DIAN – Proyecto de Masificación de la Factura ElectrónicaVersión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de este acto administrativo. GUÍA DE USUARIO EXTERNO FACTURADOR ELECTRÓNICO UAE DIAN PROCESO: FISCALIZACIÓN Y LIQUIDACIÓN 2017 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 2 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 1 TABLA DE CONTENIDO 2 3 1. OBJETIVO:.........................................................................................................................................................3 4 2. ALCANCE:..........................................................................................................................................................3 5 3. DEFINICIONES Y SIGLAS: ..................................................................................................................................3 6 4. MARCO LEGAL Y REGLAMENTARIO .................................................................................................................4 7 5. DESARROLLO DEL TEMA ..................................................................................................................................4 8 6. Registro y consulta de facturador electrónico ................................................................................................6 9 6.1 Registro como facturador electrónico: .......................................................................................................6 10 6.2 Consultar registro como Facturador Electrónico ........................................................................................9 11 6.3 Administrar software de facturador electrónico ..................................................................................... 10 12 6.3.1 Registrar ................................................................................................................................................ 10 13 6.3.2 Rangos prueba ...................................................................................................................................... 14 14 6.3.3 Registrar nuevos software para pruebas ............................................................................................. 15 15 6.3.4 URL para envío de facturas de pruebas de habilitación ...................................................................... 15 16 6.3.5 Verificar ................................................................................................................................................. 15 17 6.4 Activar Software ....................................................................................................................................... 17 18 6.5 Inactivar software ..................................................................................................................................... 19 19 6.6 Cambiar contraseña .................................................................................................................................. 21 20 7. Asociar proveedor o software ...................................................................................................................... 22 21 8. Eliminar software .......................................................................................................................................... 24 22 9. Solicitud de Rango de Numeración .............................................................................................................. 25 23 10. URL para envío de facturas en operación ................................................................................................ 26 24 11. Consultar Resultado de Transacciones de Facturación ........................................................................... 26 25 11.1 Opción del menú: Ver detalle ................................................................................................................... 28 26 12. Consultar de Catálogo de Participantes ................................................................................................... 29 27 12.1 Pestaña Facturador Electrónico................................................................................................................ 31 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 3 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 28 12.2 Asociar prefijos ......................................................................................................................................... 32 29 12.3 Eliminar prefijo.......................................................................................................................................... 34 30 ADVERTENCIA IMPORTANTE ................................................................................................................................ 35 31 13. CONTROL DE CAMBIOS DE LA EDICIÓN.................................................................................................... 36 32 33 1. OBJETIVO: 34 35 Servir de herramienta para que los facturadores electrónicos voluntarios y/o seleccionados por la 36 DIAN puedan ingresar a los módulos del aplicativo de acuerdo al trámite o consulta que deseen 37 realizar. 38 39 2. ALCANCE: 40 41 A través de la presente cartilla, el facturador electrónico podrá reconocer y aplicar las 42 funcionalidades básicas del servicio informático de factura electrónica como ingreso, registro, 43 administración de software, rangos de prueba para habilitación, y consultas en el catálogo de 44 participantes, entre otras. 45 46 3. DEFINICIONES Y SIGLAS: 47 48 A continuación se describen los participantes y/o roles que intervienen en el sistema: 49 50 Adquirente: Persona natural o jurídica que adquiere bienes y/o servicios y debe exigir factura 51 o documento equivalente y, que tratándose de la factura electrónica, la recibe, rechaza, cuando 52 sea del caso, y conserva para su posterior exhibición, en las condiciones que se establecen en 53 el Decreto 1625-2016 Art. 1.6.14.1.10 que compiló el Decreto 2242 de 2015. 54 55 Obligado a facturar electrónicamente: Persona natural o jurídica comprendida en el ámbito 56 del Decreto 1625-2016 Art. 1.6.14.1.10 que compiló el Decreto 2242 de 2015 y que como tal 57 debe facturar electrónicamente en las condiciones establecidas en el mismo. 58 59 Proveedor tecnológico: Es la persona natural o jurídica que podrá prestar a los obligados a 60 facturar electrónicamente y/o a los adquirentes que opten por recibir la factura en formato 61 electrónico de generación, cuando unos u otros así lo autoricen, los servicios inherentes a la 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 4 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 62 expedición de la factura electrónica, incluida la entrega del ejemplar a la DIAN como se indica 63 en el Artículo 7 del Decreto 1625-2016 Art. 1.6.14.1.10 que compiló el Decreto 2242 de 2015, 64 así como los servicios relacionados con su recibo, rechazo y conservación; i.e. los servicios de 65 infraestructura y de plataforma sobre los cuales operan los sistemas de software desarrollados 66 para cumplir lo previsto en la legislación y en la reglamentación de la Factura Electrónica. El 67 proveedor tecnológico deberá surtir el proceso de autorización por parte de la DIAN previsto en 68 el Artículo 12 del Decreto 1625-2016 Art. 1.6.14.1.10 que compiló el Decreto 2242 de 2015. 69 70 Usuario interno DIAN: Funcionario de la DIAN encargado de gestionar lo relacionado con la 71 Facturación Electrónica de los Obligados a facturar electrónicamente, Adquirentes y 72 Proveedores tecnológicos. 73 74 Administrador del sistema: Funcionario de la DIAN encargado de la administración técnica 75 del sistema de facturación electrónica. 76 77 Actor de consulta externo: Es cualquier persona que necesita verificar que una factura 78 generada electrónicamente fue recibida por los Servicios Informáticos de Factura Electrónica 79 de la DIAN. 80 81 4. MARCO LEGAL Y REGLAMENTARIO 82 83 Ver micro sitio URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html 84 85 86 5. DESARROLLO DEL TEMA 87 88 El servicio informático de Factura Electrónica se compone de dos módulos: Catálogo de 89 Participantes y Componente. 90 El módulo de Catálogo permite la gestión, administración y consulta de la información de los 91 participantes que intervienen en el servicio informático de Factura Electrónica y de las actividades que 92 complementan el proceso de envío de facturas. 93 El módulo de Componente recibe y procesa las facturas enviadas por los participantes registrados en 94 el sistema. 95 Para acceder al servicio informático de Factura electrónica se ingresa a través del portal de la DIAN 96 así: coloque la siguiente dirección en su navegador: 97 98 http://www.dian.gov.co/ 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 5 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 99 100 En el evento de que no tenga su cuenta habilitada, siga la siguiente ruta para acceder a la cartilla 101 que le presenta el procedimiento a seguir: 102 103 Menú izquierdo Guía de servicios en línea / Servicios transversales: 104 http://www.dian.gov.co/contenidos/servicios/habilitar_cuenta.html 105 106 Si tiene su cuenta habilitada, para iniciar sesión, digite el número de documento de la 107 organización, tipo de documento del usuario, número de documento del usuario y contraseña, 108 luego dé clic en Ingresar. 109 110 111 112 113 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 6 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 114 115 Una vez haya seguido las indicaciones, habrá ingresado a los Servicios Informáticos Electrónicos de la 116 DIAN, dentro de este menú encontrará la opción de Factura Electrónica: 117 118 119 120 A través de esta cartilla se indican los pasos a seguir para que el facturador electrónico (obligado o 121 voluntario) surta el proceso de habilitación, y se describen las funcionalidades disponibles en el servicio 122 informático de factura electrónica. 123 124 A continuación se presentan en detalle cada una de ellas: 125 126 6. Registro y consulta de facturador electrónico 127 128 6.1 Registro como facturador electrónico: 129 130 La opción Registro como Facturador Electrónico permite al Facturador obligado o voluntario 131 registrarse en el servicio informático de Factura Electrónica. 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 7 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 132 Al dar clic en la opción Registro como Facturador Electrónico se cargará a continuación la pantalla 133 donde aparecerán los datos de identificación de acuerdo con la información registrada en el RUT, así 134 como si es Facturador Electrónico Obligado o Voluntario, estos datos deberán ser verificados antes de 135 pulsar el botón “Guardar”. 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 Al dar clic en el botón “Guardar”, se presentará el mensaje que aparece en la siguiente pantalla, ante 146 lo cual deberá decidir si desea continuar con el proceso, caso en el cual deberá pulsar el botón 147 “Aceptar”; o en caso de tomar la decisión de no continuar con el registro como Facturador Electrónico 148 deberá dar clic en el botón “Cancelar”. 149 150 Mensaje de confirmación para registro de facturador electrónico Obligado: 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 8 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 151 152 153 Mensaje de confirmación para registro de facturador electrónico voluntario: 154 155 156 157 Si el usuario no acepta el envío de comunicados al correo electrónico registrado en RUT, se presenta 158 el siguiente mensaje de advertencia: 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 9 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 159 160 161 162 Si el usuario acepta el envío de comunicados al correo electrónico registrado en RUT, se presenta un 163 mensaje informativo de operación exitosa, y le indica en éste la acción a seguir dependiendo de si va 164 a facturar directamente o a través de un Proveedor tecnológico: 165 166 167 168 Si el usuario realiza una operación equivocada, recibe un mensaje de error: 169 170 “Usted ya ejecutó esta tarea o aún no ha realizado los pasos previos para tener acceso a ella.” 171 172 6.2 Consultar registro como Facturador Electrónico 173 174 La opción Consultar registro como Facturador Electrónico permite al Facturador Electrónico ver la 175 información que tiene registrada. 176 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 10 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 177 178 179 6.3 Administrar software de facturador electrónico 180 181 Administrar Software de Facturador Electrónico (Acciones: Registrar, Rangos prueba, Verificar, 182 Activar, Inactivar y Cambiar Contraseña) 183 184 Esta opción permite realizar las siguientes acciones: 185 Registrar Software para facturar electrónicamente, 186 Solicitar Rangos de Prueba para habilitación, 187 Verificar si ha obtenido un resultado exitoso en las pruebas, 188 Activar software, 189 Cambiar Contraseña del ambiente de un software e 190 Inactivar el o los Software registrados por el Facturador Electrónico 191 192 193 194 6.3.1 Registrar 195 196 En la funcionalidad Administrar software de facturador electrónico se encuentra la opción 197 Registrar, el cual permite al Facturador Electrónico registrar el software que desea probar, para luego 198 ser usado en el envío de sus facturas o como Proveedor Tecnológico para ofrecerlo a otros 199 participantes. 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 11 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 200 201 202 203 204 Al presionar Registrar se muestra la ventana con los campos: NIT, Apellidos y Nombres o Razón Social 205 y Tipo de Facturador electrónico, los cuales vienen precargados y están deshabilitados. Los campos 206 con asterisco son de obligatorio diligenciamiento 207 208 209 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 12 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 210 Para generar los datos de prueba se debe ingresar la siguiente información: 211 “Nombre” hace referencia al nombre del software que se registrará, es necesario que éste 212 campo inicie con el NIT del obligado a facturar más el nombre con el que se identificará el 213 Software, es un campo alfanumérico de hasta 200 caracteres; 214 “Ingrese pin” Es un código que usted debe elegir, el cual permitirá obtener los datos del 215 ambiente de pruebas para el software que se va a registrar, su tamaño es de 7 caracteres 216 alfanuméricos debe contener letras mayúsculas y minúsculas; 217 “Confirme pin” Debe confirmar el pin de pruebas digitado en el campo anterior. 218 219 220 Una vez digitado el nombre del software, se habilita la opción “Generar datos de prueba”: 221 222 223 224 Al presionar “Generar datos de prueba” el sistema arroja el Identificador del software, la URL 225 ambiente y el Usuario ambiente, estos campos están deshabilitados. 226 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 13 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 227 228 229 230 Diligencie la nueva contraseña, que le permite al usuario ingresar al ambiente para ejecutar las pruebas 231 del software, es alfanumérica de 10 caracteres y debe contener una letra mayúscula, luego confirme la 232 contraseña. 233 234 Al guardar la información, se carga en la página los datos del software registrado en estado “En 235 pruebas” y el sistema genera un mensaje que indica que el software ya se registró y que se pueden 236 iniciar las pruebas, así mismo le llegará a su correo electrónico un mensaje con todos estos datos. 237 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 14 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 238 239 240 A continuación debe consultar los rangos de numeración de facturación de pruebas para elaborar sus 241 facturas y así probar el software, esta misma información también le llegará por correo electrónico. 242 243 6.3.2 Rangos prueba 244 245 Con el fin de obtener los datos de los rangos de prueba de autorización de numeración, vigencias y 246 clave técnica de clic en el botón estos aparecerán en la siguiente pantalla y 247 serán los datos que debe utilizar para conformar las facturas y empezar a realizar sus pruebas, tiene a 248 su disposición un rango con prefijo y otro sin prefijos, los cuales irá agotando con cada uno de los 249 software que desee probar. 250 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 15 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 251 252 6.3.3 Registrar nuevos software para pruebas 253 254 A través de la opción el interesado podrá registrar más de un software para realizar pruebas de 255 habilitación incluso si ya obtuvo la resolución de habilitación puede registrar nuevos software para hacer 256 pruebas. 257 6.3.4 URL para envío de facturas de pruebas de habilitación 258 259 URL del archivo que describe el servicio para recibir facturas para el proceso de Habilitación: 260 https://facturaelectronica.dian.gov.co/habilitacion/B2BIntegrationEngine/FacturaElectronica/facturaElectronica.wsdl? 261 262 6.3.5 Verificar 263 264 Luego de enviar las facturas que ha generado, con datos simulados, para obtener un resultado exitoso 265 de las pruebas, al pulsar el botón “Verificar” puede confirmar el estado del software, el sistema verifica 266 el número de transacciones consecutivas exitosas que se requiere para obtener este resultado. Un 267 mensaje le informa si el software cumple con las transacciones consecutivas exitosas, en caso 268 contrario, se muestra un mensaje no exitoso en la verificación del software. 269 270 Se debe buscar y seleccionar el software en pruebas que se desee verificar: 271 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 16 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 272 273 274 275 276 277 Al aceptar verificar el software y NO cumplir con las transacciones exitosas el sistema le muestra el 278 siguiente mensaje y deberá continuar enviando facturas en el ambiente de habilitación hasta cuando 279 cumpla con el número de facturas consecutivas exitosas requeridas para poder habilitarse: 280 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 17 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 281 282 283 Al aceptar verificar el software y cumplir con las transacciones consecutivas exitosas el sistema le 284 muestra el siguiente mensaje y le indica la acción a seguir: 285 286 287 288 El paso siguiente para iniciar la Facturación Electrónica en ambiente de operación es activar el software 289 que ha obtenido un resultado exitoso en las pruebas. 290 Se recomienda que una vez activado el software no sé envíen facturas electrónicas con él para 291 no afectar el estado activo, pues cuando se envían facturas no exitosas o fallidas el software 292 cambiará su estado y quedará nuevamente en pruebas. 293 294 6.4 Activar Software 295 296 Esta opción permite activar un software para utilizarlo en Factura Electrónica. El software que se 297 activará debe tener el estado “Prueba Exitosa” y cumplir con los requisitos para activarse. 298 299 Al seleccionar “Activar”, los campos Apellidos y Nombres o Razón social, NIT y Nombre vienen 300 precargados, debe ingresar un nuevo PIN para obtener los datos del ambiente de producción y poder 301 enviar facturas electrónicas. 302 303 Dé clic en Generar Datos Producción: 304 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 18 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 305 306 307 308 Diligencie la nueva contraseña y confírmela, guarde para activar el software seleccionado; el 309 identificador del software y la Url ambiente cambia. 310 311 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 19 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 312 Al guardar la información el estado del software cambia a Activo y el ambiente pasa a producción. El 313 sistema le indica el paso a seguir 314 315 316 317 6.5 Inactivar software 318 319 Esta opción se presenta para el Facturador Electrónico y permite inactivar un software registrado en el 320 servicio informático de factura electrónica. El software se debe encontrar en estado Activo y en caso 321 de ser ofrecido a otros participantes deben desasociarse antes para poder ser inactivado. 322 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 20 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 323 324 325 Al seleccionar Inactivar un mensaje le pide confirmar la acción. Si Cancela se cierra la ventana y 326 regresa a la página de Administrar software. Si Acepta, se presenta un mensaje exitoso. 327 328 329 330 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 21 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 331 332 333 Si el software está siendo usado por algún participante se presenta el siguiente mensaje: 334 335 336 337 6.6 Cambiar contraseña 338 339 Esta opción se presenta para el Facturador Electrónico y permite cambiar la contraseña de ambiente 340 de un software que se encuentra En pruebas o Activo. 341 342 343 344 Al presionar la opción Cambiar Contraseña confirme los datos. La nueva contraseña debe ser 345 alfanumérica de 10 caracteres y debe contener una letra mayúscula, luego confirme la contraseña, 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 22 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 346 debe ser diferente a la anterior, la nueva contraseña y la confirmación deben ser iguales. Debe guardar 347 los cambios. 348 349 350 351 352 353 354 7. Asociar proveedor o software 355 356 Esta opción permite a un Facturador Electrónico Asociar un software registrado a su nombre o el 357 software de un proveedor tecnológico (para seleccionar ésta última opción es necesario que 358 previamente se tenga un acuerdo comercial con un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN) que 359 se encuentre en estado Activo para ser utilizado en la Facturación Electrónica; debe seleccionar el 360 software a través del cual facturará electrónicamente sus operaciones y posteriormente dar clic en el 361 botón “Agregar” y “Guardar”. 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 23 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 362 363 364 365 Los campos: NIT y Apellidos y Nombres o Razón Social se presentan deshabilitados. 366 367 Los campos que se deben diligenciar son: 368 369 - Proveedor: El sistema carga Apellido y Nombres o Razón Social de los Proveedores 370 Tecnológicos que se encuentren en estado "Autorizado", y del facturador electrónico si tiene 371 software registrado en estado activo. En esta sección debe seleccionar el nombre de quien 372 provee el software dependiendo de si va a actuar “Directamente o través de un proveedor 373 tecnológico” 374 375 - Software: Si el participante elige un proveedor distinto a él, se cargan los softwares activos que 376 el Proveedor Tecnológico elegido tiene asociados para ofrecer. Cuando se elige a sí mismo 377 como proveedor, se precargan los softwares activos que el participante tiene registrados. Acá 378 debe seleccionar el nombre del software. 379 380 Luego de seleccionada la información, dé clic en Agregar. Se adiciona a la lista Proveedores y software 381 asociados. Luego Guardar la información y un mensaje le informa la transacción exitosa. 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 24 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 382 383 Si el facturador electrónico es Voluntario el mensaje es el siguiente: 384 385 386 387 Si es un facturador electrónico voluntario desde este momento empezarán a contar los términos para 388 que la DIAN, mediante Resolución, lo habilite para actuar como Facturador Electrónico Voluntario, en 389 la cual le indicará la fecha en que debe empezar a facturar electrónicamente sus operaciones. 390 391 Si es un facturador electrónico Seleccionado por la DIAN a través de Resolución, con ejecutar la acción 392 de asociar software quedará Habilitado, situación que le será comunicada con este mensaje: 393 394 395 A partir de este momento deberá facturar electrónicamente sus operaciones, de acuerdo con los dispuestos en 396 las normas vigentes. 397 8. Eliminar software 398 399 Esta opción permite eliminar un software Asociado a un Facturador Electrónico. En el listado de 400 softwares asociados se selecciona el software a desasociar o eliminar: 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 25 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 401 402 403 Dé clic en Eliminar. Un mensaje le confirma la eliminación del software asociado. Si el software que 404 desea eliminar es el único que tiene asociado el participante, un mensaje le indica que no puede 405 desasociar el software. 406 407 408 Si el modelo de negocio lo requiere, el facturador electrónico podrá asociar software adicional, al 409 señalado en el párrafo anterior, con códigos de activación DIAN mientras tenga vigente la Resolución 410 de Habilitación. 411 Con la expedición y notificación de la Resolución de Habilitación de facturadores electrónicos 412 voluntarios o con la expedición de la Resolución de Facturadores Electrónicos Seleccionados se inicia 413 el proceso de actualización del RUT que lo realizará la DIAN de oficio, mediante el cual se incluirá la 414 nueva responsabilidad que está adquiriendo en materia de Facturación Electrónica código 36 o 37. 415 9. Solicitud de Rango de Numeración 416 417 Cuando aparece la nueva responsabilidad en el RUT, el facturador electrónico deberá solicitar los 418 rangos de autorización de numeración de facturación en el SIE dispuesto en el sitio web de la DIAN: 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 26 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 419 (http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/Facturacion_Numeracion.html), previendo el cumplimiento de 420 lo dispuesto en la Resolución 0055-2016 y los rangos de contingencia que requiera. 421 Luego de obtenidos los rangos de numeración, el facturador electrónico preparará la consulta de rangos 422 de facturación autorizados mediante un webservice tal como lo establece el Anexo No. 6 (adjunto a la 423 presente guía); este mecanismo devolverá en el ws-response el resultado de la consulta y las 424 informaciones acerca de la clave técnica de cada uno de los rangos de facturación electrónica 425 autorizados. Para el efecto se deberá tener en cuenta lo previsto en el Anexo-3 de la resolución 0019- 426 2016 sobre el uso de las claves técnicas como mecanismo técnico de control. 427 Estas informaciones del ws-response deberán incorporarse en el sistema informático de expedición de 428 facturas electrónicas del facturador electrónico, para que mediante los controles aplicables, no haya 429 resultados de entrega de facturas a la DIAN en estado fallido por números duplicados o fuera de rango 430 o fuera de vigencia o cualquier otro evento que invalide la factura electrónica en el sistema de la DIAN. 431 NOTA: esta versión preliminar de la Guía del Facturador 15/02/2017 incluye los siguientes 432 documentos: 433 0C-01_consultaResolucionesFacturacion_ws.wsdl 434 DIAN_consultaResolucionesFacturacion_ws.xsd 435 0B-01_DIAN_consultaResolucionesFacturacion_ws_Anexo Técnico 006.pdf 436 ejemplificacionDelResponseDeLaConsulta.pdf 437 10. URL para envío de facturas en operación 438 439 URL para recibir facturas realesi, proceso de Operación: 440 https://facturaelectronica.dian.gov.co/servicios/B2BIntegrationEngine-servicios/FacturaElectronica/consultaResolucionesFacturacion.wsdl? 441 442 11. Consultar Resultado de Transacciones de Facturación 443 444 Esta opción está disponible para los participantes registrados en el Servicio Informático de Factura 445 Electrónica, permite la consulta del resultado del proceso de verificación del cumplimiento de los 446 requisitos de las facturas enviadas al sistema. Se deben diligenciar los filtros solicitados como 447 obligatorios: Tipo de participante, fecha de generación Documento y fecha de recepción Documento 448 desde – hasta, Tipo Ambiente (Habilitación o Producción) y posteriormente pulsar el botón “Buscar”. 449 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 27 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 450 451 452 Se presenta el resultado de las transacciones de facturación que cumplen con los filtros ingresados: 453 454 455 456 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 28 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 457 458 459 Se despliegan los ejemplares encontrados de acuerdo con los filtros elegidos y los muestra en una 460 tabla que contiene la siguiente información: Número de Documento, Tipo de Documento, Origen 461 Ejemplar, Verificación del Documento, Fecha generación Documento, NIT Facturador 462 Electrónico, Razón Social Facturador Electrónico, NIT Adquirente, Razón Social Adquirente, 463 Fecha de Recepción Documento, Moneda y Valor Total. 464 465 11.1 Opción del menú: Ver detalle 466 467 Esta opción permite consultar el detalle de una factura. Se selecciona el documento de la lista de 468 resultados y se presiona Ver detalle: 469 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 29 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 470 471 472 12. Consultar de Catálogo de Participantes 473 474 A través de la opción Consultar Catálogo de Participantes un usuario, al autenticarse en el sistema, 475 puede consultar la información existente y publicada de los participantes registrados en el catálogo del 476 servicio informático de Factura Electrónica. 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 30 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 477 478 Se presenta el filtro de participantes con los campos: NIT, Apellidos y Nombres o Razón Social, Tipo 479 de Participante y el botón Consultar. 480 En la parte inferior se presenta la sección Información Participantes con las columnas: NIT, Apellidos y 481 Nombres o Razón Social y el botón Ver Detalle. 482 483 Las consultas se pueden realizar por “NIT y/o Apellidos y Nombres o Razón Social” o por “Tipo de 484 participante”. 485 Al seleccionar el icono: se abre la ventana para realizar la consulta por NIT Y/O Apellidos y 486 Nombres o Razón Social: 487 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 31 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 488 A continuación despliega los resultados en la tabla inferior, en la columna Seleccione aparece el icono 489 para que el usuario elija el participante. Al hacerlo se carga la información en la página principal y 490 al presionar Consultar, si el participante se encuentra registrado en el Catálogo despliega la información 491 en el listado: 492 493 Se selecciona el registro y se presiona el botón Ver Detalle: Se muestran los campos: 494 NIT, Apellidos y Nombres o Razón Social y se presentan habilitadas las pestañas de los roles que tiene 495 asociados el participante seleccionado. 496 12.1 Pestaña Facturador Electrónico 497 498 Presenta la siguiente información: Estado, Correo electrónico, la sección Información de software para 499 facturar directamente con los campos: Nombre, Fecha Vigencia Desde, Fecha Vigencia Hasta y Estado: 500 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 32 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 501 502 503 504 505 506 12.2 Asociar prefijos 507 508 Cumplidos los pasos indicados en los numerales 7 y 9, y a través de esta opción el Facturador 509 Electrónico Habilitado registra y asocia los prefijos de numeración de facturación a cada proveedor 510 tecnológico autorizado por él o a sí mismo, y permite además al software consultar los rangos de 511 numeración de facturación, vigencia, prefijos y clave técnica. 512 513 El facturador debe registrar en el Servicio Informático de Factura Electrónica, los prefijos de Numeración 514 de Facturación y asociarlos a sus proveedores tecnológicos o a si mismo antes o después de solicitar 515 la autorización de Numeración de Facturación, de todas formas, requiere asociarlos para poder enviar 516 las facturas en ambiente de producción a la DIAN. 517 518 El facturador puede tener varias autorizaciones de numeración para facturación electrónica del modelo 519 Decreto 1625-2016 Art. 1.6.14.1.10 que compiló el Decreto 2242 de 2015. 520 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 33 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 521 Se muestran los campos NIT, Nombre o razón social, Proveedor-software y prefijo, se deben 522 diligenciar los campos de Proveedor-software y prefijo (seleccionar o digitar) y Guardar; en el campo 523 Asociaciones PT o SW directo y prefijos se listan los prefijos asociados. 524 525 Los prefijos de numeración de facturación serán de máximo cuatro (4) caracteres de tipo alfabético, 526 numérico o alfanumérico. 527 528 Si el Facturador Electrónico no requiere tener prefijos, es necesario tener en cuenta lo regulado por la 529 DIAN respecto a este tema, se debe seleccionar la opción: 530 531 532 533 534 El sistema confirma la transacción exitosa: 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 34 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 535 536 537 538 Tenga en cuenta que esta acción es indispensable para que el software asociado a los proveedores 539 tecnológicos o a sí mismo, pueda consultar la información sobre los rangos de numeración asignados, 540 vigencia, prefijos y clave técnica para el envío de las facturas a la Entidad. 541 542 12.3 Eliminar prefijo 543 544 Las asociaciones de los prefijos se pueden eliminar cuando usted lo requiera, solo seleccione el registro 545 y de clic en Eliminar: 546 547 548 549 El sistema le pide confirmar la acción del cambio solicitado: 550 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 35 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 551 552 553 Si decide aceptar el cambio el sistema arroja el siguiente mensaje: 554 555 556 ADVERTENCIA IMPORTANTE 557 558 Bogotá DC, febrero 2 de 2017. 559 560 Señor Facturador Electrónico, 561 Por favor utilice para la expedición de facturas electrónicas los certificados digitales expedidos por 562 Entidad de Certificación Digital -ECD que cumplan lo especificado en el Anexo-2 Política de Firma. 563 El SIE de la DIAN aceptará los certificados digitales vigentes que se expidieron antes de que entrara 564 en vigencia lo previsto en la circular 003-2016, SHA-1— y también aceptará SHA-256, y próximamente 565 SHA-384 y SHA-512. 566 Se efectuarán los ajustes en el uso de las funciones de resumen criptográfico para los diferentes 567 cálculos que deberán registrarse para conformar la factura electrónica y la firma xAdES. 568 Todos estos cambios serán anunciados próximamente. 569 570 Recuerde que disponemos de las siguientes líneas de atención telefónica: 571 5462200 Bogotá 572 01900 111 5462 Desde cualquier lugar del país 573 www.dian.gov.co 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 36 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 574 575 576 577 578 579 13. CONTROL DE CAMBIOS DE LA EDICIÓN 580 Vigencia Versión Descripción de Cambios Desde Hasta Versión inicial para revisión y complemento 1 20/12/2016 09/02/2017 interno. Edición preliminar para facilitar el funcionamiento operativo del sistema por parte de los interesados, los facturadores 2 09/02/2017 15/02/2017 electrónicos habilitados, y los proveedores tecnológicos. Esta versión de la Guía debe incluir los archivos que se relacionan en el numeral 9. 3 15/02/2017 Líneas 433, 435, 440 y 580; pié de página 581 582 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html Proyecto de Impulso y GUÍA DEL USUARIO Masificación de la Factura FACTURADOR ELECTRÓNICO Electrónica con fines de control fiscal Versión del Modelo Decreto 2242-2015 documento: Página 37 de 37 PRELIMINAR Versión preliminar; el contenido y las definiciones adoptadas en este documento podrán cambiar en la versión definitiva de esta ayuda operativa. 583 Ciro Andres Benavides Corredor Gestor II de Subdirección de Gestión de Elaboración Sistemas de Gestión Competencias Laborales técnica Luis Hernando Elaboró: Valero Vásquez Inspector III de Subdirección de Subdirección de Gestión de Yomaide Esther Fiscalización Fiscalización Tributaria Gutierrez Lopez Tributaria Elaboración técnica Subdirector de Luis Bill Céspedes Gestión de Subdirección de Gestión de García Fiscalización Fiscalización Tributaria Tributaria Inspector III de Revisó y ajustó: Dirección de Gestión Elton Á. Gómez B. Inteligencia Organizacional Corporativa Luz Helena Liévano Subdirección de Gestión de Gestor III Montejo Fiscalización Tributaria Personal de “masificación” y de Editó: “asuntos técnico-funcionales” 584 i Facturas reales: cumplen lo previsto en el Estatuto Tributario, la legislación y la reglamentación aplicable. 0A-03_Guia del Facturador Electrónico 20170215_v2 URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html