NORMA TÉCNICA COLOMBIANANTC 3394 1996-06-19 DOCUMENTACIÓN. ELABORACIÓN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS E: DOCUMENTATION. WRITING A MANAGEMENT MINUTES. CORRESPONDENCIA: DESCRIPTORES: documentación; actas. correspondencia; I.C.S.: 01.140.30 Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. (571) 6078888 - Fax (571) 2221435 Prohibida su reproducción Primera actualización es el organismo nacional de normalización. según el Decreto 2269 de 1993. ICONTEC. A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a través de su participación en el Comité Técnico 000010 Elaboración y divulgación de documentos. La NTC 3394 (Primera actualización) fue ratificada por el Consejo Directivo de 1996-06-19.PRÓLOGO El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del país. sin ánimo de lucro. cuya Misión es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN 2 . CADES COLEGIO MAYOR DE ANTIOQUIA ICONTEC SENA DIRECCIÓN GENERAL SENA ANTIOQUIA-CHOCÓ SENA RISARALDA ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados normas internacionales. regionales y nacionales. Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. ICONTEC es una entidad de carácter privado. este último caracterizado por la participación del público en general. La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública. para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo. 2.4 2. 2.1. Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad de un documento.1 DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN DEFINICIONES Para efectos de esta norma se establecen las siguientes: 2. 1 .1 Acta: documento en el que consta lo sucedido. Espacio: distancia horizontal de escritura. y acordado en una reunión. 2.1. consejos y juntas directivas. Denominación del documento: nombre que identifica el acta. limitadas.2 Acta no registrada: documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos. OBJETO Esta norma establece y unificar los requisitos para la elaboración de actas administrativas. 2.1.6 2. 2.7 2.10 Incapaz: persona que no tiene facultad legal para ejecutar actos civiles o que carece de aptitud legal para determinado acto jurídico o para contraer obligaciones por sí misma.1.3 Acta registrada: documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas. en comandita.1.8 2.1.1.9 Convocatoria: acuerdo de fecha para la siguiente reunión.1. ELABORACIÓN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS 1.1.1.5 2. que obliga a cumplir condiciones específicas de la entidad competente. tratado. 2.NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3394 (Primera actualización) DOCUMENTACIÓN. Hora: registro del tiempo en que se inicia y termina la reunión. Desarrollo: descripción de los asuntos tratados en una reunión. 11 Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. 2.1 REQUISITOS REQUISITOS GENERALES Márgenes entre 3 cm y 4 cm entre 2 cm y 3 cm entre 3 cm y 4 cm entre 2 cm y 3 cm Superior Inferior Lateral izquierdo Lateral derecho Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.16 Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal. 2. 2.2 Título Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. En las actas de comités internos. Las actas de asambleas o juntas directivas se pueden llevar en el mismo libro y en tal caso se distingue cada acta con el nombre del organismo y con la numeración continua para cada uno.1. Por extensión se le denomina renglón. se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.1.1.1 3.14 Orden del día: relación de temas que se han de tratar en una reunión.1.15 Razón social: nombre que identifica a una empresa.1. 3.1. puede iniciarse numeración cada año.3 Numeración Las actas registradas de sociedades mercantiles se numeran de manera consecutiva y sin interrupción.12 Naturaleza de la reunión: carácter de ordinaria o de extraordinaria.4 Presentación Las actas se pueden presentar en hojas sueltas o en libros que se destinen para el efecto.1.1. 3.1. Además. 3. 2. 3.1. 2. 2.2 CLASIFICACIÓN Las actas se clasifican en: registradas y no registradas.NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3394 (Primera actualización) 2. 3. 2. 2 .13 Número: identificación consecutiva del documento.1.17 Título: denominación específica del nombre de la reunión. gramaticales ni de puntuación.1.1.1. cuando así se requiera.2.2 El encabezado se sitúa entre 2 cm y 3 cm del borde superior. 3.2.1 Razón Social En el margen superior de la primera página va la razón social. tampoco debe presentar errores técnicos.1 Se utiliza papel de la misma calidad.1.2 REQUISITOS ESPECÍFICOS Para la elaboración del acta se recomienda utilizar la distribución presentada en las Figuras 1.2 Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio.NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3. contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial.1 Se redactan en tiempo pasado.5 Redacción NTC 3394 (Primera actualización) 3. a tres interlíneas del logosímbolo. 3.1. sin borrones ni repisados. sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No. contra el margen derecho se escribe el número de la página. 3. 3. 3.4 La presentación de originales y copias debe ser impecable.1.5. (Puede utilizarse negrilla para resaltar).5. 2 y 3.1. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por guión. impresa o escrita.3 El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico.6. En la misma línea.5.) (véase la Figura 3). ortográficos. Ejemplo: Margen izquierdo Margen derecho Reunión Comité Académico-Acta 002 2 El primer renglón de texto se inicia de dos a tres interlíneas del encabezado cuando se elabora a maquina. 3.5. en mayúscula sostenida. 3.1. color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna. se escriben centrados.6.2 Título El nombre de la reunión y su naturaleza. 3. 3 .6 Páginas subsiguientes Para las páginas subsiguientes de las actas administrativas se establecen los siguientes requisitos: 3. EJEMPLOS. EJEMPLOS.4 Fecha Contra el margen izquierdo. de 1. centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda. mes. separados por coma (.5 Hora Contra el margen izquierdo.2. además de la forma y antelación de la convocatoria (véase el Artículo 431 del Código de Comercio). En caso de sociedades que registran sus actas ante una entidad competente.2. año). EJEMPLO. en mayúscula sostenida. ACTA 001 Nota. HORA: De las 09:15 a las 10:25 horas HORA: De 14:20 a 16:00 horas 4 . la fecha y la hora de la reunión.5 a 2 interlíneas de la fecha se digita la palabra HORA.3 Denominación del documento y número Después del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA. se indican: el lugar. Se suprime el símbolo de número (#) o la abreviatura (No.NORMA TÉCNICA COLOMBIANA EJEMPLOS. a tres interlíneas de la denominación del documento se escribe la palabra FECHA.). 26 de abril de 1996 Nota.2. Al frente se anotan la hora de inicio y de finalización de la reunión. 15 de mayo de 1996 Medellín. NTC 3394 (Primera actualización) ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE SOCIOS COMITÉ 000010 ELABORACIÓN Y DIVULGACIÓN DE DOCUMENTOS REUNIÓN DE JUNTA DIRECTIVA 3. en mayúscula sostenida.) 3. 3. y seguida de dos puntos (:). FECHA: FECHA: Santafé de Bogotá. Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa (día. en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). El tratamiento es opcional. Secretaria Rosario Díaz Pinzón 3. EJEMPLO en orden jerárquico: ASISTENTES: Ingeniero Eduardo Casas Burgos.. de 1. Vicepresidenta Nota.NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3. Patricia Campos P. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (. en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Rosa Restrepo V.2. se seguirá un orden alfabético por entidades 5 . Presidente Sofía Camargo. en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).7 Asistentes 3.2.7.1 Contra el margen izquierdo.) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. Al frente se anota el sitio de la reunión.7.2 En reuniones o comités. Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicial. su uso u omisión se aplica a todos. En caso de igual jerarquía. EJEMPLO con función común: ASISTENTES: Miembros del Consejo Estudiantil Pedro Muñoz H.2. a interlineación sencilla.. sala 202 Hotel El Barón. EJEMPLOS. EJEMPLO de igual jerarquía: ASISTENTES: Rubén Acosta Z.5 a 2 interlíneas del lugar se escribe la palabra ASISTENTES. Presidente Arquitecta Teresa Peña B. integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes empresas. de 1. en orden alfabético por apellidos.6 Lugar NTC 3394 (Primera actualización) Contra el margen izquierdo.5 a 2 interlíneas de la hora se anota la palabra LUGAR. LUGAR: LUGAR: ICONTEC. Salón Diamante 3.2. en los que el cargo en la entidad cuenta para la reunión.4 Cuando varias personas tienen una misma denominación de cargo dentro de la reunión. En caso de sociedades mercantiles. se sigue orden alfabético por apellidos.A. ASISTENTES: Consejeros Principales Ernesto Alzate García Martha Bermúdez Martínez Oscar Cardona Vega 3. En la lista de asistentes es necesario aclarar cuándo una persona lleva la representación de otra: a) En caso de reuniones de sociedades que registran sus actas en la entidad competente. Dicha persona se anota dos veces: como asistente y como representante. el orden alfabético se aplica por dependencias.2. es necesario tener en cuenta que si los socios concurren a través de apoderado.. el número de acciones suscritas. Financiera Nota. En reuniones o comités empresariales internos. ANDES LTDA.. 3. con mayúscula inicial y seguido de dos puntos (:).7. En caso de igual jerarquía. Internacional S. ASISTENTES: NTC 3394 (Primera actualización) Representantes de Empresas Oscar Javier Solano.2. EJEMPLO.7. se indica el número de derechos propios o ajenos representados y tratándose de sociedades por acciones. EJEMPLO.2. para efectos de verificación de quórum legal o estatutario. se aclara cuando una persona asiste por derecho propio y que además lleva la representación de otra. Administrativa María Campos R.. Rocío Betáncur R.3 En comités internos. debe expresarse el nombre de éste.7. Si hay varias personas de una misma dependencia se anotan en orden jerárquico. 3.5 Representaciones. ASISTENTES: Jefes de División Carlos Amaya G. b) c) 6 .NORMA TÉCNICA COLOMBIANA EJEMPLO. se podrán enunciar con un subtítulo común. (negrilla opcional) que se ubica frente a la palabra ASISTENTES.A. se indica en qué calidad actúa su representante (véase la circular D-001/91 Supersociedades).. Jesús Alberto Alcázar J. y si el socio o accionista es una persona jurídica o un incapaz. Mundial de Vestidos S. 2.2..5 a 2 interlíneas.2. con mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se anota la palabra AUSENTES. 3. Entre tema y tema se dejan 1. Vocal. Los datos de fecha. identificándolos con números arábigos. ASISTENTES: NTC 3394 (Primera actualización) Mario Restrepo. Delegado (sin justificación) Nota. Si el tema requiere de dos o más renglones. en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. 3.9 Ausentes Contra el margen izquierdo. con mayúscula inicial. A dos interlíneas de este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo y escritura en negrilla si se desea resaltar. Secretario Mario Restrepo en representación de Alberto González. se enumeran los temas motivo de la reunión. a tres interlíneas del último tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos (:). 3.2.NORMA TÉCNICA COLOMBIANA EJEMPLO. Secretario (con justificación) Javier Suárez Q.10 Orden del día Contra el margen izquierdo. de 1. a tres interlíneas del último nombre y con mayúscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DÍA seguida de dos puntos (:). si los hay.11 Desarrollo Contra el margen izquierdo.8 Invitados A continuación de la lista de asistentes. el segundo y subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo a interlineación sencilla. Los nombres se escriben con mayúscula inicial. EJEMPLO. 3. AUSENTES: Pedro Noriega R.5 a 2 interlíneas y contra el margen izquierdo. 7 . de 1. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.. si los hay.5 a 2 interlíneas del último nombre se anota la palabra INVITADOS.7. De 1. lugar y asistentes se tabulan a dos espacios de la palabra ASISTENTES.2. a interlineación sencilla.5 a 2 interlíneas del último nombre. hora. que se incluye como primer anexo en el acta y se especifica así: ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas) 3.7 Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora una lista aparte. 15 Aspectos Generales 3. sus nombres se escriben de cuatro a seis interlíneas uno del otro. La próxima reunión se realizará en la oficina de la sucursal de Barranquilla el 17 de abril de 1996. pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Nombre y Cargo El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial. A continuación se anotan la fecha y hora de la próxima reunión. o se anotan las modificaciones que se presenten. y en el mismo renglón hacia la derecha. seguida de dos puntos (:).2. 3.2. Ejemplo: CONVOCATORIA. En caso de cambio de sede se indica el lugar.12 Convocatoria Si se programa una nueva reunión. 3. 3. Sin embargo. discusión y aprobación del acta anterior" se indica si fue aprobada.11.14 Firmas Responsables Toda acta lleva las firmas de los responsables. a partir de las 09:00 horas.2. Si el número de firmas es impar.2. El cargo se anota a interlineación sencilla del nombre.NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3394 (Primera actualización) A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente. Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue. 3.). Los párrafos deben ser concisos.11. claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas.2.15. 8 .2 En el tema "lectura. 3. se escribe la palabra CONVOCATORIA contra el margen izquierdo y con mayúscula sostenida seguida de punto (.1 Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes. se anotan las discrepancias.1 El primer tema puede ser verificación de quórum o lectura.13 Firma.2.2. discusión y aprobación del acta anterior. con mayúscula inicial y sin centrar. de las cuales mínimo dos aparecen en la página donde finaliza el texto.2. 3. por solicitud expresa. MANUEL CHACÓN CORREA Presidente JUAN CAMILO VÉLEZ CANO Secretario En caso de varios firmantes.2 Se indica el nombre de la persona que presenta una moción. EJEMPLO. a tres interlíneas del último renglón del texto. la última se centra. distribuidos por pares. En el posible caso de necesitar varias hojas para firmantes.15. de cuatro a seis renglones a partir de la última línea del acta. se escribe la expresión "Pasan firmas". 3. sobre el margen inferior y contra el margen derecho. escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos. .12 Resumen de compromisos. 3..7 En actas registradas y en las que por seguridad se considere conveniente.6 En caso de acta no registrada. su identificación se escribe contra el margen izquierdo. de preferencia clarificar el número de hojas...15.. el Revisor Fiscal. contra el margen izquierdo.. 3.... en las actas que así lo requieran.15.4 Cuando haya lugar a votaciones.. la cual se halla asentada en el libro de actas de la sociedad.... se anota el nombre con mayúscula inicial. por escrito y con las firmas respectivas. es necesario acreditar ante la entidad competente.14 Transcriptor. de 19.2. de.. a dos interlíneas de las firmas o del enunciado de Anexos si lo hay...2. seguida de dos puntos (:) y con mayúscula inicial. 3. éstos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta.15. Junto con el acta se recomienda elaborar un resumen de compromisos..15. en su defecto. En caso de nombramientos. 3. 3.2....2.... A dos interlíneas de los firmantes.. ratifica la constancia de la validez del acta. se escribe el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunión. de los folios. Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información.2.3 Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes.. se escribe la palabra Anexo o Anexos.. así como la persona que actúa como secretario de la misma. miembros de juntas directivas o revisores fiscales.2.. así: "La anterior acta es fiel copia tomada de su original. se registran los resultados y los nombres completos.2...10 En actas registradas........ después de las firmas correspondientes. el Representante Legal de la compañía..2..".. en el cual se consignen: acciones...5 En caso de acta registrada.15.15. bajo el No. responsables de las mismas y fechas límite de cumplimiento... Anexos: cinco (25 hojas) 3.15.....8 En actas registradas firman el Presidente y el Secretario o. el Secretario o. 3.2... en contra y en blanco.2. . 3. el presidente coloca su rúbrica en la parte inferior izquierda de cada hoja. es preciso que quede constancia del nombre de quien preside la sesión y de quien actúa como secretario. en su defecto.NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3394 (Primera actualización) 3..15... debidamente registrado en ... Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor.15... se hace con su nombre completo.9 En actas registradas.11 A un renglón del cargo del firmante se anota el número del documento de identificación.2. 3.. A dos espacios la cantidad.15.13 Anexos.15...2.. la aceptación del nombramiento de los representantes legales.15. 3. 3.. el . 9 . se indica el número de votos emitidos a favor. Modelo de distribución de acta administrativa 10 . Martha C.NORMA TÉCNICA COLOMBIANA EJEMPLO. Horacio H. Nota. Se emplea letra más pequeña. NTC 3394 (Primera actualización) Figura 1. Modelo de una primera página de acta administrativa 11 .NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3394 (Primera actualización) Figura 2. Modelo de una página subsiguiente de acta administrativa 12 .NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3394 (Primera actualización) Figura 3.