2011-03-03_AUDITORIA

INSTITUTO PACÍFICO1 GLOSARIO TEMÁTICO Auditoria A Actividad de Auditoría Interna. Un departamento, división, equipo de consultores, u otro/s practicante/s que proporciona/n servicios independientes y objetivos de aseguramiento y consulta, concebidos para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. La actividad de auditoría interna ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efcacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno. Actividades auditables. Son aquellos sujetos, unidades o sistemas que es posible defnir y evaluar. Pueden incluir: - Políticas, procedimientos y prácticas. - Centros de costo, centros de utilidad y centros de inversión - Cuentas del Balance General - Sistema de información. - Contratos y programas importantes - Unidades organizacionales tales como productos o servicios - Funciones tales como: procesamiento electrónico de datos, compras, mercadeo, producción, fnanzas, contabilidad y recursos humanos - Sistemas transaccionales por actividades tales como: ventas, recaudos, compras, desembolsos, inventarios y contabilidad de costos, producción, tesorería, nómina y activos fjos - Estados fnancieros - Leyes y regulaciones Este concepto se utiliza en la fase de planeación de las auditorías. Acción de Control. Se denomina acción de control a la que desarrolla el personal de los órganos del Sistema o contratados por éste y/o de las sociedades de auditoría independientes 2 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA designadas y contratadas para tal fn, para dar cumplimiento mediante la aplicación de un conjunto de procedimientos y métodos de trabajo a las atribuciones que le confere la presente ley. (Decreto Ley Nº 27785., Ley del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la Republica. Comprende las auditorías y exámenes especiales, programadas en función a: Misión de la entidad, los Criterios de Rotación de Énfasis, Materialidad, Áreas Críticas y/o de incidencia, requerimientos provenientes de Directivas específcas y/o normas de carácter general, y demás disposiciones contenidas en la normativa de control vigente. Acciones rápidas. Es el examen breve y oportuno realizado con prontitud por el personal asignado por la Contraloría General de la Republica a efectos de verifcar en un plazo sumario hechos sujetos a control presuntamente irregulares, denuncias ciudadanas, información recibida u obtenida debidamente sustentada cuyo carácter signifcativo o de interés publico, sustente la necesidad de la presencia y / o actuación inmediata del control gubernamental como sistema en cautela de los intereses del estado. Actividades de Control Gerencial. Se referen a las acciones que realizan la gerencia y otro personal de la entidad para cumplir diariamente con las funciones asignadas. Son importantes porque en sí mismas implican la forma correcta de hacer las cosas, así como también porque el dictado de políticas y procedimientos y la evaluación de su cumplimiento, constituyen medios idóneos para asegurar el logro de objetivos de la entidad. Son elementos de las actividades de control gerencial, entre otros, las revisiones del desempeño, el procesamiento de información computarizada, los controles relativos a la protección y conservación de los activos, así como la división de funciones y responsabilidades. Actividad estratégica. Las empresas relacionadas con la defensa nacional son estratégicas. También se consideran las relacionadas con la producción de bienes y servicios que tiene relevancia y gravitación determinante en otras actividades económicas. Actividades de monitoreo. Representan al proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias lo requieran, se orienta a la identifcación de controles débiles, insufcientes y promueve su reforzamiento. INSTITUTO PACÍFICO 3 GLOSARIO TEMÁTICO Abstenerse. Deber por el cual toda autoridad o funcionario que tenga facultad resolutiva o cuyas opiniones sobre el fondo de la petición o reclamo puedan infuir en el sentido de la resolución, deberá abstenerse de resolver o intervenir en los siguientes casos: a) Si es pariente dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afnidad, con cualquiera de los interesados o con sus representantes o mandatarios. b) Si ha tenido intervención como abogado, perito o testigo en el mismo proceso. c) Si la resolución por expedirse le pudiera favorecer directa y personalmente. Abstención de Opinión. Una abstención de opinión declara que el auditor no expresa una opinión sobre los estados fnancieros. Esta opinión es necesaria cuando el auditor ha realizado una auditoría insufciente en alcance para poder formarse una opinión sobre los estados fnancieros. La abstención de opinión no se debe expresar cuando el auditor cree que en base a su auditoría, existen desviaciones importantes a los principios de contabilidad generalmente aceptados. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMEN- TAL - MAGU - 1998) Administración de riesgos. Es un proceso que debe ser ejecutado en todas las entidades. El titular o funcionario designado debe asignar la responsabilidad de su ejecución a un área o unidad orgánica de la entidad. Asimismo, el titular o funcionario designado y el área o unidad orgánica designada deben defnir la metodología, estrategias, tácticas y procedimientos para el proceso de administración de riesgos. Adicionalmente, ello no exime a que las demás áreas o unidades orgánicas, de acuerdo con la metodo- logía, estrategias, tácticas y procedimientos defnidos, deban identifcar los eventos potenciales que pudieran afectar la adecuada ejecución de sus procesos, así como el logro de sus objetivos y los de la entidad, con el propósito de mantenerlos dentro de margen de tolerancia que permita proporcionar seguridad razonable sobre su cumplimiento. Administración estratégica Las entidades del Estado requieren la formulación sistemática y positivamente Co- rrelacionada con los planes estratégicos y objetivos para su administración y control Efectivo, de los cuales se derivan la programación de operaciones y sus metas Asociadas, así como su expresión en unidades monetarias del presupuesto anua Ajuste Integral. Es la reexpresión de todas las partidas no monetarias del Balance General, del Estado de Ganancias y Pérdidas y de los demás Estados Financieros e información complementaria cuya presentación sea requerida por las autoridades y por los 4 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA usuarios de información fnanciera de las entidades públicas y privadas. (R.C.No 179-2005-EF/93.01.) Alcance de la auditoría. Extensión y campo de la auditoría dada. El alcance puede expresarse en términos de factores tales como ubicación física, unidades organizativas, actividades y procesos. Se refere a las actividades cubiertas por una Auditoría, incluye cuando se considera apropiado: - Objetivos de auditoría - Naturaleza y extensión de los procedimientos de auditoría ejecutados - Período de tiempo auditado y - Actividades relativas no auditadas, con el propósito de delimitar las fronteras de la auditoría. Este concepto se utiliza principalmente en la fase de planeación de todas las audi- torías. Aseveración. Cualquier declaración o conjunto de declaraciones relacionadas tomadas en conjunto, expresadas por un ente responsable de ella (la administración) (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMEN- TAL - MAGU – Aseveración de exactitud. Los detalles de los activos, los pasivos y las clases de transacciones se registran y se procesan correctamente y asimismo se informa con respecto a parte, fecha, descripción, cantidad y precio. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMEN- TAL - MAGU – Aseveración de Integridad. No existen activos, pasivos o clases de transacciones sin registrar que requieran reconocerse en los estados fnancieros. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMEN- TAL - MAGU - Aseveración de Existencia Un activo o pasivo existe en una fecha dada y una transacción o clase de transacción ocurrió durante el período cubierto por los estados fnancieros. En otro contexto, su sinónimo es de validez. INSTITUTO PACÍFICO 5 GLOSARIO TEMÁTICO (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMEN- TAL - MAGU - 1998) Aseveraciones en los estados fnancieros. Las representaciones de la administración contenidas en los estados fnancieros. Las aseveraciones generales, que son implícitas en los estados fnancieros, se referen a los principios contables, a la presentación y revelación y la razonabilidad global de presentación de los estados en conjunto. Las aseveraciones de los estados fnancieros pueden clasifcarse en los siguientes tipos: Integridad. Existencia. Exactitud. Evaluación. Propiedad y Presentación y revelación. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMEN- TAL - MAGU - Auditor Un contador independiente que hace una revisión de los estados fnancieros. Auditor independiente Un contador público o despacho de contadores que realiza auditorías de entidades fnancieras comerciales y no comerciales. Auditor interno Un auditor que contrata una empresa para auditar a nombre del consejo directivo y de la administración de la empresa. Auditores externos Se refere a aquellos auditores profesionales que ejecutan auditorías anuales independientes por lo general de los Estados Financieros de una Entidad. Auditor encargado. Auditor que tiene la responsabilidad de dictaminar sobre los estados fnancieros de la entidad cuando estos estados incluyen información financiera de uno o más componentes auditados por otro auditor. Es el jefe del equipo de auditoría. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMEN- TAL - MAGU – 1998 6 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA Auditor Gubernamental. Personas que forman parte del Sistema Nacional de Control y tiene la responsabilidad fnal de la auditoría. El término “auditor”; se usa también para referirse al personal de las sociedades de auditoría independiente, que es designado para examinar los estados fnancieros de entidades del Estado. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMEN- TAL - MAGU - 1998) Auditoria de Gestión. Es un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fn de proporcionar una evaluación independiente sobre el desempeño (rendimiento) de una entidad, programa o actividad gubernamental, orientada a mejorar la efectividad, efciencia y economía en el uso de los recursos públicos, para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar la responsabilidad ante el público. Puede tener entre otros objetivos: • Determinar si están lográndose los resultados o benefcios previstos por la normativa, por la propia entidad, el programa o actividad pertinente. • Establecer si la entidad adquiere, protege y utiliza sus recursos de manera efciente y económica. • Comprobar si la entidad programa o actividad ha cumplido con las leyes y reglamentos aplicables en materia de efectividad, efciencia o economía. • Determinar si los controles gerenciales implementados en la entidad o programa son efectivos y aseguran el desarrollo efciente de las actividades y operaciones. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNA- MENTAL - MAGU - Auditoría contable Es el examen de información contable - fnanciera por parte de una tercera persona, distinta de la que la preparó, con la intención de emitir una opinión sobre su razonabilidad, dando a conocer los resultados de su examen, a fn de aumentar la confabilidad de tal información. Auditoría de estados fnancieros Una auditoría que se realiza para determinar si los estados fnancieros globales de cualquier entidad se presentan de acuerdo con criterios específcos (por lo general los PCGA). Auditoría funcional Auditoría operacional que trata una o más funciones específcas dentro de una organización, como la función de la nómina de pago o la función de ingeniería de producción. INSTITUTO PACÍFICO 7 GLOSARIO TEMÁTICO Auditoría gubernamental: Es el examen profesional, objetivo, independiente, sistemático, constructivo y selectivo de evidencias, efectuado con posterioridad a la gestión de los recursos públicos, con el objeto de determinar la razonabilidad de la información fnanciera y presupuestal para el informe de auditoría de la Cuenta general de la República, el grado de cumplimiento de objetivos y metas, así como respecto de la adquisición, protección y empleo de los recursos y, si estos fueron administrados con racionalidad, efciencia, economía y transparencia, en el cumplimiento de la normativa legal. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMEN- TAL - MAGU - 1998) Auditoria Gubernamental Externa. Cuando se efectúa directamente por la Contraloría General de la República y sus Ofcina Regionales de Auditoría en las entidades del Sector Público y, por las So- ciedades de Auditoría independiente debidamente designadas. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMEN- TAL – MAGU. Auditoria Gubernamental Interna. Cuando es efectuada por los Órganos de Auditoría Interna de las propias entidades públicas comprendidas en el ámbito de competencia del Sistema Nacional de Control. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMEN- TAL - MAGU - Auditoría interna Es una función de evaluación independiente, establecida por una empresa para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la organización. El objetivo de una auditoría interna es asesorar a los miembros de la organización en el desem- peño efectivo de sus responsabilidades. Para tal fn los Auditores internos se proveen de análisis, evaluaciones, recomendaciones, consejos e información concerniente a las actividades revisadas. Los objetivos de la auditoría interna incluyen promover controles efectivos a costos razonables. Auditoria de cumplimiento. Es el examen de las operaciones administrativa, económica y fnanciera para establecer que se han desarrollado de acuerdo a las disposiciones legales, reglamentarias y directivas emanadas por los organismos rectores, así como disposiciones reglamentarias o estatutarias, en otras palabras; el objetivo. Auditoria de Desempeño. Consiste en la evaluación sistemática de programas, proyectos y actividades que desarrollan las entidades del sector público, así como los órganos y entidades sujetas al ámbito de control de los organismos supervisores. 8 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA La auditoria de desempeño debe proporcionar información sobre el rendimiento generando propuestas de mejoras y cambios en los procesos actuales con la fnalidad de coadyuvar al logros de las metas y objetivos, este proceso de auditoria presenta como principal benefcio un importante autoanálisis que se impone a la gerencia para identifcar los indicadores de medición o parámetros de rendimiento mas apropiados para medir su gestión. Auditoria Medioambiental. Es un examen sistemático, profesional, independiente y objetivo de evidencias y pruebas sobre las políticas, planes, objetivos, metas y acciones desarrolladas por la entidad, tendientes a prevenir o mitigar daños medioambientales, se considera también como una actividad de control del medio ambiente constituyendo el meca- nismo de control preventivo mas importante para evitar el deterioro de la ecología, comprende también la evaluación sistemática documentada, periódica y objetiva del fnanciamiento de la estructura de control ambiental. Auditoria Forense o anticorrupción. Se defnió como una auditoria especializada en descubrir, divulgar y atestar los fraudes y delitos en desarrollo de la función publica considerándose un verdadero apoyo de la auditoria gubernamental, en especial ante delitos tales como : enriquecimiento ilícito peculado, cohecho, soborno, desfalco, malversación de fondos, prevaricato, conficto de intereses, etc. Sin embargo , la auditoria forense esta direccionado mas allá de la corrupción f- nanciera y administrativa, esta orientada a prevenir y detectar delitos mayores como trafco de armas, lavado de dinero, evasión tributaria, fraude corporativo ( caja de pensiones militar y policial, derrama administrativa, AFP etc.), fraude fnanciero. Ambiente de control. Se refere al establecimiento de un entorno organizacional que estimule la infuencia y favorezca el ejercicio de práctica, valores, conductas y reglas apropiadas para el funcionamiento de control interno. El ambiente de control tiene gran infuencia en la forma que son desarrolladas las operaciones, se establecen con los objetivos y estiman los riesgos, igualmente, tienen relación con el comportamiento de los sistemas de información y con las actividades de monitoreo, son elementos de ambiente de control, entre otros, integridad y valores éticos Archivos de auditoria. Es el conjunto de documentos importantes que reúne el auditor y que han sido so- licitados o elaborados por la comisión de auditoria durante el examen, los mismos que han sido clasifcados en orden de importancia y trascendencia necesarias para la realización de la auditoria y tienen un contenido característico. Teniendo en cuenta que un trabajo de auditoria debidamente documentado, puede ser muy útil para auditorias subsecuentes o cuando proporciona apoyo en situaciones especifcas, su archivo y conservación adquiere especial relevancia no solo por los as- INSTITUTO PACÍFICO 9 GLOSARIO TEMÁTICO pectos mencionados, sino por que constituyen pruebas documentales para cualquier proceso ya sea administrativo o judicial, por lo tanto su conservación es obligatoria. Autoevaluación Se debe promover y establecer la ejecución periódica de autoevaluaciones sobre la Gestión y el control interno de la entidad, por cuyo mérito podrá verifcarse el Com- portamiento institucional e informarse las oportunidades de mejora identifcadas. Corresponde a sus órganos y personal competente dar cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones derivadas de la respectiva autoevaluación, mediante compromisos de mejoramiento institucional. B Balance Constructivo. Es la hoja de trabajo que muestra el asiento de apertura o reapertura en forma re- ferencial, el movimiento acumulado de las cuentas del Mayor, ajustes, asientos de regularización patrimonial, distribución de los saldos de las cuentas patrimoniales, de gestión y resultados y las presupuestarias con la fnalidad de obtener información para la formulación de los estados fnancieros y presupuestarios. Banco Mundial. (BM, en inglés World Bank) es uno de los organismos especializados de las Naciones Unidas. Su propósito declarado es reducir la pobreza mediante préstamos de bajo interés, créditos sin intereses a nivel bancario y apoyos económicos a las naciones en desarrollo. Está integrado por 184 países miembros. Se debe distinguir el Banco Mundial, propiamente dicho, y el Grupo Banco Mundial. Como se detalla en el siguiente punto, el Banco Mundial propiamente dicho son dos instituciones el BIRF y la AIF. El Grupo Banco Mundial está integrado por las dos instituciones anteriores, más la CFI, el OMGI y el CIADI. C Carta de Representación. Es el documento por el cual el titular o el nivel gerencial competente de la entidad auditada reconocen haber puesto a disposición del auditor la información requerida, así como cualquier hecho signifcativo ocurrido durante el periodo del examen. Por lo tanto el auditor debe obtener tal carta con la fnalidad de garantizar el cumplimiento de las cláusulas contractuales señaladas en el contrato, o aspectos señalados en las normas de auditoria. 10 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA Carta de compromiso. Es el documento remitido por la Sociedad de auditoria a la entidad auditada, por medio de la cual la sociedad confrma la aceptación de la designación efectuada por la Contraloría General de la Republica para realizar el examen, dicho compromiso incluye el cumplimiento de los objetivos previstos en la propuesta técnica, así como le grado de responsabilidad que asumirá al efectuar la auditoria, por lo tanto la sociedad de auditoria y la entidad auditada deberán estar de acuerdo en los términos de compromiso y el contrato frmado. Carta de requerimiento de información. Son documentos necesarios e importantes que se utiliza al inicio del proceso de auditoria, donde el auditor jefe de comisión envía ala entidad o al área auditada, a fn que esta, proporcione la documentación e información requerida para la ejecución de auditoria con la fnalidad de obtener información y evidencia de auditoria. Capacitación. La capacitación es un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje, mediante el cual se desarrolla las habilidades y destrezas de los servidores, que les permitan un mejor desempeño en sus labores habituales. Puede ser interna o externa, de acuerdo a un programa permanente, aprobado y que pueda brindar aportes a la institución. En ambos casos, se debe tener en cuenta que la capacitación es un esfuerzo que realiza la entidad para mejorar el desempeño de los servidores, por lo tanto, el tipo de capacitación, debe estar en relación directa con el puesto que desempeña. Los conocimientos adquiridos, deben estar orientados hacia la superación de las fallas o carencias observadas durante el proceso de evaluación. (Resolución de Contraloría Nº 072-2000-CG. Cálculo del índice de excepción superior – IES: Limite superior del índice de excepción de población probable; el índice de excepción superior en la población en determinado RAE, tal y como se determinan a partir de las tablas de muestreo de atributos. Calidad Capacidad de un conjunto de características inherentes de un producto, sistema o proceso para cumplir los requisitos de los clientes y de otras partes interesadas. El término Calidad puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre, buena o excelente. Causa. El cuarto atributo identifca las razones subyacentes para que este presente la con- dición o hallazgo insatisfactoria y responde a la pregunta ¿Por que se produjo? Si la condición ha persistido por un largo periodo de tiempo o esta intensifcando, también se deben describir las causas que contribuyen a estas características. INSTITUTO PACÍFICO 11 GLOSARIO TEMÁTICO Calidad y sufciencia de la información El titular o funcionario designado debe asegurar la confabilidad, calidad, sufciencia, pertinencia y oportunidad de la información que se genere y comunique. Para ello se debe diseñar, evaluar e implementar mecanismos necesarios que aseguren las características con las que debe contar toda información útil como parte del sistema de control interno Capacidad Aptitud de una organización, sistema o proceso para realizar un producto que cumple con los requisitos para ese producto. Características de evidencia de auditoria. • Sufciencia.- Es la medida de la cantidad de evidencias obtenidas y se refere al alcance de los procedimientos de auditoría desarrollados. • Competencia.- Es la medida de la calidad de las evidencias obtenidas, su apli- cabilidad respecto a una aseveración en particular y su confabilidad. • Relevancia (pertinencia).- Se refere a la relación que existe entre la evidencia y su uso. La información que se utilice para demostrar o refutar un hecho será relevante si guarda una relación lógica y patente con ese hecho. Si no lo hace, será irrelevante y, por consiguiente, no deberá incluirse como evidencia. Cedula matriz. Es la principal cedula de trabajo que presenta de manera global los montos que son objetos del examen y, a partir del cual se generan las cedulas auxiliares, sirve para ordenar los aspectos examinados en una auditoria. Todas las cedulas matrices deben reverenciarse por cuanto reviste especial importancia el registro de las pruebas de auditoria realizadas. Cedulas auxiliares. Son las cedulas de trabajo que se originan en las cedulas matrices y son emplea- das para presentar las diferentes cuentas que conforman los rubros de los estados fnancieros, la secuencia del desarrollo de una transacción operativa en una área determinada, estas cedulas a su vez se pueden denominar cedulas sumarias y cedulas analíticas. Las cedulas auxiliares deben contener el registro de la evaluación de las evidencias de auditoria y las conclusiones a las que se ha llegado. Cedula sumaria. Son papeles de trabajo que desagrega la información proveniente de la cedula matriz. Cedula analítica. Son aquella cedulas que sustentan analíticamente cada cedula sumaria. 12 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA Certeza de Auditoria. El nivel de satisfacción que el auditor posee con respecto a la confabilidad de una aseveración efectuada por una parte, para el uso de otras partes. La satisfacción del auditor se deriva de dos fuentes: • La efectividad del control interno para prevenir o detectar errores e irregularidades signifcativas en las aseveraciones de los estados fnancieros. • La evidencia persuasiva de auditoría (obtenida de los procedimientos de audi- toría) con respecto a si las aseveraciones de los estados fnancieros carecen de errores e irregularidades signifcativas) (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL - MAGU – 1998 Certeza Razonable. El concepto de que el control interno, independientemente de lo bien diseñado que esté y de lo bien que funcione, no puede garantizar que se cumplirán los objetivos de la entidad. Esto se debe a las limitaciones inherentes en todos los sistemas de control interno. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMEN- TAL - MAGU – Certidumbre razonable. La auditoria gubernamental ha sido diseñado para evaluar y examinar los estados fnancieros y proporcionar una certidumbre razonable de que dichos estados tomados en conjunto están libres de ser distorsiones materiales, la certidumbre razonable es aso- ciada generalmente a la acumulación de evidencias de auditoria en el grado necesario para que el auditor llegue a la conclusión de que no existen distorsiones materiales. Comentarios. Constituye las apreciaciones que realiza el auditor sobre los descargos o aclaraciones que realizaran los funcionarios involucrados en las observaciones, sobre el hallazgo comunicado, este comentario debe ser incluido en forma breve, pero sin dejar de refejar la conformidad o la debilidad o improcedencia de descargo, también se debe incluir la opinión del auditor. Condición. Comprende la situación actual encontrada por el auditor al examinar un área, actividad u operación. La condición identifca la naturaleza y extensión de hallazgo o condición insatisfactoria. A menudo responde a la pregunta ¿Que estuvo mal? normalmente, una clara y precisa declaración de la condición procede de una com- paración realizada por el auditor entre lo que encontramos de un criterio apropiado de evaluación con lo que debía ser. Consciencia de Control. Se refere a la importancia que la gerencia brinda al control interno y, por lo tan- to, a la atmósfera dentro de la cual funcionan los controles internos específcos INSTITUTO PACÍFICO 13 GLOSARIO TEMÁTICO de la entidad. Dicha conciencia es, en gran parte, un elemento intangible; es una actitud de la gerencia que, cuando se comunica y busca cumplirse, sirve para reducir la probabilidad de que los controles contables específcos sean omitidos. Un indicador que puede dar origen a la falta de confabilidad por parte del auditor en el ambiente de control, es el hecho que la gerencia, con el propósito de motivar al personal a lograr las metas previstas, crea una atmósfera que conduce a un comportamiento indisciplinado o poco ético, o permita al personal de la entidad que logre las metas evitando los controles establecidos. Confdencialidad. Con lleva mantener estricta reserva respecto al proceso y los resultados de la auditoría, no revelando los hechos, datos y situaciones que sean de conocimiento del auditor por el ejercicio de su actividad profesional. Sólo podrá acceder a la información relacionada con el examen, el personal vinculado directamente con la dirección y ejecución del trabajo de auditoría. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMEN- TAL - MAGU - 1998) Contraloría General de la Republica. - La Contraloría General de la República es una entidad descentralizada de Derecho Público que goza de autonomía conforme a su ley orgánica. Es el órgano superior del Sistema Nacional de Control. Supervisa la legalidad de la ejecución del Presupuesto del Estado, de las operaciones de la deuda pública y de los actos de instituciones sujetas a control. El Contralor General es designado por el Congreso, a propuesta del Poder Ejecutivo, por siete años. Puede ser removido por el Congreso por falta grave. (Constitución Política del Perú de 1993, Artículo 82º) - Es el órgano rector del Sistema Nacional de Control. Tiene autonomía técnica, funcional, administrativa y fnanciera. Determina las funciones de los órganos del Sistema y su propia estructura organizativa. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNA- MENTAL - MAGU – Control de Calidad de la Auditoria en el Sistema Nacional de Control. Conjunto de políticas y procedimientos, así como de recursos técnicos especializados para cerciorarse que las auditorías se realizan de acuerdo con los objetivos, políticas, normas y disposiciones del Manual de Auditoría Gubernamental y otras disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMEN- TAL - MAGU - 1998) Control Externo. El control externo consiste en el conjunto de políticas, normas, métodos y procedimien- 14 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA tos técnicos aplicados por la Contraloría General de la República y/o por los órganos del Sistema que ejercen control gubernamental y las sociedades de auditoría independiente que ésta designa y se contrata para evaluar la gestión, la captación y el uso de los recursos públicos por ellas. Se efectúa mediante auditorías y exámenes especiales. Ley Nº 27785 Ley del Sistema Nacional de Control de la Contraloría General De la Republica. Control Interno. - Es un proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y, el personal de la entidad; para proporcionar seguridad razonable, respecto a si están lográndose los objetivos siguientes: • Promover la efectividad, efciencia y economía en las operaciones y, la calidad en los servicios que deben brindar cada entidad pública; • Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, des- pilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; • Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales; y, • Elaborar información fnanciera válida y confable, presentada con oportunidad. (Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG – normas de Control Interno.) Control Gubernamental. Consiste en la verifcación periódica del resultado de la gestión pública, a la luz del grado de efciencia, efcacia, transparencia y economía que hayan exhibido en el uso de los recursos públicos, así como del cumplimiento por las entidades de las normas legales de los lineamientos de política y planes de acción. Evalúa la efcacia de los sistemas de administración y control y establece las causas de los errores e irregularidades para recomendar las medidas correctivas. (Ley Nº 27785 Ley del Sistema Nacional de Control de la Contraloría General de la Republica.) Control contable. Comprende tanto las políticas, normas y procedimientos de contabilidad establecidos, así como todos los métodos y procedimientos que tienen que estar relacionados directamente con la protección de los bienes y fondos y la confabilidad de los registros contables, presupuestales y fnancieros de organización. Control Interno Financiero. Comprende en un sentido amplio, el plan de organización, política, procedimientos y prácticas utilizadas para administrar las operaciones en una entidad o programa y asegurar el cumplimiento de las metas establecidas. Incluye también las actividades de planeamiento, organización, dirección y control de las operaciones de la entidad o programa, así como el sistema para presentar informes, medir y monitorear el desarrollo de las actividades. Los métodos y procedimientos utilizados para ejercer INSTITUTO PACÍFICO 15 GLOSARIO TEMÁTICO el control interno de las operaciones, pueden variar de una entidad a otra, según la naturaleza, magnitud y complejidad de sus operaciones; sin embargo, un control gerencial efectivo comprende los siguientes pasos: - Determinación de objetivos y metas mensurables, políticas y normas; - Monitoreo del progreso y avance de las actividades; - Evaluación de los resultados logrados; - Acción correctiva, en los casos que sean requeridos (MAGU) Código de Ética El propósito del Código de Ética de The Institute Of. Internal Auditor (IIA) es el de promover una cultura ética en la profesión global de auditoría interna. Es necesario y apropiado contar con un código de ética para la profesión de auditoría interna ya que ésta se basa en la confanza que se imparte a su aseguramiento objetivo sobre los riesgos, los controles y el gobierno. El Código de Ética se aplica tanto a las personas como a las entidades que suministran servicios de auditoría interna. Colusión Un esfuerzo cooperativo entre empleados para defraudar a una empresa en efectivo, inventario u otros activos. Es un medio comúnmente empleado para el cometimiento de irregularidades califcadas como actos fraudulentos. La colusión implica asociación de dos o más personas para causar daño a un tercero, por lo general en su patrimonio. Se busca prevenir la colusión mediante un sistema de control interno apropiado, y específcamente separando aquellas funciones que sean incompatibles. Los Auditores evalúan cuidadosamente el riesgo de colusión al planifcar la auditoría en la etapa de diagnóstico y en la de cumplimiento. Comprobación El uso de documentos para apoyar operaciones o montos registrados. Conciliación bancaria Conciliación mensual, por lo general preparada por el personal del cliente, de las diferencias entre el saldo en efectivo registrado en el mayor general y el monto en la cuenta bancaria. Concordancia Conformidad de una cosa con otra. Los papeles de trabajo deben demostrar que el trabajo o examen se ha efectuado en concordancia con las normas de auditoría. Confrmación Es un tipo de circularización, cuya característica es obtener directamente de un 16 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA cliente deudor, su afrmación de que los valores registrados a su cargo en la Enti- dad Auditada, son coincidentes con los que dicho cliente conserva en sus propios registros. Se usa principalmente en la Auditoría Financiera con motivo del examen de los créditos activos. Es la recepción por parte del auditor de una respuesta verbal o por escrito de una tercera parte independiente que verifcó la precisión de la información solicitada. Comunicación de hallazgos. Es el proceso mediante el cual se hace de conocimiento a las personas comprendidas en el hallazgo presuntas defciencias o irregularidades identifcables en la auditoria como resultado de la aplicación de procedimientos de auditoria, con el objeto de brindar la oportunidad de presentar las aclaraciones o comentarios respectivos debidamente documentados. Comunicación interna La comunicación interna es el fujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes que fuye hacia abajo, a través de y hacia arriba de la estructura de la entidad, con la fnalidad de obtener un mensaje claro y efcaz. Asimismo debe servir de control, motivación y expresión de los usuarios. Comunicación externa La comunicación externa de la entidad debe orientarse a asegurar que el fujo de mensajes e intercambio de información con los clientes, usuarios y ciudadanía en general, se lleve a cabo de manera segura, correcta y oportuna, generando confanza e imagen positivas a la entidad. Contabilidad El proceso de registrar, clasifcar y resumir sucesos económicos en forma lógica a fn de proporcionar información fnanciera para la toma de decisiones. Contador público Una persona que ha cumplido con los requisitos regulatorios, que se ha titulado. Un CP tiene como responsabilidad principal el desempeño de la función de auditoria sobre estados fnancieros históricos publicados de entidades fnancieras comerciales y no comerciales. Control Cualquier medida que tome la dirección, el Consejo y otros, para mejorar la gestión de riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidos. La dirección planifca, organiza y dirige la realización de las acciones sufcientes para proporcionar una seguridad razonable de que se alcanzarán los objetivos y metas. INSTITUTO PACÍFICO 17 GLOSARIO TEMÁTICO Controles: Medios a través de los cuales la gerencia de una entidad asegura que el sistema es efectivo y es manejado en armonía con efciencia y economía, dentro del marco legal vigente. Conclusiones. Las conclusiones señalan los factores de éxito y fracaso de la intervención evaluada, prestando atención especial a los resultados y repercusiones intencionales o no y, de manera más general, a otras fortalezas y debilidades. Una conclusión se apoya en los datos recopilados y en los análisis realizados mediante una cadena transparente de enunciados Contractual. Situación o condición que podría presentarse hipotéticamente para las personas, las organizaciones o los grupos si no hubiera una intervención para el desarrollo como la evaluada Criterios de auditoría Comprende la norma con la cual el auditor mide la condición. Es también la meta que la entidad está tratando de alcanzar o representa la unidad de medida que permite la evaluación de la condición actual. Igualmente, se denomina criterio a la norma transgredida de carácter legal-operativo o de control que regula el accionar de la entidad examinada. Cuenta General de la Republica. Es el instrumento de información administrativa de la gestión del sector público que contiene información y análisis de la actuación de las entidades del Estado en el cumplimiento de sus objetivos durante un ejercicio presupuestario. Criterios para el ejercicio de Control. Son criterios que orientan el ejercicio del control: a. La oportunidad, de modo que las acciones de control se realicen en el momento debido. b. La colaboración, de manera que la actuación de los órganos de control esté fundamentalmente dirigida a cooperar con las entidades, a fn que perfeccionen sus sistemas técnico-administrativos y logren sus metas. c. La horizontalidad, en virtud de la cual las entidades no están subordinadas jerárquicamente a los Órganos de control. d. La reserva, que impide que durante la ejecución del control se revele información que cause daño a las entidades, a su personal o al Sistema, o difculte la tarea de este último. e. La fexibilidad, según la cual al realizarse el control, ha de otorgarse prioridad al logro de las metas propuestas. 18 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA f. La especialización, que considera la necesidad de efectuar el control en fun- ción de la naturaleza de la entidad en la que incide. Para lo cual los diversos órganos del Sistema propondrán a la Contraloría General de la República sus recomendaciones para la elaboración de las normas técnicas especializadas de control que consideren aplicables a sus entidades. g. La presunción de licitud, según la cual, salvo prueba en contrario, se reputa que los servidores y funcionarios sujetos a control han actuado con arreglo a las normas legales y administrativas en forma transparente. (Ley Nº 27785, Ley del Sistema Nacional de Control. Cumplimiento: AUD. Se refere a la capacidad de asegurar razonablemente el cumplimiento y ad- hesión a las políticas de la organización, planes, procedimientos, leyes, regulaciones y contratos. D Declaración Jurada de Bienes y Rentas. La Declaración Jurada de Bienes y Rentas es la manifestación escrita presentada por quienes administran, disponen, custodian, captan y en general, bajo cualquier título, administran los bienes y recursos públicos, acerca de algunos aspectos de su condición patrimonial y fnanciera, comprometiendo su responsabilidad por las afrmaciones que realizan, en caso de eventual falsedad u omisión de información Declaración de normas de certifcación Declaración emitida por la AICPA para proporcionar un marco conceptual para diversos tipos de servicios de certifcación. Declaración de normas para servicios de contabilidad y revisión: Normas emitidas por el comité de contabilidad y servicios de revisión de AICPA que regulan la asociación del contador con los estados fnancieros sin auditor, de empresas que no se cotizan en la bolsa de valores. Declaración de propósitos Es la expresión en los informes de los objetivos de la auditoría, la cual cuando fuese necesario incluirá por qué fue realizada la auditoría y qué se esperaba lograr con ella. Departamento de auditoría interna: Es cualquier unidad o actividad dentro de una organización la cual desempeña funciones de Auditoría Interna. INSTITUTO PACÍFICO 19 GLOSARIO TEMÁTICO Desfalco Robo de activos. Desviar Apartar, alejar, separar una cosa de su lugar o camino. La auditoría operativa permite elevar irregularidades y desviaciones en cualquiera de los elementos examinados dentro de la organización. Dictamen Opinión técnica e independiente sobre el grado de razonabilidad con que se presenta la información fnanciera de una empresa y que se sustenta en el examen de auditoría elaborado por un Contador Público Colegiado. Dictamen de auditoría Documento que expide el contador público con su frma al terminar una auditoría de balance y que contiene dos secciones: - Una breve explicación del alcance de trabajo realizado. - Su opinión profesional de los estados fnancieros examinados en cuanto a que si se presenta de una manera razonable la situación fnanciera de la empresa, conforme a principios de contabilidad generalmente aceptados, aplicados uni- formemente en relación con el año anterior. Director Ejecutivo de Auditoría La máxima posición responsable de las actividades de auditoría interna dentro de la organización. En una actividad tradicional de auditoría interna, esta posición sería la de director de auditoría interna. En el caso de que las actividades de auditoría interna se obtengan de proveedores externos de servicios, el director ejecutivo de auditoría es la persona responsable de: supervisar el contrato de servicios, asegurar la calidad general de estas actividades, reportar a la dirección superior y al Consejo respecto de las actividades de auditoría interna, y efectuar el seguimiento de los resultados del trabajo. El término también incluye títulos como el de Auditor General, Jefe de Auditoría Interna, e Interventor. Distribución. Es el proceso técnico que consiste en la ejecución o desarrollo de un conjunto de actividades de naturaleza técnico- administrativo que se refere a la entrega directa de los bienes a los usuarios para el cumplimiento de funciones, metas y objetivos trazados, como : formulación de pedidos, autorización de despacho, acondiciona- miento de bienes por entregar, control y verifcación de materiales , etc. 20 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA E Economía Administración recta y prudente de los bienes. A este requisito que debe tener toda organización debe contribuir permanentemente el sistema de control interno y la auditoría interna. Efciencia Medida en que los recursos/insumos (fondos, tiempo, etc.) se han convertido Eco- nómicamente en resultados. Efectividad Se refere al grado en el cual un programa o actividad gubernamental logra sus objetivos y metas u otros benefcios que pretendían alcanzarse, previstos en la le- gislación o fjados por otra autoridad. Efecto. Cambio intencional o no intencional debido directa o indirectamente a una inter- vención. Términos conexos: resultados, efecto directo Efcacia Medida en que se lograron o se espera lograr los objetivos de la intervención para El desarrollo, tomando en cuenta su importancia relativa. Nota: Se utiliza también como medida agregada o juicio sobre el mérito o el valor de una actividad, es decir, el grado al cual una intervención ha logrado, o se espera que logre, sus principales objetivos pertinentes de manera efcaz, en forma sostenible,y con un impacto institucional positivo en el desarrollo. Término conexo: efciencia, efectividad. Ejecutivo Funcionario de una Entidad a quien se le ha conferido la autoridad para tomar decisiones relacionadas con la administración de los recursos. Los Ejecutivos son los receptores individuales de las responsabilidades conferidas y por consiguiente tienen la obligación de rendir cuenta por dichas responsabilidades a otros ejecutivos o a organismos superiores de organización y control. Elaboración del Plan de auditoria. La etapa fnal de la revisión estratégica es la formulación del proyecto del plan de auditoria que debe ser elaborado por el auditor encargado y supervisor y presentando INSTITUTO PACÍFICO 21 GLOSARIO TEMÁTICO conjuntamente con el reporte de la revisión estratégica. Este documento constituye el instrumento de conducción del proceso de auditoria. El plan de auditoria es un documento que se elabora al fnal de la fase de planeamiento en cuyo texto se resumen las decisiones mas importantes relativas a la estrategia adoptada para el desarrollo de la auditoria de gestión, determina entre otros, los objetivos y alcance de la auditoria, las áreas a examinarse y la participación de profesionales especialistas en auditoria necesarios para su ejecución. Elaboración del Informe. El informe es un documento escrito mediante el cual la comisión de auditoria expone el resultado fnal de su trabajo, a través de juicios fundamentales y emisión de opi- nión (informe largo, informe corto.) de las evidencias obtenidas durante la fase de ejecución con la fnalidad de brindar sufciente información sobre las defciencias o desviaciones mas signifcativas incluyendo recomendaciones que permitan promover mejoras en la entidad auditada (NAGU 4.10.) Equipo auditor Uno o más auditores que llevan a cabo una auditaría, uno de los cuales es designado como líder. El equipo auditor puede igualmente incluir auditores en formación, y cuando sea preciso, expertos técnicos. El equipo auditor puede ir acompañado de observadores, pero estos no actuarán como parte del equipo. Enfoque de auditoria. Es la orientación o direccionalidad que se le otorga a las acciones y a las actividades realizadas por la comisión de auditoria durante un proceso de auditoria. Error de muestreo Este se presenta porque el auditor ha tomado muestras de una parte de la pobla- ción. Error importante Un error en los estados fnancieros cuyo conocimiento afectaría una decisión de un usuario razonable de los estados. Error tolerable La importancia asignada a cualquier saldo de cuenta; se utiliza en la planifcación de la auditoría. Error Como se plantea en los informes de auditoría es una equivocación u omisión no intencional que afecta la información o las operaciones. En la etapa en que se analizan los resultados de la Auditoría, es particularmente importante establecer si 22 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA los hallazgos son producto de errores, lo cual deriva en recomendaciones dirigidas a corregir la causa de los mismos. El error se diferencia de la irregularidad porque esta última incluye la intencionalidad que no está presente en el error. Escepticismo profesional. Todas las auditorias se planean y realizan con una actitud de escepticismo profesional de no suponer que la gerencia es deshonesta y que sus aseveraciones contables no tienen validez ni tampoco suponer una honestidad cuestionable, por tanto debe reconocerse la necesidad de realizar una evaluación objetiva, por considerar que todo esta bien. Etapa de ejecución. Consiste en aplicar los programas de auditoria, los cuestionarios de control interno, recopilar documentos, realizar pruebas, reunir y analizar las evidencias para la formu- lación de hallazgos, consiste principalmente en la revisión de los estados fnancieros para determinar si son coherentes con la información obtenida, si no tiene errores materiales, durante esta fase también se realizan las siguientes actividades como ; consideración y naturaleza , alcance de las pruebas, realiza las pruebas, identifca errores irregularidades de importancia relativa, identifca las debilidades de control interno, evalúa resultados, etc. Estructura de Control Interno. Se denomina estructura de control interno al conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer seguridad razonable respecto a que están lográndose los objetivos del control interno. El concepto moderno del control interno dis- curre por cinco componentes y diversos elementos, los que se integran en el proceso de gestión y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia. Esto permite que los directores de las entidades se ubiquen en el nivel de sus supervisores de los sistemas de control, en tanto que los gerentes que son los ver- daderos ejecutivos, se posicionen como los responsables del sistema de control interno, a fn de fortalecerlo y dirigir los esfuerzos hacia el logro de sus objetivos. Para operar la estructura de control interno se requiere la implementación de sus componentes, que se encuentran interrelacionados e integrados al proceso administrativo. Los componentes pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para el medir el control interno y determinar su efectividad, los que se describen a continuación: • Ambiente de Control Interno • Evaluación del Riesgo • Actividades de Control Gerencial Sistemas de información y comunicaciones • Actividades de Monitoreo (Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG., Normas de Control Interno. INSTITUTO PACÍFICO 23 GLOSARIO TEMÁTICO Estimaciones contables. Son operaciones que se realizan para refejar hechos económicos que durante el ejercicio requieren ser mostrados en los estados fnancieros, en forma complementaria a los hechos fnancieros acontecidos durante el ejercicio, ejemplo de estimaciones contables ; cobranza dudosa, desvalorización de existencia, depreciación de activo fjo, amortización de intangibles, provisión de benefcios sociales, etc. Espionaje Acción de espiar, acechar u observar disimuladamente. La auditoría interna se convierte en un centro de espías de la organización. Ésta es otra situación a evitar. Estandarización Acción de instalar o implantar procesos o sistemas nuevos o modifcados y un sistema de medición, para lograr el desempeño consistente, controlado con carac- terísticas similares, independientemente de las personas que lo operen, con el fn de garantizar el desempeño esperado y generar valor superior para clientes, usuarios y mercados. Estrategia Acción de largo y mediano plazo necesaria para alcanzar la visión. Camino a seguir por la organización para garantizar su supervivencia en el largo plazo. Medios o caminos escogidos (necesarios) para alcanzar posiciones futuras favorables (metas) con relación a otros competidores en determinado mercado. Estratifcación Método de muestreo en que todos los elementos en el universo total se dividen en dos o más subuniversos que se prueban de manera independiente y se miden estadísticamente. Ética Conjunto de principios o valores morales. Evaluación del riesgo por parte de la administración. Identifcación y análisis que hace la administración de los riesgos pertinentes a la preparación de estados fnancieros de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Evaluación de control interno. Consiste en realizar un estudio y examen apropiado para identifcar áreas críticas puntos débiles que requieren un examen profundo y determinar el grado de confabilidad del sistema, evalúa también la efectividad del control implementado para prevenir, detectar y corregir errores y debilidades signifcativas. 24 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA Evaluación de Riesgo. - El riesgo se defne como la probabilidad de que un evento o acción afecte adversamente a la entidad. Su evaluación implica la identifcación, análisis y manejo de los riesgos relacionados con la elaboración de estados fnancieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno en la entidad. Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias internas o externas que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de información fnanciera, así como las representaciones de la gerencia en los estados fnancieros. Son elementos de la evaluación del riesgo, entre otros, cambios en el ambiente operativo del trabajo, ingreso de nuevo personal, implementación de sistemas de información nuevos y reorganización en la entidad. - Los elementos que forman parte de la evaluación de riesgo son: • Los objetivos deben ser establecidos y comunicados; • Identifcación de los riesgos internos y externos; • Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento; y, • Evaluación del medio ambiente interno y externo. (Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, Normas de Control Interno) Evaluación del Riesgo de Auditoria. Es el proceso por el cual, a partir del análisis de la existencia en intensidad de los factores de riesgo, se mide el nivel de riesgo presente en cada caso. La evaluación del nivel de riesgo muchas veces se limita a determinar un riesgo alto, medio o bajo. Esta evaluación es un proceso subjetivo y depende exclusivamente del criterio, capacidad y experiencia del auditor. Además, es la base para la determinación del enfoque de auditoría a aplicar. Por lo tanto, debe ser un proceso cuidadoso, realizado por quienes posean la mayor capacidad y experiencia en el equipo de auditoría. Evaluación de desempeño Se debe efectuar una evaluación permanente de la gestión tomando como base regular los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual defciencia o irregularidad que afecte los principios de efciencia, efcacia, economía y legalidad aplicables. Evaluación interna Evaluación de una intervención para el desarrollo realizada por una unidad y/o personas que dependen de la gerencia o dirección de un organismo donante, asociado o de ejecución. Término conexo: autoevaluación. Evaluación de hallazgos. La evaluación es el proceso de apreciación y valoración de los hallazgos de auditoria con la fnalidad de verifcar el sustento y validez de las evidencias que sustentan las observaciones realizadas, la evidencia obtenida debe ser importante y confable. INSTITUTO PACÍFICO 25 GLOSARIO TEMÁTICO Al efectuar la evaluación de los hallazgos, el auditor debe considerar varios factores relacionados con la entidad tales como: su tamaño complejidad, diversidad de actividades, estructura orgánica y otras características. Evidencia de Auditoria. Viene a ser la información que obtiene el auditor para extraer conclusiones en las cuales basar su opinión. La evidencia de auditoría abarca los documentos fuente y los registros contables que sustentan a los estados fnancieros y la información corroborativa proveniente de otras fuentes. Conjunto de hechos comprobados, sufcientes, competentes y pertinentes (relevantes) que sustentan las conclusiones del auditor. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMEN- TAL - MAGU - 1998) Evidencia física. Se obtiene de la evidencia física por medio de una inspección u observación directa. Esta forma de evidencia es utilizada por el auditor en la verifcación de saldos de activos tangibles y se obtiene a través del examen de constatación física. Se obtiene de las actividades ejecutadas por las personas (funciones, competencias y atribuciones), de los documentos y registros (memorandos, documentos fuentes, acuerdos, libros y registros de contabilidad. Tal evidencia debe documentarse en papeles de trabajo que resuman los asuntos revisados u observados que muestran la naturaleza y alcance de la inspección, fotografías y otras representaciones grafcas, etc. Evidencia testimonial. Es la información obtenida de terceros a través de cartas o declaraciones recibidas de respuestas a indagaciones o por medio de entrevistas. Los registros de entrevistados pueden consistir en memorándum basados en notas tomadas durante las entrevistas, fnalmente frmadas por personas entrevistadas, o transcripciones registradas de todas las conversaciones. La declaración verbal escrita de un funcionario de la entidad acerca, ejemplo. La cantidad y el estado de inventarios, tienen un valor limitado como la evidencia. Evidencia documental. Este tipo de información incluye comprobantes de pagos; facturas, órdenes de com- pra, de servicio, cheques, contratos y otros tipos de documentos sustenta torios y están contenidos en los archivos de la entidad y se tiene disponible para el auditor en el momento en que se solicitan. El auditor debe considerar constantemente la confabilidad de la forma de evidencia documental utilizada en respaldo de sus hallazgos. Ejemplo un documento externo que se obtenga directamente de su lugar de orígenes mas digno de confanza que el mismo tipo de documento obtenido de la entidad , pueden haber sido alterados, 26 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA seria difícil alterar la mayoría de los documentos externos sin que pueda detectarse la alteración interna, cualquier alteración deberá de investigarse. Evidencia analítica. Se obtiene la evidencia analítica al analizar o verifcar la información, la evidencia analítica puede originarse de los resultados de: computaciones, cálculos, compara- ciones con respecto a normas prescritas, operaciones anteriores, leyes o reglamentos, decisiones legales, análisis de información dividida en sus componentes, compara- ciones, separaciones y racionamiento de la información. El juicio profesional del auditor acumulado a través de la experiencia, le orienta y facilite en el análisis. Examen Especial. Comprende la revisión y análisis de una parte de las operaciones o transacciones efectuadas con posterioridad a su ejecución, con el objeto de verificar aspectos presupuestales o de gestión, el cumplimiento de los dispositivos legales y reglamentarios aplicables y elaborar el correspondiente informe que incluya observaciones, conclusiones y recomendaciones. El Examen Especial puede incluir una combinación de objetivos fnancieros y operativos, o restringirse a sólo uno de ellos, dentro de un área limitada o asunto específco de las operaciones. También se efectúan exámenes especiales para investigar denuncias de diversa índole y ejercer el control de las donaciones recibidas, así como de los procesos licitarios, del endeudamiento público y cumplimiento de contratos de gestión gubernamental, entre otros. El Examen Especial se sustenta en métodos, procedimientos y técnicas de auditoría y se adecuan a las políticas y normas de auditoría gubernamental. -El desarrollo del Examen Especial sigue las mismas fases que la práctica de una auditoría de gestión, es decir: a) Planeamiento; b) Ejecución; c) Informe; excepto en lo que se refere a la fase de planeamiento, dado que sus procedimientos son más simplifcados que en una auditoría de alcance amplio. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMEN- TAL - MAGU - -Se denomina Examen Especial a la Auditoría que puede comprender o combinar la Auditoría Financiera de un alcance menor al requerido para la emisión de un dictamen de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas - con la auditoría de gestión - destinada, sean en forma genérica o específca, a la verif- cación del manejo de los recursos presupuestarios de un período dado -, así como el cumplimiento de los dispositivos legales aplicables. También tiene objetivos específcos, entre otros, determinar si la programación y formulación presupuestaria se ha efectuado en función de las metas establecidas en los planes de trabajo de la entidad, evaluar el grado de cumplimiento y efcacia de la ejecución del presupuesto, en relación con las disposiciones que lo regulan y el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos, así como determinar la efcacia, confabilidad y la oportunidad con que se evalúa el presupuesto de las entidades. Asimismo, se efectúan exámenes especiales para investigar denuncias de diversa índole y ejercer el control de las donaciones recibidas, así como de los procesos INSTITUTO PACÍFICO 27 GLOSARIO TEMÁTICO licitarios, del endeudamiento público y cumplimiento de contratos de gestión gubernamental, entre otros. NAGU.4.50, LEY No 27785. Ley del sistema Nacional del Control Interno de la Contraloría General de la Republica. Exactitud. Los valores y detalles de los activos y pasivos y las operaciones económicas y fnancieras se han registrado y procesado apropiadamente y fueron emitidos correctamente en reportes e informes con exactitud, sustentados en documentos y fuente. Existencia. El activo corriente y no corriente y el pasivo en su conjunto existen y son verda- deros. F Factor fnito de corrección Un factor que refeja el efecto de los tamaños pequeños de población que se utiliza para reducir el tamaño inicial de la muestra. Factores críticos Son aquellos aspectos de los que depende el cumplimiento de los objetivos de un sistema o proceso. Factores de riesgo Son los criterios utilizados para identifcar la importancia relativa y la probabilidad de que las condiciones y eventos adversos pudieran ocurrir. Contribuyen a la for- mación de juicios sobre la importancia relativa de las Unidades Organizacionales por la cantidad de empleados que en ella se desempeñan, la complejidad de las operaciones, la cultura de control, el presupuesto, etc. Fase Cualquiera de los aspectos o cambios de un fenómeno. Existen ciertas fases previas de investigación antes de proceder al diseño de los programas de auditoría. Fases del proceso de auditoria Los cuatro aspectos de una auditoría completa: - Planear y diseñar un método de auditoría, - realizar pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones, 28 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA - realizar procedimientos analíticos y pruebas de detalles de saldo y - concluir la auditoría. Factor de Ajuste. Es el que resulta de dividir el índice de corrección de la fecha de reexpresión entre el índice de corrección de la fecha de origen. Refeja en términos cuantitativos la infación habida en un período y se aplica para corregir un valor anterior, expresán- dole en términos de poder adquisitivo de la fecha de reexpresión. Formulación de diagnostico. Consiste en la evaluación de tendencias y situaciones y resultados en la explicación de hechos y en el establecimiento de asociaciones de causalidad comprometidas con los problemas que atañen el sistema de control interno, proporcionando las pautas y orientaciones mediante las cuales se pueden defnir las estrategias partiendo de un análisis: fortalezas y debilidades ( FODA ) Fraude Cualquier acto ilegal caracterizado por engaño, ocultación o violación de confanza. Estos actos no requieren la aplicación de amenaza de violencia o de fuerza física. Los fraudes son perpetrados por individuos y por organizaciones para obtener dinero, bienes o servicios, para evitar pagos o pérdidas de servicios, o para asegurarse ventajas personales o de negocio. Función Una función puede ser una persona, una sección o un departamento de una Entidad con responsabilidades específcas y defnidas en el proceso de operaciones (por ejemplo el Tesorero, el Departamento de Ventas, etc.); o la actividad desempeñada por un empleado, la sección o el departamento (por ejemplo la aprobación de pagos el recibo de materiales etc.) G Garantía de auditoría Es un complemento del riesgo aceptable de auditoría; un riesgo aceptable de audi- toría del 2% es lo mismo que una garantía de auditoría del 98%; también recibe el nombre de garantía global y nivel de garantía. Gestión La gestión es un proceso de coordinación de los recursos disponibles que se lleva a cabo para establecer y alcanzar objetivos y metas precisos. La gestión comprende todas las actividades organizacionales que implican: INSTITUTO PACÍFICO 29 GLOSARIO TEMÁTICO - El establecimiento de metas y objetivos. - El análisis de los recursos disponibles. - La apropiación económica de los mismos. - La evaluación de su cumplimiento y desempeño institucional. - Una adecuada operación que garantice el funcionamiento de la organiza- ción. Grado Categoría o rango asignado a los diferentes requisitos de la calidad para productos, procesos o sistemas que tienen la misma utilización funcional. H Hallazgo (Constatación) Un hallazgo (o una constatación) utiliza evidencias obtenidas de una o más evalua- ción espera realizar afrmaciones basadas en hechos. Hallazgos de la auditoría Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria. Herramientas para la evaluación Documentos e instrumentos de trabajo que facilitan la realización de los procesos de evaluación. Existen diferentes tipos según el programa de evaluación correspondiente. Hoja de trabajo de errores no ajustados Resumen de errores pequeños no ajustados en el momento en que se encontraron, utilizada para ayudar al auditor a evaluar si su monto combinado es considerable; también se les conoce como resumen de posibles ajustes. I Identifcación de los riesgos En la identifcación de los riesgos se tipifcan todos los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos de la entidad debido a factores externos o internos. Los factores externos incluyen factores económicos, medioambientales, políticos, sociales y tec- 30 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA nológicos. Los factores internos refejan las selecciones que realiza la administración e incluyen la infraestructura, personal, procesos y tecnología. Indicador del desempeño (o de resultados). Variable que permite verifcar cambios debidos a la intervención para el desarrollo o que muestra resultados en relación con lo que se ha planeado. Términos conexos: seguimiento del desempeño, medición de los resultados Impedimentos Los impedimentos a la objetividad individual y a la independencia de la organización pueden incluir limitaciones de recursos (fondos), conficto de intereses, limitaciones de alcance, y restricciones al acceso a los registros, al personal y a las propiedades. Imperativo Que impera o manda. El estudio del sistema de control interno utilizado por la or- ganización o área que se va a auditar es un imperativo establecido por las normas de auditoría. Implantar Establecer y poner en ejecución doctrinas nuevas, instituciones, prácticas o costum- bres. Implantación de la auditoria interna, incluidas sus diferentes fases. Implementación Se refere a la forma como se lleva a la práctica cotidiana el enfoque, así como a su alcance y extensión dentro de la organización. Se evalúa su incorporación en las diferentes áreas y procesos de la organización de acuerdo con la realidad, así como la permanencia en la aplicación del enfoque. Implantación y seguimiento de medidas correctivas Cuando se detecte o informe sobre errores o defciencias que constituyan oportunidades de mejora, la entidad deberá adoptar las medidas que resulten más adecuadas para los objetivos y recursos institucionales, efectuándose el seguimiento correspondiente a su implantación y resultados. El seguimiento debe asegurar, asimismo, la adecuada y oportuna implementación de las recomendaciones producto de las observaciones de las acciones de control. Importancia La magnitud de una omisión o error de información contable que, a la luz de las circunstancias, hace probable que el criterio de una persona razonable que dependa de la información haya sido cambiado o infuenciado por la omisión o el error. INSTITUTO PACÍFICO 31 GLOSARIO TEMÁTICO Indagación. Es el examen a través del cual se realizan, averiguaciones, seguimiento sobre deter- minados datos, operaciones partidas contables, etc. De ciertas áreas con el fn de satisfacer las interrogantes del auditor y por acopiar evidencias de auditoria. Ejemplo indagación de los registros de contabilidad, indagación sobre activos no habidos. Indicador Es un indicio que se expresa numéricamente o en forma de concepto sobre algo que se quiere verifcar, analizar y evaluar. El uso de indicadores hace parte del Sistema de Control Interno (SCI). Índice calculado de excepción de población – ICEP Índice de excepción que el auditor espera encontrar en la población antes de iniciar las pruebas. Información del cliente Información que comunica un cliente a un profesional. Información privilegiada Información del cliente que el profesional no puede proporcionar aún por medios legales; la información que un contador obtiene de un cliente es información con- fdencial pero no privilegiada. Información signifcativa Se refere a los datos con importancia estadística o relevante por su trascendencia en la operación de un sistema o proceso. Informe de auditoría Documento que incluye el dictamen del auditor independiente, los estados fnancieros examinados y las notas a los estados fnancieros. Informe corto o Informe de auditoria fnanciera. Es el medio a través del cual el auditor expresa su opinión o se abstiene de hacerlo, sobre la razonabilidad de la situación fnanciera expuesta en los estados fnancieros, además es la expresión escrita donde el auditor expone la conclusión sobre la tarea que realizo. Informe Largo. Es el producto fnal del trabajo del auditor gubernamental, a través del cual se presentan: observaciones, conclusiones y recomendaciones, contiene la expresión de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas, comunica también los resul- 32 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA tados de la auditoria de gestión, la responsabilidad de la redacción del informe de auditoria es el auditor encargado y comparten estas responsabilidades los miembros del equipo de auditoria que intervienen en el examen. Infravalorado Valoración por debajo del valor real o correcto. Subestimación. Las recomendaciones de la auditoría interna no son deducibles. Esta es otra situación a evitar en la implantación y desarrollo de la auditoría interna. Inspección Cargo o cuidado de velar sobre una cosa. Muchos de los datos relativos a las ca- racterísticas operativas de la empresa deben ser concordadas mediante inspección personal del auditor a las diferentes instalaciones. Evaluación de la conformidad por medio de la observación y dictamen, acompañada, cuando sea apropiado, por medición, ensayos o estimación. Institute Of. Internal Auditors (IIA) Organización de auditores internos que establece normas de ética y de práctica, que proporciona educación y estimula el profesionalismo entre sus miembros. L Ley de una auditoría Legislación que establece la realización de una auditoría coordinada para satisfacer los requisitos de auditoría de todas las dependencias que proporcionan fondos a la entidad auditada. Libro amarillo Publicación de la GAO que se utiliza de forma amplia como referencia por los auditores gubernamentales y contadores públicos que efectúan trabajo de auditoría gubernamental. El titulo ofcial es Governmental Auditing Standards. Listado de errores: Lista de los errores reportados en el terreno de los hechos por el sistema PED. INSTITUTO PACÍFICO 33 GLOSARIO TEMÁTICO M Magu. Es el documento normativo fundamental que defne y sustenta en forma amplia y explicita las políticas y orientaciones para el ejercicio de la auditoria gubernamental en el Perú, este ha emitido por la Contraloría General de la Republica. Manual de Auditoria Gubernamental. Es el documento normativo fundamental que defne las políticas y las orientaciones para el ejercicio de la auditoría gubernamental en el Perú. Es aprobado por el Contralor General de la República en su calidad de titular del órgano rector del Sistema Nacional de Control. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMEN- TAL - MAGU - 1998) Marcas de auditoria. Son órganos elaborados para identifcar y explicar los procedimientos de auditoria ejecutados, todas las cedulas de auditoria deben contar con las marcas del trabajo efectuado, con el fn de indicar la naturaleza y la extensión de la verifcación efectuada en cualquier etapa del examen, usualmente los auditores se utilizan para referenciar procedimientos aplicados a través de caracteres particulares y distintivos hechos a lápiz cuyo trazo o registro tiene su signifcado especial. Materialidad. La información es material si su omisión o distorsión puede infuir en las decisiones económicas de los usuarios que se apoyan en los estados fnancieros. La materialidad depende del tamaño de la partida o del error considerado en las particulares circunstancias de la omisión o distorsión. Por ello, la materialidad depende constituye una referencia o un punto de corte antes que una característica cualitativa principal para que la información pueda ser útil. Materialidad en el Informe. Es el comienzo para determinar si una opinión no califcada puede ser emitida. En la fase de informe el auditor considera si las aseveraciones erróneas no ajustadas son materiales cuantitativa o cualitativamente. Si es considerada material, el auditor debe ser cauto al emitir una opinión no califcada sobre los estados fnancieros. Materializar Concretar, plasmar. Al fnalizar el examen, el auditor debe materializar el desarrollo de su trabajo en un informe de auditoría 34 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA Materialidad en la Revelación. Es el comienzo para determinar si una partida debe ser informada o presentada separadamente en los estados fnancieros o en las notas. Este valor podría ser dife- rente de la materialidad planeada Materialidad Evaluada. Es la materialidad realmente utilizada por el auditor al examinar una partida o cuenta específca. La materialidad probada puede ser igual o menor que la materialidad diseñada, de acuerdo al juicio del auditor Matriz del riesgo de control Una metodología que se utiliza para ayudar al auditor a evaluar el riesgo de control igualando controles internos importantes y debilidades del control interno con los objetivos de auditoría relacionados con operaciones. Memo de débito Documento que indica una red en el monto debido a un proveedor por mercadería devuelta o por una rebaja obtenida. Memorando de Conclusiones. Un documento interno que incluye o se refere a otros papeles de trabajo que comprenden los siguientes aspectos: • Confirmación de que los papeles de trabajo de auditoría se revisaron. • Conclusiones con respecto a si los estados fnancieros carecen de errores e irregularidades de importancia relativa. • Resumen de las diferencias de auditoría sin ajustar, si existiesen. • Conclusiones con respecto a si la evidencia de auditoría obtenida es sufciente y apropiada para formular una opinión de auditoría. • Evaluación de la presentación de los estados fnancieros. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNA- MENTAL - MAGU - Memorando de Planeamiento. Documento que resume las decisiones más signifcativas del proceso de planeamiento, describiendo en forma detallada en plan general de auditoria a fn de guiar el desarrollo del mismo a través de los programas de auditoria. Memoria Anual. Documento que emite una entidad tomando, por lo general, un año como período base y que incluye los correspondientes estados fnancieros y dictamen del auditor. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL. INSTITUTO PACÍFICO 35 GLOSARIO TEMÁTICO Memorando de comprensión de las operación de la entidad. Tiene por fnalidad describir y detallar brevemente el desarrollo de la comprensión de las actividades de la entidad, sus procesos, así como la apreciación del auditor sobre el ambiente de control, recursos, fuentes de fnanciamiento, etc., y otros aspectos de importancia que será determinadas a la hora de formular el memorándum de planifcación. Método de ciclo Un método para dividir una auditoría conservando en el mismo segmento los tipos de operaciones estrechamente relacionadas y los saldos de cuentas. Mezcla de evidencias de auditoría La combinación de los cinco tipos de pruebas para conseguir evidencias competentes y sufcientes para un ciclo. Es probable que existan variaciones en la mezcla de un ciclo a otro dependiendo de las circunstancias de la auditoría. Mística Vocación y dedicación especial por algo de interés personal o general. Es una de las cualidades profesionales que debe tener el auditor. Muestreo de Auditoria. Es la aplicación de un procedimiento sustantivo o de cumplimiento a menos de 100% de las partidas incluidas en el saldo de una cuenta o clase de transacciones, con el fn de obtener y evaluar evidencias sobre algunas de las características de las partidas seleccionadas y extraer conclusiones sobre el conjunto de las partidas de dicho saldo de cuenta o clase de transacciones Modelo de riesgo de auditoría Es un modelo formal que refeja las relaciones entre el riesgo de auditoría aceptable (AAR), riesgo inherente, riesgo de control (CR) y riesgo de detección planeado (PDR); PDR = AAR/ (IR x CR). N Nagu. Son criterios fundamentales que determinan los requisitos de orden personal y profesional del auditor, orientadas a uniformizar el trabajo de auditoria gubernamental y obtener resultados de calidad de los cuales son emitidos por la Contraloría General de la Republica. 36 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA Naga. Son guías generales utilizados por los auditores cuyos lineamientos se encuentran relacionados con las cualidades profesionales, con el juicio, ejercicio de ellos, con la ejecución del trabajo y con la preparación del informe de auditoria, a fn de valorar niveles de rendimiento, este grupo de normas están autorizadas para asegurar la calidad de los exámenes que realizan los auditores. Naturaleza de la auditoría Es una forma de expresar el tipo de auditoría que se realiza. Es decir los objetivos que se persiguen cuando se decide practicar un trabajo profesional de auditoría. Así, podemos hablar de auditorías de naturaleza fnanciera, operacional, ambiental, etc. Negación de opinión Un informe que se emite cuando el auditor no ha podido quedar satisfecho de que los estados fnancieros globales se presentan con razonabilidad. NIA. Son pronunciamientos que contienen principios básicos y pronunciamientos esenciales y lineamientos generales que rigen los servicios de auditoria y aseguramiento; y compromisos de servicios a fnes, son emitidos para proporcionar guías interpretativas y asistencia practica a los profesionales en ejercicio, es emitido por el IFAC (Federación Internacional de Contadores.), a través de su consejo de Normas Internacionales de auditoria y aseguramiento. No conformidad Incumplimiento de un requisito Nomenclatura Nómina, lista de nombres. Para un fácil manejo de los papeles de trabajo es necesario asignarles un índice o un símbolo, adoptando un sistema de nomenclatura que permita encontrar cualquier documento de acuerdo con un orden preestablecido. Normas Son los requisitos de calidad relativa a la persona del auditor, al trabajo que realiza y a la emisión de su opinión. Normas de auditoría Son los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del auditor y del trabajo que desempeña, que derivan de la naturaleza profesional de la auditoría y sus características específcas. INSTITUTO PACÍFICO 37 GLOSARIO TEMÁTICO Normas de rendimiento, criterios Se referen a mediciones cuantitativas y cualitativas de cuál es el nivel que se considera como deseado o esperado, de una actividad. Estos se determinan cuando se elaboran los criterios de auditoría. Norma de Referencia. Base de comparación o norma (Standard) en relación con la cual pueden medirse los resultados o los logros obtenidos. Nota: Una norma se refere a los resultados logrados en el pasado reciente por otros organismos similares, o a lo que razonablemente puede inferirse que se ha logrado en circunstancias similares Notas a los Estados Financieros. Son explicaciones o descripciones de hechos o situaciones cuantifcables o no, que tiene por objeto facilitar la adecuada interpretación de los estados fnancieros. Las Notas pueden presentarse en forma narrativa y compilada de acuerdo a la descrip- ción establecida para cada nota. Las Notas deben ser claramente referenciadas en los rubros o conceptos a los cuales están vinculados. (Resolución de Contaduría Nº 067-97-EF/93.01, Instructivos Contables, Instructivo Nº 7; Información Contable que deberá presentar las Entidades Públicas a la Cuenta General de la República) O Objetividad Es una actitud mental independiente, que exige que los auditores internos lleven a cabo sus trabajos con honesta confanza en el producto de su labor y sin compro- meter de manera signifcativa su calidad. La objetividad requiere que los auditores internos no subordinen su juicio al de otros sobre temas de auditoría. Objetivo Relativo al objeto en sí y no a nuestro modo de pensar o sentir. El informe debe presentar comentarios, conclusiones y recomendaciones en forma objetiva. Son pronunciamientos generales de lo que un Ente o Unidad Organizacional se propone lograr. El establecer objetivos es anterior a la selección de metas y al diseño de procedimientos necesarios para alcanzarlos. Objetivos de la auditoría Son declaraciones amplias desarrolladas por los Auditores y defnen los propósitos que la auditoría intenta alcanzar. 38 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA Objetivos de auditoría específcos Objetivos de auditoría relacionados con operaciones o relacionados con saldos para cada clase de operaciones y saldos de cuenta. Objetivos de auditoría relacionados con el saldo de las cuentas por cobrar Los nueve objetivos específcos de auditoría que utiliza el auditor para ayudarse a decidir la evidencia apropiada de auditoría para las cuentas por cobrar. Objetivos de auditoría relacionados con operaciones en el ciclo de ventas y cobranza Los seis objetivos que el auditor debe satisfacer para cada clase de operaciones en el ciclo de ventas y cobranza. Objetivos de auditoría relacionados con operaciones Seis objetivos de auditoría que deben cumplirse antes de que el auditor pueda lle- gar a la conclusión de que el total de cualquier clase determinada de operaciones se presenta con razonabilidad. Los objetivos de auditoría generales relacionados con operaciones son existencia, integridad, precisión. Clasifcación, oportunidad y asentamiento y resumen. Objetivos de auditoría relacionados con saldos Son los nueve objetivos de auditoría que se cumplen antes de que el auditor llegue a la conclusión de que algún saldo de cuenta es razonable. Los objetivos de auditoría generales relacionados con saldos son el de existencia, integridad, precisión, clasif- cación, fecha de corte, inventario detallado, valor de venta, derechos y obligaciones y presentación y revelación. Objetivos del Trabajo Declaraciones generales establecidas por los auditores internos que defnen los logros pretendidos del trabajo. Observación Esta referida a hechos o circunstancias signifcativos identifcados durante el examen que pueden motivar oportunidades de mejoras. Si bien el resultado obtenido adquiere la denominación de hallazgo, para fnes de presentación en el informe se convierte en observación. Operaciones Son los componentes básicos de los procesos de una Entidad y se referen a las actividades recurrentes de una organización encaminados a la fabricación de productos o generación de servicios. Tales actividades pueden incluir pero no limitarse INSTITUTO PACÍFICO 39 GLOSARIO TEMÁTICO a: Mercadeo, Ventas, Producción, Compras, Recursos Humanos, Finanzas y Asis- tencia Gubernamental. Opinión Juicio formado, concepto. Hace parte del dictamen que debe emitir el auditor. Opinión Adversa. La conclusión profesional de un auditor, que se expresa en el párrafo de opinión del informe de auditoría, que los estados fnancieros no presentan razonablemente la situación fnanciera, los resultados de las operaciones o los fujos de efectivo de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados (u otros pertinentes y apropiados) y con los requisitos regulatorios para propósitos de emisión de informes, dentro del contexto de importancia relativa. Opinión de Auditoria El párrafo en el informe de auditoría que expresa la conclusión profesional sobre si los estados fnancieros presentan razonablemente la situación fnanciera, los resultados de las operaciones y los fujos de efectivo de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados (u otros pertinentes y apropiados) (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMEN- TAL Opinión con Salvedad. Una opinión emitida cuando el auditor llega a la conclusión que no puede emitirse opinión sin salvedad por cualquiera de varias razones, tales como: • Que los estados fnancieros no están de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados (u otros pertinentes y apropiados) y con los requisitos regulatorios para propósitos de emisión de informes, en algún aspecto importante, pero el efecto no es de tanta magnitud como para requerir una opinión adversa; o • Que existe una limitación en el alcance de la auditoría de los estados fnancieros pero la limitación no es tan signifcativa como para requerir una abstención de opinión Opinión sin Salvedad. Una opinión sin salvedad se emite cuando el auditor ha obtenido sufciente evidencia apropiada de auditoría de que los estados fnancieros están razonablemente presentes de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados (u otros pertinentes y apropiados) y los requisitos regulatorios para propósitos de emisión de informes, dentro del contexto de importancia relativa 40 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA Opinión del ente auditado Es un elemento útil para ratifcar o rectifcar las apreciaciones del diagnóstico. Asi- mismo permite al ente auditado formular sus descargos. Oportunidad del Informe. La comisión de auditoria deberá adecuarse a los plazos estipulados en la progra- mación de auditoria correspondiente, a fn de que el informe puede emitirse en el tiempo previsto, permitiendo que la información en el revelada sea utilizada oportunamente. Organización Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones. P Papeles de trabajo Conjunto de documentos preparados por el auditor mientras realiza su examen, en donde registra toda la información importante y los resultados obtenidos en la au- ditoría. Sirven al auditor como referencia y base para la ejecución de su informe. Los archivos que conserva el auditor de los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones pertinentes alcanzadas en la auditoría. Parte interesada Persona o grupo que tenga un interés en el desempeño o éxito de una organiza- ción. Parte relacionada Empresa afliada, principal propietario de la empresa cliente o cualquier otra parte con la cual el cliente trate en donde una de las partes puede infuir en la adminis- tración y políticas de operación de la otra. Parrafo Introductorio. Es el que se refere a mencionar e identifcar los estados fnancieros que han sido materia de examen incluyendo la fecha y el periodo cubierto, debe incluir la expre- sión de que el establecimiento y mantenimiento de la estructura de control interno es responsabilidad de la administración de la entidad. INSTITUTO PACÍFICO 41 GLOSARIO TEMÁTICO Parrafo de alcance . Es el que se refere a describir el alcance de auditoria declarando que fue realizada de conformidad con las normas de auditoria gubernamental. El alcance se refere a los procedimientos de auditoria considerados necesarios para la ejecución del examen asi como la descripción de los trabajos realizados para estudiar y evaluar los objetivos de la estructura de control interno. Parrafo de Opinion. En el dictamen del auditor debe expresar claramente su opinión al respecto a si los estados fnancieros auditados presentan razonablemente situacion fnanciera. Los resultados de las operaciones y los fujos de efectivo de la entidad, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptado. Los terminos utilizados para expresar la opinión del auditor se presentan razonablemente en todos sus aspectos importantes. Esta terminologia indica que el auditor considera solo aquellos asuntos que son materiales respecto a los estados fnancieros. El marco conceptual para la determinación de los estados fnancieros es determinado por los principios de contabilidad generalmente aceptados, las normas aplicables y el desarrollo de la practica profesional. Parrafo dde salvaguarda A traves de este parrafo se indica que el proposito de la auditoria fue informar sobre los estados fnancieros, mas no proporcionar una seguridad de funcionamiento de la estructura de control interno de la entidad ademas se indicara que la comunicación es solo para uso de la gerencia o de otros funcionarios responsables de la entidad. Planeamiento Fase de la auditoría durante la cual el auditor se aboca a la identifcación de que examinar, como, cuando y con que recursos, así como la determinación del enfoque de la auditoría, objetivos, criterios y estrategia. Planeamiento de la administración de riesgos Es el proceso de desarrollar y documentar una estrategia clara, organizada e inte- ractiva para identifcar y valorar los riesgos que puedan impactar en una entidad impidiendo el logro de los objetivos. Se deben desarrollar planes, métodos de respuesta y monitoreo de cambios, así como un programa para la obtención de los recursos necesarios para defnir acciones en respuesta a riesgos. Plan de revisión estratégica Acciones limitadas de evaluación, durante la fase Planeamiento, tendientes a determinar el alcance del examen así como su auditabilidad. Plan de Auditoría Tiene por propósito defnir el alcance global de la auditoría de gestión, en térmi- 42 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA nos de objetivos generales y objetivos específcos por áreas que serán materia de examen. Practicas de auditoria. Son labores especiales o actividades permanentes que realiza el auditor basandose en su destreza, habilidad y experiencia con la fnalidad de obtener mayor evifdencia durante el examen de auditoria, utilizando metodos no convencionales pero que se ajustan al marco normativo. Pre planifcación de la auditoría Ello implica decidir si se acepta o se continúa haciendo la auditoría para el cliente, evaluar las razones que tiene el cliente para hacer la auditoría, obtención de una carta compromiso y selección del personal para la auditoría. Principios Base, origen, fundamentos máximos por el que cada quien rige sus actuaciones. La actuación del auditor está regida por principios éticos profesionales. Procedimiento de auditoría Son los esfuerzos que el Auditor establece para obtener, analizar, interpretar y documentar información durante una auditoría. Los procedimientos de auditoría se diseñan con el propósito alcanzar los objetivos. La auditoría de los estados fnancieros, aludida comúnmente como dictamen o certifcación, implica (1) el análisis de los estados fnancieros, para lo cual es necesario reunir sufciente material comprobatorio y (2) la expresión de una opinión en cuanto a la legitimidad de la presentación de los estados fnancieros de conformidad con los principios contables generalmente aceptados (u otros principios generales de contabilidad). A fn de planear la auditoría de los estados fnancieros, el practicante debe idear una estrategia general para llevar a cabo lo siguiente: a) Considerar el control interno del cliente. b) Practicar pruebas sustantivas. c) Informes de auditoría Esta estrategia debe documentarse en los papeles de trabajo de auditoría. Procedimientos Son los métodos para procesar las operaciones (la autorización de cancelación, la preparación del comprobante de pago, etc.) Forma especializada de llevar a cabo una actividad o un proceso. Los procedimientos pueden estar documentados o no. INSTITUTO PACÍFICO 43 GLOSARIO TEMÁTICO Procedimientos alternos Seguimiento de una confrmación positiva no regresada por el deudor con el uso de evidencia documentada para determinar si la cuenta por cobrar registrada existe y se puede cobrar. Procedimientos analíticos de auditoría También conocidos como procedimientos de revisión analítica, son efectuados para estudiar y comparar relaciones entre información fnanciera y no fnanciera. La aplicación de procedimientos de revisión analítica está basada en la premisa según la cual, en ausencia de condiciones conocidas que hagan pensar lo contrario, es razonable esperar que las relaciones entre la información mencionada existan y continúen. Ejemplos de condiciones que hagan pensar lo contrario son: Transacciones o eventos inusuales o no recurrentes, aspectos contables, organizacionales, operacionales, ambientales, cambios tecnológicos, inefciencias, inefcacias, errores, irregularidades o actos ilegales. Procedimientos de Control. Son aquellos procedimientos y políticas que se adicionan al ambiente de control y sistema contable establecidos por la administración para proporcionar seguridad razonable de poder lograr los objetivos específcos de la entidad. Generalmente, se consideran como procedimientos los aspectos referidos a: • Apropiada autorización de operaciones y actividades; • Segregación de funciones que asignen a diferentes empleados las responsabilidades de autorizar las operaciones, registrarlas y salvaguardar activos; • Diseño y uso de documentos y registros apropiados; • Dispositivos de seguridad apropiados en cuanto al acceso y utilización de activos y registros. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMEN- TAL - MAGU - 1998) Procedimientos Operativos. Son los métodos utilizados ara efectuar las actividades de acuerdo con las políticas establecidas. También son series cronológicas de acciones requeridas, guías para la acción que detallan la forma exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Proceso de auditoría Conjunto de fases necesarias para la realización de un examen de auditoría conforme a las normas de auditoría. El proceso de auditoría se compone de cuatro fases principales, Planeación, Ejecución, Conclusión o Informe y Seguimiento. 44 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA Programa de auditoría Instrucciones detalladas para la recopilación total de evidencias de un área o de toda una auditoría. El programa de auditoria siempre incluye procesos de auditoria y también tamaños de muestra, partidas a escoger y momento de las pruebas. Como última fase de la etapa de planeamiento, se deberá confeccionar el Programa de Auditoría, el que tiene por objeto reunir evidencias sufcientes, pertinentes y válidas para sustentar los juicios a emitir respecto a la materia sometida a examen. El programa de auditoria servirá de guía de evaluación de los problemas seleccionados en la fase anterior y en la determinación de sus posibles causas y efectos. Propiedad. La entidad posee los derechos de propiedad con relación a los activos mostrados en los estados fnancieros y los pasivos representan adecuadamente las obligaciones de la entidad. Pruebas de auditoria. Son procedimientos que consisten en extraer muestra o seleccionar transacciones del conjunto de operaciones que realiza la auditoria a fn de someterlos a examen o análisis. Pruebas de detalle. Son procedimientos que se aplican a detalles individuales seleccionados para el examen, comprenden uno o mas técnicas de auditoria a las partidas o transacciones individuales, ejemplo; comparación, calculo, inspección física, etc. Pruebas de control. Son procedimientos de auditoria que se aplican para corroborar el funcionamiento de los controles internos clave que nos proporcionan el grado de seguridad razonable que los procedimientos de control interno en los que se pretende depositar confanza existen y se aplican efectivamente, por lo tanto se deben diseñar y aplicar en función de las circunstancias particulares de cada entidad. R Rastreo. Se utiliza para dar seguimiento y controlar una operación de manera progresiva de un punto a otro, de un proceso de seguir pistas o pautas de transacciones u operaciones de un registro a otro registro (notas de contabilidad, diario, mayor, análisis de cuentas, etc.), ejemplo el seguimiento o rastreo que se realiza a las transferencias de fondos entre cuentas corrientes, gastos corrientes de cuentas de inversión. Etc. INSTITUTO PACÍFICO 45 GLOSARIO TEMÁTICO Racionalización de trámites. Se debe dar prioridad a la eliminación de tramites y procedimientos innecesarios repetidos o superfuos que no agreguen valor, ni prevengan disminuyan riesgos inherentes, seguidamente, se debe otorgar prioridad a la simplifcación y mejoramiento de los tramites que resulten indispensables o signifcativos para ejercer una función y que otorgan derecho a los usuarios a fn de facilitar la solución de sus peticiones. Reclamaciones no efectuadas Demanda legal potencial contra un cliente, donde existe la condición para que se presente la demanda pero no se ha presentado ninguna reclamación. Recomendaciones Constituyen las medidas sugeridas por el auditor a la administración de la entidad examinada para la superación de las observaciones identifcadas. Deben estar dirigidas a los funcionarios que tengan competencia para disponer su adopción y estar encaminadas a superar la condición y las causas de los problemas. Mediante éstas se intentará superar los problemas encontrados, evitar problemas futuros y sus consecuencias, con la fnalidad de que la entidad auditada adopte las medidas recomendadas. Las recomendaciones deben enfocar aspectos signifcativos de la organización y de su gestión, además ser técnica y fnancieramente factibles de aplicar en los entes, de acuerdo a sus propias características. Recomendaciones de auditoría Son acciones que los Auditores creen necesarias para corregir condiciones existentes o mejorar las operaciones. Requisito Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Responsabilidad Se entiende como el deber de los funcionarios o empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y, ante el público, por los fondos o bienes del Estado a su cargo y/o por una misión u objetivo asignado y aceptado. Responsabilidad Obligación implícita o explícita de un servidor público de cumplir con el debido cuidado las atribuciones que le han conferido para infuir sobre el uso de los recursos públicos en función de los objetivos institucionales. La responsabilidad implica el deber de rendir cuenta correcta y oportunamente sobre el cumplimiento de las obligaciones que le han sido conferidas a un servidor público. 46 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA Responsabilidad legal de los auditores El defraudar a una persona al manejar a sabiendas estados fnancieros falsos. Resultados Se refere a los logros y efectos obtenidos de la aplicación de los enfoques. Se evalúan los niveles de desempeño en los procesos, en función de la realidad de la organización, su comparación con las mejores prácticas, las tendencias a través de los años y la relación de causalidad con respecto al enfoque y la implementación. Revisión. Evaluación de los resultados de una intervención, periódicamente o de manera ad hoc. Nota: Con frecuencia, se realiza una « evaluación » para tener una determinación más completa y/o profunda que la que produce un revisión. Las revisiones tienden a hacer hincapié en los aspectos operativos. En ocasiones, los términos « revisión » y « evaluación » se utilizan como sinóni- mos. Término conexo: evaluación. Revisión de papeles de trabajo Revisión de los papeles de trabajo de la auditoria terminada por parte de otro miem- bro del despacho de auditores para asegurar la calidad y contrarrestar el prejuicio. Revisión estratégica Tiene como objetivo explorar en forma efectiva y efciente las áreas de trabajo de auditoría establecidas durante la etapa de revisión general y profundizar el conocimiento inicial de los asuntos más importantes. Revisión independiente Revisión de los estados fnancieros y toda la serie de papeles de trabajo por un revisor completamente independiente, ante el cual el equipo de auditoria justifca la evidencia acumulada y las conclusiones a que se llegó. Revisión SAS 71 Revisión de información fnanciera provisional sin auditar, desarrollada para ayudar a las empresas públicas (NT: que cotizan en la bolsa de valores) a satisfacer sus responsabilidades de reporte a las dependencias reguladoras. Revisión SSAR Revisión de estados fnancieros sin auditar diseñados para proporcionar una certeza limitada de que no se necesita hacer modifcaciones importantes a dichos estados INSTITUTO PACÍFICO 47 GLOSARIO TEMÁTICO fnancieros, a fn de que estén de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados o, de ser aplicables, con otra base amplia de contabilidad. Revisión selectiva. Consiste en el examen ocular rápido de una parte de los datos o partidas que conforman un universo homogéneo en ciertas áreas o documentos elaborados, con fnes de separar mentalmente asuntos que no son normales. Ejemplo revisión selectiva de cargas diferidas, anticipos concedidos, adelanto de viáticos. Etc. Riesgo Es la incertidumbre de que ocurra un acontecimiento que pudiera pueda afectar el logro de los objetivos. El riesgo se mide en términos de consecuencias y probabilidad. Riesgo aceptable de aceptación incorrecta –RAAI Riesgo que el auditor está dispuesto a asumir al aceptar un saldo como correcto, cuando el error real del saldo es igual o mayor que el error tolerable. Riesgo aceptable de auditoría Es una medida de la disponibilidad del auditor a aceptar que los estados fnancieros contengan errores importantes después de que se haya terminado la auditoria y de que se haya emitido una opción sin salvedades. Riesgo aceptable de exceso de confanza –RAE El riesgo que el auditor esta dispuesto ha asumir un control como efcaz o un índice de errores e irregularidades monetarios como tolerable, citando el índice de excep- ción de la población real es superior al índice de excepción tolerable. Riesgo aceptable de rechazo incorrecto –RARI Riesgo que el auditor está dispuesto a asumir al rechazar un saldo como incorrecto cuando no es erróneo por un monto importante. Riesgo de auditoría La posibilidad de que el auditor llegue a la conclusión de que los estados fnancieros son razonables y que por lo tanto, se emita una opinión sin salvedades cuando, de hecho, contienen errores importantes. Es la probabilidad, cuantifcable o no, de que un evento o acción pueda afectar adversamente la organización o actividades bajo auditoría o el alcance y resultados de la auditoría. Los riesgos se defnen en función de las consecuencias no deseadas que puedan ocurrir. 48 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA Riesgo de control evaluado Una medida de las expectativas del auditor de que la estructura de control interno no evitará que ocurran errores importantes ni detectará ni los corregirá si han ocurrido; el riesgo de control es evaluado para cada objetivo de auditoria relacionado con operaciones en un ciclo o clase de operaciones. Riesgo de control Una medida de la evaluación que hace el auditor de la probabilidad de que errores superiores a un monto tolerable en un segmento no se prevengan ni se detecte por parte de la estructura de control interno del cliente. Véase también, riesgo de control evaluado. Riesgo de detección planeada –PDR Una medida del riesgo de que los hechos de auditoria para un segmento no detec- tarán los errores superiores a un monto tolerable, si es que existen tales errores. Riesgo de falta de muestreo La probabilidad de excepción cuando las pruebas de auditoria no descubren excepciones existentes en la muestra; riesgo de falta de muestreo (error de falta de muestreo) se provoca por el no-reconocimiento de las excepciones y por tener procedimientos de auditoria inadecuados por inefcientes. Riesgo de información El riesgo de que sea imprecisa la información sobre la que se fundamentan las decisiones empresariales. Riesgo de muestreo La oportunidad de excepción inherente en las pruebas de parte de la población; el riesgo de muestreo puede reducirse utilizando un tamaño de muestra mayor y utilizando un método adecuado de selección de partidas de muestra de la población. Riesgo empresarial Riesgo que el auditor o el despacho de auditores sufra un daño debido a una rela- ción con un cliente, aunque el informe de auditoria que se presente para el cliente sea correcto. Riesgo en la auditoría La aceptación por parte de los auditores de que existe cierto nivel de incertidumbre en la realización de la auditoría. INSTITUTO PACÍFICO 49 GLOSARIO TEMÁTICO Riesgo inherente Medida de la evaluación que hace el auditor de la probabilidad de que existan errores importantes en un segmento antes que considerar la efcacia de la estructura de control interno. Riesgo mínimo. Un nivel de riesgo mínimo estaría conformado, cuando en un componente poco signifcativo no existan factores de riesgo y donde la probabilidad de ocurrencia de errores o irregularidades sea remota, el auditor considera que los controles internos detectaran cualquier aseveración errónea que pudiera ocurrir en exceso de la materialidad diseñada. Riesgo bajo. Cuando en un componente signifcativo de exámenes, existen factores de riesgo con probabilidades no demasiados importantes, la probabilidad de existencia de errores o irregularidades es baja. Riesgo medio. Un componente claramente signifcativo donde varios factores de riesgo y es posible que se presenten errores o irregularidades, será riesgo medio; el auditor considera que es mas probable que los controles no prevén o detecten cualquier aseveración errónea que pudiera ocurrir en exceso de la materialidad diseñada. Riesgo alto. Se defne riesgo alto cuando existe mayor probabilidad de que, un error importante que se incurre en una aseveración en los estados fnancieros, no sea detectado o prevenido oportunamente por el control interno de la entidad. Rotación de pruebas Es una técnica de auditoría que sirve para hacer efciente el tiempo utilizado y consiste en diferir (realizar en períodos prolongados que lo normal) la realización de ciertas pruebas de auditoría para aquellas áreas que en el pasado reciente, al ser auditadas, dieron como resultado un nivel aceptable de confabilidad. Cuando se decide rotar alguna prueba, siempre es aconsejable, por lo menos efectuar pruebas de recorrido. S Salud fnanciera Es el estado que guardan los recursos de una organización, cuya operación no pone en riesgo su existencia y que se representa por su valor económico. 50 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA Satisfacción de auditoría Es el juicio que se forma un auditor al evaluar las evidencias encontradas, las cuales le confrman que los criterios o Normas previstos se cumplieron o que los aspectos cuantitativos examinados han sido conformados razonablemente de acuerdo con las Normas o criterios. Este concepto es utilizado en la fase de conclusión o informe de las auditorías. Satisfacción del cliente Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. Secuencia Cosa que sigue a otra es secuencia o resultado de ella. Con el propósito de otorgar un ordenamiento secuencial al proceso de auditoría, se establecen unas fases de su desarrollo. Segregación de funciones Es la disposición de deberes entre personas o dependencias, de tal manera que se evita la concentración de todos los trámites en un solo individuo. Principalmente los auditores están interesados en establecer que las funciones de autorización, registro y custodia no están concentradas en una sola persona o dependencia. Seguimiento Está defnido como un proceso mediante el cual los Auditores determinan lo adecuado, efectivo y oportuno de las acciones tomadas por la Entidad con respecto a los hallazgos de la auditoría informados. Tales hallazgos también incluyen situaciones relevantes reportadas por Auditores Externos, Auditores Internos y otros. Seguimiento de resultados. Es un proceso para evaluar la efcacia del rendimiento del control internen el tiempo y consiste en la revisión y verifcación permanente sobre el funcionamiento de logros obtenidos de las medidas de control implantadas incluyendo la implementación de las recomendaciones formuladas en los informes de auditoria a través del memo- rándum de control interno, de los órganos confortantes del Sistema Nacional de control Interno a través del OCI Y SOA. Es la etapa mas importante, por que obliga a evaluar y comparar los resultados obtenidos en relación a las normas de control establecidos perfeccionando los procedimientos, mejorando la organización, los métodos, la efciencia del personal reasignado funciones, modifcando la estructura organizativa, mejorando la direc- ción. Seguridad razonable La seguridad razonable es una forma de expresar la limitación en el diseño del Sistema de Control Interno, según la cual se toman acciones costo-efectivas para INSTITUTO PACÍFICO 51 GLOSARIO TEMÁTICO prevenir o detectar oportunamente errores o irregularidades dentro de un nivel de materialidad tolerable. Selección de muestras no probabilística Un método para la selección de muestras en el cual el auditor utiliza su criterio profesional para escoger partidas de la población. Selección directa de muestras Método no probabilístico de selección de muestras en la que cada partida en la muestra se escoge con base en algún criterio establecido por el auditor. Selección probabilística de muestras Un método de selección de muestras con el cual es posible defnir el conjunto de todas las muestras posibles; toda muestra posible tiene una probabilidad conocida de ser escogida y la muestra se elige mediante un proceso aleatorio. Selección riesgosa Un método no probabilístico de selección de muestras en el cual las partidas se escogen sin considerar su tamaño, fuente u otras características distintivas. Selección sistemática Un método probabilístico de muestreo en el cual el auditor calcula un intervalo (el tamaño de la población dividido en el número de partidas de muestra deseadas), y escoge las partidas para la muestra con base en el tamaño del intervalo y un número seleccionado al azar entre O y el tamaño de la muestra. Sensibilidad. Implica identifcar situaciones o circunstancias propensas a dejarse llevar por los efectos de interpretaciones erróneas de las normas que están expuestas a cometer errores, irregularidades que inciden en la gestión de la entidad. Separación de responsabilidades Segregación de las siguientes actividades en una empresa. Custodia de los activos, contabilidad, autorización y responsabilidad operativa. Servicios o benefcios que se han recibido antes de la fecha del balance; los pasivos acumulados comunes incluyen las comisiones acumuladas, impuestos a los ingresos acumulados, nómina acumulada y renta acumulada. Servicios de Aseguramiento Un examen objetivo de evidencias con el propósito de proveer una evaluación independiente de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno de una organización. Por ejemplo: trabajos fnancieros, de desempeño, de cumplimiento, de seguridad de sistemas y de “due diligence” 52 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA Servicios de consultoría Es el rango de servicios, más allá de los servicios de aseguramiento que brinda la auditoría interna, provistos para asistir a la dirección en el cumplimiento de sus objetivos. La naturaleza y alcance del trabajo son especifcados por un acuerdo entre el auditor interno y el cliente. Por ejemplo, servicios de: facilitación, diseño de procesos, entrenamiento y asesoramiento. Síntesis gerencial. Es el documento mediante el cual el auditor presenta en forma resumida, a la ad- ministración de la entidad examinada, los aspectos más importantes de la auditoria, así como los resultados alcanzados. La síntesis gerencial tiene por objetivo hacer que el informe fnal (corto y largo) se mas breve y de mayor utilidad para los usuarios del informe. Simulación Acción de simular o fngir. En auditoría la simulación consiste en desarrollar programas de aplicación para determinada prueba y comparar los resultados de la simulación con la aplicación real Síntesis Tiene como objetivo hacer que el informe sea de mayor utilidad para los usuarios. Como de los receptores de los informes sólo leerán la síntesis, es importante que ésta refeje el contenido del informe de manera clara y precisa. La síntesis debe presentar en forma exacta, clara y justa los aspectos más importantes del informe, a fn de evitar errores de interpretación Sistema Cualquier conjunto cohesionado de elementos que están dinámicamente relacionados para lograr un propósito determinado. Es un arreglo, conjunto o colección de conceptos, partes, actividades y/o personas que están conectadas o interrelacionadas para lograr objetivos y metas (esta defni- ción aplica a sistemas manuales y automáticos). Un sistema también puede ser un conjunto de subsistemas operando integralmente para un objetivo o meta común. (SMP) Selección de la muestra de dólares individuales en un universo mediante el uso de una selección sistemática o aleatoria de la muestra. Sistema de control de Calidad. Comprende la estructura organizacional, las políticas y procedimientos adoptados por las frmas para proveer una seguridad razonable de que se están cumpliendo las normas profesionales. El sistema de control de calidad debe ser integral y dise- INSTITUTO PACÍFICO 53 GLOSARIO TEMÁTICO ñado apropiadamente de acuerdo con la estructura organizacional de las frmas, sus políticas y la naturaleza de sus prácticas. Sistema Operativo de seguimiento y Monitoreo. Permite observar continuamente distintos indicadores de gestión y de resultados de los proyectos de inversión. La observación continua de estos indicadores permite alertar de manera temprana cualquier desviación de los objetivos trazados, así como sugerir correcciones que aseguren que se alcancen dichos objetivos Software de auditoría general -SAG. Enfoque especializado de programas de computación para auditoria, por el cual un despacho de contadores u otra organización desarrollan software que puede desempeñar aplicaciones de auditoría. Sufciencia Capacidad, aptitud. En el proceso de formulación del informe los auditores deben revisar el cumplimiento de los programas y de trabajo, determinado la sufciencia del alcance de las pruebas y procedimientos aplicados y la naturaleza de la evidencia obtenida. Sufciencia de las evidencias La cantidad de las evidencias; el tamaño de la muestra adecuado. Superfuo No necesario; que sobra. La auditoría operativa brinda la posibilidad de eliminar trabajo y gastos superfuos. Supervisión: Es un proceso continuo, el cual empieza con la planeación y termina con la conclu- sión de los trabajos de auditoría. La supervisión incluye: - Proveer instrucciones apropiadas a los subordinados al comienzo de la auditoría y aprobar el programa de auditoría. - Observar que el programa de auditoría aprobado es desarrollado sin desviaciones o las mismas están justifcadas y autorizadas. - Determinar que los papeles de trabajo respaldan adecuadamente los hallazgos, conclusiones e informes de auditoría. - Asegurarse de que los informes de auditoría son exactos, objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos. - Determinar que los objetivos de auditoría se alcanzaron. 54 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA T Tabla de números aleatorios Una lista de dígitos independientes aleatorios acomodados en forma conveniente y tabular para facilitar la selección de números aleatorios de varios dígitos. Tamaño inicial de la muestra Tamaño de la muestra determinado a partir de las tablas de muestreo de atributos. Tarjeta de tiempo Documento que indica el momento en que el empleado comenzó y dejó de trabajar cada día, y el número de horas que trabajó. Técnicas de auditoría Son métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener evidencia necesaria que fundamente su opinión Técnicas de control interno Son las técnicas que permiten alcanzar los objetivos del Control Interno y se resumen en cuatro grupos: - Técnicas de disciplina: Que están dadas por la segregación de funciones, el acceso restringido, la supervisión y la Auditoría. - Técnicas de perfección: Que incluyen la numeración secuencial, los totales de control, los archivos de pendientes y las listas de recordatorio. - Técnicas de reejecución: Que se referen a la doble verifcación y al control previo. - Técnicas de validación: Que comprenden los mecanismos de autorización, comparación y verifcación de validez. Técnicas de verifcación escrita. • Analizar.- Consiste en la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso con el fn de establecer su naturaleza, su relación y conformidad con los criterios normativos y técnicos existentes. Los procedimientos de análisis están referidos a la comparación de cantidades, porcentajes y otros. De acuerdo a las circunstancias, se obtienen mejores resultados si son obtenidos por expertos que tengan habilidad para hacer inferencias lógicas y juicios de valor al evaluar la información recolectada. Las técnicas de análisis son especialmente útiles para determinar las causas y efectos de los hallazgos de auditoría. INSTITUTO PACÍFICO 55 GLOSARIO TEMÁTICO • Confrmación.- Es la técnica que permite comprobar la autenticidad de los registros y documentos analizados a través de información directa y por escrito, otorgada por funcionarios que participan o realizan las operaciones sujetas a examen (confrmación interna), por lo que están en disposición de opinar en forma válida y veraz sobre ellas. Otra forma de confrmación, es la denomina- da confrmación externa, la cual se presenta cuando se solicita a una persona independiente de la organización auditada (tercero), información de interés que sólo ella puede suministrar. • Tabulación.- Es la técnica de auditoría que consiste en agrupar los resultados obtenidos en áreas, segmentos o elementos examinados, de manera que se facilite la elaboración de conclusiones. Un ejemplo de aplicación de esta técnica lo constituye la tabulación de los resultados obtenidos en el inventario físico de bienes practicado en el almacén de la entidad en una fecha determinada. • Conciliación.- Implica hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados e independientes. Esta técnica consiste en analizar la infor- mación producida por diferentes unidades operativas o entidades, respecto de una misma operación o actividad, con el objeto de establecer su concordancia entre sí y, a la vez, determinar la validez y veracidad de los informes, registros y resultados que están siendo examinados. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMEN- TAL Técnicas de verifcación ocular • Comparación.- Es el acto de observar la similitud o diferencia existente entre dos o más elementos. Dentro de la fase de ejecución de la auditoría se efectúa la comparación de resultados, contra criterios aceptables, facilitando de esa forma la evaluación por el auditor y la elaboración de observaciones, conclusiones y recomendaciones. • Observación.- Es el examen ocular realizado para cerciorarse cómo se ejecutan las operaciones. Esta técnica es de utilidad en todas las fases de la auditoría, por cuyo intermedio el auditor se cerciora de ciertos hechos y circunstancias, en especial las relacionadas con la forma de ejecución de las operaciones, apreciando personalmente, de manera abierta o discreta, cómo el personal de la entidad ejecuta las operaciones. • Indagación.- Es el acto de obtener información verbal sobre un asunto mediante averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios responsables de la entidad. La respuesta a una pregunta formulada por el auditor comprende una porción insignifcante de elementos de juicio en los que puede confarse, pero las respuestas a muchas preguntas que se relacionan entre sí pueden suministrar un elemento de juicio satisfactorio si todas son razonables y consistentes. Es de especial utilidad la indagación en la auditoría de gestión cuando se examinan áreas específcas no documentadas; sin embargo, sus resultados por sí solos no constituyen evidencia sufciente y competente. • Entrevistas.- Pueden ser efectuadas al personal de la entidad auditada o personas benefciarias de los programas o actividades a su cargo. Para obtener 56 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA mejores resultados debe prepararse apropiadamente, especifcar quiénes serán entrevistados, defnir las preguntas a formular, alertar al entrevistado acerca del propósito y puntos a ser abordados. Asimismo, los aspectos considerados relevantes deben ser documentados y/o confrmados por otras fuentes y su utilización aceptada por la persona entrevistada. • Las Encuestas.- Pueden ser útiles para recopilar información de un gran universo de datos o grupos de personas. Pueden ser enviadas por correo u otro método a las personas, frmas privadas y otros que conocen del programa o el área a examinar. Su ventaja principal radica en la economía en términos de costo y tiempo; sin embargo, su desventaja se manifesta en su infexibilidad, al no obtenerse más de lo que se pide, lo cual en ciertos casos puede ser muy costoso. La información obtenida por medio de encuestas es poco confable, bastante menos que la información verbal recolectada en base a entrevistas efectuadas por los auditores. Por lo tanto, debe ser utilizada con mucho cuidado a no ser que se cuente con evidencia que la corrobore. (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMEN- TAL) Terminación de la lista de verifcación del compromiso de auditoría Es para el auditor un recordatorio de aspectos de la auditoría que pueden haberse pasado por alto. Tipos de pruebas Las cinco categorías de pruebas de auditoría que utilizan los auditores para determinar si los estados fnanciemos se presentan en forma razonable: procedimientos para entender la estructura de control interno, pruebas de controles, pruebas sustantivas de operaciones, procedimientos analíticos y pruebas de detalles de saldos. Trabajo Una específca asignación de auditoría interna, tarea o actividad de revisión, tal como auditoría interna, revisión de Autoevaluación de Control, examen de fraude, o consultoría. Un trabajo puede comprender múltiples tareas o actividades concebidas para alcanzar un grupo específco de objetivos relacionados. Traslape de cuentas por cobrar La posposición de partidas para cobranza de cuentas cobrables para ocultar un faltante de efectivo existente; un tipo común de desfalco. INSTITUTO PACÍFICO 57 GLOSARIO TEMÁTICO V Validar Aprobar. Dar fuerza a una cosa. Formulado el borrador del informe fnal, se programa una conferencia con los funcionarios auditados para comunicarles los resultados y aclarar puntos pendientes, dejando el informe validado. Valor realizable de las cuentas por cobrar Cantidad de los saldos pendientes en las cuentas por cobrar que se cobrarán al último Valoración de los riesgos El análisis o valoración del riesgo le permite a la entidad considerar cómo los riesgos potenciales pueden afectar el logro de sus objetivos. Se inicia con un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. El propósito es obtener la sufciente información acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, tiempo, respuesta y consecuencias. Valuación Peritaje de avalúo que realiza un valuador, con el propósito de señalarlo en un documento reconocido y ponerle un precio, de acuerdo con los parámetros comerciales que primen en ese momento. Verifcación Es aquella práctica que realiza un auditor para inspeccionar (particularmente en inventario) y confrmar la existencia del valor de activos, en lugar de confar en los estados presentados. En el otorgamiento de crédito, la verifcación del destino de los mismos se realiza para constatar que se ha aplicado correctamente. Verifcaciones de control Procedimientos de auditoria para verifcar la efcacia de las políticas y procedimientos de control en apoyo a un menor riesgo de control ponderado. Verifcaciones independientes Procedimientos de control interno para la verifcación continúa interna de otros controles en una estructura de control interno. Verifcaciones sustantivas de operaciones Verifcación que realiza un auditor de los errores e irregularidades monetarias para una clase de operaciones. 58 C.P.C. MARIO VERA NOVOA / C.P.C. JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ ILLANES / C.P.C. FLORENCIO BERNAL PISFIL AUDITORIA Verifcar Probar que es verdad una cosa que se adeudaba. Salir cierto y verdadero lo que se predijo. La auditoría operativa es un examen que verifca y evalúa la administración integral de la empresa.

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