaje que ofrecen no es de lo más atractivo. Hoteles de tres estrellas: Estos hoteles tienen un costo medio. Cuentan con amplios espacios en cada habitación y un mobiliario completo con sillas, mesas, armarios, televisor, teléfono privado y baños confortables. Algunos incluso poseen una pequeña heladera que ya viene con bebidas que se pagan al final de la estadía en caso de que las consumas. Siempre están bien ubicados, sea porque están en el casco céntrico de la ciudad o por encontrarse en lugares turísticos cerca de grandes atracciones. Hoteles de cuatro estrellas: Estos hoteles están considerados de primera clase: son lujosos, con comodidades amplias como habitaciones grandes y lujosamente decoradas, que incluyen accesorios tales como secador de pelos, gel de baño y TV por Cable. También ofrecen una serie de facilidades como: tienda del estilo duty free, servicio de lavandería, centro de reuniones de negocios y empresariales y centros de ocio, como mesas de billar o cartas. Hoteles de cinco estrellas: Estos hoteles de lujo se caracterizan por ofrecerte la mejor atención y la más amplia gama de servicios, que van desde espacio para piscinas, salones de gimnasia con profesores y animadores infantiles incluidos, hasta un servicio de guardería para niños, shows y eventos casi todas las noches. Tienen un espacio para las comidas y veladas con música en vivo, además de una carta desarrollada por varios chefs especializados en la gastronomía de la región. CONTABILIDAD RESTAURANTERA En este tipo de negocios es especialmente necesario estar al tanto de los ingresos y gastos que se producen diariamente, pues es la única manera de crecer empresarialmente y mejorar el servicio de nuestro restaurante, adaptándonos a las exigencias del mercado actual. Si se quiere que un restaurante sea un negocio exitoso que vaya creciendo progresivamente y no fracase al poco tiempo, será imprescindible empezar a prestar interés a una serie de cuestiones que nos ayuden a lograrlo, entre las cuales destacamos llevar un control exhaustivo de la situación financiera de la empresa, hacer una buena gestión de equipos y aplicar estrategias para aumentar las ventas, consiguiendo retener y fidelizar a un mayor volumen de clientes. En este sentido, la primera de las cuestiones (control de la situación financiera) es básica para poder desarrollar las siguientes, pues de la gestión de contabilidad es de donde podremos sacar conclusiones sobre la viabilidad de nuestro negocio y lo que nos marcará el paso para tomar las futuras decisiones. Para llevar bien la contabilidad, debemos contar con un libro de cuentas en el que plasmemos tanto los gastos que genera la actividad del restaurante como todos los ingresos que recibe. Así, será posible establecer un balance general, que nos muestre el capital del que dispone la empresa en todo momento y sirva para comprobar si los números son positivos o negativos. Algunos de los datos importantes que deben constar en este documento son todas las ventas y el consumo de comidas y bebidas diarias, pagos a proveedores, deudas y gastos indirectos por el suministro de agua, luz, gas, etc. También es importante cumplir con las obligaciones fiscales que corresponden a los propietarios de un restaurante, como hacer frente a las cargas de la Seguridad Social pertinentes, y otras obligaciones relacionadas con el registro del establecimiento, la facturación, precios, etc. Una opción interesante para llevar la contabilidad de un restaurante de forma óptima es también la de analizar durante períodos de tiempo determinados todas las pérdidas y ganancias. Con ello, es posible valorar en qué épocas del año el restaurante es más o menos rentable y, por consiguiente, podremos potenciar y sacar mayor productividad a nuestro negocio. Métodos de contabilidad Restaurantera Método de contabilidad de caja El método de contabilidad a través de la caja o de los pagos en efectivo, es el método de contabilidad más comúnmente seleccionado en restaurantes. Este método le permite a las empresas el registrar los ingresos generados cuando recibe pagos en efectivo por los servicios prestados o como forma de pago por gastos y costas. Las actividades son registradas cuando el efectivo se cambia. Como la mayoría de los restaurantes exigen que sus clientes paguen por sus alimentos, licores y servicios inmediatamente después de recibirlos, el criterio de caja se convierte en el método de contabilidad ideal. Método contable de acumulación A diferencia de la contabilidad de caja, el método contable de acumulación registra las transacciones a medida que se producen. Los ingresos y los gastos se registran en el momento de la transacción, independientemente del momento en que se intercambia el efectivo o se realiza los pagos. Con este método, el análisis de la actividad muestra un punto de vista más exacto acerca de cómo se incurren los gastos y se generan los ingresos. Este método permite a los restaurantes el lograr una comprensión más clara de la comparación de los ingresos con respecto a los gastos. GENERALIDADES ** HERNÁN MALDONADO PALACIOS. «CONTABILIDAD PRÁCTICA POR ACTIVIDADES» TOMO II