Mini-guía: Primeros pasos AVANBOX. Gestión de DOCUMENTOS En otras mini-guías y vídeos iremos profundizando en aspectos más concretos de la herramienta.INTRODUCCIÓN En esta mini-guía. entre otros.Versión: 2. contractual. Factura Electrónica. El EXPEDIENTE agrupa mediante una serie de ETIQUETAS a todos estos documentos. Son de texto libre o cerradas a una lista y se dan de alta cuando se etiqueta un documento o grupo de documentos.1. etc.DEFINICIONES: CARPETA AVANBOX: Representación gráfica de un conjunto de documentos o archivos visualizados de un modo agrupado. como es la Gestión de Expedientes.0.13 Primeros pasos en AVANBOX 1. comercial. vamos a explicar a grandes rasgos cómo comenzar a trabajar con AVANBOX. También son conocidas como METADATOS. Este usuario se gestiona desde un punto central de modo global en cada una de las instalaciones AVANBOX. GRUPO DE USUARIOS: Agrupación de usuarios que permite la creación de permisos en base a los grupos usuarios. 1. Contarán con un identificador denominado “usuario” y una contraseña de acceso. EXPLORADOR: Apartado de la aplicación donde se puede trabajar con los documentos. Un usuario puede pertenecer sólo a un grupo de usuarios.. Al almacenarlos en dicha ubicación. Página 2 de 16 . Estas etiquetas son completamente configurables por parte del cliente. ya sea por pertenecer a una misma operación. EXPEDIENTE: Conjunto de documentos que mantienen una relación. Gestión de Permisos. USUARIO: Cada uno de las personas pertenecientes a la organización y que contarán con un acceso a la herramienta. ya contienen la asignación al mismo.. ETIQUETA: Cada uno de los identificadores que podemos asociar a un determinado documento. donde se almacenan todos los documentos relacionados con un EXPEDIENTE. CARPETA EXPEDIENTE: CARPETA AVANBOX especial. Versión: 2. podremos acceder a la misma a través de: Usuario admin Contraseña: (Vacío) Una vez que hayamos accedido al uso de la aplicación. nos encontraremos con la pantalla de Autorización.. podremos modificar esta contraseña.0. Para acceder a la aplicación una vez instalada. Cuando comenzamos a trabajar con la aplicación. Página 3 de 16 . así como dar de alta más usuarios.13 2.ACCESO INICIAL. TRABAJANDO CON LOS DOCUMENTOS Página 4 de 16 . y en concreto. 4. En primero instancia.0. a la izquierda. vacía.. y a la derecha contamos con el ÁREA DE TRABAJO de la CARPETA DE AVANBOX. la pestaña EXPLORADOR.PANTALLA PRINCIPAL DE TRABAJO Cuando accedemos podremos ver la siguiente pantalla inicial de trabajo.13 3..Versión: 2. donde nos encontraremos el ÁRBOL DE CARPETAS AVANBOX. y que vamos utilizar para definir las diferentes áreas. nos fijamos en el apartado de DOCUMENTOS. donde iremos trabajando con el contenido de las CARPETAS AVANBOX del EXPLORADOR. se trabaja en base a estos elementos de los que estamos tan familiarizados en los sistemas operativos modernos. AVANBOX es una base de datos. etc. la pantalla inicial. TIFF. Esta opción se llama directamente desde la esquina superior izquierda del área de trabajo. Como hemos visto. Página 5 de 16 . se abre una ventana para seleccionar archivos desde Windows.. AVANBOX permite trabajar con cualquier tipo de archivo.Adjuntar documentos desde scanner. sin distinción a que sean PDF.0. DOC. El comportamiento será igual en todos los casos.13 Los DOCUMENTOS o ARCHIVOS son el elemento básico en una gestión documental. Lo primero que vamos a ver es cómo se insertar o adjuntar DOCUMENTOS a AVANBOX.Adjuntar documentos desde Windows. es así. Como vemos. por lo que la asignación de un DOCUMENTO a una CARPETA AVANBOX es igual que cuando trabajamos con el sistema de Mircrosoft. y aunque el aspecto de la aplicación parezca que estamos accediendo a unas CARPETAS WINDOWS.. lo cierto es que accedemos a una base de datos que aporta mayores cualidades. Opción 2.Versión: 2. agilidad y ante todo seguridad. Opción 1. Igual que la Opción 1 pero haciendo una llamada al scanner TWAIN. y en este caso. AVANBOX se presenta con un aspecto similar al de CARPETAS DE WINDOWS. de este modo adjuntamos todo el bloque seleccionado. no se trata de adjuntar o subir documentos.Mediante Sincronización. Cualquier DOCUMENTO una vez que se ha adjuntado a AVANBOX contará con las siguientes opciones accesibles desde el menú contextual (botón derecho del ratón).Versión: 2. Opción 4. mantienen una opción de Sincronización que podemos parametrizar para que se adjunten documentos de modo desasistido. Las CARPETAS AVANBOX. ver Mini Guía GESTIÓN DE SINCRONIZACIÓN. Los DOCUMENTOS pueden ser movidos. Página 6 de 16 . ya que pinchando sobre el o los documentos. Un modo muy rápido y ágil a la hora de adjuntar documentos sería a través de ratón. crear desde un DOCUMENTO PLANTILLA que contamos en la propia herramienta. Para ello. Esta última posibilidad de creación de DOCUMENTOS. o carpetas a adjuntar y arrastrando. sino más bien. tan solo hay que dirigirse al CARPETA AVANBOX donde estemos trabajando y pulsar el botón para de este modo crear un documento basado en una plantilla.Arrastrando. Este es el método más rápido a la hora de hacer un porting de documentos. Para conocer con más profundidad esta opción.0.. Opción 5.13 Opción 3.Mediante plantillas. copiados.. o modificados en cualquiera de las CARPETAS AVANBOX siempre que se tenga permiso.. somos capaces de eliminar completamente el DOCUMENTO. Recordemos que esta operación también se puede realizar arrastrando con el ratón.13 Abrir: Con esta opción se abrirá el documento con la aplicación por defecto que tenga instalado el puesto desde donde estamos trabajando. Imprimir: Esta opción llama al gestor de impresión para elegir impresora.0. Mover a: Opción para mover el DOCUMENTO a otra CARPETA AVANBOX. se hace el envío y queda registrado en el histórico de la aplicación. De este modo podemos abrir y ejecutar cualquier tipo de archivo. Abrir con: Con esta opción se hace una llamada a otra aplicación que no sea por defecto. Duplicar: Crea un documento idéntico pero con otro nombre.Versión: 2. Desde el apartado de Correo Electrónico de AVANBOX. Guardar una copia como PDF: Genera en la misma CARPETA AVANBOX un documento del mismo nombre pero en formato PDF. Página 7 de 16 . Eliminar: Si se tienen derechos de administrador. Enviar por correo electrónico: Llamada al gestor de correo electrónico. tanto sencillo como avanzado. basándonos en el DOCUMENTO escogido. Esta opción está explicada con más profundidad en la mini-guía GESTIÓN DE ETIQUETADO. pudiendo desde aquí mismo definir tareas hacia cualquier USUARIO. Firma: Desde esta opción. Notas: Aquí podremos añadir Notas sobre el DOCUMENTO. Etiquetas: Acceso a la GESTIÓN DE ETIQUETADO. podremos firmar. Expedientes: Si tenemos activada la opción de trabajo con EXPEDIENTES. en un campo abierto.Versión: 2. sino vídeos o fotografías. Ver Mini guía GESTIÓN DE TAREAS. podrá realizarse encriptada. Tareas: Desde esta opción haremos la llamada al módulo de TAREAS. Los documentos cuentan con una gestión de Versiones. descargas o gestiones realizadas sobre el propio DOCUMENTO. Esta es especialmente importante cuando gestionamos documentación sensible a datos personales. que permite añadir marcas. Este campo será uno de los índices por los cuales se podrán buscar dicho DOCUMENTO. Relaciones: Opción de acceso directo a ver otros documentos que cuentan con una o más ETIQUETAS iguales que el DOCUMENTO sobre el que se está trabajando. etc Trazabilidad: Desde este apartado se puede revisar las modificaciones. no sólo PDF o Documentos Word. Cambiar nombre: Modifica el nombre principal del DOCUMENTO. los DOCUMENTOS son enviados a la PAPELERA. así como ESQUEMAS a los DOCUMENTOS. por lo que no se eliminan completamente. Descargar: Esta es la opción a donde nos tenemos que dirigir si lo que queremos es extraer o copiar un DOCUMENTO o CARPETA AVANBOX para trabajarlo desde otro sistema. con multitud de formatos de firma.13 Enviar a la papelera: Si no se es administrador. Versiones: Acceso a la gestión del VERSIONADO. Página 8 de 16 . y se podrá proceder a la autenticación de cualquier tipo de documento. añadir o gestionarlo. o ETIQUETAS.0. Ver mini guía GESTIÓN DE EXPEDIENTES. La Descarga quedará registrada en todo momento y además. y esto hará que podamos acceder al mismo desde la Pestaña de FAVORITOS. Agregar a favoritos: Se añade el DOCUMENTO a la lista de Favoritos. De modo transparente al USUARIO el sistema creará una nueva versión del DOCUMENTO que podrá ser revisado con posterioridad. desde esta opción podremos asignarlos. 0.Versión: 2.13 Página 9 de 16 . TRABAJANDO CON CARPETAS AVANBOX. los DOCUMENTOS PÚBLICOS y DOCUMENTOS PRIVADOS. En nuestro caso hemos creado una nueva CARPETA denominada DEMO AVANBOX.. La vemos en la imagen siguiente: Página 10 de 16 . El ÁRBOL DE CARPETAS.13 5. lo cual permite que el plazo de formación sea muy rápido y se pueda trabajar de modo intuitivo. el EXPLORADOR tiene dos grandes grupos de CARPETAS.Versión: 2. se creará una nueva CARPETA AVANBOX en la que se nos solicita el nombre que se le va a asignar. Si pulsamos sobre dicho icono.0. En este árbol de carpetas es donde se crearán todas las carpetas. se van a ir creando las carpetas que sólo van a ser accesibles por el propio usuario. La CARPETA DE DOCUMENTOS PÚBLICOS es la carpeta raíz a partir de la cual. así como las carpetas se comportan de un modo muy similar a las CARPETAS WINDOWS. como si estuviéramos trabajando con un disco duro compartido. Para crear una nueva carpeta tan solo tenemos que llamar a la función. La CARPETA DE DOCUMENTOS PRIVADOS es la carpeta raíz a partir de la cual. en la barra superior del ÁREA DE TRABAJO. Como podemos ver en la pantalla anterior. se van a ir creando las carpetas que van a ser compartidas por MÁS DE UN USUARIO. Página 11 de 16 . Enviar a la papelera: Si no somos administrador. Agregar a favoritos: Añadir esta carpeta al apartado de FAVORITOS y por lo tanto accesible de un modo más rápido desde dicho apartado. Explicado a fondo en la MINI-GUÍA SINCRONIZACIÓN DE CARPETAS. Sólo Administrador. Sincronizar con carpeta: Desde aquí se configura la sincronización con una CARPETA WINDOWS. así como otras sincronizaciones especiales.13 Todas las carpetas cuentan con un menú contextual que permite modificar y gestionar la propia carpeta. Mover a: La carpeta puede ser movido o arrastrada directamente a otra CARPETA AVANBOX raíz.0. Abrir: Permite acceder al interior de la carpeta y abre por tanto el Área de Trabajo con dicha CARPETA AVANBOX. Cambiar nombre: Modificar el nombre visible que mantiene la CARPETA AVANBOX. se muestran en otras guías con mayor profundidad: En esta mini guía tan solo vamos nombrarlas. Descargar: El modo en el que se puede extraer o exportar una carpeta completa con todos los documentos que contiene. Eliminar: Como su propio nombre indica se puede eliminar la CARPETA AVANBOX. Todas estas opciones.Versión: 2. podemos enviar la CARPETA AVANBOX a la papelera desde donde se podría recuperar. puesto que desde aquí se fijarán los permisos de acceso a la CARPETA AVANBOX. Relaciones: Mediante esta opción nos dirigimos a una pantalla donde nos aparecerán documentos relacionados mediante alguna etiqueta a esta CARPETA AVANBOX. por GRUPOS DE USUARIOS. podremos observar el historial de la carpeta para poder auditar quién a ha hecho qué sobre dicha carpeta.0.Versión: 2. Página 12 de 16 . Utilizado por ejemplo para la descripción de la carpeta. Trazabilidad: A través de esta opción. Explicado con más profundidad en la Mini Guía GESTIÓN DE PERMISOS. Notas: Anotaciones en formato de texto libre que se pueden añadir a la carpeta. Permisos: Una de las opciones más importantes.13 Etiquetas: A la CARPETA AVANBOX podemos asignarle ETIQUETAS como se les asigna a los DOCUMENTOS y así poder localizarlos a posteriori. NOTAS: Por cualquiera de las palabras contenidas en las NOTAS del documento. Página 13 de 16 . PESTAÑA BÚSQUEDAS Esta es la pestaña más importante tras la del EXPLORADOR. CONTENIDO: Por cualquier palabra que haya dentro del DOCUMENTO. como puede ser en los de texto o en los que se les ha procesado con OCR. ETIQUETAS: Búsqueda por cualquiera de las ETIQUETAS en cualquiera de los ESQUEMAS definidos. fecha de modificación. ya que nos permitirá realizar cualquier tipo de búsqueda sobre todos los documentos en la gestión. DOCUMENTO. incluido contenido. Datos relacionados con el archivo en sí. de modo breve la utilidad de cada una.0. incluye una serie de PESTAÑAS extra que también son de gran utilidad. Por cualquier concepto en cualquier apartado.Versión: 2. Hay que tener en cuenta que este apartado aparecerá si tenemos activo el ETIQUETADO AVANZADO. y que describimos a continuación. La pantalla es como sigue: Donde vemos que podemos buscar por los siguientes conceptos: GLOBAL. etc.. como nombre de archivo.OTROS APARTADOS DE DOCUMENTOS El apartado de DOCUMENTOS.13 6. Desde dicha pantalla aparecerán el conjunto de TAREAS a realizar. Página 14 de 16 . lo cual sólo lo puede realizar el USUARIO administrador. pero no definitivamente.0. PESTAÑA PAPELERA Pestaña donde se encuentran los DOCUMENTOS que se han eliminado. PESTAÑA ELIMINADOS Pestaña donde aparecen los DOCUMENTOS que debe borrar el administrador. PESTAÑA RECIENTES En esta pestaña se visualizan aquellos DOCUMENTOS que han sido abiertos o modificados recientemente por el usuario. como puede ser aquellos DOCUMENTOS que se están trabajando en un proyecto determinado. PESTAÑA TAREAS Pestaña donde se incluye la gestión de las TAREAS desde el punto de vista del DOCUMENTO. encontramos los DOCUMENTOS o CARPETAS AVANBOX que se han marcado como FAVORITOS.Versión: 2.13 PESTAÑA FAVORITOS En esta pestaña. GESTIÓN DE TAREAS. Desde esta pestaña se podrán ver las TAREAS ASIGNADAS por y al USUARIO. Este apartado se explica en una mini guía específica. estos apartados se verán en nuevas mini guías. RESUMEN. ya que contamos con múltiples mini guías que ahondarán en algunos de los aspectos más interesantes para conformar una gestión documental completa. CALENDARIO y CORREO. si bien. Sólo hemos mostrado de modo breve el apartado de DOCUMENTOS. Página 15 de 16 . expedientes o multimedia.13 7. modificarlos y mantener organizada dicha documentación para toda la organización.Versión: 2. y poder localizarlos. Esta mini guía. ha sido simplemente como introducción. AVANBOX es una solución para la gestión de documentación. con una instalación y adaptación en apenas minutos.0. la solución permite este trabajo hecho de un modo intuitivo y rápido. la herramienta cuenta con otros grandes apartados como CONTACTOS. Además. ya sean archivos. Página 16 de 16 tutorial “AVANBOX: PRIMEROS PASOS: .0.Versión: 2. puede visitar nuestro canal Youtube AVANBOX y visionar el video DOCUMENTOS” .13 Acceso a video-demo Para más información.